NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
1.1.1 Vị trí của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu là bộ phận thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp đồng thời là yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu có đặc điểm là bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có đầy đủ, kịp thời cả về số lượng chất, chất lượng thì việc sản xuất sản phẩm mới được nhanh chóng và không bị gián đoạn, sản phẩm được sản xuất ra mới đảm bảo về chất lượng và hình thức như được mong đợi.
Như chúng ta đã biết trong nền kinh tế thị trường hiện nay chỉ các doanh nghiệp kinh doanh thực sự có lãi thì mới có thể tồn tại và phát triển Vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp là phải nâng chất lượng và hạ giá thành sản xuất Muốn hạ giá thành sản xuất thì cần giảm chi phí vật kiệu một cách hợp lý mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm, từ đó góp phần làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Từ đó ta thấy vật liệu có một ý nghĩa hết sức quan trọng Nó không chỉ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất mà còn ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của một doanh nghiệp.
1.1.2 Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Với hầu hết các doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất được thì tất yếu phải có nguyên vật liệu vì vậy nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ,phương pháp quản lý nguyên vật liệu cũng khác nhau Trong giai đoạn hiện nay nền sản xuất càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thỏa mãn nhu cầu vật chất và văn hóa của cộng đồng xã hội Việc sử dụng hợp lý có hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu ngày càng được coi trọng Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng không thế thiếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy cung cấp kịp thời, đồng bộ vật liệu cho sản xuất, kiểm tra giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất, góp phần giảm chi phí hạ thành của sản phẩm nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Hạch toán nguyên vật liệu phải phán ánh kịp thời, chính xác số lượng chất lượng và giá thành thực tế vật liệu thu mua nhập kho Từ đó kiểm tra và giám sát được tình hình thực hiện các định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu Xác định và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành các định mức dự trữ nguyên vật liệu, tổ chức bảo quản và thực hiện các thủ tục nhập kho, xuất kho, phát hiện kịp thời mức độ, nguyên nhân thừa, thiếu, hư hỏng, mất phẩm chất nguyên vật liệu.
1.1.3 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
1.1.3.1 Vai trò của kế toán nguyên vật liệu.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động theo cơ chế thị trường đều hướng vào mục tiêu tối đa lợi nhuận và càng ngày càng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Để đạt được mục đích này doanh nghiệp cần phải sử dụng nhiều biện pháp tổ chức quản lý Song một trong những biện pháp cơ bản được sử dụng tích cực hơn cả là không ngừng thực hiện tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng Như vậy kế toán nguyên vật liệu có một vai trò quan trọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp nói chung và trong công tác kế toán nói riêng Doanh nghiệp sử dụng công cụ quản lý này là để tránh lãng phí,gian lận, sai sót xảy ra trong quá trình sử dụng nguyên vật liệu để từ đó hạ được chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm và bình ổn được doanh thu.
1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.
Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư về cả giá trị và hiện vật.
Tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho. Đảm bảo cung cấp kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp.
Kiểm tra, giám sát tình hình thực tế kế hoạch mua, dự trữ và sử dụng từng loại vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Những vấn đề chung về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.6 1 Khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc dùng cho quản lý doanh nghiệp. Đặc điểm của nguyên vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hóa một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị biến dạnh hoặc tiêu hao hoàn toàn Vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như: mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh, vốn góp của các thành viên tham gia công ty…., trong đó chủ yếu là doanh nghiệp mua ngoài.
Trong nền kinh tế quốc dân, bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào khi tiến hành sản xuất đều phải có đầy đủ ba yếu tố cơ bản là: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động.
Trong các yếu tố đó, vật liệu là đối tượng lao động – một yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở cấu thành nên thực thể của sản phẩm Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất của kinh doanh vật liệu chỉ tham gia vào một quá trình sản xuất, nó bị tiêu dùng hoàn toàn và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Trong các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu là tài sản dự trữ của sản xuất thuộc tài sản lưu động.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị sản phẩm dịch vụ và tỷ trọng của chúng trong giá trị sản phẩm dịch vụ tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp Thông thường đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm.
Mặt khác trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí về vật liệu thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Nên quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu bị tiêu dùng hoàn toàn và thay đổi hình thái vật chất ban đầu hình thành nên thực thể sản phẩm hay giá trị nguyên vật liệu bị chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra.
Nói tóm lại nguyên vật liệu giữ một vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất.
1.2.2 Phân loại nguyên vật liệu.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, các doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại nguyên vật liệu có công dụng, vai trò và tính năng cơ, lý, hóa khác nhau.Do đó, để quản lý một cách chặt chẽ nguyên vật liệu và hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải sắp xếp vật liệu thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể, thuộc các ngành sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau theo tiêu thức nhất định
Phân loại theo nội dung kinh tế.
- Nguyên vật liệu chính : Là đối tượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, đó là những nguyên vật liệu mà khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm.
Ví dụ: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí
Bông trong công nghiệp dệt
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó có thể kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hóa.
