Quy trình quản lí thiết bị tin học và phần mềm ứng dụng

Quy trình quản lí thiết bị tin học và phần mềm ứng dụng

QUY TRÌNH QUẢN LÝ THIẾT BỊ TIN HỌC

VÀ PHẦN MỀM ỨNG DỤNG

Mã hiệu: QT.TK.01 Lần ban hành: 03

Ngày ban hành: 05/09/2011

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI Stt Ngày sửa Trang sửa Nội dung sửa đổi

Soạn thảo và Xem xét Kiểm tra Phê duyệt

Họ và tên Phạm Lý Hồng Thái Ngô Bá Lánh Đỗ Duy Vinh

Chức vụ Trưởng phòng QMR Giám đốc

Chữ ký

Ngày 30/08/2011 01/09/2011 05/09/2011

1 MỤC Đ CH

Quy trình là phương pháp quản lý thiết bị tin học và dữ liệu như: sử dụng

phần cứng máy tính, (sau đây gọi chung là thiết bị tin học - TBTH) và các

phần mềm tin học phục vụ nhu cầu công việc chuyên môn của Sở nhằm:

- i m soát các TBTH và ngu n dữ liệu ch t ch , c hệ th ng, tránh th t thoát

- Cung c p cho công chức trong Sở những phương pháp, quyền h n và trách nhiệm đ i v i t ng lo i thiết bị tin học, dữ liệu do m nh quản lý

ho c sử dụng

2 PH M VI P DỤNG

- Ph m vi áp dụng cho các công việc sau:

+ Quản lý thiết bị phần cứng, phần mềm ứng dụng và dữ liệu trong Sở + hai thác thông tin điện tử

- Đ i tượng thực hiện:

+ Đ i diện lãnh đ o và Trưởng các Phòng, đơn vị: Ðảm bảo thực hiện đúng quy định

+ Công chức c liên quan: Thực hiện nghiêm túc theo các bư c được quy định trong quy trình này

3 TÀI LI U LI N QUAN

- Tài liệu thu t của thiết bị tin học, tài liệu hư ng d n sử dụng phần cứng, phần mềm của nhà cung ứng c p

- T t cả các tài liệu thuộc HT QLCL của Sở

- Quyết định s : 154/QĐ-STC ngày 27/01/2010 của Giám đ c Sở Tài chính về việc ban hành thay đổi và bổ sung Quy chế quản lý hệ th ng máy tính, m ng nội bộ t i Sở Tài chính

- Các tài liệu bên ngoài liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Sở có liên quan đến quy tr nh này

4 ĐỊNH NGH A

- Phần mềm: Là các chương tr nh d ng đ làm công cụ phục vụ cho quá

tr nh thực hiện công việc tác nghiệp được thao tác trên máy tính Chương

tr nh ứng dụng c th được mua c bản quyền, hông c bản quyền ho c download t trên m ng internet

- Phần cứng thiết bị tin học: là tài sản thuộc l nh vực điện tử, tin học do

Sở quản lý và sử dụng

- H s khách hàng: là các thông tin về hách hàng (tên, địa chỉ, s điện

tho i, các yêu cầu, tài liệu của hách hàng được lưu trữ bằng các chương tr nh ứng dụng hay lưu trữ d ng File trên đ a

- CNTT: Công nghệ thông tin

- TH-TK: Tin học - th ng ê

- TBTH: Thiết bị tin học

- LAN: Local Area Network (m ng nội bộ

- Everyone: Mọi người

- Client/Server: Máy hách/chủ

5 N I DUNG

5.1 Quản lý h s thiết bị Tin học

5.1.1 Các TBTH phải được lập h s , bao g m: Phần cứng và phần mềm Tin

học

Áp dụng cho t t cả các phòng, đơn vị thuộc Sở

- Lý lịch TBTH (Phiếu yêu cầu, báo giá, hoá đơn

- Phiếu bảo hành

- Catalogue

- Biên bản nghiệm thu hi mua, lắp đ t (nếu c

- Bản v lắp đ t (nếu c

- Sổ theo dõi sự c , sửa chữa, bảo dưỡng

- Riêng phần mềm c bảng mô tả, chức năng ứng dụng

5.1.2 Các thiết bị tin học phải được dán nhãn

- Phòng TH-TK ết hợp v i Văn phòng ( ế toán chịu trách nhiệm i m soát tem nhà sản xu t, nhãn bảo hành trư c hi đưa vào sử dụng, ngày mua, ngày hết h n bảo hành

