TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ CNTT
Khái niệm
Có nhiều định nghĩa đã được đưa ra về quản trị CNTT, tuy nhiên có một số định nghĩa phổ biến được áp dụng
Là sự sắp xếp chiến lược của CNTT với nghiệp vụ để tối đa giá trị nghiệp vụ đạt được thông qua sự phát triển, duy trì các điều khiển CNTT hiệu quả và có trách nhiệm, quản lý hiệu năng và quản lý rủi ro [04]
Chỉ rõ khung cho việc quyết định các quyền hạn và trách nhiệm để hỗ trợ các ứng xử mong muốn trong tác dụng của CNTT [05]
Một cấu trúc của các quan hệ và các quy trình để điều khiển doanh nghiệp nhằm đạt được mục đích của doanh nghiệp bằng việc gia tăng giá trị trong khi cân bằng rủi ro với hoàn lại của CNTT và các quy trình của nó [06]
Hệ thống mà nhờ đó mà việc sử dụng hiện tại và tương lai của CNTT là được định hướng và điều khiển Nó liên quan việc thẩm định và định hướng các kế hoạch cho việc dùng ICT để hỗ trợ tổ chức và điều khiển nó đạt được các kế hoạch Nó bao gồm các chiến lược và quy chế cho việc dùng ICT trong một tổ chức [07]
Nói một cách đơn giản, quản trị CNTT đại diện cho việc quản lý, các chính sách và các thủ tục cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống thông tin của tổ chức hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức được dùng có ích, và các rủi ro liên quan đến CNTT là được tối thiểu hoá Quản trị CNTT là một phương thức để quản lý chiến lược CNTT và được thực hiện để cho phép tạo ra cái nhìn thống nhất của các chức năng quản lý chủ chốt như quản lý dự án, quản lý yêu cầu, quản lý tài nguyên, quản lý rủi ro và quản lý hiệu năng Nó là một phần của quản lý doanh nghiệp và bao gồm sự lãnh đạo, các cấu trúc có tính tổ chức và các quá trình đảm bảo cho chiến lược CNTT duy trì và mở rộng các chiến lược và mục đích của tổ chức.
Mục đích của quản trị CNTT là định hướng các khởi đầu của CNTT để đảm bảo:
CNTT được sắp xếp với các chiến lược nghiệp vụ và cung cấp những lợi ích mong đợi
CNTT có thể hoạt động như người cho phép các nghiệp vụ- bằng cách khai thác các cơ hội và tối ưu hoá các lợi ích
Các nguồn tài nguyên CNTT được dùng có trách nhiệm
Các rủi ro liên quan đến CNTT được điều khiển hợp lý.
Mục đích của quản trị CNTT không chỉ là tạo ra mẫu kế hoạch, mà là đảm bảo rằng quy tắc hay các kế hoạch làm việc đúng như đã định, và các tài nguyên được dùng tương ứng Nó khiến cho các doanh nghiệp cân đối giữa các kì vọng của họ với thực tế.
Quản trị CNTT hiệu quả phải đảm bảo rằng các kì vọng cho CNTT gặp nhau và các rủi ro CNTT được giảm nhẹ Nó giúp cho các tổ chức lặp lại các thành công và loại bỏ những sai lầm.
1.3 Tính năng và lợi ích của quản trị CNTT
Hệ thống Quản lý CNTT cungcấp sự tường minh theo vai trò và hướng ngoại lệ đối với xu thế, trạng thái và các kết quả của CNTT giúp ta có thể quyết định và thực hiện cácquyết định đó trong thời gian thực.
Tối ưu chiến lược và việc vận hành CNTT: Giảm chi phí về nguồn lực CNTT khoảng 15 đến 25 % và nâng cao năng suất từ 20 đến30 %.
Theo dõi và kiểm soát thời gian thực: Cung cấp sự tường minh tức thời để ra quyết định và loại bỏ sự phụ thuộc vào e-mail, điện thoại cũng như gặp gỡ để cập nhật dự án Cho phép quản lý theo ngoại lệ. o Vận hành tác vụ CNTT ngày nay mà không có sự tường minh thời gian thực đối với thông tin về hiện trạng và hiệu suất là đặt tổ chức của chúng ta vào rủi ro cao về hiệu suất sử dụng tài nguyên CNTT thấp Trừ khi ta có sự tường minh và khả năng kiểm soát, nếu không thì chẳng cần đợi lâu cũng gặp rắc rối ngay o Dự án công nghệ ngày càng tối thiết với sự thành công của doanh nghiệp và những người điều hành trong toàn doanh nghiệp muốn chắc chắn rằng các dự án của mình đang đúng hạn, không vượt ngân sách và thỏa mãn các chủ nhân chính Cũng đúng như vậy với người lãnh đạo CNTT đang cố căn chỉnh vận hành sao cho hợp với chiến lược nghiệp vụ và mang về nhiều giá trị hơn cho nghiệp vụ Trong môi trường này, dữ liệu cũ mèm và vận hành rời rạc là tấm vé đến thất bại. o Hệ thống Quản lý CNTT cho ta cái nhìn toàn diện và kịp thời về mọi sáng kiến và vận hành thông qua một điểm truy nhập Hệ thống mạnh mẽ này cung cấp sự tường minh tổng thể và khả năng kiểm soát thiết yếu để xây dựng tổ chức CNTT hiệu suất cao Hệ thống Quản lý CNTT giúp nghiệp vụ thực hiện chiến lược nghiệp vụ, có sự kiểm soát trên nhiều sáng kiến và ra quyết định hiệu quả đối với vận hành CNTT. o Sự tường minh và kiểm soát thời gian thực: Hệ thống Quản lý CNTT thu tóm và hiển thị thông tin thời gian thực Khi hoạt động được thực hiện, cập nhật được thu tóm ngay lập tức và phản ánh trên khung theo dõi của hệ thống Quản lý CNTT Bằng việc được cung cấp cập nhật thời gian thực, người sử dụng truy nhập tới thông tin chính xác nhất hiện có bất cứ lúc nào, loại bỏ nhu cầucập nhật qua, điện thoại hay gặp gỡ nhằm thấu hiểu và kiểm soát những gì đang diễn ra. o Thông tin cá thể hóa và dựa vào vai trò: Hệ thống Quản lý CNTT cung cấp giao diện được cá thể hóa nhằm cung cấp thông tin phù hợp cho từng người sử dụng Từng người sử dụng chỉ ra thông tin mình muốn cũng như cách chúng được hiển thị sử dụng “cấu thành cổng”(hay “portlet”), với mỗi“portlet”cung cấp thông tin về chủ đề rộng như trạng thái tổng quan của chương trình trọng điểm hay chủ đề đặc thù, bao gồm cả quy trình nhận biết vi phạm Thỏa thuận Mức Dịch vụ (SLA) Các“portlet”riêng biệt được nhóm lại để hình thành trang bảng trắng hay góc nhìng theo vai trò sao cho nhóm người sử dụng có cùng khung tham chiếu Với hệ thống quản lý CNTT, thông tin CNTT giá trị có thể được chia sẻ dễ dàng và có hiệu quả về chi phí, loại bỏ nhu cầulật giở cả kế hoạch dự án hay báo cáo trạng thái để tìm các ngoại lệ cần có biện pháp xử lý Ngoài ra, việc truy nhập đến thông tin được kiểm soát dựa trên vai trò và khái lược bảo mật của từngngười sử dụng. o Truy nhập nhanh đến thông tin: Để cho phép người sử dụng nhanh chóng xác định và giải quyết vấn đề tại chỗ, hệ thống Quản lý CNTT cung cấp khả năng đào sâu đến bất kỳ mức chi tiết nào Ví dụ, ta có thể tạo ra
“portlet” để xem số dự án vượt trộicho phòng ban cụ thể, được tổ chứctheo loại và độ ưu tiên củadự án Ta chỉ đơn giản nháy chuột vào dự án cụ thể trong danh sách trên để mở “portlet”mới chi tiết hóa nhiệm vụ nằm dưới trong dự án đó Giao diện thống nhất như vậy ở mọi mức thông tin dự áncho phép có góc nhìn so sánh về thông tin trạng tháitrên nhiềudự án, trong thực tế trên mọi khía cạnh của CNTT với độ bảo mật phù hợp. Thông tin cần được in hay tải về Excel chỉ với nháy chuột cho cuộc gặp ở xa, phân tích gián tuyến hay báo cáo chi tiết. o Ra quyết định hiệu quả: Để tăng hiệu suất và năng suất, hệ thống Quản lý CNTT cho phép xem và báo cáo “dựa-trên-ngoại-lệ” Khi ta thiết đặt điều kiện và thước đo, cập nhật trực quan của rủi ro và trạng thái dự án được sinh ra Các chỉ số trực quan này hiển thị mức nghiêm trọng của rủi ro dự án với mã màu, làm dễ nhận biết thời hạn chậm, các hoạt động vượt phạm vi và các bất thường cần quan tâm khác Với các ngoại lệ được nhấn mạnh thời gian thực và thông tin hỗ trợ kịp thời, người quyết định cần ít thời gian hơn để có quyết định hiệu quả cũng như giữ CNTT được căn chỉnh và hỗ trợ các ưu tiên nghiệp vụ.
1.4 Tầm quan trọng của quản trị CNTT
Như vậy có thể thấy được tầm quan trọng của quản trị CNTT là:
Sắp xếp CNTT với các yêu cầu kinh doanh
Làm sáng tỏ và nhận thức tốt hơn các hoạt động và hiệu năng của CNTT.
Hiểu rõ hơn các mục đích và kì vọng
Có tầm nhìn rõ ràng hơn về các vấn đề và mức ưu tiên
Kết nối trách nhiệm cho việc lập kế hoạch và thực hiện IS/IT trong kinh doanh
Tăng giá trị phân phối (hoạt động và dự án)
Tối ưu hoá giá thành
Quản lý các rủi ro liên quan đến CNTT
Phát triển chất lượng của dịch vụ.
