Ngày nay các sinh viên ngành thông tin thư viện tốt nghiệp được sống trong một thế giới thông tin đang trở nên ngày càng phức tạp và rất khó có thể kiểm soát và tìm kiếm thông tin. Do áp lực của công nghệ và các cấu trúc quản lý thay đổi, những người đang làm việc trong các tổ chức buộc phải quản lý thông tin tốt hơn. Một vài thông tin cơ bản Truy cập vào thông tin của một cơ quan tổ chức có thể được coi là một nghiệm vụ khá dễ dàng ở...
Hành vi thông tin tổ chức Ngày sinh viên ngành thông tin thư viện tốt nghiệp sống giới thông tin trở nên ngày phức tạp khó kiểm sốt tìm kiếm thơng tin Do áp lực công nghệ cấu trúc quản lý thay đổi, người làm việc tổ chức buộc phải quản lý thông tin tốt Một vài thông tin Truy cập vào thông tin quan tổ chức coi nghiệm vụ dễ dàng nước phương Tây Tuy nhiên, điều xảy muốn truy cập “tri thức” quan đó? Yếu tố quan trọng xem xét đánh giá tri thức tổ chức khái niệm “tri thức ẩn” “tri thức công khai” Tri thức ẩn (tacit knowledge): tri thức lưu giữ đầu người làm quan Tri thức cơng khai (explicit knowledge): tri thức lưu hành công khai, ghi lại để chuyển giao chia sẻ Các tri thức ẩn chia làm khái niệm nhỏ nữa: tri thức mang tính kỹ thuật, chun mơn – gồm kỹ có sau nhiều năm cơng tác; hiểu biết nhận thức – gồm giản đồ, mơ hình trí tuệ, niềm tin, nhận thức ăn sâu vào tâm trí người Các tri thức cơng khai dễ dàng máy tính xử lý truyền lưu trữ sở liệu Chúng xác định cách dễ dàng Thế cịn tri thức ẩn sao? Làm để xác định nó? Phần trình bày sau bối cảnh tổ chức đem đến cho bạn vài số nhiều vấn đề cần xem xét làm việc cho tổ chức Hành vi tổ chức (organisational behaviour) Có nhiều ví dụ cách mà người ứng xử nơi làm việc Hành vi tổ chức bao quát phong cách lãnh đạo văn hóa cơng sở Phong cách lãnh đạo áp dụng tổ chức tác động đến cấu trúc qui trình hoạt động doanh nghiệp Theo Orna (1992), có phong cách lãnh đạo tổ chức: Kiểu truyền thống: dựa độc lập mặt hoạt động Các phận hoạt động cách độc lập thường phân chia thành phận, phịng ban khác Mỗi phịng ban có nhiều chuyên gia họ liên lạc với người phận khác + Điểm mạnh cấu trúc giảm chi phí có qui trình hoạt động tập trung hóa, khả phân tích, kiểm sốt tương tác với nguồn, nhà cung cấp dễ dàng + Điểm yếu tạo hố ngăn cách phận điều nguy hiểm tất coi trung tâm khơng phải khách hàng Cấu trúc truyền thống phổ biến tổ chức lớn, nơi có nhiều cấp bậc quản lý Thông tin thường truyền theo chiều dọc, người làm quản lý nhận thông tin tinh lọc nhân viên thường nhận thông tin từ lãnh đạo dạng thông báo, v.v Trong loại hình tổ chức này, mạng lưới thơng tin phi thức bị lấn át mạng lưới thơng tin thức, cá nhân xác định người gác cổng truyền tin Phong cách lãnh đạo dựa chức năng: tổ chức dựa chủ yếu vào chức cơng việc khác với khả tự trị báo cáo cho trưởng phận Cấu trúc lãnh đạo “phẳng” kiểu truyền thống phố biến tổ chức có qui mơ nhân lực vừa phải cho phép nhân viên liên lạc nhiều với cấp quản lý, việc truy cập đến nguồn tin dễ dàng cho hai phía Việc chuyển giao thơng tin theo kênh thức cần có cấu tổ chức dựa chức Phong cách lãnh đạo kiểu tham gia (quản lý theo nhóm): kiểu quản lý áp dụng tổ chức nào, nhiên thường xuất tổ chức có số lượng nhân viên nhỏ vừa, thường thấy tổ chức làm dịch vụ Phong cách quản lý cho phép số lượng lớn thông tin trao đổi