Ví dụ: Thuốc nhuộm, thuốc tẩy trong doanh nghiệp dệt.
- Nhiên liệu: Là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng hoặc tạo nguồn năng lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh, như: xăng, dầu, hơi đốt, than, củi…
- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết máy móc thiết bị mà doanh nghiệp mua về dùng để thay thế trong sửa chữa máy móc thiết bị hỏng, phương tiện vân tải, như: vòng bi, vòng đệm, săm lốp…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
Cả hai loại này đều là cơ sở chủ yếu cấu thành nên sản phẩm xây lắp, nhưng chúng khác với vật liệu xây dựng nên được sắp xếp vào loại riêng.Cụ thể:
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản như: thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị hơi ấm mà doanh nghiệp mua về nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
+ Vật kết cấu: là những bộ phận của sản phẩm xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp xây dựng tự sản xuất hoặc mua của doanh nghiệp khác để lắp vào công trình xây dựng Như: Vật kết cấu bê tông đúc sẵn, vật kết cấu bằng kim loại đúc sẵn
- Phế liệu: Là các loại vật liệu đã mất hết hoặc một phần lớn gía trị phế liệu ban đầu và các vật liệu này thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản như: sắt, thép vụn, gỗ vụn, vải vụn, gạch vỡ …
- Vật liệu khác: Là những vật liệu không nằm trong những vật liệu kể trên, như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu kể trên chia thành từng nhóm, từng thứ, từng quy cách…
- Tác dụng của cách phân loại theo nội dung kinh tế:
+ Là cơ sở để xác minh định mức tiêu hao dự trữ cho từng loại, từng thứ vật liệu.
+ Là cơ sở để tổ chức hạch toán chi phí vật liệu trong doanh nghiệp.
Phân loại theo danh điểm.
Dựa vào tính chất lý, hoá của vật liệu để phân loại vật liệu thành các nhóm sau:
- Nhóm kim loại (đen, màu)
- Nhóm hoá chất ( chất ăn mòn, chất nổ )
- Nhóm thảo mộc ( đồ gỗ…)
Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
1.3.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành kết hợp giữa thủ kho với phòng kế toán trên cơ sở chứng từ nhập, xuất kho của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu về số lượng và giá trị Việc áp dụng các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp sẽ góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu giảm chi phí quản lý không cần thiết trong các doanh nghiệp sản xuất.
Các doanh nghiệp tuỳ theo điều kiện, đặc điểm cũng như quy mô sản xuất của mình mà sử dụng các chứng từ nhập, xuất, các hoá đơn của nhà cung cấp và
Hệ số giá vật liệu Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ
Giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giá vật liệu các chứng từ liên quan khác kèm theo theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 Các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT).
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT).
- Phiếu xuất kho kiêm luân chuyển nội bộ MS PXK – 3LL.
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05- VT).
- Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 – VT).
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07-VT).
- Hoá đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 GTKT-3LL).
- Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02 GTKT-3LL).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ khác (các chứng từ hướng dẫn) tuỳ thuộc vào từng đặc điểm của từng doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác nhau Các chứng từ hướng dẫn:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT).
- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 03-VT).
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT).
Sổ sách sử dụng trong kế toán chi tiết nguyên vật liệu tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp Thông thường các loại sổ sách như:
- Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
- Bảng phân bổ nguyên vật liệu.
- Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.
- Sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phiếu giao nhận chứng từ.
1.3.1.2 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lượng lớn, nó đòi hỏi phản ánh tình hình biến động vật liệu cả về số lượng và giá trị theo từng thứ vật liệu và tưng kho Vậy nên vật liệu trong doanh nghiệp phải được hạch toán chi tiết theo từng người chịu trách nhiệm vật chất và theo từng lô, từng loại, từng thứ vật liệu.
Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp cần kết hợp chặt chẽ với hạch toán nghiệp vụ ở kho bảo quản nhằm giảm bớt việc ghi chép trùng lặp giữa các loại hạch toán, đồng thời tăng cường công tác kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản.
Hiện nay, các doanh nghiệp thường hạch toán chi tiết vật tư theo một trong 3 phương pháp chủ yếu, đó là phương pháp mở thẻ song song, phương pháp sổ số dư, phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
Phương pháp mở thẻ song song:
Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu thì:
- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu thì thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ thẻ kho Cuối ngày tính vào số tồn kho để ghi vào cột (tồn) số còn lại trên thẻ kho.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập xuất cho từng loại vật liệu theo hai chỉ tiêu là số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán lập bảng kê nhập, xuất, tồn sau đó đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho (về mặt số lượng), đối chiếu số liệu dòng “tổng cộng’’ trên bảng kê nhập, xuất, tồn với sổ kế toán tổng hợp, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song.
( 1) Căn cứ vào chứng từ nhập xuất hợp pháp, hợp lệ, thủ kho tiến hành nhập xuất vật liệu và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và tính số tồn sau
Chứng từ nhập Chứng từ xuất
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất – tồn
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất – tồn
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất – tồn
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất – tồn
(1) mỗi lần nhập, xuất Hàng ngày, sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển chứng từ nhập xuất cho phòng kế toán.
