CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ QUỐC TẾ CIFF 1 1 Khái quát chung về công ty CIFF 1 1 1 Thông tin cơ bản về CIFF Công ty giao nhận hàng hoá quốc tế CIFF (Comprehensive Inte[.]
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY GIAO NHẬN VẬN CHUYỂN HÀNG HOÁ QUỐC TẾ CIFF 1.1 Khái quát chung công ty CIFF 1.1.1 Thông tin CIFF Cơng ty giao nhận hàng hố quốc tế CIFF (Comprehensive International Freight Forwarders) doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực giao nhận hàng hoá thành lập vào năm 1972 trụ sở Unit 1601-5,16th Floor, Kin Sang Commercial Centre 49 King Yip Street, Kwun Tong, Kowloon, Hong Kong Là doanh nghiệp vận chuyển giao nhận hàng hóa lớn hàng đầu Hongkong với tên gọi viết tắt CIFF Co.,Ltd Công ty hoạt động kinh doanh lĩnh vực như: Vận chuyển giao nhận hàng hoá đường biển đường hàng khơng, Dịch vụ kho bãi, Logistics hàng hố, Giao hàng dự án Ngồi cơng ty CIFF cịn thành viên thức Hiệp Hội Vận Tải Hàng Không Quốc Tế IATA thành viên Liên đoàn Hiệp Hội Giao Nhận Vận Tải Quốc Tế FIATA Hiệp Hội Giao Nhận Vận Tải Hậu Cần Hongkong HAFFA vào năm 1985, công ty đạt chứng nhận ISO 9001:2008 vào năm 2009 1.1.2 Quá trình hình thành phát triển CIFF Sau nhiều năm phát triển thị trường Trung Quốc, CIFF cấp giấy phép thành lập văn phòng Guangzhou, Shanghai, Tianjin, Qingdao, Dalian, Xiamen, Shenzhen and Ningbo Nhận thấy thị trường giao nhận quốc tế Việt Nam đà mở rộng phát triển mạnh, công ty nhận thấy thời nắm bắt hội thâm nhập vào thị trường Việt Nam, CIFF mở ba văn phòng ba thành phố lớn có tiềm nước ta Hải Phịng, Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh Vào ngày 10/11/2011, công ty TNHH CIFF Việt Nam đời cung cấp dịch vụ kho bãi, lưu giữ hàng hoá, hoạt động hỗ trợ khác liên quan đến vận tải giao nhận Ban đầu công ty đặt 251A đường Lương Định Của, phường An Phú, Quận 2, Tp HCM Về sau trụ sở mở rộng nên đời địa Số 03 đường Nguyễn Tất Thành, Phường 12, Quận 4, Tp.HCM (lầu 1, tồ nhà Cảng Sài Gịn) Cơng ty hoạt động với tên giao dịch nước Comprehensive International Freight Forwarders Vietnam Cooperation Limited Mã số thuế: 0311270351 Số điện thoại: +(84) 028 39434450 Số Fax: +(84) 028 39434451 Email: info@ciffvn.com Ngồi cịn có hai văn phịng đại diện đặt Tồ nhà TTC, Số 630 Đường Lê Thánh Tơng, Phường Đơng Hải 1, Quận Hải An, Hải Phịng Toà nhà TID, Số Liễu Giai, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội 1.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh dịch vụ Công ty CIFF Việt Nam đơn vị cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hố quốc tế uy tín TP.HCM Công ty chuyên cung cấp dịch vụ dịch vụ gom hàng lẻ khách hàng từ TP.HCM đến địa điểm giới ngược lại, dịch vụ vận chuyển hàng nguyên container từ Việt Nam đến nước giới ngược lại, dịch vụ khai báo hải quan, dịch vụ đóng hàng, giao hàng tận nơi, dịch vụ kho bãi, làm hàng dự án, dịch vụ giao nhận hàng hố đường biển, đường hàng khơng Đối tượng công ty doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có nhu cầu xuất nhập hàng hố sang các thị trường Trung Quốc, Hongkong, New Zealand, Úc, Malaysia, Hàn Quốc, Ấn Độ,… thị trường xuất nhập cơng ty 1.1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu công ty Trung gian xuất nhập khẩu: Là hình thức giao dịch thực thông qua bên thứ ba trả cơng khoản tiền định Nói cách dễ hiểu hơn, trung gian xuất nhập nghĩa hỗ trợ doanh nghiệp thực quy trình thủ tục pháp lý, thủ tục hải quan để xuất nhập hàng hố sang nước ngồi Vận tải nội địa: Là hình thức vận chuyển hàng hố phạm vi quốc gia vùng lãnh thổ Phương tiện chuyên chở tàu biển, nơi diễn q trình giao nhận hàng hố cảng biển Ngoài ra, vận chuyển đường biển nội địa đơn giản vận chuyển đường biển giới khâu thủ tục chứng từ Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu: Là hoạt động dịch vụ thương