Quy định quản lí thiết bị máy moc, phương tiện

Trang 1

UỶ BAN NHÂN DÂN

Lần ban hành : 01Ngày BH: 21/9/2009

Bảng theo dõi sửa đổi

STT

Ngày sửa đổi Vị trí sửa đổi (trang) Nội dung sửa đổi Ghi chú

Trang 2

UỶ BAN NHÂN DÂN

Phân phối

2 Phó Giám đốc Sở 2 7 Phòng Quản lý Công nghệ 1

4 Văn phòng Sở 1 9 Phòng Quản lý KH&CN cơ sở 1

Trang 3

UỶ BAN NHÂN DÂN

Phê duyệt

Người viết Phạm Thị Hiền Chức vụ Chánh Văn phòng Ký

Người kiểm tra Phạm Quốc Chính Chức vụ Phó Giám đốc Sở Ký

Người duyệt Nguyễn Văn Vỵ Chức vụ Giám đốc Sở Ký

Trang 4

UỶ BAN NHÂN DÂN

1 Mục đích

Thống nhất phương pháp theo dõi, quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản thuộc văn phòng Sở Khoa học và Công nghệ quản lý nhằm đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của các Phòng

2 Phạm vi áp dụng

Quy trình này được áp dụng cho việc trang bị, quản lý các tài sản thuộc Văn phòng Sở Khoa học và Công nghệ quản lý, bao gồm việc mua, giao nhận, quản lý sử dụng thiết bị, phương tiện, thu hồi và kiểm kê

Trang 5

UỶ BAN NHÂN DÂN

3 Tài liệu viện dẫn

Trang 6

UỶ BAN NHÂN DÂN

4 Định nghĩa - thuật ngữ và các từ viết tắt

4.1 Thuật ngữ

Tài sản thuộc thẩm quyền quản lý của Văn phòng Sở là các trang thiết bị chung, các tài sản tại phòng họp, hội trường, phòng lãnh đạo Sở, các tổ chức chuyên môn nghiệp vụ thuộc Sở Cụ thể bao gồm các loại sau:

4.1.1 Thiết bị văn phòng là: Tất cả các loại trang thiết bị, máy móc bao gồm: Máy Photo, máy Vi tính, máy chiếu; thiết bị dân dụng điều hoà,

tủ lạnh, ti vi và các loại công cụ, dụng cụ… phục vụ cho sinh hoạt, điều kiện làm làm việc trong quá trình hoạt động của cơ quan.

4.1.2 Phương tiện: ô tô xe máy công và những phụ tùng linh kiện

Trang 7

UỶ BAN NHÂN DÂN

4.2 Các từ viết tắt

5 Nội dung

5.1 Mua, Tiếp nhận tài sản mới

51.1 Lưu đồ tiến trình

Trang 8

Trách nhiệm Công việc Biểu mẫu/Tài liệu

Trang 9

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.1.2 Diễn giải lưu đồ

5.1.2.1 Xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị văn phòng Tiếp nhận thiết

bị mới.

Căn cứ vào quy định của Nhà nước và nhu cầu trang bị tài sản của các phòng và nguồn kinh phí được cấp, Văn phòng xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị, trình lãnh đạo phê duyệt, trình cơ quan có thẩm quyền thẩm định giá,Văn phòng mua, trang bị.

Trang 10

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.1.2.2 Phê duyệt kế hoạch mua sắm, trang bị

Lãnh đạo Sở phê duyệt kế hoạch mua sắm, trang bị

5.1.2.3 Tiếp nhận trang thiết bị mới

Khi tiếp nhận thiết bị mới, bộ phận Văn phòng phối hợp với phòng, đơn vị

sử dụng lập phương án lắp đặt, chuẩn bị đầy đủ các điều kiện tổ chức thi công, lắp đặt trang thiết bị

Tiếp nhận đầy đủ các tài liệu (hướng dẫn sử dụng, vận hành, an toàn) và phụ kiện kèm theo máy, thiết bị

Trang 11

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.1.2.4 Kiểm tra thiết bị mới

Máy, thiết bị mới sau khi đã tiếp nhận phải được vận hành thử nghiệm, hiệu chỉnh để đạt được các thông số làm việc theo thiết kế Trong trường hợp việc lắp máy do chuyên gia của nhà cung cấp tiến hành phải có sự giám sát của chuyên gia kỹ thuật được giao nhiệm vụ