(2) Hằng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập xuất, kế toán phải kiểm tra chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ: ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ sau đó ghi vào sổ kế toán chi tiết.
(3) Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với sổ kế toán chi tiết.
(4) Căn cứ và số liệu tổng hợp từ các sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.
(5) Cuối kỳ, đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn với số liệu sổ tổng hợp.
Với cách ghi chép, kiểm tra đối chiếu như trên, phương pháp có những ưu điểm nhược điểm :
- Ưu điểm : Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu
- Nhược điểm : Việc ghi chép giữa kho với kế toán còn trùng lặp nhiều chỉ tiêu số lượng Mặt khác làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán do việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng.
- Phạm vi áp dụng : Thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít loại vật liệu.
Phương pháp sổ số dư:
Theo phương pháp này, việc ghi chép của thủ kho giống như phương pháp thẻ song song Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào số lượng tồn kho của từng mặt hàng trên thẻ kho để ghi vào sổ số dư rồi chuyển cho kế toán Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cả năm, cuối mỗi tháng giao cho thủ kho ghi 1 lần. Ở phòng kế toán, hằng ngày căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi vào bảng kê nhập - xuất - tồn của từng kho theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng, căn cứ vào đơn giá để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư Đối chiếu số liệu ở cột tiền trên sổ số dư với số liệu ở cột tồn cuối kỳ trên bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn để có cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
Bảng kê lũy kế chứng từ nhập
Giấy giao nhận chứng từ nhập
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
Giấy giao nhận chứng từ xuất
Bảng kê lũy kế chứng từ xuất
Sổ kế toán tổng hợp
Kế toán kiểm kê và đánh giá lại vật tư, dự phòng giảm giá vật liệu
1.4.1 Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu.
Thông qua kiểm kê đánh giá lại vật liệu để ngăn ngừa những hiện tượng tiêu cực và xử lý kịp thời những vật liệu thiếu hụt, kém phẩm chất.
1.4.1.1 Kế toán kiểm kê vật liệu.
* Khái niệm về kiểm kê vật liệu:
K/c tồn đầu kỳ K/c tồn cuối kỳ
TK111,112,141,331 Các khoản giảm trừ
Xuất dùng cho sản xuất
Xuất góp vốn liên doanh
Nhận góp vốn liên doanh cổ phần
Kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật liệu Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật liệu cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng phí và có biện pháp quản lý tốt hơn đảm bảo an toàn vật liệu vủa doanh nghiệp.
Tùy theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thực hiện theo phạm vi toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, đơn vị: Kiểm kê định kỳ hay kiểm kê bất thường…
Khi kiểm kê doanh nghiệp phải lập hội đồng hoặc ban kiểm kê với đầy đủ các thành phần theo quy định Hội đồng hay ban kiểm kê, khi kiểm kê phải cân, đo, đong, đếm cụ thể với từng loại vật liệu và phải lập biên bản kiểm kê theo quy định (Mẫu số 05-VT), xác định chênh lệch giữa số ghi trên sổ kế toán với số thực hiện kiểm kê, trình bày ý kiến xử lý các chênh lệch.
* Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kiểm kê vật liệu:
(+) Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi:
- Nếu thừa vật tư chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
Có TK 338(1): Phải trả, nộp khác.
- Nếu thiếu vật tư chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 138(1): Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
- Nếu phát hiện thiếu NVL, người chịu trách nhiệm phải bồi thường, ghi:
Nợ TK 138(8): Phải thu khác
Có TK 152: Nguyên liệu,vật liệu (+) Xử lý kết quả kiểm kê:
Việc xử lý kết quả kiểm kê phải do hội đồng xử lý tài sản của doanh nghiệp thực hiện Hội đồng này có trách nhiệm phân tích nguyên nhân cụ thể để có kết luận khách quan Căn cứ quyết định của hội đồng xử lý tài sản để ghi sổ kế toán.
* Giá trị vật liệu thừa theo quyết định của cấp có thẩm quyền kế toán ghi:
Nợ TK 3381: Giá trị vật liệu thừa chưa rõ nguyên nhân.
Có TK 711: Ghi tăng thu nhập khác
Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán
* Giá trị vật liệu thiếu theo quyết định của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi:
+ Phần thiếu ngoài định mức người phạm lỗi phải bồi thường.
Nợ TK 138(8): Phải thu khác
Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên
Có Tk 138(1): Giá trị thiếu ngoài định mức + Phần vật liệu thiếu hụt trong định mức theo quy định được tính vào giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 138(1): Giá trị thiếu trong định mức.
