Xây dựng quy trình tiếp đón các đoàn sinh viên quốc tế đến giao lưu sáng kiến kinh nghiệm

ỦY BAN NHÂN DÂN TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THỦ ĐỨC  KHOA TIẾNG HÀN CÔNG TRÌNH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Tên cơng trình: XÂY DỰNG QUY TRÌNH TIẾP ĐĨN CÁC ĐỒN SINH VIÊN QUỐC TẾ ĐẾN GIAO LƯU Người thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Huệ Chức vụ: Nhân viên Tp Hồ Chí Minh, Tháng 05/2015 MỤC LỤC PHẦN A: ĐẶT VẤN ĐỀ………………………………………………… PHẦN B: NỘI DUNG QUY TRÌNH …………………………………… I Mục đích Phạm vi áp dụng ………………………………….5 Mục đích………………………………………………………3 Phạm vi áp dụng ………………………………………………3 II Định nghĩa ký hiệu, từ viêt tắt ………………………….3 Định nghĩa…………………………………………………… Các ký hiệu, từ viết tắt……………………………………… III Tài liệu liên quan…………………………………………………4 IV Lưu đồ quy trình mơ tả chi tiết …………………………… Lưu đồ ……………………………………………………… Mô tả chi tiêt ………………………………………………….6 PHÀN C: KẾT LUẬN ……………………………………………………20 PHẦN D: PHỤ LỤC …………………………………………………… 21 PHẦN A: ĐẶT VẤN ĐỀ Trong năm gần đây, hoạt động giao lưu với học sinh sinh viên quốc tế thông qua chương trình hoạt động tình nguyện giao lưu văn hóa nhà trường trọng đẩy mạnh Hoạt động mang tầm quan trọng chiến lược, hỗ trợ cho học sinh sinh viên trường việc tìm hiểu văn hóa nước mà thúc đẩy chiến lược xây dựng, củng cố quan hệ hợp tác nhà trường với bạn bè quốc tế Chính thế, việc tổ chức chương trình giao lưu cần phải tỷ mỷ, chu thể tinh thần hợp tác hỗ trợ hai bên tạo chuyên nghiệp công tác tổ chức, phục vụ đội ngũ cán nhân viên nhà trường Với lý trên, việc xây dựng quy trình chuẩn cơng tác tiếp đón đoàn sinh viên quốc tế đến giao lưu vơ thiết yếu Nó giúp cho cơng tác tổ chức đón tiếp diễn quán xuyên suốt ngày từ khâu chuẩn bị Vì hoạt động thường niên nên việc tổ chức cần phải ngày chuyên nghiệp chặt chẽ Sự đời quy trình chuẩn sở để định hướng việc tổ chức hoạt động giúp cho việc bổ sung, điều chỉnh thuận tiện hơn, từ cơng tác phối hợp đơn vị liên quan nhịp nhàng dễ dàng phát sai sót, bất cập PHẦN B: NỘI DUNG QUY TRÌNH I Mục đích phạm vi áp dụng Mục đích Quy trình hướng dẫn tổ chức, đơn vị, cá nhân nắm vững quy định, trách nhiệm, tiếp nhận thông tin lập kế hoạch đón tiếp đồn sinh viên quốc tế đến giao lưu nhà trường cách chặt chẽ, quy trình, pháp luật Phạm vi áp dụng Quy trình áp dụng cho tất đơn vị, tổ chức, cá nhân TDC việc đón tiếp tổ chức hoạt động giao lưu cho đoàn sinh viên quốc tế nhà trường II Định nghĩa ký hiệu, từ viết tắt Định nghĩa: Quy trình tiếp đón đoàn sinh viên quốc tế đến giao lưu hoạt động đón tiếp tổ chức chương trình giao lưu văn hóa, học thuật, tình nguyện cho đoàn sinh viên quốc tế Việt Nam Các ký hiệu, từ viết tắt: TDC Trường Cao đẳng Công nghệ Thủ Đức BGH Ban Giám hiệu BP HTQT Bộ phận Hợp tác Quốc tế P HCTH Phịng Hành Tổng hợp P TCNS Phòng Tổ chức Nhân P TCKT Phịng Tài Chính Kế tốn P KHVT Phịng Kế hoạch Vật tư P CTCT HSSV Phịng Cơng tác Chính trị Học sinh Sinh viên ĐTN Đoàn niên HSV Hội sinh viên I CB Cán HSSV Học sinh sinh viên GD & ĐT Giáo dục Đào tạo UBND TP HCM Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh P QHQT Phịng quan hệ quốc tế Tài liệu liên quan (nội bên ngoài) - Nghị định 21/2001/ND-CP ngày 28/5/2001 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh xuất cảnh, nhập cảnh người nước ngồi Việt Nam - Thơng tư liên tịch Bộ Công an-Bộ Ngoại giao 04/2002/TTLT-BCABNG ngày 29/1/2002 việc hướng dẫn thực Nghị định 21/2001/ND-CP - Nghị định 165/2004/ND-CP ngày 16/9/2004 Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Giáo dục quản lý Hợp tác quốc tế lĩnh vực giáo dục - Nghị định 82/2001/ND-CP ngày 6/11/2005 Thủ tướng Chính phủ nghi lễ nghi lễ Nhà nước đón tiếp khách nước ngồi - Hướng dẫn tạo tài liệu chất lượng - Hướng dẫn soạn thảo văn hành - Hướng dẫn làm cơng trình sáng kiến kinh nghiệm - Tiến độ năm học Phòng Quản lý Đào tạo - Kế hoạch hoạt động Khoa năm học - Kế hoạch dự tốn kinh phí hoạt động - Thơng tin giá tour tham quan du lịch, tìm hiểu văn hóa, thơng tin danh lam thắng cảnh, khu di tích, lịch sử địa bàn thành phố Hồ Chí Minh tỉnh lân cận - Thông tin địa điểm làm từ thiện, địa điểm cô nhi viện, viện dưỡng lão… II Lưu đồ quy trình mô tả chi tiết Lưu đồ:  BP HTQT liên hệ với P.QHQT trường quốc tế việc tổ chức chương trình giao lưu sinh viên BP HTQT trình Hiệu trưởng duyệt số lượng trường giao lưu điều kiện giao lưu BP HTQT kết hợp với P TCNS làm hồ sơ đăng ký giao lưu gửi quan chức liên quan BP HTQT lập kế hoạch đón tiếp giao lưu BP HTQT họp với BGH trưởng đơn vị có liên quan để hiệu chỉnh kế hoạch phổ biến công việc BP HTQT trình Hiệu trưởng ký duyệt kế hoạch BP HTQT phối hợp với đơn vị liên quan để chuẩn bị sở vật, sở nhân lực chất tiếp đón BP HTQT báo cáo kết quả, báo cáo chi tiêu, lưu hồ sơ BP HTQT phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức tiếp đón giao lưu Mô tả chi tiết lưu đồ Các bước thực lưu đồ sau: 1) BP HTQT liên hệ với P.QHQT trường quốc tế việc tổ chức chương trình giao lưu sinh viên - Căn vào kế hoạch hoạt động khoa vấn đề tổ chức chương trình giao lưu sinh viên đề vào đầu năm học, BP HTQT tiến hành gửi thư, liên hệ với P QHQT trường đối tác giao lưu sinh viên với TDC năm trước để đề nghị tổ chức giao lưu - Nếu trường bạn thông báo có ý định đưa sinh viên qua giao lưu tiến hành gửi mail trao đổi vấn đề sau: o Các hoạt động giao lưu mong muốn thực hiện: Cần nắm rõ hoạt động mà đoàn sinh viên quốc tế mong muốn thực hiện, không muốn thực hiện, khơng thể thực … để tổ chức chương trình phù hợp o Điều kiện sở vật chất, nhân lực tiếp đón: Điều kiện sở vật chất nhân lực cần thiết để tổ chức chương trình o Số lượng sinh viên tham gia đoàn dự kiến o Thời gian giao lưu dự kiến o Dự trù kinh phí tổ chức: thỏa thuận kinh phí tổ chức thích hợp để tổ chức chương trình Kinh phí hoạt động cần tình hình thực tế điều kiện kinh tế đoàn sinh viên quốc tế Lưu ý: - Trong trường hợp có nhiều trường đối tác tiếp nhận giao lưu: cần kiểm tra lại điều kiện nhân lực sở vật chất xem tiếp đón bao nhiều trường kết hợp vào tình hình tiến độ năm học, tình hình thi học kỳ học sinh sinh viên theo tiếp độ P QL ĐT để tư vấn cho Hiệu trưởng việc nên chọn giao lưu với trường - Số đoàn tiếp kỳ theo tiêu hoạt động tiếp