5.1.2.5 Nghiệm thu

Nghiệm thu thiết bị sau khi lắp đặt hiệu chỉnh phải có các thành phần sau:

- Văn phòng - Đại diện đơn vị quản lý thiết bị

- Đại diện đơn vị được trang bị thiết bị

- Đại diện đơn vị cung cấp, lắp đặt thiết bị

Tất cả các thành viên tham gia nghiệm thu cùng tiến hành đánh giá công việc lắp đặt, hiệu chỉnh thiết bị mới Đại diện Văn phòng có trách nhiệm lập biên bản nghiệm thu bàn giao thiết bị theo BM-VP-04.04

Trang 12

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.1.2.6 Lập hồ sơ, đưa thiết bị vào sử dụng

+ Đại diện Văn phòng có trách nhiệm cập nhật “lý lịch máy” theo BM- VP- 04.05 bàn giao máy thiết bị cho bên sử dụng, và vào sổ quản lý thiết bị theo BM-VP-04.08

+ Bộ phận kế toán có trách nhiệm cập nhật vào “Danh mục kiểm kê tài sản” của Sở theo quy định hiện hành theo biểu mẫu BM-VP-04.09

+ Bên sử dụng có trách nhiệm nhận bàn giao thiết bị, lưu giữ tài liệu hướng dẫn sử dụng (bản sao)

5.2 Bảo dưỡng, sửa chữa theo kế hoạch

5.2.1 Lưu đồ

Trang 13

Bước 3 Lãnh đạo Sở BM-VP-04.07

Bước 4 Đơn vị quản lý thiết bị Các qui trình bảo dưỡng,

sửa chữa liên quan

Bước 6 Đại diện:

Đơn vị quản lý thiết bị; Đơn vị

sử dụng; Đơn vị thực hiện công

việc

Đơn vị quản lý thiết bị; Đơn vị

sử dụng; Đơn vị thực hiện công

việc

BM-V-04.06

Lập bản danh mục thiết bị Lập kế hoạch sửa chữa

Trang 14

UỶ BAN NHÂN DÂN

Trang 15

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.2.2.2 Lập kế hoạch bảo dưỡng thiết bị Căn cứ vào tài liệu hướng dẫn bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị; căn cứ vào

đề nghị của các phòng, đơn vị và tình hình thực tế của thiết bị, Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp và lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa trên cơ sở danh mục thiết bị; đồng thời lựa chọn đơn vị bảo dưỡng, sửa chữa trình lãnh đạo Sở phê duyệt theo BM-VP-04.07

5.2.2.3 Duyệt kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa Lãnh đạo Sở xem xét và phê duyệt kế hoạch bảo dưỡng

5.2.2.4 Tiến hành công tác bảo dưỡng, sửa chữa Việc tiến hành công tác bảo dưỡng, sửa chữa được thực hiện theo hướng dẫn của các qui trình bảo dưỡng, sửa chữa liên quan

Trang 16

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.2.2.5 Nghiệm thu thiết bị

Nghiệm thu thiết bị sau khi bảo dưỡng, sửa chữa phải có các thành phần sau:

- Đại diện đơn vị quản lý thiết bị

- Đại diện đơn vị sử dụng thiết bị

- Đại diện đơn vị thực hiện công việc

Tất cả các thành viên tham gia nghiệm thu cùng tiến hành đánh giá công việc bảo dưỡng, sửa chữa

Trong trường hợp đơn vị quản lý tự thực hiện công tác bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị do đơn vị mình quản lý thì công tác nghiệm thu được tiến hành theo các qui định trong các quy trình công nghệ bảo dưỡng, sửa

Trang 17

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.2.2.6 Lập biên bản nghiệm thu đưa thiết bị đi vào hoạt động

Các thiết bị sau khi bảo dưỡng, sửa chữa phải được kiểm tra đánh giá và

lập biên bản nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động (theo BM-VP-04.06) Biên

bản nghiệm thu sẽ là cơ sở đánh giá khối lượng sửa chữa, bảo dưỡng

Đơn vị quản lý thiết bị phải cập nhật các thông tin bảo dưỡng, sửa chữa

vào lý lịch máy theo (BM-VP-04.05).

