BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Phiên bản 1 2 HÀ NỘI 2020 Tài liệu h[.]
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỌP TRỰC TUYẾN BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Phiên bản: 1.2 HÀ NỘI - 2020 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường MỤC LỤC KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG YÊU CẦU THIẾT BỊ TẠI CÁC ĐIỂM CẦU THAM GIA HỌP 2.1 Đối với cá nhân tham gia họp 2.2 Đối với nhiều người tham gia họp (trong phòng họp) 2.3 Nguyên tắc tham dự họp trực tuyến CÁC BƯỚC THAM GIA CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN 3.1 3.2 3.1 Địa tham gia họp Khởi tạo họp dành cho người quản trị điều hành họp 3.3 Thành viên tham gia phòng họp trực tuyến CÁC CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP 4.1 Thông tin chức Giao diện họp 4.2 Thiết lập cấu hình thơng tin điểm cầu 4.3 Các chức người dùng 11 4.3.1 Bật tắt âm thanh, hình ảnh 11 4.3.2 Chức tương tác 11 4.3.3 Kiểm tra chất lượng kết nối mạng 12 4.4 Các chức dành cho người quản trị điều hành họp 12 4.4.1 Đổi mật phòng họp 12 4.4.2 Tắt tiếng tất điểm cầu để điểm cầu 12 4.4.3 Tắt tiếng tất điểm cầu để tiếng điểm cầu phát biểu 13 4.4.4 Loại điểm cầu (1 thành viên) khỏi phòng họp 13 Thông tin đầu mối hỗ trợ kỹ thuật 14 PHỤ LỤC 15 5.1 PHỤ LỤC - CẤU HÌNH THAM KHẢO CHO MÁY TÍNH 15 5.2 PHỤ LỤC - SƠ ĐỒ LẮP ĐẶT THIẾT BỊ TẠI PHÒNG HỌP 17 5.3 PHỤ LỤC 4: SƠ ĐỒ KẾT NỐI MÁY TÍNH VỚI CÁC THIẾT BỊ ÂM THANH HÌNH ẢNH 19 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG Họp trực tuyến cho phép người họp không cần phải di chuyển tới phịng họp, giảm thời gian chi phí lại, đặc biệt thiết lập họp tức thời, phục vụ cơng việc mang tính đột xuất khẩn cấp, không bị hạn chế số lượng phòng họp mà phụ thuộc vào lực thiết bị điều khiển họp, băng thông đường truyền Như vậy, họp trực tuyến góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực, kịp thời làm việc, hội thảo, tham vấn, tham gia ý kiến đạo, điều hành kịp thời, liên tục, nâng cao chất lượng, hiệu quả, giảm thiểu thời gian, chi phí thực chất thực cải cách hành chính, đơn giản hóa thủ tục hành Hệ thống họp trực tuyến (HTT) triển khai phục vụ phương thức làm việc môi trường mạng Bộ Tài nguyên Môi trường thời gian qua, giải pháp triển khai tảng cơng nghệ ảo hóa điện toán đám mây riêng Bộ Người tổ chức tạo phịng họp, người tham gia họp cần có quyền tham gia vào phòng họp sử dụng thiết bị máy tính cá nhân có sẵn camera, micro, thiết bị di động sử dụng thiết bị chuyên dụng cho phòng họp để gia tăng chất lượng họp Hệ thống co phép không giới hạn số phòng họp đồng thời phòng họp tối đa không 35 điểm tham gia (điểm cầu) YÊU CẦU THIẾT BỊ TẠI CÁC ĐIỂM CẦU THAM GIA HỌP 2.1 Đối với cá nhân tham gia họp - 01 máy tính để bàn máy tính xách tay có kết nối mạng thơng qua dây mạng (để đảm bảo chất lượng đường truyền) - Yêu cầu trình duyệt web: trình duyệt Chrome (phiên từ 70 hơn) - Yêu cầu cầu băng thông chiều đến hệ thống HTT: Mbps - Yêu cầu tường lửa: đơn vị có hệ thống tường lửa yêu cầu mở cổng sau để đảm bảo kết nối đến hệ thống HTT: + 80, 443/TCP + 10000/UDP - Yêu cầu thiết bị âm thanh, hình ảnh + Thiết bị camera hỗ trợ hình ảnh có độ phân giải HD trở lên + Thiết bị âm thanh: Loa, Mic có chất lượng tốt (Đối với máy tính khơng có thiết bị Loa, Mic, Camera trang bị thiết bị Loa Mic tích hợp, thiết bị Camera) (Lưu ý: Chi tiết cấu hình tham khảo Mục Phụ lục 1.) Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường 2.2 Đối với nhiều người tham gia họp (trong phòng họp) - 01 máy tính để bàn máy tính xách tay có kết nối mạng thông qua dây mạng (để đảm bảo chất lượng đường truyền) - Yêu cầu trình duyệt web: trình duyệt Chrome (phiên từ 70 hơn) - Yêu cầu cầu băng thông chiều đến hệ thống HTT: Mbps - Yêu cầu tường lửa: đơn vị có hệ thống tường lửa yêu cầu mở cổng sau để đảm bảo kết nối đến hệ thống HTT: + 80, 443/TCP + 10000/UDP - Yêu cầu thiết bị âm thanh, hình ảnh + Thiết bị Camera có chất lượng HD trở lên, phù hợp với khơng gian phịng họp, đảm bảo hình ảnh rõ nét người phát biểu + Thiết bị âm thanh: ▪ Nếu phịng họp có sẵn thiết bị âm (Loa, Mic cổ ngỗng, ) kết nối máy tính vào thiết bị để sử dụng Sau đó, cấu hình lựa chọn thiết bị âm phù hợp giao diện web phòng HTT ▪ Nếu phịng họp khơng có sẵn thiết bị âm sử dụng thiết bị Loa Mic tích hợp phù hợp với khơng gian phịng họp (Lưu ý: Chi tiết cấu hình tham khảo Mục 1,2 Phụ lục 1.) 2.3 Nguyên tắc tham dự họp trực tuyến - Trong họp trực tuyến có nhiều điểm cầu tham gia, 01 điểm bật Mic phát biểu để đảm bảo thông tin truyền tải rõ ràng tới điểm cầu khác - Các điểm cầu tham gia phòng họp, cần chủ động tắt Mic (xem mục - phần bật tắt chức âm thanh, hình ảnh) Khi cần phát biểu dùng tính Giơ tay yêu cầu phát biểu Sau chủ tọa mời phát biểu bật Mic để phát biểu - Mọi điểm cầu tham gia họp phải tuân theo điều khiển từ điểm cầu chủ tọa - Bộ để đảm bảo họp ổn định, thơng tin trao đổi rõ ràng, xác CÁC BƯỚC THAM GIA CUỘC HỌP TRỰC TUYẾN 3.1 3.1 Địa tham gia họp Hiện tại, Bộ cung cấp giải pháp họp thông qua nhiều địa chỉ, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cung cấp địa khác Hiện cung cấp số địa sau: Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường https://hoptructuyen.monre.gov.vn https://hoptructuyen1.monre.gov.vn https://hoptructuyen2.monre.gov.vn https://hoptructuyen3.monre.gov.vn https://hoptructuyenx.monre.gov.vn 3.2 Khởi tạo họp dành cho người quản trị điều hành họp Chức dành cho người quản trị có quyền khởi tạo điều khiển họp (Đối với đơn vị trực thuộc Bộ, Cục CNTT&DLTNMT quy hoạch địa máy chủ để đơn vị chủ động tạo quản lý họp trực tuyến đơn vị mình.) cập vào địa máy chủ họp trực tuyến ví dụ https://hoptructuyen.monre.gov.vn Truy Nhập tên phịng họp; Ví dụ tên phịng họp là:giaobanbo Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường Nhập tên mật để xác thực quyền tạo phòng họp Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường Thiết lập mật cho phòng họp: Sau người quản trị tập lập xong phòng họp giaobanbo Người quản trị thiết lập mật phịng họp để đảm bảo họp bí mật Chỉ có người cung