Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức hoạt động hội chợ triển lãm tại trung tâm hội chợ triển lãm việt nam

Lời nói đầu Trong thời đại mới, kinh tế tiến tới hội nhập toàn cầu hoá, tiến khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng, vòng đời sản phẩm ngày ngắn lại, nhà sản xuất kinh doanh nớc quốc tế không ngừng tăng cờng hợp tác để dành giật u thị trờng, hoạt động hợp tác đầu t, thúc đẩy thơng mại, khuyếch trơng sản phẩm ngày trở nên quan trọng hội chợ triển lÃm lĩnh vực có điều kiện phát huy hiệu cho mục tiêu Để thực thi thắng lợi t kinh tế mới, khẳng định u doanh nghiệp thị trờng, đạt đợc lợi nhuận mục tiêu chất lợng sản phẩm, hiệu kinh tế, uy tín trách nhiệm, sản phẩm sản xuất phải nhanh chóng tiếp cận ngời tiêu dùng với đầy đủ thông tin chúng Cùng với phát triển chung kinh tế, hoạt động hội chợ triển lÃm năm gần phát triển rầm rộ phạm vi, quy mô chất lợng có xu hớng hình thành Việt Nam nghành công nghiệp với nội dung công nghệ đầy đủ năm đầu kỷ 21 Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam - Doanh nghiƯp Nhµ níc cã bỊ dµy kinh nghiƯm việc tổ chức hội chợ triển lÃm nớc quốc tế, năm gần đơn vị quốc doanh hoạt động có hiệu đà phát triển Bên cạnh thành công mang tính khởi sắc, để nâng cao hiệu kinh doanh, củng cố uy tín thị trờng bớc vào giai đoạn phát triển mới, Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam có nhiều vấn đề khách quan chủ quan cần phải giải quyết, tất nhiên, công việc phức tạp cần có giúp đỡ Nhà nớc sách phù hợp, có kiến thức khoa học thời gian kiểm nghiệm Với phạm vi báo cáo khả nhận thức sinh viên thực tập, xin trình bày "Một số giải pháp nâng cao hiệu tổ chức hoạt động hội chợ triển lÃm Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam" Trong giới thiệu thành phần công nghệ tổ chức hội chợ triển lÃm, thực tế kinh nghiệm tổ chức hội chợ triển lÃm nớc quốc tế Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam năm qua mạnh dạn đ a số ý kiến đề xuất nhằm phát huy hoạt động Trung tâm Nội dung báo cáo gồm: Phần thứ nhất: Cơ sở lý luận chung hội chợ triển lÃm Phần thứ hai: Thực trạng tổ chức hoạt động Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam Phần thứ ba: Kiến nghị số giải pháp đẩy mạnh hoạt động Trung tâm Hội chợ Triển lÃm Việt Nam Phần thứ Cơ sở lý luận chung Hội chợ Triển lÃm I Khái niệm - Vai trò Hội chợ Triển lÃm kinh tế quốc dân Khái niệm Hội chợ Triển lÃm 1.1 Hội chợ triển lÃm - Khái niệm hội chợ triển lÃm đà hình thành từ lâu Khi sản xuất đà phát triển đến trình độ định, xà hội xuất nhu cầu trao đổi mua bán hàng hoá Để thuận tiện cho việc diễn hoạt động trao đổi mua bán ngời ta quy định số địa điểm cố định, ngời mua ngời bán thực trao đổi hàng hoá với Đó chợ Tại thơng nhân, ngời sản xuất, ngời tiêu dùng tụ họp mua bán Có hai dạng chợ chính: + Chợ ngày: Nơi việc tụ họp mua bán (gọi họp chợ) diễn hàng ngày + Chợ phiên: Chỉ họp chợ vào thời điểm địa điểm định Chợ phiên hình thái ban đầu hội chợ triển lÃm ngày - Cùng với phát triển sản xuất trao đổi hàng hoá, có số phiên chợ có quy mô ngày lớn Những ngời tham gia không để mua bán hàng hoá mà mục đích khác nh để gặp gỡ thơng nhân khác, tìm kiếm bạn hàng Cho đến thời kỳ Chủ nghĩa T Bản đời khái niệm hội chợ đà hình thành Có thể hiểu hội chợ hoạt động mang tính định kỳ đợc tổ chức địa điểm, thời gian định nơi ngời bán, ngời mua trực tiếp giao dịch mua bán - Khái niệm triển lÃm xuất muộn hội chợ Triển lÃm có hình thái gần với hội chợ nhng triển lÃm mục đích ngời tham dự bán hàng chỗ mà chủ yếu giới thiệu, quảng cáo Các triển lÃm thờng tính định kỳ nh hội chợ - Có thể tham khảo định nghĩa sau khái niệm hội chợ triển lÃm thơng mại luật thơng mại đa ra: + Hội chợ thơng mại hoạt động xúc tiến thơng mại tập trung thời gian địa điểm định, tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh trng bày hàng hoá nhằm mục đích tiếp thị ký kết hợp đồng mua bán hàng + Triển lÃm thơng mại hoạt động xúc tiến thơng mại thông qua việc trng bày hàng hoá, tài liệu hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá - Nh vậy, hội chợ triển lÃm loại hình xúc tiến thơng mại, đợc diễn dới hình thức thị trờng hoạt động tập trung địa điểm định khoảng thời gian định, mà nhà sản xuất kinh doanh trng bày, quảng cáo bán sản phẩm hàng hoá nhằm giới thiệu trực tiếp với ngời tiêu dùng, tìm kiếm đối tác làm ăn, ký kết hợp đồng kêu gọi đầu t - Xét chất, hội chợ triển lÃm có mục đích quảng cáo, giới thiệu sản phẩm hàng hoá trực tiếp thị trờng Nhng hội chợ nhà tham gia đợc phép bán sản phẩm hàng hoá trực tiếp cho ngời tiêu dùng, triển lÃm hoạt động diễn sau triĨn l·m kÕt thóc ChÝnh v× vËy đối tợng tham gia triển lÃm chủ yếu nhà sản xuất, cung ứng đại lý họ, tham gia hội chợ nhà sản xuất thơng mại, thời gian diễn hội chợ thờng dài thời gian tổ chức triển lÃm Vì mục tiêu nhà tham gia triển lÃm tập trung quảng cáo giới thiệu sản phẩm vài ngày đầu theo kế hoạch, nhà thơng mại cần nhiều thời gian để đạt đợc mục tiêu doanh thu lợi nhuận bán hàng 1.2 Những đặc trng hội chợ triển lÃm - Địa điểm thời gian hội chợ, triển lÃm không quy định rõ ràng mà phụ thuộc chủ yếu vào tính chất hội chợ, triển lÃm: + Địa điểm phải khu đô thị lớn, có mặt rộng, thuận tiện giao thông vận tải, đảm bảo điều kiện thông tin, sở hạ tầng, an ninh + Thời gian tổ chức hội chợ thờng kéo dài từ đến 15 ngày, thêi gian cho mét cuéc triÓn l·m thêng không ngày Ngaòi hội chợ triển lÃm tổng hợp có thời gian dài hội chợ triển lÃm chuyên nghành - Hoạt động hội chợ triển lÃm hình thức xúc tiến thơng mại trực tiếp, tiếp nhận nhiều nguồn thông tin đối thủ cạnh tranh, đánh giá sản phẩm từ ngời tiêu dùng thông tin từ bạn hàng nh tiềm năng, xác định cách tơng đối vị doanh nghiệp thị trờng tìm kiếm hội dẫn đến ký kết hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết đầu t - Về phía nhà tổ chức, hội chợ triển lÃm loại hình kinh doanh dịch vụ sở tổ chức cho thuê sản phẩm nh: Thuê địa điểm, gian hàng trng bày, thiết bị giàn dựng, t vấn, vận tải hàng hoá đến khỏi hội chợ triển lÃm Ngoài tổ chức hội thảo, hội nghị dịch vụ kèm theo 1.3 Chức hội chợ triển lÃm Hội chợ triển lÃm loại hình hoạt động với nhiều chức quan trọng tổng hợp bao gồm chức sau đây: - Chức thông tin: + Thông tin giá cả: Tại hội chợ triển lÃm nhà sản xuất kinh doanh đa giá xác sản phẩm hàng hoá Thông qua nhà doanh nghiệp nắm bắt đợc giá thị trờng cách nhanh nhạy, so sánh giá sản phẩm với giá sản phẩm khác loại thị trờng, từ nghiên cứu đề chiến lợc cạnh tranh giá + Thông tin chất lợng sản phẩm: Để quảng cáo sản phẩm nhà doanh nghiệp phải cách hay cách khác thông tin cho khách hàng biéet tính năng, tác dụng sản phẩm, công nghệ chế tạo sản phẩm tiêu kỹ thuật, tiêu chất luợng giấy tờ có liên quan đến kiểm nghiệm quan chức tiêu (ví dụ giấy chứng chất lợng ISOO 9000, huân huy chơng ) + Thông tin cung - cầu: Tham gia hội chợ triển lÃm có nhiều sản phẩm loại sản phẩm thay thế, qua nhà doanh nghiệp nh nhà quản lý vĩ mô dánh giá lợng cung sản phẩm thị trờng Hội chợ triển lÃm thị trờng thu nhỏ phản ánh khả tiêu thụ thị trờng lớn, giúp nhà doanh nghiệp tính toán đánh giá mức độ chênh lệch cung-cầu để điều chỉnh chiến lợc sản xuất kinh doanh tơng lai + Thông tin kiểu dáng sản phẩm: Cùng loại sản phẩm có nhiều kiểu dáng, mẫu mà khác Hội chợ triển lÃm nơi nhà doanh nghiệp đa đến trình diễn loại kiểu dáng mẫu mà sản phẩm mình, ngời tiêu dùng dựa vào thị hiếu, sở thích để lựa chọn sản phẩm qua nhà doanh nghiệp định sản xuất loại kiểu dáng nào, mẫu mà phù hợp + Thông tin đối thủ cạnh tranh: Tham gia hội chợ với sản phẩm doanh nghiệp sản phẩm loại đối thủ cạnh tranh Đây điều kiện tốt giúp nhà doanh nghiệp đánh giá đợc khả đối thủ nghành nhiều phơng diện: giá cả, sản phẩm, khách hàng, xúc tiến + Thông tin đầu t, nghiên cứu quản lý vĩ mô: Trong hội chợ triển lÃm thờng tổ chức hội thảo, hội nghị ban tổ chức khách hàng chủ trì, nhà đầu t, nhà sản xuất nhà quản lý sách nhận đợc nhiều thông tin liên quan đến khả đầu t, khuyến khích sản xuất, t vấn sách quản lý vĩ mô - Chức thơng mại: Hoạt động hội chợ triển lÃm tạo điều kiện không để nhà sản xuất ngời tiêu dùng gặp gỡ, trao đổi thông tin thông qua hoạt động mua bán mà quan trọng tạo môi trờng xúc tiến thơng mại nớc quốc tế Hội chợ nơi góp mặt doanh nghiệp lớn với nhiều chủng loại sản phẩm hàng hoá, phản ánh mức độ cung-cầu kinh tế sản phẩm cách đáng tin cậygiúp nhà sản xuất trọng đến việc sản xuất sản phẩm mà xà hội cần mang quảng cáo bán sản phẩm truyền thống có Quan trọng điều kiện xu hớng toàn cầu hoá ngày gia tăng với tốc độ phát triển chóng mặt khoa học công nghệ chu kỳ sống sản phẩm ngày ngắn l¹i, quan hƯ kinh tÕ, qc tÕ më réng, ho¹t động hội chợ triển lÃm tạo môi trờng thuận lợi cho việc hợp tác làm