Tài liệu lưu hành nội bộ Trung tâm CNTT HVNH, Tháng 8 năm 2022 Page 1 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GOOGLE MEET (DÀNH CHO GIẢNG VIÊN/ SINH VIÊN) Năm học,[.]
Tài liệu lưu hành nội HỌC VIỆN NGÂN HÀNG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG GOOGLE MEET (DÀNH CHO GIẢNG VIÊN/ SINH VIÊN) Năm học, 2022 - 2023 Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page Tài liệu lưu hành nội MỤC LỤC A GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ YÊU CẦU CHUNG .3 I Tổng quan, hướng dẫn yêu cầu chung Giới thiệu Google Meet Yêu cầu chung 3 Hướng dẫn đăng nhập B HƯỚNG DẪN CHI TIẾT I Nhóm thao tác nghiệp vụ cho Giảng viên Khởi tạo phòng học/ phòng họp Các tính Các tính nâng cao (chỉ áp dụng với tài khoản Google workspace) .21 II Nhóm thao tác nghiệp vụ cho Sinh viên 26 III Một số lưu ý dùng Google Meet 29 Một số lưu ý sử dụng ứng dụng: 29 Một số lưu ý học/họp trực tuyến: 29 C TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page Tài liệu lưu hành nội A GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VÀ YÊU CẦU CHUNG I Tổng quan, hướng dẫn yêu cầu chung Giới thiệu Google Meet Google Meet hệ thống hỗ trợ chức học/họp trực tuyến qua mạng web tích hợp Google Workspace, cán sinh viên trường sử dụng Google Meet để tổ chức buổi học/họp thảo luận trực tuyến qua mạng với Google Meet sử dụng biện pháp bảo vệ mà Google sử dụng để bảo mật thông tin bảo vệ quyền riêng tư người dùng Hội nghị truyền hình diễn Google Meet mã hóa q trình truyền tải Google liên tục cập nhật hàng loạt biện pháp đảm bảo an toàn để bảo vệ họp/học trực tuyến hiệu Yêu cầu chung - Máy tính/thiết bị truy cập khác (máy tính bảng…) cần có trình duyệt cài đặt hoạt động bình thường (chrome, firefox…) - Mạng truyền thơng kết nối có tín hiệu ổn định, thông suốt Hướng dẫn đăng nhập - B1: Mở trình duyệt web (web browser) nhập địa Google Mail (gmail) địa chỉ: https://accounts.google.com/, nhấn Enter để giao diện đăng nhập gmail - B2: Nhập thông tin tài khoản Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page Tài liệu lưu hành nội o Tên đăng nhập: Nhập địa email HVNH cấp (tên miền @hvnh.edu.vn) Nhấn nút “Tiếp theo/Next” để đến ô nhập mật o Mật khẩu: Nhập mật email HVNH cấp đăng nhập vào ô mật (Lưu ý: mật phân biệt ký tự hoa/thường, tắt gõ tiếng Việt nhập/thay đổi mật khẩu) Nhấn nút “Tiếp theo/Next” để vào giao diện gmail - B3: Chọn ứng dụng Google sau chọn Meet để vào hệ thống Meet Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page Tài liệu lưu hành nội B HƯỚNG DẪN CHI TIẾT I Nhóm thao tác nghiệp vụ cho Giảng viên Khởi tạo phòng học/ phòng họp Bước 1: Chọn Cuộc họp Bước 2: Chọn cách để tạo lớp học - Nếu chọn tạo họp để sử dụng sau cung cấp đường link để vào Google meet Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page Tài liệu lưu hành nội - Nếu chọn Bắt đầu họp tức vào Google Meet - Nếu chọn Tạo lớp lịch Google tùy chọn chỉnh lịch Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page Tài liệu lưu hành nội Sau chọn lặp lại lưu lịch xuất báo ngày học theo tuần Calendar hình Bước 3: Cho phép sinh viên vào lớp Khi vào meet giáo viên cung cấp đường link meet mã lớp cho sinh viên chọn Thêm người khác để mời sinh viên tham gia lớp hình Sau sinh viên gửi yêu cầu tham gia lớp học giảng viên chọn Chấp nhận để sinh viên vào lớp Các tính 2.1 Trình chiếu Google Meet Bước 1: Sau tạo phòng học/ phòng họp online Google Meet, nhấn vào biểu tượng Trình bày hình mũi tên Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page Tài liệu lưu hành nội Bước 2: Chọn cửa sổ tồn hình bạn/ Một thẻ Ví dụ: Trường hợp Một cửa sổ Bước 3: Chọn cửa sổ cần trình chiếu Google Meet, chọn Chia sẻ 2.2 Cách bật, tắt camera micro Google Meet Cách 1: Thực bật/ tắt micro camera qua biểu tượng Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page Tài liệu lưu hành nội Cách 