cấp tên mật phịng họp tham gia họp Ví dụ mật phòng họp giaobanbo là: monregiaoban2020 Nhấn vào biểu tượng số để cửa sổ thông báo Thêm mật khẩu>Nhập mật họp họp víu dụ: monregiaoban2020 Nhập tên mật phòng họp Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài ngun Mơi trường Bật trình duyệt Chrome>truy cập địa (ví dụ): hoptructuyen.monre.gov.vn > vào phịng họp (ví dụ): giaobanbo > nhập mật phịng họp (ví dụ): giaobanbo2020 3.3 Thành viên tham gia phòng họp trực tuyến Sau thành viên tham gia họp nhận thơng tin họp như: - Địa phịng họp (địa Mục 3.1) - Tên phòng họp: ý Mục 3.2 - Mật phòng họp: ý Mục 3.2 Truy cập vào địa phịng họp ví dụ: https://hoptructuyen.monre.gov.vn Nhập tên phịng họp; ví dụ: giabanbo hệ thống yêu cầu mật phòng họp Điền mật phòng phòng Giaobanbo để tham gia họp Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường CÁC CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN CUỘC HỌP 4.1 Thông tin chức Giao diện họp 1: Chia sẻ hình (dùng để trình chiếu tài liệu) 2: Giơ tay xin phát biểu 3: Cửa sổ chat 4: Bật/tắt Mic 5: Thốt khỏi phịng họp 6: Bật/tắt Camera 7: Xem tồn điểm cầu 8: Thơng tin phịng họp 9: Cấu hình 4.2 Thiết lập cấu hình thơng tin điểm cầu - Khi vào phịng họp thành cơng lưu ý tắt Mic không cần phát biểu; tắt Video khơng cần truyền hình ảnh - Cấu hình thiết bị âm thanh, hình ảnh, tên hiển thị, ngơn ngữ Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường + Vào mục cấu hình > chọn Cài đặt + Chọn thiết bị âm cho phù hợp Thiết bị ▪ Camera: chọn thiết bị camera kết nối vào máy tính ▪ Microphone: chọn thiết bị Mic kết nối vào máy tính (thiết bị Mic máy tính thiết bị Mic phòng họp) ▪ Audio output: chọn thiết bị loa kết nối vào máy tính (thiết bị loa máy tính, loa hình loa phòng họp) + Đặt tên điểm cầu Hồ sơ 10 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường + Chọn ngôn ngữ hiển thị Tiếng Việt Thêm 4.3 Các chức người dùng 4.3.1 Bật tắt âm thanh, hình ảnh 1: Bật tắt Mic (chỉ bật Mic chủ tọa cho phép phát biểu) 2: Bật tắt Camera 4.3.2 Chức tương tác 1: Chia sẻ hình 2: Giơ tay xin phát biểu (dùng để yêu cầu chủ tọa cho phát biểu) 3: Bật tắt cửa sổ Chat 11 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường 4: Tính phụ đề (nếu có) 4.3.3 Kiểm tra chất lượng kết nối mạng Chất lượng kết nối mạng vơ quan trọng q trình truyền tải âm hình ảnh Ở độ phân giải tối ưu, băng thông mạng yêu cầu ~ Mbps Dưới hình ảnh trạng thái kết nối có băng thơng đảm bảo (biểu tượng xanh, thống số gói tin 0%) 4.4 Các chức dành cho người quản trị điều hành họp 4.4.1 Đổi mật phòng họp Xem mục thiết lập mật phòng họp 4.4.2 Tắt tiếng tất điểm cầu để điểm cầu 12 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường 4.4.3 Tắt tiếng tất điểm cầu để tiếng điểm cầu phát biểu Chức mục đích dành cho việc điểm cầu xa phát biểu Người quản trị tắt tiếng toàn điểm cầu khác để micro điểm cầu phát biểu Bằng cách chọn hình điểm cầu xa phát biểu nhấn vào cấu hình chọn Mute everyone else 4.4.4 Loại điểm cầu (1 thành viên) khỏi phòng họp Chức dành cho người quản