ăn không nhà sản xuất mà cấp phủ quốc gia - Chức quảng cáo: Hội chợ triển lÃm đóng vai trò quan trọng quảng cáo Quảng cáo có nhiều hình thức, phơng thức thể Thông qua quảng cáo, nhà sản xuất thông tin cho đối tác, ngời tiêu dùng tiềm lực mình, định hớng, nhu cầu sản phẩm, xác định đợc vị doanh nghiệp thị trờng nớc quốc tế Tiến khoa học kỹ thuật ngày phát triển, công nghệ thông tin đà trở thành thứ vũ khí thiếu đợc sản xuất kinh doanh làm cho chu kì sản phẩm sản xuất phải nhanh chóngtiếp cận đến ngời tiêu dùng với lợng thông tin đầy đủ, cụ thể, xác sản phẩm, nhà sản xuất phải quảng cáo hội trợ triển lÃm hình thức quảng cáo hữu hiệu nhê tÝnh trùc tiÕp vµ tËp trung cđa nã Trong hội chợ triển lÃm, lu lợng khách hàng đông, họ trực tiếp nghe, nhìn, cầm, nắm dùng thử nhờ nhận xét, đánh giá họ sản phẩm thờng xác Quảng cáo hội chợ triển lÃm thể trình độ văn minh tiếp thị doanh nghiệp thông qua cách trang trí gian hàng trng bày sản phẩm nh trình độ giao tiếp, phơng thức bán hàng nhân viên - Chức sản xuất: Hội chợ triển lÃm có tác động kích thích tăng khả sản xuất doanh nghiệp nhờ có thêm bạn hàng vì: + Ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ với khối lợng lớn (kích thích sản xuất) + Đàm phán ký kết hợp đồng chuyển giao công nghệ, mua sắm thiết bị máy móc (tăng khả sản xuất) + Hợp tác đầu t, nghiên cứu thiết kế t vấn (tăng khả sản xuất) Phân loại Hội chợ triển lÃm đa dạng thể loại tính phong phú hoạt động kinh tÕ, trªn thùc tÕ ngêi ta cha cã mét tiªu chuẩn thức để định nghĩa phân loại hội chợ triển lÃm tên gọi chúng Để giúp nhận biết phân biệt cách tơng đối, hội chợ triển lÃm thờng phân thành loại nh sau: 2.1 Phân loại theo chu kỳ: - Hội chợ triển lÃm định kỳ: Thờng tổ chức hàng năm vài năm lần vào thời gian địa điểm định Hội chợ triển lÃm loại thờng có quy mô lớn, có uy tín, khách tham gia đông quen thuộc, giới thiệu sản phẩm có thị trờng lớn - Hội chợ triển lÃm không định kỳ: Đợc tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp có sản phẩm thị trờng hẹp nh địa phơng, nghành kinh tế Các hội chợ triển lÃm thờng có phối hợp chặt chẽ có hỗ trợ địa phơng nghành có liên quan, thờng quy mô không lớn 2.2 Phân loại theo nghành hàng: - Hội chợ triển lÃm tổng hợp: Víi sù tham gia cđa nhiỊu doanh nghiƯp níc quốc tế thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhằm giới thiệu bán sản phẩm nh: Hội chợ Thơng mại, Hội chợ Xuân, Hội chợ triển lÃm Humburg - Hội chợ triển lÃm chuyên ngành: Mục tiêu loại hội chợ triển lÃm giíi thiƯu s¶n phÈm cđa mét lÜnh vùc kinh tÕ kinh tế nh: Hội chợ Công nghiệp, Triển lÃm Môi trờng, Hội chợ triển lÃm ngành Hoá chất 2.3 Phân loại theo phạm vi tổ chức: - Hội chợ triển lÃm quốc tế: Đợc tổ chức nớc nớc với tham gia khách hàng từ nhiều quốc gia khác Theo nội dung hội chợ tổng hợp hay hội chợ chuyên nghành, định kỳ hay bất thờng nh: Triển lÃm Hàng không Pháp, Hội chợ Thơng mại Humburg (Đức), Hội chợ quốc tế hàng Công nghiệp ViƯt Nam th¸ng 10, TriĨn l·m qc tÕ "TECOM" vỊ viễn thông tháng 11, Hội chợ thơng mại quốc tế EXPO tháng t hàng năm Việt Nam - Hội chợ triển lÃm nớc: Khách tham gia gồm doanh nghiệp nớc nhằm xúc tiến bán hàng, hay ph¸t huy néi lùc cđa c¸c doanh nghiƯp néi địa nh Hội chợ Xuân, Hội chợ Thời trang, Hội chợ Hàng tiêu dùng - Hội chợ triển lÃm địa phơng: Đợc tổ chức phạm vi tỉnh, thành phố địa phơng với tham gia doanh nghiệp địa phơng nhằm khuyến khích phát triển kinh tế địa phơng, mở rộng quan hệ với địa phơng khác hợp tác liên doanh Vai trò hoạt động Hội chợ Triển lÃm: 3.1 Đối với kinh tế quốc dân - Tạo mối liên kết: Giữa doanh nghiệp, nghành, vùng nhằm phát huy mạnh tiềm doanh nghiệp, nghành vùng kinh tế Trong liên kết kinh tế doanh nghiệp cố gắng biến tiềm lực doanh nghiệp thành lợi so sánh Hội chợ triển lÃm cầu nối cho doanh nghiệp gặp gỡ tìm hiểu để liên kết với tạo sức mạnh cạnh tranh cho kinh tế nói chung - Tạo mặt giá: Thông qua hội chợ triển lÃm ngời ta xác định đợc mặt giá sản phẩm, nhu cầu thị hiếu ngời tiêu dùng, phán đoán đợc lợng khách hàng tiềm sức mua thị trờng - Tạo môi trờng đầu t: Nhờ chức kích thích sản xuất, nhu cầu phát triển sản xuất tăng, vốn công nghệ tăng hội cho nhà đầu t khai thác - Hội nhập quốc tế: Thông qua hội chợ triển lÃm quốc tế, bạn bè quốc tế đợc sản phẩm truyền thống dân tộc mà quan trọng họ hiểu thêm văn hoá, lối sống nh tiềm kinh tế, ngời đất nớc Mặt khác, nhà doanh nghiệp, nhà quản lý nớc tiếp xúc với công nghệ tiên tiến, học hỏi đợc kinh nghiệm quản lý từ nớc phát triển Góp phần tăng cờng mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy trình héi nhËp nỊn kinh tÕ thÕ giíi vµ khu vùc 3.2 Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Hội chợ triển lÃm phËn quan träng chÝnh s¸ch xóc tiÕn cđa doanh nghiệp Chính vậy, tham gia hội chợ triển lÃm phơng pháp hiệu việc đẩy mạnh công tác này: - Hỗ chợ cho chiÕn lỵc Marketing cđa doanh nghiƯp: Tham gia héi chỵ triển lÃm giúp doanh nghiệp hoàn thiện kế hoạch Marketing mình, đánh giá tính hiệu hoạt động Marketing đà thực Từ doanh nghiệp xây dựng cho sách xúc tiến phù hợp, kết hợp với hình ảnh sản phẩm nh sản phẩm chất lợng cao - Tiếp cận khách hàng: Một hội chợ triển lÃm ®ỵc tỉ chøc tèt sÏ quy tơ ®ỵc mét lu lợng lớn khách hàng, cho phép doanh nghiệp trực tiếp giới thiệu hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, hớng dẫn cách sử dụng, giúp họ yên tâm định mua hàng, đồng thời nhận đợc thông tin phản hồi chỗ - Mở rộng thị trờng, xâm nhập thị trờng mới: Tham gia hội chợ triển lÃm thị trờng giúp doanh nghiệp rút ngắn đợc thời gian tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu, phong tục, lối sống khách hàng thông qua tiếp xúc trực tiếp hội chợ triển lÃm - Củng cố danh tiếng, hình ảnh doanh nghiệp: Thông qua hoạt động hội chợ triển lÃm doanh nghiệp khuyếch trơng hình ảnh doanh nghiệp