mại hình thức thuê nhận làm dịch vụ xuất nhập Chẳng hạn doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập số loại hàng hoá lại khơng có khả tham gia tham gia khơng đạt hiệu quả, uỷ nhiệm cho doanh nghiệp khác làm nhiệm vụ giao dịch trực tiếp tiến hành xuất nhập theo yêu cầu Hoạt động thực sở hợp đồng uỷ thác xuất nhập doanh nghiệp, phù hợp với quy định pháp lệnh hợp đồng kinh tế Nhiệm vụ chủ yếu công ty nỗ lực nhằm trì phát triển với định vị cơng ty giao nhận uy tín cơng nhận tồn giới, chuyên cung cấp giải pháp cho việc vận chuyển hàng hoá quốc tế đường biển đường hàng không với chất lượng mức giá tốt cho khách hàng Để hướng đến mục tiêu đó, cơng ty đề nhiệm vụ sau, trước hết cần đáp ứng tốt yêu cầu khách hàng nước quốc tế chất lượng, lịch trình, giá cả, dịch vụ Khơng ngừng hồn thiện tiếp tục phát triển hiệu hệ thống quản trị chất lượng để gia tăng hài lòng khác hàng Ngồi ra, cịn phải đào tạo phát triển đội ngũ nhân viên động, linh hoạt, nghiệp vụ chuyên môn cao để xây dựng hệ thống hoạt động hiệu Khẳng định thương hiệu thị trường Việt Nam, định hướng phát triển thị trường xây dựng mạng lưới toàn cầu.Từng bước khẳng định tên tuổi cơng ty tồn giới Bên cạnh đó, cơng ty CIFF ln hướng tới việc hoàn thành tốt nghĩa vụ Nhà Nước nghiêm túc thực nghĩa vụ thuế, tuân thủ theo pháp luật Việt Nam hướng tới thực nghĩa vụ xã hội, cộng đồng 1.1.4 Cơ cấu máy tổ chức cơng ty phịng kinh 1.1.4.1 Sơ đồ cấu tổ chức GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH TRƯỞNG BỘ PHẬN HÀNG CHỈ ĐỊNH TRƯỞNG PHÒNG OPERATION TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TRƯỞNG BỘ PHẬN HÀNG THƯỜNG TRƯỞNG BỘ PHẬN LOGISTICS Bảng 1.1: Cơ cấu tổ chức công ty CIFF Việt Nam 1.1.4.2 Nhiệm vụ phòng ban Tổ chức hành cơng ty bao gồm phịng ban chun mơn, phịg ban đảm nhiệm chức nhiệm vụ khác nhau tạo nên máy hoạt động cho cơng ty Theo đó, người lãnh đạo cao công ty Giám Đốc, Giáo Đốc người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày công ty, đồng thời người đại diện cơng ty theo Pháp luật, có quyền đứng kí kết hợp đồng với hãng tàu, có trách nhiệm quản lý, xếp máy tổ chức phù hợp trực tiếp điều hành hoạt động công ty Công ty chia làm phòng ban lớn, thứ phòng Kinh Doanh với nhiệm vụ ln tìm kiếm khách hàng tiềm đến cho công ty Bước nhân viên phận xác định mạnh công ty hàng khô, hay hàng lạnh, thị trường cơng ty,… xác định mạnh cạnh tranh công ty, vạch đâu khách hàng tiềm công ty để sale cách hiệu Khi liên hệ với khách hàng mục tiêu nhẹ nhàng khai thác thông tin từ họ loại hàng, tính chất hàng hố gì? Lượng hàng, cảng xuất, cảng nhập, yêu cầu thời gian vận chuyển, khách hàng cần giá hay cần chất lượng dịch vụ, Bước ta cần liên hệ với hãng tàu để xem xét giá báo lại cho khách hàng Đối với khách hàng cần chất lượng ta đơn giá cao để đem lại lợi nhuận cho công ty cao hơn, ngược lại với khách hàng cần giá ta chào cho họ với mức giá mềm Những nội dung cần báo giá vận chuyển lô hàng từ điểm xuất phát đến điểm đến (cảng nước đến, kho người nhận,…) tuỳ thuộc vào lợi nhuận công ty kiểu khách hàng, mà cơng ty báo giá chênh lệch với công ty nhận từ hãng tàu Đối với khách hàng trọng chất lượng dịch vụ, giá chệnh lệch với giá hãng tàu cao bù vào chất lượng nâng cao Thời gian vận chuyển hàng, chuyến khác có thời gian vận chuyển khác tuỳ vào hãng tàu có chênh lệch thời gian không đáng kể Địa điểm trung chuyển, hàng vận chuyển đến nơi xa châu Phi, châu Mĩ, … phải có nơi trung chuyển đường Điều gấy thời gian tổn hại đến hàng hoá, nên khách hàng cần biết điều để bảo quản hàng hoá tốt Lịch tàu, hàng hoá vận chuyển theo lịch cố định hãng tàu Phụ phí liên quan phụ phí biến động giá nhiên liệu, phụ phí biến động tỷ giá ngoại tệ, phụ phí mùa cao điểm, phụ phí xếp dỡ cảng,… Sau có loại chi phí cần thiết ta tiến hành báo giá cho khách hàng cách gửi email