trị loại điểm cầu khỏi phịng họp lý Bằng cách chọn điểm cầm muốn loại chọn vào biểu tượng cấu hình góc bên phải chọn Đẩy để loại điểm cầu 13 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường Thông tin đầu mối hỗ trợ kỹ thuật Đơn vị đầu mối hỗ trợ: Trung tâm Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin Cục Công nghệ thông tin Dữ liệu tài nguyên môi trường; Điện thoại: 024 37956868 (số máy lẻ 1005) Email: citi@monre.gov.vn Nhóm qua zalo: ITMonreSupport Thơng tin cá nhân cán kĩ thuật: TT Họ tên Trần Minh Thắng Nguyễn Hồng Quân Thái Duy Hiệp Nguyễn Huyền Quang Số điện thoại 0914070906 0904509955 0984012998 0932238181 Email tmthang_ccntt@monre.gov.vn nhquan@monre.gov.vn tdhiep@monre.gov.vn nhquang2@monre.gov.vn 14 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường PHỤ LỤC 5.1 PHỤ LỤC - CẤU HÌNH THAM KHẢO CHO MÁY TÍNH ĐỐI VỚI CÁ NHÂN STT STT Tên thiết bị Hình ảnh Máy tính xách tay - CPU: Intel core i3 - RAM: 8GB - HDD: 500GB - Bàn phím, chuột - Windows 8.1 cao - Trình duyệt Chrome (phiên > 70) Webcam - Sử dụng webcam tích hợp máy tính xách tay Thiết bị âm micro & loa: - Headphones - Hoặc thiết bị loa & micro tích hợp Zabra 410 ĐỐI VỚI PHÒNG HỌP NHỎ ( 70) Webcam - Hỗ trợ độ phân giải lớn HD - Phù hợp với khơng gian phịng họp (thấy rõ người phát biểu) Thiết bị âm loa mic rời hãng TOA Khối thu không dây UHF TOA WT-5810 F01ER: - Micro không dây TOA WM-5225: - Chân để micro: - Sử dụng loa TV Hình ảnh 15 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường ĐỐI VỚI PHỊNG HỌP TRUNG BÌNH ( 70) Camera PTZ: - Hỗ trợ độ phân giải full HD 1080P - Chức điều khiển từ xa: quay, quyét, zoom 10x - Chức nhớ vị trí cho thành viên tham dự họp Thiết bị âm loa & micro rời lắp đặt Hình ảnh phòng họp hội trường: - 01 Tăng âm trung tâm - 01 Amply 16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường - Micro chủ tịch Micro đại biểu (số lượng theo nhu cầu sử dụng) - >= 02 loa 5.2 PHỤ LỤC - SƠ ĐỒ LẮP ĐẶT THIẾT BỊ TẠI PHÒNG HỌP (Đối với thiết bị Loa Mic tích hợp) 17 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường (Đối với thiết bị Mic không dây) 18 Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến Bộ Tài nguyên Môi trường 5.3 PHỤ LỤC 4: SƠ ĐỒ KẾT NỐI MÁY TÍNH VỚI CÁC THIẾT BỊ ÂM THANH HÌNH ẢNH Mơ tả sơ đồ: - Camera kết nối với máy tính (PC) qua cổng USB card chuyên dụng - Màn hình hiển thị (Tivi máy chiếu) kết nối với PC qua cổng HDMI VGA - Đường tiếng nói (Mic): Sử dụng dây AV chuyên dụng (1 đầu jack 1,5mm - đầu hoa sen AV) đấu nối từ cổng Mic (màu hồng) PC cổng Audio Out (MIC REC Monitor out) Amply (Cắm cổng MIC tốt nhất) - Đường tiếng nghe (Loa): Sử dụng dây AV chuyên dụng (1 đầu jack 1,5mm - đầu hoa sen AV) đấu nối từ cổng Loa (màu xanh lá) PC cổng Audio In Amply - Loa, Micro có dây không dây đấu nối với Amply Lưu ý: - Có thể đấu nối trực tiếp Loa, Micro với PC mà không cần qua Amply nhiên chất lượng âm không đảm bảo - Một số trường hợp sử dụng Mic đa hướng, mic tích hợp loa cổng USB (như Jabra 510, ) cần cắm trực tiếp vào PC qua cổng USB 19