Đ titriển khai giải pháp erp ` mã nguồn mở odoo cho nghiệp vụ sản xuất của doanh nghiệp vinatek

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ` Đ TI:TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP ERP MÃ NGUỒN MỞ ODOO CHO NGHIỆP VỤ SẢN XUẤT CỦA DOANH NGHIỆP VINATEK Sinh viên thực : NGUYỄN HỒNG HẢI Giảng viên hướng dẫn : PHẠM QUANG HUY Ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành : QUẢN TRỊ AN NINH MẠNG Lớp : D13QTANM Khóa : 2018-2023 Hà Nội, tháng21 năm 2023 MỤC LỤC CHƯƠNG TỔNG QUAN V HỆ THỐNG ERP V ODOO FRAMEWORK .1 1.1 TỔNG QUAN V HỆ THỐNG ERP .1 1.1.1 KHÁI NIỆM V ERP 1.1.2 CÁC GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ERP CHO DOANH NGHIỆP .2 1.1.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP CHO DOANH NGHIỆP 1.1.4 CÁC PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP CHO DOANH NGHIỆP 1.2 GIỚI THIỆU V ODOO FRAMEWORK 1.2.1 GIỚI THIỆU V ODOO .8 1.2.2 LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN 1.2.3 THNH TỰU ĐĂ ĐẠT ĐƯỢC CỦA ODOO 1.2.4 MÔ HS NH HỆ THỐNG ODOO 10 CHƯƠNG 2: CÁC VÁN Đ V BẢO MẬT CỦA HỆ THỐNG ERP NÓI CHUNG V ODOO NÓI RIÊNG .12 2.1 TẠI SAO ODOO L NN TẢNG AN TON NHẤT THEO OWASP 12 2.2 SƠ LƯỢC V CƠ CHẾ HOẠT ĐỘNG BẢO MẬT TRONG ODOO 19 CHƯƠNG PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP VINATEK V HỆ THỐNG ODOO 29 3.1 Hoạt động kinh doanh doanh nghiệp VINATEK 29 3.1.1 Quy trình hoạt động kinh doanh tổng quát doanh nghiệp 30 3.1.2 Quy trình mua sắm doanh nghiệp .32 3.1.3 Quy trình hoạt động kho doanh nghiệp 33 3.2 Một số qui trình nghiệp vụ chuẩn hệ thống Odoo 39 3.2.1 Quy trình mua sắm hệ thống Odoo 39 3.2.2 Quy trình tốn mua sắm Odoo 46 3.2.3 Quy trình xuất/nhập kho Odoo 49 3.3 Phân tích quy trình hoạt động doanh nghiệp 55 3.3.1 Nhu cầu quản lý thông tin sản phẩm 55 3.3.2 Phân tích quy trình mua sắm 57 3.3.3 Phân tích quy trình tốn mua sắm 61 3.3.4 Phân tích quy trình xuất/nhập kho 61 LỜI MỞ ĐẦU Từ năm 2000, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển với có mặt cơng ty lớn SAP, Oracle, Microsoft Cùng với đó, hàng loạt cơng ty nội xuất Tinh vân, Bravo, Lạc việt, Fast v.v…đã tạo nên sôi động việc ứng dụng ERP doanh nghiệp Hệ thống ERP thường doanh nghiệp quy mô lớn công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn sử dụng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh tăng lợi cạnh so với đối thủ Có hai loại hệ thống ERP tính phí mã nguồn mở Các hệ thống ERP trả phí bao gồm nhà cung cấp ERP lớn Oracle, SAP, Infor, Microsoft, v.v thường cung cấp hệ thống ERP cho doanh nghiệp có quy mơ lớn Ngồi cịn có sản phẩm ERP mã nguồn mở Odoo, Dolibarr, OpenBravo ERP… doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, vừa nhỏ lựa chọn Tại Việt Nam số tập đồn, tổng cơng ty lớn thường áp dụng giải pháp ERP Oracle SAP Chẳng hạn giải pháp SAP ERP triển khai Tập đồn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) có trị giá lên tới hàng chục triệu đô la Mỹ; Vietsovpetro nhắm đến giải pháp ERP Oracle v.v…Ngồi ra, ERP cịn triển khai Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam, Cơng ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam, Tập đồn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá q Sài Gịn – SJC, Tập đồn Cơng nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam, v.v… Trong giai đoạn 2014 – 2016, Việt Nam tình hình ứng dụng ERP vào doanh nghiệp (Tập đoàn kinh tế – Tổng công ty) khoảng 26.1% (2014) – 38.5% (2015)– 23.8% (2016)[1] Doanh nghiệp VINATEK – Mastering Elevator Services doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lĩnh vực kỹ thuật thang máy hoạt động với quy mô nhỏ Hiện doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tư vấn sửa chữa thang máy (Tư vấn, sửa chữa loại bo/mạch/khối chức năng, biến tần điều khiển thang máy, thang dân dụng công nghiệp) Trong trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp gặp khó khăn khơng theo dõi hoạt động mua sắm, hoạt động xuất/nhập kho quản lý tồn kho Khi doanh nghiệp mở rộng việc cung cấp dịch vụ sửa chữa thêm thiết bị với định hướng mở rộng phát triển thêm lĩnh vực tự động hóa cơng nghệ thơng tin – truyền thơng khó khăn ngày trầm trọng Bởi doanh nghiệp cần áp dụng giải pháp hệ thống thông tin để lý hoạt động công ty mà ưu tiên trước quản lý tốt hoạt động mua sắm, hoạt động xuất/nhập kho quản lý tồn kho cách chặt chẽ, thông tin hoạt động gắn kết với Giải pháp hệ thống thơng tin đồng thời cịn phải giúp doanh nghiệp đáp ứng mục tiêu mở rộng hoạt động kinh doanh CHƯƠNG TỔNG QUAN V HỆ THỐNG ERP V ODOO FRAMEWORK 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP 1.1.1 KHÁI NIỆM V ERP Hệ thống ERP phương thức hoạch định kiểm soát hiệu tất nguồn lực cần thiết để phục vụ cho việc lấy, làm, giao hàng kế toán cho đơn hàng bán doanh nghiệp sản xuất, phân phối dịch vụ.[2] Theo SAP, ERP bao gồm tất quy trình cốt lõi cần thiết để điều hành cơng ty: tài chính, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng, dịch vụ, mua sắm thứ khác Ở mức nhất, ERP tích hợp trình vào hệ thống Tuy nhiên, hệ thống ERP điều Chúng cung cấp khả hiển thị, phân tích hiệu khía cạnh doanh nghiệp Sử dụng công nghệ nhất, hệ thống ERP tạo thuận lợi cho việc luồng thông tin thời gian thực qua phịng ban, doanh nghiệp thực định dựa vào liệu quản lý hiệu suất – trực tiếp[3] Theo Oracle, ERP đề cập đến hệ thống gói phần mềm tổ chức sử dụng để quản lý hoạt động kinh doanh ngày kế toán, mua sắm, quản lý dự án sản xuất Hệ thống ERP kết hợp xác định quy trình kinh doanh lại với cho phép luồng liệu chúng Bằng cách thu thập liệu giao dịch chia sẻ tổ chức từ nhiều nguồn, hệ thống ERP loại bỏ trùng lắp liệu cung cấp tính tồn vẹn liệu “chỉ nguồn nhất”[4] ERP cung cấp nhìn tổng hợp liên tục cập nhật quy trình kinh doanh cốt lõi cách sử dụng sở liệu thông thường trì hệ thống quản lý sở liệu Hệ thống ERP theo dõi nguồn lực kinh doanh - tiền mặt, nguyên vật liệu, lực sản xuất tình trạng cam kết kinh doanh: đơn đặt hàng, đơn mua hàng biên chế Các ứng dụng tạo nên hệ thống chia sẻ liệu qua phòng ban khác (sản xuất, mua, bán, kế toán, vv) cung cấp liệu ERP tạo điều kiện