Giáo trình Quản trị học đại cương - GV Trương Thị Lan Anh

Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị PHẦN I: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ - o0o - Chương I: KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ QUẢN TRỊ (MANAGEMENT) LÀ GÌ? 1.1 Định nghóa _ Quản trị hoạt động cần thiết phải thực người phối hợp làm việc với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung (Nguyễn T Liên Diệp, Quản trị học, 1995) _ Quản trị trình làm việc với người nguồn lực khác nhằm đạt mục tiêu tổ chức cách có hiệu (effectively) hiệu (efficiently) (Bateman & Snell, Management, 1999) _ Tóm lại, Quản trị hoạt động cần thiết phải thực người phối hợp làm việc với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị ƒ Có hiệu quả: đạt mục tiêu; ƒ Có hiệu năng: đạt đến mục tiêu với lượng hao tốn nguồn lực nhỏ nhất; Trong thuật ngữ tiếng Việt thường dùng quản lý: HIỆU NĂNG gọi HIỆU QUẢ CAO 1.2 Hiệu (cao) kỳ vọng quản trị _ Hiệu cao khi: Chi phí/Đầu vào (Inputs) < Kết quả/Đầu (Outputs) _ Hoạt động quản trị có hiệu cao so sánh: ĐẦU VÀO ĐẦU RA Giảm Giữ nguyên Giữ nguyên Tăng Giảm Tăng _ Mở rộng: Chuỗi giá trị công ty (Value chain) GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị _ Theo cách nhìn nhận chung nhà quản lý thực tế (Management by common sense), làm quản lý phải đáp ứng yêu cầu: ƒ Hoạch định cho tương lai doanh nghiệp; ƒ Thích nghi doanh nghiệp với môi trường kinh doanh vốn có nhiều biến động; ƒ Nhận biết mà nhân viên cho có giá trị để tưởng thưởng cho thành tích họ Quản trị trực quan Ỵ Quản trị kinh nghiệm Ỵ Quản trị khoa học Ỵ Quản trị khoa học hay nghệ thuật ? ƒ Kinh tế học ƒ Trực quan ƒ Xã hội học ƒ Lòng tin ƒ Triết học ƒ Sự ảnh hưởng ƒ Tâm lý học ƒ Cảm tình ƒ Luật học ƒ Uy tín ƒ Thống kê, ƒ Nhạy cảm ƒ Toán học, logics ƒ Linh hoạt ƒ Tin học, v.v… ƒ Sáng tạo, v.v… GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị CÁC CHỨC NĂNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ Có chức chính: HOẠCH ĐỊNH ƒ Chỉ rõ mục tiêu tổ chức ƒ Thiết lập chiến lược để đạt mục tiêu ƒ Phát triển kế hoạch hành động phù hợp để thực thi chiến lược TỔ CHỨC ƒ Xác định nhiệm vụ phải làm cách phối hợp nguồn lực (nhân lực, tài lực, thông tin, sở vật chất,…) để thực nhiệm vụ đó; ƒ Ai thực hiện? Ai báo cáo cho ai? ƒ Quyết định đưa nào? Ở đâu? LÃNH ĐẠO/ ĐIỀU KHIỂN ƒ Động viên, hướng dẫn cấp ƒ Chọn cách truyền thông có hiệu ƒ Giải xung đột KIỂM SOÁT ƒ Theo dõi, giám sát hoạt động (tiến độ) ƒ So sánh kết thực với mục tiêu đề để có biện pháp sửa chữa hay hiệu chỉnh thích hợp kịp thời MỤC TIÊU CỦA NHÓM / TỔ CHỨC GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị NHÀ QUẢN TRỊ VÀ VAI TRÒ TRONG TỔ CHỨC 3.1 Nhà quản trị Là người thực chức quản trị để đạt mục tiêu nhóm/tổ chức thông qua điều khiển công việc cấp (tức người thừa hành) 3.2 Người thừa hành Là người trực tiếp làm công việc/nhiệm vụ cụ thể cấp giao Người thừa hành túy: trách nhiệm giám sát công việc người khác 3.3 Các cấp bậc quản trị thường thấy tổ chức _ TỔ CHỨC (organization) tập hợp cá nhân có đặc điểm