THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN VIỆT NAM THỰC HIỆN
Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và Kế toán Việt Nam thực hiện
chính do Công ty Kiểm toán và Kế toán Việt Nam thực hiện.
Với kiểm toán báo cáo tài chính, “mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không?” (Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số
200) Như vậy, hệ thống các mục tiêu trong kiểm toán báo cáo tài chính nhằm cung cấp một bố cục để giúp kiểm toán viên tập hợp đủ bằng chứng kiểm toán cũng như xác định tính đúng đắn của các bằng chứng kiểm toán đó
Hàng tồn kho là một khoản mục trong báo cáo tài chính, do đó mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho cũng phải bám sát vào hệ thống mục tiêu chung của kiểm toán báo cáo tài chính.Trong đó, hệ thống mục tiêu kiểm toán đưa ra nhằm hướng tới đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, xác minh tính trung thực hợp lý của hàng tồn kho thông qua việc khẳng định tính hiện hữu, trọn vẹn, quyền và nghĩa vụ, phân loại và trình bày, chính xác cơ học, tính giá của hàng tồn kho Các mục tiêu kiểm toán hàng tồn kho được chia làm hai loại đó là mục tiêu hợp lý chung và mục tiêu kiểm toán chung khác.
1.1.1 Mục tiêu kiểm toán chung
Mục tiêu hợp lý chung bao hàm việc xem xét, đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các khoản mục trên cơ sở cam kết chung về trách nhiệm của nhà quản lý và thực hiện thu được qua khảo sát thực tế ở khách thể kiểm toán Đối với chu trình kiểm toán hàng tồn kho, mục tiêu hướng tới là hàng tồn kho có được phản ánh chung thực và hợp lý hay không?
1.1.2 Các mục tiêu chung khác
Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho là nhằm đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho và nhằm xác định tính hiện hữu đối với hàng tồn kho, tính trọn vẹn (đầy đủ) của hàng tồn kho, quyền của khách hàng đối với hàng tồn kho đã ghi sổ, cũng như khẳng định tính chính xác và đúng đắn của các con số trên sổ sách kế toán về hàng tồn kho và đảm bảo sự trình bày và khai báo về hàng tồn kho là hợp lý cũng như sự ghi chép đúng kỳ của hàng tồn kho Các mục tiêu kiểm toán cụ thể về hàng tồn kho được tóm tắt qua bảng sau :
Bảng 1.1 : Mục tiêu kiểm toán hàng tồn kho
Cơ sở dẫn liệu Mục tiêu đối với nghiệp vụ hàng tồn kho Mục tiêu đối với số dư hàng tồn kho
Sự hiện hữu hoặc phát sinh
- Các nghiệp vụ mua hàng đã ghi sổ thể hiện số hàng hóa được mua trong kỳ
- Các nghiệp vụ kết chuyển hàng hóa đã ghi sổ đại diện cho số hàng hàng tồn kho được chuyển từ nơi này sang nơi khác hoặc từ loại này sang loại khác
- Các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa đã ghi sổ đại diện cho số hàng tồn kho đã xuất bán trong kỳ
Hàng tồn kho được phản ánh trên bảng cân đối kế toán là thực sự tồn tại
Trọn vẹn (đầy đủ) Tất cả các nghiệp vụ mua, kết chuyển và tiêu thụ hàng tồn kho xảy ra trong kỳ đều đã được phản ánh trên sổ sách, báo cáo kế toán
Số dư tài khoản “Hàng tồn kho” đã bao hàm tất cả các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa hiện có tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán
Quyền và nghĩa vụ Trong kỳ, doanh nghiệp có quyền đối với số hàng tồn kho đã ghi sổ Đơn vị có quyền đối với số dư hàng tồn kho tại thời điểm lập bảng cân đối kế toán Đo lường và tính giá Chi phí nguyên vật liệu và hàng hóa thu mua, giá thành sản phẩm, sản
Số dư hàng tồn kho phải được phản ánh đúng giá trị thực hoặc giá trị thuần phẩm dở dang phải được xác định chính xác và phù hợp với qui định của chế độ kế toán và nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận của nó và tuân theo các nguyên tắc chung được thừa nhận
Trình bày và khai báo Các nghiệp vụ liên quan tới hàng tồn kho phải được xác định và phân loại đúng đắn trên hệ thống sổ sách kế toán
Số dư hàng tồn kho phải được phân loại phù hợp trên bảng cân đối kế toán. Những khai báo có liên quan tới sự phân chia căn cứ để tính giá và phân bổ hàng tồn kho phải thích đáng
Tính đúng kỳ Các nghiệp vụ liên quan tới hàng tồn kho phải được ghi nhận phù hợp và đúng với nghiệp vụ phát sinh
Số dư hàng tồn kho tại thời điểm nhất định phải phù hợp và đúng đắn với thực tế hàng tồn kho.
