Quản lý thông tin trường ĐH KHTN Quản lý thông tin trường ĐH KHTN Lời nói đầu Trường đại học Khoa Học Tự Nhiên là một trong các trường lớn nhất của cả nước và luôn nằm trong tốp đầu về số lượng sinh v[.]
Quản lý thơng tin trường ĐH KHTN Lời nói đầu Trường đại học Khoa Học Tự Nhiên trường lớn nước nằm tốp đầu số lượng sinh viên chất lượng dạy học.Do đặc thù trường luôn tồn số lượng lớn sinh viên,nhân viên trường học viên của trung tâm trực thuộc nên việc quản lý sở liệu trường luôn nhiều thời gian công sức Xuất phát từ yêu cầu cần có sở liệu hồn chỉnh để dễ dàng quản lý bối cảnh bùng nổ công nghệ thông tin chúng em xây dựng nên đồ án “ Quản lý thông tin trường ĐH KHTN ”.Chúng em muốn chân thành cảm ơn thầy tạo điều kiện hết lòng giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án Tuy cố gắng đồ án tất nhiên không tránh khỏi sai sót ,chúng em mong thầy thơng cảm góp ý thêm cho đồ án chúng em ngày hồn thiện Nhóm làm đồ án Quản lý thơng tin trường ĐH KHTN MỤC LỤC Lời nói đầu…………………………………………………………………………………………… Mục lục……………………………………………………………………………………………… I Khảo sát phân tích trạng hệ thống…………………………………………… Khảo sát hệ thống…………………………………………………………………….3 Phân tích trạng hệ thống……………………………………………………….3 II Phân tích yêu cầu…………………………………………………………………………6 Yêu cầu chức năng……………………………………………………………………7 Yêu cầu phi chức năng……………………………………………………………… III Phân tích hệ thống……………………………………………………………………… Mơ hình thực thể ERD……………………………………………………………… a Xác định thực thể…………………………………………………………….7 b Mơ hình ERD…………………………………………………………………… Chuyển mơ hình ERD thành mơ hình quan hệ…………………………………… 10 Mô tả chi tiết cho quan hệ……………………………………………………… 11 Mô tả bảng tổng kết………………………………………………………………… 24 a Tổng kết quan hệ………………………………………………………………….24 b Tổng kết thuộc tính……………………………………………………………….24 IV Thiết kế giao diện………………………………………………………………………….27 Các menu giao diện……………………………………………………….27 Mô tả Form…………………………………………………………………………….33 V Thiết kế ô xử lý…………………………………………………………………………… 55 VI Đánh giá ưu khuyết……………………………………………………………………… 62 Quản lý thông tin trường ĐH KHTN I Khảo sát hệ thống phân tích trạng hệ thống : Khảo sát hệ thống : Trường ĐH KHTN sở đào tạo bậc đại học,sau đại học chuyên viên thuộc nhiều lĩnh vực khác : tin học,tốn học ,vật lý,hóa học,hải dương học….Mỗi năm trường cần tuyển sinh lượng lớn sinh viên học viên từ khắp nơi nước vào khoa,ngành,bộ môn … số nhân viên giảng viên để đáp ứng nhu cầu giảng dạy quản lý trường.Tồn trường có Ban giám hiệu,Ban chấp hành Đảng Ủy,Hội đồng khoa học kỹ thuật,các khoa,ngành,phịng thí nghiệm,bộ mơn trực thuộc ……Vì cần chương trình quản lý để giúp cho Ban giám hiệu,Ban chấp hành ,các trưởng khoa ngành,trưởng phịng … dễ dàng quản lý danh thơng tin sinh viên ,học viên,nhân viên hoạt động,thiết bị trường Các hoạt động thông thường trường bao gồm kiểm tra danh sách sinh viên (sinh viên sinh viên tốt nghiệp),học viên ,nhân viên ,kiểm tra sổ sách thu chi,kiểm tra hóa đơn ,quản lý sở vật chất ,sắp xếp lịch học ,lịch thi hoạt động văn hóa,thể dục thể thao… Việc