1.4.1.2 Kế toán đánh giá lại vật liệu.
* Khái niệm về đánh giá lại vật liệu: Đánh giá lại vật liệu nhằm xác định giá trị hợp lý của nguyên vật liệu tại thời điểm đánh giá lại Việc đánh giá lại nguyên vật liệu thường được thực hiện khi có quyết định của Nhà nước; khi đem vốn góp liên doanh; khi chia tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc mua, bán, khoán cho thuê doanh nghiệp; khi chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp Khi đánh giá lại nguyên vật liệu phải lập hội đồng đánh giá hoặc ban đánh giá, sau khi đánh giá phải lập biên bản đánh giá lại nguyên vật liệu, chênh lệch đánh giá lại lại giá trị ghi trên sổ kế toán được phản ánh vào tài khoản 412 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”.
* Kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến đánh giá lại nguyên vật liệu. (+) Căn cứ vào biên bản đánh giá lại nguyên vật liệu, kế toán ghi:
- Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch kế toán ghi:
Nợ TK 152: Giá trị chênh lệch của nguyên vật liệu.
Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
- Nếu đánh giá lại nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán, phần chênh lệch do đánh giá lại,kế toán ghi:
Nợ TK 142: Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
Có TK 152: Giá trị chênh lệch của nguyên vật liệu.
(+) Xử lý các khoản tăng giảm do đánh giá lại nguyên vật liệu.
- Nếu chênh lệch tăng được ghi tăng nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh.
- Nếu khoản giảm giá được ghi giảm nguồn vốn kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 411: Nguồn vốn kinh doanh.
Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản.
1.4.2 Kế toán dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho.
1.4.2.1 Khái niệm, nguyên tắc lập dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính nhằm ghi nhận bộ phận dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) của hàng tồn kho nhưng chưa chắc chắn Qua đó xác định được giá trị thực của hàng tồn kho theo công thức sau:
Mức dự phòng giảm giá vật tư, hàng hóa
Lượng vật tư hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính x
Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua,chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp đến khác theo quy định tại chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho ban hành kèm theo quyết định số 149/2001/QB-BTC ngày 31-12-2001 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi tiêu phụ (ước tính).
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại hàng tồn kho bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng thống kê chi tiết Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp.
1.4.2.2 Tài khoản sử dụng. Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng khoản dự phòng, kế toán sử dụng
TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.
* Kết cấu tài khoản như sau:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên Có: Số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tính vào chi phí
Số dư có: Phản ánh số trích lập dự phòng hiện có.
- Cuối niên độ kế toán, khi một loại vật tư tồn kho có giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì kế toán phải lập dự phòng theo số tiền chênh lệch đó. + Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật liệu phải lập ở cuối niên độ này lớn hơn số tiền dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, kế toán lập dự phòng bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 (chi tiết cho từng loại vật liệu): Giá vốn hàng bán.
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này nhỏ hơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch đó, ghi:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Có TK 632:Giá vốn hàng bán.
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 711: Ghi tăng thu nhập khác + Xử lý tổn thất thực tế xảy ra:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nợ TK 632: (Nếu chưa trích lập dự phòng hoặc dự phòng thiếu).
Có TK 152: Nguyên vật liệu.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC PHƯƠNG
Đặc điểm chung của Công ty TNHH Đức Phương
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
- Báo cáo kế toán quản trị
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đức Phương.
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH ĐỨC PHƯƠNG.
Tên giao dịch: DUCPHUONG COMPANY LIMITED.
Tên viết tắt: DUCPHUONGCO.,LDT. Địa chỉ trụ sở chính: 291 Hoàng Văn Thụ - TP Nam Định.
Văn phòng đại diện của công ty tại Hà Nội : Mỹ Đình – Từ Liêm – Hà Nội. Điện thoại: 04.7685373 Fax: 04.7685372
Vốn điều lệ: 7.500.000.000đ (Bẩy tỷ năm trăm triệu đồng VN).
Công ty TNHH Đức Phương là một doanh nghiệp được thành lập năm 1994 do UBNN tỉnh Nam Hà ( nay là tỉnh Nam Định ) cấp giấy phép theo số 688/QĐ –
UB Hiện nay trụ sở chính của Công ty đóng tại 291 Hoàng Văn Thụ, TP Nam Định.
Qua thời gian hoạt động, do nhu cầu phát triển của thị trường và để mở rộng đối tượng khách hàng Công ty đã mở rộng quy mô hoạt động của mình Công ty mở thêm một chi nhánh ở TP hồ Chí Minh và đặt văn phòng đại diện tại xã Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, TP Hà Nội Công ty đã được Bộ công nghiệp cấp công văn số 2462/CV – CNCL cho phép đầu tư sản xuất, lắp ráp phụ tùng gồm: khung, giảm xóc, động cơ xe gắn máy tại TP Hồ Chí Minh, đảm bảo thực hiện được yêu cầu của điều 3 công văn số 48/TB – VPCP ký ngày 05/06/2001.
Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất, lắp ráp và tiêu thụ xe gắn máy tại thị trường Việt Nam, công ty đã không ngừng đầu tư đổi mới mua sắm trang thiết bị,đổi mới công nghệ Riêng lĩnh vực sản xuất, lắp ráp xe gắn máy hai bánh các loại,hầu hết các xưởng sản xuất, lắp ráp linh kiện đều có công nghệ tiên tiến của Thái Lan – Hàn Quốc – Trung Quốc Công ty đã có xưởng lắp ráp động cơ và xưởng sản xuất khung xe máy được phép đánh số động cơ và số khung sản xuất trong nước mang ký hiệu Công ty TNHH Đức Phương Bên cạnh đó, công ty đã được Bộ công nghiệp và Cục đăng kiểm Việt nam ký cho phép bảo hộ bản quyền tại Cục Sở
Hữu Công Nghiệp Việt nam Đây là một dấu hiệu góp phần quan trọng để nâng cao uy tín và mở rộng thị trường của công ty.
Hiện nay, các chi nhánh của công ty đã ổn định và hoạt động có hiệu quả. Công ty tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý nói chung và kế toán nói riêng gọn nhẹ và hợp lý, phân công công việc cho cán bộ, công nhân viên tuỳ theo năng lực và trình độ của họ dể họ có thể phát huy được chuyên môn của mình Vì thế mà mọi cán bộ công nhân viên đều cảm thấy gắn bó và có trách nhiệm trong công việc xây dựng, phát triển công ty
Cùng với quá trình phát triển, công ty luôn thay đổi quy cách làm ăn, cộng thêm thiết bị công nghệ mới, công ty đã cho ra đời những sản phẩm đạt tiêu chuẩn đáp ứng kịp thời nhu cầu xe máy giá rẻ của người Việt Nam đặc biệt là các vùng nông thôn Hiện nay, công ty còn sản xuất loại xe máy có tính thời trang, mẫu mã luôn thay đổi (chỉ sản xuất với số lượng ít) để đáp ứng cho nhu cầu của những người dân có thu nhập cao Bằng những thay đổi nội lực của mình công ty đã ký kết được những hợp đồng lớn đảm bảo thời gian, chất lượng, giá cả hợp lý nên thu hút được rất nhiều khách hàng Sản phẩm của công ty đã và đang sản xuất gồm các loại xe gắn máy hai bánh như: Romatic, Fairy, Damsel, Warm, Honcity…
Năm 2006 công ty đã đầu tư sản xuất, lắp ráp các loại linh kiện, phụ tùng xe gắn máy với tỷ lệ nội địa hóa 28,89% đạt tiêu chuẩn chất lượng cao Ngoài ra, công ty còn lắp ráp xe máy dạng IKD, sơn các mặt hàng phục vụ công nghiệp và tiêu dùng Kết quả đã lắp ráp và tiêu thụ 56.000 xe các loại.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và quy trình công nghệ của Công ty TNHH Đức Phương.
2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh trong Công ty.
* Sơ đồ tổ chức sản xuất.
Từ nguồn nguyên liệu đầu vào như thép, nhôm… được đưa qua phân xưởng gia công áp lực, phân xưởng nội địa hoá, phân xưởng cơ khí để tiến hành phay, cắt, tiện, bào để tạo khuôn mẫu đầu tiên của sản phẩm Sản phẩm này sẽ tiếp tục được cắt, gọt, đột dập, đúc để tạo thành một số chi tiết hoàn chỉnh như moay ơ, côn - xilanh, giảm xóc,… sau đó các bán thành phẩm này được chuyển qua các phân xưởng lắp ráp giảm xóc, phân xưởng lắp ráp động cơ và phân xưởng khung kết hợp với các bán thành phẩm nhập từ bên ngoài để lắp ráp thành giảm xóc, khung, động cơ hoàn chỉnh Riêng khung sau khi được sơn ( chủ yếu là bộ phận đồ nhựa ) mới được chuyển qua phân xưởng lắp ráp Tại phân xưởng lắp ráp, xe thành phẩm mới được lắp ráp hoàn chỉnh và sau khi được tiến hành chạy thử, kiểm tra chất lượng sản phẩm thông qua bộ phận KCS mới được nhập kho.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức sản xuất.
PX I : Phân xưởng giảm xóc.
PX II : Phân xưởng khung.
PX III : Phân xưởng động cơ.
* Chức năng nhiệm vụ của từng phân xưởng.
Phân xưởng nội địa hoá
Phân xưởng gia công áp lực
- Phân xưởng gia công áp lực, phân xưởng cơ khí và phân xưởng nội địa hoá: Thực hiện các thao tác cắt, phay, bào… tạo khuôn mẫu sản phẩm và tiếp tục tiến hành cắt, gọt, đột dập,… để tạo một số chi tiết sản phẩm hoàn chỉnh.
- Phân xưởng giảm xóc: Từ các khuôn mẫu sản phẩm của bộ giảm xóc sẽ được lắp ráp thành giảm xóc hoàn chỉnh tại đây.
- Phân xưởng khung: Cũng giống như phân xưởng giảm xóc, từ các chi tiết hoàn chỉnh của bộ khung sẽ được lắp ráp tạo thành khung hoàn chỉnh Sau khi được đánh số khung, sau đó qua các khâu trà tẩy sẽ được chuyển sang phân xưởng sơn (chủ yếu là bộ phận đồ nhựa).
- Phân xưởng động cơ: Lắp ráp động cơ hoàn chỉnh và thực hiện đánh số động cơ.
- Phân xướng lắp ráp: Lắp ráp xe máy hoàn chỉnh.
2.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất kinh doanh.
Công ty TNHH Đức Phương sản xuất xe gắn máy hai bánh với quy trình công nghệ gần như khép kín từ việc chế tạo khung, động cơ, giảm xóc cộng thêm các bán thành phẩm nhập từ bên ngoài để lắp ráp thành xe máy hoàn chỉnh.
Sản phẩm xe máy được cấu thành bởi hơn 120 chi tiết Công ty phải mua từ bên ngoài tới 70% linh kiện, còn lại do công ty sản xuất Có thể mô tả quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty như sau:
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty.
LK I : Linh kiện động cơ.
LK II: Linh kiện xe.
NVL: Nguyên vật liệu (nhôm nội địa, sơn, thép…) dùng để sản xuất một số linh kiện mà công ty có thể sản xuất được như: Nắp máy, Xi lanh…
2.1.3 Đặc điểm công tác quản lý tại Công ty TNHH Đức Phương.
2.1.3.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Đức Phương.
* Sơ đồ khối về bộ máy tổ chức của Công ty.
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đức Phương.
Phó Giám Đốc kinh doanh
Phó Giám Đốc chi nhánh
Phòng kế toán tài vụ
Phòng kế hoạch vật tư sản xuất
Phòng kế hoạch kinh doanh tiêu thụ
2.1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận trong Công ty Để đảm bảo cho tổ chức quản lý sản xuất có hiệu quả, công ty tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, với chế độ một thủ trưởng.
- Giám đốc: Là người trực tiếp quản lý và điều hành đơn vị, thực hiện quy chế về quản lý về kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, tài chính lao động tiền lương… đảm bảo quyền lợi cho người lao động Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh và các mặt quản lý khác.
- Phó giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề về giá cả, phương thức thanh toán với khách hàng, đề xuất các biện pháp đẩy mạnh, tìm kiếm, ký kết các hợp đồng mới cho công ty.
- Phó giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh điều hành mọi hoạt động của tài chính Phụ đốc cho phó giám đốc chi nhánh đó là các quản đốc phân xưởng (đốc công).
MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
3.1.1.1 Về công tác quản lý
Công ty TNHH Đức Phương là một doanh nghiệp đã khẳng định được vị trí và uy tín xủa mình trong lĩnh vực sản xuất, lắp ráp và tiêu thụ xe gắn máy, cụ thể sản lượng sản phẩm hàng năm đều tăng, uy tín của công ty ngày càng được nâng cao Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay, ban lãnh đạo công ty đã linh hoạt đưa ra nhiều biện pháp kinh tế có hiệu quả nhằm khắc phục mọi khó khăn Công ty đã không nhừng phát triển và mở rộng quy mô sản xuất.
Cùng với sự phát triển của công ty, trình độ quản lý của công ty cũng không ngừng được củng cố và nâng cao Công ty tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng gọn nhẹ và hợp lý, phân công công việc cho cán bộ, công nhân viên tùy theo năng lực và trình độ của họ để họ có thể phát huy được chuyên môn của mình Đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cảu thiện với mức thu nhập hàng tháng Bên cạnh đó, Công ty cũng thực hiện tốt các chế độ bảo hiểm đối với người lao động, công tác bảo hộ lao động cũng được Công ty rất quan tâm Do vậy đã làm cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty yên tâm công tác và nhiệt tình trong sản xuất.
Công ty TNHH Đức Phương có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm công tác lâu năm luôn luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao Bộ máy kế toán của công ty thực hiện đầy đủ các chế độ doanh nghiệp, ghi chép các kết quả của quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty, lập các báo cáo tài chính, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ của nhà nước, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, cung cấp các thông tin kịp thời, đầy đủ chính xác giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn.
3.1.1.2 Về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu.
+ Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song.Phương pháp này có tính phù hợp cao với điều kiện công ty có nhiều chủng loại vật liệu, biến động thường xuyên, khối lượng công tác ghi sổ các nghiệp vụ nhập,xuất vật liệu khá lớn Phương pháp này dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra và đảm bảo thông tin về vật liệu bất kỳ lúc nào cũng có nhu cầu sử dụng thông tin.
+ Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, giữa Phòng Kế toán và Thủ kho có sự phối hợp chặt chẽ: Thủ kho theo dõi, quản lý chi tiết nguyên vật liệu trên các thẻ kho, kế toán theo dõi chi tiết trên các sổ chi tiết nguyên vật liệu; hàng tuần nhân viên kế toán xuống kho đều đặn để kiểm tra việc ghi chép của Thủ kho và nhận các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.
+ Vấn đề kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện tốt: Cuối mỗi tháng, kế toán nguyên vật liệu đều đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu với số liệu trên Thẻ kho, giữa sổ cái tài khoản 152 với Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn.