sau: ƒ Có mục tiêu chung chuyên biệt cho tổ chức; ƒ Có xếp quyền hạn, nhiệm vụ, chức danh (vị trí) cách có trật tự hệ thống; _ Nhà quản trị cấp cao (top manager): chiếm tỷ lệ ƒ vị trí quản lý cao nhất; ƒ Nhiệm vụ: xây dựng chiến lược kinh doanh phát triển công ty, chịu trách nhiệm thành sau công ty, đóng vai trò đại diện pháp lý cho công ty (pháp nhân) bên ngoài; ƒ Chức vụ: thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban giám đốc… Ỵ Làm quen với chức danh: CEO, COO, CIO, MD, GM… GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị _ Nhà quản trị cấp trung/giữa (middle manager): ƒ Ở cấp quản lý trung gian (giữa cấp cao cấp sở); ƒ Nhiệm vụ: lập kế hoạch sách theo đạo chiến lược quản lý cấp cao, vừa quản lý cấp quản trị viên cấp sở, vừa trực tiếp điều khiển nhân viên khác; ƒ Chức vụ: trưởng phòng/ban, cửa hàng trưởng, quản đốc phân xưởng có nhiều tổ/đội quyền, v.v… _ Nhà quản trị cấp sở (line manager): chiếm tỷ lệ nhiều ƒ Ở cấp bậc cuối hệ thống quản lý công ty; ƒ Nhiệm vụ: hướng dẫn, đốc thúc, điều hành, kiểm tra, tham gia với người thừa hành công việc thường ngày xưởng sản xuất; ƒ Chức vụ: đốc công, tổ trưởng, chuyền trưởng, giám sát (supervisor), quản đốc phân xưởng không phân chia cấp quản lý nhỏ hơn, v.v… Ỵ Làm quen với chức danh: Supervisor, line leader, line monitor, operator … GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị _ Các cấp bậc tổ chức: Ban Giám Đốc Trưởng/phó phận lớn Quản đốc, tổ trưởng, giám sát viên, v.v… Quản lý cấp cao Ỵ Quyết định chiến lươc Quản lý cấp trung Ỵ Quyết định chiến thuật Quản lý điều hành cấp sở Ỵ Quyết định tác nghiệp Cấp thừa hành Ỵ Thực định Nhân viên/công nhân Chú thích: Liên hệ thông tin từ lên (báo cáo, đề xuất, …) Liên hệ thông tin từ xuống (yêu cầu, đạo, …) Hình 1.2: Các cấp bậc quản trị/quản lý tổ chức, mối liên hệ thông tin nội thông thường GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị 3.4 Vai trò nhà quản trị việc thực mục tiêu tổ chức Vai trò giao tiếp, quan hệ với người ƒ Tượng trưng, đại diện ƒ Lãnh đạo, thủ lónh ƒ Liên kết Vai trò thông tin ƒ Giám sát: thu thập, theo dõi xử lý thông tin; ƒ Phổ biến: phân phối, truyền dạt thông tin; ƒ Phát ngôn: cung cấp thông tin cho bên ngoài; Vai trò định ƒ Khởi xướng, sáng tạo ƒ Điều khiển, chủ trì ; ƒ Phân bổ nguồn lực; ƒ Thương thuyết, giải xung đột; Ỵ Vai trò quan trọng doanh nhân (entrepreneurship) GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị CÁC KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 4.1 Nhóm kỹ kỹ thuật / chuyên môn nghiệp vụ (Technical skills) _ Khả thực công việc cụ thể Ỵ Trình độ chuyên môn nghiệp vụ 4.2 Nhóm kỹ tư / nhận thức (Conceptual skills) _ Khả nắm bắt thông tin, hiểu mức độ phức tạp môi trường, suy luận logic, tư hệ thống, sáng tạo để giảm thiểu phức tạp công việc tăng chủ động người định Ỵ Kỹ khó hình thành trau dồi 4.3 Nhóm kỹ nhân (Human/Interpersonal skills) _ Khả làm việc, cảm nhận, động viên, điều khiển cấp dưới, hợp tác với đồng nghiệp cấp Ỵ Tương tác _ Khả lắng nghe, truyền đạt, phản hồi Ỵ Giao tiếp GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương I: Khái niệm quản trị 4.4 Yêu cầu kỹ quản trị cấp quản trị khác Hoạch định Hoạch định Tổ chức Tổ chức Điều khiển Điều khiển Hoạch định Tổ chức Điều khiển Kiểm tra Kiểm tra Kiểm tra Cấp sở Cấp trung Cấp cao Hình 1.3: Thực thi bốn chức cấp quản trị Kỹ chuyên môn Kỹ chuyên môn Kỹ Kỹ nhân nhân Kỹ tư Cấp sở Kỹ chuyên môn Kỹ Kỹ tư Cấp trung nhân Kỹ tư Cấp cao Hình 1.4: Yêu cầu kỹ cấp quản trị GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) 10 http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 6: Công tác điều khiển Tích cực lắng nghe ƒ Tập trung, thiện chí, phản hồi Ỵ “Nghe cho người ta nói!” ƒ Đặt vào vị trí người nói để hiểu nội dung thông điệp tình ƒ Cảnh giác với yếu tố gây nhiễu nghe Hạn chế cảm xúc ƒ Không phân tâm suy nghó khác ƒ Tạm ngừng bình tónh trở lại ƒ Hạn chế cảm xúc người tiếp nhận thông tin Sử dụng tín hiệu không lời ƒ Bổ sung cho lời nói, tăng tính biểu cảm diễn đạt khiến người nhận thông tin tiếp thu ý tưởng nhanh chóng ƒ Cẩn thận khác biệt mặt văn hóa, ngầm hiểu ngôn ngữ không lời để tránh hiểu lầm Sử dụng dư luận ƒ Nhà quản trị chủ động tham gia vào dư luận ƒ Phát kịp thời xu hướng sai lệch bất lợi dư luận GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) 26 http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 6: Công tác điều khiển CÔNG TÁC ĐIỀU KHIỂN TRONG HỌAT ĐỘNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 5.1 Mục tiêu quản trị nguồn nhân lực ƒ Sử dụng có hiệu nguồn nhân lực nhằm tăng suất lao động hiệu hoạt động tổ chức ƒ Đáp ứng nhu cầu ngày cao nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa lực cá nhân Các chức quản lý Nhân sự/Nguồn nhân lực Nhóm chức thu hút nguồn nhân lực (NNL) CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC ƒ Hoạch định nguồn nhân lực ƒ Phân tích công việc ƒ Tuyển dụng Nhóm chức đào tạo & phát triển NNL Nhóm chức trì NNL ƒ Đào tạo ƒ Phát triển nhân viên ƒ Đánh giá lực thực công việc ƒ Trả lương ƒ Khen, thưởng, khuyến khích, động viên ƒ Quan hệ lao động GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) 27 http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 6: Công tác điều khiển Qui trình Quản lý Nhân sự/Nguồn nhân lực Hoạch định NNL Quản lý quan hệ lao động & biến động NS Tuyển dụng – Tuyển chọn NS Hướng dẫn NS Quản lý thù lao & đãi ngộ NS Đào tạo & phát triển NS Hình 6-13: Qui trình tổng quát quản lý nguồn nhân lực 5.2 Các nguyên tắc thực chức điều khiển họat động quản trị nguồn nhân lực ƒ Phải có TRIẾT LÝ rõ ràng hoạt động tổ chức; ƒ Phải tôn trọng CÔNG BẰNG tỏ công bằng; ƒ Cung cấp đủ THÔNG TIN có liên quan cho người lao động; ƒ Phải làm cho người lao động cảm thấy XỨNG ĐÁNG có VAI TRÒ tổ chức; ƒ Phải để người lao động hiểu QUYỀN LI họ nhận KẾT QUẢ PHẤN ĐẤU họ, họ cho; ƒ Phải quan tâm đến THÁI ĐỘ phản ứng, tâm tư nguyện vọng người lao động GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) 28 http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 6: Công tác điều khiển Thảo luận: Bộ phân Quản lý Nhân (HRM) doanh nghiệp