Đặc điểm kế toán hàng tồn kho với kiểm toán báo cáo tài chính
Theo chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02, hàng tồn kho là “những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; những tài sản đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Hàng tồn kho bao gồm :
- Hàng mua về để bán : hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công, chế biến.
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
- Sản phẩm dở dang : sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường
- Chi phí dịch vụ dở dang”
Trong kiểm toán báo cáo tài chính các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, khoản mục hàng tồn kho luôn luôn được coi là một khoản mục trọng yếu bởi các lý do sau đây :
- Hàng tồn kho thường chiếm một tỷ trọng lớn nhất trong tổng số tài sản lưu động của một doanh nghiêp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận lớn
- Việc xác định giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm
- Trong kế toán, có nhiều phương pháp định giá hàng tồn kho và đối với mỗi loại hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương pháp khác nhau Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ đem lại những kết quả khác nhau Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo tính nhất quán trong việc sử dụng phương pháp định giá hàng tồn kho giữa các kỳ
- Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn và phức tạp hơn hầu hết các tài sản khác Có rất nhiều khoản mục hàng tồn kho rất khó phân loại và định giá chẳng hạn như các linh kiện điện tử phức tạp, các công trình xây dựng dở dang, hay các tác phẩm nghệ thuật, hoặc kim khí, đá quý,
- Hàng tồn kho được bản quản và cất giữ ở nhiều nơi khác nhau, lại do nhiều người quản lý Mặt khác do tính đa dạng của hàng tồn kho nên điều kiện bảo quản cũng rất khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản của từng loại hàng tồn kho Vì thế công việc kiểm soát vật chất, kiểm kê, quản lý và sử dụng hàng tồn kho sẽ gặp nhiều khó khăn, đôi khi có sự nhầm lẫn, sai sót và dễ bị gian lận.
- Chu trình vận động của hàng tồn kho bắt đầu nguyên liệu , vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang rồi đến thành phẩm, hàng hóa Sự vận động này ảnh hưởng đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính như chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung, giá vốn hàng bán,…
Với các đặc trưng trên, để thu thập bằng chứng kiểm toán, kiểm toán viên cần đặc biệt lưu ý đến hệ thống kế toán của đơn vị Mỗi doanh nghiệp khác nhau có những phương pháp, đặc điểm kế toán hàng tồn kho khác nhau, do đó kiểm toán với hàng tồn kho mỗi doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp kiểm toán khác nhau
1.2.1 Về nguyên tắc kế toán và hệ thống sổ sách liên quan
Kế toán hàng tồn kho phải tuân theo các nguyên tắc sau :
- Nguyên tắc hoạt động liên tục : BCTC được lập trên giả định doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh trong tương lai gần tức là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể hoạt động kinh doanh của mình
- Nguyên tắc nhất quán : trong quá trình kế toán hàng tồn kho, mọi phương pháp kế toán phải được thực hiện nhất quán Nếu trong quá trình kế toán có sự thay đổi, thì doanh nghiệp cần phải nêu rõ sự thay đổi và giải thích rõ ràng nguyên nhân trên thuyết minh BCTC cũng như ảnh hưởng của nó tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc giá gốc : giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá gốc
- Nguyên tắc cơ sở dồn tích : mọi nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho, chi phí, doanh thu đều phải được ghi sổ vào thời điểm phát sinh.
- Nguyên tắc thận trọng : để quyết toán người ta so sánh giữa giá gốc và giá thị trường, nếu giá thực tế thấp hơn chi phí mua thì phải hạch toán một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Nguyên tắc không bù trừ : không bù trừ dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào việc giảm giá mua.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hàng tôn kho Hệ thống này cung cấp các thông tin về lượng hàng tồn kho hiện có, tình hình mua bán hàng tồn kho, tình hình sử dụng hàng tồn kho cũng như giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm nhập kho.
Hệ thống này bao gồm tất cả các chứng từ, sổ chi tiết, sổ phụ, sổ cái, và các báo biểu liên quan để theo dõi hàng tồn kho kể từ khi mua, đem nhập kho, rồi qua chế biến thành thành phẩm và đem đi tiêu thụ Đây là nguồn tài liệu quan trọng, qua đó kiểm toán viên sẽ sàng lọc và lựa chọn ra các bằng chứng kiểm toán cần thiết.
Các tài khoản thuộc nhóm hàng tồn kho bao gồm :
- Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường
- Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu
- Tài khoản 153 - Công cụ, dụng cụ
- Tài khoản 154 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- Tài khoản 157 - Hàng gửi bán
- Tài khoản 158 - Hàng hóa kho bảo thuế
- Tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
1.2.2 Về phương pháp tính giá hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02, giá trị hàng tồn kho phải được tính theo giá thực tế (hay còn gọi là giá phí) được quy định cụ thể cho từng loại hàng.
Trị giá hàng tồn kho được quy định cụ thể cho từng loại vật tư hàng hóa theo nguồn hình thành và thời điểm tính giá.
Theo nguồn hình thành, hàng tồn kho sẽ bao gồm 2 loại đó là hàng mua ngoài, và hàng do doanh nghiệp sản xuất. Đối với hàng mua ngoài :
Giá thực tế = Giá mua + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá hàng mua Đối với hàng doanh nghiệp tự sản xuất
Theo thời điểm tính giá, tùy vào đặc điểm của mình, mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp tính giá sau :
- Phương pháp tính theo giá đích danh
- Phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp nhập trước, xuất trước
- Phương pháp nhập sau, xuất trước
1.2.3 Về phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho
Quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Kiểm toán và Kế toán Việt Nam thực hiện
tài chính do Công ty Kiểm toán và Kế toán Việt Nam thực hiện.
Quy trình kiểm toán được Công ty Kiểm toán và Kế toán Việt Nam thực hiện như sau :
Bước 1 : Chuẩn bị kiểm toán
Bước 2 : Thực hiện kiểm toán
Bước 3 : Kết thúc kiểm toán
Do hàng tồn kho là đối tượng kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính nên trong quá trình kiểm toán mỗi bước đều phải liên quan đến hàng tồn kho.
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ
Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ
= Tổng giá trị hàng nhập kho trong kỳ
Sau khi tiến hàng ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng H và khách hàng M, Công ty tiến hàng lập kế hoạch phục vụ khách hàng Trong kế hoạch phục vụ khách hàng, Công ty cần nêu rõ các thông tin cho đối tác được biết bao gồm :
- Danh sách các kiểm toán viên sẽ tham gia kiểm toán tại đơn vị khách hàng
- Thời gian kiểm toán (bắt đầu từ ngày nào, kéo dài trong bao lâu,…)
- Thống nhất thời gian trao đổi sau kiểm toán và thời điểm phát hành báo cáo kiểm toán.
Sau khi lập kế hoạch phục vụ khách hàng, Công ty sẽ lập kế hoạch kiểm toán chu trình hàng tồn kho bao gồm 5 giai đoạn cơ bản :
Giai đoạn 1 : Tìm hiểu khách hàng, đặc điểm pháp lý và đặc điểm hoạt động của khách hàng ảnh hưởng tới kiểm toán hàng tồn kho.
Trong giai đoạn này, kiểm toán viên sẽ tiến hành thu thập các thông tin cơ bản về khách hàng, các thông tin liên quan đến hàng tồn kho của khách hàng. Những thông tin cần đạt được trong giai đoạn này bao gồm :
- Tìm hiểu ngành nghề kinh doanh của khách hàng
- Xem xét kết quả kiểm toán hàng tồn kho của lần kiểm toán trước (nếu có)
- Tham quan nhà xưởng, kho bãi bảo quản hàng tồn kho
- Thu thập thông tin về kế toán hàng tồn kho của khách hàng
- Dự kiến nhu cầu sử dụng chuyên gia nếu thấy hàng tồn kho của doanh nghiệp có những chủng loại đặc biệt cần có ý kiến của chuyên gia.
Bên cạnh đó, kiểm toán viên cũng cần thu thập các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng như giấy phép thành lập, điều lệ công ty, báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán năm trước Đây chỉ là những thông tin cơ sở, tuy nhiên kiểm toán viên phải nắm bắt để có những hiểu biết nhất định về hoạt động của đơn vị, qua đó đánh giá tổng quát Báo cáo tài chính cũng như khoản mục hàng tồn kho cũng như ước lượng về tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán. Đối với công ty H (là khách hàng thường xuyên của VAAC) : kiểm toán viên thu thập các thông tin trên trong Hồ sơ kiểm toán chung lưu tại phòng Hành chính của công ty Công ty H là công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 1234 ngày 16/4/2001 do Sở Kế hoạch và Đầu tưHải Phòng cấp Ngành nghề hoạt động chính của công ty là buôn bán, trao đổi các loại bình gas Hàng tồn kho chủ yếu của công ty H bao gồm các loại bình gas gia đình, bình gas công nghiệp. Đối với công ty M (là khách hàng mới của VAAC) : kiểm toán viên cần thực hiện thu thập các thông tin cở sở từ khách hàng Qua quan sát, tìm hiểu, kiểm toán viên đã có các thông tin sau :
Công ty M là công ty trách nhiệm hữu hạn, hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh số 5678 ngày 16/05/2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là sản xuất, chế biến, bán buôn, bán lẻ các loại bánh ngọt Hàng tồn kho của công ty bao gồm các loại bánh (bánh gatô, bánh nướng, bánh dẻo, ), các loại nguyên vật liệu phục vụ sản xuất (bột mỳ, bơ, bột đậu xanh, bột sữa,…), công cụ dụng cụ (hạt chống ẩm, hộp gatô,…) và sản phẩm dở dang Nguyên vật liệu được công ty hạch toán trên tài khoản 152, công cụ dụng cụ được hạch toán trên tài khoản 153, chi phí sản phẩm dở dang phản ánh trên tài khoản 154 và các loại bánh được hạch toán trên tài khoản 156.
Giai đoạn 2 : Kiểm toán viên tiến hành khảo sát, đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng.
Ban đầu, kiểm toán viên sẽ thu thập tài liệu, tìm hiểu về chu trình hàng tồn kho tại công ty khách hàng Sau đó kiểm toán viên sẽ tiến hành các thủ tục đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. a Tìm hiểu về chu trình hàng tồn kho tại công ty khách hàng Đối với kiểm toán viên, việc tìm hiểu về chu trình hàng tồn kho của khách hàng là một công việc hết sức quan trọng Việc tìm hiểu về chu trình hàng tồn kho của khách hàng sẽ giúp cho kiểm toán viên :
- Xác định và hiểu được các giao dịch và sự kiện liên quan tới chu trình kinh doanh quan trọng của khách hàng
- Đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện đối với các thủ tục kiểm soát chính của chu trình kinh doanh này
- Quyết định xem liệu có thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB của khách hàng hay không?
- Thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp và có hiệu quả đối với khách hàng Đối với công ty H , các bước thực hiện công việc như sau ;
* Kiểm toán viên tìm hiểu về các khía cạnh kinh doanh chủ yếu liên quan tới HTK, giá thành và giá vốn của công ty khách hàng, do công ty H là khách hàng truyền thống nên kiểm toán viên sẽ dựa trên hồ sơ kiểm toán năm ngoái và chỉ thực hiện một số thủ tục như kiểm tra kho bãi của khách hàng, thu thập các thông tin về biến động của tình hình sản xuất kinh doanh năm nay, tham gia kiểm kê hàng tồn kho của khách hàng.
Trên cơ sở đó, kiểm toán viên nắm được thông tin khía cạnh kinh doanh liên quan chủ yếu tới HTK, giá thành và giá vốn bao gồm các thông tin sau :
- Thông tin về HTK : hàng tồn kho được phân loại thành chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, thành phẩm, nguyên vật liệu và hàng gửi bán
- Tính chất mùa vụ của HTK công ty H : hàng tồn kho biến động liên tục trong năm
- Tình trạng hiện tại của HTK công ty H : tình trạng bình thường, kho bãi tốt
- Thị trường của HTK : trong năm thị trường này không có biến động lớn, tuy giá gas có tăng nhưng không ảnh hưởng nhiều đến sức tiêu thụ.
* Hiểu biết về chính sách kế toán áp dụng
Chính sách kế toán áp dụng đối với HTK, giá thành và giá vốn cần tìm hiểu như sau :
Phương pháp kế toán và tính giá HTK; công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá HTK theo phương pháp Bình quân gia quyền quý.
Chính sách kế toán được áp dụng nhất quán.
* Mô tả chu trình “HTK, giá thành và giá vốn”
Trong kỳ, công ty sẽ căn cứ vào tình hình kinh doanh, để quyết định nhập số bình gas cần thiết phục vụ cho quá trình kinh doanh Số bình gas này sẽ được nhập kho và hạch toán đầy đủ. Đối với công ty M , các bước công việc như sau :
* Hiểu biết về các khía cạnh kinh doanh chủ yếu liên quan tới HTK, giá thành và giá vốn
- Tính chất mùa vụ của HTK; liên tục
- Tình trạng hiện tại của HTK; Bình thường
- Thị trường của HTK; Không có biến động lớn
* Hiểu biết về chính sách kế toán áp dụng
Chính sách kế toán áp dụng đối với HTK, giá thành và giá vốn cần tìm hiểu như sau :
Phương pháp kế toán và tính giá HTK; công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá HTK theo phương pháp Bình quân gia quyền tháng. Ước tính sản phẩm dở dang; Trong qúa trình sản xuất, tổ làm bánh sẽ xác định rõ mục đích để sản xuất ra bao nhiêu số lượng sản phẩm, cuối tháng khi xác định lượng sản phẩm còn dở dang sẽ căn cứ vào lượng sản phẩm đã sản xuất để trừ ra số sản phẩm còn phải sản xuất.
Phương pháp đối chiếu doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán; Đối chiếu số lượng bán ghi nhận doanh thu và sản lượng hàng hóa xuất kho ghi nhận giá vốn.
