QUY TRÌNH LÀM HÀNG NHẬP SEA TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ + Điều kiện nhập EXW, FOB, CNF, CIF? + Dịch vụ cung cấp thêm hải quan, trucking, kiểm tra chất lượng, công bố chất lượng + Các thông tin về đơn hàng[.]
QUY TRÌNH LÀM HÀNG NHẬP SEA TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC XÁC ĐỊNH NHU CẦU KHÁCH HÀNG + Điều kiện nhập EXW, FOB, CNF, CIF? + Dịch vụ cung cấp thêm: hải quan, trucking, kiểm tra chất lượng, công bố chất lượng… + Các thông tin đơn hàng: cảng đi, cảng đến, địa lấy hàng (exw), địa giao hàng, tên hàng hs code, số lượng cont, hàng lẻ hỏi thêm gross weight, volume, ready date, trước nhập chưa, cơng ty tự đứng tên nhập ?, giá đề nghị, v.v TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC LẤY GIÁ CƯỚC (OF) - Check trực tiếp từ hãng tàu, liên hệ sales hàng nhập - Check từ đại lý - Check từ forwarder khác (hay dùng cho trường hợp hàng lẻ) Mục đích: có giá nhanh, có giá request khách hàng so sánh phương án TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC CHÀO GIÁ CHO KHÁCH HÀNG Nếu nhập EXW door to door FOB to door check thêm với phịng OP chi phí hải quan, trucking, v.v Thủ tục nhập có khó khăn khơng, cần làm dịch vụ (kiểm định, cơng bố, v.v) TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 01 02 Xác nhận với đại lý báo giá gởi, nói đại lý contact với shipper báo lại ngày hàng, ETD, ETA Nếu GPGL tự book cước báo số contract cho đại lý tự liên hệ hãng tàu lấy booking Xác nhận lại với kh xem lịch ok không Cung cấp thông tin xác GPGL để đại lý ghi vào mục consignee MBL Nhắc đại lý gởi draft MBL HBL cho check trước ETD Lưu ý HBL đại lý phải confirm với shipper trước gởi cho CS (lý do) TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 03 Gởi HBL cho KH double confirm Kiểm tra đối chiếu MBL HBL(s), chi tiết có khớp khơng: POL, POD, container/seal, shipping mark, description of goods, G.W., measurement, place of delivery khác HBL & MBL, phụ trách chuyển hàng từ place of delivery MBL đến place of delivery HBL Nếu có khác biệt MBL HBL báo cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra chỉnh sửa (mở MBL – HBL) TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 04 05 Nhận Booking Memo từ sales, check lại chi phí cs báo, thống với sales nhập lên hệ thống Sau CS nhâp hệ thống phần cước local charge PHần chi phí hải quan trucking chuyển cho phịng OP tự lên hệ thống Ngày tàu chạy nhận pre-alert từ đại lý gồm MBL, HBL, in chứng từ ra, mở file, ghi thông tin vào file report, hàng không tháng chưa cho số file, lưu chứng từ đại lý gởi vào folder TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 06 Theo dõi ETA - Tracking website hãng tàu (MCC MCT232321 pizza hutt) - Trước ETA khoảng ngày, Nhận thông báo từ hãng tàu c oloader số khai báo - Lên file manifest up lên mạng hải quan, gởi hbl cho hãng tàu Nếu hàng có MBL với nhiều HBL có số khai báo Cus làm nhiều file excel tương ứng với HBL upload riêng cho HBL TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 03 07 Hãng tàu / coloader gởi thông báo hàng đến + phí local charge Check thơng tin AN xem khớp với MBL, HBL lơ hàng chưa Nếu chưa yêu cầu họ revise lại (lý do) Check local charge xem đại lý báo chưa (hàng lẻ) Dựa vào AN hãng tàu làm thơng báo hàng đến chi phí gởi cho consignee TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 08 09 Đề nghị hãng tàu gởi invoice nháp, chuyển qua kế toán làm thủ tục tạm ứng chuyển khoản cho hãng tàu, theo dõi tiền vào tài khoản hãng tàu Đề nghị kế toánlàm debit note cho consignee, đề nghị confirm để hóa đơn ln Nếu lơ hàng có nhờ đại lý book họ gởi debit note Thanh tốn theo thỏa thuận hợp đồng TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 10 11 Ngày tàu đến giao A/N giấy giới thiệu cho operation lấy D/O hóa đơn cho khoản tiền chuyểnn khoản cho bên hãng tàu D/O lấy từ hãng tàu gồm 3-4 gốc In lệnh GPG cho khách hàng gồm gốc 10 TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 12 13 Theo dõi toán consignee, chuyển khoản chờ tiền vào giao lệnh, khơng đóng tiền mặt giao lệnh, có cơng nợ tốn cuối tháng release lệnh ln Bộ lệnh giao cho khách hàng gồm: o D/O GPG (4 giao kh, để kh ký nhận) o D/O carrier (GPG lưu gốc), carrier đưa tờ gốc lưu tờ gốc, phơtơ copy & đóng mộc vng đưa thêm cho KH o Copy HBL đóng dấu “GPGL as agent’ HBL surrender Nếu HBL bill gốc có ký hậu ngân hàng shipper phải photo mặt đóng dâu “GPGL as agent” TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ 11 BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 14 15 Giao chứng từ: o Thu hồi giấy giới thiệu Phôtô CMND KH o Thu hồi HBL Lưu ý: cnee HBL ‘to order’ HBL gốc phải có ký hậu shipper, ‘to order of < a bank>’ HBL gốc phải có ký hậu ngân hàng, ‘to order of ’ HBL gốc phải có ký hậu cơng ty người đến nhận hàng công ty khác o Yêu cầu khách hàng kýnhận tờ lệnh photo Làm thủ tục toán, chốt memo 12 TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ BƯỚC TRIỂN KHAI ĐƠN HÀNG Các bước thực hiện: 16 ĐÓNG FILE, LƯU CHỨNG TỪ THEO THỨ TỰ: Memo > Giấy đề nghị tạm ứng (nếu có) > Giấy đề nghị tốn (nếu có) > Bản phơ tơ hóa đơn > Debit hãng tàu, hóa đơn nháp hãng tàu > Debit thu kh, phơ tơ hóa đơn giao khách > Giấy báo hàng đến hãng tàu > Giấy báo hàng đến làm cho kh > Lệnh hãng tàu > Ký nhận lệnh consignee > MBL > HBL gốc surrender > Giấy giới thiệu > Manifest > INV, PL, Contract, C/O giấy tờ khác có 13 TÀI LIỆU ĐÀO TẠO NỘI BỘ MỌI THẮC MẮC VÀ QUAN TÂM VUI LÒNG LIÊN HỆ GENUINE PARTNER LOGISTICS COMPANY LIMITED 170 Nguyễn Văn Hưởng, P.Thảo Điền, Q2 CUSTOMER SERVICE DEPARTMENT Ms Katrina Nguyễn Thụy Thảo Anh