Dự án là gì?

Dự án là gì?

I, Dự án là gì?

Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến

Như vậy khái niệm dự án liên quan đến các yếu tố sau:

Kết quả dự án là một sản phẩm hoàn toàn xác định, vì vậy sản phẩm cần được mô tả về

các đặc trưng, tính năng, tác dụng, giá trị sử dụng và hiệu quả mang lại,…

• Dự án do một nhóm người thực hiện: Trước hết những người thực hiện phải có những kỹ

năng và ngiệp vụ phù hợp với yêu cầu tạo ra sản phẩm, mỗi người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc được giao về một phần nào đó trong sản phẩm Nhóm làm việc này cần có những cách tổ chức quản lý làm việc sao cho năng lực của mỗi người được sử dụng một cách tốt nhất để tạo ra những sản phẩm tốt nhất

• Thời gian: Ước lượng thời gian hình thành nên cơ sở cho lịch trình dự án Kết thúc dự án

đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất, trong khi thời gian có độ linh hoạt bé nhất Vì vậy việc quản lý thời gian đảm bảo hoàn tất dự án đúng hạn

• Kinh phí : Chi phí được tính toán để đạt được một mục tiêu rõ ràng đảm bảo cho dự án

được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách

Ngoài ra thì dự án còn liên quan đến các yếu tố cũng không kém phần quan trọng sau: Chất lượng,phạm vi hoạt động, rủi ro, phối hợp,…

-Ví dụ: công trình xây dựng nhà đa năng 17 tầng DH Công Nghiệp Hà Nội do trường làm

chủ đầu tư, được thực hiện bởi công ty xây dựng số 12 với thời gian hoàn thành trong 2 năm

dự kiến hoàn thành 6-2012, với kinh phí dự kiến 100 tỷ VNĐ

=> Dự án công nghệ thông tin là gì?

Dự án Công Nghệ thông tin trước tiên là 1 dự án bình thường nhưng có các đặc điểm sau:

- Là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

- Tuân thủ các nguyên tắc công nghệ thông tin: Đi theo quy trình sản xuất và chế tạo

ra sản phẩm công nghệ thông tin.

- Tuân thủ các nguyên tắc của một dự án nói chung.

 Đặc trưng của các hoạt động dự án.

- Sản phẩm đơn chiếc – duy nhất

- Chỉ làm một lần

- Người tham gia thường có chuyên môn khác nhau, được tập hợp lại

- Có lịch trình chặt chẽ

- Kết quả không chắc chắn: Sản phẩm đáp ứng yêu cầu và thỏa mãn ràng buộc – dự

án thành công, ngược lại - dự án là thất bại

- Trong mỗi dự án khác nhau thì các đặc trưng này đặt ra nhiều vấn đề cần được nghiên cứu và giải quyết

 Dự án kết thúc khi nào?

- Dự án kết thúc khi xảy ra các trường hợp sau:

- Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn

- Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại)

- Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa)

III, Tính thành công của một dự án:

 Một dự án được gọi là thành công nếu như:

- Đáp ứng được các mục tiêu ban đầu đề ra

- Hoàn thành trước thời hạn

- Không vượt quá ngân sách cho phép

- Ngược lại dự án được cho là thất bại

 Các nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của một dự án:

- Quản lý dự án kém (31%)

- Thiếu thông tin (21%)

- Không rõ mục tiêu (18%)

- Không lường trước được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc (17%)

- Các lý do khác (công nghệ, thiết bị, nhân sự,…)(12%)

- Khi một dự án do gặp nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến thất bại thì sẽ gây ra những tổn thất vô cùng lớn: Trong thực tế chúng ta gặp rất nhiều như:

- Dự án xử lý thông tin tại SeaGames 22 của Việt Nam dự kiến kinh phí là 15 tỷ VND, nhưng mới đến Tháng 6/2003 số tiền phải bỏ ra là gần 90 tỷ đồng

- Năm 1995, các công ty Mỹ đã phải chi 81 tỷ USD cho những dự án bị hủy bỏ, 59 tỷ USD đầu tư thêm cho các dự án không đúng kế hoạch

- Olympic 2004 tại Hy Lạp: chi 12 tỷ euro(cao hơn tới 10 tỷ so với dự kiến)…

Các lý do khác (12%)

Không rõ mục tiêu

(18%)

Không rõ mục tiêu

(31%) Thiếu thông tin

(21%).