5.3 Bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất

5.3.1 Lưu đồ mô tả quá trình bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất

Trang 18

Bước 1 Đơn vị sử dụng trang thiết bị

- Đơn vị thực hiện công việc

Phát hiện sự cố Lập biên bản kiểm tra Lập phiếu đề nghị sửa chữa

Trình chủ trương & chọn đơn vị sửa chữa

Duyệt

Thực hiện sửa chữa

Nghiệm thu

Bàn giao, lưu hồ sơ

Trang 19

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.3.2.1 Phát hiện sự cố, lập biên bản kiểm tra đánh giá mức độ hư hỏng của thiết bị:

Khi thiết bị xảy ra sự cố cần phải báo ngay cho Văn phòng đến kiểm tra và tiến hành lập biên bản kiểm tra thiết bị; đánh giá mức độ hỏng hóc theo (BM-VP-04.03)

5.3.2.2 Lập đề nghị sửa chữa đột xuất

Trên cơ sở biên bản kiểm tra, đơn vị sử dụng trang thiết bị lập yêu cầu sửa chữa đột xuất (BM-VP-04.02) chuyển Văn phòng Sở trình lãnh đạo phê duyệt

Trang 20

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.3.2.3 Trình chủ trương chọn đơn vị sửa chữa

Căn cứ vào tình trạng hư hỏng của thiết bị; Văn phòng đề xuất giải pháp

sử lý đồng thời lựa chọn đơn vị sửa chữa trình Lãnh đạo

5.3.2.4 Xem xét của lãnh đạo

Lãnh đạo xem xét yêu cầu bảo dưỡng, sửa chữa đột xuất để có các quyết định phù hợp trước khi cho phép tiến hành các bước tiếp theo

5.3.2.5 Thực hiện sửa chữa

Sau khi được phê duyệt chủ trương Văn phòng triển khai thực hiện đối với trường hợp tự thực hiện sửa chữa; tổ chức giám sát đối với trường hợp thư

Trang 21

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.3.2.6 Tiến hành kiểm tra nghiệm thu

Sau khi thiết bị được sửa chữa, Văn phòng và đơn vị sử dụng có trách nhiệm lập biên bản kiểm tra, nghiệm thu đưa thiết bị vào sử dụng theo (BM-VP-04.06) và cập nhật nội dung sửa chữa vào Lý lịch máy (BM-VP-04.05)

5.3.2.7 Bàn giao lưu hồ sơ

Đơn vị quản lý tổ chức bàn giao đưa vào sử dụng và lưu vào hồ sơ, sổ quản lý thiết bị

Trang 22

UỶ BAN NHÂN DÂN

5.4 Thu hồi, kiểm kê tài sản

5.4.1 Kiểm kê

- Định kỳ hàng năm Văn phòng phối hợp với KH-TC tiến hành kiểm kê, ít nhất là một lần vào cuối năm để xác định rõ số lượng tài sản, trang thiết bị thuộc phạm vi Sở quản lý

- Công tác kiểm kê tài sản thực hiện theo qui định theo BM-VP-04.09

5.4.2 Thu hồi thiết bị

- Khi thiết bị đã cũ, hỏng hoặc không phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị Căn cứ vào đề nghị của đơn vị sử dụng Văn phòng lập kế hoạch thanh lý hoặc nhập kho vật tư của Sở

- Trong trường hợp thiết bị là TSCĐ, Văn phòng có nhiệm vụ làm thủ tục

Trang 23

UỶ BAN NHÂN DÂN

6 Lưu hồ sơ

STT Tên hồ sơ Nơi/Người lưu Phương pháp lưu Thời gian lưu

1 Biên bản kiểm tra thiết bị - Đơn vị sử dụng thiết bị

- Văn phòng - Bản sao- Bản gốc 01 năm

2 Biên bản nghiệm thu, bàn giao - Đơn vị sử dụng thiết bị

- Văn phòng - Bản sao- Bản gốc 01 năm

3 Lý lịch thiết bị - Đơn vị sử dụng thiết bị - Bản gốc Đến khi thanh

lý

4 Sổ quản lý Thiết bị - Đơn vị sử dụng thiết bị - Bản gốc Không hạn chế

5 Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa thiết bị - Văn phòng - Bản sao