Vì người đứng nên cơng ty phải theo dõi hai phía, theo dõi khách hàng để kịp thời xử lý hàng hoá ngày, kịp thời điểm không làm trễ hẹn khách gây uy tín cơng ty theo dõi hàng tàu để book kịp thời chuyến gần Công việc Sale đến bước gần hoàn thành phần lại phận chứng từ giao nhận đảm nhiệm Tiếp theo phịng Kế Tốn, đóng vai trị vơ quan trọng cơng ty theo dõi cân đối nguồn vốn, hạch toán cho phận kinh doanh, quản lý hoạt động thu chi từ kết hoạt động sản xuất cung ứng dịch vụ giao nhận vận tải, lập báo cáo tài thời kì Đồng thời, phịng kế tốn cịn kiêm cơng việc hành chính, chấm cơng tính lương cho nhân viên cơng ty Cuối phịng Operation, nơi đảm nhiệm việc lập chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng chứng từ khác theo yêu cần KH để xuất nhập hàng hoá, đồng thời liên hệ thường xuyên với hãng tàu để nắm lịch tàu, đặt booking, đồng thời theo dõi q trình vận chuyển lơ hàng Để tối đa hoá hiệu hoạt động phịng Operation, đảm bảo nhân viên theo sát lơ hàng, công ty chia nhân viên chứng từ phịng Operation thành hai phận, phận đảm nhiệm hàng định, phận đảm nhiệm hàng thường Trong phòng Operation bao gồm phận Logistics, phòng ban thực hoạt động, bao gồm việc vận chuyển hàng từ kho chủ hàng cảng hàng xuất nhận hàng từ cảng kho chủ hàng hàng nhập Làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất nhập quản lý việc đóng hàng vào container bãi container hay trạm đóng hàng lẻ, vận chuyển container cảng bãi chứa container nội địa giao cho container hãng tàu lấy chứng từ cần thiết, thực quy trình cho hàng định hàng thường Mặc dù điều kiện cơng ty cịn nhỏ, nhiên cơng ty xây dựng hệ thống cấu tổ chức hành cụ thể, rõ ràng, mang tính chun mơn hố cao Mỗi phòng ban đảm nhiệm chức nhiệm vụ cụ thể nhân viên ban lãnh đạo dễ theo dõi luồng hàng hố vào cơng ty, dễ theo dõi dịng hàng hố 1.2 Tình hình hoạt động doanh nghiệp từ năm 2019 đến năm 2021 1.2.1 Giá trị hàng hóa xuất hàng FCL Đơn vị: Triệu đồng, % Mặt hàng Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Giá trị % Giá trị % Giá trị % Máy móc 12,651 21,6 11,827 18,5 13,549 18,59 Gốm sứ 7,255 12,39 9,315 14,57 10,469 14,37 Nông sản 10,641 18,18 13,248 20,72 15,126 20,76 Thủy sản 9,155 15,64 10,921 18,09 11,139 15,29 Đồ thủ công 8,951 15,29 8,892 13,9 12,246 16,8 Loại khác 9,89 16,9 9,732 15,22 10,336 14,19 Tổng 58,543 100 63,935 100 72,865 100 Bảng 1.1 Giá trị xuất FCL mặt hàng 2019 - 2021 Nhìn theo Bảng 1.1 ta thấy tổng giá trị xuất hàng FCL có biến động năm qua, tổng giá trị xuất FCL năm 2020 tăng 5,392 triệu đồng so với năm 2019 cùa năm 2021 tăng 14,322 triệu đồng so với năm 2019 Nguyên nhân vào năm 2020, nước ta bùng phát đại dịch covid – 19 tác động lớn đến hoạt động thương mại đầu tư nước giới, cấu trúc sản xuất tồn cầu mang tính tập trung cao độ, số trung tâm lớn giới cung ứng đầu vào, đóng vai trị quan trọng chuỗi giá trị mạng sản xuất toàn cầu Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Mỹ,… kéo theo doanh nghiệp đẩy mạnh sản xuất giúp giá trị xuất hàng FCL Công ty tang vọt Mặt hàng nông sản chiếm tỷ trọng lớn giá trị xuất hàng FCL công ty Giá trị xuất năm 2020 tăng 2,607 triệu đồng so với năm 2019, năm 2021 tăng 4,485 triệu đồng so với năm 2019 Nhìn chung giá trị xuất hàng FCL mặt hàng khác có tăng trưởng mạnh năm 2021 sau giai đoạn bùng phát đại dịch Covid – 19 1.2.2 Giá trị hàng hóa xuất hàng LCL Đơn vị: Triệu đồng, % Mặt hàng Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Giá trị % Giá trị % Giá trị % May mặc 7,565 22 10,376 22,35 11,982 25,89 Dụng cụ bảo 5,165 15,02 7,465 15,83 7,616 16,46 hộ lao động Khung tranh 3,265 9,5 4,161 11,30 4,952 10,70 Hạt nhựa 8,555 24,89 6,526 19,39 6,615 14,29 Đệm đá 4,662 13,56 5,461 15,80 8,165 17,64 Masage Loại khác 5,164 15,03 6,878 6,259 6,945 15,02 Tổng 34, 376 100 40,867 100 46,275 100 Bảng 1.2 Giá