Xây dựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý là một đề tài được hầu hết các sinh viên BA lựa chọn. Từ thực trạng chúng tôi đưa ra các giải pháp xây dựng và phát triển hệ thống bán thuốc tại CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM KHANG DUY
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ -*** - CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN THUỐC TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM KHANG DUY Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Thị Bích Hạnh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Trần Bảo Trâm Lớp chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý 61B Mã sinh viên: 11195175 Hệ đào tạo: Chính quy HÀ NỘI, NĂM 2022 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH ẢNH CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM KHANG DUY 1.1 Tổng quan nhà thuốc 1.1.1 Các thông tin công ty 1.1.2 Lịch sử hình thành, phát triển 1.2 Tổng quan đề tài quản lý bán hàng công ty 1.2.1 Thực trạng hệ thống quản lý bán hàng hành 1.2.2 Tính cấp thiết đề tài 1.2.3 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.4 Những người hưởng lợi từ đề tài 1.2.5 Phương pháp phân tích nghiên cứu CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÁC CÔNG CỤ ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 2.1 Các khái niệm 2.1.1 Hệ thống thông tin 2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý 2.1.3 Phát triển hệ thống thông tin quản lý 2.1.4 Giai đoạn trình phát triển hệ thống thông tin quản lý 2.2 Công cụ hỗ trợ thực đề tài 17 2.2.1 Microsoft Visual Studio 17 2.2.2 Ngôn ngữ lập trình C# 17 2.2.3 Hệ quản trị sở liệu Microsoft SQL Server 18 2.2.4 Crystal Report 18 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM KHANG DUY 3.1 Phân tích yêu cầu 19 3.1.1 Sơ đồ ngữ cảnh (CD) 19 3.1.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 20 3.1.3 Sơ đồ chức (BFD) 26 3.1.4 Sơ đồ luồng liệu (DFD) 27 3.2 Thiết kế 33 3.2.1 Thiết kế Cơ sở liệu 33 3.2.2 Thiết kế Giải thuật 41 3.2.3 Thiết kế Giao diện 48 3.2.4 Thiết kế Mẫu báo cáo 54 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1 Bảng ACCOUNT 37 Bảng 3.2 Bảng HANGHOA 37 Bảng 3.3 Bảng KHACHHANG 37 Bảng 3.4 Bảng NHACUNGCAP 38 Bảng 3.5 Bảng NHANVIEN 38 Bảng 3.6 Bảng NHOMHANGHOA 38 Bảng 3.7 Bảng HOADONNHAP 39 Bảng 3.8 Bảng HOADONNHAPCHITIET 39 Bảng 3.9 Bảng HOADONXUAT 39 Bảng 3.10 Bảng HOADONXUATCHITIET 40 Bảng 3.11 Bảng Lược đồ quan hệ thực thể 40 DANH MỤC HÌNH ÁNH Hình 2.1 Hệ thống thơng tin Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh CD 19 Hình 3.2 Sơ đồ IFD luồng thơng tin bán thuốc 20 Hình 3.3 Sơ đồ IFD luồng thơng tin nhập thuốc 22 Hình 3.4 Sơ đồ IFD luồng thông tin kiểm kê thuốc 24 Hình 3.5 Sơ đồ chức BFD 27 Hình 3.6 Sơ đồ luồng liệu DFD Mức 28 Hình 3.7 Sơ đồ luồng liệu DFD mức Quản lý bán thuốc 29 Hình 3.8 Sơ đồ luống liệu DFD mức Quản lý nhập hàng 30 Hình 3.9 Sơ đồ luồng liệu DFD mức Quản lý tồn kho 31 Hình 3.10 Sơ đồ luồng liệu DFD mức Báo cáo 32 Hình 3.11 Sơ đồ ERD rút gọn 36 Hình 3.12 Giải thuật đăng nhập hệ thống 42 Hình 3.13 Giải thuật thêm ghi 43 Hình 3.14 Giải thuật cập nhật ghi 44 Hình 3.15 Giải thuật xóa ghi 45 Hình 3.16 Giải thuật tạo báo cáo 46 Hình 3.17 Giải thuật Tìm kiếm liệu 47 Hình 3.18 From Danh mục hàng hóa 48 Hình 3.19 From Danh mục khách hàng 49 Hình 3.20 From Danh mục nhà cung cấp 50 Hình 3.21 From Hóa đơn nhập 51 Hình 3.22 From hóa đơn bán hàng 52 Hình 3.23 From Main 53 Hình 3.24 From đăng nhập 54 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM KHANG DUY 1.1 Tổng quan nhà thuốc 1.1.1 Các thông tin công ty − Thời gian thành lập: 04-05-2012 − Tên đầy đủ: Công ty trách nhiệm hữu hạn Dược phẩm Khang Duy − Địa đăng ký trụ sở chính: Số 39, ngõ số 2, Siêu Hải, Phường Cửa Nam, Thành phố Vinh, Tỉnh Nghệ An − Mã số thuế: 0106843451 − Người đại diện hợp pháp: Dược sĩ Nguyễn Hoàng Kim Khang Duy Pharmacy cửa hàng bán thuốc tư nhân, hoạt động độc lập, chuyên buôn bán sỉ lẻ loại thuốc Tây, thực phẩm chức có uy tín hàng đầu Cửa hàng thành lập từ năm 2012 hoạt động 10 năm Khang Duy Pharmacy cam kết mang đến cho Cộng đồng sản phẩm giúp chăm sóc sức khỏe tốt với tình yêu trách nhiệm cao với người, môi trường xã hội 1.1.2 Lịch sử hình thành, phát triển Hiệu thuốc Khang Duy thành lập vào 04-05-2012 bước trở thành đơn vị phân phối sản phẩm, trang thiết bị y tế thực phẩm chức uy tín nhiều người tin tưởng Đến nay, Khang Duy Pharma không ngừng nỗ lực phát triển để đưa nhiều sản phẩm chất lượng tới tay người tiêu dùng Sứ mệnh Khang Duy Pharma: • Đối với người tiêu dùng: Cung cấp sản phẩm đạt chất lượng cao nhằm chăm sóc tốt cho sức khỏe sắc đẹp cộng đồng • Đối với khách hàng đối tác: Luôn đề cao tinh thần hợp tác phát triển, coi khách hàng đối tác người bạn đồng hành, đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng đối tác sách hấp dẫn lâu dài • Đối với đội ngũ nhân viên: Lấy người làm yếu tố then chốt nghiệp xây dựng phát triển, Khang Duy Pharma hướng đến việc xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, động, sáng tạo, đoàn kết nhân văn Bên cạnh đó, Khang Duy Pharma ln khen thưởng xứng đáng với sách đãi ngộ tốt dành cho tập thể cán công nhân viên, tạo điều kiện để nhân viên phát huy tối đa sức mạnh người thân, nâng cao thu nhập tạo hội thăng tiến • Đối với xã hội: Đóng góp tích cực vào hoạt động xã hội nhằm chia sẻ trách nhiệm với cộng đồng, ln hài hịa lợi ích doanh nghiệp với lợi ích xã hội, góp phần vào việc xây dựng xã hội ngày tốt đẹp 1.2 Tổng quan đề tài quản lý bán hàng công ty 1.2.1 Thực trạng hệ thống quản lý bán hàng hành Hiện nay, việc quản lý kinh doanh hiệu thuốc thực excel số phần mềm nhỏ tự quy ước với nhau, ghi chép sổ sách thủ cơng Do đó, với lượng liệu ngày lớn phương pháp thể nhiều bất cập khó tra cứu thông tin, khả cập nhật thông tin thiếu xác, khơng đồng sai sót thơng tin, … Quy trình bán thuốc diễn sau: • Nếu khách hàng đến mua thuốc lẻ nhân viên bán hàng sau nắm bắt tình hình bệnh lý khai thác dấu hiệu bệnh khách hàng Nhân viên bán thuốc chuẩn đoán bệnh tư vấn cho khách hàng nên dùng loại thuốc (công dụng, thành phần, nước sản xuất, giá thành) khách hàng đồng ý thí nhân viên bán hàng viết hoá đơn bán hàng hướng dẫn cách sử dụng thuốc tránh thứ không nên ăn q trình chữa bệnh khách hàng • Nếu khách khách hàng mua thuốc theo đơn dược sĩ kiểm tra ngày tháng đơn thuốc, tuần bệnh nhân khám lại lấy đơn thuốc khác Ngược lại kiểm tra kệ thuốc đáp ứng loại thuốc dược sĩ tạo hoá đơn bán hàng chuyển cho khách hàng ghi lại vào sổ quản lý, loại thuốc mà khơng đáp ứng nhân viên bán hàng hẹn khách hàng đến mua thuốc thời gian sớm giới thiệu cho khách hàng đến mua cửa hàng có uy tín khác Quy trình nhập hàng diễn sau: • Trong trình bán thuốc nhân viên bán hàng có trách nhiệm rà sốt loại thuốc bàn hết, hết, hết hạn hết hạn thông báo cho nhân viên quản lý cửa hàng • Nhân viên quản lý cửa hàng có trách nhiệm nắm bắt nắm số lượng tồn kho, để biết mặt hàng hết liên hệ nhà cung cấp đặt mua • Nhà cung cấp mang trực tiếp thuốc kèm bảng giá Trước nhập kho nhân viên quản lý kiểm tra thơng tin cần thiết số lượng, hạn sử dụng, chất lượng thuốc Sau