đón đồn đề đầu năm theo tình hình thực tế Mức tối thiểu mức tối đa 3~ đoàn cho học kỳ - Trong trường hợp trường gửi sinh viên năm trước khơng có ý định gửi sinh viên giao lưu tiếp, số trường đề nghị giao lưu tiêu cần đạt BP HTQT phải tiến hành liên hệ với trường, quan, đồn thể khác để tìm kiếm đoàn sinh viên giao lưu - Trong trường hợp đơn vị ráp mối tổ chức giao lưu Bộ phận Hợp tác Quốc tế mà đơn vị khác trực thuộc trường đơn vị thực bước tương tự quy trình Khi đó, Bộ phận Hợp tác Quốc tế có trách nhiệm phối hợp thực hiện, hỗ trợ hồ sơ, hướng dẫn thủ tục liên quan hỗ trợ dịch thuật, thông dịch cần thiết 2) BP HTQT trình Hiệu trưởng duyệt số lượng trường giao lưu điều kiện giao lưu - Trình Hiệu trưởng thơng tin số lượng trường đối tác muốn giao lưu sinh viên, điều kiện thỏa thuận Xin ý kiến đạo số lượng trường tiếp đón điều kiện mà trường đối tác đưa để tiếp tục thương thảo với phía trường đối tác - Nếu hai bên trường đồng ý với điều kiện thỏa thuận BP HTQT tiến hành gửi đề nghị cho P QHQT trường đối tác yêu cầu hồ sơ, thơng tin sau: 1/ Văn thức đề nghị giao lưu xác nhận đồng ý giao lưu cho TDC (Văn cơng văn thư điện tử Trưởng Phòng Quan hệ Quốc tế quan cấp trở lên trường đối tác ghi ký tên đại diện) 2/ Danh sách sinh viên giao lưu (Mẫu 1) cho TDC: Cần tìm hiểu đầy đủ thông tin (1) số lượng sinh viên đoàn, (2) số lượng giáo sư hướng dẫn, (2) giới tính, (3) hoạt động chun mơn sinh viên, (4) độ tuổi sinh viên để lập kế hoạch hoạt động phù hợp 3/ Xác nhận kinh phí tổ chức (dự tốn) (Mẫu 2) 4/ Xác nhận lịch trình giao lưu: Các hoạt động giao lưu chi tiết tiếp tục thương thảo bổ sung trước tổ chức giao lưu nên việc xác nhận lịch trình bao gồm xác nhận thời gian tổ chức, lịch trình hoạt động dự kiến tổ chức (mẫu 3) 5/ Các thông tin liên quan đến hộ chiếu, visa: Cần tìm hiểu kỹ thơng tin hộ chiếu đồn sinh viên quốc tế để có kế hoạch hỗ trợ thích hợp (về thủ tục, hồ sơ liên quan) trường hợp đồn khơng thể sử dụng visa du lịch - Nếu TDC trường đối tác không đạt đồng thuận nội dung chương trình tổ chức, kinh phí… gặp vấn đề liên quan đến việc cấp phát visa chương trình giao lưu bị hủy bỏ 3) BP HTQT kết hợp với P TCNS làm hồ sơ đăng ký giao lưu gửi quan chức liên quan - Sau nhận hồ sơ, thông tin từ trường đối tác, BP HTQT dịch công văn, hồ sơ tiếng Hàn qua sang tiếng Việt gửi hồ sơ cần thiết P TCNS để tiến hành làm hồ sơ giao lưu Các hồ sơ cịn lại khơng phục vụ cho việc làm sồ sơ lưu để quản lý BP HTQT - P TCNS sau nhận giấy tờ từ BP HTQT tiến hành làm hồ sơ đăng ký giao lưu Hồ sơ đăng ký giao lưu cho đồn sinh viên gồm: 1) Cơng văn xin phép giao lưu (mẫu 4) 2) Công văn đăng ký giao lưu xác nhận đồng ý giao lưu trường đối tác dịch 3) Danh sách đồn (mẫu 1) 4) Lịch trình giao lưu (mẫu 3) - Sau làm xong hồ sơ, P TCNS gửi hồ sơ xin phép giao lưu lên Sở GD & ĐT TP HCM - Sau xét hồ sơ, Sở GD & ĐT TP HCM gửi lên UBND TP HCM xin ý kiến định 4) BP HTQT lập kế hoạch đón tiếp giao lưu - Liên hệ với trường đối tác để cập nhật thông tin làm kế hoạch tiếp đón tổ chức giao lưu sau: o Thơng tin danh sách đồn thức (u cầu đầy đủ mục: Họ tên, giới tính, năm