Các lĩnh vực trong quản trị CNTT
Hình 1.1 Các lĩnh vực của quản trị CNTT
Vòng đời của quản trị CNTT – Cách nhìn tĩnh Các lĩnh vực của quản trị CNTT Mục tiêu
Năng lực xây dựng các khả năng cần thiết để phân phối các giá trị nghiệp vụ
Phân phối thành công giá trị nghiệp QUẢN LÝ RỦI RO (RISK vụ
Nhận dạng và giảm nhẹ các rủi ro để bảo tồn giá trị
Thiết lập và triển khai các khả năng của CNTT cho các yêu cầu nghiệp vụ
Kết thúc vòng lặp để định hướng lại việc sắp xếp nếu cần thiết
Bảng 1.1 Cách nhìn tĩnh về các lĩnh vực của quản trị CNTT
Những lĩnh vực này đại diện cho 5 vấn đề quản lý liên quan tương ứng với các trách nhiệm của quản trị CNTT sau:
Sắp xếp chiến lược CNTT (IT strategic alignment):” việc sắp xếp CNTT là một hành trình, không phải là một đích đến”- Việc sắp xếp CNTT được đồng bộ hoá với chiến lược CNTT…, Vậy các chiến lược CNTT có hỗ trợ chiến lược của doanh nghiệp không? Đối với quản lý CNTT, việc sắp xếp bao gồm nhiều hơn việc phân tích chiến lược (tương lai) của tổ chức CNTT với (tương lai) của tổ chức doanh nghiệp Nó cũng đối mặt với việc sắp xếp các hoạt động CNTT với các hoạt động hiện tại của doanh nghiệp và khả năng xây dựng các khả năng cần thiết để cung ứng giá trị kinh doanh.
Phân phối giá trị CNTT:”Giá trị CNTT ở trong tầm nhìn của người nắm giữ (beholder)” – các phương thức cơ bản của việc tạo ra giá trị CNTT đang được phân phối đúng lúc, vẫn đang trong ngân quỹ và đang sinh ra các lợi ích đã được nhận dạng và cam đoan Vì thế các quy trình CNTT phải được thiết kế, triển khai và thao tác theo một cách có hiệu lực và hiệu quả mà đáp ứng các mong đợi và mục đích phân phối Giá trị mà CNTT cung cấp nên được sắp xếp trực tiếp với các giá trị mà kinh doanh được hướng vào, và có thể được đo lường theo cách mà chỉ ra một cách rõ ràng tác động và việc đóng góp của các đầu tư CNTT trong quy trình tạo ra các giá trị của tổ chức.
Quản lý rủi ro: “Đó là những con cá sấu CNTT bạn không nhìn thấy sẽ bắt bạn”- Trong khi việc phân phối các giá trị là tập trung vào việc tạo ra giá trị, quản lý rủi ro bao phủ quy trình bảo tồn giá trị Các yêu cầu điều khiển nội bộ và sự cần thiết chứng minh quản lý doanh nghiệp hợp lý với các nhà đầu tư, các khách hàng và các nhà đầu tư khác là điều chủ yếu dẫn đến việc tăng cường các hoạt động quản lý rủi ro trong tổ chức Quản lý rủi ro nên là quá trình tiếp diễn bắt đầu bằng việc nhận dạng rủi ro (tác động lên tài chính, nguy cơ và các tổn hại) Một khi đã được nhận dạng, các rủi ro phải được giảm nhẹ bằng đo đếm (điều khiển), và các rủi ro thặng dư nên được chấp nhận chính thức.
Quản lý tài nguyên CNTT- Quản lý tài nguyên là về việc thiết lập và triển khai các khả năng đúng đắn của CNTT cho các yêu cầu kinh doanh Nó đảm bảo rằng một cấu trúc CNTT được tích hợp và có tính kinh tế được cung cấp ở chỗ nào công nghệ mới được giới thiệu thận trọng, và các hệ thống lỗi thời được cập nhật hay thay thế Nó nhận dạng sự quan trọng của con người trong phần cứng và phần mềm, vì thế tập trung vào duy trì tính sẵn có, cung cấp việc tập huấn, tăng cường ghi nhớ và đảm bảo thu nhập của các cá nhân chủ chốt của CNTT.
Thực hiện đo lường: “Trong CNTT, nếu bạn đang chơi trò chơi và không ghi điểm thì bạn chỉ là đang luyện tập”- Không có thiết lập và điều khiển việc thực hiện các độ đo, có thể là các pha trước đó (IT strategic alignment…) sẽ đạt được thu nhập họ mong đợi Việc thực hiện độ đo là kết thúc vòng lặp và cung cấp phản hồi cho lĩnh vực alignment bằng cách cung cấp bằng chứng là khởi tạo quản trị CNTT là đang được theo dõi và tạo ra cơ hội để lấy các độ đo chính xác theo thời gian.
Các thành phần cơ bản, phương pháp thiết lập khung quản trị CNTT và một số khung thực hiện quản trị CNTT phổ biến trên thế giới
3.1 Các thành phần cơ bản tạo nên khung quản trị CNTT
Mọi khung của quản trị CNTT đều phải xác định 3 thành phần: các cấu trúc quản trị, các quy trình quản trị, các liên lạc quản trị để đo và liên kết hiệu năng của toàn bộ nỗ lực quản trị CNTT Chúng ta sẽ xem xét chúng một cách chi tiết hơn:
Hình 1.2 Các thành phần cơ bản của khung quản trị CNTT
3.1.1 Các cấu trúc quản trị
Các cấu trúc quản trị liên quan đến các cơ cấu có tính tổ chức được tạo ra xung quanh quy trình đầu tư CNTT Chúng bao gồm các quan hệ báo cáo, các vị trí quản trị cụ thể, và các uỷ ban khác được tạo ra hay mua lại để thực hiện các quy trình quản trị Một số cấu trúc quản trị gồm:
Các quan hệ báo cáo: Bao gồm các CIO báo cáo tới các CEO Điều này đảm bảo rằng CNTT là một phần của nhóm điều hành, nơi hầu hết các thảo luận chiến lược được khởi đầu và kết thúc Nếu không, CNTT hầu hết sẽ chỉ giới hạn trong việc hỗ trợ tổ chức chức không phải khai thông tổ chức.
Các vị trí quản trị cụ thể: Một số tổ chức lớn thực tế đang tạo ra vị trí nhân viên quản trị CNTT để báo cáo cho CIO Điều này nói lên quản trị CNTT là quan trọng và nó tránh cho quản trị CNTT trở thành gia vị của tháng bằng cách chỉ ra một tài nguyên và giữ một người quản lý có trách nhiệm cho các khởi tạo quản trị CNTT.
Vị trí thứ hai đóng một vai trò quan trọng trong quản trị CNTT là người quản lý quan hệ CNTT Người đó đóng vai trò như người trung gian, liên kết các thể hiện của quản trị CNTT với các đơn vị nghiệp vụ trong khi làm phù hợp các yêu cầu của các đơn vị nghiệp vụ trở lại CNTT.
Các ủy ban: Phần lớn các công việc của quản trị CNTT được tiến hành bởi các uỷ ban, và đối với nhiều tổ chức thì các uỷ ban làm việc ở các cấp độ khác nhau để tiến hành các quy trình quản trị CNTT Các ủy ban đó có thể là đã tồn tại và chỉ thêm các trách nhiệm quản trị CNTT vào danh sách các hoạt động của họ, hoặc là các uỷ ban được thành lập dành riêng cho các vấn đề liên quan đến quản trị CNTT Nhũng uỷ ban này bao gồm các nhà điều hành hay quản trị cấp cao, các nhà đầu tư CNTT, các chuẩn và kiến trúc CNTT, và các hội đồng CNTT/nghiệp vụ Các uỷ ban thực sự được dùng tùy thuộc vào cấu trúc, văn hoá và các vấn đề khác của tổ chức.
3.1.2 Các quy trình quản trị
Các cấu trúc quản trị ở trên được giao nhiệm vụ để làm có hiệu lực (thúc đẩy) các quy trình quản trị dưới đây:
Quản lý khoản mục đầu tư: đây là quá trình kết hợp của một số các phương thức nhỏ, gồm: quản lý tài sản, quản lý khoản mục đầu tư ứng dụng, và quản lý khoản mục đầu tư dự án CNTT Bằng cách cuộn tất cả các thành phần này lại, một khung nhìn hoàn chỉnh và bao hàm toàn bộ khoản mục đầu tư CNTT hiện ra, cho phép tạo ra các quyết định chiến lược tốt hơn.
Khoản mục đầu tư CNTT là cách quản lý tiếp cận trước tập hợp các dự án, các ứng dụng, hệ thống… và chúng được thẩm định như một nhóm dựa vào các tiêu chí như sự cân bằng, sự mềm dẻo, rủi ro và khả năng điều khiển giá trị của chúng để tạo ra các quyết định đầu tư tương lai.
Các thoả thuận ở mức độ dịch vụ (SLA- Service- level agreements): SLA liệt kê các dịch vụ hiện có, các mức độ chất lượng thay đổi, và các chi phí liên quan được cung cấp bởi CNTT Các SLA là các quy trình quản lý bởi chúng khớp các dịch vụ CNTT nào đang được cung cấp tới người dùng, ở mức độ dịch vụ nào, và ở chi phí nào SLA cũng có thể giúp cả CNTT và các đơn vị nghiệp vụ tạo ra các quyết định chính xác hơn về các dịch vụ CNTT.
Các cơ cấu nạp lại: Các cơ cấu nạp lại có thể làm việc tạo thành cặp với các
SLA hay chính chúng Mục đích là nạp lại các chi phí của các dịch vụ chia sẻ cho các đơn vị nghiệp vụ sử dụng chúng Bằng cách CNTT có hiểu biết về chi phí của nó, nó có thể chứng minh việc tiết kiệm và các hiệu quả từ các dịch vụ chia sẻ Cùng lúc đó thì các đơn vị nghiệp vụ có thể hợp lý hoá tốt hơn các ứng xử của họ với các lưu tâm tới các yêu cầu cho CNTT Với đầy đủ các rõ ràng chi phí, các quyết định tốt hơn có thể được tạo ra bằng cả CNTT và các đơn vị nghiệp vụ với lưu tâm tới các ràng buộc và triển khai của các tài sản CNTT.
