Môn học kỹ năng đàm phán và soạn thảo hợp đồng buổi thảo luận thứ hai các giai đoạn đàm phán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT TP HỒ CHÍ MINH KHOA LUẬT DÂN SỰ MÔN HỌC: KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN VÀ SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG BUỔI THẢO LUẬN THỨ HAI CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN LỚP THƯƠNG MẠI 45 GIẢNG VIÊN: THS NGUYỄN TẤN HOÀNG HẢI Năm học: 2022 - 2023 DANH SÁCH NHÓM STT 10   HỌ TÊN TRƯƠNG QUỲNH NHƯ LÊ THỊ PHƯƠNG THẢO LẠI NGỌC THỦY LÊ HẠ PHƯƠNG UYÊN NGUYỄN THỊ THẢO UYÊN (NHÓM TRƯỞNG) VÕ NGỌC TRIỆU VY NGUYỄN THỊ HẢI YẾN PHẠM THỊ YẾN CHÂU THỊ HỒNG QUÝ THIÊN PHƯƠNG THẢO MSSV 2053801011184 2053801011232 2053801011274 2053801011315 2053801011318 2053801011338 2053801011343 2053801011344 2053801011349 2053801011350 I LÝ THUYẾT Thu thập thông tin giai đoạn chuẩn bị đàm phán Trả lời: Thu thập thông tin bước quan trọng giai đoạn chuẩn bị đàm phán Để đạt lợi tối ưu tiết kiệm thời gian đàm phán việc thu thập thơng tin đóng vai trị lớn Cần thu thập thơng tin về: - Mục đích đối phương - Đối phương ai? Đại diện cho đối phương người nào? - Những thơng tin cung cấp cho đối phương - Khuynh hướng thị trường - Đối phương biết thơng tin mình, biết đến đâu - Và thông tin cần thiết khác Hãy vận dụng phương châm “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” đàm phán? Những điểm cần biết ta đối tác đàm phán gì? Trả lời: “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” phương châm sống đúc kết từ xa xưa Nó sử dụng rộng rãi, khơng chiến đấu quân sự, mà giao tiếp ngày hay đàm phán Câu nói “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” đàm phán hiểu sau: “biết địch” nghĩa biết đối phương đàm phán với mình, “biết ta” nghĩa biết thân mình, “trăm trận trăm thắng” kết hiểu đối phương đàm phán Cụ thể hơn, “biết địch” cần phải nắm đối phương đàm phán với người nào, đâu điểm mạnh, đâu điểm yếu họ; họ cần gì, họ muốn đàm phán “Biết ta” nghĩa hiểu rõ mục tiêu đàm phán, đâu điểm mạnh, đâu điểm yếu thân; qua xác định giới hạn đàm phán cần gì, muốn gì, có ưu điểm, khuyết điểm để làm bật ưu khắc phục bớt khuyết điểm Như vậy, biết rõ thông tin cần thiết đối phương thân chúng ta, nghĩa hoàn thành bước thu thập thông tin đối phương – bước quan trọng giai đoạn chuẩn bị đàm phán, tạo mạnh cho thân Chính hiểu rõ dẫn đến kết “trăm trận trăm thắng” – đàm phán nhận đồng thuận lợi ích mà ta đề Trong mơi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh cao nay, việc nắm thông tin đối phương giúp doanh nghiệp có cơng chuẩn bị Lúc này, doanh nghiệp đưa nhiều phương án, chiến lược kinh doanh phù hợp với mong muốn hai bên, từ đạt trí cao tiết kiệm thời gian đàm phàn Đồng thời chuẩn bị đáp trả đối phương đàm phán có động thái khơng thiện chí *Những điểm cần biết đối tác: - Tìm hiểu lực đối tác: lịch sử hình thành, quy mơ, chất lượng, uy tín, tầm ảnh hưởng, phát triển kế hoạch phát triển tương lai đối tác - Tìm hiểu ý định đối tác: Họ cần muốn gì? Vì họ mong muốn hợp tác với chúng ta? Thái độ hợp tác có thiện chí hay khơng? Họ có BATNA mạnh hay khơng? - Tìm hiểu lực lượng đối tác: Đoàn đàm phán gồm ai? Ai người nắm quyền định? Tìm hiểu văn hóa, sở thích, tính cách thành viên đồn đàm phán, đặc biệt người có quyền định *Những điểm cần biết ta: - Mục tiêu ta: ta cần muốn gì? - Ưu khuyết điểm thân - Thông tin nội dung đàm phán - Thông tin cần thiết đối phương Yêu cầu nội dung công tác chuẩn bị cho