2: Ngoài người dùng nhấn chọn vào biểu tượng dấu chấm (…) chọn Cài đặt Vào phần chỉnh âm với tùy chọn micro loa, nhấn Kiểm tra Tiếp tục nhấn vào Video để chỉnh Webcam Google Meet Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page Tài liệu lưu hành nội 2.3 Cách ghim sinh viên Google Meet Tính ghim mang lại số quyền kiểm soát cho người tham gia cách cho phép họ chọn ghim theo nghĩa đen họ muốn hình Sử dụng tùy chọn ghim, người dùng tập trung vào người tham gia cụ thể mà họ muốn nhìn thấy trêm hình họ Cách 1: Trỏ tới hình ảnh người cần ghim, chọn biểu tượng Ghim Cách 2: Tại giao diện Google Meet, chọn biểu tượng số lượng người tham gia góc bên phải hình Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 10 Tài liệu lưu hành nội Bước 3: Nhấn nút Chia sẻ để chia sẻ với người, nhóm chọn đường liên kết đến bảng trắng vừa tạo Bước 4: Nhân nút Cài đặt cách chia sẻ người với tùy chọn hình Như bạn tạo thành cơng bảng trắng Google Meet Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 16 Tài liệu lưu hành nội Chia sẻ hình bảng trắng Bước 1: Trong giao diện bảng trắng, nhấn vào biểu tượng Chia sẻ hình Chọn Trình bày thẻ họp Chọn bảng trắng cần chia sẻ, nhấn nút Share Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 17 Tài liệu lưu hành nội Các công cụ bảng trắng Chức công cụ: - Bút: Chọn màu cho nét vẽ kích thước nét vẽ theo mục đích sử dụng - Xóa: Dùng để xóa mục bảng nét vẽ sử dụng trước - Chọn: Cho phép chọn phần bảng để di chuyển thay đổi màu, kích thước - Ghi cố định: Cho phép ghi lại số thông tin cố định - Thêm hình ảnh: Cho phép thêm ảnh từ thiết bị qua cơng cụ Google hình ảnh, Google Photo hay Google Drive - Hình: cho phép vẽ hình - Hộp văn bản: Cho phép thêm hộp văn - Laser: cho phép vẽ đường lên bảng, sau thời gian giây biến mất, không cần xóa 2.6 Xóa người tham gia khỏi Google Meet Cách 1: nhấn vào biểu tượng Mọi người, giao diện này, chọn người cần xóa, nhấn vào biểu tượng chấm, chọn Xóa khỏi họp Cách 2: rê chuột vào hình ảnh người tham gia, nhấn vào biểu tượng dấu trừ Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 18 Tài liệu lưu hành nội 2.7 Gửi tín nhắn Google Meet Bước 1: Tại giao diện Google Meet, chọn biểu tượng Trò chuyện với người Bước 2: Hiển thị giao diện để nhắn tin, muốn tất người tham gia nhắn tin kích vào Cho phép người nhắn tin Tin nhắn hiển thị với tất người tham gia bị xóa sau gọi kết thúc Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 19 Tài liệu lưu hành nội 2.8 Phụ đề Bước 1: Nhấn vào biểu tượng ba chấm chọn Phụ đề Bước 2: Chọn ngôn ngữ nhấn vào Áp dụng Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 20 Tài liệu lưu hành nội Lưu ý: chọn ghi lại buổi học, phụ đề không xuất ghi Các tính nâng cao (chỉ áp dụng với tài khoản Google workspace) 3.1 Ghi lại buổi học Cách 1: Nhấn vào biểu tượng chấm chọn Ghi lại họp/ chọn Bắt đầu ghi/ chọn Bắt đầu Cách 2: Nhấn vào Hoạt động / chọn Ghi lại/ chọn Bắt đầu ghi/ chọn Bắt đầu Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 21 Tài liệu lưu hành nội 3.2 Cách dừng ghi Cách 1: Nhấn vào biểu tuonwgj chấm/ chọn Dừng ghi Cách 2: Nhấn vào Hoạt động chọn Ghi lại/ chọn Dừng ghi Lưu ý: Bản ghi có tiếng người nói nội dung trình bày Bản ghi lưu vào thư mục Bản ghi Meet danh mục Drive người quản lý (Giảng viên) Hệ thống gửi email có đường liên kết đến ghi cho người tổ chức họp người bắt đầu trình ghi Đường liên kết thêm vào kiện Lịch Các trò chuyện lưu dạng tệp SBV Drive người tổ chức họp 3.3 Giơ tay Dùng tính Giơ tay Google Meet để báo cho người kiểm duyệt biết bạn muốn phát biểu 3.3.1 Cách giơ tay Sinh viên: Nhấn vào hình bàn tay Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 22 Tài liệu lưu hành nội Giảng viên: Nhân vào mở hàng đợi để xem danh sách giơ tay 3.3.2 Cách hạ tay Sinh viên: Nhân vào hình bàn tay để hạ tay Giảng viên: Nhấn vào hạ tay để hạ tay hay tất sinh viên 3.4 Điểm danh Cách 1: cài đặt tiện ích mở rộng Meet Attendance (áp dụng với trình duyệt Chrome) Bước 1: Search google từ khóa: “Meet Attendance” để cài đặt tiện ích Meet Attendance chọn Thêm vào Chrome Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 23 Tài liệu lưu hành nội Bước 2: Chọn Thêm tiện ích Bước 3: Chọn AUTHORIZE MEET ATTENDANCE Bước 4: Chọn tài khoản email (…@hvnh.edu.vn) nhắn Allow Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 24 Tài liệu lưu hành nội Bước 5: Sau tạo phòng học Google Meet, nhấn vào biểu tượng người thấy xuất dấu tích màu xanh phía bên - Biểu tượng dấu cộng bên trái: điểm danh số người tham gia phòng học, họp online thời điểm - Biểu tượng dấu cộng bên phải: điểm danh toàn số người tham gia vào phòng học, họp online Bước 6: Nhấn vào biểu tượng vơng có dấu tích để xuất file liệu điểm danh Cách 2: Trong lớp học (chỉ áp dụng với số tài khoản Wordspace trả phí) Bước 1: Ở phía cùng, nhấp vào biểu tượng trình đơn chấm; Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt/ Các tùy chọn kiểm soát người tổ chức; Bước 3: Bật tắt tính Điểm danh Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 25 Tài liệu lưu hành nội II Nhóm thao tác nghiệp vụ cho Sinh viên Sinh viên tham gia lớp học trực tuyến thông qua liên kết (link) Giảng viên gửi click vào thông báo qua email nhắp chuột vào Join meeting để tham dự lớp học Chi tiết bước Bước 1: Đăng nhập Gmail máy tính, nhấn vào biểu tượng dấu chấm góc bên phải > Chọn Meet Bước 2: Dán đường dẫn URL nhập mã lớp học, họp online mà bạn thành viên khác chia sẻ vào khung Nhập mã đường link > Nhấn Tham gia Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 26 Tài liệu lưu hành nội Bước 3: Kiểm tra micro camera bạn trước tham gia vào lớp học, họp online > Nhấn Tham gia (Hoặc nhấn Yêu cầu tham gia) Bước 4: Để phịng học, họp online, bạn nhấn vào biểu tượng điện thoại biểu tượng micro camera (Đối với máy tính) Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 27 Tài liệu lưu hành nội Đối với điện thoại, nhấn vào biểu tượng màu đỏ bên trái camera micro phía Để cài đặt ứng dụng thiết bị, Giảng viên/Sinh viên vào địa sau kho ứng dụng để cài đặt: - Download Google Meet for android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.meeting s&hl=en Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 28 Tài liệu lưu hành nội - Download Google Meet for IOS: https://apps.apple.com/us/app/hangouts-meetby-google/id1013231476 III Một số lưu ý dùng Google Meet Một số lưu ý sử dụng ứng dụng - Giảng viên dùng tên miền hvnh.edu.vn có quyền khởi tạo chủ trì họp hay buổi học trực tuyến - Số người tham gia học/ họp trực tuyến tối đa: 100 người - Nếu sử dụng máy tính Google Meet hoạt động tốt trình duyệt web Google Chrome - Hỗ trợ điện thoại thông minh IOS Android (Thông qua ứng dụng mobile Google Meet) - Hỗ trợ ghi hình buổi học/họp lưu trữ Google Drive - Rất dễ sử dụng hồn tồn miễn phí - Tích hợp với công cụ khác Google Workspace như: Lịch, Classroom Một số lưu ý học/ họp trực tuyến - Nếu hai thành viên khơng gian (phịng làm việc…) kết nối vào buổi học/ họp trực tuyến gây tượng vọng âm, nhiều 02 thành viên tham gia học/ họp phịng khuyến cáo sử dụng chung máy tính để kết nối vào buổi học/ họp trực tuyến - Trong trình học/ họp trực tuyến thành viên phát biểu thành viên khác nên tắt micro để tránh gây tiếng ồn - Đối với học/ họp trực tuyến băng thông yếu tố định, tổ chức họp trực tuyến nên giảm thiểu việc sử dụng mạng cho hoạt động khác Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 29 Tài liệu lưu hành nội C TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] https://support.google.com/meet/?hl=vi#topic=7306097 [2] https://apps.google.com/intl/vi/meet/how-it-works/ [3] https://gobranding.com.vn/phan-mem-hop-truc-tuyen-hangouts-meet-la-gi Trung tâm CNTT-HVNH, Tháng năm 2022 Page 30