quản lý cơng việc trường phân cấp theo chức vụ ,bộ phận sau : Hiệu trưởng : người chịu trách nhiệm trước trường Bộ giáo dục hoạt động giảng dạy kế hoạch tương lai trường người định cao cơng việc trường Hiệu phó : người thay Hiệu trưởng định vấn đề trường Hiệu trưởng vắng Ban chấp hành Đảng Ủy : có nhiệm vụ quản lý kiểm tra Đảng viên trường Hội đồng khoa học kỹ thuật : có nhiệm vụ thẩm tra quản lý đồ án khoa học khoa,ngành,bộ mơn nghiên cứu Bộ phận văn phịng : quản lý thông tin sinh viên,nhân viên,học viên… Bộ phận kỹ thuật : quản lý thiết bị máy móc thiết bị phịng thí nghiệm có nhiệm vụ sửa chữa ,thay thiết bị hư hỏng Bộ phận kế tốn : có nhiệm vụ tính tốn,cân đối thu chi trường Đồn thể : có nhiệm vụ quản lý chi hội,chi Đồn tổ chức hoạt động trường Các sai sót thơng tin sinh viên,học viên nhân viên ;việc mát ,hư hỏng thiết bị có vấn đề phát sinh việc tổ chức hội nghị,hoạt động trường người liên quan phát nhờ phân cơng rạch rịi người,từng phận nhờ vào số liệu,hồ sơ mà ban ngành báo cáo lên Ban giám hiệu.Mỗi nhân viên ban ngành tùy theo nhiệm vụ báo cáo liên quan đến cơng việc,không xen vào công việc người khác Phân tích trạng hệ thống : Sau cụ thể công việc thực trường ĐH KHTN : a Thêm người Để nhập thêm người mới,trường có hệ thống xác định nhận liệu từ khoa,ngành,phòng ban để xác định phòng ban thiếu người để tuyển thêm người sinh viên học viên tuyển sinh thuộc khoa hay môn Người vào trường phân loại,cấp phát mã số phân ban ngành ,phòng ban(đối với nhân viên) khoa (đối với sinh viên,học viên) Quản lý thông tin trường ĐH KHTN Các báo cáo liên quan đến việc thêm người thể qua hợp đồng (nhân viên) biên lai thu học phí (sinh viên) theo mẫu cho sẵn b Xóa người Bộ phận văn phòng xác định xem nhân viên hết hạn hợp đồng để lý sinh viên(học viên) hồn thành xong chương trình học để xét tốt nghiệp Những sinh viên tốt nghiệp lưu sở liệu trường năm để sinh viên cập nhật lấy thông tin phục vụ cho việc làm học tiếp lên cao học sau này.Còn sinh viên học hết năm mà chưa tốt nghiệp thơng tin tiếp tục lưu giữ năm để sinh viên hồn tất việc học mình.Sau năm tất thơng tin bị xóa để lưu trữ liệu c Thêm khoa xóa khoa cũ Bộ phận văn phịng xem xét nhu cầu trường xã hội để đề xuất với Ban giám hiệu mở thêm khoa ngành để đáp ứng ,các khoa ngành xem xét cho phù hợp với đặc thù,qui định trường việc xếp đội ngũ giảng viên,nhân viên phục vụ cho công tác giảng dạy Tương tự phận xét ngành khơng cịn phù hợp với nhu cầu sinh viên đăng ký để đề xuất xóa bỏ d Nhập thải bỏ thiết bị Bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra đồ dùng,thiết bị phòng ban khoa ngành để xem thiết bị tốt hư hỏng để có kế hoạch sửa chữa,thay loại bỏ Chi tiết thiết bị hư hỏng cần sửa chữa thay phận báo lên phận kế toán để cấp kinh phí.Việc phải thực hàng ngày để tránh tình trạng thiếu thừa máy móc thiết bị gây khó khăn cho việc giảng dạy quản lý e Tổ chức quản lý kiện Đoàn thể phịng ban có nhiệm vụ liên hệ ,tìm đối tác tài trợ để tổ chức kiện văn hóa,thể dục thể thao,ngày hội hướng nghiệp ….nhằm tạo khơng khí đồn kết,vui tươi trường nhằm giải tỏa áp lực cho nhân viên sinh viên tạo điều kiện cho sinh viên hiểu biết nghề nghiêp tương lai Các hoạt động phải phù hợp với qui định pháp luật qui chế đào tạo trường f Tính tốn cân đối thu chi Trường đại học Khoa Học Tự Nhiên trường công lập thuộc quản lý nhà nước nên vấn đề cân đối thu chi quan trọng.Bộ phận kế tốn phải tính tốn đầy đủ xác khoản thu chi để báo lên quan chủ quản tạo điều kiện cho quan chủ quản có nhìn đầy đủ tình hình ngân sách trường để có kế hoạch hỗ trợ Bất sư sai lệch số dẫn đến vấn đề nghiêm trọng pháp luật gây ảnh hưởng to lớn đến ngân sách ,tác động tiêu cực đấn việc dạy học Quản lý thông tin trường ĐH KHTN Sơ đồ tổ chức trường ĐH KHTN Quản lý thông tin trường ĐH KHTN g Hiện trạng tin học Qua tìm hiểu phương thức hoạt động trường,ta thấy công việc hàng trường thông qua nhiều giai đoạn ,khối lượng công việc lớn xảy liên tục không gián đoạn ,đặc biệt công tác kế tốn thêm xóa liệu sinh viên nhân viên.Dữ liệ ln biến động địi hỏi tính xác cao Để quản lý tốt cần sử dụng nhiều biểu mẫu,sổ sách,việc lưu lại hồ sơ lặp lặp lại kiểm tra qua nhiều khâu tốn thời gian nhân lực ,nhưng khó tránh khỏi sai sốt liệu hko6ng hồn tồn xác.Nếu có sai sót việc tìm kiếm liệu để khắc phục khó khăn.Nếu khơng giải kịp dẫn đến việc nhầm lẫn liệu,gây tài sản chung cho trường,cũng không phục vụ tốt công tác giảng dạy quản lý trường Do vậy,việc đưa máy tính vào quản lý trường nhu cầu cấp thiết nhằm khắc phục nhược điểm nói phương pháp xử lý tay,đồng thời giúp việc xử lý xác nhanh gọn.Tuy nhiên , sử dụng máy tính đơn dẫn đến khuyết điểm liệu không quán ,do đáp ứng đủ nhu cầu liệu máy tính đơn phịng ban khơng đáp ứng tính tức thời.Do cần đưa mạng máy tính vào để khắc phục yếu điểm nói II - Phân tích yêu cầu Yêu cầu chức a Quản lý khoa Quản lý sinh viên Thêm xóa liệu sinh viên phù hợp với thơng tin phịng đào tạo chuyển qua Sinh viên theo dõi dựa : mã số sinh viên , khoa , ngành , môn học , năm học…Thông tin xác nhận trưởng khoa phòng giáo vụ kiểm tra thông tin sinh viên In báo cáo theo giai đoạn qui định Quản lý mơn học Thêm xóa mơn học theo u cầu trưởng khoa Môn học theo dõi dựa : mã môn học , khoa , ngành , ngày mở , ngày kết thúc , giảng viên đứng lớp…… In báo cáo b Quản lý phòng ban - Quản lý nhân viên Thêm xóa liệu nhân viên Nhân viên theo dõi dựa : mã số nhân viên , phòng , ban , chức vụ …… In báo cáo Quản lý sổ sách Quản lý việc thu chi c Quản lý thiết bị Quản lý theo mã số thiết bị Cập nhật thông tin thiết bị d Quản lý thư viện Quản lý theo mã số đầu sách Quản lý thông tin trường ĐH KHTN Cập nhật loại sách e Quản trị hệ thống liệu Lưu trữ phục hồi liệu Kết thúc chương trình Yêu cầu phi chức Hệ thống có khả bảo mật phân quyền - Người sử dụng chương trình : đăng ký phân quyền cho người sử dụng chương trình , giúp người quản lý theo dõi kiểm sốt chương trình Đổi password : người sử dụng đổi password để váo chương trình sử dụng hệ thống liệu Cần phân chia khả truy cập liệu nhập xuất cho nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý người sử dụng , dẫn đến việc khó kiểm sốt số liệu , làm sai lệch thơng tin III Phân tích hệ thống Mơ hình thực thể ERD a Xác định thực thể 1) Thực thể : SINHVIEN Các thuộc tính : - Mã số sinh viên (MSSV) : thuộc tính khóa,nhờ thuộc tính mà ta phân biệt sinh viên với sinh viên khác - Tên sinh viên (TENSV) : mô tả tên sinh viên - Khoa (K_HOC) : xác định sinh viên thuộc khóa - Ngày sinh (NSINH) - Giới tính (GTINH) - Địa (DCHI) - Số điện thoại (SDT) - 2) Thực thể : NHANVIEN Các thuộc tính : Mã số nhân viên (MSNV) : thuộc tính khóa để phân biệt nhân viên với nhân viên khác Tên nhân viên (TENNV) : mơ tả tên nhân viên Giới tính (GTINH) Ngày sinh (NSINH) Địa (DCHI) Trình độ (TRINHDO) Số điện thoại (SDT) - 3) Thực thể : GIAOVIEN Các thuộc tính : Mã số giáo viên (MSGV) : thuộc tính khóa để phân biệt giáo viên với giáo viên khác Tên giáo viên (TENGV) Ngày sinh (NSINH) Giới tính (GTINH) Quản lý thơng tin trường ĐH KHTN - Học vị (HOCVI) Ngành (C_NGANH) Số điện thoại (SDT) - 4) Thực thể : HOCVIEN Các thuộc tính : Mã số học viên (MSHV) : thuộc tính khóa để phân biệt học viên với học viên khác Tên học viên (TENHV) Ngày sinh (NSINH) Giới tính (GTINH) Địa (DCHI) Số điện thoại (SDT) - 5) Thực thể : KHOA Các thuộc tính : Mã số khoa (MSK) : thuộc tính khóa để phân biệt khoa với khoa khác Tên khoa (TENK) - 6) Thực thể : PHONGBAN Các thuộc tính : Mã số phịng ban (MSPB) : thuộc tính khóa để phân biệt phòng ban với phòng ban khác Tên phòng ban (TENPB) - 7) Thực thể : BOMON Các thuộc tính : Mã số mơn (MSBM) : thuộc tính khóa để phân biệt mơn vớ ibộ môn khác Tên môn (TENBM) - 8) Thực thể : CHIDOAN Các thuộc tính : Mã số chi đồn (MSCD) : thuộc tính khóa để phân biệt chi đoàn với chi đoàn khác Tên chi đoàn (TENCD) - 9) Thực thể : MONHOC ( gồm thực thể MONHOC_K MONHOC_TT ) Các thuộc tính : Mã số mơn học (MSMH) : thc tính khóa để phân biệt mơn học với mơn học khác Tên mơn học (TENMH) Phịng học (PH_HOC) - 10) Thực thể : MONHOC_K Các thuộc tính : Số tín (STCHI) Học kỳ (HOCKY) - 11) Thực thể 10 : MONHOC_TT Các thuộc tính : Đợt học (DOTHOC) Thời gian học (THOIGIANHOC) 12) Thực thể 11 : TRUNGTAM Các thuộc tính : Quản lý thơng tin trường ĐH KHTN - Mã số trung tâm (MSTT) : thuộc tính khóa để phân biệt trung tâm với trung tam khác Tên trung tâm (TENTT) - 13) Thực thể 13 : HOADON Các thuộc tính : Mã số hóa đơn (MSHD) : thuộc tính khóa để phân biệt hóa đơn với Ngày lập (NGAYLAP) Thành tiền (THANHTIEN) - 14) Thực thể 14 : THUVIEN Các thuộc tính : Mã số thư viện (MSTV) : thuộc tính khóa để phân biệt thư viện với phịng ban khác Tên thư viện (TENTV) : danh mục loại sách thư viện - 15) Thực thể 16 : CHUCVU Các thuộc tính : Mã số chức vụ (MSCV) : thuộc tính khóa để phân biệt chức vụ với Tên chức vụ (TENCV) - 16) Thực thể 17 : BANGLUONG Các thuộc tính : Mã số bảng lương (MSBL) : thuộc tính khóa để phân biệt bảng lương Số tiền (STIEN) - 17) Thực thể 18 : SACH Các thuộc tính : Mã số sách (MSS) : thuộc tính khóa để phân biệt sách Tên sách (TENSACH) b Mơ hình ERD Quản lý thông tin trường ĐH KHTN 10