- Nhãn của thiết bị bao g m các thông tin:

ý hiệu mã của thiết bị.Mã phòng s thứ tự

Ví dụ: máy tính s 01 của Văn phòng c nhãn thiết bị ghi đầy đủ:

PCP.VPH 01 (Máy tính đ bàn s một của Văn phòng)

- ý hiệu mã của thiết bị được quy định trong phụ lục kèm theo quy trình này

- hi c thiết bị m i được đưa vào sử dụng, Phòng TH-TK và ế toán văn phòng t p hợp các h sơ đã nêu ở mục 5.1.1 thành l p H sơ TBTH H

sơ thiết bị được lưu t i Phòng Tin học - Th ng ê và Văn phòng Sở

- Phòng TH-TK l p danh mục thiết bị t i các đơn vị theo bi u m u

5.2 Sửa chữa, trang bị thiết bị Tin học

- Việc bảo dưỡng sửa chữa, trang bị c th được định ỳ ho c đột xu t qua các bư c dư i đây

5.2.1 Sửa chữa định kỳ

- Hàng năm, ế toán văn phòng ph i hợp v i Phòng TH-TK có trách nhiệm i m tra, l p ế ho ch bảo dưỡng, sửa chữa định ỳ (theo bi u

m u ế ho ch trang bị, sửa chữa định ỳ BM.TK.01.02) (nếu Phòng

TH-TK xét th y cần thiết , tổng hợp gửi Chánh văn phòng xem xét cho ý iến và tr nh Lãnh đ o Sở phê duyệt

5.2.2 Sửa chữa đột xuất

- Trong quá tr nh sử dụng, nếu c sự c , Chuyên viên các phòng, đơn vị

sử dụng phải ghi l i lỗi xảy ra ho c hiện tr ng của thiết bị, gởi yêu cầu

về Văn phòng Sở theo bi u m u BM.TK.01.03

- Thiết bị, ứng dụng còn nằm trong thời gian bảo hành th thực hiện theo phương thức gọi nhà cung ứng đến bảo hành

- Thiết bị, ứng dụng hết thời h n bảo hành th thực hiện theo phương thức: báo Phòng TH-TK i m tra thực tế sự c và c ý iến đề xu t hư ng hắc phục

5.2.3 Nhu cầu trang bị thiết bị tin học

- Áp dụng cho phần cứng và phần mềm tin học toàn Sở

- Các phòng/ đơn vị c nhu cầu cung c p TBTH ho c phần mềm ứng dụng

th ghi vào bi u m u BM.TK.01.04 và tr nh Văn phòng sở

- Căn cứ theo phiếu nhu cầu của các phòng, ban, Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm i m tra và tr nh lãnh đ o Sở phê duyệt thực hiện (nếu th y

ph hợp)

5.3 Triển khai lắp đặt phần mềm, phần cứng

- Phòng TH-TK và Văn phòng Sở c nhiệm vụ tiếp nh n thiết bị, phần mềm ứng dụng do nhà cung ứng cung c p trên cơ sở biên bản giao nh n

- Tri n hai v n hành thử nghiệm căn cứ theo tài liệu thu t ho c hợp

đ ng giữa nhà cung ứng v i Sở

- hông tự ý tri n hai lắp đ t hi chưa c sự th ng nh t của Phòng

TH-T và bộ ph n trực tiếp quản lý, gây xung đột phần cứng, phần mềm

ảnh hưởng đến hệ th ng

- Phòng TH-TK ph i hợp v i bộ ph n ế toán Sở l p ế ho ch chuy n giao công nghệ cho các Phòng, đơn vị ho c Chuyên viên trực tiếp quản

lý Mọi tài liệu c liên quan đến thiết bị tin học phải giao cho Phòng TH-TK lưu trữ