6 Biên bản nghiệm thu đưa thiết bị vào hoạt động - Đơn vị sử dụng thiết bị

- Văn phòng - Bản sao- Bản gốc

7 Phiếu đề nghị sửa chữa đột xuất - Văn phòng - Bản gốc

8 Biên bản kiểm kê tài sản - Đơn vị sử dụng thiết bị

- Văn phòng - Bản sao- Bản gốc

Trang 24

UỶ BAN NHÂN DÂN

7 Phụ lục, biểu mẫu

1 Kế hoạch mua sắm thiết bị BM-VP-04.01

2 Phiếu đề nghị sửa chữa đột xuất BM-VP-04.02

3 Biên bản kiểm tra thiết bị BM-VP-04.03

4 Biên bản nghiệm thu, bàn giao đưa thiết bị vào sử dụng BM-VP-04.04

Trang 25

Ghi chú

NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH CHÁNH VĂN PHÒNG GIÁM ĐỐC DUYỆTNgày tháng năm

Trang 26

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU ĐỀ NGHỊ SỬA CHỮA ĐỘT XUẤT

Kính gửi: - Giám đốc Sở KH&CN

- Chánh Văn phòng Sở

Đơn vị sử dụng thiết bị:………

Tên thiết bị::………

Chủng loại::………

Tình trạng máy hiện tại::………

Đề nghị: :………

Văn phòng đề xuất hướng giải quyết:

Ngày tháng năm

GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG SỞ ĐƠN VỊ SỬ DỤNG THIẾT BỊ

SỞ KH&CN BM-VP- 04.02

Trang 27

BIÊN BẢN KIỂM TRA THIẾT BỊ

Văn phòng Sở:………

Tên đơn vị sử dụng thiết bị:………

Tên thiết bị::………

Loại máy :……….

Tình trạng hiện tại::………

Văn phòng đề xuất hướng giải quyết:

VĂN PHÒNG SỞ PHÒNG SỬ DỤNG THIẾT BỊ

Trang 28

BIÊN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO

ĐƯA THIẾT BỊ VÀO SỬ DỤNG

Chúng tôi gồm:

BÊN MUA HÀNG:

Văn phòng Sở:……….Đơn vị được trang bị thiết bị:……….Địa chỉ:

BÊN BÁN HÀNG:

Người đại diện:……….Địa chỉ:……… Điện thoại :………Đồng ý ký biên bản giao, nghiệm thu thiết bị với nội dung sau

Tên thiết bị:………

Trang 29

Máy được giao trong tình trạng:

- Bên bán đã hướng dẫn sử dụng cho người tiêu dùng

-Thiết bị đạt chất lượng theo yêu cầu bên mua

Ngày tháng năm VĂN PHÒNG SỞ ĐƠN VỊ ĐƯỢC TRANG BỊ THIẾT BỊ ĐẠI DIỆN BÊN BÁN

Trang 30

LÝ LỊCH THIẾT BỊ

Tên phòng sử dụng thiết bị:

………

Địa chỉ lắp đặt:………

Loại máy :………

Số hiệu chủng loại:……… Ngµy th¸ng Néi dung c«ng viÖc X¸c nhËn cña VP

Trang 31

BÊN SỬA CHỮA:

Người đại diện:……….Địa chỉ:……… Điện thoại :………Đồng ý ký biên bản giao, nghiệm thu thiết bị với nội dung sau

Tình trạng hiện tại::………

Trang 32

Tình trạng thiết bị trước khi sửa chữa:……….Nội dung sửa chữa:……….Sau khi sửa chữa, chúng tôi nhất trí xác nhận:

Trang 33

KẾ HOẠCH BẢO DƯỠNG SỬA CHỮA THIẾT BỊ

TT Tên

tài sản hiệu Số lượng Số sử dụng Đơn vị Nội dung đề nghị bảo dưỡng, sửa

chữa

Thời gian thực hiện

Ghi chú

NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH CHÁNH VĂN PHÒNG GIÁM ĐỐC DUYỆTNgày tháng năm

Trang 34

SỔ QUẢN LÝ THIẾT BỊ

TT Ngày tháng Tên tài

sản sử dụng Đơn vị lượng Số hiệu Số bảo dưỡng sửa chữa Nội dung đề nghi, Ghi chú

Trang 35

BIÊN BẢN KiỂM KÊ TÀI SẢN

Tên đơn vị sử dụng thiết bị:………

TT Tên tài sản Số hiệu Số lượng Tình trạng thiết bị hiện nay Ghi chú

VĂN PHÒNG SỞ PHÒNG, ĐƠN VỊ KiỂM KÊNgày tháng năm

Định dạng
Số trang	35
Dung lượng	279 KB