cho luồng thông tin tất chức kinh doanh quản lý kết nối với bên liên quan bên Phần mềm hệ thống doanh nghiệp ngành công nghiệp hàng tỷ đô la tạo thành phần hỗ trợ loạt chức kinh doanh Đầu tư công nghệ thông tin trở thành loại chi tiêu vốn lớn doanh nghiệp giới suốt thập kỷ qua Mặc dù hệ thống ERP tập trung vào doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp nhỏ ngày sử dụng hệ thống ERP Hệ thống ERP kết hợp hệ thống tổ chức khác tạo điều kiện cho giao dịch sản xuất khơng có lỗi, qua nâng cao hiệu tổ chức Tuy nhiên, phát triển hệ thống ERP khác với phát triển hệ thống truyền thống Các hệ thống ERP chạy nhiều loại phần cứng máy tính cấu hình mạng, thường sử dụng sở liệu kho lưu trữ thông tin 1.1.2 CÁC GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ERP CHO DOANH NGHIỆP Hiện có nhiều giải pháp ERP cho doanh nghiệp Nếu phân loại theo chi phí có hai loại có tính phí (Cloud ERP On-premise ERP) miễn phí (Open source) Cloud ERP cịn gọi Software-as-a-Service (SaaS), cung cấp dịch vụ mà không cần phải quản lý vận hành đội ngũ công nghệ thông tin doanh nghiệp Với loại giải pháp này, phần mềm ERP doanh nghiệp liệu thông tin liên quan đến phần mềm quản lý nhà cung cấp phần mềm ERP tập trung truy cập khách hàng sử dụng trình duyệt web Nhà cung cấp ERP đám mây lưu trữ trì tất sở hạ tầng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp, đảm bảo hệ thống hoạt động, liệu liên quan bảo mật an toàn, cải tiến nâng cấp sản phẩm triển khai sẵn sàng cho giải pháp doanh nghiệp On-premise ERP giải pháp cài đặt cục phần cứng máy chủ doanh nghiệp, quản lý đội ngũ công nghệ thông tin doanh nghiệp Giải pháp yêu cầu đầu tư liên tục khoản chi phí lớn để mua quản lý phần mềm, phần cứng liên quan thiết bị cần thiết để chạy hệ thống Quan trọng giải pháp địi hỏi đội ngũ cơng nghệ thơng tin doanh nghiệp phải dành khoảng thời gian ngân sách đáng kể để đảm bảo hệ thống doanh nghiệp dựng hoạt động doanh nghiệp cần, bao gồm bảo trì phần cứng, phịng máy chủ Giải pháp ERP mã nguồn mở cho phép doanh nghiệp áp dụng hệ thống với chi phí thấp miễn phí hồn tồn chi phí quyền phần mềm Hệ thống đáp ứng hầu hết nhu cầu doanh nghiệp kế toán, quản trị nhân lực, quản lý kho, nhập hàng, bán hàng… Trên giới có nhiều hệ thống ERP mã nguồn mở OpenERP (nay Odoo), Openbravom, Apache OFBiz, Compiere, WebERP, ERP5, Opentaps … 1.1.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP CHO DOANH NGHIỆP Việc triển khai hệ thống thông tin nói chung hệ thống ERP nói riêng địi hỏi phải có phương pháp phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp Có ba phương pháp triển khai hệ thống ERP thường áp dụng: Phương pháp triển khai tồn bộ, phương pháp triển khai theo mơ đun phương pháp triển khai theo quy trình kinh doanh Phương pháp triển khai toàn triển khai cho cơng ty lớn có nguồn tài lớn để phân bổ nguồn nhân lực dành thời gian nỗ lực cho trình triển khai Giải pháp ERP đề xuất cấu hình theo yêu cầu doanh nghiệp Các giai đoạn triển khai theo phương pháp triển khai tồn bộ:  Phân tích kinh doanh: Giai