trị xuất LCL mặt hàng 2019 - 2021 Nhìn theo Bảng 1.2 ta thấy thấy tổng giá trị xuất hàng LCL tăng qua năm Tổng giá trị xuất hàng LCL năm 2020 tăng 6,491 triệu đồng so với năm 2019 năm 2020 tăng 11,899 triệu đồng so với năm 2019 Số liệu cho ta thấy hàng may mặc tăng qua năm, giá trị xuất năm 2020 10,376 triệu đồng tăng mạnh so với năm 2019 7,565 triệu đồng với mức tăng trưởng chênh lệch 2,811 triệu đồng, giá trị xuất năm 2021 11,982 triệu đồng tăng mạnh so với năm 2019 7,565 triệu đồng với mức tăng trưởng chênh lệch 4,417 triệu đồng Qua bảng số liệu ta thấy tổng giá trị xuất hàng LCL tăng qua 3năm Trong đó, mặt hàng may mặc chiếm tỷ trọng lớn cấu giá trị xuất hàng LCL công ty Dù chịu nhiều tác động ảnh hưởng kinh tế song công ty đảm bảo lợi nhuận cho hoạt động Điều chứng minh tầm nhìn, chiến lược hoạch định mà ban lãnh đạo công ty vạch đắn 1.2.3 Kết hoạt động kih doanh công ty năm 2019 – 2021 Bước vào thời kỳ hưng thịnh hoạt động xuất nhập hàng hoá quốc tế, vừa hội vừa thách thức cho cơng ty CIFF Việt Nam Tận dụng lợi công ty CIFF Hongkong có kinh nghiệm nhiều năm ngành, đồng thời có mối quan hệ với nhiều khách hàng từ nhiều quốc gia, từ bước đầu xây dựng công ty CIFF Việt Nam có lợi vận chuyển hàng hố đến thị trường Trung Quốc, Hongkong với giá rẻ chất lượng Tính đến thời điểm số lượng khách hàng đến với CIFF ngày tăng Đơn vị: Triệu đồng Chart Title 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 Năm 2019 Năm 2020 Doanh Thu Năm 2021 Series Sơ đồ 1.1 Kết kinh doanh Công ty CIFF năm 2019 – 2021 Đơn vị: Triệu đồng 2020 Năm 2021 2019 Tuyệt đối Tuyệt đối Doanh Thu 6132.5 9594.4 3461.9 12394.6 6262.1 Chi Phí 5762.9 8356.1 2583.2 10543.8 4780.9 Lợi Nhuận 369.6 1238.3 878.7 1850.8 1481.2 Bảng 1.3 Kết hoạt động kih doanh công ty năm 2019 – 2021 Theo báo cáo số liệu từ phịng kế tốn, cơng ty CIFF Việt Nam phát triển dần qua năm Năm 2019, tổng doanh thu công ty 4172.4 triệu đồng số tăng dần qua năm Điển hình ta đạt 9594.4 triệu đồng vào năm 2020 đỉnh điểm năm 2021 đạt 11394 triệu đồng Xét lợi nhuận qua năm năm 2020 lợi nhuận tăng lên 798.9 triệu đồng so với năm 2019, năm 2021 tăng 1481.2 triệu đồng so với năm 2019 điều cho ta thấy công ty đà phát triển tốt lợi nhuận tăng gấp lần vòng năm Mức doanh thu cố gắng, nỗ lực tồn thể cơng ty năm vừa qua Tập thể ln khơng ngừng tìm kiếm khách hàng mới, hỗ trợ cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng Ngoài ra, phải kể đến nỗ lực khơng ngừng đội ngũ nhân viên Sales, vị trí Sales Manager với kĩ chuyên môn tốt giúp thúc đẩy đội ngũ nhân viên làm việc cách tốt đạt hiệu cao cơng viêc Nhìn chung năm vừa qua, tập thể nhân viên không ngừng nỗ lực nâng cao phát triển để đạt doanh thu cao cho cơng ty Dự đốn năm tới, với cố gắng nỗ lực không ngừng công ty ngày phát triển vươn xa thị trường CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC TẬP TẠI BỘ PHẬN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG 2.1 Giới thiệu phận dịch vụ khách hàng Dịch vụ khách hàng logistics biết đến hoạt động phục vụ cung cấp khách hàng sử dụng dịch vụ Dịch vụ có mục đích đem đến giá trị nhiều so với dịch vụ cốt lõi mà khách hàng cần thiết Từ đem lại hài lịng cho nhiều khách hàng Hay doanh nghiệp tổ chức kinh doanh cung cấp dịch vụ cho khách hàng bên cạnh việc sử dụng sản phẩm Dịch vụ khách hàng thực công việc cụ thể đánh giá số cụ thể Dịch vụ khách hàng logistics giải đơn đặt hàng, hoạt động lập chứng từ, làm thủ tục hải quan hay xử lý đơn hàng, giải khiếu nại khách hàng Các yếu tố quan trọng dịch vụ khách hàng logistics: Về thời gian: Trong sống hối nay, thời gian xem yếu tố hàng đầu Và dịch vụ khách hàng logistic vâỵ, điều tạo nên hài lòng cho khách hàng Thời gian khách hàng nhận sản phẩm ngắn khách hàng đánh giá tốt cảm thấy hài lòng Về độ tin cậy: Độ tin cậy yếu tố thiếu dịch vụ khách