Báo cáo tại công ty trách nhiệm hữu hạn indochina thanglong tourist và trade

MỞ ĐẦU Khi chuẩn bị bước chân khỏi cổng trường Đại học lúc sinh viên bắt đầu lo lắng dự định cho tương lai Một loạt câu hỏi quanh quẩn đầu: Ra trường làm gì? Mình làm đâu? Có học tiếp hay khơng?,… câu hỏi là: Những học sau làm ứng dụng nào? Chỉ đến nhận thông báo tham gia đợt thực tập đầu tiên, dần định hình rõ ngành học cơng việc Thực tập hội tốt cho sinh viên làm quen với môi trường công việc định hướng cho thân Vì mà thực tập có giá trị quan trọng q trình làm việc sau chúng tơi Học tập ngành “Quản trị lữ hành” dường ngành học xa xôi mà trả lời, người lớn thường nhầm với “Hướng dẫn viên du lịch” Một câu mà người lớn thường nói với tơi “ngành khó xin việc” Khi đó, tơi nghĩ đơn giản rằng: ngành chọn khơng hợp, đổi sang làm ngành khác Nhưng chọn học tập làm việc ngành du lịch, khơng phải đơn giản “tơi u du lịch”, hay “tơi thích du lịch”; mà cịn “tơi thích người làm du lịch”, muốn họ, “thế giới thật rộng lớn với người ta chưa gặp bao nơi ta chưa đặt chân đến”, muốn tìm hiểu mảnh đất xa xơi cơng việc tìm kiếm hội để đặt chân đến đó… Đó suy nghĩ gái mơ mộng, năm thứ Đại học, bắt đầu lu mờ phương hướng muốn làm sau tốt nghiệp Đại học Học “quản trị” địi hỏi chúng tơi phải có kỹ để làm quản lý, muốn làm quản lý phải có hiểu biết tất phận ngành nghiệp vụ liên quan công ty du lịch Càng học thêm lại thấy nhỏ bé thiếu nhiều kiến thức q, tơi bắt đầu sợ sệt dân gian ta có câu “một nghề sống, vạn nghề chết”, tơi khơng bật hẵn lĩnh vực nghiệp vụ nào, bên biết chút, chẳng đủ để làm nghề kiếm sống Và liệu cơng việc phù hợp với đây, có nên tiếp tục theo đuổi ngành du lịch hay khơng? Đó lý mà tơi thực cần đến thực tập công ty du lịch Ý “một công ty du lịch” “một tập” nghĩa Tôi cố gắng liên hệ để thực tập cơng ty có quy mô tốt, phận công ty tạo điều kiện cho học hỏi làm việc nhân viên thực Kỳ thực tập bắt đầu với háo hức mong chờ việc tìm hiểu rõ mơi trường làm việc tương lai NỘI DUNG 1/ GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP: 1.1: Thông tin chung về công ty: Tên công ty: Công ty TNHH Indochina Thanglong Tourist&Trade Địa trụ sở chính: Số 34 Nguyễn Khoái, phường Bạch Đằng, quận Hài Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam Địa tại: Nhà C5b, 152 Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội Giấy phép đăng ký kinh doanh cấp ngày 20/06/2011 Website: http://itt-thanglong.com/ Nếu trước đây, sản phẩm du lịch cao cấp dành cho số đối tượng khách hàng, dịch vụ sang trọng trở thành nhu cầu phổ biến Các khu du lịch resort, khu biệt thư nghỉ dưỡng, tour du lịch nước ngoài,… quan tâm nhiều người thích khám phá, trải nghiệm hưởng thụ sống sắc màu giới Nắm bắt nhu cầu thị trường, công ty Indochina Thanglong đời với mục tiêu đem lại tour du lịch hạng sang siêu sang đến cho khách hàng Cơng ty có lợi nguồn vốn đầu tư mạnh, cổ đơng có kinh nghiệm hoạt động lâu năm ngành dịch vụ với nhiều mối quan hệ thân thiết tiềm Chính vậy, Indochina Thanglong thường xun có chương trình du lịch với với nhiều ưu đãi dành cho khách hàng muốn sử dụng dịch vụ du lịch cao cấp Sau phần giới thiệu cơng ty Facebook trang web thức: Tại Indochina Thanglong, cam kết đem lại cho quý khách hàng trải nghiệm du lịch hoàn tồn mẻ Chúng tơi tin