Khái niệm về hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng ngoại thương (hay còn gọi là hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế) là sự thỏa thuận của bên mua và bên bán giữa hai nước khác nhau, trong đó quy định bên bán phải cung cấp hàng hóa, chuyển giao các chứng từ có liên quan đến hàng hóa và quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua, bên mua phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng.
Đặc điểm của hợp đồng ngoại thương
Chủ thể của hợp đồng
Người mua và người bán có cơ sở đăng ký kinh doanh tại 2 quốc gia khác nhau Ở đây cần lưu ý quốc tịch là yếu tố để phân biệt dù việc mua bán được thực hiện trên lãnh thổ của cùng một quốc gia nhưng người bán và người mua có quốc tịch khác nhau thì hợp đồng mua bán cũng mang tính quốc tế.
Đồng tiền thanh toán
Có thể là ngoại tệ đối với một trong hai bên hoặc cả hai bên dùng đồng tiền của một nước thứ ba.
Đối tượng của hợp đồng
Là hàng hóa được chuyển ra khỏi đất nước của người bán trong quá trình thực hiện hợp đồng Phải là hàng không thuộc danh mục hàng cấm xuất khẩu, nhập khẩu Nếu là hàng quản lý bằng hạn ngạch thì phải xin giấy phép hạn ngạch.
Nguồn luật áp dụng
Hợp đồng ngoại thương chịu sự điều tiết của đa pháp luật :
+ Pháp luật của nước người bán, nước người mua.
+ Các luật và các tập quán liên quan đến hoạt động mua bán quốc tế như “ Incoterms,UCP 600, công ước viên về hợp đồng ngoại thương.
Ngôn ngữ
Hợp đồng được lập bằng ngôn ngữ nổi tiếng, tông dụng và được hai bên mua bán am hiểu Thông dụng nhất là được lập bằng tiếng Anh.
Các yêu cầu đối với hợp đồng ngoại thương
Các bên tham gia ký kết hợp đồng phải hợp pháp
Yêu cầu này thể hiện trên 2 khía cạnh :
+ Phải là thương nhân hợp pháp, có điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp theo luật định.
+ Phải là người đại diện hợp pháp của mỗi bên, cụ thể là : Tổng Giám Đốc, Phó TổngGiám Đốc phụ trách kinh doanh hoặc là người được uỷ quyền hợp lệ.
Cơ sở pháp lý hợp đồng
Công ước viên về hợp đồng ngoại thương thừa nhận hợp đồng ngoại thương có thể được lập dưới hai hình thức cơ bản :
+ Hình thức thỏa thuận miệng.
+ Hình thức ký kết bằng văn bản.
Theo Luật Thương mại Việt Nam, hình thức hợp đồng bằng văn bản mới có giá trị pháp lý, mọi thỏa thuận bằng miệng đều không có giá trị Thư từ, điện tín, telex, fax có đầy đủ chữ ký của các bên cũng được coi là các dạng văn bản của hợp đồng.
Hợp đồng phải được ký kết trên cơ sở tự nguyện
Cỏc bờn tham gia ký kết hợp đồng trờn cơ sở tự nguyeọn thỡ hợp đồng mới cú hiệu lực, cụ thể phải có chữ ký bằng tay của người đại diện hợp pháp trên hợp đồng.
Bố cục và hình thức của một văn bản hợp đồng ngoại thương
Bố cục
a) Phần mở đầu : Bao gồm tiêu đề hợp đồng (thường là “Contract”, “Sale Contract” hay “Sale Confirmation”…), số và ký hiệu hợp đồng, ngày tháng và nơi ký kết hợp đồng, căn cứ xác lập hợp đồng. b) Phần thông tin về chủ thể hợp đồng : Mỗi bên chủ thể hợp đồng phải được nêu đầy đủ các nội dung dưới đây, nếu không sẽ gặp phải khó khăn trong vấn đề thông báo, giải quyết tranh chấp, khởi tố (nếu có), sau này :
- Tên đơn vị : nêu tên đầy đủ và tên biết tắt (nếu có).
Ví dụ : THABICO MANUFACTURING TRADE CO.,LTD (THABICO)
- Các số máy fax, telex, điện thoại và địa chỉ email (nếu có)
- Số tài khoản ngân hàng của đơn vị
- Người đại diện ký kết hợp đồng : nêu họ tên và chức vụ. c) Phần nội dung hợp đồng ngoại thương :
Thông thường gồm những điều khoản sau :
Article 1 : Commodity : Mô tả hàng hóa.
Article 2 : Quality / Specification : Mô tả chất lượng, quy cách phẩm chất hàng hóa. Article 3 : Quantity or weight : Số lượng, trọng lượng hàng tùy theo đơn vị tính toán. Article 4 : Price : Đơn giá theo điều kiện thương mại lựa chọn và tổng số tiền thanh toán của hợp đồng.
Article 5 : Delivery / Shipment : Thời hạn và địa điểm giao hàng.
Article 6 : Payment : Phương thức thanh toán quốc tế lựa chọn.
Article 7 : Packing and Marking : Quy cách đóng gói bao bì và ký mã hiệu hàng hóa. Article 8 : Warranty : Nội dung bảo hành hàng hóa (nếu có).
Article 9 : Penalty : Những quy định về phạt và bồi thường trong trường hợp có một bên vi phạm hợp đồng.
Article 10 : Insurance : Những quy định về bảo hiểm hàng hóa.
Article 11 : Force majcure / Acts of God : Nêu các sự kiện được xem là bất khả kháng không thể thực hiện hợp đồng được.
Article 12 : Claim : Những quy định về khiếu nại.
Article 13 : Arbitration / Dispute : Chỉ định luật và trọng tài giải quyết tranh chấp
Article 14 : Other term and Conditions : Những quy định khác ngoài những điều khoản đã kể trên. d) Phần cuối cùng của hợp đồng ngoại thương :
Bao gồm những nội dung :
Hợp đồng được lập thành bao nhiêu bản ? Mỗi bên giữ mấy bản ?
Hợp đồng thuộc hình thức nào ? Văn bản viết tay, bản fax, telex … ?
Hợp đồng có hiệu lực kể từ khi nào ?
Trường hợp có sự bổ sung hay sửa đổi hợp đồng thì phải làm thế nào ?
Chữ ký, tên, chức vụ người đại diện của mỗi bên.
Hình thức
Với bố cục trên, một văn bản hợp đồng ngoại thương có hình thức cụ thể như sau :
The Seller : Name of Corperation
Address : Tel No : _Telex Fax No : Email address : _Website : Represented by Mr (Ms) : _Director
The Buyer : Name of Enterprise
Address : Tel No : _Telex Fax No : Email address : _Website : Represented by Mr (Ms) : _Director
The both sides to have agreed to enter this contract following terms and conditions.
11 Force majcure / Acts of God
FOR THE SELLER FOR THE BUYER
QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT & THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU 1 Đàm phán, ký kết hợp đồng ngoại thương
Khái niệm về đàm phán
Đàm phán là quá trình thương lượng, thảo luận giữa các bên (người mua và người bán) về các mối quan tâm chung hoặc những quan điểm còn bất đồng để đi đến sự thống nhất chung.
Một quá trình giao dịch đàm phán được xem là thành công nghĩa là sau quá trình giao dịch đàm phán đó, những hợp đồng sẽ được ký kết và đó phải là những hợp đồng thật sự có hiệu lực và cú hieọu quả đối với doanh nghiệp.
Đặc điểm của đàm phán
- Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẽ của một bên, mà là quá trình đôi bên thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình để tiếp cận với nhau, cuối cùng đạt đến ý kiến thống nhất.
- Đàm phán là sự lựa chọn thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột” Đàm phán phải mang tính công khai, bình đẳng.
- Đàm phán không phải để thỏa mãn lợi ích của một bên một cách không hạn chế mà có giới hạn nhất định về lợi ích.
- Đàm phán là khoa học đồng thời cũng là nghệ thuật Người đàm phán hợp đồng ngoại thương phải là người có tài thỏa hiệp, biết lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán.
- Tuân thủ theo pháp luật, thông lệ quốc tế, theo đường lối kinh tế, ngoại giao, chính trị của nước mình, đồng thời cần tìm hiểu luật lệ của nước đối tác, phụ thuộc vào mối quan hệ kinh tế – chính trị giữa hai nước.
Các kiểu đàm phán
- Đàm phán kiểu mềm (soft method)
- Đàm phán kiểu cứng (hard method)
- Đàm phán kiểu nguyên tắc (principal method) Đàm phán Kiểu mềm Kiểu cứng Kiểu nguyên tắc Đối tác Xem đối tác như bạn bè Xem đối tác như địch thủ Xem đối tác như những cộng sự cùng giải quyết vấn đề.