đoạn chiếm khoảng hai mươi phần trăm thời gian triển khai có tầm quan trọng lớn thường bị bỏ qua Yêu cầu trước ký thỏa thuận mua bán, thiết lập phạm vi dự án, giúp xác định chi phí xác để loại bỏ số bất tiện xảy trình triển khai Nhà cung cấp phân tích quy trình kinh doanh khách hàng định hướng cấu hình giải pháp theo phân tích Khách hàng có tham gia tối thiểu giai đoạn  Lên kế hoạch: Nhà cung cấp thông qua người quản lý dự án cung cấp kế hoạch dự án Nhà cung cấp có vai trò trách nhiệm lớn Người quản lý dự án có vai trị theo dõi điều tiết theo kế hoạch  Thiết kế: Đây giai đoạn mà nhà cung cấp cấu hình, thiết lập thơng số phát triển hệ thống theo phân tích  Trình bày hệ thống: Đây giai đoạn mà nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng hệ thống cấu hình theo quy trình kinh doanh khách hàng từ tài liệu phân tích Trong giai đoạn này, người dùng người dùng cuối đào tạo để sử dụng hệ thống  Dự án thí điểm: Hệ thống ERP cấu hình tiến hành kiểm tra để đảm bảo phạm vi bao phủ luồng hoạt động kinh doanh mô tả tài liệu phân tích Ở giai đoạn này, mức độ tham gia khách hàng tăng lên, hoạt động tăng gấp đôi theo nhiệm vụ  Vận hành thức: Nhà cung cấp đảm bảo diện chỗ để hỗ trợ người sử dụng hoạt động hệ thống ERP Phương pháp thứ hai triển khai theo mô đun Theo phương pháp triển khai nhà cung cấp hệ thống ERP cấu hình cho số mơ đun mua sắm, kho hàng, bán hàng, tài chính, kế toán nhân Việc triển khai thực theo hai bước lớn:  Bước đầu tiên:  Quy hoạch: Cả hai bên nhà cung cấp khách hàng bổ nhiệm người quản lý dự án họ, xây dựng kế hoạch dự án, thành lập nhóm, đánh giá nguồn lực thống thủ tục  Cài đặt: Cài đặt hệ thống máy chủ khách hàng  Nhập liệu: Dữ liệu từ hệ thống cũ nhập Dữ liệu phải xác định rõ trường thông tin  Đào tạo: Nhà cung cấp đào tạo cho nhóm người sử dụng từ khách hàng Họ đào tạo ý tưởng phát triển giải pháp kịp thời  Thử nghiệm: Nhóm triển khai mơ việc sử dụng hệ thống ERP Khi kết thúc giai đoạn này, nhóm triển khai hiểu chấp nhận cài đặt cấu hình hệ thống  Kế hoạch cắt: Nhóm triển khai thực việc đào tạo cho người dùng cuối, hỗ trợ chuyên gia tư vấn  Vận hành thức: Hệ thống ERP thức vận hành Nhóm triển khai hỗ trợ thời gian thực cho vấn đề phát sinh trình vận hành Các chuyên gia tư vấn triển khai ln có mặt để giúp nhóm triển khai giải vấn đề vượt khả họ Điều kết thúc bước việc triển khai Hình 3.19 Trạng trái chờ hàng hóa (Nguồn từ Odoo) 61 Hình 3.20 Trạng thái có đủ hàng hóa (Nguồn từ Odoo) 62 Hình 3.21 Trạng thái hồn thành xuất/nhập kho (Nguồn từ Odoo) 63 3.3 Phân tích quy trình hoạt động doanh nghiệp 3.3.1Nhu cầu quản lý thơng tin sản phẩm Trong q trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp linh kiện điện tử sản phẩm trọng việc quản lý thông số kỹ thuật Thông số kỹ thuật linh kiện điện tử quan trọng ảnh hưởng hoạt động mua sắm hoạt động kho Đối với hoạt động mua sắm thơng tin thơng số kỹ thuật linh kiện đảm bảo mua linh kiện yêu cầu Với linh kiện điện tử, chúng có loại tên linh kiện thơng số kỹ thuật khác mục đích sử dụng khác Thông số