mình, giới thiệu với khách hàng lịch sử phát triển, lực, uy tín, triển vọng lĩnh vực kinh doanh Nhờ đó, doanh nghiệp để lại "ấn tợng tốt" khách hàng có ảnh hởng định đến định mua hàng tơng lai khách hàng - Quan sát, tìm hiểu cạnh tranh nghành: Một lợi ích quan trọng mà hội chợ triển lÃm mang lại cho doanh nghiệp tham gia họ có hội đánh giá đối thủ cạnh tranh Phân tích đợc cờng độ cạnh tranh nghành thông qua số lợng kết cấu đối tợng cạnh tranh, đồng thời nhận biết đợc đối tợng cạnh tranh trực tiếp Phân tích lợi cạnh tranh khả cạnh tranh họ để xây dựng chiến lợc phù hợp cho hớng - Xúc tiến hợp tác, đầu t: Tham gia hội chợ triển lÃm, doanh nghiệp có nhiều hội để ký kết hợp đồng, đàm phán, kêu gọi đầu t liên kết kinh tế với nhà sản xuất khác Tổ chức tham gia hội thảo, hội nghị hội chợ triển lÃm, doanh nghiệp có hội nắm bắt nguồn thông tin quý giá từ bàn luận, đối thoại chủ đề liên quan ®Õn lÜnh vùc cđa m×nh II Quy tr×nh tỉ chøc hoạt động hội chợ triển lÃm Đối với đơn vị tổ chức quy trình tổ chức hội chợ triển lÃm bao gồm: Các hoạt động trớc hội chợ: 1.1 Nghiên cứu thị trờng xây dựng đề án Giống nh sản phẩm khác, trớc sản xuất kinh doanh nhà doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ thị trờng Trong việc tổ chức hội chợ triển lÃm, nhà tổ chức phải nghiên cứu kỹ lỡng môi truờng kinh tế-xà hội, mối quan tâm thị trờng, vấn đề trội kinh tế Sự thành công hội chợ triển lÃm đợc đánh giá theo nhiều tiêu thức khác nhau: lợi nhuận, chất lợng phục vụ, số lợng khách tham quan khách tham gia Điều phụ thuộc vào kết khảo sát thị trờng - Ngiên cứu thị trờng: Nội dung nghiên cứu nhu cầu khả tham gia doanh nghiệp, có nghĩa sức mua khách hàng dịch vụ mà hội chợ cung cấp sở đa giá phù hợp cho loại Nguồn thông tin chủ yếu để nghiên cứu lấy từ Bộ, Nghành quản lý doanh nghiệp thuộc lĩnh vực mà hội chợ đề cập đến: + Căn nguồn thông tin thị trờng, lập đề án xác định tiêu đề hội chợ nhóm đối tợng khách mời tham gia + Tìm đối tác tổ chức với thảo sơ đề án Sau đà có thông tin phản hồi từ đối tác tính khả thi hội chợ, bắt đầu lên đề án chi tiết - Xây dựng đề án: Bao gồm mục sau + Xác định địa điểm, thời gian tổ chức + Tìm đơn vị bảo trợ + Xác định đơn vị đồng tổ chức + Quy mô, nội dung, hoạt động hội chợ + Xác định đơn vị hoạch toán chính, xác định giá gian hàng dịch vụ kèm theo + Ký kết hợp đồng hợp tác cần thiết với đối tác Khảo sát thị trờng hoàn thành đề án thờng phải diễn trớc tổ chức tháng (đôí với hội chợ nớc) năm (đối với hội chợ quốc tế) 1.2 Xin giấy phép thành lập ban tổ chức Tại Việt Nam Bộ Thơng mại ngời cấp giấy phép cho hội chợ triển lÃm thơng mại, Bộ Văn hoá-Thông tin cấp cho hội chợ triển lÃm văn hoá nghệ thuật Các hội chợ triển lÃm chuyên nghành Bộ chủ quản cấp, địa phơng UBND Tỉnh, Thành phố cho phép Sau đợc phép tổ chức, bên có liên quan họp bàn thành lập ban tổ chức hội chợ để lên kế hoạch chi tiết thực hiện, điều hành chịu