Mục tiêu Đạt thoả thuận giữa mối quan hệ Giành thắng lợi bằng mọi giá Giải quyết vấn đề hiệu quả và thân thiện.
Chủ trương Nhượng bộ để duy trì quan hệ, đối xử
“mềm” với người và vấn đề. Đối phương nhượng bộ như là điều kiện để duy trì quan hệ, đối xử “rắn” với người và vấn đề.
Tách con người ra khỏi vấn đề, đối với người thì ôn hòa, đối với việc thì cứng rắn.
Lập trường Dễ thay đổi Kiên trì, giữ vững lập trường.
Tập trung vào lợi ích, không bám vào lập trường.
Phương pháp Đề xuất ý kiến, dễ dàng nhượng bộ.
Uy hiếp đối tác, bắt họ phải nhượng bộ.
Xác định quyeàn lợi, cùng tìm kiếm lợi ích chung.
Phương án Tìm phương án đối phương có thể tiếp thu.
Tìm phương án có lợi cho mình.
Tìm nhiều phương án để hai bên lựa chọn.
Biểu hiện Hạn chế xung đột Giành thắng trong cuộc tranh cãi, đấu ý chí.
Cố đạt được kết quả dựa trên các tiêu chuẩn, độc lập với ý chí.
Kết quả Bị khuất phục, lùi bước, nhượng bộ trước sức ép của đối tác.
Gây áp lực, sức ép, bắt đối tác khuất phục.
Khuất phục nguyên tắc chứ không khuất phục trước sức ép của đối phương.
Phân loại đàm phán theo các hình thức
Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau như :
- Đàm phán văn bản (thư từ, điện tín, telex, fax …).
- Đàm phán giao dịch qua điện thoại.
- Đàm phán gặp mặt trực tiếp.
Quy trình thực hiện đàm phán hợp đồng ngoại thương
1.5.1 Đối với phương thức đàm phán trực tiếp :
Có thể đúc kết thành các bước cơ bản như sau :
1.5.1.1Bước chuẩn bị đàm phán : a) Nghiên cứu thông tin :
Bao gồm việc thu thập thông tin, phân tích, đánh giá thông tin thu thập được nhằm đưa ra các nhận xét, dự báo kết luận làm cơ sở cho việc lập phương án đàm phán tiếp sau đó.
- Về hàng hóa : Cần thu thập thông tin về nguyên vật liệu, thời vụ sản xuất Bên cạnh đó.
Cần nghiên cứu khía cạnh thương phẩm học của hàng hóa để hiểu rõ giá trị, công dụng, các chỉ tiêu về phẩm chất kỹ thuật … Tìm hiểu các yêu cầu của thị trường về phẩm chất, cách phân loại,bao bì, mã ký hiệu … Ngoài ra, phải nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh của các sản phẩm thay thế, nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối sách kinh doanh thích hợp, nghiên cứu quy luật biến động cung cầu, giá cả của hàng hóa.
- Về thị trường : các công ty phải tìm hiểu về đặc điểm của các thị trường chính cung cấp và tiêu thụ hàng hóa trên thế giới, các thông tin kinh tế cơ bản : tỷ giá hối đoái, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ, chính sách ngoại thương, tổng sản phẩm quốc dân, thu nhập đầu người, luật pháp và tập quán buôn bán, tập quán và thị hiếu người tiêu dùng cần được nghiên cứu. Đặc biệt, phải nắm vững về các kênh buôn bán, các biểu thuế và hạn ngạch, điều kiện vận tải, bảo hiểm, tình hình giá cước Ngoài ra, cần nắm bắt các thông tin về hệ thống ngân hàng, tín dụng, các điều kiện về tiền tệ tài chính, các nhân tố chính trị, xã hội, các quy định về sức khoẻ, an toàn …
- Về khách hàng (đối tác) : Tìm hiểu thực lực của đối tác như : năng lực sản xuất, quản lý, khả năng về kỹ thuật, tình hình tài chính, uy tín trong kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu, ảnh hưởng của đối tác trong xã hội … Bên cạnh đó, phải tìm hiểu nhu cầu và ý định của đối tác : Vì sao họ muốn hợp tác ? Mục đích hợp tác của họ là gì ? Họ có nhiều đối tác không ? Tìm hiểu lực lượng đàm phán của họ Phong tục tập quán của đối tác cũng nên nghiên cứu để giúp công việc đàm phán được thuận lợi hơn.
- Về luật pháp : Tìm hiểu về luật pháp trong nước và luật pháp của nước có liên quan.
Việc nắm vững các quy định về hoạt động xuất nhập khẩu là điều cần thiết Bên cạnh đó, cần hiểu rõ về các quy định liên quan đến ngân hàng, tài chính, thuế, hải quan …
Phương pháp thu thập thông tin :
- Phương pháp gián tiếp / nghiên cứu tại bàn (desk research) : dựa vào các loại tài liệu thu thập được để nghiên cứu thị trường.
- Phương pháp trực tiếp / nghiên cứu tại chỗ (field research) : nghiên cưùu trực tiếp ở thị trường tiêu thụ sản phẩm.
- Phương pháp khác : bán thử, sử dụng gián điệp kinh tế … b) Lập phương án kinh doanh :
- Bước 1 : Phân tích SWOT Trong đó :
S – Streng (điểm mạnh) : là nhận biết tất cả cỏc yếu tố lợi thếứ bờn trong, những thế mạnh của công ty để đạt được mục tiêu, tránh được các nguy cơ.
W – Weakness (điểm yếu) : là nhận biết tất cả các yếu tố hạn chế bên trong, những nhược điểm khiến cho công ty gặp khó khăn và cần phải khắc phục mới có thể đạt đến mục tiêu đã định.
O – Opportunity (cơ hội) : là tất cả những nhân tố bên ngoài công ty, có tác động thuận lợi đến hoạt động của công ty mà công ty cần tận dụng.
T – Threat (nguy cơ) : là tất cả những nhân tố bên ngoài công ty, có tác động bất lợi đến rủi ro cho hoạt động của công ty mà công ty cần phải phòng tránh.
- Bước 2 : Đánh giá về thị trường, lựa chọn mặt hàng, điều kiện và phương thức kinh doanh.
- Bước 3 : Đề ra mục tiêu cụ thể bằng số liệu rõ ràng : Số lượng mua bán ? Giá cả ? Mua bán với ai ?
- Bước 4 : Đề ra biện pháp thực hiện : Quảng cáo, tiếp thị, xây dựng mạng lưới phân phối, biện pháp giải quyết nguoàn vốn, công nghệ áp dụng …
- Bước 5 : Đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh tế của phương án : Điểm hòa vốn, tỷ suất lợi nhuận, tỷ giá xuất khẩu hoặc nhập khẩu c) Thời gian và địa điểm đàm phán :
- Thời gian : hai bên cần xác định, thống nhất lịch làm việc cụ thể.
- Địa điểm : cần chính xác, rõ ràng, phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho các bên tham gia. d) Chuẩn bị năng lực của đoàn làm phán :
Chuaồn bị về kiến thức, tõm lý, kỹ năng đàm phỏn tốt Tổ chức đoàn đàm phỏn đủ chuyờn gia ở 3 lĩnh vực :
- Kỹ thuật (nghiệp vụ và giao tiếp)
Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của 3 chuyên gia này là cơ sở quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao Trong quá trình đàm phán, phải có thái độ cư xử lịch thiệp, đúng mực. e) Tiến hành đàm phán thử :
Sau khi đã có sự chuẩn bị, nên gặp gỡ hoặc trao đổi qua thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm của bên đối tác, đàm phán thử kỹ lưỡng, đặt ra nhiều tình huống bao nhiêu thì đàm phán thật dễ thành công bấy nhiêu Có như thế, các nhà kinh doanh mới có điều kiện đánh giá lại tồn bộ thơng tin đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán cho thích hợp và đàm phán thử chỉ áp dụng đối với các hợp đồng có giá trị lớn, phức tạp, rủi ro cao.
1.5.1.2Thực hiện tiếp xúc đàm phán : Cần tạo không khí tiếp xúc hữu nghị và tin cậy trong cuộc đàm phán, cụ thể như : thể hiện thành ý hợp tác của mình, tôn trọng phongtục, tập quán, thói quen, sở thích của bên đối tác ; hạn chế trao đổi riêng, mang tính chất nội bộ trong khi đàm phán.
- Thăm dò đối tác, đưa ra những đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác.
- Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần).
Là giai đoạn quan trọng nhất của quá trình đàm phán, các bên sẽ tiến hành bàn bạc, tranh cãi, mặc cả và đi đến thỏa thuận, thống nhất tất cả những vấn đề mà hai bên cùng quan tâm để đi đến ký kết hợp đồng mua bán hàng hố xuất nhập khẩu.