hàng Về độ tin cậy thương hiệu yếu tố khách hàng đặc biệt quan tâm Nếu thương hiệu công ty bạn cung cấp dịch vụ với độ tin cậy cao dịch vụ khách hàng có hội để đáp ứng nhu cầu khách hàng lớn Khi mua hàng, hay sử dụng dịch vụ thương hiệu uy tín ln cảm thấy an tồn Chúng ta khơng cần phải lo lắng bị áp lực bị lừa hay sản phẩm, dịch vụ chất lượng Về chi phí: Chi phí ln ln yếu tố cạnh tranh thị trường doanh nghiệp vận chuyển Đặc biệt khách hàng muốn sản phẩm giá rẻ, phù hợp với nhu cầu họ Nếu dịch vụ logistics bạn cung cấp mặt hàng chất lượng hay chất lượng cao Nhưng có giá thành rẻ lợi dành cho doanh nghiệp Về tính linh hoạt: Tính linh hoạt yếu tố định đến Dịch vụ khách hàng logistics Độ linh hoạt khả linh động dịch vụ hay sản phẩm cung cấp theo nhu cầu khách hàng Khách hàng ln mong muốn sử dụng sản phẩm giải vấn đề mình, Vậy nên, doanh nghiệp cần tuỳ biến sản phẩm để phù hợp với nhu cầu sử dụng khách hàng 2.1.1 Sơ đồ chức chức phận thực tập TRƯỞNG PHÒNG NHÂN VIÊN DỊCH VỤ XUẤT KHẨU NHÂN VIÊN DỊCH VỤ NHẬP KHẨU NHÂN VIÊN THỦ TỤC HẢI QUAN NHÂN VIÊN GIAO NHẬN CHỨNG TỪ 2.1.2 Nhiệm vụ vị trí Trưởng phịng Operation: người đảm nhận nhiệm vụ điều phối nhân viên làm việc có khách hàng booking Sales chuyển qua Chịu trách nhiệm kiểm tra xem xét bước thực nhân viên làm chứng từ, đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định Cục hải quan Cơng ty nhân viên đưa chứng từ cho trưởng phòng ký tên Nhân viên dịch vụ xuất khẩu: có nhiệm vụ tư vấn, giải thích cho khách hàng dịch vụ doanh nghiệp Đồng thời họ người tiếp nhận khiếu nại, thắc mắc khách sản phẩm dịch vụ tìm cách giải vấn đề khách hàng gặp phải Không thực việc tư vấn cho khách hàng dịch vụ doanh nghiệp, nhân viên có nhiệm vụ thơng báo cho khách hàng tình hình vận chuyển lơ hàng Họ phải theo dõi, nắm bắt tin tức nhanh chóng cập nhật kịp thời cho khách hàng Nhân viên dịch vụ nhập khẩu: Cũng giống nhân viên dịch vụ xuất khẩu, họ phải theo dõi hành trình tàu chạy, xem xét tàu đến làm chứng từ cần thiết để nhận hàng giao cho khách Tư vấn cho khách hàng dịch vụ công ty, thực tiếp nhận, đối chiếu hồ sơ liên quan đến hàng hóa, thực nhận, kiểm tra chứng từ từ nhà cung cấp, xác định HS code mặt hàng nhập doanh nghiệp Thực thủ tục liên quan đến hải quan khai báo, giấy xuất hàng giấy tờ thủ tục liên quan khác Nhân viên thủ tục hải quan: Đảm nhiệm chuẩn bị tài liệu khai báo hải quan để đảm bảo lô hàng xuất nhập tuân thủ theo quy định pháp luật hành, thường người am hiểu thủ tục hải quan đồng thời có kỹ đàm phán, xử lý tốt tình phát sinh công việc Đàm phán giao dịch hợp đồng với khách hàng, đối tác nhà cung cấp, nhập liệu chi tiết vào phần mềm hải quan chuyên dụng Ecus, VNACCS, … Kiểm tra, đối chiếu thông tin lô hàng để đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật, thực xử lý giấy tờ, chứng từ q trình thơng quan hàng hóa Nhân viên giao nhận chứng từ: Nhận bàn giao hồ sơ, chứng từ đến địa điểm khách hàng yêu cầu (các chứng từ liên quan đến việc công chứng hợp đồng bảo đảm khách hàng từ kênh phân phối đến phịng cơng chứng tập trung ngược lại) Đi giao nhận chứng từ, nộp thuế, cảng, sân bay, cửa hai quan, chuyển phát nhanh hồ sơ thủ tục cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, chí làm C/O, bảo hiểm, hun trùng… 2.1.3 Quy trình phối hợp phận dịch vụ khách hàng với phận khác Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng tiếp nhận thơng tin từ phía khách hàng có nhu cầu muốn xuất hàng hố sang nước Sau chào giá, khách hàng chấp nhận với mức giá đưa hai bên kí hợp đồng dịch vụ, uỷ thác cho cơng ty giao nhận giao hàng làm thủ tục có liên quan đến lô hàng xuất Trong phạm vi báo cáo này, thông tin lô hàng ghi nhận sau: Công ty Quang Minh Packaging JSC Việt Nam có nhu cầu xuất hàng hố sang Úc cho Cơng ty Qmaus Pty Ltd với mặt hàng thùng cạc tông(carton) nhỏ Số lượng 80 gói, tổng khối lượng 13.760kg, thể tích 65.000 mét khổi, lô hàng nguyên công 40 feet với điều kiện trả trước Lô hàng tàu Caiyunhe/279s, với cảng Hồ Chí Minh, Việt Nam cảng đến Adelaide, Úc - Khách hàng: Quang Minh Packaging JSC; Số 1774, đường 30/4, phường 12, Tp Vũng Tàu, Việt Nam Người nhận: QMAUS PTY LTD; Sage Close, Point Cook Vic 3030 Melbourne, Australia SĐT: +61 393995575 Loại hàng: Hàng chẵn nguyên công (container) bao gồm 80 thùng cạc tông (carton) chứa mặt hàng nho Khối lượng: 13.760 Kg Khối lượng tịnh: 13.488 Kg Thể tích: 65.000 Cbm Cảng đi: Cát Lái (HCM) Cảng đến: Adelaide Địa điểm giao hàng: Adelaide CY Cước phí: Trả trước Thời gian dự kiến: 31 - 01 - 2020 đến 23 - 02 – 2020 Sau tiếp nhận thông tin lơ hàng loại hàng, số lượng, thể tích, cảng đi, cảng đến, … nhân viên dịch vụ khách hàng gửi Booking Request đến cho hãng tàu phù hợp PIL (Pacific International Lines) để đặt chỗ Sau đó, hãng tàu PIL xác nhận việc đặt chỗ thành cơng cách gửi Booking Confirmation hay cịn gọi Lệnh cấp container rỗng lại cho nhân viên dịch vụ khách hàng Booking Confirmation thể thông tin cần thiết sau: Số booking, tên tàu, cảng xếp hàng (port of loading), cảng dỡ hàng (port of discharge), bãi duyệt lệnh cấp công rỗng, cắt máng (closing time), … nói chung đặt chỗ bước khơng thể thiếu cho hàng xuất phải đặt cho phù hợp với lịch đóng hàng khách hàng yêu cầu khác như: thời gian vận chuyển, tuyến đường, … Sau có Booking Confirmation từ hãng tàu, nhân viên kinh doanh giao cho nhân viên dịch vụ khách hàng với thông tin chi tiết lơ hàng xuất Sau đó, nhân viên dịch vụ khách hàng liên hệ với nơi cấp container định để nhận container rỗng Và sau nhận container rỗng, nhân viên Operation phải kiểm tra tình trạng container có u cầu khơng, container có hư hỏng khơng, khơng, … Nếu có hư hỏng hay có vấn đề phải liên hệ với nơi cấp container để trả cấp lại container khác Phòng điều độ cảng giao cho nhân viên dịch vụ xuất chứng từ hồ sơ gồm: Packing list, số seal, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên điều độ cảng cho phép lấy container rỗng Nhân viên giao nhận chứng từ giao hồ sơ cho tài xế kéo container đến bãi định hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng duyệt, đóng phí nâng container cho phịng thương vụ bãi Lấy container rỗng vận chuyển đến kho người xuất đóng hàng Hàng người xuất chuẩn bị sẵn kho đưa container đến kho đóng hàng Nếu hàng nằm kho bãi khác cơng ty xuất nhân viên dịch vụ khách hàng phải liên hệ với bên liên quan để tiến hành vận chuyển hàng kho chung để đóng hàng Tiếp theo nhân viên dịch vụ khách hàng phải chuẩn bị chứng từ cần thiết để xuất hàng bao gồm: Tờ khai hải quan: chính, nhân viên giao nhận mua hải quan để khai báo lô hàng Hợp đồng ngoại thương: y chính, bên bán lập xác định việc mua bán hàng hoá người bán người mua Hố đơn thương mại (Commercial Invoice): chính, bên bán lập nhằm mục đích địi tiền người mua Hố đơn thương mại bao gồm thơng tin tên, địa chỉ, mã số thuế người bán người mua, thơng tin hàng hố số lượng, đơn giá, số tiền, quy cách, ngày gửi hàng, tên tàu, số chuyến, ngày rời cảng, ngày dự kiến hàng đến, địa cảng đi, cảng đến, điều kiện giao hàng điều khoản toán Bản kê chi tiết hàng hố (Packing List): chính, bên bán lập liệt kê số lượng, kích thước hay chất liệu hàng hoá, … packing list cách thức đóng gói hàng hố Tức nhìn vào ta hiểu lơ hàng đóng gói Booking: chính, nhân viên kinh doanh người lập Booking để kê khai sơ lược thông tin lô hàng chuyển cho phận chứng từ theo dõi tiếp Những thông tin Booking sau: tên người gửi hàng, người phụ trách, số điện thoại, số fax, hãng tàu, cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy, giá mua, giá bán, phụ phí liên quan điều khoản tốn cước Sau nhân viên dịch vụ khách hàng đưa thong tin booking để nhân viên làm thủ tục