Cấu trúc tổ chức và văn hoá tổ chức

Cấu trúc tổ chức và văn hoá tổ chức tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả các l...

Nguyễn Hoàng Dũng at http://sites.google.com/site/hoangdungsite Trang 1 ðại Học Quốc Gia Thành Phố Hồ Chí Minh Khoa Kinh Tế Chuyên ngành: Kinh Tế ðối Ngoại Chương 8 Cấu Trúc Tổ Chức Và Văn Hóa Tổ Chức Giảng viên: ThS. Nguyễn Hoàng Dũng 1. Khái niệm cấu trúc tổ chức - Cấu trúc tổ chức là cách thức mà những hoạt ñộng của tổ chức ñược phối hợp và kiểm soát và cũng là cơ chế ñể người quản lý và thuộc cấp làm việc với nhau. - Các yếu tố cần xem xét khi thiết kế cấu trúc tổ chức:  Chuyên môn hóa công việc: Là mức ñộ mà những hoạt ñộng trong tổ chức ñược chia nhỏ thành những công việc riêng lẻ. Chuyên môn hóa là cách thức sử dụng kỹ năng của người lao ñộng hiệu quả nhất.  Nhóm công việc theo bộ phận: Một số công việc sẽ ñược nhóm lại với nhau ñể có thể phối hợp với nhau cho những nhiệm vụ chung. (1) Một trong những cách thức nhóm công việc phổ biến nhất là dựa vào chức năng. Ưu ñiểm là ñạt ñược hiệu quả khi nhóm những nhà chuyên môn, những người có kỹ năng chung lại với nhau; (2) Nhóm theo sản phẩm ñể ñem lại hiệu quả sản phẩm; (3) Nhóm theo khu vực ñịa lý; (4) Nhóm theo quy trình công việc; (5) Nhóm theo loại khách hàng.  Cấu trúc mệnh lệnh: Cấu trúc quy ñịnh quyền hành của nhà quản lý và cơ chế báo cáo mệnh lệnh.  Phạm vi quản lý: Cho biết số lượng nhân viên trực tiếp quản lý và số cấp quản lý mà một nhà quản lý nên có ñể có thể quản lý hiệu quả nhất. Số lượng nhân viên thuộc cấp cũng ảnh hưởng ñến chi phí tổ chức.  Tập quyền: Mức ñộ mà vấn ñề ra quyết ñịnh tập trung tại một vị trí duy nhất trong tổ chức. Xu hướng phi tập quyền gia tăng, cho phép các cấp dưới tham gia vào quyết ñịnh chung.  Chuẩn hóa: Mức ñộ tiêu chuẩn hóa công việc trong tổ chức. Thể hiện qua quy trình, qui ñịnh, mô tả công việc cụ thể và rõ ràng. Nguyễn Hoàng Dũng at http://sites.google.com/site/hoangdungsite Trang 2 Hình 1 - So sánh phạm vi quản lý 1 4 16 64 256 1,024 4,096 1 8 84 512 4,096 Số lượng nhân viên thuộc cấp là 4 Số lượng nhân viên thuộc cấp là 8 Mức ñộ tổ chức (Cao nhất) 1 2 3 4 5 6 7 Nhân viên tác nghiệp: 4,096 Nhân viên quản lý (Mức ñộ 1-6): 1,365 Nhân viên tác nghiệp: 4,096 Nhân viên quản lý (Mức ñộ 1-6): 585 Nguồn: Robbins S. P. (2005), trang 457 - Những câu hỏi nêu ra khi thiết kế cấu trúc tổ chức:  Ở mức ñộ nào thì hoạt ñộng công việc có thể chia nhỏ? Mức ñộ chuyên môn hóa  Cơ sở nào thì những công việc có thể nhóm lại với nhau? Nhóm công việc theo bộ phận  Cá nhân hoặc nhóm sẽ báo cáo cho ai? Cấu trúc mệnh lệnh  Số lượng nhân viên thuộc cấp trực tiếp bao nhiêu ñể có thể quản lý hiệu quả ? Phạm vi quản lý  Cơ chế ra quyết ñịnh? Tập quyền hay phi tập quyền  Mức ñộ rõ ràng của quy tắc và quy ñịnh làm việc? Chuẩn hóa 2. Các loại cấu trúc tổ chức phổ biến - Loại cấu trúc ñơn giản: Loại cấu trúc này có mức ñộ nhóm công việc theo bộ phận thấp, phạm vi quản lý rộng (nhiều nhân viên thuộc cấp), mức ñộ tập quyền cao (cấp ñộ quản lý theo chiều dọc khoảng từ 2-3 cấp ñộ), mức chuẩn hóa thấp. Ưu ñiểm: Linh hoạt, kiểm soát tốt (chi phí lẫn hoạt ñộng), trách nhiệm rõ ràng. Nhược ñiểm: Không phù hợp khi quy mô tổ chức mở rộng, vấn ñề ra quyết ñịnh chậm và không hiệu quả do thường