1.5.1.4Giai đoạn soạn thảo và ký kết hợp đồng ngoại thương :
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
1.5.2.5Chấp nhận bán hàng (Acceptance) :
Là việc một bên đồng ý hoàn toàn với những đề nghị của phía bên kia đưa ra.
1.5.2.6 Xác nhận mua bán (Confirmation) :
Là việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm tính chắc chắn của chúng và để phân biệt với những điều đã thương thảo trong quá trình đàm phán ban đầu.
Thư xác nhận mua bán có hình thức trình bày tương tự như một bản hợp đồng có đầy đủ chữ ký của hai bên Trong thực tế, có trường hợp thư xác nhận mua bán cũng được sử dụng có giá trị như một bản hợp đồng mua bán ngoại thương.
2 Tổ chức thực hiện hợp đoàng nhập khẩu :
2.1 Làm thủ tục nhập khẩu theo quy định của Nhà nước :
Giấy phép là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng nhập khẩu Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu ỡ mỗi nước, trong mỗi thời kỳ, có đặc điểm khác nhau. Ở Việt Nam, thủ tục xin giấy phép được thay đổi rất nhiều trong thời gian qua, theo hường ngày càng đơn giản và thuận lợi Trước đây (trước 01.09.1998), muốn kinh doanh xuất nhập khẩu thì phải có Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp Còn để xuất nhập khẩu hàng hoá, việc đầu tiên phải quan tâm là loại hàng đó có được nhập khẩu hay không ?
Có phải xin giấy phép hoặc làm thủ tục đặc biệt gì không ? Nếu có thì là loại giấy phép gì ? Do cơ quan nào cấp ? Hiện nay, Theo NĐ 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 quyền kinh doanh XNK và thủ tục XNK được quy định như sau : Điều 3 Quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu
1 Đối với thương nhân Việt Nam không có vốn đầu tư trực tiếp của nước ngoài (dưới đây gọi tắt là thương nhân) :
Trừ hàng hĩa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hàng hĩa thuộc Danh mục cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu, thương nhân được xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh.
Chi nhánh thương nhân được xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa theo uỷ quyền của thương nhân.
2 Đối với thương nhân có vốn đầu tư nước ngoài, công ty và chi nhánh công ty nước ngoài tại Việt Nam :
Các thương nhân, công ty, chi nhánh khi tiến hành hoạt động thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh tại Nghị định này, ngoài việc thực hiện các quy định tại Nghị định này, còn thực hiện theo các quy định khác của pháp luật có liên quan và các cam kết của Việt Nam trong các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là một bên ký kết hoặc gia nhập.
Căn cứ pháp luật hiện hành và các Điều ước quốc tế, Bộ trưởng Bộ Thương mại cơng bố lộ trình và phạm vi hoạt động kinh doanh của thương nhân quy định tại khoản 2 Điều này. Điều 4 Thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu
1 Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép, thương nhân muốn xuất khẩu, nhập khẩu phải có giấy phép của Bộ Thương mại hoặc các Bộ quản lý chuyên ngành.
2 Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phải bảo đảm các quy định liên quan về kiểm dịch động thực vật, an toàn vệ sinh thực phẩm và tiêu chuẩn, chất lượng, phải chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành trước khi thông quan.
3 Các hàng hóa khác không thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, hàng hóa cấm nhập khẩu, tạm ngừng nhập khẩu và các hàng hóa không thuộc quy định tại các khoản 1,2 Điều này, chỉ phải làm thủ tục thông quan tại Hải quan cửa khẩu.
2.2 Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán : a) Nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C thì cần thực hiện các công việc sau :
Thực thi ký quỹ để mở L/C
Sau khi làm Đơn xin mở L/C, nhà nhập khẩu phải ký quỹ và trả phí ngân hàng, rồi chờ ngân hàng mở L/C theo yêu cầu b) Nếu thanh toán bằng CAD thì nhà nhập khẩu cần tới ngân hàng yêu cầu mở tài khoản ký thác để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu. c) Nếu thanh toán bằng TT trả trước thì nhà nhập khẩu cần làm thủ tục chuyển tiền theo đúng quy định trong hợp đồng. d) Nếu thanh toán bằng nhờ thu hoặc chuyển tiền trả sau thì nhà nhập khẩu chờ người bán giao hàng rồi mới tiến hành công việc của khâu thanh toán.
2.3 Thuê phương tiện vận tải :
Nếu trong hợp đồng mua bán quy định : hàng được giao ở nước người xuất khẩu, phương tiện vận tải do người mua lo (điều kiện giao hàng EXW, FAS, FCA, FOB) thì người mua sẽ thuê phương tiện vận tải.
Việc thuê tàu, lưu cước là một nghiệp vụ khơng đơn giản, địi hỏi phải cĩ kinh nghiệm, có thông tin về tình hình vật giá và giá cước, hiểu biết tinh thông về các điều khoản của hợp đồng thuê tàu (charter-party), nên trong nhiều trường hợp, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thường ủy thác việc thuê tàu cho môi giới – các công ty vận tải thuê tàu (Vietfracht, Vitranschart, Vosco, “Gemartrans” Công ty vận tải bằng Container (hợp tác với Pháp), Công ty Container phía Nam – Viconship Saigon …).
Tuỳ từng trường hợp cụ thể,người nhập khẩu lựa chọn 1 trong các phương thức thuê tàu sau :
Phương thức thuê tàu chợ (Liner) : Chủ tàu đồng thời là người chuyên chở Quan hệ giữa người chuyên chở với chủ hàng được điều chỉnh bằng vận đơn đường biển.
Thuê tàu chợ còn được gọi là lưu cước tàu chợ (Booking Shipping Space) là người chủ hàng thông qua môi giới hoặc tự mình đứng ra yêu cầu chủ tàu giành cho thuê một phần chiếc tàu để chở hàng từ cảng này qua cảng khác.
QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH
Quá trình hình thành và phát triển công ty
II.1.1 Vài nét sơ lược về Công ty :
Công ty TNHH SX-TM-DV Thanh Bình là doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam, thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 4102000463 ngày 14 tháng 03 năm 2000 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp.HCM cấp.
Tên Công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THANH BÌNH
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài : THABICO MANUFACTURING-TRADE- SERVICE CO.,LTD
Mã số thuế:0301942170 Địa chỉ trụ sở chính: 153 Tạ Uyên Phường 4 Quận 11 Tp Hồ Chí Minh Điện thoại: 08.39552703 Fax: 08.39551030
Ngành, nghề kinh doanh: Mua bán hóa chất các ngành công nghiệp, công nghiệp thực phẩm, dược phẩm, nông nghiệp( trừ hóa chất có tính độc hại mạnh), vật tư nguyên liệu ngành nhựa-dệt-nông nghiệp(trừ kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật), hóa chất ngành thủy sản(trừ hóa chất có tính độc hại mạnh), gia công đóng gói thực phẩm công nghiệp: bột sữa, nước trái cây đóng hộp (không hoạt động tại trụ sở) Mua bán thịt và sản phẩm từ thịt.
Công ty có 3 kho chứa hàng với tổng diện tích 2,500 m2 tại:
Kho 1: 236A Thái Phiên Quận 11 Tp.Hồ Chí Minh
Kho 2: 79/26 Âu Cơ Quận 11 Tp.Hồ Chí Minh
Kho 3: 58/1F Ấp Tiền Lân - Xã Bà Điểm – Huyện Hóc Môn - Tp.Hồ Chí Minh.
II.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Từ năm 1989 công ty là một cửa hàng chuyên bán hóa chất tại địa chỉ: 95-96 Tạ Uyên Quận 11.
Trong những năm cuối thế kỷ 20, đất nước ta mở cửa và nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, để đáp ứng nhu cầu cung cấp các nguyên vật liệu cho các công ty xí nghiệp ngày càng cao, để cạnh tranh được với thị trường ngày càng phát triển cho nên Ban Giám Đốc đã quyết định thành lập Công ty và Công ty TNHH bốn thành viên với vốn gốp ban đầu 27,4 tỷ đồng, và bắt đầu hoạt động vào ngày 14 tháng 03 năm 2000 Lúc đầu công ty chỉ vỏn vẹn 9 nhân viên, đến nay công ty đã có 52 nhân viên
II.1.2.1 Loại hình doanh nghiệp và qui mô công ty:
Công ty TNHH SX TM DV THANH BÌNH là doanh nghiệp tư nhân 100% vốn Việt Nam.
II.1.2.2 Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu:
Nhóm ngành Tên hàng hóa
Công nghiệp 1 Acid Acetic 11 Dissolvine Na
7 Kali carbonate 17 Sáp đèn cầy
8 Kali sulfate 18 Chất hút ẩm
Công nghiệp thực phẩm 1.Amonium Bicarbonate
2 Bột béo 14 cà phê hòa tan
3 ARA 15 Bột làm râu câu
5 Sodium Benzoate 17 Bơ thực vật
6 Acid Benzoic 18 Kem không sữa
7 Tinh bột khoai tây 19.Tinh bột bắp
9 Bột làm kem lạnh 21 Dầu bơ
11 Bột sữa gầy 23 Bột trứng
12 Sodium citrate 24 Protein cô đặc
Nông nghiệp 1 Calcium Sulfate 4 Thioure
Dược phẩm, mỹ phẩm 1 Vitamin A 4 Sodium Lactate
II.1.2.3 Thị trường nhập khẩu của Công ty:
Cụng ty đó xõy dựng mối quan hệ thị trươứng nhập khẩu chủ yếu ở cỏc nước: Nhật, í,
Mỹ, Đức, Đài Loan, Trung Quốc, Hà Lan, Malaysia, Thái Lan, Philippin, Indonesia, Singapore…
II.1.3 Chức Năng Và Nhiệm Vụ Của Công Ty Tnhh Thanh Bình:
Công ty chuyên cung cấp các mặt hàng hóa chất cho các ngành công nghiệp, thực phẩm, dược phẩm, nông nghiệp , nhựa, dệt, nhuộm… Tất cả hàng hóa của công ty đều được nhập khẩu từ nước ngoài, chất lượng hàng nhập được công ty có thẩm quyền của nhà nước đánh giá đạt chất lượng trước khi được bán ra thị trường
Công ty tổ chức kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký, thực hiện đúng luật doanh nghiệp. Thực hiện các chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác theo quy định của nhà nước Việt Nam.
Công ty đã được thành lập 10 năm nhưng mục đích kinh doanh với phương châm “ Bán những gì người ta cần chứ không bán những gì mình có” cho nên công ty đã kịp thời nắm bắt nhu cầu của khách hàng, hiện nay công ty đang kinh doanh trên 250 mặt hàng khác nhau trên phạm vi cả nước.
II.1.4 Cơ Cấu Tổ Chức Và Quản Lý Công Ty:
III.1.4.1 Sơ đồ tổ chức và bộ máy hoạt động của cơng ty:
Sơ đồ 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY THANH BÌNH
II.1.4.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:
Là đại diện pháp nhân của công ty
Là người có quyền điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về quyền và nghĩa vụ
Là người tổ chức thực hiện quyết định của hội đồng quản trị và thực hiện các phương án kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
Thực hiện đầy đủ các quyền và nghĩa vụ khác do điều lệ công ty qui định.
Là người tham mưu trực tiếp cho giám đốc trong việc quản lý, trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Là người có thể thay mặt giám đốc điều hành mọi việc khi giám đốc đi công tác.
III.1.4.2.3 Phòng kinh doanh và cửa hàng:
Cú nhieọm vụ lập kế hoạch bỏn hàng húa.
Khi có khách hàng đặt hàng thì bộ phận kinh doanh ( hay cửa hàng) sẽ tiếp nhận, và họ trực tiếp giao dịch và đưa ra hợp đồng mua bán hàng hóa với khách hàng.
Căn cứ vào số kượng hàng hóa tốn kho và công nợ của khách hàng mà họ có quyết định từ chối bán hàng hay lập hóa đơn xuất hàng theo yêu cầu đặt hàng.
PHÒNG KẾ TOÁN QUẢN LÝ KHO
Dựa vào báo cáo tồn kho thì bộ phận kinh doanh sẽ xem xét trình lên ban giám đốc kiến nghị nên nhập thêm mặt hàng nào thị trường đang cần và tòm phương án đẩy những mặt hàng tồn kho quá lâu tránh tình trạng hàng quá hạn sử dụng.
III.1.4.2.4 Bộ phận quản lý kho:
Cho xuất hàng khi có lệch xuất kho và hóa đơn bán hàng và quyết định chọn phương tiện để giao hàng.
Khi có hàng nhập kho thì bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra xem có đúng tên hàng và số lượng ghi trên hóa đơn và chuẩn bị chi việc nhận hàng Nếu thiếu thì bộ phận quản lý kho có nhiệm vụ báo cho phòng kết toán hoặc giám đốc biết để giải quyết và ghi phiếu nhập kho theo đúng số lượng thực tế nhập.
Cuối ngày quản lý kho sẽ thống kê lại lượng tồn của từng mặt hàng và báo cáo cho phịng kinh doanh và phòng kế toán
Theo dõi tình hình tài chính của công ty.
Ghi chép, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Lập các chứng từ theo dõi tình hình thu chi tiền mặt.
Phòng kế toán dựa vào số lượng thực tế giao hàng và tình trạng hàng hóa trên phiếu nhập, xuất của bộ phận quản lý kho mà lập công nợ.
Có trách nhiệm tính toán và thanh toán lương thưởng cho nhân viên.
Bỏo cỏo thuế và thực hieọn đầy đủ cỏc nghĩa vụ đối với nhà nước.
Cuối tháng lập báo cáo lãi lỗ trình lên ban Giám Đốc và lập báo cáo tài chính cuối năm.
II.1.4.2.6 Phòng xuất nhập khẩu:
Có nhiệm vụ đặt hàng theo kế hoạch Ban Giám Đốc đã duyệt, đàm phán hợp đồng và phương thức nhận hàng, theo dõi tình hình hàng hóa khi về đến cảng Việt Nam
Chịu trách nhiệm xin giấy phép nhập khẩu ở Bộ Y Tế, Bộ Công thương; thực hiện hồ sơ công bố sản phẩm nhập khẩu; giải quyết các vấn đề khó khăn khi làm thủ tục nhập khẩu với hải quan.
Thực hiện các thủ tục hải quan để nhận hàng nhập khẩu; liên hệ với Trung tâm đo lường chất lượng 3 để kiểm định sản phẩm nhập khẩu theo quy định của Bộ.
Tình hình hoạt đông kinh doanh của công ty
và khu chế xuất ở ngoại thành
II.1.5.2 Ưu, nhược điểm trong việc sử dụng cơ sở vật chất kỹ thuật:
- Đáp ứng được các điều kiện bảo quản hàng thực phẩm và dược phẩm theo qui định của nhà nước.
- Văn phòng công ty nằm gần khu vực Chợ Kim Biên nên dễ dàng giao dịch với khách hàng.
- Tách biệt được kho chứa hóa chất ra khỏi văn phòng và khu dân cư.
- Có đội ngũ giao hàng chuyên nghiệp nên đáp ứng được yêu cầu về thời gian giao hàng, tránh tình trạng giao hàng trễ.
- Mặt bằng công ty còn bị hạn chế nên việc trưng bày các mặt hàng còn thiếu cho nên khi khách hàng cần xem mẫu mã bao bì, chất lượng hàng chưa được nhanh chóng và kịp thời.
- Do công ty kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau và của nhiều nước nên việc nhập hàng và xuất hàng dễ gây nhầm lẫn.
- Kho cách xa văn phòng nên công ty khá khó khaên trong việc kiểm soát toàn bộ quá trình giao nhận hàng hóa, dẫn đến việc sai lệch chứng từ so với hàng xuất từ kho đi và khách hàng từ chối nhận hàng.
- Công ty có hai kho nằm trong nội ô thành phố nên khó khăn trong việc giao hàng với số lượng lớn, thời gian giao hàng bị hạn chế.
II.2 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty:
II.2.1 Tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty:
BẢNG 2A: PHÂN TÍCH TỔNG KIM NGẠCH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TỪ NĂM
2007 ĐẾN NĂM 2009 QUA CÁC QUÝ TRONG NĂM
(Nguồn: phòng xuất nhập khẩu công ty Thanh Bình)
BẢNG 2B: SO SÁNH TỔNG KIM NGẠCH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TỪ NĂM
2007 ĐẾN NĂM 2009 QUA CÁC QUÝ
So sánh 2008/2007 So sánh 2009/2008 Tuyệt đối
(Nguồn: phòng xuất nhập khẩu công ty Thanh Bình)
BIỂU ĐỒ 1 : TỔNG KIM NGẠCH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TỪ 2007 ĐẾN 2009 QUA CÁC QUÍ TRONG NĂM
Nhìn chung, đến trước năm 2009, tổng giá trị kim ngạch nhập khẩu của công ty tăng khá ổn định Năm 2008 tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty đạt hơn 2,3 triệu USD, tăng 52,88% so với năm 2007 ( 1,545 triệu USD), trong đó quí 1 của năm 2008 tăng 15,00% so với quí 1 của năm
2007 nhưng sang quí 2 tăng đến 168,85% đạt hơn 0,6 triệu USD, nhưng sang quí 3 và 4 năm
2008 kim ngạch vẫn tăng điều so với năm 2007.