+ Công tác phân loại, đánh giá vật liệu: Công tác phận loại vật liệu tại Công ty được thực hiện một cách phù hợp và có tính khoa học cao Với cách phân lại này, các đối tượng có liên quan dễ dàng nắm bắt một cách toàn diện cũng như chi tiết từng loại vật liệu ở Công ty Đây là nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả công tác quản lý, công tác quản lý vật liệu.
3.1.1.3 Về công tác kế toán
+ Hình thức tổ chức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức tập trung, mô hình này đảm bảo được sự thống nhất Bộ máy kế toán được tổ chức một cách hợp lý có hiệu quả, phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty, về cơ bản bộ máy đã đáp ứng được yêu cầu kế toán, phản ánh được tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về quá trình kinh tế diễn ra trong công ty.
+ Kế toán đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, đồng thời áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ phù hợp với tình hình sản xuất của công ty.
Quá trình luân chuyển chứng từ tới các bộ phận kế toán rất hợp lý, nhanh chóng, kịp thời, không gây trở ngại cho quá tình ghi chép Các chứng từ sau khi được dùng làm căn cứ ghi sổ được phân loại, sắp xếp theo trình tự thời gian và được kẹp vào tập hồ sơ nên rất dễ kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết Các loại sổ sách, chứng từ kế toán dược giữ gìn gọn gàng, ngăn nắp, bảo đảm đúng nguyên tắc.
Nhìn chung, Công tác tổ chức quản lý, tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Đức Phương luôn luôn được đổi mới và hoàn thiện để ngày càng phục vụ tốt hơn nhu cầu kinh doanh của Công ty Công tác hạch toán kế toán không ngừng được cải thiện nâng cao chất lượng để phù hợp với vai trò của mình.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm trên thì Công ty vẫn còn một số hạn chế như sau:
3.1.2.1 Việc ứng dụng tin học trong công tác kế toán.
Ngày nay, với khoa học kỹ thuật phát triển nên việc ứng dụng tin học ngày càng phổ biến ở mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội Tuy nhiên, công ty lại chưa vận dụng được hết những tính năng ưu việt của tin học trong công tác kế toán. Công ty chỉ mới dừng lại ở việc làm kế toán thủ công trên máy vi tính chứ chưa đưa phần mềm kế toán vào công tác kế toán.
3.1.2.2 Không chi tiết cấp 2 cho TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.
Nguyên vật liệu của công ty được phân loại thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu nhưng Công ty vẫn hạch toán tất cả các loại nguyên vật liệu trên tài khoản cấp I (TK 152) Điều này gây khó khăn cho công tác hạch toán cũng như quản lý nguyên vật liệu tại công ty.
3.1.2.3 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thực tế đích danh để tính giá nguyên vật liệu xuất kho Thực tế phương pháp này không phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty vì nghiệp vụ nhập, xuất của công ty tương đối nhiều.Phương pháp này không đánh giá được đúng giá trị của nguyên vật liệu xuất kho trong trường hợp nguyên vật liệu mua về nhập kho chưa sử dụng trong thời gian dài và giá cả có sự biến động.
3.1.2.4 Vấn đề kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Công tác kế toán vật liệu tại công ty chưa thực sự đảm bảo tính chặt chẽ, phân công trách nhiệm không rõ ràng giữa các bên có liên quan Tại công ty thủ kho viết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Việc lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho như thế là thiếu tính chặt chẽ, không còn tác dụng đối chiếu kiểm tra giữa thủ kho với kế toán Mặc dù chỉ tiêu số lượng đã được tính toán nhưng trong trường hợp nếu phát hiện thiếu, thừa theo kết quả kiểm kê cuối tháng thì khó xác định ngay trách nhiệm thuộc về ai Các “Phiếu nhập kho”, “Phiếu xuất kho” tại công ty được lập thành 2 liên như vậy gây khó khăn trong công tác luân chuyển chứng từ.
3.1.2.5 Hệ thống sổ kế toán và cách ghi chép trên sổ kế toán.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đức Phương
3.2.1 Việc sử dụng phần mềm trong công tác kế toán.
Với lượng công việc lớn như hiện nay của công ty, việc sử dụng phần mềm giảm bớt được công việc cho các nhân viên kế toán nói chung và các nhân viên kế toán vật tư nói riêng Phần mềm kế toán giúp cho công tác hạch toán cũng như công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty được tốt hơn Ngoài ra, nó còn giúp cho ban lãnh đạo của công ty có được thông tin về nguyên vật liệu bất kỳ lúc nào vì phần mềm giúp cho kế toán in được ra những sổ sách, báo cáo bất kỳ lúc nào khi cần.
Công ty có thể sử dụng một trong các phần mềm kế toán như: ACMEN, ACC, CBOOK.net, PAST ACCOUNTING
3.2.2 Chi tiết cấp 2 cho TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”.
Như phần nhược điểm đã nói ở trên hiện nay công ty không chi tiết cấp 2 cho TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Nguyên vật liệu của công ty được phân loại thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu nhưng Công ty vẫn hạch toán tất cả các loại nguyên vật liệu trên tài khoản cấp I (TK 152) Điều này gây khó khăn cho công tác hạch toán cũng như quản lý nguyên vật liệu tại công ty.Công ty nên chi tiết cấp II cho TK 152 như:
TK 152(2): Nguyên vật liệu phụ.