Quản lý yêu cầu: Các yêu cầu được xuất phát từ tất cả các khía cạnh và theo tất cả các định dạng Một số yêu cầu là thường nhật như các yêu cầu hỗ trợ hay chuẩn bị nhân viên mới, trong khi các yêu cầu khác là có tính chiến lược và phức tạp, như yêu cầu các ứng dụng mới hỗ trợ các cơ hội nghiệp vụ mới. Quản lý yêu cầu bắt buộc tất cả các các yêu cầu đi qua một điểm duy nhất, nơi nó có thể thống nhất, dành được ưu tiên và thực thi Các công việc quản lý yêu cầu đi cùng với việc quản lý khoản mục đầu tư CNTT để điều khiển các đầu tư CNTT hiện tại và tương lai
3.1.3 Các liên lạc quản trị Để việc quản trị CNTT được hiệu quả, nó phải được đo lường và liên kết thông qua doanh nghiệp Việc liên lạc về quản trị CNTT gồm một số mục đích Tại điểm khởi đầu, tất cả các nhân viên cần được đao tạo về việc thực chất quản trị CNTT làm gì, tầm quan trọng của nó và cách nó được thực hiện trong doanh nghiệp Việc liên lạc này cần được tiến hành liên tiếp
Việc đo lường là quan trọng tương đương, và là phần chủ chốt của chiến lược liên lạc Mục đích đầu tiên của quản trị CNTT là tối ưu hoá đầu tư vào CNTT thông qua việc sắp xếp CNTT/nghiệp vụ, đảm bảo các giá trị trả về của các đầu tư này cho các doanh nghiệp là trong khoảng rủi ro có thể chấp nhận được.
Phiếu ghi điểm cân bằng CNTT (IT balanced Scorecard -ITBS): Một khi một mô hình quản trị CNTT được phát triển cho một tổ chức, nó cần được thực hiện và sau đó là được đo lường ITBS được chứng minh là một công cụ hữu hiệu của quản trị CNTT, và bao gồm 4 thành phần: giá trị CNTT (IT value), người dùng, sở trường thao tác và định hướng tương lai Hai khía cạnh của Scorecard bao gồm các độ đo cho hai mục đích quản trị chủ yếu là giá trị CNTT và quản trị rủi ro Khía cạnh giá trị CNTT bao gồm các độ đo cụ thể cho việc sắp xếp CNTT/nghiệp vụ và giá trị CNTT, trong khi khía cạnh sở trường thao tác bao gồm các đo lường cụ thể cho quản lý rủi ro CNTT.
Cổng CNTT (IT portal): Các portal đã trở thành phương thức được lựa chọn hàng đầu cho việc kết nối thông tin trong tổ chức Tổ chức nên tạo ra website quản trị CNTT Site này sau đó sẽ được dùng để liên lạc thông tin về quản trị CNTT Nó cũng có thể bao gồm các báo cáo hiệu năng và thông tin về trạng thái dự án, cũng như hoạt động như một nơi lưu trữ các văn bản liên quan đến quản trị như cấu trúc và các văn bản chuẩn, các mẫu business case…
3.2 Thiết lập khung quản trị CNTT
Vai trò của bài toán quản lý yêu cầu trong quản trị CNTT
Những chuyên gia cho rằng việc quản trị CNTT có tính khởi tạo ở mức độ doanh nghiệp, có
Với năm lĩnh vực của một khung quản trị CNTT và những cách thiết lập trên,chúng ta sẽ xem xét một số mô hình thực hiện quản trị CNTT :
Hình 1.3 Quy trình quản trị CNTT của Borland
Hình 1.4 Quy trình quản trị CNTT của Kintana
Hình 1.5 Một quy trình quản trị CNTT thông thường
Từ sơ đồ của ba mô hình quản trị CNTT ta có thể thấy quản lý yêu cầu là bước đầu tiên trong quy trình quản trị CNTT của một doanh nghiệp Thực hiện quản lý yêu cầu sẽ là đầu vào cho các bước tiếp theo của quá trình quản trị CNTT, vì thế việc hiểu biết và thực hiện quản lý yêu cầu là điều thiết yếu.
Nhiệm vụ của đồ án tốt nghiệp
Nhiệm vụ của đồ án là tìm hiểu cả về việc quản trị CNTT trên và bài toán quản lý yêu cầu trong khung quản trị CNTT Hai vấn đề trên đều là của CNTT nhưng lại liên quan rất nhiều đến các quy trình trong doanh nghiệp, và vì thế nên tác giả mong rằng sau đồ án này có thể phát triển các lý thuyết và thực nghiệm trong đồ án vào trong những doanh nghiệp để tăng cường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Chương 1 đã trình bày những hiểu biết chung về quản trị CNTT, các lĩnh vực và cách thiết lập quản trị CNTT Đồng thời chương cũng giới thiệu một số framework phổ biến trên thế giới thực hiện quản trị CNTT Chương tiếp theo sẽ là tìm hiểu về quản lý yêu cầu- một thành phần của quản trị CNTT.
QUẢN LÝ YÊU CẦU
Tổng quan về quản lý yêu cầu
1.1 Quản lý yêu cầu trong quản trị CNTT
Quản lý yêu cầu được định nghĩa là một quá trình phân phối các khả năng có hạn và nguồn lực con người cho toàn bộ lợi ích của doanh nghiệp đồng thời tăng cường mối quan hệ giữa CNTT và các nghiệp vụ.
Quản lý yêu cầu trong quy trình quản trị CNTT là các quy trình và công nghệ được dùng để thu thập các yêu cầu cho các dịch vụ CNTT và các đầu tư, bao gồm làm cho nó dễ dàng hơn để gửi các yêu cầu, áp đặt các chính sách về cách các yêu cầu được điều khiển, và thu thập thông tin để hỗ trợ ước lượng các yêu cầu.
Khi được thực hiện đầy đủ, quản lý yêu cầu cung cấp cho những người điều hành thông tin và các khả năng để hiểu về chi phí, thẩm định các đầu tư tiềm năng và chuyển các đầu tư sang các kết quả nghiệp vụ Nói một cách ngắn gọn, quản lý yêu cầu đảm bảo cho hành động đúng đắn được nhận dạng, đầu tư và được thực hiện.
Quản lý yêu cầu để thích hợp nhất giữa các nguồn tài nguyên sẵn có và các yêu cầu thực tế.
Quản lý yêu cầu thành công đòi hỏi các cơ quan, doanh nghiệp phải hiểu rõ rằng vai trò của đoàn thể không phải là cung cấp thêm các dịch vụ mà là cung cấp:
Các kết quả dịch vụ hiệu quả để đáp ứng các yêu cầu đã biết của cộng đồng.
Ước lượng nếu yêu cầu này thay đổi và
Phản ứng hợp lý trong các nguồn tài nguyên có sẵn.
Quản lý yêu cầu không phải là giảm phạm vi hay chuẩn của các dịch vụ để bù đắp các thiếu hụt quản lý ở những chỗ khác Nó sắp xếp yêu cầu cho các dịch vụ với các nguồn tài nguyên sẵn có để đảm bảo các yêu cầu xác đáng được đáp ứng và lợi ích của tổ chức là lớn nhất.
1.2 Lợi ích của quản lý yêu cầu
Việc kết hợp các chính sách ở mặt yêu cầu và đáp ứng sẽ cho phép các công ty, doanh nghiệp tối ưu hoá việc trao đổi giữa các tài nguyên sẵn có, việc cung cấp dịch vụ và hiệu năng và giá cả Nó sẽ cho phép việc phân phối công bằng hơn giữa các nguồn tài nguyên có hạn của tổ chức và tạo ra đầu ra tốt hơn cho tổ chức.
Lợi ích của quản lý yêu cầu sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại dịch vụ cung cấp (loại yêu cầu)
Định chỗ hiệu quả các tài nguyên cho chương trình và dự án yêu cầu lớn nhất.
Giảm lãng phí và dùng sai các nguồn tài nguyên bằng cách giảm những dự phòng của những yêu cầu không cần thiết bằng cách kết nối giá trị thực sự của yêu cầu.
Quản lý yêu cầu là một cách tiếp cận để bảo đảm các yêu cầu nghiệp vụ là phù hợp và các tài nguyên không được sử dụng một cách lãng phí Quản lý yêu cầu không phải là việc cắt giảm phạm vi hợp đồng- nó là việc đảm bảo rằng giữa những việc cần cân nhắc, phạm vi hợp đồng là phù hợp với yêu cầu và mục đích của tổ chức. Các tiếp cận có thể được áp dụng ở bất cứ giai đoạn nào trong toàn bộ quy trình , nhưng nên được áp dụng ở các giai đoạn càng sớm càng tốt Theo cách truyền thống thì việc quản lý yêu cầu được áp dụng ở giai đoạn quản lý hợp đồng Tuy nhiên, việc áp dụng sớm hơn và việc xem xét các yêu cầu tối thiểu sẽ mang lại lợi ích để đảm bảo kết quả thành công cho các tổ chức tham gia.
Các tiếp cận sẽ chỉ thành công khi một chính sách quản lý mạnh mẽ được thiết lập. Các tiếp cận:
Quản lý yc có 3 cách tiếp cận cơ bản:
- Loại bỏ: VD: không thuê một nhân viên tạm thời của phòng ban nếu vắng mặt một tuần – đáp ứng yêu cầu về năng lực hiện tại.
- Thay thế: VD: không thuê một nhân viên tạm thời của phòng ban – Dùng nguồn lực từ việc cơ cấu lại – Đáp ứng yêu cầu về nguồn cung cấp thay đổi.
- Giảm thiểu: VD: Không thuê nhân viên tạm thời của phòng ban toàn thời gian
Các vấn đề QLYC phải giải quyết nói ngắn gọn thì đều xuất phát từ:
- Sự suy giảm của các dịch vụ vì sự gia tăng các yêu cầu một cách không trông đợi.
- Những sự ngắt quãng từng phần của các dịch vụ vì các lỗi phần cứng hay phần mềm.
Trong những trường hợp này QLYC có trách nhiệm tái phân phát các khả năng để đảm bảo các dịch vụ chủ chốt không bị ảnh hưởng, hay ít nhất làm tối thiểu các tác động lên chúng.
Phạm vi và tầm quan trọng của quản lý yêu cầu
Hình 2.6 Phạm vi của quản lý yêu cầu của quản trị CNTT trong vòng đời quản lý yêu cầu
Theo nghĩa rộng thì quản lý yêu cầu bao gồm các bước từ khởi tạo yêu cầu đến lựa chọn, lập kế hoạch và điều khiển yêu cầu Tuy nhiên trong quản trị CNTT thì việc quản lý yêu cầu giới hạn trong việc khởi tạo và chọn lựa yêu cầu, bởi vì quá trình lập kế hoạch và điều khiển sẽ được thực hiện ở các bước sau đó trong quy trình quản trị CNTT đó là quản lý vốn đầu tư (lập kế hoạch cho yêu cầu được lựa chọn) và quản lý nguồn tài nguyên (điều khiển yêu cầu cho phù hợp một cách cụ thể với nguồn tài nguyên có sẵn của doanh nghiệp).
