Hệ thống thông tin trong tổ chức

Mô hình vật lí trong 1 Các trạm cuối phục vụ nhân viên bán vé là các máy vi tính được nối mạng Một máy vi tính sever được trang bị một đĩa cứng để lưu trữ các dữ liệu và chương trình Đĩa cứng này có d[.]

Mơ hình vật lí Các trạm cuối phục vụ nhân viên bán vé máy vi tính nối mạng Một máy vi tính sever trang bị đĩa cứng để lưu trữ liệu chương trình Đĩa cứng có dung lượng 4,4 GB Máy vi tính sever có nhớ 64 MB, máy vi tính đóng vai trị trạm làm việc có nhớ 640 KB 20 chương trình hệ thống viết ngơn ngữ Visual C++ Một máy in LASER lắp đặt văn phịng, phó giám đốc nhà hát, tốc độ in 270 CPS Các vé in máy in Proprinter III Mơ hình vật lí Các trạm cuối nối với máy mini có nhớ 100 MB Dữ liệu chương trình đuwọc chứa đĩa cứng loại Winchester, có dung lượng 2,1 tỷ bytes Phần mềm Oracle dùng để thực hệ thống Một máy in Proprinter III lắp đặt phịng phó giám đốc nhà hát Vé đuwọc in máy in LASER Mơ hình vật lí Các trạm cuối phục vụ nhân viên bán máy vi tính nối mạng Một máy vi tính chủ có đĩa cứng chứa liệu chương trình Đĩa cứng có dung lượng 4,3 GB Máy vi tính chủ có nhớ 64 MB; máy tính trạm có nhớ 32 MB Hệ thống thực phần ACCESS 7.0 Một máy in LQ - 1170 lắp đặt phịng phó giám đốc nhà hát Vé in máy in Laser Jet 6L Hewlet - Packard Như vậy, thường tồn nhiều khả khác mơ hình vật lí ch phép thực mơ hình vật lí ngồi chọn Như số mơ hình vật lí vừa kể minh họa, loại mơ hình hệ thống thông tin kết lựa chọn chủ yếu từ góc độ kỹ thuật, phận khơng nhìn thấy sử dụng cuối Với mơ hình vật lí ngồi, tồn nhiều khả mơ hình vật lí Tuy nhiên mơ hình khơng tương đương Một số có chi phí lớn hơn, số khác hiệu Quyết định chọn mơ hình vật lí phụ thuộc vào cân nhắc kỹ thuật, chi phí hiệu Hình -3 minh họa sơ đồ sở hệ thống thơng tin theo mơ hình trên, theo thành phần hệ thống thơng tin mơ tả theo ba mức : lơ gic, vật lí ngồi vật lí 2.3 Phân loại hệ thống thơng tin dựa máy tính Trên thực tế, có rât snhiều HTTT khác phát triển với vai trị vị trí khác tổ chức Chính nên người ta thực phân loại HTTT theo nhiều cách khác nhằm nhấn mạnh vai trò khác chúng: Phân loại HTTT theo phạm vi hoạt động, phân loại HTTT theo lĩnh vực hoạt động phân loại HTTT theo mục đích, đối tượng phục vụ Tuy nhiên thực tế, vai trò khác HTTT lại thường tích hợp HTTT dạng hỗn hợp, HTTT có khả cung cấp nhiều chức đa dạng Gói phần mềm kế tốn QuickBooks ví dụ HTTT hỗn hợp Nó vừa thực chức lưu trữ liệu giao dịch hồn thành vừa có khả cung cấp cho nhà quản lý thông tin dạng lúc khách hàng, nhà cung cấp, doanh thu hay công nợ hỗ trọ trình định nhiều mức quản lý khác 2.3.1 Phân loại hệ thống thông tin theo phạm vi hoạt động Theo cách phân loại này, người ta chia HTTT thành hai nhóm ( hình 2-4) a Nhóm HTTT hỗ trợ hoạt động nội tổ chức ( Intraorganizational Stystems) Đây HTTT hỗ trợ thu thập xử lý thông tin phục vụ quản trị nội tổ chức doanh nghiệp Có hai loại hình HTTT hỗ trợ nội bộ: Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động tác nghiệp - Hệ thống xử lý giao dịch ( TPS - Transaction Processing Systems) - Hệ thống quản trị thích hợp doanh nghiệp ( ERP - Enterprise Resources Planning Systems ) - Hệ thống kho liệu ( DW - Data Warehouses ) - Hệ thống tự động hoát văn phong ( OAS - Office Automation Systems) - Hệ thống hỗ trọ nhóm cơng tác ( GS - groupware Systems ) - Hệ thống tự động hóa sản xuất ( FA - Factory Automation) - Hệ thống quản lý chuỗi cung cấp ( SCMS - Supply Chain Management Systems ) Hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý: - Hệ thống trợ giúp định ( DSS - Decision Support Systems ) - Hệ thống khai phá liệu ( DM - Datamining ) - Hệ thống hỗ trợ nhóm làm việc ( GSS - Group Support Systems ) - HTTT địa lý ( GIS - Grographic Information Systems ) - HTTT phục vụ lãnh đạo ( ESS - Executive Support Systems ) - Hệ thống tri thức kinh doanh ( BIS - Business Intelligencc Systems ) - HTTT quản lý tri thức ( KMS - Knowledge Management Systems ) - Hệ chuyên gia ( ES - Expert Systems ) b Nhoms cacs HTTT phối hợp hoạt động tổ chức ( Interorganizational Systems) Đây HTTT liên kết tổ chức với tổ chức khác, ví dụ HTTT liên kết doanh nghiệp với khách hàng nhà cung cấp - Hệ thống trao đổi liệu điện từ ( EDI - Electronic Data Interchangae ) - Hệ thống thương mại điện tử ( EC - E - Commrce ) - Hệ thống JIT ( Just - In - Time Systems ) Trong nhóm HTTT hỗ trợ hoạt động nội cho phép tổ chức thực hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu nhóm HTTT hỗ trợ phối hợp hoạt động liên tổ chức lại giúp tổ chức tiếp cận trao đổi giao dịch với khách hàng, nhà cung cấp, bạn hàng khác đối thủ thơng qua nhiều hệ thống mạng máy tính truyền thống 2.3.2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt động Theo lĩnh vực hoạt động, HTTT phân thành hai nhóm chính: Nhóm HTTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp nhóm HTTT hỗ trợ quản lý ( hình 2-5) a Nhóm HTT hỗ trợ hoạt động tác nghiệp ( Operations Support Systems) Các HTTT loại tập trung vào việc xử lý liệu phát sinh hoạt động nghiệp vụ, cung cấp nhiều sản phẩm thông tin khác nhiên chưa phải thông tin chuyên việt, sử dụng cho nhà quản lý - Hệ thống xử lý giao dịch ( TPS - Transaction Processing Systems): Xử lý giao dịch nghiệp vụ - Hệ thống kiểm sốt tiến trình ( PCS - Process Control Systems): Kiểm soát tiến trình nghiệp vụ - Hệ thống hỗ trợ cộng tác tổ chức ( ECS - Enterprise Collaboration Systems): Hỗ trợ cộng tác làm việc theo nhóm b Nhóm HTTT hỗ trợ quản lý ( MSS - Management Support Systems) Đây HTTT có khả cung cấp thông tin hỗ trợ định quản lý - HTTT quản lý ( MIS - Management information Systems ): Cung cấp báo cáo chuẩn mực, định kỳ cho nhà quản lý - Hệ thống trợ giúp định ( DSS - Decision Support Systems): Hỗ trợ q trình định thơng qua giao diện đối thoại - Hệ thống trợ giúp lãnh đạo ( ESS - Executive Support Systems); Cung cấp thông tin dạng cho lãnh đạo 2.3.3 Phân loại hệ thống thơng tin theo mục đích đối tượng phục vụ Dựa theo mục đích đối tượng phục vụ, người ta phân HTTT thành năm loại ( hình 2-6) Sau mô tả ngắn gọn loại - Hệ thống chuyên gia ( ES - Expert Systems): Là HTTT dựa máy tính có sử dụng tri thức liên quan đến lĩnh vực ứng phức tạp, mang tính chuyên biệt để tương tác vai trò chuyên gia tư vấn với người sử dụng Hệ chuyên gia bao gồm sở tri thức mơ đun phần mềm có khả suy luận tri thức, tìm kiếm câu trả lời cho cầu hỏi người sử dụng Các hệ chuyên gia ứng dụng cho vấn đề lĩnh vực hẹp Các vấn đề liên qua đến chẩn đoán ứng dụng phổ biến hệ chuyên gia - Hệ thống quản trị tri thức ( Knowledge Management Systems ): Hỗ trợ qua trình tạo mới, tổ chức phân phối tri thức nghiệp vụ tới thành viên tổ chức - HTTT chiến lực ( SIS - Strategie Information Systems): Cung cấp cho tổ chức sản phẩm dịch vụ chiến lược, giúp tổ chức đạt loại cạnh tranh - HTTT nghiệp vụ ( BIS - Business Information Systems): Hỗ trợ hoạt động tác nghiệp quản lý lĩnh vực chức điển hình tổ chức - HTTT tích hợp ( IIS - Integrates Information Systems): Tích hợp nhiều vai trị khác hệ thống có khả cung cấp thơng tin, hỗ trợ q trình định nhiều mức quản lý khác nhiều lĩnh vực khác 2.3.4 Phân loại HTTT theo lĩnh vực chức Dựa theo lĩnh vực chức năng, người ta phân HTTT thành bốn loại ( hình 2-7) Sau mô tả ngắn gọn loại - Hệ thống thông tin bán hàng marketing : Là hệ thống sử dụng để quản lý phát triển sản phẩm mới; phân phối, định giá sản phẩm, hiệu khuyến mại hàng hóa, dự án bán hàng hóa sản phẩm tổ chức; - Hệ thống thông tin tài chính, kế tốn: hệ thống sử dụng để quản lý, kiểm soát kiểm toán nguồn lực tài tổ chức: - Hệ thống thông tin kinh doanh tác nghiệp; hệ thống sử dụng để quản lý, kiểm soát kiểm toán nguồn lực kinh doanh tác nghiệp tổ chức; - Hệ thống thông tin quản trị nhân lực : Là hệ thống sử dụng để quản lý, kiểm soát kiểm toán nguồn nhân lực tổ chức 2.4 Vai trò hệ thống thông tin tổ chức Từ đời đến nay, lịch sử phát trin HTTT trải qua chặng đường dài với đa dạng hoát loại hình HTTT vai trị ngày lớn chúng tổ chức Trong tổ chức đại, hệ thống thơng tin đóng vai trò then chốt đường nhiên phải sử đánh giá cao nhà quản lý Công nghệ số hóa thực làm thay đổi tổ chức kinh doanh Các hệ thống thông tin ngày ảnh hưởng trự tiếp tới thức nhà quản lý định, nhà lãnh đạo lập kế hoạch chí việc định sản phẩm, dịch vụ đưa vào sản xuất Nói tóm lại, HTTT thực đóng vai trị chiến lược đời sống tổ chức Sau ba vai trị yếu HTTT tổ chức - Hỗ trợ hoạt động tác nghiệp - Hỗ trợ hoạt động quản lý - Hỗ trợ tạo lợi cạnh tranh 2.4.1 Vai trò gia tăng giá trị hệ thống thông tin Các hệ thống thơng tin gia tăng giá trị cho tổ chức nhiều cahs: cải tiến sản phẩm cải tiến trình nghiệp vụ liên quan đến việc sản xuất sản phẩm, nâng cáo chất lượng sản phẩm hỗ trợ nhà quản lý q trình định Hệ thống thơng tin gia tăng giá trị trình nghiệp vụ Các HTTT có ảnh hưởng định đến trình nghiệp tổ chức Với việc sử dụng HTTT, chi phí nhân cơng cho q trình nghiệp vụ giảm đáng kể, hiệu trình tăng lên rõ reẹt, chúng thực nhanh thuận tiện Khi phòng kinh doanh có sử dụng HTTT giảm thiểu cơng việc kiểm tra điều kiện tài khách hàng giảm thiểu cơng việc kiểm tra điều kiện tài khách hàng chia sẻ công việc kiểm tra đơn đặt hàng cho nhiều nhân việc thực đảm bảo phối hợp chặt chẽ với Trong tổ chức bao gồm nhiều trình hoạt động nghiệp vụ Đó hoạt động nghiệp vụ mang tính tác nghiệp mua sắm nguyên vật liệu, sản xuất sản phẩm, nhập thành phẩm hay bán hàngl hoạt động kiểm soát tác nghiệp hàng ngày hệ thống sản xuất phân phối; hoạt động cần thiết cho việc thiết kế thiết kế lại