Chính sách kế toán được áp dụng nhất quán.
* Mô tả chu trình “HTK, giá thành và giá vốn”
Chu trình “HTK, giá thành và giá vốn” được mô tả như sau :
Trong kỳ căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh….quyết định mua thêm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục Thẩm quyền phê duyệt của việc mua thêm nguyên vật liệu, công cụ do thành viên BGĐ quyết định.
Phiếu nhập kho được kiểm soát và để kèm với hóa đơn mua hàng nhằm đối chiếu được lượng hàng nhập kho
Sản phẩm sau khi sản xuất được kiểm tra chất lượng sản phẩm bởi phòng chất lượng và nhập kho.
Phương pháp tính giá thành sản phẩm :
Chi phí nguyên vật liệu : Phân bổ trực tiếp cho từng loại sản phẩm
Chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung : được xác định cho từng sản phẩm theo đơn giá nhất định. b Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
Nhận xét về thực trạng quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho
2.1.1 Những ưu điểm trong thực tế
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho là một phần quan trọng trong kiểm toán báo cáo tài chính do chu trình này luôn có ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính Do đó, kiểm toán hàng tồn kho là công tác cần thiết và quan trọng trong mọi cuộc kiểm toán.
Với đội ngũ cán bộ quản lý giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán cùng đội ngũ nhân viên năng lực và chuyên sâu, Công ty Kiểm toán và Kế toán Việt Nam đã xây dựng được cho mình một quy trình kiểm toán nói chung cũng như kiểm toán chu trình hàng tồn kho nói riêng khoa học, hợp lý, đầy đủ và đúng đắn.
Trong quá trình tiếp cận khách hàng, Công ty luôn chủ động về mặt thời gian, đưa ra các gói kiểm toán phù hợp nhất đối với điều kiện khách hàng, đặc thù kinh doanh của khách hàng Do đó, Công ty luôn nhận được sự tín nhiệm cao từ phía đối tác, cũng như sự đánh giá tốt từ các cơ quan có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân thành phó Hải Phòng.
Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, Công ty luôn thành lập đoàn kiểm toán với các kiểm toán viên có năng lực nhất, do đó giai đoạn chuẩn bị kiểm toán luôn được tiến hành một cách đầy đủ và đảm bảo mức độ tin cậy về thông tin thu thập được Việc lập kế hoạch kiểm toán được tuân thủ một cách chặt chẽ theo các quy định của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Công ty luôn coi chu trình hàng tồn kho là một trong những chu trình kiểm toán trọng yếu và quan trọng.Công ty đã xây dựng được một hệ thống đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối hoàn thiện, đảm bảo đánh giá một cách khái quát và tin cậy về hiệu lực của bộ máy kiểm soát nội bộ tại đơn vị khách hàng, đặc biệt là đối với hệ thống kế toán hàng tồn kho. Bên cạnh đó,Công ty cũng có danh sách hướng dẫn công việc cụ thể giúp cho kiểm toán viên dễ dàng nắm bắt, và thực hiện các thủ tục ban đầu nhằm tiếp cận với chu trình hàng tồn kho
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, do đã có sẵn một chương trình kiểm toán tiên tiến, nên công tác kiểm toán chu trình hàng tồn kho được công ty thực hiện khá tốt Các bước và công đoạn thực hiện công việc được nêu một cách rõ ràng và cụ thể, giúp cho kiểm toán viên dễ dàng tiếp cận và đánh giá một cách tổng quát cũng như chi tiết chu trình hàng tồn kho Kết quả công việc luôn luôn được đối chiếu giữa các giấy tờ làm việc với nhau cũng như đối chiếu với các phần hành khác Bên cạnh đó, trưởng nhóm kiểm toán luôn thực hiện soát xét đối với các giấy tờ làm việc cũng như đánh giá nhanh chóng sự tin cậy và đầy đủ của các bằng chứng kiểm toán đã thu thập.
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán cùng thành viên ban giám đốc có trách nhiệm soát xét và đánh giá tất cả các phần hành kiểm toán cũng như phần hành kiểm toán chu trình hàng tồn kho Qua việc nhận định các bằng chứng kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán sẽ đưa ra bảng tổng hợp các sai sót xảy ra và kiến nghi điều chỉnh đối với khách hàng Công ty luôn đưa ra các phương hướng giải quyết tốt nhất cũng như các điều chỉnh cần thiết với bộ máy kế toán của khách hàng Sau khi hai bên thống nhất, Công ty sẽ phát hành báo cáo kiểm toán với mức độ khách quan và tin cậy cao nhất.