Chúng ta sẽ xem xét vấn đề của quản lý yêu cầu trên phạm vi đã xác định ở trên.
2.2 Tầm quan trọng của quản lý yêu cầu trong quản trị CNTT
Bởi vì đầu ra của quản lý yêu cầu chính là đầu vào, là nguồn cho quản lý lợi ích( IT val) nên nếu làm tốt quản lý yêu cầu thì sẽ dễ dàng trong việc lượng hoá, tạo ra các business cases để quản lý lợi ích.
Mục tiêu của QLYC là tối ưu hoá và hợp lý hoá việc dùng các tài nguyên CNTT.QLYC đảm nhiệm một phần đặc biệt quan trọng khi cấu trúc CNTT phải đương đầu với các vấn đề về khả năng (capacity).
Quy trình thực hiện quản lý yêu cầu
Ở đây việc quản lý yêu cầu trong quản trị CNTT tập trung vào việc tạo và lựa chọn các yêu cầu để làm đầu vào cho bước tiếp theo là quản lý danh mục vốn đầu tư (portfolio)
Từ nguồn gốc nảy sinh yêu cầu ta thấy, để quản lý yêu cầu thì trước tiên ta phải tìm hiểu được các nguồn phát sinh yêu cầu để lấy các yêu cầu Từ những yêu cầu đó, cần phân loại chúng và xây dựng các mẫu (temple) để phân các yêu cầu vào các mẫu đó Bước tiếp theo là xây dựng các quy trình (work flow) để quản lý yêu cầu. Để ước lượng kĩ lưỡng trong quản lý yêu cầu, chúng ta hãy xem cách nắm bắt yêu cầu, làm thế nào và khi nào các ý tưởng cho các cơ hội đầu tư được nắm bắt Đối với một số công ty, các cơ hội đầu tư có thể chỉ được xem xét lúc mới bắt đầu của một năm tài chính Vấn đề với cách tiếp cận này là việc cố gắng chỉ ra các cơ hội dưới áp lực và ràng buộc thời gian của chu kì lập kế hoạch hàng năm có thể dẫn đến giới hạn việc xem xét chỉ các cơ hội được nhận dạng gần đó, hoặc các cơ hội được nghĩ đến trước tiên Bước đầu tiên của quản lý yêu cầu là giới thiệu các quy trình cho phép các công ty nhận dạng các cơ hội trong cả năm Các công ty tiến bộ hơn trong quản lý độ thuần thục có thể nắm bắt quy trình xa hơn bằng việc phát triển một tập các tiêu chí kiểm tra cho phép tự các đơn vị kinh doanh thẩm định các cơ hội đầu tư trước khi gửi chúng để xem xét, đảm bảo các khởi tạo đề xuất của họ sẽ hỗ trợ chiến lược kinh doanh.
Cần lưu ý rằng đầu ra của quản lý yêu cầu là xem xét và đánh giá mức ưu tiên của yêu cầu, để xem có làm business case không (Business cases chính là độ đo lượng hoá của yêu cầu).
Như thế quy trình quản lý yêu cầu gồm:
Hình 2.7 Quy trình quản lý yêu cầu
3.1 Thu thập, phân loại yêu cầu
Các yêu cầu có thể đến từ rất nhiều nguồn như các yêu cầu đầu tư lớn, các yêu cầu dự án nhỏ, các yêu cầu bảo trì dịch vụ… Tất cả cùng dùng chung một tài nguyên Quản lý yêu cầu sẽ thu thập tất cả cá nguồn yêu cầu Sau đó ta sẽ phân loại, thẩm định và đánh thứ tự ưu tiên hợp lý để sắp xếp tài nguyên với yêu cầu có cơ hội tạo gí trị cao nhất
Các yêu cầu được chia làm 2 thể loại: Yêu cầu được đặt kế hoạch và yêu cầu chưa được đặt kế hoạch
Yêu cầu được đặt kế hoạch được coi như một phần trong kế hoạch hàng năm, và được đưa vào trong kế hoạch CNTT (là cái mà CNTT dự định phân phối) và có ngân quỹ tương ứng trong năm tài chính kế tiếp Đây là trường hợp của các dự án lớn, có tính kinh doanh cao hoặc thuộc cơ quan, doanh nghiệp.
Yêu cầu không được đặt kế hoạch tương ứng với số lượng lớn của các công việc không thể đoán trước được mà CNTT làm, những công việc không có trong cấu trúc dự án đã định nghĩa sẵn Nó bao gồm những thứ như: thay đổi yêu cầu, mô tả yêu cầu, sửa lỗi…, những thứ xuất hiện từ việc thay đổi công việc và môi trường, thay đổi trong chiến lược, tổ chức công ty…
Từ đó dẫn đến có 2 khía cạnh của quản lý yêu cầu Đầu tiên chúng ta cần quản lý rất nhiều công cụ được dùng trong tác động yêu cầu Chúng bao gồm rất nhiều các thành phần, và rất nhiều cấu trúc (các nhóm và các điều kiện, bảo vệ giá, các chính sách trả về…) Để đưa ra các quyết định đúng trong đó có lưu ý đến các công cụ này, chúng ta phải:
- Hiểu được tác động của sự thay đổi mức độ của các công cụ này trong yêu cầu cho sản phẩm đang được nghiên cứu, cũng như tất cả các sản phẩm liên quan Lưu ý rằng các ảnh hưởng của các công cụ này là có thể tương tác với nhau.
- Nhận dạng các mục đích quản lý và các ràng buộc doanh nghiệp phải đối mặt
- Hợp nhất đúng các giá cả dây chuyền cung ứng tương ứng với yêu cầu kết quả từ việc dùng các công cụ này.
- Kết hợp các quyết định quản lý yêu cầu với việc lập kế hoạch dây chuyền cung cấp và việc thực hiện các quyết định, để yêu cầu có thể đoán trước được và đáp ứng với đúng số lượng kiểm kê Nếu không, sẽ trả lại những kiểm kê chưa dùng đến vượt quá hay dự trữ.
- Đo và giám sát cẩn thận hiệu năng thực tế.
Khi thu thập các yêu cầu phải đặt ra các câu hỏi để phục vụ cho quá trình phân tích như :
- Vai trò của những người tham gia
- Các tiêu chí khác như mức độ ưu tiên thực hiện, thời gian thực hiện…
Các yêu cầu sau đó sẽ được định hướng thông qua các cấp độ chấp nhận phù hợp, tùy thuộc vào loại yêu cầu Mỗi loại yêu cầu sẽ được xác định một quy trình workflow để thực hiện Để đảm bảo sự chuyển trong workflow nhanh chóng, có thể gửi email thông báo đến những người tham gia workflow để yêu cầu thực hiện Thông qua toàn bộ quá trình thông tin được thu thập và phân tích sẽ có đủ thông tin để phản ứng với các yêu cầu nghiệp vụ.
3.3 Tổng hợp đưa ra kết quả.
Kết quả từ bước trên sẽ là điều kiện để tổng hợp, tạo ra các quyết định nghiệp vụ hoặc các gợi ý cho bước tiếp theo trong quy trình quản trị công nghệ thông tin Các kết quả tổng hợp ở các bước trên càng chi tiết thì các quyết định hoặc gợi ý càng chính xác và hiệu quả.
Thông thường yêu cầu đến từ rất nhiều nguồn khác nhau và cũng hiển thị dưới nhiều dạng Tuy nhiên chúng thuộc ba thể loại chính sau: chiến lược, chiến thuật và thao tác CNTT cần phải tập hợp và quản lý từng dòng yêu cầu này thông qua các quy trình phương thức thu thập phân tích để cung cấp một bức tranh chính thức về toàn bộ yêu cầu Việc đánh giá từng loại yêu cầu như sau:
Quản lý yêu cầu chiến lược:
Yêu cầu chiến lược là yêu cầu cho những dự án mới mà đem lại những đổi mới và cho phép các sản phẩm và dịch vụ mới Yêu cầu chiến lược thông thường chiếm khoảng 20% trong toàn bộ ngân quỹ, tuy nhiên hiển thị cơ hội đáng kể nhất cho giá trị nghiệp vụ Các luyện tập tốt nhất cho quản lý yêu cầu chiến o Nhận dạng rõ ràng mục đích chiến lược: Mỗi đơn vị nghiệp vụ nhận dạng mục đích chiến lược chủ chốt của nó và sắp xếp các cơ hội đầu tư với thu nhập nghiệp vụ, đảm bảo rằng CNTT và nghiệp vụ được sắp xếp với nhau Việc phát triển chiến lược là có tính cộng tác rất cao, bao gồm cả các nhà điều hành CNTT và nghiệp vụ Việc gắn những người quản lý quan hệ CNTT trong các đơn vị nghiệp vụ là một các hữu hiệu để đảm bảo rằng không có hai luồng thông tin xung quanh chiến lược nghiệp vụ và các khả năng CNTT. o Sử dụng quy trình dựa vào thực tế để ra quyết định: Các dự án được thẩm định, lựa chọn, đánh mức ưu tiên, cung cấp ngân quỹ và xem xét dựa vào các rủi ro tiềm tàng – giá trị được thẩm định trong ngữ cảnh mục đích chiến lược của tổ chức Các tổ chức luyện tập tốt nhất thường xem xét các dự án để đảm bảo rằng chúng vẫn đang cung cấp các giá trị được trông đợi- và ngừng chúng một cách nhanh chóng nếu chúng không cung cấp giá trị đó Các tổ chức này phát triển một mẫu chuẩn các trường hợp nghiệp vụ; dùng chúng một cách thống nhất cho mọi dự án được đề xuất để thiết lập một chuẩn dựa vào những phần mà các dự án có thể so sánh ngang bằng nhau. o Cung cấp một cách tiếp cận vòng đời cho các đầu tư và nhận dạng lợi ích: cung cấp giá trị tối ưu thông qua việc thực hiện, chấp nhận và kết thúc Các tổ chức đôi khi mắc lỗi kết thúc liên quan khi dự án được triển khai- mặc dù phần lớn các dự án không cung cấp được giá trị tối ưu khi đó Ngoài ra, vẫn có thể có cơ hội cho sự phát triển tăng cường sẽ làm tăng thêm giá trị trả về Cách tiếp cận luyện tập tốt nhất là: các dự án phải có một kế hoạch sản phẩm để chỉ dẫn chúng qua việc thực hiện, phân phối, chấp nhận, thu hoạch và nghỉ/ thay thế.