 Cách khắc phục:

Có rất nhiều cách để khắc phục sự thất bại từ dự án nhưng việc cải tổ quản lý dự án được cho là có hiệu quả nhất, một dự án với nhân sự tốt, kinh phí cao nhưng nếu việc quản lý chưa thật sự chặt chẽ, phù hợp và thực tế thì sẽ không đạt được mục tiêu ban đầu đề ra và dẫn đến những thất bại

%

Respondents

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Cải tổ việc QLDA Tăng số thành viên DA Nghiên cứu khả thi Tăng phương sách từ bên ngoài

Không phải những lý do trên

IV, Tính khả dụng của dự án:

 So sánh hoạt động dự án với hoạt động dây chuyền sản xuất:

- Tạo ra 1 sản phẩm - Cho ra cùng 1 sản phẩm

- Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc - Sản xuất liên tục

- Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau

+ Khó trao đổi

+ Ngại chia sẻ thông tin

Các kỹ năng được chuyên môn hóa

- Đội hình tạm thời

+ Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh thần đồng đội

+ Khó có điều kiện đào tạo thành viên trong

nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngay

- Tổ chức ổn định + Có điều kiện đào tạo, nâng cấp các thành viên trong nhóm

- Dự án chỉ làm 1 lần - Công việc lặp lại và dễ hiểu

- Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí

được phê duyệt xuyên hàng năm- Làm việc trong một kinh phí thường

- Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu - Phải đảm bảo làm lâu dài

- Ngày kết thúc và chi phí được tính theo dự

kiến và phụ thuộc vào sự quản lý kinh nghiệm trong quá khứ- Chi phí hàng năm được tính dựa trên

V, Tính duy nhất của kết quả dự án

Xây nhà mới (cá nhân, cơ quan) hàng năm của thành phốXây các căn hộ chung cư theo kế hoạch

Nghiên cứu một đề tài khoa học mới trường Hướng dẫn luận án sinh viênDậy học theo kế hoạch hàng năm của nhà

Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ Sản xuất vũ khí hàng loạt

Xây dựng một phần mềm mới, do cơ quan

đặt hàng

áp dụng một phần mềm trong hoạt động thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tư, sản xuất )

Chế tạo một loại xe máy mới đã có sẵn, theo kế hoạch được giaoSản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế

Thử nghiệm một dây chuyền sản xuất theo

công nghệ mới

Lịch sử của quản lý dự án

Henri Fayol (1841-1925).

Với tư cách là một ngành khoa học, quản lý dự án phát triển từ những ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng Ở Hoa Kỳ, hai ông tổ của quản

lý dự án là Henry Gantt, được gọi là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát, người

đã cống hiến hiểu biết tuyệt vời của mình bằng việc sử dụng biểu đồ Gantt như là một công

Henry Gantt (1861-1919), cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát dự án.

cụ quản lý dự án, và Henri Fayol người tìm ra 5 chức năng của quản lý, là cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình

Cả hai ông Gantt và Fayol đều được biết đến như là những học trò, theo trường phái lý thuyết quản lý theo khoa học, của Frederick Winslow Taylor Thuyết Taylor là nguyên mẫu đầu tiên cho các công cụ quản lý dự án hiện đại, bao gồm cả cấu trúc phân chia công việc (WBS) và phân bổ nguồn lực

Những năm 1950, đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại Quản lý dự án

đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản lý Một lần nữa, tại Hoa Kỳ, trước những năm 1950, các dự án đã được quản lý trên một nền tảng đặc biệt bằng cách sử dụng chủ yếu là biểu đồ Gantt (Gantt Charts), cùng các kỹ thuật

và các công cụ phi chính thức Tại thời điểm đó, hai mô hình toán học để lập tiến độ của dự

án đã được phát triển "Phương pháp Đường găng" (tiếng Anh là Critical Path Method, viết tắt là CPM) phát triển ở liên doanh giữa công ty Dupont và công ty Remington Rand để quản lý các dự án bảo vệ thực vật và hóa dầu Và "Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (dự án)" (tiếng Anh là Program Evaluation and Review Technique hay viết tắt là

PERT), được phát triển bởi hãng Booz-Allen & Hamilton thuộc thành phần của Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác cùng với công ty Lockheed) trong chương trình chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm Những thuật toán này đã lan rộng một cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân

Năm 1969, viện Quản lý Dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi ích của kỹ nghệ quản lý dự án Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là những công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng Trong năm 1981, ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho phép phát triển hệ lý thuyết, tạo thành cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK Guide) Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp

VI, Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của

dự án và các mục đích đề ra Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định

Một số định nghĩa khác:

- Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

- Quản lý dự án là việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt

vòng đời của dự án để dự án đạt được những mục tiêu đề ra

Một dự án là một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cụ thể), thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc

dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội

Thách thức chính của quản lý dự án là phải đạt được tất cả các mục tiêu đề ra của dự án trong điều kiện bị khống chế bởi phạm vi công việc (khối lượng và các yêu cầu kỹ thuật), thời gian hoàn thành (tiến độ thực hiện) và ngân sách (mức vốn đầu tư) cho phép

Nội dung chủ yếu trong QLDA:

- Xác định rõ được các yêu cầu về phạm vi, thời gian, chi phí, rủi ro, chất lượng,…

- Kiểm soát những tập thể, cá nhân có liên quan trong mỗi giai đoạn

Một dự án được quản lý tốt tức là khi kết thúc phải thỏa mãn được các yêu cầu về mặt thời hạn, chi phí và chất lượng hiệu quả

lập danh sách công việc thực hiện ước lượng

lập lịch trình

lập kế hoạch ngân sách + khác

lập tài liệu, tổ chức quản lý

lập tổ dự án

phân bổ tài nguyên

viết đề xuất dự án công bố dự án

triển khai, theo dõi

phân tích, đánh giá

xử lý, quyết định

cập nhật, lập lịch

kết thúc dự án

Xd dự án Lập kế hoạch

Tổ chức dự án Triển khai, kiểm soát Kết thúc dự án

VII, Tại sao lại phải quản lý dự án?

Vì mỗi một dự án thông thường không hoàn thành đúng hạn ,chi phí vượt quá dự án ,chất lượng ko đảm bảo

-Theo thống kê của Standish Group (2006)

 có tới 50% trong tổng số các dự án phần mềm thất bại

sách ,đáp ứng tất cả tính năng và đặc tính như cam kết ban đầu

thành đúng thời hạn và bội chi ,thêm nữa không đáp ứng đầy đủ tính năng và đặc tính như thiết kế ban đầu

 Hơn 83,8% dự án thất bại và không đáp ứng những yêu cầu ban đầu

Do vậy chúng ta phải quản lý dự án Quản lý dự án đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích và giải quyết các mục tiêu mà dự án đã đề ra

Mục tiêu của quản lý dự án :là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật

và chất lượng ,trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo đúng tiến độ thời gian cho phép

Quản lý các yếu tố :

 Thỏa mãn về yêu cầu khách hàng : thỏa mãn về nhu cầu và thỏa mãn về tiến trình

Lợi ích của quản lý dự án :

 Liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án

 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án

 Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án

 Tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điều chỉnh kịp thời

VIII, Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án (QLDA):

khách hàng)

 Huy động sự tham gia của mọi người (tính chất dân chủ)

 Tài liệu cô đọng và có chất lượng (quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!)

 Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (thực dụng)

IX, Lập kế hoạch quản lý dự án là gì ?

1.Định nghĩa:

Lập kế hoạch là giai đoạn thứ nhất của quy trình quản lý dự án và là sự khởi đầu cần thiết để xác định các phương pháp ,tài nguyên và các công việc cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án Giai đoạn này diễn ra trong suốt quá trình từ khi bắt đầu thực hiện dự án cho đến khi bàn giao sản phẩm với nhiều loại kế hoạch khác nhau nhằm hỗ trợ kế hoạch chính của dự án về lịch trình và ngân sách

2 Các loại kế hoạch quản lý dự án:

 Kế hoạch đảm bảo chất lượng: Mô tả các chuẩn, các qui trình được sử dụng trong dự án

định hệ thống

 Kế hoạch quản lý cấu hình: Mô tả các thủ tục, cấu trúc quản lý cấu hình được sử dụng

 Kế hoạch bảo trì: Dự tính các yêu cầu về hệ thống, chi phí, nỗ lực cần thiết cho bảo trì