hải quan mở tờ khai hải quan, khai đầy đủ, xác rõ ràng tên, mã hàng hố, đơn vị tính, số lượng, trọng lượng, xuất xứ, đơn giá, loại thuế suất (nếu có) tiêu chí khác quy định tờ khai Hải quan Người khai chịu trách nhiệm tờ khai nội dung khai Trong phần “Thơng Tin Chung” bao gồm thông tin như: Số tờ khai, Số tờ khai đầu tiên, Mã loại hình, Cơ quan hải quan, Ngày khai báo dự kiến, Thời hạn tái xuất, Số tờ khai tạm nhập tái xuất tương ứng, Mã phân loại hàng hoá, Phân loại cá nhân tổ chức, Mã phận xử lí tờ khai, Mã hiệu phương thức vận chuyển Đơn vị xuất nhập khẩu: Người nhập khẩu: - Mã: - Tên: QMAUS PTY LTD - Mã bưu chính: - Địa chỉ: Sage Close, Point Cook Vic 3030 Melbourne, Australia - Điện thoại: +61 393995575 Người xuất khẩu: - Mã: - Tên: Quang Minh Packaging JSC - Mã bưu chính: - Địa chỉ: 1774, Đường 30/4, Phường 12, Thành phố Vũng Tàu, Việt Nam - Điện thoại: Người uỷ thác xuất khẩu: Công ty giao nhận vận chuyển quốc tế CIFF Vận đơn: - Số vận đơn: - Số lượng: 80 gói - Tổng trọng lượng hàng: 13760 Kg - Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: - Ký hiệu số hiệu: - Phương tiện vận chuyển: Tàu biển CAIYUNHY/ 279s - Ngày hàng đến: 23- 02- 2016 - Địa điểm dở hàng: Hồ Chí Minh, Việt Nam - Địa điểm xếp hàng: Adelaide, Australia - Số container: DFSU6370120 Tiếp theo sang phần: “Thông tin hàng tờ khai” gồm thông tin: - Số thứ tự: - Mã hàng: - Tên hàng: thùng cạc tông nho 10kg, dài: 54,9cm, rộng: 36,4cm, cao: 13cm - Mã HS: - Xuất xứ: Việt Nam - Lượng: 80 Gói - Đơn giá: 22, 260 VND - Đơn giá hoá đơn: VND (Việt Nam Đồng) Sau khai xong thông tin, ta nhấn “Ghi” khai thức tờ khai Về thuế xuất khẩu: 0, nhà nước khuyến khích doanh nghiệp xuất nên khơng đánh thuế xuất Ngồi cịn có phụ phí như: - Phụ phí xếp dỡ cảng: 140 USD - Phí niêm chì: USD - Phụ phí cước biển: 35 USD - Telex realease (giao hàng cho người nhận hàng mà người gửi hàng khơng cần gửi bill gơc): 25 USD - Phí hải quan: 600.000 VND - Phí vận tải: 5.400.000 VND - Phụ phí xếp dở: 818.181,82 VND - Giấy chứng nhận xuất xứ: 500.000 VND - Thuế VAT: 1.194.826,18 VND Nội dung thơng quan: Hàng hố phân luồng xanh, hàng xuất nên thuế suất Do doanh nghiệp thực tốt quy định pháp luật nhà nước hải quan nên doanh nghiệp miễn kiểm tra chi tiết chứng từ miễn kiểm tra chi tiết hàng hoá doanh nghiệp Hàng hoá miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ miễn kiểm tra thực tế, đồng thời thẳng đến bước thu lệ phí đóng dấu Sau thơng quan, nhân viên giao nhận chứng từ mang tờ khai thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số Container/ Seal lý hải quan bãi tờ khai để tiến hành lý tờ khai Nhân viên giao nhận chứng từ photo tờ khai điện tử sau nộp lại tờ khai (cả gốc photo) để kiểm tra phòng lý Sau kiểm tra xong, hải quan lý đóng dấu xác nhận trả lại gốc Căn vào Booking nhân viên giao nhận chứng từ viết số hiệu tàu: CAIYUNHE, số hiệu chuyến đi: 279s, số container: DFSU6370120, số seal: T0743309 vào tờ khai để tiến hành vào sổ tàu nộp lại tờ khai cho hải quan để vào sổ tàu Sau hải quan trả lại tờ khai phiếu xác nhận vào sổ tàu Kết thúc q trình làm thủ tục thơng quan cho lơ hàng xuất cảng Hàng hoá xếp lên tàu theo kế hoạch hãng tàu Chú ý phải vào sổ tàu trước cắt máng (closing time) không hàng rớt lại không xuất thông quan Nhân viên dịch vụ khách hàng chuyển hồ sơ cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu yêu cầu cấp vận đơn Sau tàu chạy, hãng tàu gửi vận đơn cho phận chứng từ công ty Bộ phận chứng từ đưa cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất, sau nhân viên giao nhận chứng từ đến Chi cục hải quan nộp tờ khai vận đơn để hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất Sau hồn tất chứng từ hàng xuất nhân viên chứng từ gửi thông báo mô tả sơ lược lô hàng vận chuyển như: • Người gửi hàng: Cơng ty giao nhận vận chuyển quốc