đàm phán? Trả lời: *Yêu cầu công tác chuẩn bị cho đàm phán: Công tác chuẩn bị cho đàm phán tiền đề quan trọng trước bước vào cơng đàm phán, địi hỏi kỹ lưỡng, tỉ mỉ, chi tiết xác thông tin nội dung đàm phán, đối tượng đàm phán, thị trường; thông tin bên đàm phán; … Công tác kỹ chuẩn tỷ lệ đàm phán thành cơng cao, lúc chuẩn bị chiến lược đàm phán, phương án phù hợp với mong muốn bên đàm phán có đáp trả đối phương có động thái thiếu thiện chí đàm phán *Nội dung cơng tác chuẩn bị cho đàm phán: - Chuẩn bị mục tiêu, kế hoạch đàm phán: xác định nhu cầu đàm phán, phạm vi đàm phán - Thu thập thông tin xoay quanh đàm phán: thông tin lực, ý định, lực lượng đối tác đàm phán; nội dung đàm phán; đối tượng đàm phán, … Đây bước quan trọng giúp đánh giá đưa chiến lược đàm phán - Xác định chiến lược chiến thuật đàm phán: việc đưa chiến lược chiến thuật đàm phán giúp tối ưu hóa lợi chúng ta, tiết kiệm thời gian đàm phán, tăng tỷ lệ thành công đàm phán có linh hoạt đàm phán - Lập đoàn đàm phán: đoàn đàm phán bao gồm người đại diện để đàm phán với đối tác Do đồn đàm phán cần hội tụ vai trị: định – quan sát – gây khó khăn Người định cần phải người giàu kinh nghiệm đàm phán, có tính đốn, uy tín để trao đổi điều kiện Người quan sát người ghi chép, theo dõi phân tích đàm phán Người gây khó khăn người đóng vai trị cảnh giác, đặt câu hỏi cho đối tác, … Như cần thành lập đoàn đàm phán phải người có kiến thức sâu rộng, đồng thời có làm việc linh hoạt ăn ý với Và cần tìm hiểu thêm đối tác, họ người ngoại quốc cần chuẩn bị phiên dịch viên để phục vụ công tác đàm phán nhanh chóng sn sẻ - Xác định giải pháp thay tốt nhất: trường hợp xấu đàm phán không thành công, cần phải khẩn trương tiến hành thực giải pháp thay tốt xem xét kỹ lưỡng xác định Việc giúp chủ động tình - Một số chuẩn bị khác: địa điểm đàm phán, vị trí bàn đảm phán, phong cách đàm phán tài liệu cần thiết, … Làm để khai thác tốt thông tin đối tác bàn đàm phán? Trả lời: Cách khai thác tốt thơng tin bàn đàm phán hỏi đáp, bên cạnh cịn kết hợp việc quan sát, phân tích cử chỉ, tính cách, phản ứng hành động đối tác bàn đàm phán Như để khai thác tốt thông tin đối tác bàn đàm phán cần phải có nghệ thuật hỏi đơi mắt phân tích nhanh chóng, sắc sảo *Nghệ thuật hỏi: - Có kế hoạch để hỏi: cần phải xác định trước mục tiêu đàm phán viết tình xảy ra, điều cần hỏi, thứ tự câu hỏi, ý kiến mình, … để tránh thời gian sa vào vào nội dung không liên quan đến đàm phán hay xa rời nội dung cần đàm phán - Bắt đầu từ câu hỏi chung chung đến câu hỏi cụ thể: bắt đầu với câu hỏi chung chung để thăm dò ý định đối tác đàm phán, tiếp đến dựa theo câu trả lời họ mà có chỉnh sửa, thay đổi để phù hợp với câu hỏi cụ thể để xốy sâu câu hỏi vào vấn đề cụ thể gợi mở câu trả lời đối phuong - Ngôn từ để hỏi: điều quan trọng giao tiếp Người đàm phán cần có thái độ thiện chí, lắng nghe, từ ngữ để hỏi cần từ ngữ tường minh, sáng, dễ hiểu (trừ thuật ngữ cần thiết), hạn chế từ ngữ tạo thành câu hỏi có nhiều cách hiểu Điều dẫn đến việc hiểu lầm ý chí bên đàm phán - Thời điểm để hỏi nói: cần chọn thời điểm để hỏi nói Việc địi hỏi người đàm phán phải có nhạy bén với cảm xúc đối tác đàm phán Bởi nói hỏi lúc không cần thiết dễ dẫn đến cho đối tác đàm phán cảm giác khó chịu đánh giá tiêu cực chủ quan - Giới hạn việc hỏi nói: đàm phán thương thảo nhiều bên đàm phán Để đạt thống chung tới thành cơng bên cần phải bày tỏ, nêu lên mong muốn, ý định thân Việc bên giành nhiều thời gian để trình bày mà