du khách xứng đáng khám phá, trải nghiệm đẹp đẽ, thú vị chân thực điểm đến Với đội ngũ quản lý nhân viên người có kinh nghiệm làm việc đào tạo chuyên ngành nước ngồi, chúng tơi tự tin đáp ứng nhu cầu khách hàng cách chuyên nghiệp Tầm nhìn Indochina Thanglong trở thành công ty du lịch số việc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu, tour du lịch hạng sang siêu sang cho quý khách hàng Mang lại nhiều giá trị cho khách hàng yếu tố định sống Indochina Thanglong Một giá trị cốt yếu mà xem trọng là: Giá cạnh tranh hơn; Quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh gọn hơn; Quý khách tư vấn chu đáo, nhiệt tình Đến với Indochina Thanglong, khách hàng cung cấp dịch vụ hoàn hảo quy trình làm việc chuyên nghiệp với mức giá phù hợp Các TOUR DU LỊCH theo yêu cầu, : _ Nghỉ dưỡng _ Du học hè _ Trăng mật _ Khám sức khỏe _ Du thuyền Các dịch vụ mà công ty Indochia Thanglong phục vụ khách hàng gờm có:  Tour Du Lịch Indochina Thăng Long Tourist & Trade chuyên gia điểm đến hấp dẫn: Châu Âu, Châu Mỹ, Dubai, Các quần đảo Châu Á Thái Bình Dương, Đơng Nam Á, Australia-New Zealand, Nhật Bản-Hàn Quốc Đặc biệt Indochina Thang Long cung cấp chương trình kết hợp tour du lịch dịch vụ kiểm tra sức khỏe Singapore, nơi có hệ thống y tế đại khu vực giới Ngồi chúng tơi cung cấp tour du lịch kết hợp thăm quan, học tập trường thuộc tất cấp Singapore Indochina Thang Long tổ chức chương trình học ngắn ngày, cấp chứng Singapore Đối với chương trình tour nước, Indochina Thang Long Tourist and Trade mang tới tour du lịch đặc biệt như: Golf tour, Tour du lịch miển biển với resort, khách sạn sang trọng nước Ngồi chúng tơi có đối tác đứng đầu Vietnam để tổ chức tour thám hiểm, tour văn hóa lịch sử, tour nấu ăn chương trình theo sở thích đặc biệt khác Chúng tơi cam kết mang đến trải nghiệm chân thực thú vị cho chuyến bạn  Đại lý vé máy bay Indochina Thăng Long Tourist & Trade đại lý vé máy bay cho nhiều hãng hàng khơng uy tín ngồi nước, ln đảm bảo mức giá cạnh tranh thị trường như: Vietnam Airlines, Jetstar, Emirates, Singapore Airlines, Quantas, Korean Air  Tư Vấn Thiết Kế Chương Trình Du Lịch Đáp ứng nhu cầu ngày đa dạng khách hàng, Indochina Thăng Long Tourist & Trade cố gắng tạo chương trình phù hợp khác biệt theo yêu cầu khách hàng như: Nghỉ dưỡng, Shopping, tuần Trăng mật, Du thuyền, Golf, Sang Trọng Đến với Indochina Thăng Long, quý khách cảm thấy mẻ có trải nghiệm tuyệt vời theo chương trình tư vấn chúng tơi Ngay điểm đến quen thuộc, quý khách khơng cảm thấy nhàm chán chúng tơi ln biết cách làm cho chuyến du khách trở nên thú vị  Khách Sạn, Resort Indochina Thăng Long Tourist & Trade đối tác với nhiều khách sạn 3, tới 5* nước Indochina Thanglong cam kết đem lại mức giá ưu đãi chất lượng dịch vụ tốt cho khách hàng muốn đặt phịng khách sạn 1.2: Các bợ phận phòng ban Quy mơ cơng ty gờm có 12 người, có cổ đơng tham gia điều hành cơng ty, Phó Giám Đốc, Nhân viên lễ tân hành chính, nhân viên phịng vé, nhân viên phịng tour nhân viên phịng kế tốn Cổ đơng Phó GĐ điều hành Phịng kế tốn Kế tốn trưởng Kế tốn viên Phịng hành Lễ tân hành Phịng tour Trưởng phịng tour Phịng vé Nhân viên điều hành tour Trưởng phòng vé Nhân viên phòng vé a) Phòng Tour: Nhân viên thuộc phòng tour trang bị kỹ cần thiết tiêu chuẩn nghề kỹ cần