* Về chuẩn bị kiểm toán
Công ty chưa nêu ra lộ trình kiểm toán cụ thể đối với hàng tồn kho, cụ thể là chưa đưa ra được các nội dung liên quan đến công tác chuẩn bị nhân sự, bố trí nhóm kiểm toán, chưa đưa ra chương trình kiểm kê cụ thể với khách hàng. Đối với các khách hàng truyền thống, công ty vẫn tiến hành đánh giá tổng thể đối với hệ thống kiểm soát nội bộ mà không dựa vào các hồ sơ năm trước do đó số lượng công việc KTV phải tiến hành đối với khoản mục hàng tồn kho của khách hàng nhiều mà không cần thiết.
Hiện nay, công ty mới tiến hành tìm hiểu một cách sơ qua về bộ máy kế toán của khách hàng Công ty chưa thực hiện tìm hiểu và đánh giá về quá các quá trình liên quan đến hàng tồn kho như quá trình mua hàng và quá trình sản xuất và tiêu thụ Bên cạnh đó, bảng câu hỏi đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát khách hàng chưa được thực hiện một cách nghiêm túc và chưa đầy đủ, chủ yếu vẫn là đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ một cách chunh chung, phỏng vấn hời hợt và qua loa đối với cán bộ kế toán công ty khách hàng
Trong quá trình chuẩn bị kiểm toán, công ty chưa ra được bảng phân tích và bảng phân bổ trọng yếu đến từng khoản mục Đây là một vấn đề khá quan trọng nhưng công ty lại chưa thực hiện.
Công ty chưa có danh mục tuân thủ kiểm toán (Check List) do đó chưa đánh giá được một cách chính xác và chân thực chất lượng của cuộc kiểm toán.
Trong quá trình phân tích sơ bộ, công ty mới đưa ra bảng đánh giá một cách tổng thể về biến động của hàng tồn kho, mà chưa đưa ra các đánh giá chi tiết cũng như phân tích một cách cụ thể các số liệu hàng tồn kho của khách hàng Bảng tổng hợp thủ tục phân tích hầu như không có giá trị định hướng đối với công tác kiểm toán
* Về thực hiện kiểm toán
Hiện nay, trong quá trình chọn mẫu công ty chủ yếu thực hiện kiểm tra chọn mẫu dựa trên một tháng nào đó phát sinh lớn trong năm Đây là cách làm hàm chứa nhiều rủi ro mà không đưa ra được kết luận kiểm toán có độ chính xác cao.
Các giấy tờ làm việc còn chưa gắn liền với mục tiêu kiểm toán cụ thể, nên việc đánh giá còn chưa chặt chẽ Kiểm tra chủ yếu dựa trên số liệu sổ sách do đó kết quả còn chịu ảnh hưởng lớn từ công tác kế toán của đơn vị.
Các giấy tờ làm việc còn chưa thống nhất, nhiều giấy tờ làm việc không được tham chiếu một cách đầy đủ.
So với chương trình kiểm toán đưa ra, công ty đã cắt bớt đi khá nhiều phần hành kiểm toán phải thực hiện nên chất lượng cuộc kiểm toán là chưa cao.
Như vậy, với các sai sót và hạn chế nêu trên, quá trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho của Công ty Kiểm toán và Kế toán Việt Nam sẽ bị ảnh hưởng đánh kể đến chất lượng bằng chứng kiểm toán, cũng như tính chính xác, đúng đắn khi đưa ra kết luận kiểm toán Do đó, công tác hoàn thiện là điều vô cùng cần thiết và cấp bách đối với Công ty.
* Về kết thúc kiểm toán
Sau khi kết thúc công tác kiểm toán, công ty chưa đưa vào các soát xét giấy tờ làm việc đối với các kiểm toán viên phụ trách.
Các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho
Hàng tồn kho là một khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản, tác động đến quá trình kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng trọng yếu đến nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính Do đó công tác kiểm toán chu trình hàng tồn kho luôn là một công tác quan trọng hàng đầu trong kiểm toán báo cáo tài chính Đối với công ty Kiểm toán và Kế toán Việt Nam, công tác kiểm toán chu trình hàng tồn kho luôn được coi trọng vì mức độ trọng yếu của nó Bên cạnh những ưu điểm, quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho của Công ty vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục Việc hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình hàng tồn kho sẽ giúp công ty đưa ra các kết luận kiểm toán chính xác và đúng đắn đối với báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
* Về chuẩn bị kiểm toán
Mặc dù đã có kế hoạch phục vụ khách hàng, tuy nhiên công ty cần nêu rõ lộ trình kiểm toán cụ thể, đặc biệt là với hàng tồn kho Danh sách các kiểm toán viên cũng như năng lực, phần việc được phân công như thế nào cần được công ty nêu rõ Do đặc điểm của mỗi doanh nghiệp khác nhau, nên yêu cầu đặc thù của hàng tồn kho đối với quá trình kiểm toán cũng khác nhau Công ty cần lựa chọn các kiểm toán viên có năng lực, có kinh nghiệm, có hiểu biết nhất định đối với hàng tồn kho của khách hàng Điều này sẽ giúp quá trình tiếp cận, và thực hiện kiểm tra hàng tồn kho trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn đối với nhóm kiểm toán, góp phần nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán.