cách phi thức, nhiên nhiều vấn đề nảy sinh nên chế trao đổi thơng tin thức bị lờ hoàn toàn Cấu trúc tổ chức nhu cầu thông tin Nhu cầu thông tin thành viên tổ chức khác tùy thuộc vào vai trị cá nhân đó, cấp bậc nhiệm vụ họ Nhu cầu thông tin tổ chức bị ảnh hưởng nhiệm vụ tổ chức đó, sản phẩm dịch vụ mà cung cấp, yếu tố khác tuổi đời tổ chức, qui mô địa điểm Tất tổ chức có nhu cầu thơng tin giống nhau, thơng tin mơi trường mà hoạt động: nhận thức xu hướng công nghệ, xã hội kinh tế diễn phạm vi tồn cầu yếu tố ảnh hưởng đến tồn vong tổ chức Một tài liệu xuất năm 1979 Mintzberg cho tất tổ chức, nhiệm vụ chúng gì, qui định yếu tố cấu sau đây, nhu cầu thơng tin phụ thuộc vào vị trí cá nhân phận khác - Cấp chiến lược – cấp quản lý cao nhất, nơi mà tổ chức quản lý tầm vĩ mô nhất; - Cấp then chốt – nơi công việc việc tạo sản phẩm dịch vụ công ty (trong doanh nghiệp sản xuất, cấp then chốt bao gồm người làm thương mại, trong tổ chức xã hội, cấp then chốt bao gồm người làm công tác xã hội); - Cấp trung gian – bao gồm tất người làm quản lý làm cầu nối cấp chiến lược cấp then chốt; - Công nghệ - bao gồm người phân tích hệ thống người thiết kế giám sát việc thực công việc theo tiêu chuẩn đặt tổ chức đó; - Các nhân viên hỗ trợ – nhà chuyên môn hỗ trợ tổ chức tất hoạt động khác khơng trực tiếp tham gia vào (ví dụ: kế toán, cán thư viện, người đưa tin, vv.) Các tổ chức dù qui mô loại hình u cầu phải có thơng tin yếu tố bên ngồi tác động đến hoạt động họ, khó khăn hội, ví dụ như: - Bằng sáng chế quyền quốc tế; - Những qui định luật pháp quốc gia vùng có ảnh hưởng đến hoạt động họ, ví dụ thuế, thương mại, chất lượng dịch vụ; - Các nguồn tài chính; - Nguồn nhân lực – loại nhân viên chất lượng nguồn nhân lực, lương bổng, cơng đồn, sức khỏe an tồn lao động, v.v - Sự sẵn có nguyên liệu thô nguồn nguyên liệu cho hoạt động tổ chức; - Thị trường – thị trường cho sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, hội mới, v.v Những người tầm quản lý vĩ mô cần thông tin liên tục cập nhật nguồn lực nội quan môi trường bên ngồi như: - Tình hình, vị tài quan mình; - Sự phù hợp nguồn nhân lực để cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt; - Báo cáo kiểm kê cập nhật nguyên liệu thô sản phẩm đầu ra; - Hoạt động tính hiệu quy trình sản xuất; - Hiện trạng dự án kế hoạch tổ chức; - Điều kiện để thực nghiên cứu Điều quan trọng thông tin thu thập phải cung cấp cho đối tượng phù hợp với vị trí họ tổ chức Thơng tin truyền qua kênh giao tiếp thức tổ chức phải có quan hệ với sở tri thức cá nhân đó, phải truy cập cho đối tượng Các nghiên cứu cho thấy khối lượng thông tin cung cấp cho người phụ thuộc vào vị trí họ tổ chức Những người làm cấp thấp cần liệu thực tế, người làm quản lý cấp trung bình cần thơng tin đa dạng người quản lý cấp cao, cấp chiến lược, thường cần báo cáo tóm tắt cung cấp nhìn tổng quan vấn đề hay tình Những người làm công tác quản lý (cao cấp cấp trung bình) thường quan tâm đến nhu cầu thơng tin cấp vĩ mơ tổ chức Những nhà quản lý chiến lược tổ chức yêu cầu phải cung cấp thông tin môi trường tổ chức thơng tin tóm tắt hiệu hoạt động tổ chức Thông tin mà nhà quản lý cần để phục vụ cho việc định Nguồn cung cấp thông tin môi trường bên chủ yếu đồng nghiệp cấp tương đương thuộc tổ chức khác nguồn tin phương tiện thông tin đại chúng báo cáo truyền thanh, truyền hình, tạp chí chun mơn tài Một số tổ chức có nhân viên hỗ trợ chun mơn có vai trị bao qt thơng tin mơi trường bên ngồi, kết q trình thường báo cáo miệng báo cáo viết tới nhà quản lý điều hành cao cấp Các câu hỏi cụ thể, ví dụ biến động số giá khoảng thời gian định chuyển tới cho cán thư viện Các thông tin mơi trường hoạt động bên ngồi lưu sở liệu số hóa nội tự làm, ví dụ hệ thống thông tin quản lý (management information system – MIS) quản lý nhiều sưu tập số hóa bao gồm nhiều liệu tổ chức hệ thống hỗ trợ định (decision support system – DSS) giám sát tình hình hoạt động tổ chức Điều thường xuất tổ chức có bố trí cán chun trách theo dõi mơi trường hoạt động bên ngồi Vị trí cần thông tin lựa chọn Và ví dụ trường hợp mạng máy tính nội tổ chức Theo cách truyền thống, thông tin mà nhà quản lý chiến lược cần có cung cấp thơng qua cáo cáo viết Phương pháp hỗ trợ hệ thống thông tin quản lý (MIS) số hóa thu thập thơng tin hoạt động, vận hành tổ chức dạng cho phép nhà quản lý truy vấn sở liệu để tìm thơng tin Phương pháp cho phép lãnh đạo chọn thông tin cần thiết dạng phù hợp với nhu cầu Nếu hệ thống thông tin quản lý thiết kế chủ yếu nhằm cung cấp thông tin cho cấp quản lý chiến lược hệ thống hỗ trợ định (DSS) lại thiết kế để hỗ trợ công việc tất cấp độ tổ chức Các nhà quản lý cấp trung truy cập vào sở liệu hệ thống DSS để lấy thông tin hỗ trợ cho công việc họ từ báo cáo nội truy cập thông tin chi tiết hoạt động tổ chức họ lấy thơng tin từ nhân viên Các nhân viên hành nhân viên bình thường chủ yếu dựa vào nguồn nội để lấy thơng tin, ví dụ cẩm nang hướng dẫn qui trình tổ chức, hỏi đồng nghiệp lâu năm Tuy nhiên cần thông tin để giải trường hợp đặc biệt nguồn thơng tin kể tác dụng Tầm quan trọng loại nguồn tin khác mang tính tương đối phụ thuộc vào yếu tố khác không liên quan đến vai trị định sẵn cá nhân tổ chức Nhu cầu thông tin cán kỹ thuật, cán nghiên cứu cán điều hành liên quan mật thiết tới lĩnh vực hoạt động họ Các thông tin thường chuyên biệt phức tạp cần có kỹ quản lý thơng tin đặc biệt Nhu cầu truy cập đến kim tự tháp thông tin phần khung tri thức tổ chức Phần trước có đề cập đến việc tìm kiếm nguồn tin tham khảo từ cán nhân viên lâu năm tổ chức, sau phần thảo luận việc truy cập đến nguồn tri thức tổ chức Các cách thức thu thập thông tin Phần lớn nhân viên tổ chức thường phụ thuộc vào nguồn tri thức cá nhân cán cao cấp có thơng tin mơi trường hoạt động tổ chức họ hỏi người khác tổ chức thông tin thân tổ chức Các cán lưu trữ tổ chức cung cấp thơng tin thu thập từ tài liệu lưu trữ tổ chức Về bản, nhu cầu thông tin tổ chức đáp ứng thơng tin nhân viên tổ chức thu thập lưu trữ, quản lý Ở tầm vi mô Ở tầm vi mô, thành viên tổ chức cần thơng tin để hồn thành nhiệm vụ giao Họ cần thơng tin: - Để hồn thành cơng việc hàng ngày; - Để giải vấn đề đặc biệt nảy sinh; - Với tư cách thông tin công việc Nhiều cơng trình nghiên cứu nhu cầu thơng tin phục vụ công việc kinh doanh nhiều phương pháp khác sử dụng để thu thập thông tin Các phương pháp phổ biến thường cách phi thức Mỗi cá nhân tận dụng tri thức người khác cách: - Tham vấn đồng nghiệp quan; - Tham vấn đồng nghiệp khơng bên ngồi; - Tham vấn nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ; - Tham