Quản lý yêu cầu chiến thuật:
Ngoài phần dành cho dự án, phần còn lại của ngân quỹ là được dùng cho các hoạt động thường ngày để duy trì hoạt động của doanh nghiệp Bên ngoài các yêu cầu liên quan đến CNTT, các yêu cầu có thể là từ bất cứ lĩnh vực nào và rất khó để dự đoán hay lường trước được Những nhà lãnh đạo tổ chức nắm bắt và quản lý các yêu cầu với mong muốn phân phối các dịch vụ của họ một cách hiệu quả và hữu hiệu hơn Nó cũng cho phép các tổ chức đem lại cho những người dùng của mình với tài chính minh bạch thông qua giá thành dịch vụ, chất lượng thống nhất và dự đoán được, và mối liên kết trực tiếp giữa các dịch vụ được phân phối và giá trị nghiệp vụ.
Quản lý yêu cầu thao tác (liên quan đến các tổ chức CNTT)
Các yêu cầu thao tác đến từ CNTT và chính nó điều khiển các hoạt động nhằm mục đích việc quản trị tài sản tác động đến khả năng của doanh nghiệp để tạo ra cá hoạt động cốt lõi Nó bao gồm: o Quản lý cấu trúc CNTT: Đảm bảo cơ sở hạ tầng CNTT được bảo trì, cập nhật và dự phòng thường xuyên – bao gồm máy chủ, lưu trữ, các máy khách, hệ thống mạng, hệ điều hành… Nó cũng thay thế hệ thống cũ, dư thừa, cập nhật và cấu hình các hệ thống hư hỏng khác o Gắn việc quản trị và các cập nhật bảo mật: Giữ cho phần mềm hiện tại luôn được cập nhật. o Bảo trì các ứng dụng phần mềm: Các tổ chức đã đầu tư nhiều về phần mềm ứng dụng, phần mềm này phải được bảo trì và điều khiển trong vòng đời của nó.
Mô hình công nghệ cách thực hiện quản lý yêu cầu
Việc quản lý được thực hiện trên cổng giao dịch điện tử (portal) Các yêu cầu sẽ được thu thập, phân loại vào các template và được tự động đưa vào workflow. Chúng được đưa vào CSDL để phục vụ cho việc tổng hợp đưa ra kết quả.
Hình 2.8 Mô hình công nghệ cách thực hiện quản lý yêu cầu
Sơ lược về các công cụ hỗ trợ thực hiện quản lý yêu cầu
Từ mô hình công nghệ thực hiện quản lý yêu cầu ta thấy việc sử dụng Portal, workflow, database là thiết yếu Với mục đích dùng công cụ đơn giản, dễ học và có hiệu quả để tạo ra quy trình quản lý thì những bộ sản phẩm của Microsoft hỗ trợ rất tốt Với Window SharePoint Services, Microsoft Office Sharepoint Server, Window Workflow Foundation, Microsoft Office SharePoint Designer, các sản phẩm của Microsoft là lựa chọn của em để thực hiện chương trình quản lý yêu cầu trong quản trị CNTT
Chương 2 này đã trình bày những nội dung về quản lý yêu cầu- một bộ phận của quá trình quản trị CNTT cũng như mô hình thực hiện và tổng quan về các công nghệ hỗ trợ việc thực hiện quản lý yêu cầu Chương kế tiếp sẽ là trình bày chi tiết về các công nghệ đã đề cập ở trên.
CÁC CÔNG CỤ CỦA MICROSOFT ĐỂ THỰC HIỆN QUẢN LÝ YÊU CẦU
Microsoft Window SharePoint
Windows SharePoint Services là một công nghệ được bao gồm trong Microsoft Windows Server 2003 Nó giúp các nhóm (teams) giữ liên lạc với nhau bằng cách cung cấp truy nhập dễ dàng tới con người, văn bản và thông tin họ cần để tạo ra các quyết định chính xác và làm cho công việc được thực hiện
Hiện nay đang tồn tại hai phiên bản của WSS là phiên bản 2.0 và 3.0
Như minh hoạ ở hình dưới, những người dùng của Windows Sharepoint Services có thể tạo ra các site, mỗi site chứa các thư viện văn bản (document libraries) và các danh sách (lists) Thông tin trong mỗi site, bao gồm các văn bản và danh sách các mục, được lưu trữ trong SQL Server Dùng Internet Information Services (IIS), con người có thể tương tác với các site từ các ứng dụng Microsoft Office hay các trình duyệt web như Internet Explorer Những người dùng cũng có thể tối ưu hoá giao diện trình duyệt bằng Web Parts, cho phép mỗi người dùng tạo ra một giao diện tốt nhất cho họ.
Windows SharePoint Services là một công nghệ được bao gồm trong Microsoft Windows Server 2003 Nó giúp các nhóm (teams) giữ liên lạc với nhau bằng cách cung cấp truy nhập dễ dàng tới con người, văn bản và thông tin họ cần để tạo ra các quyết định chính xác và làm cho công việc được thực hiện
Hiện nay đang tồn tại hai phiên bản của WSS là phiên bản 2.0 và 3.0
Như minh hoạ ở hình dưới, những người dùng của Windows Sharepoint Services có thể tạo ra các site, mỗi site chứa các thư viện văn bản (document libraries) và các danh sách (lists) Thông tin trong mỗi site, bao gồm các văn bản và danh sách các mục, được lưu trữ trong SQL Server Dùng Internet Information Services (IIS), con người có thể tương tác với các site từ các ứng dụng Microsoft Office hay các trình duyệt web như Internet Explorer Những người dùng cũng có thể tối ưu hoá giao diện trình duyệt bằng Web Parts, cho phép mỗi người dùng tạo ra một giao diện tốt nhất cho họ.
Hình 3.9 Các chức năng và tương tác của WSS
Windows Server 2003 Windows SharePoint Services Site 1 Site 2 …
Phiên bản 3.0 của Window SharePoint Services hỗ trợ thêm cho các kiểu nội dung (content types) Một content type cung cấp một lược đồ (Schema) định nghĩa một văn bản hay một danh sách các mục Theo mặc định, mọi văn bản trong một thư viện hiện tại có cùng một lược đồ, và thực hiện mọi mục trong một danh sách cụ thể Đính kèm một kiểu nội dung với một văn bản hay một danh sách mục cho phép chỉ rõ lược đồ của văn bản hay mục đó là độc lập với các mục khác của thư viện hay danh sách nó thuộc về.
Các quy tắc có thể được đính kèm với các kiểu nội dung, chỉ rõ những điều như là bao nhiêu lâu thì một văn bản có thể giữ lại Sau đó những quy tắc này sẽ được áp dụng cho bất cứ văn bản hay mục nào quy tắc đó được đính vào.
Nhiều máy chạy Window SharePoint Services có thể truy nhập đến một csdl đơn SQL server hay một nhóm các cơ sở dữ liệu với các site được phân vùng (partitioned) qua nó (across them) Điều này tăng tính đa hướng, cho phép truy nhập đến cùng các site bởi nhiều người khác nhau Nó cũng chỉ ra rằng mặc dù được phân tách logic và xuất hiện với người dùng theo cách khác nhau, các văn bản và mục thực sự là khá giống nhau ở bên dưới bề mặt: cả hai đều chỉ là những thực thể trong các bảng SQL Server Có một số sự khác biệt: Ví dụ văn bản có thể check in và out, trong khi mục thì không, nhưng sự phân biệt giữa cả hai có nhiều thứ để làm với cách người dùng nhìn chúng hơn là cách họ thực hiện chúng.Windows Sharepoint Services cũng dựa vào các chuẩn công nghệ Windows khác Nó có thể dùng Active Directory để nhận dạng người dùng, ví dụ nó dùng các giao diện, bao gồm Web Parts, được xây dựng trên ASP.NET Cả bởi vì nó là một phần chuẩn của Windows và bởi vì nó xác định tập hợp các vấn đề phổ biến, Window Sharepoint Services đã trở thành một công nghệ phổ biến Nó được dùng bởi nhiều tổ chức để chia sẻ nhiều loại thông tin khác nhau
WSS cung cấp không chỉ là các dịch vụ công nghệ cốt lõi mà còn các ứng dụng rất mạnh như:
- Liên lạc, lịch, các nhiệm vụ (Contacts, calenders and tasks).
- Tích hợp với các ứng dụng Office khách.
Phiên bản WSS 2.0 chưa hỗ trợ việc sử dụng workflow, chỉ đến khi phiên bảnWindows SharePoint Services 3.0 ra đời thì việc hỗ trợ workflow mới được thực hiện
1.2 Microsoft Office SharePoint Server (MOSS).
Hệ thống Office 2007 bao gồm các phiên bản mới của các ứng dụng để bàn như Word, Excel, Outlook và PowerPoint Nó cũng bao gồm các bộ công cụ có bản quyền riêng biệt khác Một trong số các thành phần đó là MOSS 2007
MOSS thay thế các phiên bản trước đó của một số sản phẩm của Microsoft như là SharePoint Portal Server và Content Management Server, để cung cấp cho các doanh nghiệp các chức năng quản trị nội dung Điều này bao gồm một số những phần bổ sung cho các khả năng của workflow được xây dựng sẵn của WSS
MOSS hỗ trợ năm thành phần ứng dụng sau:
- Portal (cổng giao dịch điện tử): Các mẫu, con người và hướng khán giả
- Search ( tìm kiếm): Tìm kiếm ở trung tâm và thông qua site.
- Content management (quản trị nội dung): Chứng thực, xuất bản, quản lý các bản ghi.
- Business process (Quy trình nghiệp vụ): Tích hợp các form server, dòng nghiệp vụ (LOB).
- Business intelligence (Sự hiểu biết nghiệp vụ): Excel services (các dịch vụ Excel), các danh sách độ đo hiệu năng chủ chốt ( KPI- Key Performance Indicator), Report Center
1.3 Kết luận về WSS và MOSS.
MOSS 2007 dựa trên công nghệ WSS 3.0 để cung cấp một framework nhất quán, quen thuộc cho các danh sách và thư viện, quản trị site, và tối ưu hoá site Bất cứ tính năng nào có trong WSS 3.0 cũng đều có trong MOSS 2007.