sinh, số hộ chiếu, khoa trực thuộc) (mẫu 1) o Lịch trình chuyến bay (Vé thơng tin chuyến bay để thống nhật lịch trình hoạt động TDC, chuẩn bị đưa đón sân bay) o Lịch trình hoạt động (Ghi đầy đủ hoạt động dự định tổ chức, ngày giờ, địa điểm để chuẩn bị làm kế hoạch dự thảo) (mẫu 3) - Căn theo thông tin thảo thuận với trường đối tác lập kế hoạch tiếp đón giao lưu (mẫu 5) để chuẩn bị cho họp phổ biến chương trình phân cơng phối hợp cơng việc với đơn vị hỗ trợ liên quan Lưu ý: Cần lập kế hoạch riêng cho trường đối tác để thuận lợi cho công tác quản lý kiểm tra 5) BP HTQT họp với BGH trưởng đơn vị có liên quan để hiệu chỉnh kế hoạch phổ biến cơng việc - Mục đích họp: họp Ban giám hiệu, trưởng đơn vị phối hợp liên quan để đóng góp ý kiến, bổ sung, hiệu chỉnh dự thảo, phổ biến công việc, hoạt động cần hỗ trợ, phối hợp với đơn vị liên quan để chuẩn bị đón tiếp giao lưu - Thành phần tham gia họp: Tùy thuộc vào tính chất chương trình giao lưu liên quan đến phận hỗ trợ nào, thông thường thành phần tham gia họp gồm đơn vị sau o Ban Giám hiệu (quản lý đạo chung) o Bộ phận Hợp tác Quốc tế (bộ phận ráp mối, chịu trách nhiệm tổ chức chung) o Phịng Hành Tổng Hợp (Bộ phận chịu trách nhiệm sở vật chất, dịch vụ tiếp đón (phòng ở, phương tiện lại, ăn uống, y tế, đăng ký tạm trú, liên hệ với an ninh địa phương, hỗ trợ đăng ký phòng họp vật dụng kèm…) o Phịng Tài Chính Kế tốn (Bộ phận chịu trách nhiệm thu, chi) o Phòng Kế hoạch Vật tư (Bộ phận chịu trách nhiệm mua sắm, cung cấp, cho mượn vật dụng để giao lưu…) o Phịng Cơng tác Chính trị HSSV (Bộ phận chịu trách nhiệm việc hỗ trợ nhân giao lưu tức hỗ trợ thông báo cho HSSV đến giao lưu quản lý HSSV thời gian giao lưu) o Đoàn sinh viên – Hội sinh viên (Bộ phận chịu trách nhiệm việc liên hệ với đơn vị giao lưu, tình nguyện bên ngồi, hỗ trợ hướng dẫn, tổ chức hoạt động giao lưu, tình nguyện, homestay…) - Các công tác chuẩn bị cho họp: o Thư mời họp thông báo họp trưởng đơn vị liên quan qua E-office (yêu cầu thông báo đầy đủ, xác thời gian, địa điểm họp) o Bản kế hoạch (Mẫu 5): gửi với thư mời để tham khảo trước o Chuẩn bị phòng họp vật dụng liên quan đến họp: đăng ký phòng họp qua E-office cho P HCTH, sử dụng phòng học làm phịng họp đăng ký sử dụng Phòng Quản lý Đào tạo Chuẩn bị nước uống vật dụng cần thiết khác cho buổi họp: vào số lượng người tham gia họp tính chất họp o Biên họp (mẫu 6): thư ký ghi biên họp Yêu cần ghi đầy đủ ý kiến đạo Ban giám hiệu, ý kiến đóng góp, bổ sung, hiệu chỉnh đơn vị liên quan 6) BP HTQT trình Hiệu trưởng ký duyệt kế hoạch - Tiếp nhận ý kiến họp vào biên họp bổ sung, hiệu chỉnh lại kế hoạch (mẫu 5), bảng dự trù kinh phí tổng thể (mẫu 2) trình Hiệu trưởng phê duyệt 10 Lưu ý : Khi lưu kế hoạch : gốc gửi đến P.TCKT để làm hồ sơ toán, gốc gửi P.HCTH để lưu Scan photo có đóng mộc gửi đến đơn vị phối hợp liên quan qua E-Office để phối hợp thực Bản photo khơng đóng mộc lưu BP HTQT 7) BP HTQT phối hợp với đơn vị liên quan để chuẩn bị sở vật, sở nhân lực chất tiếp đón Căn vào nội dung phân cơng phối hợp thực thể kế hoạch thức, BP HTQT phối hợp với đơn vị liên quan tiến hành