Quí 1 Quí 2 Quí 3 Quí 4 Đến năm 2009, tông kim ngạch nhập khẩu thực hiện là 3,098,000 USD tăng 736,000 USD so với năm 2008 tương ứng với tốc độ tăng là 31,16% Trong khi đó, qua các quí thì tốc độ vẫn tăng điều đạt từ 110,000 USD đến dưới 300,000 USD với tốc độ tăng từ 17% đến 74% so với năm 2008.
Tổng kim ngạch nhập khẩu qua ba năm mà công ty đã đạt được nhìn chung chưa cao so với các doanh nghiệp thương mại ngành hóa chất như hiện nay, vì đa số các mặt hàng mà công ty kinh doanh đều phục vụ cho nhu cầu sản xuất hàng tiêu dùng cho các công ty trong nước và trên hết những mặt hàng này là những nguyên liệu trong nước chưa sản xuất được hoặc đã sản xuất nhưng chưa đáp ứng đủ số lượng và chất lượng nhưng lại rất cần thiết và phù hợp với yêu cầu của các đơn vị sản xuất công nghiệp-tiểu thủ công nghiệp trong nước hiện nay.
II.2.2 Tình hình nhập khẩu theo nhóm ngành hàng:
BẢNG 3A: PHÂN TÍCH KIM NGẠCH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY THEO NHÓM NGÀNH HÀNG
(Nguồn: phòng xuất nhập khẩu công ty Thanh Bình)
BẢNG 3B: SO SÁNH KIM NGẠCH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY THEO NHÓM NGÀNH HÀNG
(Nguồn: phòng xuất nhập khẩu công ty Thanh Bình)
BIỂU ĐỒ 2 : KIM NGẠCH NHẬP KHẨU THEO NHÓM NGÀNH HÀNG
Hóa Cong nghiệp Hóa Thực phẩm Hóa nông nghiệp Hóa dược, mỹ phẩm
Từ số liệu ở bảng cho thấy hàng hóa chất công nghiệp và hóa thực phẩm là những mặt hàng nhập khẩu chủ lực của công ty Đến năm 2009 giá tổng kim ngạch nhập khẩu của mặt hàng hóa thực phẩm tăng đáng kể 64,77% đạt 1.59 triệu USD tương ứng tăng 625,000 USD Trong khi đó mặt hàng hóa nông nghiệp và hóa dược, mỹ phẩm cũng tăng nhưng chiếm tỉ trọng nhỏ trong tổng giá trị nhập khẩu của công ty, nhưng trong năm
2008 tốc độ tăng vượt trên 100% so với năm 2007 , riêng hóa nông nghiệp đến năm 2009 giá trị nhập khẩu giảm 29,20% so với năm 2008 tương ứng giảm 132,000 USD Nguyên nhân của sự giảm sút này là do công ty chưa đi sâu tuyển chọn và đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên về hóa nông nghiệp mà chỉ chú trọng cho ngành hóa thực phẩm và hiện đang đào tạo nhân viên chuyên về hóa dược và mỹ phẩm.
Nhìn chung, Công ty vẫn đang duy trì được sự ổn định trong hoạt động nhập khẩu của mình bằng cách tăng dần các mặt hàng nhập khẩu chủ lực, các mặt hàng nhập khẩu không cần phải xin giấy phép của Cơ Quan Có Thẩm Quyền Quản lý nhằm giảm bớt chi phí nhập khẩu, dẫn đến giá thành thấp cạnh tranh được với thị trường Nhưng bên cạnh đó, Công ty cần mạnh dạn nhập những mặt hàng khó, những mặt hàng phải xin giấy phép của Cơ Quan Có Thẩm Quyền Quản lý nhằm tạo cho công ty có được những mặt hàng độc quyền, những mặt hàng mà thị trường đang rất cần mà trong nước chưa sản xuất được , nhằm tăng lợi nhuận, đẩy mạnh khả năng giữ vững và chiếm lĩnh thị trường trong nước, nâng cao uy tín của công ty.
II.2.3 Tình hình nhập khẩu theo thị trường:
BẢNG 4A : PHÂN TÍCH KIM NGẠCH NHẬP KHẨU THEO THỊ TRƯỜNG
(Nguồn : phòng kinh doanh công ty Thanh Bình)
BẢNG 4B : SO SÁNH KIM NGẠCH NHẬP KHẨU THEO THỊ TRƯỜNG
(Nguồn : phòng kinh doanh công ty Thanh Bình)
BIỂU ĐOÀ 3: KIM NGẠCH NHẬP KHẨU THEO THỊ TRƯỜNG
Qua bảng số liệu cho thấy, thị trường nhập khẩu của công ty chủ yếu ở thị trường ASEAN và Trung Quốc, trong đó thị trường ASEAN trong năm 2007 chỉ chiếm khoảng 476,000 USD nhưng sang năm 2008 tăng lên 71,43% đạt 816,000 USD tăng 340,000 USD, Năm 2009 chiếm hơn 1,300,000 USD trong tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty tương ứng tăng 516,000 USD đạt 63,23% so với 2008 Trong khi đó, ở thị trường Châu Âu và Mỹ cũng tăng khá nhanh, năm 2008 ở thị trường Châu Âu tăng 230,19% tương đương giá trị tăng 122,000 USD so với năm 2007. Nhìn chung thì Công ty nhập hàng ở Thị trường ASEAN và Trung Quốc do được hường các chế độ về thuế quan như: hiệp định về chương trình ưu đãi thuế quan có hiệu lực chung (CEPT) của các nước ASEAN, khu vực mậu dịch tự do ASEAN-TRUNG QUỐC do đó công ty có thể cạnh tranh về giá, nhưng công ty còn phải phụ thuộc vào xuất xứ hàng mà khách hàng đang sử dụng để
Trung Quoác Asean Chaâu Aâu Myõ Nhật Thị trường Khác công ty có thể đáp ứng được do đó công ty phải cần linh hoạt trong vấn đề khai thác hàng ở những thị trường khác nhau.
II.2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2007 đến năm 2009:
BẢNG 5: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2007 ĐẾN 2009
(nguồn: phòng kế toán Công ty Thanh Bình)
BIEÅU ĐỒ 4: DOANH THU, LỢI NHUẬN VÀ CHI PHÍ TỪ NĂM 2007 ĐẾN NĂM 2009
Qua số liệu cụ thể ở bảng về doanh thu lợi nhuận và chi phí, cho thấy tổng doanh thu và lợi nhuận của công ty đều tăng qua từng năm Thực tế kinh doanh mọi Công ty đều muốn tăng doanh thu và giảm chi phí để tăng lợi nhuận Doanh thu của công ty năm 2007 đạt 51.099 triệu đồng, chi phí là 50.806 triệu đồng, lợi nhuận thu được là 293 triệu đồng Sang năm 2008, doanh thu đạt được là 60.752 triệu đồng, tăng 18,89 so với năm trước, lợi nhuận tăng gần gấp đôi, đạt mức 547.000 triệu đồng, chi phí là 18,50% so với năm trước Đến năm 2009, mặc dù nền kinh tế
Doanh thuLợi NhuậnChi phí bị suy thoái nhưng doanh thu của coâng ty vẫn tăng 29,80% đạt mức 78.859 triệu đồng,lợi nhuận thu được là 1.009 triệu đồng tăng 84,46% so với năm 2008, trong năm này ta nhận thấy chi phí ở mức 29,31%
Qua phân tích các chỉ tiêu kết quả kinh doanh cho thấy quá trình hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm qua cơ bản vẫn giữ được sự ổn định, do công ty đang tiến hành mở rộng thị trường và da dạng hóa các ngành hàng Vì vậy công ty đã có sự điều chỉnh kế hoạch chi phí cho phù hợp tình hình kinh doanh thực tế Mặc dù kinh doanh gặp nhiều khó khăn, cạnh tranh khốc liệt, giá cả hàng hóa luôn biến động theo chiều hướng tăng bên cạnh việc biến động mạnh của tỷ giá hối đoái Song nhìn chung công ty vẫn giữ được sự phát triển ổn định, hầu hết các chỉ tiêu kế hoạch đều đạt.
CHƯƠNG III: QUI TRÌNH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THANH BÌNH
Tổ chức đàm phán, ký kết
III.1.1 Chuaồn bị đàm phỏn:
Hiện nay, Công ty Thanh Bình có mối quan hệ làm ăn, kinh doanh với hơn 20 nước trên thế giới Và để tiếp cận được thị trường nước ngoài Công ty đã tham gia các hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm của các Nhà sản xuất nhằm tạo niềm tin, quảng bá công ty và tìm nguồn hàng mới… điều này đã giúp Công ty chọn nhà sản xuất một cách an toàn, hiệu quả.
Vì đã có lượng nhà cung cấp tương đối như vậy nên chủ trương của Công ty là duy trì, cũng cố quan hệ kinh doanh vơi các nhà cung cấp cũ, tạo sự tin cậy với những nhà sản xuất này để có vị trí nhất định trên thương trường, qua đó thì các nhà sản xuất khác sẽ chủ động đặt vấn đề kinh doanh với mình Vì thế mà các nhà sản xuất cung cấp hàng cho công ty là những đối tác quen thuộc, tự tìm đến qua sự giới thiệu, các tạp chí quảng cáo….
III.1.2 Giao dịch đàm phán:
Tại công ty Thanh Bình, việc tham gia đàm phán thường do Giám Đốc trực tiếp làm việc với nhà sản xuất về các nội dung trong hợp đồng: thống nhất với nhau các phương thức thanh toán, giá cả thích hợp, điều kiện giao hàng…và phải đảm bảo quyền lợi cho người nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
Có hai hình thức đàm phán:
Trước khi bước vào đàm phán, Giám đốc chuẩn bị một số thông tin về cung cầu, giá cả của mặt hàng thông qua các kênh thông tin Tuy nhiên, Công ty ít khi sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp này, chủ yếu đối với những hợp đồng có giá trị lớn, nhà sản xuất mới giao dịch lần đầu.
Công ty thường xuyên sử dụng hình thức này, chủ yếu do đối tác là những nhà sản xuaát quen thuộc, nên có thể nói hầu hết các cuộc đàm phán đều được thực hiện qua điện thoại Các vấn đề mà hai bên đàm phán chỉ là những nội dung chính về sản phẩm, giá cả, số lượng, quy cách, phẩm chất, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, và một số điều khoản có liên quan khác. Ngoài ra, để giải quyết vấn đề nhanh chóng và thuận lợi, các cán bộ đàm phán còn sử dụng các phương tiện khác như: Internet, fax…chẳng hạn dùng fax, email để gửi bảng báo giá, dùng fax để ký hợp đồng…
Nhận xét: Hầu hết các cuộc đàm phán của công ty đều là đàm phán qua điện thoại và rất ít diễn ra các cuộc đàm phán trực tiếp Mặc dù được gọi là đàm phán, tuy nhiên đây chỉ là sự trao đổi qua điện thoại hoặc email về một số thông tin cần thiết liên quan đến hàng hóa mua bán Như vậy, tại Công ty Thanh Bình việc chuẩn bị cũng như giao dịch đàm phán diễn ra rất đơn giản và nhanh chóng, mặc dù việc đàm phán có thể thông qua email hay bất kỳ hình thức điện tín nào nhưng việc ký kết hợp đồng không thể thực hiện thông qua các hình thức ấy mà phải được thực hiện và ký kết bằng văn bản nhằm tránh rủi ro có thể xảy ra cho công ty Tuy không tiến hành theo đúng quy trình của công việc đàm phán, nhưng hầu hết các hợp đồng vẫn được thực hiện tốt.
III.1.3 Soạn thảo và ký kết hợp đồng:
Sau khi kết thúc quá trình đàm phán, hai bên đã đạt được những thỏa thuận về các điều kiện, điều khoản đề cập trong quá trình đàm phán thì nhất trí đi đến kí kết hợp đồng Hợp đồng thường do bên phía nhà sản xuất soạn thảo, tuy nhiên cũng có một số hợp đồng do Công ty soan thảo Hợp đồng được soạn thảo dựa trên các điều khoản, điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận, đồng thời cơ sở để thành lập hợp đồng còn có Luật thương mại Việt Nam, Luật thương mại nước đối tác, USP 600, Incotem 2000 Hình thức văn bản của hợp đồng này phải tuân theo những quy định của Phòng Thương mại quốc tế(ICC). Đa số các hợp đồng do phía đối tác soạn thảo Sau khi thảo hợp đồng xong thì đối tác fax qua cho công ty để kiểm tra, Giám đốc sẽ là người kiểm tra nội dung của hợp đồng, nếu nội dung của hợp đồng phù hợp với những gì mà hai bên đã thỏa thuận thì Giám đốc sẽ ký và fax lại cho đối tác Từ lúc này, hợp đồng mua bán giữa hai bên bắt đầu có hiệu lực và mỗi bên giữ lại một bản có giá trị như nhau tùy theo quy định trong hợp đồng.
Thỉnh thoảng cũng có một số hợp đồng do Công ty soạn thảo ( phụ lục) Nội dung hợp đồng đơn giản hơn so với hợp đồng do đối tác soạn thảo Ngoài tên và địa chỉ của bên mua-bên bán, nội dung hợp đồng bao gồm các điều khoản chủ yếu như: Tên hàng, đơn giá, số lượng(commodity, price and quantity); nhãn mác (marking); giao hàng (shipment); yêu cầu chứng từ
( documents); thanh toán ( payment term); …Sau khi phòng xuất nhập khẩu thỏa xong hợp đồng thì trình lên cho Giám Đốc xem và ký, sau đó fax qua cho phía đối tác Tại Công ty Thanh Bình, tất cả các hợp đồng ngoại do Giám đốc ký.
Ký hợp đồng qua fax thường chịu rủi ro cao vì chứng cứ pháp lý không rõ ràng Chủ yếu dựa vào thiện chí của đối tác, nhưng công ty vẫn sử dụng hình thức này vì đỡ tốn kém, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí, hơn nữa hầu hết các đối tác thường có khoảng cách địa lý khá xa, khó khăn trong việc gặp trực tiếp, vì vậy sử dụng fax để ký hợp đồng tạo những thuận lợi cho cả hai bên người bán lẫn người mua Nhìn chung, khâu soạn thảo và ký kết hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Thanh Bình diễn ra tương đối nhanh gọn, hai bên đã có sự thảo thuận trong các hợp đồng trước nên bay giờ cứ theo các thỏa thuận ấy để tiến hành, nếu có thay đổi bổ sung sẽ bàn bạc trao đổi kỹ hơn.
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty
Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty có trách nhiệm thực hiện hợp đồng Đây là công việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, cụ thể là phòng xuất nhập khẩu sẽ có trách nhiệm tổ chức thực hiện hợp đồng Bởi nếu thực hiện hợp đồng tốt sẽ gắn liền với lợi ích kinh tế dồng thời cũng nâng cao uy tín kinh doanh của công ty trên thương trường.
SƠ ĐỒ 2: THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THANH BÌNH
Một số đặc điểm của qui trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty:
Các chứng từ thanh toán giữa công ty và đối tác thường được gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh.
Hàng hóa nhập khẩu của công ty thường được mua theo giá CIF, vì vậy nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm ít khi được tiến hành.
Về việc khiếu nại, trong quá trình hoạt động kinh doanh nhập khẩu từ trước đến nay công ty luôn cố gắng thực hiện tốt các hợp đồng, giữ uy tín trong kinh doanh, nhờ đó việc khiếu nại cũng như giải quyết khiếu nại ít khi xảy ra Và nếu có thì Công ty cũng tiến hành giải quyết một cách nhanh chóng trên tinh thần hữu nghị, tránh ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác.
Sau đây, tôi sẽ trình bày các bước tổ chức thực hiện một hợp đồng nhập khẩu tại công tyThanh Bìn, cụ thể là hợp đoàng nhập khẩu KEM KHÔNG SỮA theo phương thức thanh toán bằng DP ( Delivery Of Documentary Against Payment – nhờ thu theo hình thức thanh toán giao chứng từ).
2.1 Phân tích hợp đồng nhập khẩu
Dịch và phân tích hợp đồng nhập khẩu số: THA/KK/011009U
Hợp đồng này bao gồm các phần sau đây:
Xin giấy phép nhập khẩu ( nếu có)
Yêu cầu về thanh toán
Làm thủ tục hải quan
Nhận hàng Kiểm tra hàng nhập khaồu
Thanh lý hợp đồng a) Phần đầu hợp đồng gồm có:
Tiều đề hợp đồng: COMMERCIAL CONTRACT
Số và ký hiệu hợp đồng: THA/KK/011009U đây là hợp đồng do công ty soạn thảo.
Ngày tháng năm ký kết hợp đồng: ngày 15 tháng 3 năm 2010
- Tên và địa chỉ hai bên:
BÊN BÁN: KERRY INGREDIENTS (M) Sn.Bhd
8, JALAN HASIL DUA, 81200 TAMPOI, JOHOR BAHRU, JOHOR, MALAYSIA.
Tên ngân hàng: CITIBANK BERHAD
City Plaza,21 Jalan Tebrau, 80300 Johor Bahru, Johor Malaysia
Số Tài khoản: 0079445002 BÊN MUA: THABICO MANUFACTURING-TRADE COMPANY
153 TA UYEN St, Dist 11, HO CHI MINH CITY , VIET NAM Tên ngân hàng: ASIA COMMERCIAL BANK,
747 Hong Bang Street, Dist 6, Ho Chi Minh City
Phần đầu hợp đồng nói chung được soạn thảo khá đầy đủ và chính xác Đã nêu lên số hợp đồng, ngày ký kết, tên và địa chỉ của hai bên, tên và chức vụ của hai bên đại diện đồng thời có kèm theo tên ngân hàng giao dịch và số tài khoản Điều khoản” người bán đồng ý bán và người mua đồng ý mua mặt hàng dưới đây theo những điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận sau” nhằm nói lên trách nhiệm của hai bên trong hợp đồng khi đồng ý ký hợp đồng này. b) phần nội dung:
1 Tên hàng, đơn giá và số lượng ( commodity, price and quantity)
- Mặt hàng: KEM KHÔNG SỮA ( NON DAIRY CREAMER – KERRYKREEM
- Số lượng(quantity MTS): 144.00 Tấn
- Đơn giá(Unit price USD CIF-HCMC/MTS): 1,400.00 USD
- Tổng giá trị( Amount USD): 201,600.00 USD
- Tên hàng( commodity`s name): Non Dairy Creamer (kerrykreem 35)
- Tên nhà sản xuất( Manufacturer): KERRY INGREDIENTS (M) Sn.Bhd
- Ngày sản xuất và hạn sử dụng( Date of manufacture and expiry date)
3 Ngày giao hàng ( shipment): Giao hàng đến cảng Tp.Hồ Chí Minh Việt Nam, thời gian giao hàng không trễ hơn ngày 15 tháng 4 năm 2010 (Shipment to HO Chi Minh Port of Viet Nam Shipment time is not later than 15 Apr 2010)
- Giao hàng từng phần( partial shipment): không cho phép(not allowed)
- Chuyển tải( transshipment): cho phép ( Allowed)
4 Chứng từ gửi kèm (documents) : hóa đơn thương mại( commercial invoice), phiếu đóng gói(packing list), vận tải đơn( bill of lading), giấy chứng nhận kiểm dịch ( certificate of health) và giấy chứng nhận xuất xứ C/O form D ( certificate of origin Form D).
5 Điều kiện thanh toán ( payment term): thanh toán trả tiền ngay ( by D/P at sight through)
6 Điều khoản đặc biệt ( special terms): hàng hóa được gửi đi phải chính xác tên hàng, số lượng và chi tiết hàng (the consignment must be exact with the name of commodity, quantity and details).
7 Điều khoản chung ( general terms): The two parties undertake to carry out all above terms and conditions of this contract strictly Any supplementa or amendments to this contract shall be made in writing after being mutually agree by both parties.
This contract is made in 4 English copies, 2 copies for each party and valid from the date of signing intil 15 may 2010. Đóng dấu và ký tên của hai bên.
III.2.2 Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại Công ty Thanh Bình:
III.2.2.1 Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu:
Giấy phép xuất nhập khẩu là tiền đề quan trọng về mặt pháp lý để tiến hành các khâu khác trong mỗi chuyến hàng xuất nhập khẩu.
Kể từ ngày 5.12.1995 Chính phủ đã bãi bỏ giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu chuyến chỉ còn một số mặt hàng cần phải xin giấy phép của Bộ Thương mại hay các Bộ quản lý chuyên ngành Các công ty không cần phải xin giấy phép xuất nhập cho từng lô hàng như trước đây nữa mà sẽ đăng ký một lần trong giấy phép kinh doanh của mình.
Ngoài những mặt hàng nằm trong danh mục cấm xuất nhập khẩu thì các doanh nghiệp được phép xuất nhập khẩu hàng hóa túy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp Khi đã có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu do Bộ Thương Mại cấp và có ngành hàng kinh doanh phù hợp thì khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng này.
Công ty Thanh Bình là một doanh nghiệp tư nhân đã có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận mã số xuất nhập khẩu tại Cục Hải Quan Thành Phố nên được phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài Tuy nhiên một số mặt hàng mà công ty nhập về cần phải xin thêm giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành như: mặt hàng Acid Acetic và Acid Formic trước khi nhập hàng công ty phải xin giấy phép của Bộ Công thương trên giấy phép có ghi rõ tổng số lượng nhập, thời gian nhập và do nhà sản xuất nào cung cấp, còn đối với các mặt hàng hóa thực phẩm, dược phẩm và mỹ phẩm thì phải làm hồ sơ xin công bố của Cục Vệ sinh an toàn thực phẩm, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn và Bộ Y tế Tất cả các hồ sơ xin giấy phép do phòng xuất nhập khẩu của Công ty phụ trách và giấy phép phải có trước khi hàng về.
III.2.2.2 Yêu cầu về thanh toán: a Thanh toán theo phương thức L/C (Irrevocable Letter of credit at sight) Đối với các hợp đồng áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C trả ngay không hủy ngang, sau khi ký hợp đồng thì nhà sản xuất sẽ gửi bản yêu cầu mở L/C cho công ty, theo những nội dung có sẵn, trong đó ghi cụ thể, rõ ràng những nội dung quan trọng như: Họ tên, địa chỉ người thuù hưởng, ngõn hàng giao dịch, số tài khoản, mó ngõn hàng, thời gian giao hàng, hiệu lực của L/C,… Điều này là để giảm thiểu những sai sót cho công ty khi thực hiện L/C.
Công ty tiến hành làm đơn xin mở L/C và thực thi ký quỹ để mở L/C
- Đối với L/C trả ngay: Công ty cần chuẩn bị thư yêu cầu phát hành L/C theo mẫu của ngân hàng và một bản sao hợp đồng (hay giấy tờ có giá trị tương đương).
- Đối với L/C trả chậm: công ty cần chuẩn bị hợp đồng nhập khẩu hàng hóa bản sao (hay giấy tờ có giá trị tương đương), phương án kinh doanh thanh toán và thư yêu cầu phát hành L/C theo mẫu của ngân hàng.
Các mục trọng tâm trong L/C mà nhân viên làm chứng từ cần kiểm tra kỹ là:
- Tên, địa chỉ của các bên liên quan như: người mở L/C, người hưởng lợi, Ngân hàng mở L/C, ngân hàng thông báo, người trả tiền, số L/C, ngày mở L/C…
- Số tiền của L/C, thời hạn trả tiền.
- Hạn chót giao hàng (latest date of shipment)
- Ngày và nơi hết hạn hiệu lực của L/C ( date and place of Expiry)
- Mô tả hàng hóa (Description of Foods)
- Chứng từ xuất trình ( Documents required)Khi kiểm tra L/C, nếu phát hiện những lỗi ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng hoặc việc thanh toán thì công ty yêu cầu khách hàng tu chỉnh lại L/C cho phù hợp Đây là phương thức thanh toán an toàn nhất cho cả bên bán lẫn bên mua so với phương thức thanh toán khác, trong đó các mặt hàng hóa nông nghiệp và hóa dược được Công ty sử dụng phương thức thanh toán này nhiều nhất. b Thanh toán theo phương thức chuyển tiền ( Remittance):
Bên cạnh đó, Công ty thường thanh toán các hợp đồng nhập khẩu theo phương thức T/T ( Telegraphic Transfer: chuyển tiền bằng điện), bao gồm hai hình thức: T/T trả trước ( T/T in advance) và T/T trả sau Đối với T/T in advance, công ty thường thanh toán cho những khách hàng mới giao dịch lần đầu và khách hàng yêu cầu phải thanh tốn trước 100% giá trị hợp đồng, còn đối với các nhà sản xuất cũ quen thuộc thì công ty yêu cầu thanh toán theo phương thức T/T trả sau, nghĩa là công ty được phép trả tiền sau khi nhận hàng 30 ngày, theo phương thức này thì công ty được lợi nhiều hơn, có thời gian xoay vòng vốn Theo phương thức thanh toán này thì công ty thường áp dụng đối với các mặt hàng hóa thực phẩm và một số mặt hàng hóa công nghiệp. c thanh toán theo phương thức nhờ thu kèm chứng từ ( Documentary collection):
Ngoài ra, công ty còn thanh toán các hợp đồng nhập khẩu theo phương thức thanh toán D/
P ( delivery of documentary Against Payment) nhờ thu theo hình thức thanh toán giao chứng từ, gồm: D/P at sight – thanh toán trả tiền ngay; D/P at X days sight – thanh toán hối phiếu có thời hạn Mặt hàng kem không sữa là mặt hàng mà nhà sản xuất yêu cầu công ty phải thanh toán theo phương thức D/P at sight, đây là một bất lợi cho công ty vì thường giá trị các lô hàng này rất lớn, khi hàng về đến càng mà Công ty chưa chuẩn bị đủ tiền thì dễ bị lưu kho bãi dẫn đến chi phí tăng, giá thành bán ra cao khó cạnh tranh với thị trường.
Các ngân hàng mà công ty thường giao dịch:
- Ngân hàng Sài Gòn Công thương – Chi nhánh Chợ Lớn
- Ngân hàng Sài Gòn Thương Tín – Chi Nhánh Nguyễn Chí Thanh
- Ngân hàng Á Châu – Chi nhánh Chợ Lớn.
III.2.2.3 Làm thủ tục hải quan:
Trước khi hàng về đến cảng thì nhân viên phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ áp mã tính thuế cho mặt hàng đó, nhân viên xuất nhập khẩu phải xem xét kỹ từng mã số HS code để áp cho đúng mã tính thuế nhằm tránh áp sai mã dẫn đến sai mức thuế suất gây thiệt hại cho công ty.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP
Phương hướng – Mục tiêu kế hoạch năm 2011
Những mục tiêu cơ bản :
- Tiếp tục phát huy nội lực, chủ động hội nhập và mở rộng hợp tác đầu tư nhằm phát triển thương hiệu Thanh Bình trở thành thương hiệu mạnh, nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh của Công ty Thanh Bình trên thương trường
- Định hướng phát triển hoạt động công ty từ năm 2011 và cho những năm về sau dựa trên nền tảng cơ cấu “Thương mai – Dịch vụ – Đầu tư” để thực hiện tối đa lợi nhuận hóa.
- Công ty chuyển sang làm việc trực tiếp với các nhà sản xuất ở nước ngoài thay vì làm việc qua các văn phòng đại diện, đại lý, nhà phân phối tại Việt Nam như hiện nay
- Tăng cường đàm phán và ký kết những hợp đồng dài hạn vơí các nhà cung cấp lớn nhằm đảm bảo đủ lượng hàng cung cấp cho các công ty sản xuất trong nước mà công ty đã ký hợp đồng.
- Tăng cường nhập nhưõng mặt hàng khó, mặt hàng hóa chất độc hại nhưng có tầm ứng dụng lớn nhằm tạo được vị thế độc quyền trên thị trường.
Giải pháp và kiến nghị
IV.2.1 Giải pháp : a) Nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện khâu giao dịch đàm phán, tăng khả năng ký kết hợp đồng mua bán nhập khẩu :
Nhằm đảm bảo quá trình thực hiện luôn thông suốt, đảm bảo đúng kế hoạch và đạt kết quả cao, giám thiểu tối đa tiêu phí thời gian chi phí và nhân lực là thấp nhất.
Trong hoạt động mua bán thì việc chọn đối tác là rất quan trọng, công ty cần tìm hiểu kỹ thị trường, đối tác bằng cách nhờ Bộ Thương mại, hay Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đối tác xác minh dùm Ngoài các thị trường quen thuộc, công ty cũng cần phải tìm kiếm các thị trường tiềm năng mới, đồng thời cũng phải duy trì những nhà cung cấp truyền thống.
Nhân viên phòng kinh doanh cần thường xuyên nghiên cứu, truy cập các trang web quốc tế đeồ tỡm nguồn thụng tin thớch hợp, nờn sử dụng biện phỏp hỏi hàng nhanh qua điện thoại,fax … và sau khi nghiên cứu kỹ mới tiến hành đàm phán trực tiếp tránh được việc gia tăng chi phí khi đàm phán nhiều lần vẫn chưa đạt được kết quả thỏa thuận.
Nâng cao nghiệp vụ đàm phán cho nhân viên bằng cách cử nhân viên tham gia các khóa học chuyên sâu để nâng cao trình độ và trao dồi ngoại ngữ đàm phán ký kết hợp đồng.
Rà soát tất cả các khâu trong nghiệp vụ mua hàng như thương lượng giá cả, chi phí nhập hàng, tỷ lệ bảo hiểm, hao hụt hàng hóa … nhằm có được nguồn nguyên liệu thật cạnh tranh.
Tăng cường tham gia hội chợ triển lãm nước ngoài để tìm kiếm thị trường, nhà cung cấp, học hỏi và nghiên cứu kinh nghiệm Xúc tiến và tham dự hội chợ tạo điều kiện cho người mua và người bán dễ dàng liên lạc với nhau mà không phải đi quá nhiều nơi để có nhiều cơ hội lựa chọn, so sánh sản phẩm Tìm hiểu nhu cầu và thiết lập mối quan hệ rộng rãi trực tiếp, tham dự nhiều hơn nữa các hội chợ tổ chức tại Nhật Bản và EU.
Về lâu dài, công ty cần có các biện pháp tăng cường nguồn cung cấp nguyên vật liệu trong nước Đầu tư liên kết với các cơ sở sản xuất trong việc mở rộng hoạt động kinh doanh, tư vấn thêm cho những cơ sở sản xuất các công nghệ mới , đồng thời cũng ràng buộc trách nhiệm với các cơ sở vì họ đã trở thành một bộ phận của cơng ty, do vậy, càng cố gắng trong việc đáp ứng yêu cầu mua hàng của công ty.
Công ty vừa củng cố các mối quan hệ đã có với các nhà cung cấp cũ, đặc biệt lựa chọn các nhà sản xuất có uy tín nhất làm nơi cung ứng hàng chủ yếu cho công ty, vừa tăng cường tìm kiếm các nhà sản xuất mới để làm phong phú hơn nguồn cung ứng hàng cho công ty, tránh bị động trong việc gải quyết nguồn hàng Công ty tăng cường ký các hợp đồng mua dài hạn với các nhà sản xuất uy tín. b) Nhóm giải pháp nhằm đẩy mạnh các hợp đồng nhập khẩu :
Thường xuyên nghiên cứu, phân tích các quy trình trong công tác nghiệp vụ để đưa ra giải pháp tối ưu cho từng thương vụ, nhằm giảm các chi phí có liên quan, rút ngắn thời gian và thu hiệu quả cao Cần xây dựng ngành hàng, mặt hàng chủ lực, tránh tình trạng có gì nhập nấy, để giữ uy tín, chất lượng, thương hiệu của công ty.
Cập nhật, hoàn thiện website của công ty, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động tiếp thị và kinh doanh Trên cơ sở đó, chú trọng khai thác bán hàng trên mạng Internet, mạng phân phối toàn cầu tại các đơn vị thành viên trong hệ thống.
Công ty cũng cần luông cập nhật các tiêu chuẩn đo lường chất lượng mới để theo kịp đà phát triển của thế giới.
Ngoài ra, cần tìm hiểu phong tục tập quán của các nước và tìm hiểu cách thức kinh doanh, cách soạn thảo hợp đồng của các nước khác để có thể thực hiện hợp đồng một cách dễ dàng hơn, ít gây tranh cãi trong quá trình thực hiệp hợp đồng.
Cần lưu ý khi giá cả tăng cao dẫn đến giá sản xuất cũng tăng cao, do đó, giá thành bán ra lại càng tăng cao khi mà công ty muốn giữ lợi nhuận của mình, điều này sẽ dẫn đến khó khăn và nhiều đối thủ cạnh tranh hơn không chỉ trong mà còn ngoài nước.
Để đẩy mạnh tiêu thụ hàng nhập khẩu, điều đầu tiên là sản phẩm luôn được đáp ứng các điều kiện khắc khe của các khách hàng Nhưng do thị trường cạnh tranh, cần phải phát triển và tạo ra các sản phẩm mới thay đổi các sản phẩm hiện có, loại bỏ một số sản phẩm hay tìm ra những công dụng mới của sản phẩm hiện có.
Cần có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế tối đa nguồn vay ngắn hạn, phân bổ chi phí hợp lý nhằm nâng cao lợi nhuận Có biện pháp, kế hoạch xây dựng quy trình kinh doanh nhằm thỳc đaồy, rỳt ngắn thời gian thực hiện, tăng số vũng quay của toàn bộ vốn. Thống kê số liệu chặt chẽ hơn, cập nhật đưa cho phòng đầu tư làm thì không chủ động.
Các Bộ Tài chính, Bộ Thương mại và Tổng cục Hải quan cần có sự phối hợp trong hoạt động và thống nhất trong các văn bản được ban hành, cải tiến, nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công tác quản lý doanh nghiệp và thủ tục hành chính, tránh tình trạng chồng chéo, rườm rà về thủ tục và luật lệ để hạn chế tiếp xúc trực tiếp giữa công chức với doanh ghiệp, tránh nảy sinh tiêu cực, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, thúc đẩy các doanh nghiệp trẻ tham gia tích cực hơn.