tập trung vào một cá nhân. - Loại cấu trúc phức tạp: Loại cấu trúc tổ chức trong ñó những nhiệm vụ thường xuyên ñược chuyên môn hóa, những quy ñịnh và quy tắc ñược chuẩn hóa, công việc ñược nhóm theo những phòng chức năng, tập quyền, phạm vi quản lý hẹp và vấn ñề ra quyết ñịnh theo cấu trúc mệnh lệnh. Chuẩn hóa là ñặc ñiểm dễ thấy nhất ñối với loại cấu trúc này. Ưu ñiểm: Thông qua chuẩn Nguyễn Hoàng Dũng at http://sites.google.com/site/hoangdungsite Trang 3 hóa thì cách thức làm việc sẽ hiệu quả cao, thông qua phòng chức năng sẽ tận dụng lợi thế về qui mô, giảm thiểu trùng lắp công việc, tạo môi trường làm việc tương ñồng giữa những cá nhân cùng lĩnh vực, ra quyết ñịnh tập trung. Nhược ñiểm: Chuyên môn hóa tạo ra những xung ñột mục ñích giữa các bộ phận với nhau và với mục ñích chung của tổ chức. Luôn luôn phải tuân thủ quy ñịnh tổ chức hoặc của các bộ phận khi làm việc. Hình 2 - Cấu trúc theo chức năng (công ty sản xuất) Giám ñốc Nghiên cứuKiểm soát Sản xuất Kế toán Xử lý dữ liệu Kỹ thuật cơ khí Thu mua và kiểm soát nguyên liệu Dịch vụ kỹ thuật Kỹ thuật công nghiệp Hóa chất Hệ thống và Quy trình Vận tải và Phân phối Sản xuất Kỹ thuật nhà máyQuy trình Marketing Quan hệ Quảng cáo Phân tích thị trường Nhân sự Thương mại và Dịch vụ Hình 3 - Cấu trúc theo sản phẩm (công ty dầu khí) Nguyễn Hoàng Dũng at http://sites.google.com/site/hoangdungsite Trang 4 - Loại cấu trúc ma trận: Là cấu trúc tạo kết hợp nhóm công việc theo chức năng và theo sản phẩm, tạo ra quyền lực kép. Ưu ñiểm: Chia sẻ và tổng hợp thông tin và nguồn lực giữa các bộ phận chức năng hỗ trợ cho từng loại sản phẩm khi mà tổ chức có những hoạt ñộng phức tạp và phụ thuộc lẫn nhau. Nhược ñiểm: Cơ chế báo cáo không rõ ràng dễ dẫn ñến xung ñột. Hình 4 - Cấu trúc ma trận (công ty sản xuất) PGð Kỹ thuật Tr. Phòng Thu mua Tr. Phòng Hợp ñồng PGð Marketing Quản ñốc PGð Sản xuất Gð Sản xuất Giám ñốc Sản phẩm D Giám ñốc Sản phẩm C Giám ñốc Sản phẩm B Giám ñốc Sản phẩm A Tổng Giám ðốc Giám ñốc Sản phẩm E Chiều trao ñổi dọc theo chức năng và trách nhiệm Chiều trao ñổi ngang theo chức năng và trách nhiệm 3. Khái niệm văn hóa tổ chức - Văn hóa tổ chức là hệ thống học hỏi và chia sẻ chung của các thành viên về những suy nghĩ và hành ñộng trong một tổ chức và có những ñặc ñiểm riêng ñể phân biệt tổ chức này với tổ chức khác. Bảy ñặc ñiểm cơ bản hình thành văn hóa tổ chức:  Tính sáng tạo và chấp nhận rủi ro: Là mức ñộ khuyến khích nhân viên sáng tạo và chấp nhận rủi ro trong công việc.  Tính chi tiết: Là mức ñộ nhân viên thể hiện sự chính xác, khả năng phân tích và chú ý ñến chi tiết.  Quan tâm ñến kết quả: Là mức ñộ mà cấp quản lý tập trung vào kết quả công việc hơn là vào kỹ thuật và quy trình thực hiện công việc.  Quan tâm ñến con người: Là mức ñộ mà quyết ñịnh của cấp quản lý luôn tính ñến yếu tố con người trong tổ chức khi thực hiện mục tiêu. Nguyễn Hoàng Dũng at http://sites.google.com/site/hoangdungsite Trang 5  Quan tâm ñến làm việc nhóm: Là mức ñộ mà các hoạt ñộng công việc ñược tổ chức theo nhóm thay vì thực hiện bởi cá nhân.  Tính năng nổ: Là mức ñộ mà mọi người rất năng nổ và có tính cạnh tranh trong công việc.  Tính ổn ñịnh: Làm mức ñộ mà những hoạt ñộng của tổ chức nhấn mạnh ñến việc duy trì tình hình hiện tại thay vì sự tăng trưởng. - Văn hóa tổ chức thường tồn tại hai hình thức văn hóa sau:  Văn hóa chi phối: Là giá trị cốt lõi chung của tổ chức tạo ra sự khác biệt của tổ chức ñó.  Văn hóa nhóm: Là giá trị văn hóa ñược xác ñịnh theo khu vực (bộ phận, phòng ban) phản ảnh vấn ñề chung của một hiện tượng hoặc tình huống nào ñó. - Chức năng của văn hóa tổ chức:  Tạo sự khác biệt giữa tổ chức này với tổ chức khác  Là ñặc ñiểm nhận dạng tổ chức ñối với các thành viên  Thúc ñẩy sự cam kết ñến vấn ñề lớn hơn không chỉ giới hạn trong sở thích riêng của từng cá nhân  Tạo ra sự ổn ñịnh của hệ thống xã hội, gắn kết mọi người lại với nhau.  ðiều chỉnh hoạt ñộng của nhân viên phù hợp với hoạt ñộng của tổ chức. 4. Xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức - Văn hóa tổ chức thường ñược tạo lập bởi những nhà sáng lập ra tổ chức. Nhà sáng lập sẽ ñặt ra tầm nhìn cho tổ chức và vì vậy họ sẽ có ảnh hưởng lớn ñến hình thành văn hóa tổ chức tương ứng. Văn hóa tổ chức thường ñược tạo ra theo ba cách sau:  Nhà sáng lập tổ chức sẽ tuyển dụng và giữ lại những nhân viên có cùng suy nghĩ với ñịnh hướng của họ.  Nhà sáng lập sẽ truyền bá giá trị văn hóa tổ chức cho nhân viên theo ñịnh hướng của họ.  Hành vi của nhà sáng lập tương ứng với giá trị văn hóa họ ñặt sẽ là khuôn mẫu ñể nhân viên noi theo. - Một khi văn hóa tổ chức ñã ñược tạo lập, tổ chức sẽ có một số cách thức ñể duy trì giá trị văn hóa. Ba cách thức phổ biến ñể duy trì văn hóa tổ chức:  Quy trình tuyển dụng: Tuyển dụng những nhân viên phù hợp với văn hóa tổ chức.  Hình mẫu của cấp quản lý cao nhất: Xây dựng hình mẫu của cấp quản lý cao nhất ñể ảnh hưởng ñến hành vi của nhân viên và do ñó ñến văn hóa tổ chức.  Quy trình hòa nhập: Xây dững quy trình hỗ trợ nhân viên thích nghi với văn hóa tổ chức, ñặc biệt ñối với nhân viên mới. Quy trình này bao gồm 3 giai ñoạn: giai ñoạn tiền gia nhập, giai ñoạn ñương ñầu, giai ñoạn thay ñổi. - Tạo lập văn hóa phục vụ khách hàng:  Nhân viên thân thiện và cởi mở  Mức ñộ chuẩn hóa thấp  Nhân viên có kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu khách hàng  Vai trò nhân viên phục vụ khách hàng rõ ràng ñể giảm xung ñột lợi ích công ty với lợi ích của khách hàng Nguyễn Hoàng Dũng at http://sites.google.com/site/hoangdungsite Trang 6  Nhân viên sẵn sàng trợ giúp khách vượt qua trách nhiệm thông thường - Văn hóa tổ chức trong các công ty toàn cầu (công ty ña quốc gia):  Văn hóa quốc gia có những hình thức sau: (1) Khoảng cách về quyền lực là ñặc ñiểm văn hóa chấp nhận sự khác biệt về ñịa vị và quyền lực giữa các thành viên (thông qua sự phân ñịnh rõ ràng về cấp bậc); (2) Tránh xa rủi ro là mức ñộ mọi người mong muốn tổ chức có cấu trúc rõ ràng hay không có cấu trúc rõ ràng; (3) Chủ nghĩa cá nhân hay tập thể là khuynh hướng văn hóa ñề cao mối quan tâm cá nhân hay tập thể; (4) Vai trò nam giới và nữ giới là ñặc ñiểm văn hóa quốc gia nhận ñịnh vai trò nam giới và nữ giới như thế nào; (5) ðịnh hướng dài hạn hay ngắn hạn.  Công ty ña quốc gia là công ty có hoạt ñộng kinh doanh ở nhiều quốc gia khác nhau và vì vậy sẽ sở hữu lực lượng lao ñộng ña văn hóa do ñó sẽ luôn tồn tại khả năng xung ñột văn hóa tổ chức với văn hóa quốc gia. Do ñó khi ứng dụng những mô hình hành vi tổ chức phải có sự ñiều chỉnh cho phù hợp với văn hóa quốc gia.