Công tác kiểm kê hàng tồn kho là một việc làm đặc biệt quan trọng trong kiểm toán khoản mục hàng tồn kho, vì thế công ty nên xây dựng một chương trình kiểm kê hàng tồn kho cụ thể cho từng công ty khách hàng Bên cạnh đó, công ty cần lập một bản danh mục các vấn đề cần phải tuân thủ trong kiểm toán (check list) Bản danh mục này sẽ nêu ra tất cả các công việc mà KTV đang thực hiện. Qua bảng danh mục này, nhà quản lý sẽ dễ dàng quản lý chất lượng của công tác kiểm toán, quá trình kiểm toán đã làm được những gì và còn cần bổ sung những gì. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là công việc hết sức quan trọng, công việc này giúp kiểm toán viên hạn chế được các rủi ro kiểm soát, đưa ra đánh giá một cách chính xác về hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp tiết kiệm chi phí kiểm toán đặc biệt là đối với khách hàng có đặc điểm hàng tồn kho lớn và phức tạp. Hiện nay, công ty đã xây dựng được bảng câu hỏi đánh giá các bộ phận kiểm soát nội bộ tương đối hoàn chỉnh do đó công ty cần sử dụng một cách tích cực và hiệu quả hơn bảng câu hỏi này Bên cạnh đó, công ty cũng cần liên tục mở rộng, đổi mới bảng câu hỏi này cho phù hợp với từng công ty, cũng như đặc điểm kinh tế xã hội Đối với các khành hàng truyền thống, với lợi thế là có hồ sơ kiểm toán năm trước, kiểm toán viên nên xác định một cách chính xác độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ từ đó sẽ đưa ra quyết định loại bỏ các công việc không cần thiết, giảm bớt chi phí nhưng vẫn tăng được chất lượng công tác kiểm toán
Trong quá trình xây dựng mức trọng yếu, công ty cần đưa ra bảng phân tích đánh giá trọng yếu phân bổ cho từng khoản mục cụ thể trong đó có khoản mục hàng tồn kho Bên cạnh đó, Công ty cũng cần xây dựng bảng đánh giá mức độ rủi ro đối với quá trình kiểm toán khách hàng.
Thủ tục phân tích cần được KTV thực hiện một cách nghiêm túc hơn, để trên cơ sỏ đó, KTV sẽ có được định hướng cho quá trình kiểm toán của mình.Trong bản phân tích, bên cạnh các thủ tục so sánh đối chiếu thông thường về số liệu,công ty cần tiến hành các thủ tục phân tích dọc, đánh giá các chỉ tiêu liên quan đến hàng tồn kho như tỷ suất hàng tồn kho/doanh thu, hàng tồn kho/tài sản, hàng tồn kho/ giá vốn hàng bán, hay số vòng quay hàng tồn kho,…đồng thới tiến hành đối chiếu và so sánh các số liệu trên BCKQKD Ví dụ đối với công ty M, công ty cần tiến hành tính các chỉ số liên quan là các hệ số thanh toán ( bao gồm hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán bằng tiền, hệ số thanh toán hiện hành), các hệ số đo lường hiệu quả hoạt động như vòng quay các khoản phải thu, vòng quay hàng tồn kho hay vòng quay vốn lưu động, bên cạnh đó là nhóm các hệ số sinh lời (tỷ suất lợi nhuận gộp, tỷ suất lợi nhuận thuần, tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu,…) và nhóm hệ số nợ KTV cũng cần lập bảng đối chiếu so sánh biến động của các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh của công ty khách hàng năm nay so với năm trước Việc đánh giá phân tích các chỉ số trên sẽ cho kiểm toán viên có cái nhìn khái quát chung về tình hình hàng tồn kho của khách hàng qua đó sẽ tập trung vào các hạng mục hàng tồn kho có những dấu hiệu bất thường.
* Về thực hiện kiểm toán Đối với công tác chọn mẫu kiểm toán, công ty cần thiết lập cho mình một phần mềm chọn mẫu phù hợp, việc này sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí kiểm toán cũng như giúp cho kiểm toán viên kiểm tra chi tiết một cách khách quan, chính xác hơn.