kỹ thuật linh kiện điện tử quản lý rõ ràng giúp cho việc mua sắm linh kiện điện tử xác với yêu cầu mua sắm đề giúp cho nhà cung cấp linh kiện điện tử xác định linh kiện mà doanh nghiệp cần mua việc quản lý linh kiện điện tử doanh nghiệp dễ dàng Quan trọng hết phải xuất xác linh kiện điện tử u cầu cơng việc sửa chữa doanh nghiệp hoản thành Vì mức độ quan trọng thông số kỹ thuật linh kiện điện tử nên ứng dụng hệ thống phải đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin thông số kỹ thuật linh kiện điện tử doanh nghiệp Với nhu cầu phải quản lý thông tin thông số kỹ thuật linh kiện doanh nghiệp hệ thống hỗ trợ việc quản lý thơng qua tính Product Variants quản lý Attribute (thuộc tính) sản phẩm Bảng 3.1 Nhu cầu thông số kỹ thuật linh kiện STT Loại linh kiện Điện trở (R) Cuộn cảm (L) Tụ điện (C) Diot Chức năng/Ứng Số châ dụng n X X X X X X X X Dạn g Điện áp làm chân việc X X X X Dịng điện làm việ c Cơng suất tiêu thụ X X X X X X 64 Transitor IC Analogne IC Digital RAM Eeprom X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 65 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 RAM Flash X PAL X Vi Xử lý (MPU) X Vi điều X khiển (MCU) SOC X Relay X Đầu nối X (Connector) Đầu cắm X (Connector) OC X SCR X IPM X Bộ lọc X nhiễu (Noise filter) X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 3.3.2Phân tích quy trình mua sắm Quy trình mua sắm doanh nghiệp (Hình 3.3) cho thấy hoạt động mua sắm cịn đơn giản khơng có liệu lưu trữ để theo dõi yêu cầu mua hàng thực hiện, chưa thực đơn mua hàng xác nhận mua mà dựa vào nhân viên phòng mua sắm Với quy trình mua sắm gây trở ngại cho công việc hoạt động kinh doanh doanh nghiệp cụ thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến vấn đề hợp đồng với khách hàng mà thời gian sửa chữa thiết bị thỏa thuận với khách hàng mà phịng mua sắm lại khơng nắm rõ thông tin thời gian giao hàng linh kiện u cầu mua dẫn đến tình trạng khơng có linh kiện để sửa chữa thiết bị cho khách hàng buộc doanh nghiệp phải đền bù hợp đồng cho khách hàng Cịn quy trình mua sắm hệ thống (Hình 3.6) đầy đủ sau thực bước quy trình có liệu lưu trữ yêu cầu báo giá, đơn mua hàng, thông tin nhập kho 66 Bước liên hệ nhà cung cấp doanh nghiệp thực thông qua trao đổi email doanh nghiệp nhà cung cấp Hệ thống hỗ trợ quản lý yêu cầu báo giá gửi email cho nhà cung cấp theo mẫu thống hỗ trợ quản lý thông tin gửi nhà cung cấp 67 Bước chọn nhà cung cấp doanh nghiệp cần thiết linh kiện điện tử có nhiều nhà cung cấp bán cho doanh nghiệp Trong chức Vendor Price hệ thống hỗ trợ quản lý thông tin linh kiện điện tử có nhà cung cấp giúp doanh nghiệp khoanh vùng nhà cung cấp để tiến hành lựa chọn Bước xác nhận mua hàng mục đích thơng báo cho nhà cung cấp doanh nghiệp mua hàng nhà cung cấp Hệ thống hỗ trợ cho doanh nghiệp quản lý đơn mua hàng xác nhận tự động tạo thông tin hoạt động nhập kho hệ thống Đơn mua hàng hệ thống cho biết tình trạng hóa đơn cho biết số lượng nhập kho số lượng tốn Hệ thống cịn hỗ trợ quản lý thơng tin sản phẩm (Incoming Product) với thông