kiểm tra đầy đủ lập phiếu nhập • Cửa hàng lưu trữ thơng tin nhà cung cấp nhập hàng để theo dõi quản lý Các thông tin nhà cung cấp gồm: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại liên hệ • Cửa hàng lưu trữ thông tin loại thuốc cửa hàng Một số thông tin quan trọng cần thiếu như: Mã thuốc, tên thuốc, mã nhóm thuốc, cơng dụng, hạn sử dụng, sản xuất, đơn giá nhập, đơn giá bán Quy trình Thống kê diễn sau: • Sau kết thúc ca làm việc, nhân viên bán hàng tổng hợp doanh thu, thực thu, ghi chép lại vào sổ bàn giao cho người quản lý Người quản lý nhận báo cáo doanh thu sau ngày hệ thống lại doanh thu cửa hàng Người quản lý phê duyệt ngân sách để dược sĩ nhận thuốc từ nhà sản xuất Và nhận lại báo cáo sau lần nhân viên nhập thuốc Tuy hệ thống đơn giản dễ làm quen khơng có nhiều can thiệp phần mềm tin học chuyên dụng phục vụ quản lý nên gây nhược điểm như: Quản lý kho, tra cứu thuốc khó khăn, tốn nhiều thời gian; Phụ thuộc hoàn toàn vào người, dễ phát sinh sai sót; Khó kiểm sốt thơng tin khách hàng,nhà cung cấp thơng tin hàng hố nhà thuốc; Khó thống kê tình trạng bán hàng, khó đưa giải pháp phát triển, nâng cao hiệu bán hàng 1.2.2 Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, việc áp dụng tin học hóa vào hoạt động doanh nghiệp trở thành xu hướng, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức mà khơng xác, làm cơng việc trở nên thuận lợi phát triển Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tin học hóa ngày thể vai trị quan trọng khơng thể thiếu Quản lý bán hàng quy trình then chốt hoạt động kinh doanh hiệu thuốc Trong việc quản lý bán hàng theo phương pháp thủ cơng có nhiều nhược điểm tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đồng việc cập nhật dẫn tới việc sai sót, xây dựng hệ thống thơng tin quản lý hoạt động giúp giải đa số vấn đề phương pháp thủ công gặp phải Với mong muốn phát triển mở rộng quy mô kinh doanh, Kim Ngân Pharma cần phần mềm phục vụ việc lưu trữ thơng tin, liệu bán hàng nhanh chóng hiệu Chính vậy, việc thiết kế phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho nhà thuốc vô cần thiết 1.2.3 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài: “Thiết kế phát triển hệ thống thông tin quản lý hiệu thuốc Khang Duy” hướng tới việc làm rõ quy trình nghiệp vụ tảng cần có để xây dựng phần mềm quản lý bán hàng nhà thuốc Mục tiêu hệ thống bao gồm: • Nhanh chóng hiệu quả: hầu hết cơng việc diễn máy tính, với thao tác đơn giản Mọi yêu cầu khách hàng thực cách nhanh chóng, khơng nhiều thời gian chờ đợi trước • Chính xác đầy đủ: yêu cầu khách hàng đáp ứng cách đầy đủ xác, khơng có sai lệch áp dụng việc quản lý giấy tờ cách thủ cơng trước • Quản lý dễ dàng: Người làm cơng tác quản lí tra cứu tất thông tin kho liệu cách nhanh chóng kết trả hồn tồn xác nhanh chóng • Giảm tải: Là hệ việc giải vấn đề , nhân viên bán hàng chịu nhiều công việc trước Làm cho suất công việc cải thiện đáng kể tăng cao hiệu phục vụ 1.2.4 Những người hưởng lợi từ đề tài Hệ thống quản lý bán hàng cho Khang Duy Pharmacy phân tích thiết kế triển khai thành cơng mang lại lợi ích to lớn cho nhiều phận khác nhau: - Bộ phận quản lý: giúp có nhìn tổng thể hoạt động loại báo cáo thống kê để kiểm sốt kết cơng việc đưa sách, điều chỉnh can thiệp thời điểm cụ thể - Bộ phận kinh doanh: nắm thơng tin doanh số hội liên quan cách xác, kịp thời để đưa chiến lược kinh doanh phù hợp Những cập nhật doanh số hiển thị thơng báo nhanh chóng để dễ dàng cập nhật kiểm soát - Bộ phận kế toán: theo dõi thông tin liên quan đến doanh số, lợi nhuận số liệu kế tốn để có báo