trách nhiệm kết hội chợ 1.3 Xây dựng th mời, lên sơ đồ gian hàng - Ngời tổ chức soạn thảo th mời giửi tới khách tham gia thờng bao gồm: Th mời, đăng ký tham gia, đăng ký xét thởng ( có) giấy tờ khác có yêu cầu khách Nội dung th mời phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin xác liên quan đến hội chợ cho khách hàng nh: Quy mô, nội dung, thời gian địa điểm tổ chức, giá cả, đối tợng khách tham gia đợc hoàn tất để gửi trớc tháng cho khách quốc tế tháng cho khách nội địa - Để khuyến khích doanh nghiệp đăng ký tham gia sớm, Ban tổ chức lên sơ đồ gian hàng cho khu trng bày để khách hàng lựa chọn vị trí Việc bố trí gian hàng mét héi chỵ triĨn l·m, Thêng Ban tỉ chøc phân thành khu theo nghành hàng, khu khách đợc quyền lựa chọn vị trí phù hợp theo nguyên tắc đăng ký trớc chọn trớc 1.4 Quảng cáo mời khách tham gia - Một hội chợ triển lÃm thu hút đợc đông đảo khách tham gia khách tham quan coi nh đạt đợc nửa thành công Chính nhà tổ chức phải mở chiến dịch quảng cáo phơng tiện thông tin đại chúng nh: Đài truyền hình, truyền thanh, báo, tạp chí, Internet Chiến dịch quảng cáo bao gồm hai giai đoạn: + Giai đoạn 1: Tiến hành sau nhà tổ chức đăng ký tổ chức với mục đích thu hút doanh nghiệp có quan tâm tham gia + Giai đoạn 2: Thực mét thêi gian trc cc héi chỵ triĨn l·m nh»m quảng cáo cho khách tham quan ý nghĩa chủ đề hội chợ triển lÃm - Một khâu quan trọng khó khăn tổ chức hội chợ triển lÃm mời khách tham gia, tơng tự nh nhà sản xuất tìm kiếm thị trờng tiêu thụ sản phẩm Công việc đợc thực thông qua công nghệ tiếp thị tổng hợp nhiều đờng, thờng bao gồm: + Đi mời trực tiếp doanh nghiệp + Sử dụng hệ thống cộng tác viên, văn phòng đại diện + Mời qua phơng tiện thông tin nh điện thoại, Fax, th tín + Mời hội chợ triển lÃm khác - Cùng với trình mời khách tham gia hội chợ, có kêu gọi nhà tài trợ Các nhà tài trợ thờng doanh nghiệp lớn cần chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm thông qua hội chợ Hình thức tài trợ tiền, quà tặng tuỳ theo mức độ tài trợ, nhà tài chợ đợc hởng số quyền lợi định hội chợ nh: Đợc miễn giảm phí thuê gian hàng, đợc quảng cáo miễn phí khuân viên hội chợ, đợc tổ chức hoạt động khác phục vụ chiến dịch quảng cáo 1.5 Tiếp nhận đăng ký, bố trí gian hàng - Một phận chuyên trách làm việc trực tiếp với khách hàng thông qua công việc: Tiếp nhận đăng ký, ký kết hợp đồng thuê gian hàng dịch vụ, bố trí gian hàng, nắm bắt giải yêu cầu khách hàng thờng xuyên báo cáo với Ban tổ chức tiến độ công việc, đề xuất biện pháp nhằm đảm bảo kế hoạch thực Tiếp nhận đăng ký khách, phân loại khách hàng theo tiêu thức nghành hàng theo loại hình doanh nghiệp để có kế hoạch phân khu trng bày cho phù hợp + Giá cả, diện tích: Thông thờng diện tích gian hàng trng bµy nhµ lµ m2, ngoµi trêi lµ 50 m2 Khi đăng ký tham dự khách hàng phải đặt 30% tổng số tiền thuê gian hàng Số tiền không hoàn trả khách hàng huỷ bỏ viÖc tham dù 10