tồn hệ thống tổ chức Các q trình hoạt động mức có nhiệm vụ xác định mục tiêu chiến lược cho tổ chức kiểm sốt trình thực mục tiêu Giữa trình hoạt động nghiệp vụ HTTT có mối quan hệ chặt chẽ với ( Bảng - ) Mỗi loại HTTT gia tăng giá trị cho q trình nghiệp vụ mà hỗ trợ Nó làm cho q trình thực hiệu hơn, cải tiến phối hợp tình, tạo trường làm việc tốt giảm thiểu lỗi Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho sản phẩm Sản phẩm đầu trình hoạt động nghiệp vụ tổ chức doanh nghiệp Đó vật dụng, tài liệu, thỏa thuận hay dịch vụ Các sản phẩm phân biệt đặc điểm tính hình thức cung cấp, nên cách mà HTTT gia tăng giá trị cho snả phẩm nâng cao bổ sung đặc tính cho sản phẩm cải tính hình thức cung cấp Ví dụ, HTTT cung cấp hướng dẫn sử dụng dụng chi tiết cho sản phẩm mà khách hàng đặt; HTTT thực kết hợp thông tin đặt hàng lần khách hàng với thơng đặt hàng năm trước nhằm đưa nhận định tích cực cho hoạt động đặt hàng khách hàng Việc tạo rào cnả thâm nhập thị trường công ty khác đưa đến thay đổi cấu trúc thị trường Ngồi ra, HTTT gia tăng giá trị cho sản phẩm cách cải tiến phương thức cung cấp sản phẩm đến khách hàng Một ví dụ rõ hệ thống đặt vé máy bay Với hệ thống này, việc đặt chỗ mua vé máy bay thực nhanh chóng thuận tiện cú điện thoại hay hệ thống thương mại điện tử mà với khách hàng mua hàng hóa dịch vụ nhà hệ thống máy giao dịch ngân hàng ngân hàng ( Automated Tesller Machine - ATM ) thiết bị đầu cuối chuyên dụng, sử dụng để cung cấp dịch vụ ngân hàng từ xa Hệ thống thông tin gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm Các HTTT gia tăng giá trị cho chất lượng sản phẩm nhiều cách Gia tăng giá trị cho trình nghiệp vụ gia tăng giá trị cho thân sản phẩm cách đổi nâng cao chất lượng q trình sản phẩm Việc sử dụng hệ thống dự trữ tồn kho thời JIT ( Just - In - Time) cho phép gia tăng giá trị cho chất lượng trình quản lý hàng tồn kho hệ thống này, nhà cung cấp thực cung cấp hàng hóa cho nhà san xuất thời điểm mà chúng cần đến cho q trình sản xuất; Bảng tính điện với phân tích tài nhanh chóng, xác động sản phẩm có chất lượng cao Hệ thống thơng tin gia tăng giá trị cho sản phẩm cách cải tiến chất lượng thơng qua việc thu thấp thơng tin phản hồi, thiết kế thực cải tiến sản phẩm thông qua việc truyền đạt nội dung thay đổi cần thiết tới đối tượng liên quan trình sản xuất hệ thống thư điện tử hay báo điện tử 2.4.2 Vai trò chiến lược hệ thống thống tin môi trường cạnh tranh Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, HTTT quản lý nói chung HTTT chiến lược nói riêng đóng vai trị định hiệu kinh doanh tính sống cịn tổ chức Những HTTT công cụ then chốt, đám bảo cho tổ chức đạt ưu cạnh tranh Để sử dụng hệ thống thơng tin vũ khí cạnh tranh, tổ chức phải biết xác định xem chiến lược hoạt động kih doanh nằm đâu? Các HTTT chiến lược thường đem đến thay đổi tổ chức, sản phẩm dịch vụ thủ tục nghiệp vụ Những thay đổi thường đòi hỏi lực lượng lao động mới, đội ngũ nhà quản lý có khả giữ mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng nhà cung cấp Các tổ chức ngày có xu hướng sử dụng HTTT tạo ưu cạnh tranh cách thiết lập mối liên kết với bạn hàng tổ chức khác hợp tác với cách cha