dự buổi hội thảo, trao đổi nghiệp vụ; - Tìm kiếm Internet Nếu phương pháp phi thức chưa thành cơng, họ sử dụng cách thức thức hơn, ví dụ: - Tham khảo văn lưu trữ tổ chức mình; - Sử dụng sở liệu tự làm tổ chức; - Tham vấn cán thư viện tham khảo; - Tham khảo sách; - Tham khảo báo; - Tham khảo báo cáo nghiên cứu xuất bản; - Sử dụng sở liệu số hóa thương mại; - Tham khảo tài liệu chưa xuất Tầm quan trọng phương pháp kể với cá nhân người tìm tin liên quan đến: - Vai trị cá nhân tổ chức; - Lĩnh vực hoạt động người đó; - Kinh nghiệm làm việc họ; - Các kênh thơng tin thức phi thức thiết lập để cung cấp thơng tin phạm vi tổ chức đó; - Mạng lưới mối quan hệ cá nhân người đó; - Kinh nghiệm sử dụng thư viện kỹ tìm kiếm thơng tin cá nhân đó; - Vị trí địa lý người tìm tin Điểm khác biệt hành vi tìm kiếm thơng tin người làm công tác thực hành người làm nghiên cứu là: người làm nghiên cứu thường tìm kiếm từ nguồn tin đồng nghiệp bên quan, hội thảo báo cáo nghiên cứu, phải thơng tin cập nhật Trong người làm thực hành làm dự án mang tính sáng tạo thường sử dụng nguồn tin bên cung cấp dịch vụ sản phẩm tốt Tài liệu tham khảo Ahituv, Niv and Neumann, Seev (1990) Principles of information systems for management 3rd ed Wm C Brown 2 Diener, Richard A.V (1992) Strategic, analytic and operational domains of information management Bulletin of the American Society for Information Science, 19.1: pp 18-19 Dixon, John R (1991) Information infusion is strategic management Information Strategy: the Executive's Journal, 8.1: pp 16-21 Kennedy, Mary M (1983) Working knowledge Knowledge: creation, diffusion, utilization, 5.2: pp 193-211 Klauss, R., and Bass, B.M (1982) Interpersonal communication in organizations New York: Academic Press Mintzberg, H (1979) The structuring of organizations Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice-Hall Newton, Carl (1986) Information or malformation: records management in information systems Information '85: using knowledge to shape the future London: Aslib: pp 75-86 Nichols, Gerald E (1987); On the nature of management information In Galliers, Robert Information analysis: selected readings Sydney: Addison-Wesley: pp 7-17 Orna, Elizabeth (1992) Information policies for enterprises Changes and exchanges: transition: information theory into practice Sydney: Centre for Information Studies Publications, University of Technology: pp 41-50 10 Rockart, John F (1987) Chief executives define their own data needs In Galliers, Robert Information analysis: selected readings Sydney: Addison-Wesley: pp 267-289 Vũ Thị Nha (Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam) ... cấp thông tin thu thập từ tài liệu lưu trữ tổ chức Về bản, nhu cầu thơng tin tổ chức đáp ứng thông tin nhân vi? ?n tổ chức thu thập lưu trữ, quản lý Ở tầm vi mô Ở tầm vi mô, thành vi? ?n tổ chức. .. lớn nhân vi? ?n tổ chức thường phụ thuộc vào nguồn tri thức cá nhân cán cao cấp có thông tin môi trường hoạt động tổ chức họ hỏi người khác tổ chức thông tin thân tổ chức Các cán lưu trữ tổ chức cung... cảnh tổ chức đem đến cho bạn vài số nhiều vấn đề cần xem xét làm vi? ??c cho tổ chức Hành vi tổ chức (organisational behaviour) Có nhiều ví dụ cách mà người ứng xử nơi làm vi? ??c Hành vi tổ chức bao