- ết quả giao nh n được l p phiếu bàn giao thiết bị nội bộ theo bi u m u

5.4 Quy định diệt Virus máy tính

1 Phư ng pháp phòng tránh và diệt virus:

- Phòng TH-TK xây dựng cơ chế phòng tránh và quét virus theo mô h nh Client/Server

- T t cả các máy tính cá nhân sử dụng phải c Password (m t hẩu cho người sử dụng hi Logon vào máy hông Share full (chia sẻ cho b t

ỳ tài nguyên nào

2 Cài đặt các chư ng tr nh diệt virus:

- Phòng TH-TK tham mưu Lãnh đ o Sở và thực hiện theo chỉ đ o trang bị phần mềm diệt virus c bản quyền ho c miễn phí, c hả năng quét virus hiệu quả cao

- Người sử dụng phải thường xuyên c p nh t các chương tr nh diệt Virus miễn phí trên m ng (www.bkav.com.vn , AVG, CMC, Avira…

3 Xử lý khi phát hiện virus:

- Các phòng, đơn vị ho c cá nhân hi phát hiện c lo i virus m i xâm

nh p, người phát hiện cần ngắt máy hỏi m ng LAN đ tránh lây lan

- Người phát hiện c trách nhiệm thông báo đến mọi người qua m ng LAN ho c Phòng TH-TK đ t m cách xử lý

- Phòng TH-TK phải nghiên cứu các chương tr nh và cách diệt lo i virus

này trong điều iện cho phép

- Phòng TH-TK thông báo hư ng d n cho t t cả các cán bộ công chức

trong Sở cách diệt virus này

- Thực hiện quét virus cho t ng máy tính cá nhân

4 Quét virus:

- L p lịch quét virus định ỳ: vào sáng thứ hai hằng tuần cho t t cả các máy tính trong Sở

- Quét đột xu t hi phát hiện virus xâm nh p

5.5 Quản lý phần mềm ứng dụng

5.5.1 Bảo quản

- Phần mềm phải được phân lo i theo tính ch t l nh vực ứng dụng, lưu trữ t i thư mục Software chỉ chia sẻ (share ở chế độ chỉ đọc (Read Only cho mọi người (Everyone sử dụng

- Đ i v i các phần mềm mang tính ch t đ t th cần bảo quản hông được phép tự ý sao chép, chia sẻ cho mọi người hi hông c sự đ ng ý của lãnh đ o Sở

- Đ i v i các phần mềm điều hi n thiết bị các bộ ph n sử dụng thiết bị giao cho Phòng TH-TK lưu trữ, bảo quản cần đến hi c sự c

5.5.2 Quy định chia s dữ liệu trên mạng LAN

- Người sử dụng hông được chia sẻ (share các ổ đ a, các file, thư mục,

ho c chương tr nh c tính ch t cần phải bảo quản, bảo m t trên máy của

m nh như: các file văn bản được so n thảo theo yêu cầu đ c biệt của Lãnh đ o Sở, các chương tr nh ứng dụng được cài đ t trên máy, các phần mềm được giao sử dụng hi chưa c yêu cầu của Lãnh đ o Sở

- hi được yêu cầu phải share th chỉ được share ở các c p cho phép như:

Read Only ho c share thư mục dư i d ng ẩn thumuc$ đ chỉ c

người c yêu cầu share m i nh n th y,

- Người sử dụng các dữ liệu đã được share hông được copy ho c chuy n dữ liệu lên máy của người hác hi chưa được cho phép