chuẩn bị sở vật chất, phương tiện dịch vụ phục vụ cho việc đón tiếp tổ chức giao lưu sau:  Phòng Hành tổng hợp : Phụ trách sở vật chất tiếp đón, giao lưu đăng ký tạm trú… - Về việc chuẩn bị sở vật chất: BP HTQT làm gửi đề nghị sau cho P HCTH phối hợp thực hiện: o Giấy đề nghị sử dụng phòng khách sạn (mẫu 6) o Giấy đề nghị sử dụng xe (mẫu 7) o Giấy báo cơm (mẫu 8) o Giấy đề nghị sử dụng phòng họp (mẫu 9) o Giấy đề nghị nước uống (mẫu 10) o Giấy đề nghị sửa chữa (nếu cần) (mẫu 11) o Giấy đề nghị treo băng rôn (mẫu 12) Lưu ý : trường hợp đồn sinh viên có hoạt động xây nhà tình thương P HCTH có trách nhiệm liên hệ với quan chức để tìm đơn vị, cá nhân cần xây nhà tình thương, hỗ trợ công tác xây nhà, công tác kiểm định hồn cơng cơng việc liên quan 11  Phịng Tài Kế tốn: Phụ trách thu chi theo kế hoạch - P KHVT thu tiền kinh phí tổ chức chương trình theo bảng dự tốn kinh phí từ đoàn sinh viên quốc tế - BP HTQT lập gửi giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 13) cho P TCKT để xin tạm ứng trước đón tiếp trước tổ chức hoạt động giao lưu Có thể tạm ứng tồn số tiền tạm ứng theo ngày, công việc.Việc tạm ứng phải đề nghị sớm, trước thời gian tổ chức để trách có sai sót xảy  Phịng Kế hoạch Vật tư : Phụ trách cung cấp, cho mượn vật dụng, thiết bị phục vụ giao lưu Khoa tiếng Hàn gửi giấy đề nghị cho P KHVT để phối hợp chuẩn bị vật dụng giao lưu, quà kỷ niệm chương theo kế hoạch Các giấy đề nghị bao gồm: - Giấy đề nghị cung cấp vật tư (mẫu 14): (bao gồm đề nghị làm băng rơn đón sân bay, băng rôn chào mừng trường, quà tiếp đồn, làm kỷ niệm chương (nếu có), cung cấp vật dụng sử dụng hoạt động giao lưu - Giấy đề nghị mượn thiết bị vật tư (mẫu 15) - Giấy đề nghị quay phim hoạt động (mẫu 16) Lưu ý: Nếu trường hợp mượn phịng họp đột xuất phải đề nghị máy tính, máy chiếu, hình chiếu cho P KHVT  Phịng Cơng tác Chính trị Học sinh Sinh viên : Phụ trách thơng báo cho HSSV lịch trình hoạt động giao lưu ; tập trung quản lý HSSV giao lưu với đoàn sinh viên quốc tế - BP HTQT gửi đề nghị thông báo giao lưu đến sinh viên (mẫu 17) cho P CTCT HSSV để tập trung sinh viên giao lưu theo hoạt động 12 - Cần đảm bảo tỷ lệ tối thiểu số lượng HSSV TDC so với thành viên đoàn :1 Riêng với hoạt động mang tính chất thi thố, văn nghệ số lượng sinh viên tham gia cần nhiều tùy thuộc vào chương trình  Đoàn Thanh niên : Phụ trách liên hệ địa điểm giao lưu văn hóa, hoạt động tình nguyện địa bàn thành phố tỉnh lân cận, hướng dẫn tổ chức hoạt động tìm hiểu văn hóa, lịch sử hoạt động homestay ; hỗ trợ tập trung quản lý HSSV tham gia hoạt động giao lưu với đoàn sinh viên quốc tế BP HTQT gửi đề nghị hỗ trợ phối hợp tổ chức hoạt động giao lưu cho Đoàn niên với hồ sơ sau : - Công văn cho phép giao lưu Sở GD & ĐT TP HCM - Quyết định cho phép giao lưu UBND TP HCM - Kế hoạch đón tiếp (mẫu 5) - Lịch trình hoạt động (mẫu 3) - Giấy đề nghị hỗ trợ liên hệ, hướng dẫn tổ chức chương trình hoạt động (mẫu 18)  Trung tâm truyền thông Tư vấn tuyển sinh (TT TT & TVTS: Phụ trách chụp hình, viết bài, đăng tin hoạt động giao lưu với đoàn sinh viên quốc tế lên Website trường BP HTQT