có phải nơi chịu trách nhiệm hoàn toàn nguồn nhân lực doanh nghiệp hay không? Dual responsibility 5.3 Sự căng thẳng công việc (Work stress) Là trạng thái căng thẳng đứng trước hội mối đe dọa (thường áp lực từ công việc) mà người không chắn khả xử lý với vấn đề cách hiệu Nguồn gốc căng thẳng công việc quản lý (Managerial stress) ƒ Mâu thuẫn vai trò (Role conflict): nhà quản lý phải đảm nhận nhiều vai trò khác Ỵ đòi hỏi hành vi mâu thuẫn với ƒ Không rõ ràng vai trò (Role ambiguity): nhà quản lý không hiểu phải chịu trách nhiệm tới đâu? Được định đến phần nào? V.v… ƒ Quá tải công việc (Work overload): nhà quản lý phải đảm nhận nhiều trách nhiệm, nhiệm vụ lúc vượt khả chuyên môn tầm hạn kiểm sóat GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) 29 http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát Chương 7: CÔNG TÁC KIỂM SOÁT KHÁI NIỆM 1.1 Định nghóa Là nỗ lực có hệ thống để thiết lập tiêu chuẩn, hệ thống phản hồi nhằm đo lường so sánh thực tế với định mức đề kế hoạch, bảo đảm nguồn lực sử dụng có hiệu việc đạt đến mục tiêu chung tổ chức (Robert J Mockler, The management control process) Công việc cụ thể: ƒ Đo lường kết thực tế ƒ Phát sai lệch so với kế hoạch ƒ Tìm nguyên nhân; ƒ Đưa biện pháp chấn chỉnh kịp thời, qua đảm bảo hoàn thành mục tiêu tổ chức GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát 1.2 Các hệ thống kiểm soát doanh nghiệp: ƒ Kiểm soát nhân sự: đánh giá thành tích, lưu trữ hồ sơ, ERP (Employee Retaining Planning), EAP (Employee Assistance Planning)… ƒ Kiểm soát tài chính: tỷ số tài chính, ngân sách … ƒ Kiểm soát tác nghiệp: MRP II, PERT, JIT (Kanban) … ƒ Kiểm soát thông tin: MIS, DSS, SIS (Strategic), GIS, … ƒ Kiểm soát tổng thể: Planning), SAP R/3… ERP (Enterprise Resource 1.3 Ý nghóa chức kiểm soát quản trị ƒ Nhà quản trị biết tổ chức đến đâu? Có với kế hoạch hay không? ƒ Nắm bắt tiến độ chất lượng thực công việc cấp ƒ Xác định dự đoán chiều hướng với thay đổi cần thiết yếu tố bên bên như: thị trường sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, sở vật chất, kỹ thuật đường lối sách,v.v… ƒ Xác định nhược điểm sai lệch chức năng, hoạt động đơn vị trực thuộc, đưa biện pháp chấn chỉnh kịp thời GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT VÀ MỘT SỐ YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SÓAT 2.1 Tiến trình kiểm soát Quá trình kiểm soát hệ thống phản hồi Kết mong muốn Thực điều chỉnh Đưa chương trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch Kết thực tế Đo lường So sánh với tiêu chuẩn Phát sai lệch Hình 7-1: Quá trình phản hồi Ỵ Kiểm soát không dừng lại việc phản ánh trạng làm sở để đánh giá thành tích GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát Quá trình kiểm soát hệ thống điều chỉnh Bước 1: Xác định tiêu chuẩn kiểm soát ƒ Tiêu chuẩn kiểm soát: cột mốc để đánh giá & kiểm soát cấp dưới; thường tiêu hay mục tiêu cụ thể nêu kế hoạch; tùy thuộc vào đặc tính cấp ƒ Tiêu chuẩn kiểm soát phải: mang tính thực; phản ánh chất cấp (đối tượng bị quản trị), phản ánh bao quát mặt đối tượng; dễ dàng