Tuy nhiên MOSS 2007 cung cấp sự hỗ trợ và thêm các tính năng mà không có trong site WSS Ví dụ: cả MOSS 2007 và WSS đều bao gồm các mẫu site cho việc cộng tác (collaborating) với các đồng nghiệp và thiết lập các buổi họp, tuy nhiên MOSS
2007 có thêm những mẫu liên quan đến doanh nghiệp và các khung xuất bản.
Bảng dưới là tổng quan các khả năng hiện có của WSS 3.0, phiên bản MOSS 2007 standard, phiên bản MOSS Enterprise
Các quy trình nghiệp vụ và mẫu (Business Process and
Bảng 3.3Các khả năng của WWS,MOSS
WSS 3.0 cung cấp một nền tảng thông thường cho các ứng dụng workflow Office Sharepoint Server 2007 cung cấp thêm các khả năng dược xây dựng dựa trên nền tảng này Vậy khi xây dựng ứng dụng workflow, lúc nào thì một hỗ trợ workflow trong WSS là đủ, và lúc nào thì cần thêm MOSS? Ta sẽ xem xét tổng quan về các nhân tố chính để tạo ra quyết định.
Chỉ riêng WSS thích hợp cho:
Thêm ứng dụng logic cho các site WSS làm việc với documents và list Items.
Xây dựng các ứng dụng workflow khi mà việc tương tác người dùng thông qua các form ASPX trong một trình duyệt web là đủ.
Dùng hầu hết các workflow mà Microsoft cung cấp (Ngoại lệ là IssueTracking, được chuyển từ WSS và chỉ dùng các form ASPX
Xây dựng các ứng dụng workflow mà người dùng tương tác thông qua các ứng dụng khách Office 2007 là cần thiết Lựa chọn này cũng cho phép dùng các form workflow Info Path – đơn giản hơn để tạo, đồng thời cung cấp nhiều chức năng hơn form ASPX Đáng để tìm ra rằng công nghệ nào có thể cung cấp nền tảng cho các công ty phần mềm độc lập (ISV) Tuỳ thuộc vào yêu cầu, ISV có thể chọn các ứng dụng của nó có thể chạy chỉ dựa trên WSS hay yêu cầu thêm OSS.
Giới thiệu về Workflow
Là sự tự động hóa của một tiến trình công việc, toàn bộ hay một phần, trong đó các tài liệu, thông tin hay các tác vụ được luân chuyển từ người tham gia này tới người tham gia kia thay cho hành động, tuân theo một tập các quy tắc mang tính thủ tục
Thông thường, Workflow bao gồm một chuỗi có logic các bước có thứ bậc để định nghĩa một quy trình công việc Mỗi bước chứa một tác vụ cần hoàn thành và các bên tham gia sẽ thực hiện tác vụ đó Tác vụ có thể là các công việc như xem xét nhiệm vụ, quá trình phê chuẩn hay một yêu cầu cập nhật tài liệu, Một vài tác vụ đơn giản trong tiến trình công việc phân cấp như gửi thư điện tử có thể được làm tự động và không yêu cầu các bên tham gia Workflow tự động đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức bởi vì nó bảo đảm sức nặng hợp lý và độ chính xác tối đa khi phân phối công việc hay các tác vụ cho các bên tham gia Nó nâng cao khả năng điều khiển của một quy trình với ít sự hướng dẫn, loại trừ các công việc không đúng chỗ, giảm thời gian trễ và đảm bảo các tác vụ được thực hiện theo đúng quy cách và thủ tục của công ty.
2.1.2 Các công cụ thực hiện workflow trong bộ sản phẩm của Microsoft
Microsoft cung cấp hai lựa chọn để tạo ra các workflow dùng trong WSS Nhà phát triển dùng Window Workflow Foundation, trong khi những nhân viên thông tin dùng các quy tắc đơn giản hơn- dựa vào các tiếp cận được cung cấp bởi Office Sharepoint Designer Trong cả hai trường hợp, kết quả là một mẫu workflow phải được triển khai trên một server chạy WSS
Windows Workflow Foundation (WWF) là thành phần chủ yếu trong NET Framework 3.0, còn được gọi là WinFX WWF có thể được sử dụng rộng rãi với tất cả người dùng sử dụng các hệ điều hành Windows (XP, Server 2003, Windows Vista …) Một số mục tiêu chủ yếu của WWF là:
Xây dựng một công cụ nổi bật cho việc ứng dụng công nghệ workflow cho tất cả các ứng dụng được xây dựng trên nền Windows
Cho phép ứng dụng workflow một cách bao quát trong nhiều lĩnh vực, hỗ trợ con người xây dựng các ứng dụng với kiến trúc rõ ràng trong đa số các trường hợp.
Mang đến một mô hình mới cho những người phát triển workflow, Net framework, giúp họ có thể ngay lập tức đưa vào sử dụng, xây dựng các workflow ứng dụng trong xây dựng sản phẩm.
Cho phép sử dụng lại những thành phần workflow đã phát triển, đảm bảo các developer cũng như các doanh nghiệp sản xuất phần mềm có thể nhúng workflow sâu vào các sản phẩm của họ.
Trên đây là những mục tiêu rất táo bạo và Microsofts đang cố gắng đạt được bằng cách tập trung giải quyết các yêu cầu đề ra đối với workflow nảy sinh trong nhiều hoàn cảnh WWF là một công cụ, một framework, nó không phải là một sản phẩm có đầy đủ các đặc tính để phục vụ cho một hoàn cảnh cụ thể nào đó Mặc dù WWF được xây dựng để hỗ trợ xây dựng ứng dụng trong hầu hết mọi trường hợp, xong lại không hoàn toàn đầy đủ khi sử dụng trong một trường hợp cụ thể nào đó. WWF mang đến một hướng tiếp cận mới đối với việc sử dụng workflow trong xây dựng phần mềm với nhiều sự mở rộng Nói tóm lại, WWF cho phép ứng dụng trong sản xuất phần mềm trong nhiều hoàn cảnh, lĩnh vực Nó mang lại một cơ hội mới, một công cụ mới, tiện dụng, dễ học cho các developer và các doanh nghiệp sản xuất phần mềm.
2.2.1.2 Mô hình ki ế n trúc c ủ a workflow F oundation Để có thể hỗ trợ developer trong nhiều tình huống và đạt được các mục tiêu đề ra như đã nói ở trên, công nghệ workflow phải được xây dựng dưới dạng một framework hạt nhân mà có thể thêm bớt các interfacecũng như các thành phần mở rộng tùy theo hoàn cảnh Dưới đây là mô hình kiến trúc của Windows WorkflowFoundation.
Hình 3.10 Mô hình kiến trúc của Windows Workflow
Workflow model Mô hình workflow
Hosting Process Quy trình lưu trú
WWF không có một quá trình thực hiện cố hữu nào Hơn thế, nó là một công cụ tiến trình hoạt động bên trong, nghĩa là hoạt động bên trong tiến trình chủ (host process) Host process có nhiệm vụ cung cấp một tập các service cho WWF Có thể thấy được một số lượng rất lớn và đa dạng các host process tham gia hoạt động trên môi trường Windows, chẳng hạn: console application, winform application, web application, web service, các ứng dụng dạng dịch vụ trên WinNT, … Nói ngắn gọn hơn, mọi tiến trình thực thi trên môi trường Windows đều có thể là host process cho workflow
Việc mọi loại process trên Windows đều có thể sử dụng workflow như một process bên trong dẫn đến một số thách thức rất đáng quan tâm bởi mỗi loại process, mỗi process có các đặc điểm và thông số khác nhau Chính vì nguyên nhân này, tầng hosting (hosting layer) cung cấp một tập các interface có thể thêm, bớt từ WWF đến host process.
Tầng mô hình (model layer) là tầng mà các developer sẽ tương tác trực tiếp với WWF và trong một trường hợp cụ thể nào đó Nó bao gồm các workflow model, programming API, các activity Sau đây chúng ta sẽ nói chi tiết hơn về các tầng hosting, runtime, model.
2.2.1.3 Visual Studio 2005 Designer cho WWF
Visual Studio 2005 Designer cho WWF là một thành phần add-in trong bộ công cụ Microsoft Visual Studio 2005 để các nhà phát triển tự tạo ra các workflow riêng và các hoạt động workflow WWF cung cấp một mô hình workflow cho phép các nhà phát triển mô tả luồng một tiến trình công việc Workflow có thể được tạo ra bằng dùng hình vẽ, đặc tả XML, mã(code) hay kết hợp của cả 3 thứ Visual Studio 2005 Designer cho WWF cung cấp một giao diện trực quan, thiết kế có tính đồ hoạ để các nhà phát triển có thể dùng để thu thập và cấu hình các hoạt động được xác định trước vào một workflow tối ưu Những tác giả của Workflow dùng và mở rộng mô hình của workflow giống cách họ dùng và mở rộng các thành phần khác của NET Framework.
Một phần mềm thực hiện một kiểu quy trình, với nhiều bước được thực hiện tuần tự theo thứ tự được định nghĩa sẵn Để biết bao nhiêu lâu cách tiếp cận được dùng, tại sao không cung cấp cách hỗ trợ cụ thể cho việc tạo ra loại ứng dụng này Mục đích của Windows Workflow Foundation là để thực hiện chính xác điều này Một ứng dụng được xây dựng với WF bao gồm một hoặc nhiều workflow, mỗi workflow bao gồm một số hoạt động (activities) Các hoạt động của một workflow được thực hiện từng bước một trong một lúc bằng khối thực hiện của WF (bộ thời gian chạy), với thứ tự thực hiện được xác định bởi chính workflow Bằng cách cung cấp hỗ trợ trực tiếp cho các ứng dụng hướng quy trình, WF có thể làm cho các ứng dụng đó tạo ra và duy trì dễ dàng hơn.
Hình dưới chỉ ra các thành phần chính của WF
Hình 3.11 WW Workflow Designer và WWF
Các thành phần đó là:
Activity (hoạt động): Một đơn vị công việc Công việc mà một hoạt động thực hiện có thể là bất kì từ đơn giản đến phức tạp.
Workflow: Một nhóm các hoạt động thực hiện tất cả hay một phần của quy trình nghiệp vụ.
Windows Workflow Foundation designers: Các công cụ đồ hoạ có thể được dùng để tạo và chỉnh sửa các workflow và các activity
Windows Workflow Foundation base activity library: Một nhóm cơ bản các hoạt động mà các lập trình viên dùng để tạo ra các workflow.