tế CIFF • Người nhận hàng: Cơng ty Whale Logistics Pty Ltd • Tên tàu: CAIYUNHE • Số chuyến: 279S • Cảng đi: Cát Lái, Hồ Chí Minh • Cảng đến: Adelaide CY • Ngày đi: 31- 01- 2016 • Ngày dự kiến đến: 23- 02- 2016 • Số vận đơn: CLIADL160000004 Cho bên đại lý liên quan để đại lý theo dõi tiếp lô hàng cảng đến, đính kèm HL BL Vì cước phí trả trước nên nhân viên chứng từ làm giấy báo nợ (debit note) gửi cho khách hàng chuyển cho phận kế toán theo dõi thu công nợ Chỉ người gửi hàng tốn cước phí khoản phí liên quan nhận viên chứng từ cấp phát vận đơn cho họ Sau hồn tất thủ tục thơng quan vào sổ người giao nhận phải kiểm tra xếp lại chứng từ thành hoàn chỉnh, nhân viên dịch vụ khách hàng nhờ bên giao nhận chứng từ trả lại chứng từ cho khách công ty lưu lại Đồng thời kèm theo giấy báo nợ cho khách.1 cho cơng ty, gồm khoản phí mà cơng ty nộp cho khách hàng có hố đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển phí khác, … Sau giám đốc kí tên đóng dấu vào giấy báo nợ Nhân viên dịch vụ khách hàng mang toàn chứng từ với giấy báo nợ toán với khách hàng 2.2 Thực trạng công việc sinh viên giao 2.2.1 Mô tả công việc giao Khi chưa có nhiều kiến thức lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế, anh chị công ty giới thiệu công việc q trình làm hàng hóa xuất nhập khẩu, tìm hiểu phần trang booking tàu thống để làm quen hiểu biết công việc làm dịch vụ khách hàng Đọc Booking: Sau nhận booking khách hàng từ phận Sales, đọc booking nắm rõ thông tin cần thiết Booking tàu: lên trang booking hãng tàu để booking chuyến tàu với yêu cầu khách hàng Soạn House Bill (viết tắt HBL): sau booking tàu hãng tàu gửi Master Bill để nắm rõ thông tin chuyến tàu, số hiệu, ngày dự kiến tàu khởi hành, … 2.2.2 Quy trình thực cơng việc giao Đầu tiên sau hướng dẫn kiến thức, cơng việc q trình làm dịch vụ em nhà tìm hiểu thêm để nắm bắt rõ kiến thức để hiểu rõ cơng việc thực tập Tiếp theo sau nắm bắt kiến thức cần có người hướng dẫn giao cho em Booking để em đọc hiểu nắm bắt thơng tin cần có đơn hàng Bước 1: Khi nhận booking khách hàng, ghi lại thông tin quan trọng bao gồm: - Số booking dùng để phân biệt với booking khác tránh bị nhầm lẫn Tên người booking, số điện thoại email để có thơng tin liên lạc, tư vấn dịch dịch cho khách hàng Tên tàu, ký hiệu tàu để nắm rõ thông tin booking tàu cho khách hàng Địa điểm nhận hàng, địa diểm giao hàng, cãng xếp hàng, cãng dở hàng để lấy hàng đóng container Loại container kích thước container, hàng hóa trọng lượng Địa điểm lấy container rỗng full container Ngày dự kiến tàu khởi hành - Hạn deadline nộp tất chứng từ cho hãng tàu để xuất hàng Bước 2: Khi nắm rõ ghi tất cà thông tin quan trọng, lên trang web booking chọn ngày tàu chạy, chọn chuyến tàu với u cầu khách hàng, trường hợp khơng có tàu chạy phải liên hệ với khách hàng để dời ngày sau tìm kiếm chuyến tàu phù hợp với thời gian yêu cầu khách hàng Bước 3: Khi booking tàu cho khách, hãng tàu gửi Master Bill qua email công ty bắt đầu soạn House Bill để gửi cho khách hàng - Mã số nhằm phân biệt với vận đơn khác Người gửi hàng Người nhận hàng Bên thứ nhận thông báo Chuyến tàu, ký hiệu tàu Địa điểm nhận hàng, địa điểm giao hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng Kết thúc công việc, đưa cho người hướng dẫn xem kiểm tra có sai sót lỗi khơng sau Nếu có phải làm lại nộp lại sửa chữa theo yêu cầu người hướng dẫn 2.3 Đánh giá cơng việc giao Vì vừa bắt đầu cơng việc thực tế nên cịn cảm thấy mẻ lạ lẫm, chưa quen với công việc, thao tác chậm chạp kiến thức chưa hiểu rõ sâu rộng công việc dịch vụ khách hàng khơng tránh sai lầm thiếu sót cơng việc Các cơng việc giao nhẹ nhàng nhờ giúp đỡ nhiệt tình anh chị cơng ty giúp em bớt phần khó khăn, trở ngại Từ có thêm kiến thức kinh nghiệm làm việc cách nhanh nhạy xác, tự tin với để phát triển thêm kỹ làm việc thân