thiết để làm việc với khách hàng đảm nhiệm công việc phịng tour Phịng Tour có chức nhiệm vụ như: • Chỉ đạo thực nội dung xây dựng chương trình tour du lịch, xây dựng tour/tuyến điểm mới, sách sản phẩm, sách giá phục vụ khách hàng; • Xây dựng Database liệu điều hành (khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, diểm tham quan, đối tác land,…) lên kế hoạch thực tế, khảo sát dịch vụ hàng năm; • Quản lý điều hành tour du lịch; • Xây dựng, tính giá hồn thiện chương trình du lịch chào bán cho khách hàng; • Điều hành, xếp dịch vụ, hướng dẫn viên theo dõi q trình thực tour du lịch; • Tư vấn, ký kết hợp đồng tổ chức thực tour du lịch cho khách du lịch; • Nghiên cứu, khảo sát tuyến điểm, dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng, phát triển tour mới; - Phối hợp với phận, phòng ban trình thực tour du lịch - Phối hợp với phòng ban khác việc thực nghiệp vụ phục vụ q trình thúc đẩy sách lương doanh thu, thực mục tiêu phát triển thương hiệu du lịch công ty Và thực công việc khác theo yêu cầu hay phân công giám đốc Doanh thu tháng phịng tour đạt mức 1,8 tỷ Thương hiệu cơng ty gần đến với khách hàng yêu du lịch Để quảng cáo thương hiệu công thị trường mục tiêu, công ty kết hợp với ngân hàng Vietinbank để thực chương trình khuyến lớn dành cho khách hàng thân thiết Với 100 triệu đờng gửi tiết kiệm, khách hàng có nhiệm vụ quay số trúng thưởng đêm nghỉ khách sạn toàn quốc theo list có sẵn cơng ty Indochina Thanglong tourist and trade Trên đà thuận lợi phối hợp đó, cơng ty tiếp tục kết hợp với Vietinbank để thực chương trình khuyến nhỏ ngày Quốc Tế Phụ Nữ 8-3 Đó in thiệp mừng dành tặng “Một nửa yêu thương” kèm voucher giảm 300,000vnd mua tour sẵn có website cơng ty giảm trực tiếp 50% phí dịch vụ đặt vé máy bay Doanh thu đặt cho năm 2013 dành cho phòng tour công ty 10 tỷ, tập trung chủ yếu vào tháng cao điểm du lịch tour outbound hạng cao cấp Vào thời điểm viết báo cáo này, việc kinh doanh phòng tour bị chậm lại, tháng tháng tổ chức tour, giải nhu cầu ghép khách lẻ, đặt khách sạn Kế hoạch phòng tour lấy doanh thu nghỉ lễ 30-4 để bù lỗ tháng Phòng Tour phịng ban đem lại doanh thu cho cơng ty, phịng Tour có nhân viên, nhân viên phịng tour địi hỏi phải có lực động, có kỹ đàm phán tốt ứng xử linh hoạt để đem lại hài lòng cao cho khách hàng b) Phịng Vé Phịng vé cơng ty có chức sau:  Trả lời thắc mắc khách hàng giúp đỡ, tư vấn khách hàng đặt vé có yêu cầu  Đặt chỗ, giữ chỗ xuất vé cho khách đoàn khách lẻ  Làm công việc khác theo đạo công ty Phòng vé hoạt động tốt, doanh thu tháng vượt tiêu Mỗi tháng, phòng vé tìm kiếm thêm khách hàng tiềm làm hài lòng khách hàng giữ chất lượng dịch vụ tốt với giá dịch vụ hợp lý c) Phịng Kế Tốn: Phịng kế tốn cơng ty có chức nhiệm vụ như:  Quản lý nguồn vốn công ty  Quản lý hệ thồng lương công ty  Quản lý hệ thống sở liệu kế toán  Tham mưu cho ban giám đốc việc huy động vốn  Lập kế hoạch thu, chi tài hàng năm cơng ty  Thanh tốn hợp đờng kinh tế  Thực nhiệm vụ ban giám đốc giao d) Phịng Hành Chính Phịng hành có nhiệm vụ:  Nghe điện thoại, giải đáp thắc mắc cỉa khách hàng  Sắp xếp họp vấn đề nhân  Thực công tác văn thư, lưu trữ quản lý hồ sơ  Thực mua sắm, quản lý sử dụng tài sản chung cơng ty  Thực thủ tục hành cần thiết khác  Thực công việc theo đạo công ty 1.3: Điểm mạnh hạn chế cơng ty: Cơng ty có điểm mạnh đặc trưng như:  Nguồn vốn đầu tư mạnh  Có điều kiện thuận lợi mối quan hệ với khách hàng tiềm  Đội ngũ nhân viên trẻ có ngoại hình ưa nhìn, động cơng việc  Nhân viên phịng Tour đào tạo chuyên ngành có kinh nghiệm làm việc  Nắm bắt nhu cầu thị trường vào thời điểm  Kế hoạch kinh doanh đắn (Chỉ báo giá tour lần báo giá hợp lý, tạo tin tưởng cho khách hàng)  Các phịng ban có phối hợp làm việc hợp lý  Có liên kết với cơng ty lữ hành Singapore nên có ưu việc đưa khách Sing đón khách Sing đến Việt Nam Bên cạnh cịn hạn chế như:  Chưa có nhân viên kinh doanh nhân viên Marketing, điều dẫn đến đơi Phịng Tour phải đảm nhiệm cơng việc khác Cần có nhân viên kinh doanh giỏi để máy công ty làm việc cách trơn tru  Chỉ hướng đến tour du lịch hạng sang nên thị trường khách mục tiêu không đông, ln phải trọng đến việc chăm sóc khách hàng tạo mối quan hệ  Nhân viên trẻ điểm chưa mạnh vấn đề địi hỏi phải có nhân viên dày dặn kinh nghiệm nghề có cách giải thỏa đáng 1.4: Tiềm phát triển cơng ty Việc có mặt danh sách điểm đến hấp dẫn 2013 Hiệp hội Du lịch Mỹ (USTOA) bầu chọn cho thấy Việt Nam có hội tốt để thể “vẻ đẹp tiềm ẩn” Theo số cạnh tranh du lịch, Việt Nam đứng thứ 14 danh sách điểm đến hấp dẫn để phát triển ngành lữ hành du lịch khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2011 Theo khảo sát Hãng du lịch lớn Bắc Mỹ Travel Leaders Group, hạng mục bình chọn “Các địa điểm trở nên “hot” châu Á, Việt Nam có 48,3% số người dự báo cho vị trí Theo trang web chuyên du lịch biển iWantSun, Việt Nam dự báo nằm 10 quốc gia điểm đến hàng đầu vào năm 2013 Theo ước tính Tổng cục Thống kê Việt Nam, năm Việt Nam đón 6,6 triệu khách quốc tế, tăng 9,5% so với năm ngoái (Theo báo Tuổi Trẻ) Đó lý Ngành du lịch Việt Nam đà phát triển, dự báo đón lượng khách du lịch nước ngồi lớn vào năm Chính thế, cơng ty du lịch nói chung có thêm nhiều khách quốc tế Bên cạnh đó, kinh tế Việt Nam dần vực lại sau thời kỳ khủng hoảng, dự báo người dân Việt Nam du lịch tăng lên Hòa vào xu du lịch nước ngồi tour nghỉ dưỡng, cơng ty Indochina Thanglong chắn thu hút quan tâm nhiều khách du lịch chất lượng dịch vụ tốt giá cạnh tranh Theo hướng phát triển tại, 2-3 năm, cơng ty Indochina Thanglong mở rộng quy mô trở thành cơng ty lữ hành có uy tín Hà Nội 2/ MÔ TẢ CÁC NGHIỆP VỤ ĐÃ THỰC TẬP: 2.1: Tư vấn bán tour Công việc liên quan đến việc Tư vấn bán Tour gờm có: a) Tư vấn qua điện thoại: Hằng ngày có khách hàng gọi điện gửi mail đến công ty hỏi thơng tin tour quốc tế Vì vậy, nhân viên phụ trách phải trực điện thoại quản lý tài liệu kỹ để sẵn sàng trả lời tất thắc mắc khách hàng Nhân viên tư vấn qua điện thoại cần phải có giọng nói chuẩn, dễ nghe, dễ tạo cảm tình cho người nghe; đặc biệt phải nắm bắt tốt thông tin chương trình du lịch cơng ty Sau hai tuần thực tập công ty, bắt đầu nhận nhiệm vụ trực điện thoại anh quản lý phải gặp khách hàng Hầu khách hàng gọi đến hỏi kỹ chương trình du lịch có thêm thông tin liên quan Tôi cần phải nắm rõ thơng tin tour du lịch có cơng ty, số lịch trình chạy tour cơng ty đối tác để ghép khách lẻ cần thiết, thông tin làm hộ chiếu, visa, dịch vụ đặt phịng khách sạn,… Để tiện quản lý thơng tin để mở xem lại khách hỏi, tơi lưu file mềm chương trình tour có vào máy tính, 10