Trong quá trình kiểm tra chi tiết, các giấy tờ làm việc cần được xây dựng phù hợp với các mục tiêu kiểm toán, bám sát vào quá trình kiểm toán, thông qua đó giúp kiểm toán viên tìm được các bằng chứng thích hợp Các giấy tờ làm việc cần được sắp xếp một cách quy củ, đảm bảo đã được soát xét và tham chiếu đầy đủ
* Về kết thúc kiểm toán
Ban soát xét của công ty cần đưa các giấy tờ làm việc soát xét vào hồ sơ lưu trữ của công ty khách hàng Qua đó, các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên đảm bảo đã được kiểm tra đầy đủ và đúng đắn, được lữu trữ đúng quy cách và có thể sử dụng ngay khi cần thiết
Công ty cần xây dựng lộ trình họp kiểm toán cụ thể đối với từng khách hàng, tránh tình trạng cuộc họp thảo luận diễn ra nhiều lần, tốn kém và không hiệu quả
Hoạt động kiểm toán đã và đang phát triển mạnh mẽ, biến đổi từng ngày tại nước ta Nhu cầu về dịch vụ gia tăng cùng kỳ vọng ngày càng lớn của nhà quản lý và đầu tư đã thúc đẩy các công ty kiểm toán cần có kế hoạch và mục tiêu cụ thể cho mình Với Công ty TNHH Kiểm toán và Kế toán Việt Nam, dù tuổi đời còn trẻ, song uy tín và chất lượng đã phần nào được khẳng định trên thị trường Bước đầu thực tập tại Công ty, song em đã có được những cái nhìn mới mẻ về công việc kiểm toán, tiếp thu được những kiến thức bổ ích cho bản thân
Chuyên đề trên là những tìm tòi, hiểu biết ban đầu của em về công tác kiểm toán thực tế hiện nay Em hy vọng đã với những đóng góp nhỏ bé của mình, sẽ giúp hoàn thiện hơn công tác kiểm toán quy trình hàng tồn kho tại công ty.Với năng lực bản thân có hạn, chuyên đề của em còn nhiều thiếu sót, các nhận xét còn mang tính chủ quan, chưa chính xác do đó em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp của thầy cô để em hoàn thiện hơn trong công tác làm việc và nghiên cứu sau này.
Em xin chân thành cảm ơn TS.Ngô Đức Long đã chỉ dạy tận tình, giúp em hoàn thành chuyên đề này.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của Công ty VAAC với em trong quá trình thực tập ban đầu còn mới mẻ này.
Sinh viên Đào Ngọc Hải
Phụ lục : Chương trình kiểm toán hàng tồn kho
Thủ tục Người thực hiện Tham chiếu
1 Kiểm tra các nguyên tắc kế toán áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành Đảm bảo rằng các chính sách và thủ tục hạch toán là phù hợp và được áp dụng nhất quán
2 Thu thập hoặc lập bảng tổng hợp phản ánh tình hình tăng giảm HTK của đơn vị theo tài khoản đối ứng so sánh với số dư niên độ trước Đối chiếu số dư trên bảng tổng hợp với Số dư trên Bảng cân đối phát sinh cần kiểm tra, đối chiếu với Báo cáo kiểm toán năm trước Kiểm tra chính xác tính số học của
II Các thủ tục kiểm tra phân tích
1 So sánh số dư HTK (kể cả số dự phòng) và cơ cấu
HTK năm nay so với năm trước, giải thích những biến động bất thường
2 So sánh tỷ trọng HTK với tổng TS ngắn hạn năm nay so với năm trước, đánh giá tính hợp lý của những biến động
3 So sánh thời gian quay vòng của HTK với năm trước và kế hoạch, xác định nguyên nhân biến động và nhu cầu lập dự phòng (nếu có)
4 So sánh cơ cấu chi phí (NVL, NC, SXC) năm nay với năm trước, đánh giá tính hợp lý của các biến động
III Các thủ tục kiểm tra chi tiết
Tham gia chứng kiến kiểm kê HTK cuối năm
1 Xác định tất cả các kho ( của DN hoặc đi thuê), hàng ký gửi…,xác định giá trị các kho và đánh giá rủi ro của từng kho để xác định nơi KTV sẽ tham gia chứng kiến kiểm kê
Không tham gia kiểm kê
2 Thực hiện thủ tục chứng kiến kiểm kê theo
Chương trình kiểm kê HTK
3 Đối với kho đi thuê : Yêu cầu bên giữ kho xác nhận số lượng hàng gửi nếu trọng yếu
Kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết HTK
1 Đối chiếu số liệu giữa BC nhập, xuất, tồn kho với số liệu sổ cái và BCTC
2 Đảm bảo tất cả biên bản kiểm kê đã bao gồm trong
Bảng tổng hợp kết quả kiểm kê
3 Đảm bảo Bảng tổng hợp kết quả kiểm kê khớp đúng với các phiếu đếm hàng của DN
4 Đối chiếu chọn mẫu số lượng thực tế từ Bảng tổng hợp kết quả kiểm kê với báo cáo NXT và ngược lại
