BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI H O C TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN
Vv HOA SEN KHOA KINH TE THUONG MAI
BAO CAO
THUC TAP NHAN THUC
Tên cơ quan thực tập: Công ty TNHH KCS Việt Nam
Thời gian thực tập: 7/1/2013-16/3/2013 Người hướng dẫn: chị Phan Thị Thanh Nhàn GVHD: thay H6 S¥ Tuy Dire
Sinh viên thực hiện: Lê Hoàng Dung
MSSV: 101535 Lop: KT1011
Phần dành riêng cho khoa:
Ngày nộp báo cáo: / /
Trang 2DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
Trích yếu
Tơi vừa hồn thành đợt thực tập hai tháng tại công ty TNHH KCS Việt Nam Đây không phải là khoảng thời gian dài nhưng tôi cũng học hỏi thêm được nhiều kiến thức từ môi trường thực tế và những điểm thiếu sót cần bé sung, hoc tập thêm Với những trải nghiệm này giúp tôi hiểu rõ hơn công việc trong tương lai cũng như nghề nghiệp sau khi ra trường Bên cạnh đó tôi cũng tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm và bài học cho kỳ thực tập tốt nghiệp sau này
Trang 3Xe 2
Loi cam on
Đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thay cô và nhà trường đã tạo điều
kiện cho tôi có cơ hội thực tập tại môi trường làm việc thực tế và học hỏi thêm
nhiều điều Đặc biệt là thầy Hồ Sỹ Tuy Đức đã tận tình hỗ trợ tơi hồn thành tốt
bài báo cáo này
Trang 4DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY
Trang 5NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Trang 6DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
NHẬN XÉT CỦA GIANG VIEN CHAM BAO CAO
Trang 7Mục lục 1 _ Tổng quan về công ty KCS và KCS Việt Nam - ¿2 ¿+ ©t+x£Ek+EEkEEEEEEEEEEEEEEEEEEkEEEkrrkrrrrkerre 11 ` 11 1.1.1 KCS Group 11 1.1.2 KCS Vietnam -¿- +21 HT HH TH TH TH TH TH TH TT 11 I1 a2 11 cai na 12 *s32 0i ae 13 ô 1 14 na na ố 15 1.7 con ah 15 1.8 DICH VU! — Ỏ 16 PIN 0i 17
2.1 CAC dich VU KE ON occ .H 17
2.2 SO dB t6 CHU HO MAY KE tOAN eesecsessessssessesecsesscsessesessessesessesucsesnesessesussesnsseessensseensstesceneaeenenee 17 F9 cố can 18
2.3.1 _ Hệ thống chứng từ sử dụng 18
P- VI NGL ào 0u na 18
2.3.3 Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị . - +5: +t+x‡2‡EEEt+kekerrrkrkrxerrrrkrkrrrrrrrervrr 18 2.3.4 Hệ thống sổ sách kế toán tai GON Vi SOME scssesessessesecsescsessssessesscsecsesussesneseesesesseencateneenes 20 2.3.5 _ Trình tự ghi sổ 20
2.3.6 Hệ thống báo cáo kế toán ¿- + 5+ + +t+v+v‡EtEEtEEEEEEkEEkrkekrrrrkrkrkrrrrrkrkrrrrrrkrkrkrrrre 21 2.3.7 Kế toán tiền gửi ngân hàng 5+ tt tt St 11111 Erkrkrkrrrre 21 3 Nội dung chỉ tiết công việc được phân công - 5+5 +t+t++‡E‡EvEE+E+EeEeErtrtexererrkrsrrrrrrsrervre 23 3.1 Công việc tự nghiên cứu: 23
3.1.1 e8 01 23
3.1.2 Quy trinh Chi tIBN: 23
Trang 8DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 3.2.1 Thời gian lầm VIỆC: - - - 5< ST HT TT HT TT TT TH TH Hè 24 E ` 0 24 3.2.3 K1 24 3.3 CON 2-9) 24 3.3.1 PHOtCOCOPY .seeeeesesesceseeceseseeseecesseecsesecseesesesecsessesecsesacseeessesesseacseesssaeaceeeaeeaeseeasseeeeseeetseeatiee 24 3.3.2 SCAN HH HH HH HH TH HH TH HT HT TH TH TH TH TH TT TH TH ng re 25 3.3.3 Gửi thư E1 °9 4 5n 25
3.4.1 Sắp xếp, lưu hồ sơ, giấy báo ngân hàng, chứng từ gỐC: . -¿+©se©c++cezrxcrx 25 3.4.2 Nhập sổ chỉ tiết công nợ 33888 (trust accounnt) -. - +5 5+ c+terekerkexrkersrrerkerre 25
3.4.3 _ Lưu sổ nhật ký chứng từ
3.4.4 Nhập phiếu thu, phiếu chỉ trên phần mềm kế toán -. ¿- 55+ ++++v+zexvzvzvevererx 26
Trang 9Danh mục bảng biểu
Bảng 1: Lích sử công ty KCS
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức KCS
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức phòng kế tốn Hình 1: Cơng ty KCS Việt Nam
Trang 10DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
NHẬP ĐỀ