 Kế hoạch phát triển đội ngũ: Mô tả kĩ năng và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm dự án sẽ phát triển như thế nào

3.Quy trình lập kế hoạch quản lý dự án:

 Thiết lập các ràng buộc của dự án: thời gian, nhân lực, ngân sách

 Đánh giá bước đầu về các "tham số" của dự án: quy mô, độ phức tạp, nguồn lực

 Xác định các mốc thời gian trong thực hiện dự án và sản phẩm thu được ứng với mỗi mốc thời gian

 Trong khi dự án chưa hoàn thành hoặc chưa bị hủy bỏ thì thực hiện lặp đi lặp lại các công việc sau:

- Theo dõi sự tiến triển của dự án, so sánh với lịch trình

- Lập lại lịch thực hiện dự án cho các tham số mới

- Thỏa thuận lại các ràng buộc và sản phẩm bàn giao của mỗi mốc thời gian

- Nếu có vấn đề nảy sinh thì xem xét lại các kĩ thuật khởi đầu đưa ra các biện pháp cần thiết

4 Cấu trúc kế hoạch quản lý dự án:

X, Các phong cách quản lý dự án:

 Quản lý theo kiểu đối phó: Là hình thức sau khi vạch kế hoạch rồi phó mặc cho anh em thực hiện không quan tâm, theo dõi Sau khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó

 Quản lý theo kiểu mất phương hướng: Khi thực hiện nghiên cứu một đề tài khoa học mà không có sáng kiến mới, cứ quanh quản với phương pháp cũ, công nghệ cũ

Quản lý theo kiểu mất phương hướng

giao nộp sản phẩm, đến khi gần hết hạn mới huy động thật đông người làm cho xong

Quản lý theo kiểu nước đến chân mới nhảy Quản lý chủ động, tích cực: Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí, nhân lực, tiến độ đảm bảo ( Đây là cách quản lý lý tưởng nhất.)

Quản lý chủ động, tích cực

Các tiêu chí thành công của dự án:

Các thông số kỹ thuật các mục tiêu Chi phí Thời gian

Sự chấp thuận của các bên liên quan

Quản lý theo kiểu đối phó

Các thuộc tính của dự án IT:

 Kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và kỳ vọng trái ngược nhau

 Các yêu cầu, phạm vi, và lợi nhuận chính xác có thể rất khó xác định

Nội dung chính của việc triển khai một dự án:

- Viết bản đề xuất: Bản đề xuất cần mô tả các đối tượng của dự án, cách thức triển khai dự án Thường thì nội dung phải bao gồm các ước lượng sơ bộ chi phí và lịch trình thực hiện dự án qua các mốc Có thể phải trình bày rõ vì sao hợp đồng dự án được trình ra cho một tổ chức hay một đội cụ thể

- Viết bản đề xuất là một công việc quan trọng Nó phụ thuộc vào việc có đủ

cơ sở hay không để dự án được chấp nhận và hợp đồng đưa ra được ký kết Không có một hướng dẫn cụ thể và đầy đủ nào cho nhiệm vụ này Công việc này đòi hỏi những kỹ năng thu nhận được từ kinh nghiệm của người viết

- Thiết lập môi trường quản lý và tài liệu dự án

 Lập kế hoạch dự án: được bắt đầu bằng mục tiêu đã được xác định sau cùng.Trong giai đoạn này, mỗi nhiệm vụ chính và phụ đều phải được sắp xếp một khoảng thời gian hợp lý để tiến hành Cả nhà quản lý và các thành viên trong nhóm sẽ phân tích các nhiệm

vụ đẻ đấy nhanh tiến độ và giảm chi phí

 Kết thúc dự án: Những vấn đề chính liên quan đến việc kết thúc dự án là:

- Tranh chấp giữa khách hàng và nhà phát triển về việc lý giải và cung ứng mọi đặc điểm được yêu cầu

- Thất bại của hệ thống và khuyết tật thiết kế xác định trong quá trình cài đặt

và kiểm thử hệ thống

- Khó khăn trong việc cho đội ngủ phát triển hợp lực lại với nhau và năng động

- Như vậy trách nhiệm của nhà quản lý dự án là đảm bảo cho việc kết thúc được có trật tự và thắng lợi Muốn thực hiện được điểu này cần qui hoạch chi tiết lúc ban đầu dự án và quản lý có hiệu quả xuyên suốt dự án