- Các dữ liệu phải được quét virus trư c hi chuy n đến máy hác hi c yêu cầu

5.5.3 Back up Sao lưu dữ liệu

Áp dụng cho các lo i dữ liệu: các chương tr nh ứng dụng, các tài liệu, h

sơ quan trọng (QLNS, IMAS…

a) Biện pháp Back up

- Sao lưu đầy đủ (full bac up : định ỳ 1lần/tháng, t t cả các dữ liệu đã lựa chọn bac up s được ghi vào đ a, băng t mà hông phụ thuộc vào

lo i dữ liệu và thời đi m hởi t o c ng như c p nh t

- Ngoài full bac up và ghi vào đ a CD, các dữ liệu được sao lưu lên đ a cứng vào ngày thứ 6 hàng tuần Đ hông bị đầy bộ nh , hi sao lưu file

m i cần phải x a các file sao lưu đã ghi sang đ a CD

b) Đối v i các chư ng tr nh ứng dụng

Bư c 1: Ghi chép l i source của chương tr nh lên đ a

Bư c 2: Bàn giao một bản l i cho bộ ph n c trách nhiệm và c nhu cầu

sử dụng (Đ i v i các chương tr nh download t trên m ng

Bư c 3: Phòng TH-TK đưa vào danh sách các phần mềm trong Sở

Bư c 4: Lưu giữ và bảo quản đ a

c) Ghi ch p dữ liệu lên server

Bư c 1: Cá nhân, bộ ph n sử dụng là người c Quyền và chịu trách nhiệm ghi dữ liệu trên Server

Bư c 2: Dữ liệu ghi vào v ng được cho phép t ng folder ho c tài hoản

cá nhân theo quy định

Bư c 3: Các dữ liệu về quản lý h sơ s được c p nh t lên server bằng các chương tr nh ứng dụng Quyền c p nh t c ng chính là mã đ vào các chương tr nh này

Bư c 4: Phòng TH-TK quản lý dữ liệu trên Server của Sở và thường xuyên i m tra các dữ liệu trên Server đ đảm bảo các Phòng, đơn vị thực hiện đúng theo quy định

d) Các bư c th c hiện back up dữ liệu

Bư c 1: T t cả các máy trong Sở đều c cài đ t chương tr nh Bac up dữ liệu như: Second copy,… Định ỳ vào ngày làm việc cu i tháng, công chức quản lý máy tính của các phòng, đơn vị ch y chương tr nh này và lưu dữ liệu cần bac up vào thư mục quy định t i Server

Bư c 2: Phòng TH-TK chuy n t t cả các dữ liệu cần lên máy c đầu ghi

CD

Bư c 3: Phòng TH-TK thực hiện ghi dữ liệu lên đ a và x a t t cả dữ liệu ghi xong trên máy tính (nếu c ghi dữ liệu lên máy

Bư c 4: Giao đ a cho các phòng, đơn vị quản lý đ a CD ho c Phòng

TH-TK quản lý (nếu cần

Bư c 5: hi cần sử dụng dữ liệu được ghi trên đ a do: cần sao chép, sử dụng, bản c bị hư hỏng th phải được sự đ ng ý của c p c thẩm quyền

5.5.4 Phư ng thức gọi bảo hành, n ng cấp, h trợ k thuật phần mềm

a) Phần mềm mua c bản quyền

- Bảo hành sản phẩm là phương thức đảm bảo Quyền lợi của Sở đ i v i

sự cam ết của nhà cung ứng phần mềm trong thời gian nh t định hi

c nhu cầu bảo hành, công chức của các phòng, đơn vị thông báo v i Phòng TH-TK liên hệ ph i hợp thực hiện: giải đáp thắc mắc về tính năng của sản phẩm cho người sử dụng, hư ng d n hắc phục các lỗi nhỏ xảy ra trong quá tr nh ứng dụng

- Đảm bảo các phần mềm sử dụng hông bị l c h u, công chức của các phòng, đơn vị hi c nhu cầu thông báo v i Phòng TH-TK đ yêu cầu nhà cung ứng phần mềm c p nh t các tính năng m i, công cụ của phần mềm nhằm đáp ứng v i t nh h nh thực tế phục vụ t t nh t cho công việc

b) Phần mềm mua kh ng c bản quyền hoặc dowload t internet kể cả các văn bản pháp luật