cho việc đo lường ƒ Có thể định tính định lượng Bước 2: Đo lường việc thực (thành quả) ƒ Căn tiêu chuẩn xác định: đo trực tiếp (những hoạt động xảy xảy ra), đo lường trùc (sắp xảy ra) ƒ Hiệu tùy thuộc vào phương pháp đo lường (cách thức thực & công cụ đo) Ỵ khó tiêu chuẩn định tính hay mang tính “mờ”; ƒ Kết đo lường nhằm phát sai lệch Bước 3: Điều chỉnh sai lệch ƒ Phân tích nguyên nhân sai lệch (Công cụ: biểu đồ nhân – v.v…); ƒ Đề xuất chương trình điều chỉnh sai lệch; ƒ Tiến hành điều chỉnh sai lệch GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát 2.2 Một số yêu cầu việc xây dựng chế kiểm soát Yêu cầu mặt chất lượng ƒ Căn kế hoạch hoạt động doanh nghiệp theo cấp bậc đối tượng kiểm tra ƒ Theo đặc điểm cá nhân nhà quản trị nhằm đạt hiệu cao thu thập thông tin ƒ Kiểm tra điểm trọng yếu (critical points) hoạt động tổng thể doanh nghiệp ƒ Việc kiểm tra phải khách quan Ỵ khó thực hành, thể qua quan điểm người kiểm tra, phương pháp tiêu chí đánh giá ƒ Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí doanh nghiệp ƒ Việc kiểm tra phải tiết kiệm, vai trò công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí Ỵ khó thực hành ƒ Việc kiểm tra phải đưa đến hành động GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát Yêu cầu mặt hiệu ƒ Những điểm trình thực phản ánh rõ mục tiêu đơn vị mình? ƒ Những điểm phản ánh rõ tình trạng không đạt mục tiêu? ƒ Những điểm điểm đo lường tốt sai lệch? ƒ Những điểm điểm để nhà quản trị biết người chịu trách nhiệm thất bại? ƒ Tiêu chuẩn kiểm tra tốn nhất? (ví dụ: tiêu chuẩn vật chất, tiêu chuẩn phí tổn, tiêu chuẩn suất thu lợi, tiêu chuẩn doanh thu, tiêu chuẩn chương trình, tiêu chuẩn vô hình (sự tín nhiệm, ủng hộ, ưa thích, trung thành v.v…) ƒ Tiêu chuẩn kiểm tra thu thập thông tin cần thiết mà tốn nhiều quá? Ỵ Ưu tiên: kiểm tra điểm trọng yếu Ví dụ: hệ thống HACCP kiểm soát vệ sinh thực phẩm; kiểm tra điểm nguy hiểm xây dựng cầu đường v.v… Thảo luận: Hệ thống tự kiểm soát? GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát 2.3 Cáùc cấp bậc quản trị vấn đề kiểm soát Quản trị cấp cao Về phương thức kiểm soát Quản trị cấp sở ƒ Toàn ƒ Kiểm soát ƒ Kiểm soát gián kiểm soát trực tiếp tiếp (qua sổ sách, trực tiếp báo cáo…) ƒ Kết hợp phần kiểm tra ƒ Kết hợp phần gián tiếp kiểm tra trực tiếp Về loại hình ƒ Kiểm soát lường trước kiểm soát ƒ Kiểm soát hành chủ yếu ƒ Kiểm soát hành chủ yếu ƒ Môi trường ƒ Nhân ƒ Nhân ƒ Tài & ngân sách ƒ Tác nghiệp ƒ Tác nghiệp ƒ Kiểm tra sau thực Về trọng tâm kiểm soát Quản trị cấp trung ƒ ??? ƒ ??? GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát 3.TỔNG QUAN VỀ MỘT SỐ LOẠI HÌNH & CÔNG CỤ KIỂM SOÁT 3.1 Phân biệt lọai hình kiểm sóat PHÂN LOẠI ĐẶC ĐIỂM Kiểm soát lường ƒ Tiên liệu vấn đề xảy tương lai Ỵ “Phòng bệnh chữa bệnh” trước (feedforward ƒ Giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với bất control, trước trắc xảy ra, chủ động tránh sai lầm thực hiện) Ỵ từ đầu mang tính chất ƒ Hướng tương lai Ví dụ: dự báo nhu cầu kế dự phòng hoạch xúc tiến bán hàng (sales promotion), phân tích sơ đồ mạng