Pham vi, giới hạn của báo cáo:
Với chương trình đào tạo sát với thực tiễn, trường Đại học Hoa Sen luôn chú trọng giảng dạy cho sinh viên nắm chắc cả hai phương diện: lý thuyết và thực hành, áp dụng đúng đắn vài môi trường thực tế “Trường đã tạo điều kiện cho sinh viên sau khi học xong năm thứ hai đủ những kiến thức nền táng được đi thực tập nhận thức tại công ty, tiếp cận và làm quen với môi trường làm việc thực tế, quan sát và học hỏi các kinh nghiệm quý báu, giúp cho sinh viên phần nào không bỡ ngỡ khi làm việc tại công ty trong tương lai
Mục tiêu của đọt thực tập
© Mục tiêu 1: làm quen với môi trường làm việc thực tế tai môt công ty, thiết lập mối quan hệ với mọi người
e_ Mục tiêu 2: vận dụng những kiến thức đã học vào môi trường làm việc tại công ty, đồng thời tìm ra các thiếu sót của bản than đề khắc phục
e Mục tiêu 3: tích lũy thêm kiến thức thực tiễn, kinh nghiệm, phát triển kỹ
năng mềm Kết cấu báo cáo:
Phần 1: Giới thiệu tập đồn KCS và cơng ty TNHH KCS Việt Nam
Phần 2: Bộ phận thực tập
Phần 3: Các công việc thực tập
Phần 4: Nhận xét — kết luận
Trang 111 Tổng quan về tập đồn KCS và cơng ty TNHH KCS Việt Nam
1.1 Giới thiệu:
1.1.1
1.1.2
KCS Group
KCS là một tập đoàn dịch vụ hàng đầu châu Á Chuyên về các dịch vụ như Tư vấn và quản lý tài sản cá nhân, Dich vụ chuyên gia cho công ty niêm yết, Thư ký
doanh nghiệp, Chi trả lương, Quản trị thuế, Dịch vụ cho
thuê nhân viên tài chính, Kế toán doanh nghiệp, Thành lập
doanh nghiệp
'Tập đoàn hiện có 13 chi nhánh tại Hong Kong, Singapore, Thượng Hải, Bắc Kinh, Thâm Quyến, Quảng Châu, Thành Đô, Thiên Tân, Đài Bắc, Jakarta, Sydney, thành phố Hồ
Chí Minh và Hà Nội
KCS Vietnam
Tháng 6 năm 2010, KCS Việt Nam mua lại bộ phần dịch vụ và quản lý lương từ
Navigos group, chính thức gia nhập thị trường Việt Nam với 2 văn phòng tại Hồ
Chí Minh và Hà Nội Với chất lượng thực hiện các dịch vụ được duy trì các tiêu
chuẩn mà khách hàng mong đợi từ Navigos group với việc tuân thủ một cách linh
hoạt các giá trị cốt lõi Lĩnh vực hoạt động tại Việt Nam sẽ tập trung chủ yếu vào: dịch vụ Kế toán & báo cáo tài chính, dịch vụ quản lý và chỉ trả lương cho các doanh nghiệp, dich vụ tư vấn nhân sự và dịch vụ thư ký doanh nghiệp
1.2 Thông tin liên hệ:
Địa chỉ: 65 Lê Lợi Q1 TP HCM (Saigon Cetre) Điện thoại:08.3915.3533
Fax : 08.3915.3513 Website: www.kcs.com
Trang 12DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 1.3 Lịch sử thành lập
1964 Thành lập bộ phận dịch vụ kê toán doanh
nghiệp của KPMG Hong Kong
7/2003 Tách ra từ KPMG Hong Kong
4/2004 Mua lại Bộ phận dịch vụ kê toán doanh nghiệp
của Grant Thornton Hong Kong 9/2004 Thành lập công ty con tại Singapore (KCS
Singapore)
5/2005 Thành lập công ty con thuộc sở hữu hoàn toàn ở Thượng Hải, KCS quản lý và tư vấn Thượng
Hải (KCS Thượng Hải)
9/2005 Thiệt lập các chỉ nhánh Bắc Kinh của KCS
Thượng hải
1/2006 Thiệt lập các chỉ nhánh Thâm Quyên của KCS
Thượng Hải
2/2006 Thành lập PT KC Dịch vụ In-đô-nê-xi-a ở
Jakarta và mua lại bộ phận kế toán và dịch vụ
quản lý lương của Ernst & Young Jakarta
8/2007 Thành lập tại Sydney Australia
11/2008 Thiệt lập chí nhánh Quảng Châu của KCS
Thượng Hải
12/2008 KCS Trust Limited, một công ty con của Tập đoàn KCS, đã giành được giấy phép BVI Trust
tại British Virgin Islands (BVI ")
12/2009 'Thiêt lập các chi nhánh Thành Đô của KCS
Thượng Hải
6/2010 Mua lại các dịch vụ quản lý lương tại TP Hỗ
Chí Minh và Hà Nội từ Navigos Group 1/2011 Công ty KCS ở Trung Quôc đôi tên thành KCS
Trang 131.4 Các giải thưởng:
ci
caringcompany
, CARING COMPANY- Giải thưởng của Hội đồng dịch vụ xã hội
Hồng Kong trao cho các doanh nghiệp có đóng góp tích cực cho xã hội
Recognised Employer Partner- Knowledge Level of CPA
Australia- duge cong nhan 1a doi tac tuyén dung cua CPA
gt *
we wig
yo
whe ÿ
Manpower Developer 1st (Grand Prize)- giải thưởng được trao bởi Hong Kong”s Employees Retraining Board chứng minh những thành tích xuât sắc trong
đào tạo nhân lực và phát triên
cca Approved Employer of ACCA- Nha tuyén dụng được chấp thuận bởi
ACCA- Hiệp hội kế tốn cơng chứng Anh- cho sự phát triển chuyên viên tại cấp độ vàng
as
„ _ Registrafion as an Authorised Employer -được chấp thuận là nhà tuyên dụng ủy quyên của Viện Kê toán viên công chứng Hồng Kông
Trang 14DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 1.5 Cơ cấu tổ chức: GIÁM ĐÓC Bộ phận Bộ phận Tài Bộ phận Bộ phận Phát Bộ phận Dịch vụ Chi chính và Dịch vụ triển Kinh Nhân sự trả lương Dịch vụ Kế Hành chính doanh và toán Chăm sóc Khách hàng Sơ đồ 1: Sơ đồ tô chức công ty TNHH KCS Việt Nam Ban quản lí:
Ban quản lí có chức năng điều hành cả công ty
Bộ phận Chăm sóc khách hàng và Phát triển kinh doanh:
Tổ chức các công việc trong công ty nhằm phục vụ tốt cho khách hàng và nhân viên trong công ty
Điều hành và quản lí máy móc, các dụng cụ văn phòng phẩm, thẻ taxi của công ty
Quản lí, làm phiếu chỉ trả các hóa đơn tiền cước điện thoại, Internet, điện nước, phí gửi
xe đê phòng kê toán chỉ trả
Tổ chức các hội nghị, các sự kiện cho công ty
Trang 15Bộ phận Dịch vụ Hành chính:
Chuyên cung cấp dịch vụ về các thủ tục hành chính trong việc thành lập doanh nghiệp từ những bước đâu tiên
Hỗ trợ khách hàng về các thủ tục liên quan đến pháp luật tại nơi doanh nghiệp thành lập
và hoạt động
Bộ phận Tài chính và Dịch vụ Kế toán:
Quản lí các thu chỉ của công ty
Thực hiện các công việc theo hợp đồng về dịch vụ kế toán với khách hàng
1.6 Số lượng nhân viên:
41 người có cả thực tập viên
1.7 Mô tả đơn vị thực tập:
Địa chỉ: Lầu 6, Saigon Centre 65 Lê Lợi, quận 1, Tp.HCM
Công ty được chia làm 3 phòng làm việc và 3 phòng họp Phòng làm việc 1: là phòng dành riêng cho Giám đốc
Phòng làm việc 2: dành cho bộ phận tài chính và dịch vụ kế toán
Phòng làm việc 3: dành cho các bộ phận như Operations and Human Resources, Payroll
Solutions, Client Service
Mỗi bàn làm việc của từng nhân viên sẽ được cấp một máy tính, một điện thoại và
những văn phòng phâm cân thiệt khi làm việc như bút, thước, băng keo
Ngồi ra, cơng ty cũng cung cấp những thiết bị văn phòng cần thiết như máy fax, máy scan, may photocopy, máy ¡in đề phục vụ cho công việc của công ty
Cách bố trí giữa các bộ phận rất hợp lý và chặt chẽ, tạo một môi trường làm việc gần
gũi, thân thiện và thoải mái
Trang 16DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
Hình 1: công ty TNHH KCS Việt Nam
1.8 Dịch vụ:
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh sẵn sàng cung cấp cho _ mọi khách hàng những lời khuyên hữu ích và những phương pháp giải quyết vân đê tốt
nhât vê các lĩnh vực sau:
Các dịch vụ về kế toán và báo cáo tài chính
Tu van các giải pháp về kế toán tài chính và thành lập bộ máy tài chính Quản lý, chỉ trả lương vả những giải pháp về tiền lương
Các thủ tục thành lập và dịch vụ thư kí doanh nghiệp
Tư vấn về nhân sự
Trang 172 Mô tả phòng ban thực tập
2.1 Các dịch vụ kế toán
e_ Lập số sách kế toán e Lập Báo cáo tài chính © Cho thuê kế toán trưởng e_ Báo cáo thuế theo quy định ¢ Audit Review/ Kiém tra kế toán e Audit Preparation
e Hộ trợ cơng tác kế tốn hành chính
e _ Lập các Báo cáo kế toán quan tri
e Hổtrợ trong các cuộc Kiểm toán thuế
2.2 Sơ đồ tố chức bộ máy kế toán Manager accountant x Supervisor accountant Vv Senior accountant N Accountant
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
Accounting service: thực hiện các dịch vụ kế toán theo từng khách hàng
Trang 18
DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 2.3 Chế độ kế toán áp dụng 2.3.1 2.3.2 2.3.3 Hệ thống chứng từ sử dụng
Mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh đều phải lập chứng từ gốc, chứng từ gốc phải được lập một lân và phản ánh đây đủ, kịp thời, trung thực, chính xác nghiệp vụ kinh tê phát sinh
Các chứng từ gốc gồm:
Các chứng từ liên quan đến các tài khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng như: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, ủy nhiệm chỉ, lệnh chuyền tiền
Bảng kê chứng từ
Hệ thống tài khoản sử dụng
e _ Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/02/2006 của Bộ Tài Chính
® Ngồi ra, cơng ty còn mở thêm các tài khoản chi tiết được thiết kế phù hợp với đặc điềm tô chức kinh doanh đê thuận tiện quản lý và hạch toán Ví
du: tai khoan 112 c6 cap 2 1a 1121- TGNH VND, 1122- TGNH-USD Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kê theo hình thức chứng từ ghi số
Do việc sử dụng phần mềm nên kế tốn khơng phải thực hiện việc ghi số Trong quá trình nhập dữ liệu và định khoản nghiệp vụ phát sinh, phần mềm sẽ tự động ghi số chỉ tiết Hàng tháng kế toán tiến hành truy vấn vào phần mềm đẻ kiểm tra từng loại số chỉ tiết mà kế toán được giao theo dõi
Trang 19Phần mềm AccNet 9
Cống thông tin Doanh Nghiệp 3 H8 =
Enterprise Portal Quản lý tién/Ngan sich Cash/Budget Management Quản lý điểm bản lẻ
Point Of Sale - POS
Mua hang & Nợ phải trả
Purchases & Account payables Tinh lương/Chấm công
Payroll/TMS
Ban hang & Nợ phải thu Sales & Account Recelvables
Tài sản Fixed Assets cổ định :
Ac cNet 9 Quản lý tôn kho Inventory Management Báo cáo từ xa Remote Reporting Kế toán tống hợp General Ledger Hợp nhất dữ liệu đa cấp
‘AccNet Consolidation Phân tích chỉ phí
Hệ thống phân tích tài chính Cost Analysis
AccNet BIS ~ Business Intelligence System
Hình 2: Phần mềm kế toán AccNet 9
Phần mềm kế toán doanh nghiệpAccNet9 - “Giải pháp quản lý tài chính và chuỗi cung ứng” của công ty cô phân tin học Lac Việt
AccNet9 không chỉ là hệ thống kế toán và báo cáo thuế mà là một hệ quản trị doanh nghiệp tương đối toàn diện, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh của toàn công ty, chỉ tiết đến từng nhóm ngành sản xuất, từng lĩnh vực kinh doanh, đến từng phòng ban bộ phận để nhận diện những khu vực kinh doanh hiệu quả hay yếu kém Điều này giúp các nhà quản trị quyết định mở
rộng hay thu hẹp kinh doanh, mang lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp
Ngoài ra, với AccNet9, các báo cáo tài chính, doanh thu, chi phi luôn sẵn sàng, các báo cáo phân tích đa chiều cho phép người sử dụng phân tích hiệu quả kinh doanh từng khu vực, ngành nghề, so sánh giữa cách lĩnh vực kinh doanh khác nhau, nhận diện chi phí dựa trên phân tích tỉ lệ phí Các chỉ số tài chính như ROE, ROA được chương trình tính toán sẵn, nhà quản trị có thể nhanh chóng kiểm tra tình hình tài chính của doanh nghiệp mình
Trang 20
DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
2.3.4
2.3.5
Phân quyền và kiếm soát nhập liệu
AccNet9 có hệ thống phân quyền, phân cấp rất chặt chẽ, tự động thiết lập chế độ xét duyệt cho từng loại nghiệp vụ và từng nhóm người dùng khác nhau: Kế toán
trưởng hoặc các Giám đốc tài chính có thể kiểm soát được số liệu của các đơn vị
cấp dưới, còn kế toán đơn vị cấp dưới chỉ theo dõi được số liệu của đơn vị mình Số liệu còn được mã hóa và lưu giữ định kỳ vào các bộ nhớ cố định cũng như di
động
Linh hoạt, dễ sử dụng
AccNet 9 rất linh hoạt, cho phép doanh nghiệp có thể lựa chọn các phân hệ theo yêu cầu đặc thù riêng của mình Ngoài những phân hệ cơ bản: Phân hệ thông tin
lãnh đạo; Phân hệ tiền tệ/ ngân sách; Phân hệ mua hàng; Phân hệ bán hàng; Phân
hệ quản lý tồn kho; Phân tích chỉ phí và Kế toán tổng hợp khách hàng lựa chọn thêm các phân hệ khác như: Hệ tài sản cố định; Hệ quản lý sản xuất - tính giá thành; Hệ tính lương/chấm công; Hệ phân tích tài chính; Hệ phân tích báo cáo quản trị; Cổng thông tin doanh nghiệp nhằm đáp ứng tối đa khả năng ứng dụng của phần mềm AccNet9 vào đặc thù quản lý từng doanh nghiệp
Hệ thống số sách kế toán tại đơn vị gồm:
Chứng từ ghi số, bảng kê chỉ tiết, số đăng ký chứng từ ghi số, số cái, bảng cân đối
phát sinh, các loại sô và thẻ chi tiết
Trình tự ghỉ số
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sơ, kế tốn lập chứng từ ghi sô Căn cứ vào chứng từ ghi số để ghi vào số đăng kí chứng từ ghi số, sau đó được dùng để ghi vào số cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi số được dùng dé ghi vào số, thẻ kế toán chỉ tiết có liên quan
Cuối tháng phải khóa số tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên số đăng ký chứng từ ghi sô, tính ra tông số phát sinh Nợ, tông phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên số cái Đồng thời làm căn ctr dé lap Bang cân đối phát sinh
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chỉ tiết (được lập từ các số, thẻ kế toán chỉ tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính Quan hệ đối chiếu, kiểm tra đảm báo tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có của tất cả tài khoản phải bằng nhau và bằng tốn số tiền phát, sinh trên sô đăng ký chứng từ ghi số Tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có của tất cá tài khoản trên bảng cân đối sô phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chỉ tiết
Trang 21
2.3.6 Hệ thống báo cáo kế toán
Đơn vị áp dụng hệ thống báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ (theo kỳ lập báo cáo, khoảng 6 tháng theo yêu cầu của công ty mẹ) dạng đầy đủ theo quyết dinh sé 15/2006/QD — BTC ngay 20/03/2006 của Bộ Tài Chính
e_ Bảng cân đối kế toán
e _ Báo cáo kết quá hoạt động kinh doanh
e _ Báo cáo lưu chuyên tiền tệ
e _ Bảng thuyết minh báo cáo tài chính
2.3.7 Kế toán tiền gửi ngân hàng
Nguyên tắc quán lý
Tiền gửi ngân hàng (TGNH) ở công ty là giá trị của các loại vốn bằng tiền mà công ty đã gửi tại các ngân hàng Trong công tác quản lý TƠNH, kế toán phải mở số chỉ tiết cụ thể theo dõi tiền gửi ở các ngân hàng và chỉ nhánh khác nhau, mỗi ngân hàng lại theo dõi chỉ tiết từng loại tiền khác nhau
Các khoản tiền gửi tại ngân hàng của công ty bao gồm: tiền Việt Nam, tiền ngoại tệ (đông đô la Mỹ - USD, hay dong tiên EURO ) Mọi khoản tiên gửi vào, rút ra tại ngân hàng đêu theo qui định của ngân hàng
Kế toán phải căn cứ vào Giấy báo nợ, Giấy báo có, Giấy nộp tiền và các bảng sao kê ngân hàng kèm các chứng từ gốc như: Ủy nhiệm chỉ, Ủy nhiệm thu, séc tiền mặt để phản ánh tình hình tăng giảm của TGNH vào số chỉ tiết theo từng nghiệp vụ tương ứng
Khi nhận chứng từ ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra đổi chiếu với những chứng từ gốc kèm theo Nếu phát hiện có sự chênh lệch, đơn vị phải thông báo đề điều chỉnh kịp thời
Trang 22DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
Chứng từ sử dụng, cách lập chứng từ
Chứng từ sử dụng
- Giấy báo nợ: là giấy tờ do ngân hàng phát hành, thông báo tình trạng tiền đã đojợc gửi đi thanh toán, hay nói cách khác là tiên trong tài khoản giảm, hoặc ghi nợ một sô tiên nhât định theo yêu câu của công ty
- Giấy báo có: là giấy tờ do ngân hàng phát hành, thông báo tình trạng tiền gửi đến tài khốn tiền của cơng ty , hay nói cách khác là tiền trong tài khoản tăng Ví dụ: khi khách hàng thanh toán nợ qua chuyển khoản, nộp tiền vào tài khoản
- Ủy nhiệm chỉ: là giấy ủy nhiệm của đơn vị gửi tiền phát hành theo mẫu in sẵn yêu cầu ngân hàng chỉ một khoản tiền tương ứng đến tài khoản của đối toJợng thanh toán hay thụ hưởng Ví dụ: thanh toán tiền điện, thành toán tiền cho nhà cung cấp, ứng trước tiền mua hàng
- Giấy nộp tiền: là giấy nộp tiền do ngân hàng gửi đến công ty khi nộp tiền vào tài khoản hoặc doanh thu hàng ngày của các của hàng bán sĩ lẻ nộp về cho công
ty
- Giấy nộp tiền vào ngân sách - Lệch chuyền tiền ra nước ngoài
Tài khoản sử dụng
Để theo dõi tỉnh hình tăng giảm nguồn tiền gửi ngân hàng, kế toán ngân hàng sử dụng tài khoản 112 - tiền gửi ngân hàng TK 112 được chia thành 3 tài khoản cấp 2 là: TK 1121 - tiền đồng Việt Nam, TK 1122 - tiền ngoại tệ Tại công ty, TK cắp 2 1121 và 1122 bao gồm nhiễu tài khoản con tương ứng với từng ngân
hàng khác nhau Vi dụ: TK 11226 ~ USD tại ngân hang HSBC, 112115- VND
của ngân hàng HSBC
Ngồi ra, kế tốn ngân hàng còn sử dụng các tài khoản đối ứng như TK 131 -
Phải thu khách hàng, TK 331 - Phải trả người bán,
Trang 233 Nội dung chỉ tiết công việc được phân công 3.1 Công việc tự nghiên cứu:
3.1.1
3.1.2
3.1.3
Quy trình thu tiền:
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên ghỉ nhận bằng web nội bộ của công
ty, xuât Fee Note và hóa đơn
Hóa đơn gồm 3 liên, liên đỏ sẽ gửi cho khách hàng, yêu cầu thanh toán bằng chuyên khoản
Khi nhận được giấy báo ngân hàng nhận được tiền từ khách hàng, kế toán viên sử
dụng web nội bộ báo răng hóa đơn này đã trả
Liên trắng và liên xanh lưu vào số, liên xanh thì được lưu chung với Fee Note được in ra từ web nội bộ
Quy trình chỉ tiền:
Khi mua hàng, cần có hóa đơn, _ giấy giao hàng từ nhà cung cấp, kế toán viên dựa vào hóa đơn lập lệnh chuyên tiền từ tài khoản ngân hàng cho nhà cung cấp, hoặc trả bằng tiền mặt từ quỹ
Đối với ứng tiền, thì cần có xác nhận của giám đốc có thể bằng mail nếu giám đôc
đi công tác, và giây đê nghị tạm ứng, kê toán viên sẽ dựa vào đó chuyên khoản, lập phiêu chi Hồ sơ gồm: Phiếu chỉ in ra từ phần mềm Xác nhận của ngân hàng: như giấy báo nợ Payment request
Hóa đơn VAT
Cùng với các chứng từ liên quan nếu có
Quy trình lương:
Gần cuối tháng, kế toán trưởng chuyên tiền qua cho phòng nhân sự
Phòng nhân sự sẽ dựa vào bảng lương của nhân viên làm lệnh chuyển khoản cho nhân viên
Nhân viên sẽ nhận được tiền vào ngày 30-31 hàng tháng
Trang 24
DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
3.1.4 Các quy định:
Do tính cạnh tranh trong ngành, công ty có quy định về việc bảo mật thong tin và sô liệu giao dịch với khách hàng
Người ngồi khơng được vào phòng làm việc của nhân viên Hồ sơ muốn lấy phải được sự cho phép của cấp trên
3.2 Công việc tự quan sát: 3.2.1 3.2.2 3.2.3 Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu Thời gian làm việc linh động từ 8 giờ sang đến 6 giờ chiều Đồng phục:
Nhân viên ăn mặc lich sự, quần áo công sở
Không được mặc các loại quần áo, đeo túi xách bằng jean Chưa có đồng phục
Sai sót:
Khi phát hiện có sai sót trong lưu chứng từ hoặc các phiếu thu/ chỉ, nhật ký, thì kế toán viên đăng nhập vào phần mềm chỉnh sửa lại, cập nhật, in ra rồi lưu lại vào số cho đúng
3.3 Công việc văn phòng 3.3.1 Photocopy
Đây là công việc mà hầu hết sinh viên đều biết đến sau thời gian thực tập Tuy từng nhìn thấy rất nhiều công việc này ở các tiệm photo nhưng cũng không biết được cụ thể các thao tác sử dụng Sau khi được các chị trong công ty hướng dẫn sử dụng, giờ tôi có thể thao tác thành thạo các chức năng của máy photo Lưu ý vá rút kinh nghiệm:
Cần phải tùy theo loại giấy tờ, chứng từ khác nhau mà photo 2 mặt hay 1 mặt Photo 2 mặt tiết kiệm giấy nhưng đôi khi rất khó đọc, dễ in sai chiều
Khi photo các giấy tờ có kẹp đóng thành quyên cần phải mở ra, tránh lúc photo lam mat chit
Trang 25
3.3.2
3.3.3
Scan
Máy scan thì không thông dụng như máy photo nên khó thấy ngoài đời thường Sau khi được hướng dẫn thì tôi cũng có thể sử dụng thành thạo máy scan
Kinh nghiệm: Scan một mặt thường dành cho những giấy tờ mỏng như hóa đơn, chứng từ dễ rách hoặc những tờ giấy quá dày mà khi máy scan nuốt vào sẽ dễ bị kẹt giấy
Lưu ý: Scan tự động khá tiện lợi đối với những giấy tờ nhiều trang,máy tự động scan 2 mặt, không cân add pages liên tục Khi scan, nếu là chứng từ hóa đơn gốc thì phải scan từng tờ tránh để kẹt giấy, rách hóa đơn Bên cạnh đó, đối với những giấy tờ chỉ có một mặt may scan lai scan luôn mặt trắng thì ta cần phải vào chương trình xóa trang trắng bằng nút “delete spage” trước khi kết thúc bằng nút
“finish’ dé cho ra file scan dep mat hon
Gửi thư
Gửi hóa đơn VAT cho khách hàng để yêu cầu thanh toán
Xếp hóa đơn làm 3, ngay ngắn bỏ vào bao thư của KCS, đem ra quầy tiếp tân, phải việt số hóa đơn gửi trong thư lên bìa thư và sô gửi thư của KCS đê dê dàng kiêm tra
Lưu ý: gửi phải đúng tên công ty, địa chỉ, và người nhận của công ty đó Gửi thư dưới dạng báo phát
3.4 Công việc kế toán
3.4.1
3.4.2
Sắp xếp, lưu hồ sơ, giấy báo ngân hàng, chứng từ góc:
Giấy báo có của ngân hàng, tức là tài khoản tiễn gửi ngân hàng tăng kẹp chung với phiêu thu
Giấy báo nợ của ngân hàng, tức là tài khoản giảm, kẹp chung với phiếu chỉ Lưu ý: sắp xếp lưu hồ sơ thì 1 bộ gồm các giấy như: phiếu thu/chi, giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng, giấy báo có/nợ của ngân hàng, các giấy tờ liên quan khác Trước khi lưu phải xem kỹ ngày tháng, số tiền, tên khách hàng, ly do thu/chi Nhập số chỉ tiết công nợ 33888 (trust account)
Dựa vào giấy báo ngân hàng của từng công ty, phân loại ra phí, lãi, thu vào hoặc chỉ ra
Sau đó nhập vào phần mềm phiếu thu, phiếu chỉ Tai khoản ngân hàng là:
ANZ: USD 11223
Trang 26
DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức 3.4.3 3.4.4 VND 11213 HSBC: USD 11228 VND 11217
Tài khoản đối ứng là 33888
Lưu ý: nhập đúng số tiền, số tài khoản, tên khách hàng, nếu là tài khoản USD thì phải thêm chi tiêt công nợ USD
Lưu số nhật ký chứng từ
Xuất phiếu nhật ký chứng từ từ phần mềm ra, lưu hồ sơ gồm các hóa đơn VAT,
phiêu nhật ký chứng từ
Phiếu nhật ký chứng từ thì bao gồm:
Tài khoản là các tài khoản chi phí: 632,642
Tài khoản đối ứng là tài khoản phải trả người bán 331 và thuế GTGT được khấu
trừ 1331
Chứng từ kế toán thê hiện các thông tin như: e _ Mục phí, trung tâm chi phí
e_ Đối tượng, diễn giải
e _ Chữ ký của người lập phiếu
e Kiém tra va ký tên của kế toán trưởng
Nhập phiếu thu, phiếu chỉ trên phần mềm kế toán
Phiếu thu: dựa trên Fee note và giấy báo cáo của ngân hàng, lập phiếu thu bằng phân mêm gôm các mục như:
Số phiếu: RVA0113001 với RVA là phiếu thu từ tài khoản ngân hàng ANZ, 0113
là tháng 1/2013, 3 sô cuôi là sô phiêu thu được lập theo thứ tự liên tục
Tương tự của ngân hàng HSBC là RVH0113001
Số lô: được đặt ra theo thứ tự liên tục từng tháng
Trang 27VND: 11213
TK trust account của ngân hàng HSBC
USD: 11228 VND 11217
Tài khoản đối ứng là các tài khoản phải thu: 1311
Tên khách hàng: phần mềm có mã số riêng cho từng khách hàng Ví dụ: VN-000001- công ty A Lý do thu: cũng được đặt riêng theo mã số như T09 là thu ứng trước lương, thuế, BH từ khách hàng Sau đó in hóa đơn giá trị gia tăng Gồm 3 liên:
Liên 1 (trắng): lưu số “original invoice”
Liên 2 (đỏ ) gửi cho khách hàng yêu cầu chuyển tiền Liên 3 (xanh): lưu số “fee note” lưu chung với fee note
Sau khi khách hàng nhận được hóa đơn thì chuyển khoản qua các tài khoản của công ty
Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiền sẽ bắm lệnh “paid” bằng mạng nội bộ của công ty đê xác nhận hóa đơn này đã trả rôi
Phiếu chỉ: dựa trên Debit note, giấy đề nghị thanh toán, hoặc giấy yêu cầu tạm ứng phải có chữ ký của người lập phiêu và người xác nhận là trưởng phòng hoặc Director Country
Cách lập cũng tương tự như phiếu thu, lập bằng phần mềm Số phiếu: PVA là của ngân hàng ANZ
PVH là của ngân hàng HSBC
Sau khi chuyển tén trả cho người bán, hóa đơn sẽ được gửi về phòng kế tốn lưu vào sơ “Payment voucher”
Tài khoản ngân hàng thì tương tự như phiếu thu Tài khoản đối ứng là các tài khoản phải trả: 33888, 331 Nhà cung cấp cũng có từng mã số riêng cho mỗi nhà cung cấp Lý do chi cũng tương tự như lý do thu
Trang 28
DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
Ví dụ: C14: chi hộ khách hàng
Đặc biệt phải có số chỉ tiết của hóa đơn chi, mục phí, và trung tâm chỉ phí
Trên phiếu thu và chỉ sẽ có các mục như:
Tén khách hàng Số tiền nguyên tệ Số tiền
Tên tài khoản
Phải có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng trên phiếu thu/ chỉ
Để lưu số thì cần có các chứng từ như: phiếu thu/ chỉ, lệnh chuyền tiền hoặc phiếu yêu câu thanh toán, hóa đơn VAT cùng các chứng từ liên quan khác
Nhận xét chung và bài học kinh nghiệm
Công việc của một kế toán dù ở vị trí nào đều đòi hỏi sự hiểu biết sâu về lĩnh vực chuyên môn
Ví dụ
Các nghiệp vụ liên quan đến chênh lệch tỷ giá đòi hỏi kế toán phải nắm rõ các qui định liên quan và luôn cập nhật tình hình biên động tỷ giá hàng ngày
Các nghiệp vụ liên quan đến nhóm tài khoản chỉ phí đòi hỏi kế toán phải nắm rõ các qui định của công ty về quản lý chỉ phí của khách hàng Dựa trên các quy định đó, kế toán mở tài khoản chỉ tiết của các tài khoản 627 - Chỉ phí phân xưởng, 641 - Chỉ phí bán hàng, 642 - Chỉ phí quản lý một cách hợp lý nhất
Bên cạnh đó, các công việc nhập liệu tưởng chừng như rất đơn giản này đòi hỏi nhân viên kế toán phải thật sự cần thận và tỉ mĩ trong từng khâu một, hay nói cách khác, viêc kiểm tra trước và sau khi nhập liệu hay định khoản là hết sức quan trọng và cần thiết - điều mà bản thân tôi tin rằng mình cần phải cải thiện nhiều thêm, nhất là về mặt kiên nhẫn
Công việc kiểm tra chứng từ vào cuối tháng
Hàng tháng, kế toán ngân hàng sẽ phải kiểm tra và sắp xếp lại các hóa đơn gốc như hóa đơn tiền điện, hóa đơn phí chuyển tiền theo đúng thứ tự đã nhập liệu
trên phần mềm để tiện việc tìm kiếm sau này Đây là một công việc thật sự đòi hỏi tính kiên trì và tỉ mĩ cao vì rất đễ xay ra sai sot do số tiền, mã số thuế, số phiếu
hóa đơn rất dễ nhằm lẫn
Mặt khác, do yêu cầu của công việc là phải dùng Excel và phần mềm kế toán dưới áp lực về thời gian và số công việc phải xử lý nên việc sử dụng các tổ hợp phím nóng thay cho chuột là cần thiết Mặc dù bản thân tôi đã có những hiểu biết nhất
Trang 29
định và 1 quãng thời gian dài thực hành trên Excel, tuy nhiên tôi cần cải thiện hơn nữa việc tận dụng tôi đa các tô hợp phím nóng nhăm rút ngắn thời gian Ví dụ Trong Excel Ctrl + F: tìm kiếm và thay thé F2: mở công thức trong 6 dé thay déi Trong phần mềm ACCnet F3: tìm kiếm
Tab: chuyển qua mục khác
Qua thời gian thực tập, tôi học được nhiều điều, từ việc làm quen voi mdi trường làm việc ở công ty, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giao tiếp, biết lắng nghe và tiếp thu sự chỉ dẫn của các anh chị để hồng thành cơng việc, học và tập được sự cần thận
khi làm việc
Trang 30DAI HOC HOA SEN GVHD: Hồ Sỹ Tuy Đức
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Tài liệu hướng dẫn báo cáo thực tập
2 www.kcs.com 3 www.google.com.vn
Trang 31PHU LUC