sẻ nguồn lực dịch vụ Sự liên minh thường gọi " Quan hệ thông tin bạn hàng", theo hai nhiều tổ chức chia sẻ liệu với lợi ích tất bên Tuy nhiên, việc triển khai HTTT loại thường đòi hỏi thay đổi mục tiêu chiến lược kinh doanh, mối quan hệ khách hàng nhà cung cấp, hoạt động nghiệp kiến trúc thông tin tổ chức Nói cách khác, việc triển khai HTTT chiến luwọc địi hỏi thay đổi khơng mặt kỹ thuật mà mặt xã hội Vậy nên nhà quản lý cần phải xếp thiết kế lại trình nghiệp vụ tổ chức để việc ứng dụng công nghệ thông tin mũi nhọn đạt hiệu Họ cần thiết lập chế việc phối hợp hoạt động tổ chức với khách hàng nhà cung cấp Các khách hàng nhà cung cấp liên kết với chặt chẽ chia sẻ với trách nhiệm Đối với nhà quản lý vấn đề đặt phải có ý tưởng giúp xác định xem loại hình HTTT tạo ưu chiến lược cho tổ chức Sau câu hỏi cần đề cập cân nhắc để đưa định loại này: - Hiện nay, HTTT sử dụng nghành nghề tổ chức mình? Đơn vị, tổ chức dẫn đầu việc ứng dụng CNTT? Ngành nghề cơng nghiệp có xu phát triển sao? Có cần thiết phải thay đổi cách thức hoạt động kinh doanh k? - Có hội chiến lược đạt đưa công nghệ thông tin vào sử dụng? Các HTTT đem lại giá trị gia tăng lớn giai đoạn nào? - Kế hoạch chiến lược kinh doanh nào? Kế hoạch có khớp với chiến lược dịch vụ thơng tin thời khơng? - Tổ chức có đủ điều kiện công nghệ vốn để phát triển HTTT chiến lược không? 2.5 Hiệu kinh tế hệ thống thông tin Việc đánh giá hiệu kinh tế hệ thống thông tin thực chất việc nghiên cứu xác định lợi ích tiền mà mang lại cho tổ chức nởi phần chi phí tiền cho HTTT tính dễ dàng 2.5.1 Lợi ích kinh tế hệ thống thơng tin Lợi ích HTTT mang lại đa dạng Đó lợi ích hữu hình ( lợi ích trực tiếp ) đo đếm tiền, lợi ích vơ hình ( lợi ích gián tiếp ) không đo đếm tiền góp phần tăng uy tín cho tổ chức Sau số vấn đề cần xem xét xác định lợi ích hữu hình HTTT Giá trị mội thông tin quản lý Nếu chức tạo thơng tin để bán tổ chức tính giá trị theo chi phí để có thơng tin Giá thành thơng tin = ∑ khoản chí tạo thơng tin Tuy nhiên cách hiểu giá trị thông tin dựa vào giá thành không phù hợp với cách biểu nhà quản lý giá trị thông tin Một thông tin hệ thống thông tin quản lý tạo nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc định Vì phải xem xét giá trị thông tin thông qua việc thông tin đóng góp định quản lý kết ứng xử tổ chức sau thực định quản lý Nghĩa cần phải xem xét giá trị thông tin theo hai bước: Bước : Giá trị thông tin phải đánh giá thông qua tác động định tổ chức Bước : Cách thức thực định tổ chức phải đánh giá thông qua việc đổi chiếu với mục tiêu mà tổ chức ấn định Theo cách hiểu cần phải sử dụng khái niệm giá trị thông tin Giá trị thông tin lợi ích thu việc thay đổi phương án định thơng tin tạo Có thể hiểu có thêm thơng tin nhà quản lý dựa thêm vào thơng tin có để lựa chọn phương án tốt hơn, có lợi ích sinh từ việc thay đổi phương án định Giả sử nhà quản lý phải lựa chọn N phướng án D1, D2, , Dn Nếu chưa có thơng tin A nhà quản lý chọn phương Dk Sau có thơng tin A chọn D1 Vậy gái trị thơng tin A chênh lệch hiệu phương án Dk mang lại trừ hiệu phương án Di mang lại Ví dụ : Đối với sản phẩm bán thị trường, nhà quản lý khảo sát ba chiến lược sau: