TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH oOo BÁO CÁO THỰC HÀNH THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC Công ty Cổ phần Bánh kẹo Kinh Đô Giảng viên hướng dẫn T S Bùi Thị Kim Cúc Sinh viên thực[.]
TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ
LÝ DO LỰA CHỌN DOANH NGHIỆP
Kinh Đô là một trong những thương hiệu bánh kẹo lâu đời của Việt Nam Thương hiệu mang đến rất nhiều ký ức cho bao thế hệ người Việt Từ những chiếc bánh ăn thường ngày đến những chiếc bánh trung thu thơm nồng Mỗi dòng sản phẩm của thương hiệu này đều rất thành công và được người tiêu dùng tin tưởng Có thể nói Kinh Đô là thương hiệu bánh kẹo quốc dân Những sản phẩm đã được len lỏi ở mọi ngóc ngách, quán xá, siêu thị Dù cho đi bất kỳ nơi nào tại Việt Nam thì cũng đều bắt gặp thương hiệu bánh kẹo này Không chỉ nổi tiếng về sản phẩm, thương hiệu này còn nổi tiếng ở mặt truyền thông. Với những câu slogan chất lượng và đi vào lòng người Tiêu biểu như câu “Thấy Kinh Đô là thấy Tết” đây là khẩu hiệu vô cùng ấn tượng Câu nói này đã nổi tiếng và ăn sâu vào tiềm thức người tiêu dùng
Công ty Kinh Đô ngày càng phát triển theo chiều dọc nên các vị trí và công việc rất đa dạng Tuy nhiên, do những yếu tố đến từ chủ quan và khách quan, công tác phân tích công việc tại Kinh Đô vẫn chưa thực sự phát huy vai trò và lợi ích của nó đối với người lao động và doanh nghiệp Để đáp ứng được chiến lược phát triển của Công ty trong trung hạn-dài hạn, công tác phân tích công việc cân được chú trọng, hoàn thiện và ứng dụng đồng bộ với các hoạt động quản trị nhân lực khác
Chính vì những lý do đã nêu trên, nhóm 8 chúng em chọn doanh nghiệp công ty cổ phần Kinh Đô Qua nghiên cứu thiết kế và phân tích công việc ở Kinh Đô sẽ giúp chúng em hiểu sâu hơn về nội dung lý thuyết cũng như cách nó ứng dụng vào thực tế tại doanh nghiệp.
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT
Công ty Cổ phần Kinh Đô là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh đồ ăn nhẹ tại Việt Nam, với các mặt hàng chính gồm bánh, kẹo và kem Hiện nay Kinh Đô là một trong những công ty tư nhân có lợi nhuận vào hàng cao nhất trong các công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán tại Việt Nam
Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Kinh Đô
Địa chỉ văn phòng (Trụ sở chính tại Việt Nam): 138- 142 Hai Bà Trưng, Phường Đa Kao, Quận 1, TP Hồ Chí Minh.
Địa chỉ nhà máy: tại Bình Dương (Khu Công Nghiệp Việt Nam – Singapore, huyện Thuận An, tỉnh Bình Dương) và tại Hưng Yên (Thị Trấn Bần Yên Nhân, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên).
Website: https://www.kdc.vn/
1.2.2 Quá trình phát triển của Công ty Cổ phần Tập đoàn KIDO
Năm 1993: Công ty TNHH Xây dựng và chế biến thực phẩm Kinh Đô được thành lập.
Năm 2000: Thành lập Công ty Kinh Đô Miền Bắc
Năm 2003: Mua lại nhà máy Kem Wall’s của Unilever, sau đó thành lập Công ty TNHH MTV KIDO’S
Năm 2004: Kinh Đô Miền Bắc (NKD) phát hành cổ phiếu lần đầu
Năm 2005: Tập đoàn Kinh Đô phát hành cổ phiếu lần đầu
Năm 2008: Mua lại phần lớn cổ phần Vinabico
Năm 2010: KDC, NKD, KIDO’S sáp nhập thành Tập đoàn Kinh Đô
Năm 2011: Liên kết với Ezaki Glico Co.Itd (Công ty bánh kẹo đến từ Nhật Bản)
Năm 2013: Đánh dấu mốc 20 năm phát triển của Kinh Đô
Năm 2014: Tham gia vào ngành hàng thiết yếu với sản phẩm đầu tiên là mì ăn liền Đại Gia Đình
Năm 2016: o Mua lại 65% cổ phần Công ty CP dầu thực vật Tường An o Sở hữu 24 % cổ phần Tổng công ty Công nghiệp Dầu thực vật Việt Nam - Vocarimex
Năm 2017: o Sở hữu 51% cổ phần Tổng công ty Công nghiệp dầu thực vật Việt Nam - Vocarimex o Đầu tư 50 % vào Công ty TNHH Chế biến thực phẩm DABACO
Năm 2018: Mua lại 51 % cổ phần tại Golden hope Nhà Bè và thành lập Công ty TNHH KIDO Nhà Bè
Năm 2019: Đa dạng hoá thị trường thông qua tự sản xuất, thương mại, OEM và liên doanh
Năm 2020: o Thâm nhập vào ngành hàng bánh kẹo, nước uống và mở rộng thị phần trong ngành Dầu ăn, Kem o Sáp nhập KIDO Foods vào KDC
Năm 2021: Ra mắt thương hiệu Chuck Chuck
Năm 2022: Trở lại ngành hàng trung thu với thương hiệu KIDO’s Bakery
Cho cuộc sống đẹp hơn mỗi ngày
“Kinh Đô làm cuộc sống đẹp hơn mỗi ngày
Với tâm niệm đó, mỗi chúng ta tại Kinh Đô đều nỗ lực tạo ra những sản phẩm và dịch vụ để hoàn thiện cuộc sống của mọi người mỗi ngày.
Chúng ta có được sự ủng hộ và niềm tin của khách hàng là vì chúng ta mang đến những ý nghĩa mới mẻ cho cuộc sống và thỏa mãn được những khát vọng của họ Hơn nữa, chúng ta luôn mang đến niềm tự hào, những giá trị kinh tế và những thành công thương mại cho người tiêu dùng, đối tác, cổ đông và cả mỗi người tại Kinh Đô.
Vì vậy sự tin cậy, tầm nhìn, tính sáng tạo, sự năng động, niềm tự hào và sự phát triển không ngừng của đội ngũ nhân viên là những giá trị cốt lõi góp phần giữ vững vị trí hàng đầu của Kinh Đô trên thị trường.”
Sứ mệnh của Kinh Đô đối với người tiêu dùng là tạo ra những sản phẩm phù hợp, tiện dụng bao gồm các loại thực phẩm thông dụng, thiết yếu, các sản phẩm bổ sung và đồ uống Chúng tôi cung cấp các thực phẩm an toàn, thơm ngon, dinh dưỡng, tiện lợi và độc đáo cho tất cả mọi người để luôn giữ vị trí tiên phong trên thị trường thực phẩm.
Với cổ đông, sứ mệnh của Kinh Đô không chỉ dừng ở việc mang lại mức lợi nhuận tối đa trong dài hạn mà còn thực hiện tốt việc quản lý rủi ro từ đó làm cho cổ đông an tâm với những khoản đầu tư.
Với đối tác, sứ mệnh của Kinh Đô là tạo ra những giá trị bền vững cho tất cả các thành viên trong chuỗi cung ứng bằng cách đảm bảo một mức lợi nhuận hợp lý thông qua các sản phẩm, dịch vụ đầy tính sáng tạo Chúng tôi không chỉ đáp ứng đúng xu hướng tiêu dùng mà còn thỏa mãn được mong ước của khách hàng.
Chúng tôi luôn ươm mầm và tạo mọi điều kiện để thỏa mãn các nhu cầu và kỳ vọng trong công việc nhằm phát huy tính sáng tạo, sự toàn tâm và lòng nhiệt huyết của nhân viên Vì vậy Kinh Đô luôn có một đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, trung thành, có khả năng thích nghi cao và đáng tin cậy. Để góp phần phát triển và hỗ trợ cộng đồng, chúng tôi chủ động tạo ra, đồng thời mong muốn được tham gia và đóng góp cho những chương trình hướng đến cộng đồng và xã hội.
Tính Sáng tạo - Cách tân
Tính Tiên phong - Dẫn đầu
CƠ CẤU TỔ CHỨC
Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại Kinh Đô
Nguồn: Công ty Cổ phần Kinh Đô Đại Hội Đồng Cổ Đông:
Là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết
Là cơ quan quản lí của công ty Hội đồng quản trị có quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông
Chủ tịch hội đồng quản trị: Trần Kim Thành
Phó chủ tịch thường trực: Trần Lệ Quyên
Thành viên HĐQT: Vương Bửu Linh, Trần Quốc Nguyên, Vương Ngọc Xiềm, Nguyễn Thị Xuân Liễu
Thành viên HĐQT độc lập: Nguyễn Văn Thuận, Nguyễn Gia Huy Chương, Nguyễn Đức Trí
Ban Kiểm soát: 3 người (trong đó có 03 thành viên độc lập không điều hành) Do đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
Thành viên ban kiểm soát: Lương Mỹ Duyên, Lương Quang Hiển, Nguyễn Thị Ngọc Chi d Ban điều hành:
Do HĐQT bổ nhiệm gồm có Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám Đốc và Kế toán trưởng.
Tổng Giám Đốc: Trần Lệ Nguyên
Phó Tổng Giám Đốc: Bùi Thanh Tùng, Mai Xuân Trầm, Trần Quốc Nguyên, Trần
Tiến Hoàng, Vương Bửu Linh, Vương Ngọc Xiềm, Wang Ching Hua, Mã Thanh Danh, Nguyễn Thị Xuân Liễu
Giám Đốc: Vương Thu Bình, Lương Quang Hiển, Nguyễn Thị Mai Ngân
Kế Toán Trưởng: Nguyễn Thị Oanh e Các phòng ban nghiệp vụ
Phòng kế hoạch - thị trường
Phòng kỹ thuật và phát triển
Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm
Phòng tài chính - kế toán
Mỗi phòng ban thực hiện chức năng và nhiệm vụ khác nhau Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty f Các đơn vị sản xuất:
Bao gồm các nhà máy, xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc công ty Đây là những đơn vị có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo lĩnh vực được giao Đây là lực lượng chính trực tiếp thực thi nhiệm vụ của công ty đồng thời tạo ra khoản thu nhập chủ yếu cho công ty
TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG
Kinh Đô đã trở thành một tập đoàn thực phẩm với quy mô năm công ty, bốn nhà máy chuyên ngành bánh kẹo, kem, sữa và các sản phẩm từ sữa; nhân viên đã lên tới 8.000 người.
Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy được số lượng lao động của công ty qua các năm liên tục tăng Do công ty luôn mở rộng quy mô sản xuất, nhằm đáp ứng yêu cầu của công ty. Năm 2016 nhân lực của công ty chỉ có 3627 nhân lực Do ảnh hưởng của đại dịch Covid-
19 nhân lực của công ty cũng bị ảnh hưởng tuy nhiên vẫn có sự tăng lên cụ thể là năm
2019 nguồn nhân lực của công ty đã tăng lên tới 5573 nhân lực Năm 2020 tổng nhân lực của công ty là 6125 nhân lực, đến năm 2021 là 6737 nhân lực và đến năm 2023 thì tổng nhân lực của công ty đã tăng lên hơn 8000 nhân lực Như vậy, sau 7 năm, từ năm
2016 đến năm 2023 tổng nhân lực của công ty đã tăng lên rất nhiều.
Nguồn nhân lực tại Kinh Đô chủ yếu là nhân lực trẻ, với độ tuổi chủ yếu trong khoảng từ 21 tuổi đến 35 tuổi Vì vậy, nguồn nhân lực công ty nhiệt tình, năng động với tuổi trẻ, nhiệt huyết Nguồn nhân lực của công ty ngày càng được đảm bảo cả về mặt số lượng cũng như chất lượng.
Về cơ cấu lao động theo khu vực
Xét về mặt cơ cấu lao động theo khu vực địa lý ta thấy, tuy trụ sở chính của Kinh Đô miền Bắc nằm ở Hưng Yên Nhưng tỷ lệ lao động ở Hưng Yên cũng chỉ chiếm quá nửa (chiếm 56,5%), còn tỷ lệ lao động từ các tỉnh khác cũng chiếm tới 43,5% Vì công ty có nhà máy đặt tại khu công nghiệp, nên sẽ có sự cạnh tranh về nguồn nhân lực tại khu vực đó Dẫn đến công ty phải tuyển lao động từ khu vực khác Điều này cũng làm tăng chi phí của công ty, do phải tổ chức đưa đón cán bộ nhân viên đi làm Do đó, công ty cũng gặp phải một vài cản trở từ vấn đề này.
Cơ cấu lao động theo giới tính nhìn chung số lao động nữ nhiều hơn lao động nam qua các năm Mức chênh lệch này là không lớn Vì công ty sản xuất và kinh doanh trong lĩnh vực ngành thực phẩm nên cơ cấu lao động theo giới tính cũng không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của công ty.
KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
1.5.1 Sản lượng sản phẩm, giá trị dịch vụ của công ty
Hiện nay, KDC đang tập trung vào 2 mảng kinh doanh chính là ngành dầu ăn và ngành hàng lạnh Theo đó, năm 2019, doanh thu mảng dầu ăn chiếm tỷ trọng 79,5% doanh thu thuần của Công ty, ngành hàng lạnh (bao gồm kem, sữa chua, thực phẩm đông lạnh và sản phẩm khác) chiếm tỷ trọng 20,5% doanh thu thuần.
Hiện nay, Công ty đã đầu tư và là công ty mẹ của CTCP Dầu thực vật Tường An, Tổng Công ty Dầu thực vật Việt Nam – CTCP (Vocarimex) và Công ty TNHH Kido Nhà
Với việc đầu tư và sở hữu 3 công ty dầu ăn, Tập đoàn KIDO hiện đứng vị trí số 2 toàn ngành tại Việt Nam với thị phần khoảng 30% Chiến lược của KIDO là cao cấp hóa và đa dạng hóa sản phẩm, đẩy mạnh những sản phẩm cốt lõi có biên lợi nhuận cao thay vì đẩy mạnh sản lượng, đồng thời đẩy mạnh nghiên cứu và mang đến cho người tiêu dùng những sản phẩm có giá trị và dinh dưỡng cao Việc chú trọng và đẩy mạnh các sản phẩm cốt lõi, các sản phẩm ở phân khúc cao cấp, chủ động cải tiến chất lượng, mẫu mã, bao bì đã giúp KDC duy trì vị thế, nâng cao thị phần trong thị trường dầu ăn.
KDC là công ty mẹ, sở hữu 65% vốn điều lệ của CTCP Thực phẩm Đông lạnh Kido (Kido Foods) - doanh nghiệp dẫn đầu ngành kem trong nước với thị phần hơn 41% (theo Euromonitor 2019).
Hằng năm, KIDO Foods không ngừng củng cố, gia tăng thị phần ngành lạnh và tiếp tục thâm nhập vào các thị trường mới, ngành mới nhằm phục vụ lượng khách hàng rộng lớn hơn, đa dạng hơn Thị phần của KIDO Foods trong lĩnh vực kem liên tục tăng trưởng và hiện đang dẫn dầu thị trường khẳng định mức độ yêu thích của người tiêu dùng đối với các sản phẩm của Công ty Đây cũng là nền tảng vững chắc để KIDO Foods tiếp tục đẩy mạnh tăng trưởng trong ngành hàng kem và mở rộng danh mục sản phẩm sang các ngành hàng mới ở lĩnh vực thực phẩm đông lạnh trong tương lai.
1.5.2 Hiệu quả sản xuất kinh doanh của tổ chức chào bán
Về doanh thu của tập đoàn qua các năm
Xét về mặt tổng thể, doanh thu năm 2019 của Tập đoàn có sụt giảm nhẹ từ mức 7.608 tỷ xuống còn 7.210 tỷ đồng, tương ứng giảm 5% so với năm 2018 Nguyên nhân là do tình hình cạnh tranh gay gắt trong ngành và Tập đoàn hiện đang cơ cấu sản phẩm theo phân khúc cao cấp nhằm tăng trưởng biên lợi nhuận của Tập đoàn.
Phần lớn doanh thu của Tập đoàn đến từ mảng kinh doanh Dầu ăn, chiếm bình quân79,5% doanh thu thuần của KDC giai đoạn 2018 – 2019 Trong năm 2019, cơ cấu doanh thu của mặt hàng kem đông lạnh tăng từ mức mức 13,6% trong năm 2018 lên mức 17,4% trong năm 2019 Các mặt hàng sữa chua, thực phẩm đông lạnh và sản phẩm khác chiếm tỷ trọng không đáng kể trong cơ cấu doanh thu thuần của KDC.
Bước sang những tháng đầu năm 2020, tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp trên thế giới ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế nói chung và ngành FMCG nói riêng Nền kinh tế vẫn sẽ còn nhiều khó khăn trong thời gian tới, nhưng với những biện pháp mà Chính phủ đã và đang triển khai để điều tiết kinh tế, cùng với sức mạnh nền tảng vững mạnh, KIDO sẽ tiếp tục vững bước phát triển mạnh mẽ trong thời gian tới Tính đến hết 9 tháng năm 2020, doanh thu thuần của Tập đoàn KIDO ghi nhận ở mức gần 5.982 tỷ đồng, tăng 17,8% so với cùng kỳ năm trước và đạt 72,6% kế hoạch doanh thu năm 2020.
Về lợi nhuận gộp của tập đoàn qua các năm
Biên lợi nhuận gộp của Tập đoàn đã có sự cải thiện đáng kể từ mức 17% vào năm
2018 lên mức 22,6% trong năm 2019 Trong đó, biên lợi nhuận của ngành dầu ăn tăng từ mức 9,5% lên 13,9%, ngành kem tăng từ 58% lên mức 62,7% doanh thu.
Trong 9 tháng năm 2020, Tập đoàn KIDO đã ghi nhận biên lợi nhuận gộp hợp nhất ở mức 1,315 tỷ đồng (tương ứng chiếm 22,0% doanh thu thuần của của 9 tháng năm
2020), trong đó các sản phẩm dầu ăn đạt 578 tỷ đồng, sản phẩm kem ghi nhận đạt 621,8 tỷ đồng, các sản phẩm còn lại ghi nhận đạt 115,3 tỷ đồng.
SỰ CẦN THIỆN PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI KINH ĐÔ
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự. nhân viên phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc Mục đích chủ yếu của phân tích công việc là hướng dẫn giải thích cách thức xác định một cách chi tiết các chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công việc và cách thức xác định nên tuyển chọn hay bố trí những người như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Phân tích công việc có vai trò quan trọng, là công cụ để thực hiện các nội dung tiếp theo trong công tác quản trị nhân lực
Phân tích công việc yếu kém, thiếu tính khoa học sẽ không tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ cầu trong doanh nghiệp cũng như không thể đánh giá chính xác yêu cầu của các công việc, do đó không thể tuyển dụng dưoc đúng người lao động cho đúng công việc, không đánh giá được đúng năng lực thực hiện công việc của người lao động và do đó không thể có chính sách đãi ngộ đúng, kip thời kích thích, thúc đây người lao động.
Hiện nay, thị trường bánh kẹo Việt Nam đang rất phát triển do những nhu cầu tiêu dùng mới Đặc biệt, trong những năm gần đây những mặt hàng bánh kẹo nội địa đang dần lên ngôi Người tiêu dùng đánh giá cao chất lượng sản phẩm các bánh kẹo nội Công tyKinh Đô Việt Nam là một trong những công ty chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường bánh kẹo Việt Nam Những sản phẩm của công ty không chỉ được tiêu thụ trên thị trường trong nước mà nó còn được tiêu thụ trên thị trường các nước như Mỹ, Đài Loan, TrungQuốc Để có thể tiếp tục phát triển hơn nữa thương hiệu của công ty, Kinh Đồ cần đặc biệt quan tâm đến công tác thiết kế và phân tích công việc của mình.
PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
2.1.1 Phương pháp thu thập thông tin
Khi phân tích công việc cần tiến hành thu thập thông tin về công việc đầy đủ, chính xác Khi phân tích công việc có thể sử dụng các phương pháp: quan sát, nhận ký công việc, điều tra bảng hỏi, phỏng vấn, tình huống cấp thiết bất ngờ, hội thảo chuyên gia.
Lựa chọn phương pháp nào tùy thuộc vào tình huống, hoàn cảnh cụ thể, mục đích phân tích và những ràng buộc về thời gian và tiền bạc để tiến hành phân tích công việc
Quan sát là phương pháp trong đó người phân tích công việc nghiên cứu, tiến hành quan sát và ghi chép đầy đủ của một người hay một nhóm người lao động đang thực hiện công việc.
Thông tin phong phú, đa dạng
Nhận biết được đầy đủ, chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ
Xác định môi trường làm việc, trang thiết bị sử dụng, mối quan hệ với những người khác khi thực hiện công việc.
Tránh được lỗi do người thực hiện công việc bỏ sót hoặc thổi phồng
Sử dụng hữu hiệu đối với các công việc có thể đo lường, dễ quan sát thực hiện bằng chân tay, công việc không đòi hỏi kỹ năng cao.
Thông tin thiếu chính xác do hội chứng Hawthone (lúng túng hoặc thực hiện khác với bình thường).
Tốn thời gian và công sức
Ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của người quan sát
Không thể áp dụng vào công việc không dễ quan sát, không biểu lộ hết hành vi ra bên ngoài (lao động trí óc) hoặc diễn ra trong thời gian ngắn
Người thực hiện công việc điền vào cuốn nhật ký công việc những nhiệm vụ, công việc đã và đang tiến hành, tính thường xuyên của những nhiệm vụ và khi nào nhiệm vụ được hoàn tất.
Cung cấp các thông tin theo sự kiện thực tế
Cho thấy bức tranh đầy đủ hơn về công việc, nhân viên tham gia tích cực chủ động hơn
Giúp mô tả và xây dựng tiêu chuẩn làm việc cho nhân viên
Áp dụng hữu hiệu cho các công việc khó quan sát, sử dụng nhiều trí óc
Nhiều cá nhân không quen và không được rèn luyện đầy đủ để lưu trữ thông tin
Phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên
Ngại viết trung thực (do lỗi sai hoặc thổi phồng các hoạt động hoặc ghi các hoạt động không thực hiện)
Thông tin từ 1 phía (nhân viên)
Ghi chép khó đảm bảo liên tục, nhất quán
Bản câu hỏi là phương pháp mà người thực hiện công việc sẽ điền vào phiếu câu hỏi những thông tin về công việc
Hỏi được nhiều người, hỏi được nhiều câu hỏi
Thông tin được lượng hóa, dễ dàng cập nhật nhanh
Người trả lời không thích điền vào bản câu hỏi 1 cách chi tiết
Mất nhiều thời gian chuẩn bị và thử nghiệm bản câu hỏi
Khó có được thông tin quan trọng đối với công việc khó mô tả bằng lời viết
Thông tin thu được có thể không chính xác, tính chính xác thấp
Việc xử lý thông tin tương đối tốn thời gian và công sức so với phương pháp khác
Phỏng vấn là cuộc đối thoại có chủ đích giữa 2 hoặc nhiều người, người phỏng vấn và người được phỏng vấn.
Có cơ hội giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc
Nắm được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên
Nhân viên nắm được các yêu cầu của nhà quản lý
Áp dụng cho các công việc khó có thể mô tả bằng lời viết hoặc quan sát
Thái độ thiếu hợp tác của người phỏng vấn
Thông tin có thể không chính xác và đầy đủ bị thổi phồng
Mất nhiều thời gian mà thông tin thu được rất ít
Phỏng vấn viên không biết cách phỏng vấn
2.1.1.5 Tình huống cấp thiết bất ngờ
Phương pháp này kết hợp kỹ năng quan sát và phỏng vấn Phương pháp này tập trung vào những tình huống cấp thiết bất ngờ có thể quan sát được và đóng vai trò rất quan trọng đối với việc thực hiện công việc, quyết định ranh giới giữa thực hiện công việc thành công hoặc thất bại.
Thông tin xác thực, chính xác tương đối cao
Đảm bảo đủ các khía cạnh trên thực tế
Nhận biết được các kiến thức, kỹ năng cần có đối với công việc
Không phải lúc nào tình huống cũng xảy ra
Thường phát sinh khi đang áp dụng phương pháp quan sát
Hội thảo chuyên gia là việc tổ chức những buổi hội thảo để thảo luận những vấn đề quy định cho mỗi công việc cụ thể với sự tham gia của các chuyên gia am hiểu về công việc đó Những người tham gia bàn luận đóng góp ý kiến có thể là những công nhân lành nghề, những người am hiểu công việc, những người phụ trách công việc đó
Thu thập được đầy đủ thông tin
Bổ sung các thông tin cần thiết
Tránh được mâu thuẫn, tranh cãi không đáng có về kết quả phân tích
Đảm bảo tính đồng thuận, khả thi khi sử dụng kết quả phân tích công việc
Tốn thời gian, kinh phí
Phải lên kế hoạch cho hội thảo
Ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan
2.1.2 Kỹ thuật phân tích công việc
2.1.2.1 Xác định mục tiêu phân tích công việc
Xác định thông tin phân tích công việc sẽ được sử dụng cho mục đích gì? Từ đó giúp người phân tích có thể thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin phù hợp tiết kiệm thời gian chi phí cho quá trình phân tích công việc.
Nếu mục đích của việc phân tích công việc là để cung cấp thông tin cho quá trình tuyển dụng thì doanh nghiệp phải thu thập các thông tin định tính về trách nhiệm vụ chính của công việc các yêu cầu về kiến thức kỹ năng đối với người thực hiện công việc Nếu mục đích xác định mức lương thưởng phù hợp với công việc thì cần phải thu thập những thông tin định lượng như số lượng các nhiệm vụ chính cần thực hiện và thời gian phân bổ chi phí cho việc thực hiện từng nhiệm vụ…
2.1.2.2 Xem xét các thông tin cơ bản có liên quan
Người tiến hành phân tích công việc cần tìm hiểu các thông tin liên quan đến công việc nhầm trả lời mục đích chính của công việc cần phân tích những nhiệm vụ của công việc là gì, quyền và trách nhiệm của người thực hiện công việc, mối tương quan của công việc đó với công việc khác.
Trước khi tiến hành phân tích công việc phân tích công việc, người phân tích phải tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Hiện nay trong các doanh nghiệp cơ cấu tổ chức được xây dựng thành nhiều loại: trực tuyến, chức năng, trực tuyến chức năng, trực tuyến tham mưu.
2.1.2.3 Lựa chọn đối tượng tiêu biểu phân tích công việc Để có các thông tin phù hợp với mục đích, doanh nghiệp cần lựa chọn những người tiêu biểu là những người thực hiện công việc ở nước đạt yêu cầu Tránh tình trạng lựa chọn những người thực hiện xuất sắc vì khi đó yêu cầu tiêu chuẩn và da sẽ cao và có ít người lao động có thể đáp ứng, ảnh hưởng đến việc tuyển dụng, đào tạo và đãi ngộ của doanh nghiệp
2.1.2.4 Thu thập thông tin về công việc
Xác định các thông tin về công việc cần thu thập
Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin
Bảng câu hỏi phân tích công việc.
Phiếu câu hỏi phân tích Chức vụ công việc
Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin
Bản chất công việc phân tích
Đặc điểm người thực hiện công việc
2.1.2.5 Thẩm định lại kết quả phân tích công việc
Doanh nghiệp cần phải khẳng định những thông tin thu thập được với những người thực hiện khác và người quản lý công việc này
2.1.2.6 Hoàn chỉnh tài liệu về phân tích công việc
Sau khi phân tích và thẩm định có thể hoàn thiện các tài liệu về công việc như sau:
Bản mô tả công việc bạn yêu cầu chuyên môn công việc: chức danh công việc, mục đích công việc, nhiệm vụ công việc, quan hệ công việc, quyền hạn của người thực hiện.
Bản yêu cầu chuyên môn công việc: thái độ, kĩ năng, kiến thức.
Bản tiêu chuẩn kết quả công việc.
THỰC TRẠNG PHƯƠNG PHÁP VÀ KĨ THUẬT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI KINH ĐÔ
2.2.1 Thực trạng phương pháp thông tin
Phương pháp này được sử dụng rất hữu hiệu khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng yêu cầu chuyên môn, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị công việc. Người phỏng vấn sử dụng bảng thu thập thông tin phân tích công việc để ghi nhận các thông tin liên quan đến nội dung công việc của từng chức danh
Quá trình phỏng vấn của công ty được tiến hành qua 6 bước:
Bước 1: Trưởng Phòng/Ban xác định nội dung công việc của chức danh cần phân tích
Bước 2: Trưởng Phòng/Ban phỏng vấn người lao động về nội dung công việc dự thảo Người lao động: Góp ý, đề xuất điều chỉnh nội dung công việc
Bước 3: Trưởng Phòng/Ban: Hoàn thiện bản mô tả công việc và chuyển về
Phòng Hành chính Nhân sự
Bước 4: Trưởng Phòng Hành chính Nhân sự nghiên cứu, thẩm định mô tả công việc.
Bước 5: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự phỏng vấn phân tích công việc, làm rõ mô tả công việc.
Trưởng phòng/Ban/Người lao động cung cấp thông tin, đề xuất điều chỉnh nội dung mô tả công việc.
Bước 6: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự phân tích hoàn thiện mô tả công việc và trình phê duyệt.
Các công việc áp dụng chủ yếu là đối với những chức danh công việc chuyên môn nghiệp vụ và yêu cầu phức tạp khi thu thập thông tin như là: quản lí, nhân viên kĩ thuật, nhân viên kinh doanh, nhân viên Marketing
Sau đây là bảng câu hỏi phỏng vấn mà công ty đang áp dụng:
BẢNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN Thời gian:
- Công việc anh(chị) hay thực hiện là gì
- Những nhiệm vụ chính mà anh (chị) thực hiện là gì?
- Những nhiệm vụ nào mà anh(chị) thực hiện không thường xuyên?
- Anh (chị) đã từng quản lí ai bao giờ chưa? Nếu (rồi) anh (chị) có thể cho biết số lượng, vị trí nhân viên anh (chị) từng quản lí?
- Anh (chị) có quyền hành trong việc chỉ định công việc, thưởng phạt, thuyên chuyển….?
- Anh (chị) có mối quan hệ như thế nào với các phòng ban trong công ty?
- Ngoài những mối quan hệ nội bộ trong công ty anh (chị) còn có mối quan hệ khác nữa không?
Quyền hạn và trách nhiệm
- Anh (chị) có quyền hạn và trách nhiệm gì trong công việc?
- Để hoàn thành công việc này, anh (chị) sử dụng kiến thức kĩ năng kinh nghiệm gì?
- Bằng cách nào công việc của bạn được kiểm tra, bị kiểm tra, được xác nhận?
- Ai thực hiện công việc trên?
- Để thực hiện công việc này, anh (chị) cần có sức khỏe như thế nào?
VIII Điều kiện làm việc:
- Anh (chị) thực hiện công việc trong những điều kiện hoặc hoàn cảnh như thế nào?
- Khi thực hiện công việc anh (chị) gặp những rủi ro nào về an toàn lao động?
2.2.1.2 Phương pháp bản câu hỏi
Mẫu bản câu hỏi công ty hiện đang sử dụng cho vị trí Trưởng phòng Kinh doanh hoặc các vị trí tương đương khác như Trưởng phòng Marketing, Trưởng Phòng Hành chính, Trưởng phòng nhân sự
Cách thức thực hiện phương pháp đặt câu hỏi
Bước 1: Xác định mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu
Bước 2: Xác định đối tượng khảo sát và mẫu khảo sát thực tiễn
Bước 3: Xác định các cách thức thu thập dữ liệu
Bước 4: Xác định các câu hỏi trong bảng hỏi
Bước 5: Sắp xếp thứ tự các câu hỏi trong bảng
Bước 6: Phỏng vấn thử và tham khảo ý kiến chuyên gia
Bước 7: Chỉnh sửa và hoàn thiện bảng hỏi
Mẫu bảng hỏi được công ty sử dụng:
CÔNG TY CP KINH ĐÔ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Hà Nội, ngày , tháng , năm 2023
BẢN CÂU HỎI VỀ VỊ TRÍ TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH
TÓM TẮT VỀ CÔNG VIỆC Tóm tắt ngắn gọn vai trò và mục đích công việc của một người trưởng phòng kinh doanh (Không nên dài quá hai câu)
TRÁCH NHIỆM CHÍNH Hãy tích vào mục tần suất mà bạn nghĩ công việc của người trưởng phòng kinh doanh cần làm (D: hàng ngày, W: hàng tuần, M: hàng tháng)
Quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh nhằm thực hiện toàn bộ các hoạt động marketing (chiến dịch quảng cáo, khuyến mại, chiến lược phân phối ) đạt mục tiêu tăng trưởng và mục tiêu doanh số
Hướng dẫn người dưới quyền mới những quy trình thủ tục và chính sách, các quy tắc trong công việc, và cấp độ thực hiện công việc cần đạt được Điểm qua các nhiệm vụ của vị trí công việc này
Vạch định và triển khai chiến lược kinh doanh giúp mở rộng tệp khách hàng và đảm bảo độ phủ của doanh nghiệp
Thông báo cho các nhà quản lý cấp trên và cấp dưới về những diễn biến có ảnh hưởng đến nhiệm vụ công việc Đảm bảo truyền đạt đúng
Phối hợp với phòng nhân sự phỏng vấn các ứng viên đến xin việc và ra quyết định tuyển người hoặc đưa ra đề xuất chọn lựa.
Xây dựng và phát triển các mối quan hệ khách hàng bền chặt lâu dài
Xem xét tài liệu cho một vị trí công việc mới và cho vị trí đã có sự sửa đổi
Báo cáo về các kết quả kinh doanh, doanh thu và chi phí; đưa ra các dự báo trước ban quản trị
Thiết lập và duy trì các mục tiêu hoặc mục đích công việc cụ thể và các tiêu chuẩn định tính và định lượng của công việc mà cấp dưới phải đạt được.
Xác định các thị trường tiềm năng cùng những biến động thị trường; đồng thời luôn cập nhật các tình hình của đối thủ và các sản phẩm mới
NHỮNG THÁCH THỨC CỦA CÔNG VIỆC
Mô tả những thách thức hoặc những vấn đề chủ yếu trong công việc này gặp phải.
NĂNG LỰC CẦN THIẾT CỦA MỘT NGƯỜI TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH
(KIẾN THỨC, KỸ NĂNG, KHẢ NĂNG) Nêu rõ những kiến thức, kỹ năng và khả năng cần phải có để thực hiện thành công công việc này
KINH NGHIỆM VÀ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN Những kinh nghiệm cần thiết phải có để thực hiện thành công công việc này.
Chi tiết về trình độ chuyên môn, trình độ học vấn và/hoặc việc đào tạo chuyên ngành cần phải có để thực hiện thành công công việc này.
THẨM QUYỀN ĐƯA RA QUYẾT ĐỊNH
Mô tả thẩm quyền mà bạn cho rằng Trưởng phòng Marketing được phép trong công việc bằng cách nêu rõ những quyết định nào được yêu cầu phải đưa ra, và những quyết định nào được yêu cầu phải đề xuất ý kiến. a) Quyết định đưa ra b) Quyết định đề xuất
NHỮNG THÔNG TIN KHÁC Liệt kê những thông tin cho thấy phạm vi và quy mô của những hoạt động mà công việc trực tiếp hoặc gián tiếp có liên quan đến Ví dụ, số lượng nhân viên dưới quyền, ngân sách trực tiếp quản lý, hoặc những chi phí có quyền phê duyệt hoặc có trách nhiệm tư vấn.
CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG CÔNG VIỆC
Liệt kê chức danh những cá nhân, các phòng và các cơ quan mà Trưởng phòng Marketing thường xuyên tiếp xúc, trừ thượng cấp và thuộc cấp của họ Việc liệt kê này cần bao gồm những cuộc tiếp xúc cả trong lẫn ngoài Công ty.
Những cuộc tiếp xúc thường xuyên
Tính chất hoặc mục đích
CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG TỔ CHỨC Liệt kê chức danh người giám sát trực tiếp của Trưởng phòng Marketing, các chức danh khác báo cáo cho người giám sát của họ và những chức vụ báo cáo của họ Liệt kê những lĩnh vực trách nhiệm của các cá nhân do họ chỉ huy
Hãy chỉ ra những thiết bị nào được sử dụng thường xuyên như là một phần nhiệm vụ công việc
Máy tính tay Camera Máy tính tiền tự động/két tiền lẻ
Máy vi tính Thiết bị viết chính tả Máy fax
Thiết bị vi phim Máy Photocopy Máy dán tem
Thiết bị an toàn Máy phân loại Tổng đài điện thoại
Chương trình xử lý văn bản
Cảm ơn ý kiến của bạn!
Chữ ký của người thực hiện
(ký và ghi rõ họ tên)
2.2.2 Thực trạng kỹ thuật phân tích công việc
2.2.2.1 Xác định mục đích phân tích công việc.
Ban Lãnh đạo coi kết quả Phân tích công việc là căn cứ quan trọng để đưa ra các quyết định về nhân lực cũng như các chính sách Quản trị nhân lực Đây là cơ sở để đánh giá hiệu quả của công tác tuyển mộ, tuyển chọn và bố trí, sử dụng nhân lực hiện đang áp dụng tại tổ chức và có biện pháp điều chỉnh hoàn thiện các chính sách này Hơn nữa, Công ty đang dần áp dụng cơ chế tiền lương với thù lao lao động được trả dựa trên kết quả lao động cuối cùng, vì vậy Phân tích công việc là hoạt động Quản trị nhân lực quan trọng không thể thiếu được làm cơ sở đánh giá thực hiện công việc
Ngoài ra, khi kết quả làm việc của người lao động được đánh giá và ghi nhận công bằng, đúng đắn sẽ giúp điều chỉnh thái độ người lao động trong quá trình làm việc (bao gồm cả khi nhận việc từ cấp trên, phối hợp với đồng nghiệp và cả khi quản lý nhân viên cấp dưới ), góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động.
2.2.2.2 Xem xét các thông tin liên quan tới công việc
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Kinh Đô:
Nguồn: Công ty Cổ phần Kinh Đô
Qua cơ cấu tổ chức của công ty Kinh Đô cho ta thấy công ty đang sử dụng cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - tham mưu Ở đây Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Công ty cổ phần Kinh Đô đã chỉ đạo cho các phòng Hành chính nhân sự (Phó Tổng Giám Đốc) là đầu mối chủ trì phối hợp với các phòng, ban khác trong Công ty thực hiện công tác phân tích công việc để đảm bảo sự phân công rõ ràng trong nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn giữa những người lao động
Trách nhiệm trực tiếp thực hiện Phân tích công việc gồm có 4 đối tượng chính như sau: Các phó tổng giám đốc, Nhân viên Tổ chức lao động, Các Trưởng phòng/Ban, Người lao động.
Thực hiện lập dự thảo kế hoạch thực hiện chương trình, chỉ đạo việc đưa văn bản phân tích công việc vào áp dụng sau khi có quyết định ban hành, thẩm định kết quả và đóng góp ý kiến cho dự thảo trước khi ban hành; thông báo và phối hợp cán bộ quản lý các phòng/ban thực hiện chỉ đạo của Ban lãnh đạo và giám sát các phòng/ban trong quá trình triển khai áp dụng các kết quả này trong thực tế.
Nhân viên Tổ chức lao động:
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ
2.3.1.1 Về phương pháp phân tích công việc:
Mỗi một phương pháp đều có những ưu điểm riêng mang đến nhiều lợi ích cho việc phân tích công việc tại doanh nghiệp Bên cạnh đó, không những chỉ sử dụng riêng lẻ các phương pháp mà doanh nghiệp còn sử dụng kết hợp các phương pháp lại với nhau sao cho phù hợp với từng hoàn cảnh công việc đem lại nhiều hiệu quả cao trong công tác phân
Với phương pháp phỏng vấn
Phương pháp phỏng vấn cho phép người phân tích có cơ hội giải thích, đặt câu hỏi và nhận được phản hồi từ người thực hiện công việc, giúp cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về tính chất của công việc.
Phương pháp này giúp cải thiện mô tả công việc, xác định các vai trò và trách nhiệm rõ ràng và đảm bảo phân phối công việc hợp lý giữa các nhân viên tại doanh nghiệp.
Phương pháp cũng cho phép người phân tích nắm được tâm tư, nguyện vọng của nhân viên để cải thiện hiệu quả hoạt động của công việc.
Với phương pháp bảng hỏi công việc
Phương pháp này cho phép cán bộ phân tích công việc nhanh chóng thu thập thông tin từ các nhân viên
Phương pháp này đơn giản và dễ tiếp cận, do đó, người tiến hành phân tích công việc và các nhân viên sẽ không gặp khó khăn khi sử dụng hoặc trả lời các câu hỏi.
Phương pháp bảng hỏi công việc có thể giúp tiết kiệm thời gian so với các phương pháp khác như phỏng vấn và quan sát trực tiếp Các nhân viên tại Kinh Đô chỉ cần điền vào bảng hỏi thay vì phải trả lời các câu hỏi một cách trực tiếp.
Sự kết hợp giữa phương pháp phỏng vấn và phương pháp bảng hỏi
Việc kết hợp sử dụng phương pháp phỏng vấn và bảng hỏi công việc sẽ giúp cho việc phân tích công việc trở nên dễ dàng hơn
Kết hợp giữa phương pháp phỏng vấn và phương pháp bảng hỏi công việc sẽ cho phép công ty có được những thông tin đa chiều từ các nguồn khác nhau Khi kết hợp cả hai phương pháp này, cán bộ phân tích công việc có thể thu thập được nhiều thông tin giá trị hơn và hình dung được một cách toàn diện về công việc đang được phân tích.
Bằng cách kết hợp giữa phương pháp phỏng vấn và phương pháp bảng hỏi, chúng ta có thể đánh giá một công việc từ nhiều góc độ khác nhau Việc này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót trong việc thu thập thông tin.
2.3.1.2 Về kỹ thuật phân tích công việc
Kỹ thuật phân tích công việc được tiến hành gồm 6 bước như vậy đã giúp cho quá trình phân tích công việc diễn ra một cách hợp lý, rõ ràng và đạt được hiệu quả công việc cao.
Mỗi bước mà doanh nghiệp thực hiện đều đem lại nhiều ưu điểm tốt như:
Bước 1: Xác định mục đích phân tích công việc
Việc xác định mục đích trước khi tiến hành phân tích công việc tại Kinh Đô đã mang lại nhiều ưu điểm trong việc dễ dàng trong việc thu thập các thông tin về nhiệm vụ công việc mà doanh nghiệp đang cần phải làm, không lãng phí thời gian…
Bước 2: Xem xét các thông tin có liên quan tới công việc
Trước khi bắt đầu tiến hành phân tích công việc, người tiến hành phân tích công việc tại Kinh Đô đã thực hiện tốt việc tìm hiểu các thông tin có liên quan đến công việc nhằm trả lời mục đích chính của công việc cần phân tích như nhiệm vụ của công việc là gì, quyền và trách nhiệm của người thực hiện công việc, mối tương quan của công việc đó với công việc khác, Khi muốn có đầy đủ các thông tin này thì người phân tích công việc phải xem xét các thông tin từ hệ thống tổ chức và quy trình của công việc để giúp cho việc xác định các thông tin cần thiết và phù hợp với công việc.
Bước 3: Lựa chọn đối tượng thực hiện công việc để phân tích:
Khi tiến hành phân tích công việc công ty cổ phần Kinh Đô đã bám sát vào mục đích phân tích công việc nhằm lựa chọn đối tượng phù hợp để thu thập thông tin về công việc.
Nó giúp cho Kinh Đô đi đúng hướng giải quyết vấn đề, mang lại nhiều thông tin hữu ích, tiết kiệm chi phí và thời gian.
Bước 4: Thu thập các thông tin về công việc:
Kinh Đô đã tiến hành thu thập thông tin về công việc bằng việc thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin kết hợp với việc lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin Từ đó việc ghi nhớ và lưu trữ dữ liệu quan trọng khi thu thập được dễ hơn.
Bước 5: Thẩm định kết quả phân tích:
Thẩm định kết quả phân tích giúp Kinh Đô khẳng định tính chính xác và đầy đủ thông tin về công việc, bổ sung những thông tin còn thiếu và điều chỉnh những thông tin sai lệch và nhận được sự nhất trí của người thực hiện về những thông tin và kết luận phân tích công việc.
Bước 6: Hoàn chỉnh tài liệu về phân tích công việc:
Kinh Đô đã tổng hợp lại tất cả nội dung cần phân tích, giúp cho người tiến hành phân tích cũng như người khác dễ hiểu và dễ thực hiện
2.3.2.1 Về phương pháp phân tích công việc
Phương pháp phỏng vấn không đảm bảo tính chính xác trong việc phân tích và thiết yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như cảm xúc và áp lực Phỏng vấn viên có thể ảnh hưởng đến kết quả thu thập dữ liệu phân tích công việc thông qua cách họ đưa ra câu hỏi, cách họ tương tác, hay cách họ phản ứng với các ý kiến của người lao động.
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ QUẢN LÝ TẠI
3.2.1 Căn cứ phân tích công việc cho vị trí quản lý ở Kinh Đô
3.2.1.1 Chiến lược phát triển Của Kinh Đô
Kinh Đô là một trong những thương hiệu nổi tiếng về sản xuất bánh kẹo tại Việt Nam Để đạt được những thành công như hiện nay, Kinh Đô đã triển khai và xây dựng những chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Với cổ đông, mục tiêu của Kinh Đô không chỉ dừng ở việc mang lại mức lợi nhuận tối đa trong dài hạn mà còn thực hiện tốt việc quản lý rủi ro từ đó làm cho cổ đông an tâm với những khoản đầu tư.
Với đối tác, mục tiêu của Kinh Đô là tạo ra những giá trị bền vững cho tất cả các thành viên trong chuỗi cung ứng bằng cách đảm bảo một mức lợi nhuận hợp lý thông qua các sản phẩm, dịch vụ đầy tính sáng tạo Chúng tôi không chỉ đáp ứng đúng xu hướng tiêu dùng mà còn thỏa mãn được mong ước của khách hàng.
Với người tiêu dùng, mục tiêu của Kinh Đô là tạo ra những sản phẩm phù hợp, tiện dụng bao gồm các loại thực phẩm thông dụng, thiết yếu, các sản phẩm bổ sung và đồ uống Kinh Đô cung cấp các thực phẩm an toàn, thơm ngon, dinh dưỡng, tiện lợi và độc đáo cho tất cả mọi người để luôn giữ vị trí tiên phong trên thị trường thực phẩm
3.2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Kinh Đô
Nguồn: Công ty Cổ phần Kinh Đô
Cơ cấu tổ chức của Kinh Đô được chia thành nhiều bộ phận, bao gồm Ban Giám đốc, các phòng ban chức năng và các đơn vị kinh doanh con Mỗi bộ phận trong cơ cấu tổ chức này được quản lý bởi một nhà quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động hiệu quả của bộ phận đó. Để đạt được mục tiêu chung của công ty, các nhà quản lý tại Kinh Đô đã xây dựng mối quan hệ tốt với nhau Các quyết định của các bộ phận cần phải được đồng bộ hóa để đảm bảo rằng công ty đi đúng hướng Ví dụ, bộ phận sản xuất cần thông báo cho bộ phận tiếp thị về sản phẩm mới để bộ phận này có thể chuẩn bị cho việc quảng bá cho sản phẩm.
Ngoài ra, các nhà quản lý cũng tương tác với nhau để giải quyết các vấn đề liên quan đến công ty Ví dụ, nếu bộ phận tài chính phát hiện một sai sót trong quản lý tài chính, họ cần thông báo cho Ban Giám đốc và bộ phận kiểm toán để có thể giải quyết vấn đề này.
Như vậy, mối quan hệ giữa các nhà quản lý trong cơ cấu tổ chức của Kinh Đô rất quan trọng Một mối quan hệ tốt giữa các nhà quản lý giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực Những nhà quản lý tốt sẽ giúp đội nhóm của họ phát triển và mở rộng kiến thức và kỹ năng của mình, bằng cách đưa ra phản hồi và hỗ trợ khi cần thiết.
3.2.2 Xây dựng mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn công việc cho vị trí quản lý tại Công ty Cổ phần Kinh Đô
3.2.2.1 Các chức danh quản lí của công ty
Trong tổ chức, vị trí quản lý là vị trí có ảnh hưởng lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp Hiện nay, công ty gồm có các vị trí quản lí như sau:
Phó tổng giám đốc (kế hoach sản xuất, kinh doanh)
Trưởng phòng hành chính nhân sự
Trưởng phòng kinh tế kĩ thuật
Trưởng phòng kế hoạch - vật tư
Quản đốc phân xưởng sản xuất
3.2.2.2 Chức năng của nhà quản lí công ty Kinh Đô
Công ty có 4 chức năng của quản lý thể hiện ở các mức độ phức tạp khác nhau:
Hoạch định: Xác định đúng mục tiêu và giúp nhân viên cùng hướng đến mục tiêu chung đó.
Tổ chức thực hiện : Phân công nhiệm vụ và kiểm soát tiến độ làm việc của nhân viên
Lãnh đạo: Nhà quản lý đóng vai trò lãnh đạo để tạo ra sự động viên và cảm hứng cho nhân viên trong tổ chức.
Kiểm tra, đánh giá: o Đánh giá, khen thưởng để rút kinh nghiệm cho lần sau o So sánh giữa mục tiêu và kết quả đạt được
Chức năng này được thể hiện cụ thể thông qua các cấp nhà quản trị như sau:
Nhà quản lý cấp cao: o Đưa ra quyết định: Tại Kinh đô, nhà quản trị cấp cao phải đưa ra những quyết định phù hợp và đúng đắn dựa trên thông tin và số liệu chính xác o Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Tạo ra một văn hóa tổ chức tích cực, hỗ trợ sự phát triển bền vững đối với nhân viên và khách hàng. o Quản lý rủi ro: Đưa ra các biện pháp phòng ngừa và giải quyết các nguy cơ và rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức. o Thiết lập mối quan hệ doanh nghiệp: Xây dựng và duy trì các mối quan hệ đối tác và khách hàng, giúp tăng doanh số và phát triển kinh doanh của tổ chức.
Nhà quản lý cấp trung: o Quản lý nhân sự: phải đảm bảo các nhân viên được tuyển dụng và giữ chân trong tổ chức, xây dựng chính sách nhân sự và quản lý hiệu quả các hoạt động của nhân viên. o Quản lý tài chính: phải quản lý tài chính của Kinh Đô và đảm bảo rằng các khoản chi phí được sử dụng hiệu quả và có lợi nhuận đạt được. o Quản lý hoạt động sản xuất: phải hiểu rõ các hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp và đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất và phân phối đến khách hàng đúng thời điểm và chất lượng tốt nhất. o Quản lý bán hàng và tiếp thị: phải đảm bảo rằng các hoạt động bán hàng và tiếp thị được thực hiện hiệu quả và đạt được mục tiêu doanh số. o Quản lý hệ thống thông tin: phải đảm bảo rằng hệ thống thông tin của tổ chức được phát triển và quản lý hiệu quả để hỗ trợ hoạt động tại Kinh Đô. o Xây dựng mối quan hệ: phải xây dựng và duy trì các mối quan hệ với khách hàng, đối tác và cộng đồng.
Nhà quản trị cấp cơ sở: o Đảm nhận vận hành quy trình sản xuất tại phân xưởng/ nhà máy theo đúng quy định, quy chuẩn và yêu cầu tiến độ công việc o Ổn định số lượng hàng hóa và nâng cao chất lượng sản phẩm o Ổn định số lượng nhân sự trong tổ và nâng cao chất lượng công việc o Cung ứng kịp thời và đầy đủ đơn hàng theo yêu cầu của cấp trên hoặc khách hàng o Theo dõi, giám sát, kiểm tra và kịp thời phát hiện, giải quyết những tình huống phát sinh trong tổ trong phạm vi quyền hạn.
3.2.2.3 Nhiệm vụ của các nhà quản lý công ty Kinh Đô
Nhà quản lý cấp cao: o Tham mưu Hội đồng quản trị về định hướng phát triển kinh doanh và quản lý trong lĩnh vực dịch vụ sửa chữa, chính sách bảo hành. o Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu kinh doanh lĩnh vực sửa chữa, bảo hành của công ty. o Tham gia tuyển dụng, đào tạo và kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn của kỹ thuật. o Tổ chức kiểm soát việc thực hiện an toàn hệ thống thiết bị quản lý dữ liệu của công ty. o Tham gia soạn thảo các chính sách bảo hành, chính sách kinh doanh lĩnh vực dịch vụ sửa chữa, bảo hành ủy quyền. o Thực hiện các Báo cáo theo quy định và các công việc khác theo văn bản ủy quyền của Hội đồng quản trị
Nhà quản lý cấp trung: o Xây dựng, đề xuất và tham mưu cho Ban giám đốc về chiến lược nhân sự,hoạch định nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể o Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ngắn/trung/dài hạn; o Đề xuất, xây dựng và giám sát thực hiện quy chế Lương – Thưởng – Phúc lợi dài hạn, cạnh tranh theo năng lực và hiệu quả công việc o Xây dựng hệ thống văn bản: nội quy lao động, quy trình, quy định và các tài liệu nội bộ của Công ty và giám sát thực hiện o Phát triển kênh bán hàng theo định hướng tăng trưởng của công ty Căn cứ tình hình thị trường và chỉ tiêu tăng trưởng doanh thu của bộ phận xây dựng kế hoạch bán hàng theo tháng, quý, năm cho phòng kinh doanh. o Duy trì và phát triển các doanh số khách hàng truyền thống, tìm kiếm phát triển khách hàng mới. o Trực tiếp đàm phán và kiểm soát trước nội dung hợp đồng kinh tế theo quy định công ty. o Thực hiện các công việc khác mà Ban giám đốc giao phó.
Nhà quản lý cấp cơ sở: o Nhận lệnh sản xuất (kế hoạch sản xuất cụ thể hàng ngày, tuần, tháng của Đội, phân xưởng/ nhà máy…), tổ chức thông tin và triển khai, phân công công việc cho các tổ viên thuộc tổ sản xuất o Nắm được tình hình các thiết bị thuộc phạm vi quản lý như số lượng, phương thức vận hành, chất lượng hoạt động…; kiểm tra và kịp thời phát hiện, chủ động giải quyết những tồn tại và phát sinh nhằm đảm bảo quá trình vận hành an toàn, liên tục, hiệu quả. o Nắm rõ các quy trình vận hành, quy trình thao tác, kỹ thuật an toàn điện, xử lý sự cố, phòng chống cháy nổ…; sẵn sàng hướng dẫn tổ viên hoặc trực tiếp thực hiện khi cần. o Phân công công việc cho từng tổ viên hợp lý, phù hợp với khả năng, sở trường và trình độ chuyên môn, tay nghề nhằm đảm bảo mang lại hiệu quả, chất lượng công việc. o Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các tổ viên thực hiện đúng quy trình, quy định, quy chuẩn về kỹ thuật sản xuất và kỹ thuật an toàn; quản lý và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị, máy móc sản xuất, phương tiện bảo vệ an toàn cá nhân, trang bị phương tiện kỹ thuật an toàn và các phương pháp sơ cấp cứu cho người bị nạn. o Tổ chức nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, khoa học; đảm bảo an toàn và vệ sinh; đồng thời đảm bảo an toàn trong lao động; thực hiện tự kiểm tra để phát hiện và xử lý kịp thời các nguy cơ mất an toàn, đe dọa mất an toàn cho thiết bị và con người trong quá trình lao động sản xuất. o Tiến hành giải quyết những vấn đề nghi thiếu an toàn, vệ sinh công nghiệp trong sản xuất; những trường hợp có nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, sự cố thiết bị thuộc phạm vi quyền hạn; báo cáo kịp thời với cấp trên những trường hợp không thể tự giải quyết được để có biện pháp xử lý.
3.2.2.4 Mối quan hệ của các nhà quản lý trong công ty Kinh Đô
Mối quan hệ nhà quản lý cấp cao:
Chịu trách nhiệm toàn bộ vấn đề thuộc chức danh, nhiệm vụ do ban của nhà quản lý cấp cao o Với công ty con: quản lý hoạt động của công ty con o Với văn phòng tập đoàn: phối hợp, báo cáo xử lý công việc trong chức năng o Với các bộ phận trong công ty để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả o Với nhân viên cấp dưới để đảm bảo họ hiểu rõ mục tiêu và chiến lược của công ty và có thể thực hiện công việc của mình đúng cách o Với đối tác, khách hàng: Tạo mối quan hệ trong việc kinh doanh, phát triển sản phẩm và nhập vật tư o Cơ quan chức năng: giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động của công ty
Mối quan hệ nhà quản lí cấp trung:
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ QUẢN LÝ
Quản lý cấp cao, quản lý phòng nhân sự phối hợp với các phòng ban khác đảm bảo phân công rõ ràng giúp cho quá tình quản lý được thống nhất và dễ dàng thực hiện, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Công ty đã thiết kế được danh sách công việc cho một số vị trí quản lý quan trọng, điều này đã giúp cho cá nhân, cán bộ quản lý phòng ban chức năng hình dung được công việc mà phòng mình đảm nhận, hiểu hơn về công việc và vị trí quản lý mình làm.
Bản mô tả công việc cho vị trí quản lý tại Kinh Đô đã đạt được một số kết quả nhất định: o Chức danh công việc: Kinh Đô đã tiến hành xác định đầy đủ các chức danh công việc, chức danh công việc phản ánh đúng chức năng người quản lý và khả năng của người quản lý. o Mục đích công việc: Kinh Đô đã đề ra được mục đích của công việc ngắn gọn và súc tích giúp các nhà quản lí có cái nhìn tổng quan về công việc o Nhiệm vụ: Kinh Đô cũng đã đưa ra được các nhiệm vụ rõ ràng, chi tiết và cụ thể cho các vị trí quản lí trong công ty, nhờ vậy các nhà quản lý dễ dàng thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, không bị chồng chéo công việc. o Quyền hạn: Trong tất cả các bản mô tả công việc của Kinh Đô thì quyền hạn của mỗi vị trí đều đã được phân ra rõ ràng, tránh mâu thuẫn nội bộ trong công ty. o Mối quan hệ: Kinh Đô đã chỉ ra rõ ràng các mối quan hệ như ai báo cáo cho ai, ai theo lệnh ai o Các yêu cầu trong công việc: Mỗi vị trí công việc đều có những yêu cầu riêng nhất định, tuy nhiên cũng có những đặc điểm chung Như tính trung thực, sáng tạo, nhiệt huyết với nghề những yêu cầu mà Kinh Đô đặt ra với cán bộ nhân viên không quá khắt khe cũng không quá dễ dàng, nhờ đó tạo nên một tập thể vững mạnh, luôn phát triển theo xã hội.
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì công tác PTCV tại công ty còn tồn tại một số những hạn chế sau:
Về mục đích và nhiệm vụ: Mục đích công việc chưa sắp xếp được theo thứ tự quan trọng, không nêu rõ công việc chính và phụ cho chức vụ
Về quyền hạn: chưa đề cập đến quyền mà người quản lý có được khi nhận công việc Không phân định được rõ ràng quyền và trách nhiệm
Về mối quan hệ báo cáo: Mối quan hệ báo cáo chưa chi tiết Cụ thể, chưa nêu được mối quan hệ của chức vụ quản lý với các cơ quan Nhà nước, với các công ty liên kết Thiếu lý do tại sao phải có mối quan hệ với các đơn vị
Kinh Đô cần tiếp tục phát huy điểm mạnh, cải thiện những thiếu sót như:
Nhiệm vụ công việc: Sửa lại phần nhiệm vụ công việc cho vị trí quản lý Cần sắp xếp lại thứ tự quan trọng trong công việc Nêu rõ đâu là nhiệm vụ chính, đâu là nhiệm vụ phụ
Quyền, trách nhiệm: Bổ sung thêm quyền mà người quản lý có được khi nhận công việc Ví dụ như quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu hay quyền liên quan quản lý nhân viên cấp dưới, quyền liên quan đến quyết định về tài chính
Mối quan hệ: Bổ sung thêm thông tin về mối quan hệ báo cáo Cụ thể là là các mối quan hệ bên ngoài công ty với cơ quan Nhà nước, các công ty liên kết và lý do vì sao phải phối hợp với các đơn vị đó Đề xuất khác:
Đào tạo cán bộ chuyên trách thực hiện chương trình phân tích công việc: Cần đào tạo cán bộ nhân sự các kiến thức chuyên môn sâu rộng về nhân sự, các kỹ năng Ngoài ra cán bộ nhân sự cần phải hiểu biết các tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, ISO 14000 Công ty có thể tiến hành đào tạo nhân sự như cử đi học các khóa học kỹ năng do chuyên gia hàng đầu giảng dạy, tham gia các buổi training, buổi hội thảo, cử cán bộ nhân viên đi tham dự học hỏi
Nâng cao nhận thức của quản lý trực tiếp các phòng Cán bộ nhân sự cần có trách nhiệm với công việc của mình.
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ NHÂN VIÊN TẠI KINH ĐÔ
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ NHÂN VIÊN TẠI KINH ĐÔ
Nhân viên là thuật ngữ chỉ một cá nhân được tuyển dụng thông qua nhiều hình thức khác nhau bởi người có nhu cầu sử dụng lực lượng lao động để thực hiện một công việc gì đó mang tính chất đặc thù
4.1.2 Vai trò của nhân viên trong doanh nghiệp ?
Nhân viên là những cá nhân làm việc cho doanh nghiệp và đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp Các vai trò của nhân viên trong doanh nghiệp bao gồm:
Thực hiện nhiệm vụ và công việc: Nhân viên được giao nhiệm vụ và công việc cụ thể để thực hiện nhằm đóng góp vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tạo ra giá trị cho khách hàng: Nhân viên đem đến sản phẩm và dịch vụ chất lượng và chuyên nghiệp để giúp khách hàng hài lòng và trung thành với doanh nghiệp.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Nhân viên được tạo dựng văn hóa doanh nghiệp và tạo ra môi trường làm việc vui vẻ, hợp tác và sáng tạo.
Đóng góp vào khoản lợi nhuận của doanh nghiệp: Nhân viên giúp đưa ra quyết định chiến lược, nâng cao năng suất và lợi nhuận để giúp doanh nghiệp phát triển và tăng cường sự cạnh tranh.
Xây dựng mối quan hệ xã hội: Nhân viên đóng góp vào xây dựng mối quan hệ xã hội tốt đẹp trong doanh nghiệp, giúp sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được phát triển bền vững.
4.1.3 Phân tích công việc cho vị trí nhân viên
4.1.3.1 Chức năng của nhân viên
Chức năng là danh sách những công việc tổng thể mà một ví trí có thể làm.
Chức năng = chức vụ + khả năng
Nhân viên Marketing: Thực hiện các hoạt động marketing của công ty
Nhân viên kinh doanh: Thực hiện các hoạt động bán hàng của công ty
Nhân viên nhân sự: Thực hiện các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong
4.1.3.2 Nhiệm vụ của nhân viên
Nhiệm vụ của nhân viên là sự cụ thể hóa mục đích công việc cần đạt được, đó là sự diễn giải chi tiết của mục đích công việc, phản ánh để đạt được mục đích công việc đã xác định, người thực hiện công việc cần phải thực hiện nhiệm vụ chủ yếu nào? Điều này giúp cho nhân viên biết được trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể khi tiến hành công việc Nhiệm vụ của nhân viên có thể khác nhau tuỳ vào từng loại hình kinh doanh.
Ví dụ một số nhiệm vụ của nhân viên bán hàng ở cửa hàng A
Vệ sinh sân cửa, sàn nhà và dàn âm thanh
Vệ sinh kệ và sản phẩm thuộc khu vực phụ trách
Kiểm kê hàng hóa thuộc khu vực phụ trách
Giới thiệu hàng hóa và bàn hàng thuộc khu vực phụ trách
Theo dõi và ghi nhận lượng khách ra, vào và ý kiến Khách hàng và Bảng theo dõi ý kiến Khách hàng
Trực tiếp yêu cầu nhân viên Cashier hoặc Center tiếp khách trước khi chuyển khách vào trong
4.1.3.3 Quyền hạn của nhân viên
Quyền hạn của nhân viên: là quyền sử dụng các nguồn lực khác nhau của doanh nghiệp để thực hiện các công việc được giao. Ở các doanh nghiệp khác nhau thì quyền hạn của nhân viên khác nhau: ngành nghề kinh doanh, quan điểm của nhà quản trị, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Mỗi vị trí công việc khác nhau thì nhân viên sẽ có quyền hạn khác nhau
Nhân viên ở các vị trí công việc có thể có những quyền hạn như:
Quyền về quản lý cộng tác viên và các đại lý
Quyền về sử dụng ngân sách (chi phí)
Quyền về sử dụng các cơ sở vật chất phục vụ hoạt động kinh doanh
Quyền quyết định mức giá trong khung giá và mức giá cụ thể
Các doanh nghiệp có thể sử dụng các chính sách kinh doanh khác nhau Khi đó quyền hạn này của nhân viên thường có sự khác biệt rõ rệt
Một số quyền hạn khác của nhân viên: Ngoài ra nhân viên bán hàng còn có một số quyền hạn khác như quyền truy cập vào hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, phạm vi truy cập, phạm vi được tác động đến hệ thống đó
4.1.3.4 Quan hệ của nhân viên
Trong quá trình thực hiện công việc, các nhân viên cần có các quan hệ nội bộ và quan hệ với bên ngoài để thực hiện tốt công việc.
Tùy thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao của các nhân viên tại các doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh khác nhau mà các mối quan hệ này là khác nhau Năng lực của nhân viên
Là kiến thức, kỹ năng, khả năng và hành vi mà người lao động cần phải có, thể hiện ổn định, đáp ứng yêu cầu công việc và là yếu tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.
Năng lực làm cho việc tiếp thu các kiến thức kỹ năng, kỹ xảo trở nên dễ dàng hơn. Năng lực được thể hiện qua:
4.1.3.6 Phẩm chất của nhân viên
Phẩm chất được thể hiện qua hành vi, đó là quan điểm, là ý thức, là các phẩm chất nghề để người thực hiện công việc có đủ năng lực để thực hiện công việc được giao. Phẩm chất của nhân viên gồm:
Có niềm đam mê với công công việc.
Có sự cầu tiến, chí tiến thủ trong công việc.
Có trách nhiệm với công việc.
Năng động, nhiệt tình, linh hoạt.
Biết chăm sóc hình thức và sức khỏe phù hợp.
Có khả năng chịu áp lực.
4.1.3.7 Kinh nghiệm của nhân viên
Kinh nghiệm hay trải nghiệm, là tri thức hay sự thông thạo về một sự kiện hay một chủ đề có được thông qua tham gia sự can dự hay tiếp xúc trực tiếp.
Nhân viên cần kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực mà họ đang làm việc Ngoài ra, họ cần có kinh nghiệm trong quản lý thời gian, giải quyết vấn đề, làm việc độc lập và trong nhóm, giao tiếp hiệu quả, tư duy logic, kỹ năng vi tính, kỹ năng thuyết trình, sự tỉ mỉ, chịu áp lực và cần cù trong công việc Kinh nghiệm sẽ giúp nhân viên đưa ra quyết định chính xác và có thể giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
4.1.3.8 Điều kiện thể chất, điều kiện làm việc của nhân viên
Yêu cầu về thể chất: Tuổi, chiều cao, cân nặng, ngoại hình, sức khỏe.
Yêu cầu về điều kiện làm việc: Điều kiện, môi trường làm việc hợp lý cho người lao động, gồm trang thiết bị an toàn, chăm sóc y tế và bảo hiểm để người lao động tránh được các tai nạn, rủi ro và tránh các bệnh nghề nghiệp đảm bảo sức khoẻ cả về thể chất và tinh thần để làm việc lâu dài Ngoài ra, môi trường làm việc đảm bảo các tiêu chuẩn cho phép về: tiếng ồn, độ ẩm, bụi, ánh sáng, không khí, chất độc hại…
THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ NHÂN VIÊN TẠI
4.2.1 Các chức danh công việc tại Kinh Đô
Nhân viên hành chính nhân sự
Nhân viên chăm sóc khách hàng
4.2.2 Chức năng của nhân viên tại Kinh Đô
Tại Kinh Đô, có nhiều vị trí công việc khác nhau, mỗi vị trí có chức năng riêng. Dưới đây là một số vị trí và chức năng của các nhân viên tại Kinh Đô:
Nhân viên kinh doanh: chịu trách nhiệm quảng bá và truyền thông rộng rãi sản phẩm doanh nghiệp đến khách hàng nhằm thuyết phục họ sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp Nhờ vào đó, họ có thể giúp tăng doanh thu, lợi nhuận góp phần phát triển doanh nghiệp.
Nhân viên hành chính nhân sự: Thực hiện các hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong công ty như tuyển dụng, đào tạo và phát triển, chi trả lương, quản lí hồ sơ nhân viên, thực hiện các chính sách phúc lợi
Nhân viên kế toán: tiếp nhận các thông tin, tính toán và xử lý mọi công việc liên quan đến tài sản và những sự thay đổi về tài sản của doanh nghiệp.
4.2.3 Nhiệm vụ của nhân viên tại Kinh Đô
Tìm kiếm và phát triển nguồn khách hàng tiềm năng.
Tư vấn, giải thích cho khách hàng về sản phẩm của công ty
Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng….
Đàm phán thương lượng, thực hiện các thủ tục ký kết hợp đồng với khách hàng.
Góp ý kiến lên kế hoạch kinh doanh sản phẩm.
Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng.
Làm các báo cáo công việc theo định kỳ theo yêu cầu cấp trên.
Tham gia họp cùng các bộ phận, báo cáo phản hồi từ khách để có giải pháp xử lý, khắc phục hiệu quả.
Nhân viên hành chính nhân sự:
Tuyển dụng và tuyển chọn nhân viên: Tìm kiếm, phát triển và giữ chân các ứng viên phù hợp nhằm đáp ứng nhu cầu và mục tiêu của công ty
Thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển nhân viên: Thiết lập các chương trình đào tạo để giúp nhân viên phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất làm việc của họ
Thực hiện quản lý lương và phúc lợi: Quản lý và giám sát các khoản tiền lương, bảo hiểm và các khoản phúc lợi khác của nhân viên
Xây dựng mối quan hệ công chúng và quan hệ lao động: Làm việc với các bộ phận khác để thực hiện các chương trình truyền thông, quản lý quan hệ công chúng và giải quyết các vấn đề lao động
Thực hiện quản lý hồ sơ nhân viên: Theo dõi, bảo vệ và cập nhật hồ sơ của nhân viên Điều phối với bộ phận kế toán: Làm việc với bộ phận kế toán để đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng thời hạn và chính xác
Giải quyết các vấn đề nhân sự: Góp ý kiến đưa các giải pháp và chương trình để giải quyết các vấn đề nhân sự trong công ty.
Kiểm tra đối chiếu số liệu, dữ liệu chi tiết và tổng hợp nội bộ, các định khoản nghiệp vụ phát sinh, số dư cuối kỳ, theo dõi công nợ.
Xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán, lập quyết toán.
Lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết, thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định.
4.2.4 Quyền hạn của nhân viên tại Kinh Đô Ở mức độ tổng quát, các nhân viên tại Kinh Đô có những quyền hạn như sau:
Nhân viên có quyền được trả lương đầy đủ và theo đúng hợp đồng lao động.
Nhân viên được bảo vệ quyền lợi về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Nhân viên có quyền tham gia các hoạt động đào tạo, nâng cao kỹ năng và chuyên môn.
Nhân viên có quyền được tham gia các hoạt động đoàn thể, văn hóa, giải trí của công ty.
Nhân viên được bảo vệ quyền riêng tư và an toàn lao động.
Nhân viên có quyền đề xuất ý kiến, đóng góp của mình cho công ty.
Tuy nhiên, các quyền hạn này có thể khác nhau phụ thuộc vào chức danh và vị trí của từng nhân viên tại Kinh Đô
Quyền hạn của nhân viên nhân sự
Đóng góp ý kiến với (Giám đốc/ ban giám đốc) giải quyết những vấn đề thuộc lĩnh vực nhân sự trong công ty.
Đề xuất phương án để tuyển dụng nhân sự hiệu quả
Đề xuất các ý kiến nhằm cải tiến công việc trong công ty
4.2.5 Quan hệ của nhân viên tại Kinh Đô
Nhân viên trong công ty Kinh Đô sẽ thiết lập mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp để đảm bảo thực hiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực hiệu quả.
Quan hệ bên trong công ty
Mối quan hệ bên trong là chịu sự kiểm soát của cán bộ quản lý cấp cao và phối hợp các phòng ban, các bộ phận để phối hợp thực hiện hoạt động hiệu quả.
Quan hệ bên ngoài công ty
Mối quan hệ bên ngoài chính là nhân viên sẽ giữ mối quan hệ với các đối tác kinh doanh, các khách hàng, cơ quan nhà nước của Kinh Đô để việc hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển.
Dưới đây là các mối quan hệ được thiết lập của nhân viên nhân sự tại Kinh Đô:
STT Cá nhân/ tổ chức Nội dung công việc
1 Đối tác tuyển dụng, Báo cáo về thị trường lao động, báo cáo về chính sách và các công ty tư vấn, cơ quan quản lý nhân sự công ty quy định nhân sự của công ty, và báo cáo về các vấn đề liên quan đến nhân sự mà công ty đang đối mặt
2 Cơ quan nhà nước Nắm bắt nhanh về các vấn đề các quy định, chính sách
3 Sở lao động Nắm bắt linh hoạt về các quy định về BHXH, các văn bản pháp lý, nghị định của luật lao động
Bộ phận Đơn vị phối hợp
Phối hợp để tạo ra những chiến lược kinh doanh hợp lý và hiệu quả – từ đó chuẩn bị các bài đào tạo cho nhân viên mới bài bản hơn.
Bộ phận Marketing Phối hợp để có thể đưa ra những chiến lược tuyển dụng độc đáo.
Từ đó, tìm kiếm và kết nối được với nhiều nhân tài có khả năng và năng lực, đáp ứng nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp
Bộ phận kế toán Phối hợp để tính giá thành sản phẩm, những tài liệu cần thiết về quỹ lương
Báo cáo việc tuyển dụng những ứng viên
Bộ phận đào tạo và phát triển
Báo cáo vấn đề đào tạo và phát triển trong nội bộ Doanh nghiệp
Bộ phận quản lý nhân sự
Báo cáo quy trình, chính sách nhân sự
4.2.6 Năng lực của nhân viên tại Kinh Đô
Nhân viên trong công ty Kinh Đô đều có trình độ từ 12/12 đến Cao đẳng và sau Cao đẳng
Trình độ của nhân viên nhân sự
Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành kinh tế, quản trị nhân lực
Có chứng chỉ tiếng Anh là một lợi thế
Các kiến thức xã hội cơ bản: Kiến thức phổ thông trung học, toán, văn, xã hội.
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO VỊ TRÍ NHÂN VIÊN TẠI KINH ĐÔ
Công tác Phân tích công việc được thực hiện tại công ty đã đạt được một số kết quả nhất định:
Mục tiêu của Phân tích công việc đã hướng tới việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức và phù hợp với mục tiêu của quản lý, phục vụ quản lý.
Nhân viên đã quan tâm đến công tác phân tích công việc của công ty
Bản mô tả công việc tại Kinh Đô đã đạt được một số kết quả nhất định
Chức danh công việc: Kinh Đô đã tiến hành xác định đầy đủ các chức danh công việc, chức danh công việc phản ánh đúng chức năng và khả năng của nhân viên trong công tyty.
Mục đích công việc: Kinh Đô đã đề ra được mục đích ngắn gọn, súc tích giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan nhất về công việc
Nhiệm vụ công việc: Đã nêu ra được cụ thể những công việc tổng thể mà một vị trí nhân viên cần phải làm giúp cho nhân viên định hướng mục tiêu công việc cụ thể cần làm, nâng cao hiệu quả công việc Các nhiệm vụ của từng vị trí được liệt kê theo nhóm một cách khoa học, đầy đủ, chi tiết dựa trên các tiêu chí cụ thể Điều này giúp cho nhân viên biết được trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể khi tiến hành công việc.
Quyền hạn: Trong tất cả các bản mô tả công việc của Kinh Đô thì quyền hạn của mỗi vị trí đều đã được phân ra rõ ràng, tránh mâu thuẫn nội bộ trong công ty.
Mối quan hệ: Kinh Đô đã chỉ ra rõ ràng các mối quan hệ cấp trên cấp dưới, quan hệ bên trong, quan hệ bên ngoài
Các yêu cầu trong công việc: Công ty đã chỉ ra được các phẩm chất cần có của mỗi vị trí nhân viên như cần cù, đam mê với công việc, có trách nhiệm Khi xác định nhóm tiêu chuẩn năng lực, về kỹ năng chuyên môn và kỹ năng bổ trợ Kỹ năng mềm và kỹ năng cứng.
Từ những ưu điểm trên của việc phân tích công việc cho vị trí nhân viên ta có thể thấy rằng Kinh Đô đã có những kết quả nhất định khi xây dựng bản mô tả như giảm thời gian hao phí, tăng năng suất lao động, quá trình làm việc của nhân viên cũng trở nên khoa học và hiệu quả hơn Có được những điều này là do công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác phân tích công việc trong quản trị nhân lực Từ đó góp phần làm cho quá trình làm việc hiệu quả hơn
Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì công tác Phân tích công việc tại công ty còn tồn tại một số hạn chế sau:
Quá trình Phân tích công việc ít có sự tham gia của cá nhân người lao động và không được phổ biến, giải thích cho người thực hiện công việc những nội dung của mô tả công việc.
Do vị trí nhân viên thay đổi liên tục, việc thu thập và phân tích công việc còn gặp khó khăn.
Nhiệm vụ công việc: Chưa sắp xếp được theo thứ tự quan trọng, không nêu rõ công việc chính và phụ cho chức vụ Điều kiện làm việc: Bản Mô tả công việc còn thiếu nhiều nội dung của điều kiện làm việc gồm: các phương tiện, máy móc sử dụng khi làm việc Đây là những thông tin rất quan trọng đối với người thực hiện công việc nhưng lại không được đề cập tại tài liệu trên.
Năng lực của nhân viên: Tập trung nhiều hơn vào việc phân tích kỹ năng chủ yếu của nhân viên, chưa đề cập mức năng lực ngoại ngữ tối thiểu.
Yêu cầu công việc: Chỉ nêu lên những kỹ năng mềm cho nhân viên, chưa đưa ra được những kỹ năng cứng, kỹ năng chuyên môn cho vị trí nhân viên Và tùy vào vị trí nhân viên mà điều kiện làm việc sẽ khác nhau.
Kinh Đô cần tiếp tục phát huy điểm mạnh, cải thiện những thiếu sót như:
Phân tích công việc cho chức năng của nhân viên tại mỗi vị trí cần được thu thập linh hoạt ý kiến của nhân viên để có sự đánh giá chức năng cụ thể tránh sự chồng chéo chức năng với từng vị trí
Phân tích công việc cho vị trí nhân viên tại công ty Kinh đô theo chu kỳ ngắn hơn và cụ thể hơn
Về nhiệm vụ công việc: Cần sắp xếp lại thứ tự quan trọng trong công việc Nếu rõ đâu là nhiệm vụ chính, đâu là nhiệm vụ phụ.
Về điều kiện làm việc: Tạo môi trường và điều kiện làm việc một cách hợp lý, phù hợp với từng vị trí nhân viên.
Về năng lực làm việc: Hoàn thiện hệ thống năng lực cần có của mỗi vị trí nhân viên và tập chung vào phân tích những kỹ năng cần có tại mỗi vị trí công việc giúp cho nguồn lực đầu vào chất lượng và đáp ứng hiệu quả công việc
Về yêu cầu công việc: Bản mô tả công việc hay bản yêu cầu chuyên môn cần nêu rõ kỹ năng chuyên môn, kỹ năng bổ trợ Ngoài ra cần lưu ý về mức năng lực ngoại ngữ yêu cầu tối thiểu cho vị trí nhân viên.