gửi đề nghị đến TT TT & TVTS đề nghị chụp hình, viết bài, đăng tin lên Website trường (mẫu19)  Trung tâm Thông tin Thư viện (TT.TTTV): Phụ trách chạy đèn led chào mừng, hỗ trợ thiết kế thư mời Khoa tiếng Hàn lập giấy đề nghị sau đến TT TTTV để hỗ trợ tổ chức chương trình : - Giấy đề nghị chạy đèn led chào mừng (mẫu 20) 13 - Giấy đề nghị hỗ trợ thiết kế thư mời tham dự hoạt động đặc biệt chương trình giao lưu, thư cảm ơn… (khơng có mẫu)  Trung tâm Đào tạo Phát triển nguồn nhân lực HTDN: Phụ trách quản lý phòng học buổi sáng BP HTQT gửi đề nghị đến TT ĐT QT NNL & HTDN để đề nghị sử dụng phòng học phục vụ cho việc giao lưu buổi tối (mẫu 21)  Phòng Quản lý Đào tạo: Phụ trách quản lý phòng học buổi sáng BP HTQT gửi đề nghị sử dụng phòng học làm phòng giao lưu buổi sáng cho P QLĐT (mẫu 22) 8) Tổ chức tiếp đón giao lưu Các cơng việc cần tiến hành sau: 8.1) Tổ chức đưa đón khách sân bay: - Trước đón đồn cần kiểm tra thông tin sau : o Kiểm tra công tác điều động xe o Kiểm tra lại đáp máy bay, tình hình chuyến bay o Sắp xếp nước uống xe đón tiếp o Bố trí người đón o Kiểm tra băng rơn đón sân bay - Sau đón đồn, kiểm tra số lượng thành viên, hành lý đưa đoàn nhà nghỉ TDC Lưu ý: Cần cập nhật liên tục thơng tin chuyến bay việc đón tiếp sân bay để kịp thời giải vấn đề phát sinh 14 8.2) Kiểm tra, bố trí nơi ở, làm đăng ký tạm trú - Kiểm tra lại tình trạng phịng, tình trạng trang thiết bị nội thất, vật dụng sinh hoạt phòng tất phòng nghỉ, mở máy lạnh trước tiếng trước đón đồn - Bố trí phịng theo danh sách xếp trước - Đưa thông tin hướng dẫn sử dụng phòng, nội quy sử dụng phòng, thời gian giới nghiêm… cho đồn - Kiểm tra lại phịng ghi nhận thơng tin phản hồi đồn - Thu hộ chiếu, chuyển cho P HCTH làm thủ tục đăng ký tạm trú (mẫu đăng ký theo yêu cầu công an phường) - Cử người trực đêm phòng lễ tân khách sạn Lưu ý: Trong trường hợp đón có hai hay nhiều đồn trùng lịch giao lưu phải bố trí xếp phịng nghỉ cho hợp lý Trường hợp thiếu phịng ở, liên hệ với khách sạn địa bàn Công tác đặt phòng, báo giá, kiểm tra phòng thiết bị phòng phải chu đáo 8.3) Họp với Trưởng đồn, thống chương trình hoạt động Mục đích họp: - Thống lịch trình hoạt động lần cuối trước tiến hành tổ chức hoạt động với đoàn sinh viên quốc tế; - Bổ sung hiệu chỉnh nội dung chương trình theo tình hình thực tế; - Thu chi phí tổ chức chương trình, nộp lại cho P TCKT Thành phần dự họp: - Trưởng Bộ phận Hợp tác Quốc tế - Thư ký họp - Trưởng Phó đồn 15 Chuẩn bị: - Biên họp (mẫu 23), - Lịch trình hoạt động (mẫu 3) 8.4) Tổ chức buổi đón tiếp định hướng, hướng dẫn thông tin cho sinh viên:  Các việc cần chuẩn bị trước tổ chức: - Gửi thư mời cho Khách mời tham gia buổi đón tiếp - Soạn kịch đón tiếp (1 tiếng Việt tiếng nước tùy theo) (mẫu 24) - Chuẩn bị nhân làm MC (MC tiếng Việt MC tiếng nước tùy theo) - Phối hợp với P.HCTH, P.KHVT kiểm tra phòng tổ chức vật dụng kèm (nước uống, micro, khăn trải bàn, máy chiếu, hình chiếu, decal (nếu có), âm ánh sáng, người phụ trách âm thanh, ánh sáng, hoa chào mừng (nếu có), q tặng đồn (nếu có) - Kiểm tra lại tiết mục văn nghệ biểu diễn buối chào (nếu có) - Kiểm