- Sản phẩm hông hợp pháp cần t m hi u trư c hi đưa vào sử dụng hông làm ảnh hưởng đến công việc chung Sở

- Công chức sử dụng cho mục đích nghiên cứu, học t p chịu trách nhiệm bản quyền hi nhà sản xu t yêu cầu

- Phát huy hả năng sáng t o trong công việc: t m iếm những sản phẩm miễn phí ho c tự xây dựng ứng dụng cho công việc mang l i hiệu quả thiết thực

- Các lu t, nghị định, quyết định, thông báo, chỉ thị, văn bản hác,… dowload trên m ng ho c cổng thông tin điện tử của các cơ quan quản lý nhà nư c, c hiệu lực thi hành thì thông báo cho Phòng TH-TK c p nh t lên Website thành phần của Sở ho c t i thư mục văn bản pháp lu t

VĂN BẢN PH P QUY đ t t cả công chức trong Sở đều c th tham

hảo

5.5.5 Bảo tr , bảo dư ng phần cứng

a) Máy vi tính hệ thống mạng LAN Cáp, hub,

- i m tra thiết bị trư c hi bảo dưỡng

- i m tra tính năng ết n i thiết bị ngo i vi như: m ng, máy in, sound, modem, CD Rom DVD,…

- i m tra font chữ

- Các phần mềm tác nghiệp như: Office,…

- i m tra các lo i cáp m ng, các đầu n i, t nh tr ng ho t động của hub, switch…

b) Trách nhiệm các phòng, đ n vị tr c tiếp sử dụng

- Tuân thủ các quy định tắt, mở thiết bị phần cứng, phần mềm thiết bị tin học

- Thiết bị phải được đ t nơi hô ráo, ho c theo chỉ d n của nhà sản xu t

- Ngắt các ngu n điện ết n i đến các thiết bị trư c hi ra về

c) Máy in:

Trách nhiệm, bảo hành, bảo dưỡng của nhà cung ứng:

- i m tra mực

- i m tra bản in máy in, photocopy

- i m tra các linh iện trong máy in, photocopy

d) Các loại thiết bị tin học khác

- i m tra t nh tr ng trư c hi sử dụng

- Nếu phát hiện sự c phải xử lý ngay ho c báo cáo v i người c thẩm quyền và Phòng TH-T đề xu t hư ng xử lý

5 H S

Stt Tên h s Mã hiệu N i lưu T.gian lưu Huỷ P.P

1 Danh mục thiết bị tin học BM.TK.01.01

Phòng Tin học

- Th ng

kê

Theo Quy trình

i m soát tài liệu và

h sơ

Lưu kho

2 ế ho ch bảo dưỡng, sửa chữa BM.TK.01.02

3 Yêu cầu xử lý sự c BM.TK.01.03

4 Phiếu đề nghị cung c p thiết

5 Phiếu giao nh n thiết bị BM.TK.01.05

6 PHỤ LỤC

2 ế ho ch bảo dưỡng, sửa chữa BM.TK.01.02

4 Phiếu đề nghị cung c p thiết bị, phần mềm BM.TK.01.04

Phụ lục Quy định đánh mã thiết bị

XXX: ý hiệu của Phòng, đơn vị sử dụng thiết bị liên quan;

stt: s thứ tự, bắt đầu t 01 theo mã nhân viên của Sở

Phụ lục Quy định đánh mã phòng, ban XXX

Số TT Mã Đ n vị Tên đ n vị

1 BLD Ban Giám đ c

3 PNS Phòng Quản lý ngân sách

4 PVX Phòng Tài chính - HCSN

5 PCS Phòng Quản lý công sản - Giá

6 PDN Phòng Tài chính Doanh nghiệp

7 PTK Phòng Tin học - Th ng ê

8 PDT Phòng Đầu tư

9 BTT Thanh tra tài chính

10 SVR Phòng Server

11 DTA Phòng Đào t o