tin thời gian giao hàng dự kiến Điều giúp cho doanh nghiệp theo dõi hoạt động mua sắm tốt Tuy nhiên theo mặc định hệ thống hoạt động nhâp kho phận mua sắm tiến hành mà thực tế hoạt động nhập kho phận kho đảm nhiệm Bảng 3.2 Nhận xét quy trình mua sắm Doanh nghiệp Hệ thống Hỗ trợ gửi email hệ Liên hệ nhà cung thống quản lý Trao đổi qua cấp email thông tin gửi Lựa chọn nhà Khi linh kiện điện tử có Hỗ trợ thơng tin xác nhà cung cấp cung cấp nhiều nhà cung cấp bán Hỗ trợ quản lý đơn mua hàng xác Một thông báo xác nhận Xác nhận mua mua hàng với nhà cung nhận, thông tin hàng cấp số lượng nhập số lượng tốn Ngồi doanh nghiệp cịn có nhu cầu theo dõi danh sách giá sản phẩm linh kiện điện tử mua, yêu cầu xác nhận đơn mua hàng phải có phê 68 chuẩn người có trách nhiệm quản lý mua sắm Để ứng dụng hệ thống ERP vào hoạt động mua sắm doanh nghiệp doanh nghiệp cần phải chuẩn hóa quy trình mua sắm để theo dõi thông tin yêu cầu báo giá, đơn mua hàng (bao gồm thông tin số lượng nhập kho, số lượng tốn) nhanh chóng, rõ ràng hệ thống hỗ trợ tùy chỉnh hệ thống số chức cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp 69 3.3.3Phân tích quy trình toán mua sắm Hoạt động toán mua sắm doanh nghiệp bước quy trình mua sắm Bước toán mua sắm đơn giản thực việc tốn nhà cung cấp giao hóa đơn với giao hàng cho doanh nghiệp thơng tin hóa đơn lưu trữ Doanh nghiệp với nhu cầu cần theo dõi thông tin hóa đơn mua sắm để biết hóa đơn chờ toán, toán Dựa vào thơng tin hóa đơn để lên kế hoạc phân bổ tài hợp lý cho nhu cầu khác Hoạt động toán mua sắm hệ thống thực theo quy trình (Hình 3.12) có thơng tin liệu lưu trữ sau hoàn thành bước Trong quy trình tốn mua sắm hệ thống có hai bước xác nhận thơng tin hóa đơn xác Hóa đơn nhà cung cấp hệ thống cho biết trạng thái hóa đơn (Nháp, chờ, tốn) giúp dễ dàng theo dõi q trình tốn Doanh nghiệp muốn theo dõi hoạt động toán mua sắm hệ thống ERP phải có quy trình tốn mua sắm rõ ràng khơng cịn phần quy trình mua sắm doanh nghiệp để sử dụng thông tin hệ thống mang lại cách hiệu 3.3.4Phân tích quy trình xuất/nhập kho Hoạt động xuất/nhập kho doanh nghiệp (Hình 3.4 Nhập kho Hình 3.5 Xuất kho) diễn thực tế, không lưu trữ liệu q trình xuất/nhập kho, có liệu hàng tồn kho lô hàng lưu trữ dạng tập tin Với việc quản lý thông tin hàng tồn kho lô hàng tập tin riêng lẻ gây vấn đề không cung ứng kịp thời linh kiện để sửa chửa cụ thể trình báo giá cho khách hàng phòng bán hàng liên lạc với phận kho để hỏi xem số lượng linh kiện sử dụng để sửa chữa có đủ hay khơng để thỏa thuận thời gian sửa chữa với khách hàng Nhưng thỏa thuận thời gian sửa chữa với khách hàng linh kiện dùng cho đơn hàng sửa chữa thỏa thuận thông tin số lượng hàng tồn kho khơng thay đổi đến có đơn hàng cần loại linh kiện để sửa chữa phận kho thơng báo với phịng bán hàng linh kiện có sẵn mà thực chất linh kiện dự định dùng để sửa chữa đơn hàng trước Điều gây hậu phòng bán hàng thỏa 70 thuận thời gian sửa chữa với khách hàng khơng xác thực chất khơng sắn linh kiện mà cần phải chờ 71 thời gian mua sắm linh kiện điều