tra lại thông tin hướng dẫn, định hướng trước giao lưu - Cử nhân hướng dẫn, định hướng cho đoàn sinh viên quốc tế HSSV TDC trước giao lưu để HSSV hiểu ý nghĩa chương trình giao lưu có thái độ tích cực giao lưu - Phối hợp với P CTCT HSSV thơng báo cho HSSV tham gia buổi đón tiếp - Thông báo Trung tâm Truyền thông Tư vấn tuyển sinh cử nhân chụp hình, viết bài, đưa tin  Các việc cần làm tổ chức: - Kiểm tra lại lượt vật dụng cần buổi đón tiếp - Kiểm tra thành phần khách mời tham gia, số lượng HSSV tham gia - Phối hợp với đơn vị liên quan kiểm tra điều phối hoạt động chương trình buối đón tiếp 16  Các việc cần làm sau tổ chức: - Tập hợp danh sách HSSV tham gia để tính điểm tham gia hoạt động - Hướng dẫn đoàn chỗ nghỉ tham gia hoạt động khác có - Tổng hợp thông tin, báo cáo hoạt động buổi tiếp đón 8.5) Tổ chức hoạt động theo kế hoạch đề ra: - Phối hợp với đơn vị liên quan kiểm tra kỹ sở vật chất, nhân lực để tổ chức hoạt động theo kế hoạch - Nếu kế hoạch có hoạt động đặc biệt tổ chức lễ hội văn hóa, thi hùng biện, hội thi ẩm thực, hội thi thể dục thể thao… phải soạn kịch tổ chức chu đáo tương tự bước tổ chức buổi đón tiếp - Trong chương trình có hoạt động phát biểu khách mời, hoạt động đạo Hiệu trưởng… cần hỏi trước nội dung phát biểu, ý kiến đạo để dịch trình chiếu PP, thơng dịch trực tiếp - Các chương trình tổ chức cần phải có chi phí hoạt động phải làm đề nghị tạm ứng (mẫu 13), đề nghị chi (mẫu 25) theo kế hoạch; Hóa đơn tốn từ 200.000đ trở lên phải hóa đơn đỏ - Trong trường hợp đoàn giao lưu hoạt động bên ngoài, cần phối hợp chặt chẽ với Đoàn niên để liên hệ địa điểm hoạt động, tổ chức hoạt động hướng dẫn hoạt động; Phối hợp với P.HCTH để điều phối xe, báo cơm cắt cơm; Phối hợp với P HCTH đề đề nghị chi phí tổ chức; Cử nhân hướng dẫn thông dịch - Lưu ý cần phối hợp chặt chẽ với P CTCT HSSV để thường xuyên theo dõi tình trạng tham gia HSSV TDC, có phương pháp khuyến khích HSSV tham gia tăng cường hoạt động tuyên truyền, thông báo - Sau hoạt động, làm hồ sơ báo cáo BGH lưu Khoa (mẫu 26); Tổng hợp danh sách HSSV tham gia để tính điểm hoạt động Tổng hợp chi phí chi tiêu cho hoạt động để báo cáo tốn 17 - Nếu có vấn đề phát sinh cần liên hệ với đơn vị, cá nhân liên quan để giải nhanh, thỏa đáng - Trong trường hợp có nhiều đồn giao lưu phải xếp bố trí nhân sự, bố trí sở vật chất cho phù hợp 9) Kết thúc đón đoàn, báo cáo kết quả, báo cáo chi tiêu, lưu hồ sơ 9.1) Quyết tốn chi tiêu với đồn - Tổng kết tốn kinh phí hoạt động với Trưởng đồn SV - Làm giấy biên nhận kinh phí tổ chức cho đoàn (mẫu 27) 9.2) Tiễn đoàn sân bay nước - Trước đón đồn cần thực công việc sau : o Kiểm tra phòng trước check out o Kiểm tra hành lý đoàn o Kiểm tra lại bay, chuyến bay o Kiểm tra xe đưa sân bay - Sau kiểm tra xong thơng tin, đưa đồn sân bay sớm tiếng trước bay để làm thủ tục Đảm bảo ân cần, chu đáo lúc đón đồn - Thơng báo với P QHQT trường đối tác tình trạng chuyến bay, thời gian nước đồn - Tiễn đồn báo cáo cơng việc 9.3) BP HTQT làm báo cáo, kết toán đề nghị chi bồi dưỡng - Làm bảng tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức trình Hiệu