PERT, kế toán “khoản phải thu” “khoản phải trả”, theo dõi “nợ khó đòi”, v.v… Kiểm soát ƒ Giám sát trực tiếp suốt trình; hành (concurrent ƒ Nắm bắt kịp thời lệch lạc, khó khăn để hiệu control, chỉnh trình thực hiện) ƒ Kiểm tra trực tiếp: quan sát & đánh giá chỗ ƒ Phần mềm hỗ trợ (MRP, MRP II, ERP, SAP, …)* Kiểm soát phản hồi (feedback control, sau thực hiện) ƒ So sánh với mục tiêu đề hoạch định: có hoàn thành công việc hay không? Nếu không nguyên nhân đâu? ƒ Rút học kinh nghiệm cho lần sau ƒ Giúp cải tiến động thúc đẩy nhân viên (employee motivation) làm việc tốt ƒ Nhược điểm: độ trễ thời gian lớn Ỵ “Mất bò lo làm chuồng” (*) MRP: Material Requirement Planning MRP II: Manufacture Resources Planning ERP: Enterprise Resources Planning SAP: System Application Planning PERT: Program Evaluation and Review Technique GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) JIT: Just In Time http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát 3.2 Một số công cụ kiểm soát Ngân sách ƒ Vừa công cụ lập kế hoạch (hoạch định tác nghiệp) ƒ Vừa công cụ kiểm soát Ỵ Tạo điều kiện để chuyển giao quyền hạn cách thuận lợi Ngân sách THU Ngân sách CHI Hiệu cao (Efficiency) Ngân sách lợi nhuận (suất thu lợi) Mở rộng: ¾ Ngân sách, hiểu theo nghóa tiền mặt loại quỹ nguồn lực (về tài chính) công ty ¾ Ngân sách nên hiểu rộng quỹ nguồn lực khác (resources) công ty quỹ thời gian (timing recource), không gian, sở hạ tầng, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị (physical resources), nhân lực (human resources), mối quan hệ (network) v.v… yếu tố có giới hạn cần hoạch định sử dụng kiểm soát Ỵ Phân tích tài chính: tỷ số tài tỷ số biểu diễn khả trả nợ, biểu diễn khả sinh lời, biểu diễn hiệu kinh doanh GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát Phân tích thống kê _ Nguyên tắc chính: dựa vào số liệu khứ (historical data) để tìm đặc điểm dự báo cho khoảng thời gian tới Đặc điểm ƒ Mối liên hệ yếu tố trình tiến triển công việc; ƒ Tính qui luật trình; ƒ Độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt kế hoạch ƒ Sự tiến triển vấn đề cần giải quyết; Dự báo ƒ Thời điểm cần có tác động để giải vấn đề, hiệu chỉnh sai lệch; ƒ Thời điểm cần xác lập mới/hiệu chỉnh lại mục tiêu cho phù hợp điều kiện môi trường Các báo cáo phân tích chuyên môn Các chuyên gia (thường phòng/ban chuyên môn, công ty tư vấn độc lập chuyên môn đó) tham gia tìm, nhận dạng vấn đề, phân tích từ góc độ chuyên môn khách quan, đề xuất cải thiện ¾ Phân tích thái độ/sự thỏa mãn người lao động (employee survey) ¾ Phân tích kiểm toán nội (internal auditing) ¾ Phân tích chuyển giao (technological acquiring) … GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) 10 tiếp thu công nghệ http://www.ebook.edu.vn Quản trị học Đại cương Chương 7: Công tác kiểm soát Quan sát cá nhân (Kiểm tra hành vi) Theo sát trình để phản hồi kịp lúc Dễ mang yếu tố chủ quan Ỵ Tiêu chuẩn kiểm tra quan sát phải công bố: rõ ràng, khách quan, cụ thể, đo lường Ỵ Cần có phản hồi kết kiểm tra GV: Trương T Lan Anh (Khoa QLCN) 11 http://www.ebook.edu.vn