chắn doanh nghiệp phải đền bù hợp đồng cho khách hàng, dẫn đến uy tín doanh nghiệp chí khách hàng Hoạt động xuất/nhập kho hệ thống (Hình 3.17) thực chất để hỗ trợ việc theo dõi trình xuất/nhập kho Những trạng thái hoạt động xuất/nhập hệ thống bao gồm: Nháp, chờ hàng hóa, hàng hóa sẵn sàng, hồn thành Hoạt động xuất kho doanh nghiệp tiến hành việc xuất kho theo yêu cầu cập nhật số lượng hàng hóa xuất mà khơng cần quan tâm đến số lượng hàng hóa tồn kho có đủ để thực xuất kho nhận phiếu yêu cầu xuất kho hiển nhiên có đủ số lượng để xuất Việc kiểm tra số lượng hàng hóa tồn kho trước xuất phận kế hoạch nguyên vật liệu đảm nhận phiếu yêu cầu xuất kho phận lập có đủ số lượng để xuất kho Còn hệ thống để thực hoạt động xuất kho phải xác nhận số lượng yêu cầu xuất kho sẵn sàng để thực việc xuất kho Trong trình hoạt động xuất/nhập kho doanh nghiệp có theo dõi thơng tin lô hàng để biết lô hàng nhập kho trước có u cầu xuất kho thực việc xuất lơ hàng đảm bảo việc xuất/nhập kho theo nguyên tắc hàng tồn kho mà doanh nghiệp chọn nhập trước xuất trước (FIFO) Trong hệ thống hỗ trợ theo dõi lô hàng cho biết thông tin số lượng sản phẩm, sản phẩm lưu trữ vị trí kho, vị trí mà sản phẩm xuất kho Doanh nghiệp quản lý vị trí hàng hóa lưu trữ kho cách đánh số lên kệ thuộc dãy kho Hệ thống hỗ trợ việc quản lý thông tin vị trí kệ hàng hóa kho Đối với hoạt động kiểm kê hàng hóa tồn kho doanh nghiệp hệ thống hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp cách đối chiếu số lượng hệ thống số lượng thực tế nhập vào Nếu hai số lượng khơng khớp hệ thống tự động điều chỉnh lại số lượng hệ thống cho khớp với số lượng thực tế Hiện doanh nghiệp có thông tin định mức tồn kho số linh kiện điện tử sử dụng nhiều trình sửa chửa Hệ thống hỗ trợ việc quản lý định mức tồn kho tự động tạo yêu cầu báo giá hệ thống với số lượng yêu cầu mua tham khảo từ số lượng tối đa định 72 mức hàng tồn kho 73 Ngồi hệ thống cịn hỗ trợ thơng tin tổng hợp hoạt động tồn kho sản phẩm, định giá hàng tồn kho Bảng 3.3 Nhận xét hoạt động xuất/nhập kho Doanh nghiệp Hệ thống Hỗ trợ theo dõi Khơng có liệu Hoạt động xuất/nhập kho thông tin xuất/nhập kho trạng thái hoạt động xuất/nhập kho Bước kiểm tra số lượng Phải xác nhận có đủ hàng hàng hóa tồn kho có đủ Khơng quan tâm hóa tiến hành để bước thực xuất kho xuất kho Hỗ trợ thêm thơng Thơng tin lơ hàng Có quản lý tin vị trí số lượng xuất lơ Thơng tin vị trí kệ Có quản lý Có hỗ trợ hàng hóa kho Hỗ trợ việc đối chiếu số Hoạt động kiểm kê hàng Kiểm kê định kỳ để lượng hệ thống với hóa tồn kho kiểm tra số lượng thực tế thực tế tự động điều chỉnh lại số lượng kho hệ thống Hỗ trợ tính tư động Thơng tin định mức tồn yêu cầu báo giá Có quản ký kho số lượng định mức Hoạt động tồn kho Quản lý số sách kế Hỗ trợ tự động báo cáo sản phẩm toán 74 Định giá hàng tồn kho Thực sổ sách kế Hỗ trợ tự động định giá toán Để doanh nghiệp theo dõi thơng tin hoạt động xuất/nhập kho cần phải chuẩn hóa lại quy trình xuất kho nhập kho tùy chỉnh số tính hệ thống để sử dụng hiệu thông tin kho mà hệ thống hỗ trợ 75