TK 152(4): Phụ tùng thay thế.
3.2.3 Thay đổi phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Công ty là một doanh nghiệp cơ khí chuyên sản xuất những sản phẩm như giảm xóc, khung, chân chống đứng, chân chống phụ, của các loại xe gắn máy. Chính vì vậy nên hầu hết nguyên vật liệu của công ty mua về nhưng lại chưa sử dụng hết ngay, trong kho của công ty luôn có dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất. Công ty sử dụng phương pháp thực tế đích danh để tính giá xuất kho của nguyên vật liệu Theo em phương pháp này chưa thực sự phù hợp với loại hình sản xuất của công ty, công ty sử dụng phương pháp này đôi khi giá xuất kho sẽ không được chính xác trong trường hợp giá cả thị trường có sự biến động mạnh.
Theo em thì công ty có thể áp dụng phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập để tính giá vật liệu xuất kho , trị giá vật liệu xuất kho sẽ chính xác hơn
Việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập được thể hiện như sau : Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập (Bình quân liên hoàn)
Giá trị thực tế vật tư tồn kho sau mỗi lần nhập
Số lượng vật tư tồn kho sau mỗi lần nhập
3.2.4 Hoàn thiện cách ghi chép và luân chuyển chứng từ kế toán. Để đảm bảo tính chặt chẽ, phân công trách nhiệm không rõ ràng giữa các bên có liên quan Công ty nên quy định rõ ràng ai là người có trách nhiệm ghi chép trên các chứng từ kế toán như:
+ Phiếu nhập kho do bộ phận quản lý lập thành 2 liên (đối với vật tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy than viết 1 lần) và người lập phiếu ký (ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) người giao hàng giữ.
+ Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý lập Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt (ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng Sau khi xuất kho thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất kho (ghi rõ họ tên) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
3.2.5 Hoàn thiện cách ghi chép và sử dụng hệ thống sổ sách tại Công ty.
+ Công ty nên sử dụng đúng mẫu sổ Nhật ký chung và mẫu Sổ Cái của hình thức Nhật ký chung do Bộ tài chính ban hành theo mẫu sau:
Biểu 3.1. Đơn vị: Công ty TNHH Đức Phương
Văn phòng đại diện: Mỹ Đình – Từ Liêm
Mẫu số: S03a – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ
SH NT Nợ Có cái g TK
Số trang trước chuyển sang ĐƯ
Cộng chuyển sang trang sau
Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Biểu 3.2 Đơn vị: Công ty TNHH Đức Phương
Văn phòng đại diện: Mỹ Đình – Từ Liêm
Mẫu số: S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK
- Số dư đầu năm ĐƯ
- Số phát sinh trong tháng
- Cộng số phát sinh tháng
- Cộng lũy kế từ đầu quý
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
+ Tại công ty khi ghi sổ kế toán các chứng từ sử dụng khi ghi sổ kế toán chỉ ghi số hiệu chứng từ, theo em để thuận tiện cho công tác ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào ngày cuối tháng, kế toán công ty nên ghi cụ thể và chi tiết; trước các số hiệu của các chứng từ nên ghi kèm theo tên gọi viết tắt của chứng từ
PX 21: Phiếu xuất kho số 21.
PN 15: Phiếu nhập kho số 15.
3.2.6 Kế toán nguyên vật liệu cần phải theo dõi chặt chẽ hơn nữa tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu trong kỳ của các tổ sản xuất ở phân xưởng.
Kế toán cần phải yêu cầu, cuối kỳ phân xưởng sản xuất phải báo cáo số nguyên vật liệu thừa bằng “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” theo mẫu sau đây:
Bộ phận Mẫu số: 04 – VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 26/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư
Mã số Đơn vị tính Số lượng
Lý do: còn sử dụng hay trả lại
Phụ trách bộ phận sử dụng
* Mục đích: Theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ hạch toán ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tư.
* Phương pháp và trách nhiệm ghi:
Góc bên trái của Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.
Số lượng vật tư còn lại cuối kỳ ở đơn vị sử dụng được phân thành hai loại:
- Nếu vật tư không còn sử dụng nữa thì lập Phiếu nhập kho (Mẫu số 02 – VT) và nộp lại kho.
- Nếu vật tư còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ thành 2 bản.
Phụ trách bộ phận sử dụng ký tên:
- 1 bản giao cho phòng vật tư.
- 1 bản giao cho phòng kế toán.
Căn cứ vào Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, kế toán xác định chi phi nguyên vật liệu trong kỳ theo công thức (*) thông qua bút toán điều chỉnh (ghi âm):
Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ)
Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ). Đồng thời mở sổ chi tiết chi phí cho kỳ sau và ghi bút toán (mực thường):
Nợ TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ)
Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (trị giá vật liệu thừa cuối kỳ).