trưởng (mẫu 26) Thống kê công việc làm, ưu điểm, khuyết điểm, tình trạng phối hợp vấn đề khó khăn cần hỗ trợ để làm đón tiếp đồn sau tốt - Làm giấy đề nghị chi (mẫu 25) bảng thống kê chi phí tổ chức (mẫu 28) gửi P TCKT để toán 18 - Làm bảng đề nghị chi bồi dưỡng (mẫu 30) (Đề nghị đơn vị phối hợp liên quan làm bảng chấm công (mẫu 29) chuyển BP HTQT để làm đề nghị chi bồi dưỡng BP HTQT bảng chấm công lập bảng đề nghị chi bồi dưỡng gửi P TCKT để cân đối trình Hiệu trưởng duyệt - Tổng hợp tất hồ sơ liên quan, lưu, bảo quản theo quy định 19 PHẦN C: KẾT LUẬN Quy trình cơng tác tiếp đón đồn sinh viên quốc tế đến giao lưu phương tiện hiệu để thực thành cơng cơng việc tiếp đón đồn sinh viên quốc tế Tuy nhiên, cần áp dụng cách khoa học linh động quy trình việc đón đồn sinh viên quốc tế đến giao lưu TDC để cơng tác tiếp đón chun nghiệp, thành công, tuân theo quy định pháp luật nhà nước quy định nhà trường Và áp dụng, cần phối hợp chặt chẽ đơn vị phối hợp liên quan để hoạt động diễn sn sẻ Quy trình xây dựng thể ưu điểm sau : Tính mới: Lần bước triển khai công tác tổ chức xây dựng thành quy trình mang tính khoa học Tính khoa học: Khoa học việc bố trí lưu đồ, đặt bước quy trình cho ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu bao quát đầy đủ cơng việc cần phải thực Tính thực tiễn: Quy trình nghiệm thu áp dụng vào chương trình đón đồn, hiệu chỉnh tiếp để chuyển thành quy trình ISO Tính hiệu quả: Khi tổ chức tiếp đón theo quy trình, tiếp kiệm thời gian, công sức thực công việc, tăng cường hiệu suất làm việc, tiết kiệm ngân sách cho nhà trường Thể chuyên nghiệp đội ngũ nhân nhà trường, đặc biệt đội ngũ thực nhiệm vụ quan hệ quốc tế Thơng qua đó, nâng cao đặc vị trường với bạn bè nước 20 PHẦN D: PHỤ LỤC Danh sách biểu mẫu/ hồ sơ thực đính kèm TT mẫu 01 02 03 Tên biểu mẫu Danh sách đồn sinh viên giao lưu Bản dự tốn kinh phí chi tiêu Lịch trình giao lưu Nơi lưu Thời gian lưu P HCTH, BP HTQT P TCKT BP HTQT P HCTH, BP HTQT P TCNS P HCTH, BP HTQT P HCTH năm năm 04 Công văn xin phép giao lưu 05 Kế hoạch tiếp đón giao lưu 06 Giấy đề nghị sử dụng phòng nghỉ TDC 07 Giấy đề nghi sử dụng xe P HCTH năm 08 Giấy báo cơm P HCTH năm 09 Giấy đề nghị sử dụng phòng họp P HCTH năm 10 Giấy đề nghị nước uống P HCTH năm 11 Giấy đề nghị sửa chữa (nếu cần) P HCTH năm 12 Giấy đề nghị treo băng rôn P HCTH năm 13 Giấy đề nghị tạm ứng P TCKT năm 14 Giấy đề nghị cấp vật tư P.KHVT năm 15 Giấy đề nghị mượn vật tư P.KHVT năm 16 Giấy đề nghị quay phim Giấy đề nghị thông báo HSSV tham gia hoạt động P.KHVT năm P CTCT HSSV ĐTN năm TT TT & TVTT TT TTTV năm 17 18 Giấy đề nghị Đoàn niên hỗ trợ 19 Giấy đề nghị chụp hình đăng tin, viết 20 Giấy đề nghị chạy đèn led 21 Giấy đề nghị phòng giao lưu buổi tối 21 TT ĐTNNL & HTDN năm năm năm năm năm năm 22 Giấy đề nghị phòng giao lưu buổi sáng 23 24 25 26 Biên họp Kịch đón tiếp Giấy đề nghị chi Bản báo cáo hoạt động P QLĐT năm BP HTQT BP HTQT P TCKT BP HTQT năm năm Trường cử đoàn sinh viên quốc tế P TCKT 27 Biên nhận kinh phí tổ chức 28 Thống kê chi phí tổ chức 29 Bảng chấm công P TCKT 30 Giấy đề nghị chi bồi dưỡng P TCKT 22 năm