cáo thống kê kế hoạch phù hợp mảng tài doanh nghiệp - Nhân viên phận hội liên quan: nhân viên dễ dàng thực hiện cập nhật, tra cứu sản phẩm dược phẩm, thống kế hàng bán hạn sử dụng nhanh chóng 3.2.2.6 Giải thuật tìm kiếm liệu Hình 17 Giải thuật Tìm kiếm liệu 47 3.2.3 Thiết kế giao diện Danh mục Hàng hóa From Danh mục Thuốc có bảng thông tin tất loại thuốc kho tên, mã, giá bán, nơi sản xuất, lượng tồn Kèm theo chức form Tìm kiếm, Di chuyển đầu trước bảng liệu, Thêm sửa xóa cập nhật thông tin cuối Báo cáo danh mục thuốc theo nhóm hàng Hình 18 From Danh mục hàng hóa 48 Danh mục Khách hàng From Danh mục Khách hàng có bảng thơng tin tất khách hàng tên, mã, điện thoại email Kèm theo chức form Tìm kiếm, Di chuyển đầu trước bảng liệu, Thêm sửa xóa cập nhật thơng tin Khách hàng Hình 19 From Danh mục khách hàng 49 Danh mục nhà cung cấp From Danh mục có bảng thông tin tất nhà cung cấp tên, mã, điện thoại email Kèm theo chức form Tìm kiếm, Di chuyển đầu trước bảng liệu, Thêm sửa xóa cập nhật thơng tin Nhà cung cấp Hình 20 From Danh mục nhà cung cấp 50 Hóa đơn Nhập hàng Form hóa đơn cung cấp thơng tin tất hóa đơn tạo, tìm kiếm lại hóa đơn theo mã hóa đơn, tên nhân viên, ngày chứng từ,v Gồm chức thêm hóa đơn, lưu, sửa, xóa hóa đơn chi tiết hóa đơn cuối in hóa đơn Hình 21 From Hóa đơn nhập 51 Hóa đơn Bán hàng Gồm thơng tin chức tương tự hóa đơn nhập hàng Hình 22 From hóa đơn bán hàng 52 Form Main Form main form mở đầu phần mềm, chứa chức tổng quan phần mềm Hình 23 From Main 53 Form Đăng nhập Form để đăng nhập vào phần mềm sử dụng Hình 24 From đăng nhập 54 3.2.4 Thiết kế Mẫu báo cáo Báo cáo danh mục thuốc 55 In hóa đơn 56 Báo cáo doanh thu theo thời gian 57 KẾT LUẬN Qua trình thực chuyên đề cụ thể khảo sát, phân tích thiết kế em thấy rõ tính thực tế, cấp thiết quan trọng đề tài khó khăn vấp phải thực học có Em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới tồn thể thầy Viện Cơng nghệ thông tin & Kinh tế số trường Đại học Kinh tế quốc dân, đặc biệt cô Trần Thị Bích Hạnh – giảng viên trực tiếp hướng dẫn ban lãnh đạo Công ty Trách nhiệm hữu hạn Dược phẩm Khang Duy hỗ trợ ủng hộ em nhiều q trình tìm tịi tiếp cận đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán thuốc” Qua trình thực đề tài khơng giúp em hồn thành chun đề thực tập với tính ứng dụng thực tiễn cực cao mà cịn cho em có hội tiếp cận trực tiếp với thị trường kinh tế nghiệp vụ nhờ bước đệm quan trọng hỗ trợ việc làm thực tế sau Do thời gian thực ngắn nên đề tài nghiên cứu tránh thiếu sót hồn hảo, sau thời gian em cố gắng học tập nâng cao kiến thức kỹ cá nhân để hoàn thiện đẩy đủ, trọn vẹn đề tài mong ngày đề tài đáp ứng hầu hết nhu cầu sử dụng người dùng thực tế 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trần Thanh Hải, “Bài giảng Ứng dụng Cơ sở liệu”, Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội Trương Văn Tú (2010), “Giáo trình Phát triển hệ thống thơng tin quản lý”, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội Trần Thị Song Minh (2012), “Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý”, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Trịnh Hoài Sơn (2011), “Giáo trình phát triển ứng dụng quản lý”, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Hàn Viết Thuận, Nguyễn Anh Phương (2020), “Giáo trình Kỹ nghệ phần mềm”, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Một số đề án, chuyên đề thực tập khác tham khảo Thư viện Phạm Văn đồng thuộc Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân Số liệu công khai nội - Công ty TNHH Dược phẩm Khang Duy 59 60 61