Windows Workflow Foundation runtime engine: Một thư viện thực hiện các workflow Runtime engine này cũng cung cấp các dịch vụ khác như các cơ cấu để liên lạc với các phần mềm bên ngoài workflow.
Host Process: Một ứng dụng Windows đặt chỗ (host) Window Workflow
Workflow và Window SharePoint
Một mẫu workflow được tạo ra bằng Visual Studio hay Office SharePoint Designer phải được triển khai trên một máy chủ chạy Window SharePoint, vì thế chúng ta sẽ xem xét cách kết hợp workflow vào Window SharePoint.
3.1 Kết hợp Workflow và WSS
WSS workflow là gì? Một cách cơ bản, nó bao gồm hai phần: các form một workflow dùng để tương tác với những người dùng nó, và theo logic định nghĩa các đối xử của workflow.
Bởi vì nó liên kết với những người dùng thông qua trình duyệt web, một workflow WSS dựa vào ASP.Net để hiển thị form của nó Theo đó, những form này được định nghĩa là trang ASPX Một workflow WSS có khả năng hiển thị các form của nó ở bốn điểm trong vòng đời của nó:
Kết hợp (Association): Khi một Người quản trị WSS kết hợp một mẫu workflow với một document library cụ thể hay danh sách, anh ta có thể thiết lập các lựa chọn sẽ áp dụng cho mọi thể hiện workflow được tạo ra từ kết hợp này Nếu một tác giả workflow chọn cho phép nó, anh ta phải đưa ra một form cho phép người quản trị chỉ rõ thông tin này.
Việc khởi tạo: người khởi tạo của một workflow có thể cho phép chỉ rõ các lựa chọn khi anh ta bắt đầu một thể hiện đang chạy
Sự hoàn thành task: Thể hiện workflow đang chạy phải hiển thị một form với những người tham gia trong workflow cho phép họ hoàn thành task của họ.
Việc sửa đổi: Người tạo ra workflow có thể cho phép nó được thay đổi trong khi chạy Ví dụ: một workflow có thể cho phép thêm những người tham gia sau khi nó được bắt đầu thực hiện hay mở rộng ngày phải hoàn thành task. Nếu lựa chọn này được dùng, workflow phải hiển thị một form ở điểm này để những người tham dự biết rõ thay đổi nào nên được thực hiện.
Như đã mô tả ở trên bộ thời gian chạy WF có thể được đặt trong bất cứ tiến trình Windows nào WSS 3.0 dùng những lợi ích này, biểu hiện như một host cho engine này Một hay nhiều mẫu workflow, mỗi mẫu bao gồm các code định nghĩa một workflow cụ thể, có thể được thiết lập trên một server Khi được thiết lập xong, sự kết hợp có thể được tạo ra giữa các mẫu cụ thể và một thư viện văn bản, danh sách, hay kiểu nội dung Mẫu này sau đó có thể được tải và thực hiện bởi WSS- bộ thời gian chạy hosted WF, tạo ra một thể hiện workflow.
Giống như tất cả các WF workflow, những workflow dựa vào WSS 3.0 phụ thuộc vào các dịch vụ WF thời gian chạy Tuy nhiên, để hỗ trợ tốt hơn các workflow hosted trong WSS, phiên bản 3.0 thay thế một số dịch vụ được xây dựng sẵn Dịch vụ thống nhất chuẩn của WF có thể được thay đổi, ví dụ: để cho phép trạng thái của một workflow được cố định được kết nối với văn bản hay mục mà workflow đó kết hợp.
Việc tương tác giữa một người và một workflow đang chạy được mô hình hoá dùng tasks Một task là một đơn vị công việc được gán cho một số cá nhân Trong ví dụ này, mỗi người trong danh sách chấp thuận workflow sẽ được gán một task yêu cầu chấp thuận của document WSS duy trì một danh sách các task trong mọi site và một workflow đang chạy co thể gán các task cho danh sách này, chỉ rõ mỗi task là cho ai Mỗi người dùng của site đó có thể nhìn công việc gì đang đợi họ bằng cách
Windows SharePoint Services Site 1 Site 2 …
Library truy nhập task của anh ta thông qua trình duyệt web hay bằng cách đồng bộ hoá task của site với danh sách task của họ trong outlook 2007
Hình 3.15 Mô tả một quy trình làm việc của một workflow
3.2 Kết hợp Workflow và MOSS.
Những bổ sung liên quan đến workflow mà MOSS cung cấp cho WSS có thể nhóm vào ba nhóm: Hỗ trợ những người dùng Office 2007, khả năng các form cho workflow được tạo ra nhờ InfoPath, và các workflow được định nghĩa trước
Các workflow được tạo ra chỉ bằng WSS phải dùng form ASPX Theo đó, cách duy nhất để con người tương tác với những workflow này là thông qua một trình duyệt web Bởi vì các ứng dụng để bàn được dùng rộng rãi, và nhiều workflow WSS sẽ tham chiếu đến các văn bản được tạo ra với ứng dụng này Tại sao không cho phép người dùng tương tác với các workflow này trực tiếp từ Word, Excel, Outlook và các ứng dụng Office khác.
4) Add task to task list
3) Customize and start workflow instance
3) Customize and start workflow instance
MOSS cung cấp khả năng này Hơn là việc dựa trên một trình duyệt để giao tiếp với người dùng Workflow WSS chạy với MOSS được thiết lập có thê rhiển thị form trực tiếp trong các ứng dụng Office 2007 Với nhiều workflow, điều này sẽ cho phép tương tác tự nhiên hơn giữa những người dùng Chẳng hạn, với một task list WSS có thể đồng bộ với task list ở trong Outlook 2007, tạo cho người dùng một danh sách phải làm (To do) duy nhất Các task cũng có thể được hiển thị trong các văn bản word 2007, emails Outlook 2007…, khiến người dùng điền thông tin vào một workflow đang chạy trực tiếp từ các ứng dụng Office khác.
Hiển thị các form trực tiếp trong các ứng dụng Office yêu cầu một số cách định nghĩa những form đó Các trang ASPX được dùng bởi các workflow WSS sẽ không đủ Để làm điều này, MOSS cho phép người tạo ra workflow định nghĩa các form dùng trong InfoPath 2007 Đối với hầu hết mọi người, những form này tạo ra dễ dàng hơn là các trang ASPX, và chúng cũng cung cấp các khả năng như tự thẩm định Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm rất quan trọng là các form dựa vào InfoPath được dùng với một workflow, tham chiếu đến như các form Info Path, chỉ cung cấp các phần nhỏ của các ứng dụng được cung cấp bởi các form InfoPath chuẩn Chẳng hạn, rất nhiều mô hình InfoPath là không có, vì trọng tâm là vào tạo và dùng việc tạo và dùng các form như một phần của các workflow.
Cho phép những người tạo ra workflow tương tác trực tiếp với các ứng dụng Office thông qua các form workflow InfoPath thực sự là hữu ích MOSS bao gồm một nhóm các ứng dụng được định nghĩa trước Tất cả các worfklow này đều để dùng trực tiếp bởi các information worker, và tất cả có thể tối ưu hoá để đáp ứng đa dạng các yêu cầu Các workflow định nghĩa sẵn mà MOSS cung cấp bao gồm:
Approval (Chấp thuận): Gửi một văn bản để chấp nhận Người khởi tạo workflow chỉ ra một danh sách những người chấp nhận, mỗi người trong họ có thể chấp nhận hay từ chối văn bản đó, gán lại nhiệm vụ chấp nhận, hay yêu cầu các thay đổi với văn bản
Collect FeedBack (Thu thập phản hồi): Gửi văn bản để duyệt, khá giống với workflow Approval Những người tham dự có thể cung cấp phản hồi, nó được sửa và gửi lại cho người sở hữu văn bản khi workflow hoàn thành. Không giống như Approval là mặc định gán các task cho những người tham dự một cách tuần tự, workflow được định nghĩa trước này mặc định gán các task song song, cho phép các phản hồi này trở lại theo bất cứ thứ tự nào.
Collect Signatures (Thu thập chữ kí): Gửi văn bản Office để yêu cầu các chữ kí Workflow này chỉ có thể bắt đầu trong một Office client.
THỬ NGHIỆM XÂY DỰNG CÔNG CỤ HỖ TRỢ QUẢN LÝ YÊU CẦU
Môi trường thực hiện
1.1 Môi trường phần cứng Để thực hiện chương trình thì hệ thống cần một hệ thống máy tính được nối mạng LAN theo mô hình domain.
Trên thực tế việc xây dựng một môi trường làm việc với máy chủ và các máy khách như trên đối với sinh viên là rất tốn kém, đồng thời do mục đích là xây dựng một chương trình minh hoạ về những phần lý thuyết về quản lý yêu cầu trong khung quản trị CNTT nên em đã thiết lập môi trường làm việc ảo dùng virtual PC 2007 (sản phẩm của Microsoft) với 2 máy ảo đóng vai trò máy chủ và máy khách, liên lạc với nhau như trong mạng LAN.
Cụ thể với hai máy ảo ở trên
SRV: o Hệ điều hành Window Server 2003 pack 2. o Sản phẩm Exchange Server được cấu hình để làm dịch vụ mail. o Microsft Office Sharepoint Server – chương trình được thực hiện chủ yếu trên đây. o Bộ sản phẩm Microsoft Office 2007 gồm Microsoft Office SharePoint Designer để xây dựng các workflow đơn giản.
CLI: o Hệ điều hành Window Vista Enterprise o Bộ sản phẩm Microsoft Office 2007 có Microsoft Office Outlook
Một khung quản trị CNTT phải được thiết lập trong một doanh nghiệp và việc quản lý yêu cầu được tiến hành trên khung đã thiết lập đó Microsoft đã xây dựng một doanh nghiệp ảo là CONTOSO với số nhân viên là 35 người Đây là một doanh nghiệp nhỏ và đang đối mặt với những khó khăn của việc quản lý nghèo nàn Đã có rất nhiều sản phẩm của Microsoft được minh hoạ dựa trên cấu trúc doanh nghiệp của CONTOSO Việc lựa chọn CONTOSO là doanh nghiệp triển khai quản lý yêu cầu là hoàn toàn hợp lý.
Chúng ta sẽ xem xét kĩ hơn về cấu trúc doanh nghiệp của CONTOSO để phục vụ cho việc thực hiện chương trình (xây dựng workflow luân chuyển qua các phòng ban):
Cấu trúc phòng ban của CONTOSO:
Phòng ban Tên NV Trưởng phòng
Human Resource Claire O’Donnell Claire O’Donnell
Production - Eduardo Melo Eduardo Melo
Management - Charlie Keen Charlie Keen
Bảng 4.4 Cấu trúc phòng ban của CONTOSO
- CONTOSO đã có một cổng giao dịch điện tử được xây dựng trên Office Sharepoint Server 2007 với các chức năng thông báo cơ bản.
- Ứng dụng sẽ được xây dựng dựa trên cổng giao dịch này.
Xây dựng ứng dụng thử nghiệm
Với môi trường làm việc như trên và các công cụ của Microsoft đã giới thiệu ở chương 3, việc thực hiện ứng dụng nhằm mục đích minh hoạ cho quy trình quản lý yêu cầu trong doanh nghiệp phần mềm CONTOSO.
Hình 4.16 Mô hình thực hiện quản lý yêu cầu bằng các sản phẩm của Microsoft Đây là mô hình đơn giản thực hiện quản lý một yêu cầu gồm đầu vào là một form và đưa qua workflow để chấp nhận yêu cầu.
Mức độ đơn giản nhất là quản lý yêu cầu tạo site mới trên portal.
Mức độ tiếp theo là quản lý yêu cầu tuyển thêm nhân sự của các phòng ban.
Quản lý việc yêu cầu đề xuất yêu cầu mới.
Đầu vào là các yêu cầu của từng phòng ban
Tuỳ vào loại yêu cầu mà chương trình sẽ luân chuyển theo các workflow khác nhau.
Đầu ra là: o Kết quả của yêu cầu: có được chấp nhận hay bị từ chối, bao nhiêu người chấp nhận, bao nhiêu người từ chối. o Bảng kê hiệu năng chủ chốt KPI:
Có khả năng email để lưu ý những người tham gia xem xét yêu cầu.
Có khả năng thông báo trạng thái hiện thời của yêu cầu
Có khả năng thống kê tỉ lệ chấp nhận các yêu cầu trong từng loại yêu cầu
2.4 Phân tích thiết kế các tiến trình.
Do yêu cầu từng phòng ban cho một môi trường làm việc cộng tác để giúp phòng ban đó lập kế hoạch cho các sự kiện hay công việc nhất thời Một yêu cầu tạo site mới với những chi tiết cụ thể sẽ được tạo ra và được gửi đến cho phòng CNTT để xem xét chấp nhận tạo ra một SharePoint Team Site theo yêu cầu Đồng thời một thống kê các yêu cầu về site cũng được tạo ra để theo dõi đánh giá.
Hình 4.17 Workflow cho việc tạo site mới
Hình 4.18 Cách thực hiện bằng InfoPath 2.4.2 Quản lý yêu cầu tuyển thêm nhân sự
Trong một công ty đang phát triển, các thành viên của nhóm mới có thể tác động đến việc sản xuất và làm chậm các hoạt động Contoso cần điền đầy chỗ trong các phòng ban mở rộng và các trung tâm phân phối mới mà không làm giảm tốc độ phát triển Họ phải nhận những nhân công mới để tăng tốc và cung cấp các tài nguyên cần thiết- như là máy trạm (workstation) từ CNTT và việc đào tạo từ nhân sự (HR)- để làm ra sản phẩm từng ngày một… Đó là các yêu cầu thiết yếu để tuyển thêm nhân sự.
Thống kê về số nhân lực cần tuyển thêm của công ty và từng phòng ban được tạo ra để phục vụ cho việc lập kế hoạch phân bổ tài chính, nguồn tài nguyên của doanh nghiệp cho việc tuyển người
Hình 4.19 Workflow cho nhu cầu tuyển thêm nhân sự
2.4.3 Quản lý tạo yêu cầu mới
Những yêu cầu phát sinh trong quy trình làm việc là rất lớn, vì thế cần phải ghi lại và thống kê để xét duyệt Mỗi yêu cầu được đưa qua những phòng ban tương ứng với yêu cầu đó Nếu các yêu cầu giống nhau là nhiều thì có thể tạo ra một thư viện chung để chứa cùng loại yêu cầu.
Hình 4.20 Workflow cho yêu cầu mới
Kết quả chương trình
Chương trình quản lý yêu cầu được thực hiện trên một site được tác giả tạo ra là REQUEST DEMANDS
Hình 4.21 Giao diện Portal CONTOSO
Hình 4.22 Giao diện site REQUEST DEMANDS
3.2.1 Module quản lý tạo site mới.
Module này nằm trong documents Request sites và workflow được thực hiện bằng cách sử dụng workflow có sẵn trong window sharepoint services.
Khi có yêu cầu tạo site mới người dùng click vào new và điền các thông tin vào fileInfoPath:
Hình 4.23 Form yêu cầu tạo site mới
Yêu cầu này sẽ được chuyển cho phòng IT Services để chấp nhận (approval) hay từ chối (Reject) Nếu chấp nhận sẽ thông báo và trả lời mail cho người châp nhận Kết quả là
Thống kê các yêu cầu tạo site mới:
Hình 4.24 Thống kê Các yêu cầu tạo site
3.2.2 Module yêu cầu tuyển thêm nhân sự
Module này nằm trong Documents: Request New Employees và workflow được thực hiện bằng cách sử dụng Microsoft Office SharePoint Designer.
Khi người dùng click vào new trong document: Request New Employees thì một có một form hiện ra để người dùng điền các thông tin cần thiết.
Hình 4.25 Màn hình thông tin trong MOSD
Người quản lý có nhiệm vụ xét duyệt yêu cầu này login vào hệ thống và xem các task của mình hoặc login vào mail và thấy mail của mình hiện ra task cần phải thực hiện, người đó click vào đường link để chỉ đến task cần xét duyệt.
Hình 4.26 Màn hình để người xét duyệt xét duyệt yêu cầu
Kết quả hiện ra cho người dùng:
Hình 4.27 Kết quả yêu cầu nhân viên mới3.2.3 Module quản lý tạo yêu cầu mới
Module này nằm trong Documents: New Request và workflow được thực hiện bằng cách sử dụng Microsoft Designer trong Visual studio 2005.
Khi người dùng muốn tạo yêu cầu mới người đó click vào documents: New Requests và hiện ra form InfoPath cho người dùng điền thông tin:
Hình 4.28 Màn hình điền thông tin yêu cầu mới 1
Hình 4.29 Màn hình điền thông tin yêu cầu mới 2
Hình 4.30 Màn hình điền thông tin yêu cầu mới 3
Chương trình đã thực hiện quản lý được các yêu cầu cơ bản là yêu cầu tạo site mới cho công việc, yêu cầu thêm người mới cho các phòng ban và yêu cầu có thêm yêu cầu mới với những tính năng như gửi yêu cầu, gửi mail, thông báo, thực hiện thống kê KPI cơ bản.
Chương trình tuy chưa phức tạp do thời gian có hạn nhưng đã chứng minh được rằng với nền tảng lý thuyết về quản trị công nghệ thông tin và quản lý yêu cầu đã xây dựng, chúng ta hoàn toàn có thể xây dựng được các chương trình quản lý yêu cầu đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.
Chương 4 đã trình bày toàn bộ quy trình tác giả thực hiện một chương trình quản lý yêu cầu, và sản phẩm thực hiện Chương trình hoàn toàn có thể phát trỉên lên với các module quản lý yêu cầu phức tạp hơn.
TỔNG KẾT, NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG
PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG
Nh ữ ng vi ệ c đã làm đ ượ c
Đồ án đã cố gắng nghiên cứu khá đầy đủ cơ sở lý thuyết của bài toán quản trị CNTT
Những nghiên cứ đó là nền tảng để tác giả có được những nghiên cứu khá kĩ càng tiếp theo về bài toán quản lý yêu cầu, là vấn đề cần giải quyết đầu tiên của quy trình quản trị CNTT.
Đồ án đã đưa ra mô hình công nghệ, quy trình để thực hiện quản lý yêu cầu và đã nghiên cứu workflow và một số công nghệ của Microsoft để hiện thực hoá quy trình đó như Windows SharePoint Services, Office SharePoint Server, Office SharePoint Designer, InfoPath, Visual Studio extenstion cho workflow… Đó sẽ là nền tảng để phát triển những chương trình thực tế quản lý yêu cầu.
Đồ án đã xây dựng được một chương trình thử nghiệm để quản lý yêu cầu cho một công ty với ba chức năng chính là quản lý tạo site mới, quản lý thêm người, quản lý thêm yêu cầu mới.
Do thời gian thực hiện đồ án là có hạn nên đồ án vẫn chưa thu thập được nhiều yêu cầu để đưa vào trong chương trình, đồng thời yêu cầu đối với các doanh nghiệp khác nhau là rất đa dạng và cũng khác nhau, vì thế việc tìm hiểu và đưa ra quy trình quản lý yêu cầu ở từng doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau và phụ thuộc vào nhiều yếu tố, điều đó đòi hỏi cần phân tích kĩ để có quy trình thực hiện quản lý đúng, nếu không sẽ không phát huy được những ưu điểm của việc quản lý yêu cầu.
Các yêu cầu trong các doanh nghiệp thường ít được đưa thành các văn bản nên gây khó khăn trong việc tìm hiểu thống kê yêu cầu.
Thế giới đang rất quan tâm đến quản trị CNTT cũng như quản lý yêu cầu trong khi Việt Nam vẫn chưa thực sự vào cuộc với chúng, vì thế việc tìm một doanh nghiệp thực tế để triển khai quy trình là gặp khó khăn.
H ướ ng phát tri ể n ti ế p theo
Từ những nghiên cứu lý thuyết và chương trình thử nghiệm đã chứng minh việc quản lý yêu cầu trong một doanh nghiệp thực tế nếu được thực hiện sẽ cho kết quả rất khả quan, vì thế hướng phát triển tiếp theo của đồ án là:
Xây dựng thêm nhiều mẫu về quản lý yêu cầu với quy trình được kiểm nghiệm
Xây dựng quy trình quản lý yêu cầu trong doanh nghiệp thực tế.
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, với niềm đam mê và sự chỉ bảo, giúp đỡ của thầy cô bạn bè, em tin rằng em có thể phát triển hơn nữa so với những gì đã trình bày trong đồ án này.