khơng để bên có ý kiến thời gian để nêu ý kiến điều tối kỵ đàm phán Do cần giới hạn thời gian để hỏi nói, trình bày ý đọng, súc tích, tránh lan man dài dòng tạo mệt mỏi tâm lý cảm thấy không tôn trọng đối tác đàm phán Không thế, giới hạn việc hỏi nói cịn mang nghĩa cần khơng cần hỏi, nói Vì nói điều khơng cần khơng nói điều cần hậu xảy ra: hai bên khơng hiểu rõ ý chí khó chịu đối tác đàm phán *Sự quan sát phân tích: Đây phương pháp bổ trợ cho nghệ thuật hỏi Việc quan sát phân tích cử chỉ, thái độ, nét mặt, … giúp ta đánh giá phần người đối tác, để ta lựa chọn thời điểm hỏi, ngôn từ giới hạn hỏi Lập đoàn đàm phán Trả lời: Đoàn đàm phán người đại diện để đàm phán với đối tác Để đàm phán thành công cần nhiều yếu tố định, nhân tố đóng vai trị bật Thơng thường, đồn đàm phán gồm nhiều người mang vai trò khác gồm trưởng đoàn đàm phán – quan sát – gây khó khăn Trưởng đồn đàm phán cần phải người có kinh nghiệm đàm phán, có tính đốn, uy tín Đây người nói chủ chốt đồn đàm phán Họ vai trị giới thiệu, trao đổi điều kiện, thương thảo định việc đàm phán có thành cơng hay khơng Người quan sát người ghi chép, theo dõi phân tích đàm phán Với vai trị bổ trợ, họ phân tích đưa lý luận liên quan đến đàm phán Bên cạnh vạch chiến lược tối ưu để xử lý tình đàm phán Qua nhằm củng cố thêm sở để người lãnh đạo đưa định Người gây khó khăn người đóng vai trò cảnh giác, đặt câu hỏi cho đối tác, … Nếu người lãnh đạo mang tính “hiền hịa” nhiều hơn, người gây khó khăn đóng vai trị cảnh giác, xét nét đặt câu hỏi “làm khó” cho đối tác đàm phán Vai trò họ thể ý kiến cứng rắn bảo thủ nhằm bảo vệ lợi ích đàm phán bên đàm phán Như cần thành lập đoàn đàm phán phải người có kiến thức sâu rộng, đồng thời có làm việc linh hoạt ăn ý với Và cần tìm hiểu thêm đối tác, họ người ngoại quốc cần chuẩn bị phiên dịch viên để phục vụ cơng tác đàm phán nhanh chóng sn sẻ nhằm trường hợp đồn đàm phán khơng thông thạo ngoại ngữ Xác định mục tiêu, lập kế hoạch đàm phán Trả lời: *Xác định mục tiêu đàm phán: - Xác định đối tượng đàm phán - Xác định nội dung cần đàm phán - Xác định mục tiêu lý tường phải đạt đàm phán  mục tiêu trung bình  mục tiêu thấp Như vậy, xác định mục tiêu đàm phán nghĩa xác địch thứ cần phải có được, cần phải đạt đàm phán *Lập kế hoạch đàm phán: - Tổ chức thu thập xử lý thông tin - Xây dựng chương trình đàm phán - Chỉ định nhân - Phân công nhiệm vụ - Luyện tập thực chiến thuật đàm phán cụ thể Ngôn ngữ đàm phán Trả lời: Ngơn ngữ chìa khóa để giao tiếp Với nhu cầu hội nhập quốc tế phát triển nay, ngôn ngữ đàm phán chia đa dạng: tiếng mẹ đẻ, ngôn ngữ phổ biến, ngơn ngữ hiểu biết nhiều người dịch thuật Đàm phán tiếng mẹ đẻ sử dụng thường đàm phán bên có quốc tịch, quốc gia Đàm phán ngôn ngữ phổ biến thường xuất hợp tác đàm phán quốc tế Ngôn ngữ phổ biến sử dụng tiếng Anh Đàm phán ngơn ngữ hiểu biết nhất: Người dịch thuật: trường hợp bên đàm phán không sử dụng ngôn ngữ phổ biến mà sử dụng tiếng mẹ đẻ người dịch thuật đóng vai trị phiên dịch để bên đàm phán hiểu ý chí mà đàm phán thuận lợi Vai trị Thơng dịch viên tham gia đàm phán Trả lời: Trong đàm phán, thơng dịch viên đóng vai trị chuyển tín hiệu ngơn ngữ từ tiếng nước sang tiếng nước khác Do dựa vào ngơn ngữ bên đàm phán chọn lựa, thơng dịch viên yếu tố ảnh hưởng đến đàm phán Nhiệm vụ thông dịch viên tham gia đàm phán chuyển đổi tín hiệu ngơn ngữ nhanh chóng truyền tải ý chí bên đàm phán với Bởi cầu nối trung gian nên thơng dịch viên đàm phán địi hỏi nhanh nhẹn, linh hoạt để buổi đàm phán tiết kiệm thời gian, nhân lực, vật lực mà có thống lợi ích đơi bên, thành cơng tốt đẹp Các thông tin quan trọng đàm phán Trả lời: Thơng tin hàng hóa: trước hết phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ mặt hàng kinh doanh, hiểu rõ giá trị, cơng dụng, quy cách, bao bì, phân loại…Bên cạnh đó, để chủ động giao dịch mua bán, cịn cần phải nắm vững tình hình sản xuất mặt hàng như: thời vụ, khả nguyên vật liệu, công nghệ sản xuất, chu kỳ sống sản phẩm, nghiên cứu giá công ty cạnh tranh… Thông tin thị trường: luật pháp tập quán buôn bán, đặc điểm nhu cầu thị trường, loại thuế chi phí, nhân tố trị xã hội, điều kiện khí hậu thời tiết Thơng tin đối tác: mục tiêu, lĩnh vực hoạt động khả năng; tổ chức nhân sự: tìm hiểu quyền hạn bên kia, người có quyền định; lịch làm việc: nắm lịch làm việc bên kia, sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép; xác định nhu cầu, mong muốn đối tác Thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh: cần nhận biết đối thủ cạnh tranh để có biện pháp khắc phục cạnh tranh lại Từ đánh giá điểm mạnh, điểm yếu so với đối thủ cạnh tranh thị trường quan điểm đối tác 10 Giai đoạn tiếp xúc bắt đầu đàm phán Trả lời: Giai đoạn tiếp xúc Tiếp xúc giai đoạn đàm phán kinh doanh để bạn đưa nhận định đối tác việc kết hợp công tác chuẩn bị cảm nhận qua gặp trực tiếp Tại bước này, bạn cần phải có số kỹ sau: + Tạo khơng khí tiếp xúc: Hai bên bàn sở thích hay vấn đề liên quan trước vào vấn đề để tạo bầu khơng khí thoải mái + Tạo niềm tin: Điều quan trọng hợp tác kinh doanh tin tưởng Vì vậy, bạn cần tạo cho đối phương thấy rằng, người quán, đáng tin cậy để việc thuận lợi + Thiện chí hợp tác: Thiện chí chìa khóa giúp tăng tỷ lệ thành cơng cho đàm phán Vì vậy, thay bảo thủ bạn nên linh hoạt tình để hai bên có lợi + Thăm dị đối tác: Để trình đàm phán thuận lợi, bạn nên quan sát thái độ, cử lời nói đối tác để hiểu mong muốn họ, thăm dị thiện ý hợp tác thay lãng phí thời gian vơ ích + Điều chỉnh chiến lược: Nếu chiến lược đàm phán mà bạn xây dựng từ trước khơng mang lại hiệu tình hình thực tế bạn nên ứng biến linh hoạt cho phù hợp Giai đoạn bắt đầu đàm phán Khi đưa đề nghị ta cần ý điều sau: + Đưa yêu cầu cách hợp lý + Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có khoa học + Đảm bảo đoàn kết trí nội đàm phán + Ln nhớ tới lợi ích + Khơng nên sử dụng cách nói yếu mềm đàm phán 11 Kỹ thuật trả lời câu hỏi đàm phán Trả lời: + Dành đủ thời gian cất nhắc ky vấn đề đưa đàm phán, biết lờ cách vơ tình hay hữu ý câu hỏi dồn ép đối tác + Xác định điều không đáng phải trả lời + Không nên trả lời hết vấn đề hỏi + Không trả lời sát vào câu hỏi đối phương + Giảm bớt hội để đối phương hỏi đến + Đừng trả lời dễ dàng + Không nên để rơi vào tình đối địch trực tiếp với đối tác tình đối thoại + Đưa dẫn chứng tình để định vị sản phẩn dịch vụ so với đối thủ cạnh tranh Tránh trích, chê bai, nên đưa nhận xét khách hàng lợi ích hài lòng sử dụng sản phẩm dịch vụ công ty bạn + Đưa giải pháp hiệu 12 Kỹ thuật thuyết phục đối tác đàm phán Trả lời: - Hướng người định - Nêu lợi ích phía bên họ chấp thuận - Nêu hậu phía bên họ khơng chấp thuận - Dẫn chứng xác nhận bên thứ - Khuyên bảo gợi ý giải pháp hiệu 13 Kỹ thuật nâng cao vị đàm phán Trả lời: + Cải thiện kỹ giao tiếp + Điều chỉnh cảm xúc thân + Tìm hiểu kĩ đối tác trước đàm phán + Tạo ấn tượng tốt với đối tác + Đưa lựa chọn hướng đơi bên có lợi 14 Kỹ thuật nhượng đòi đối tác nhượng Trả lời: