MỞ ĐẦU Ngày nay, qui mô nhu cầu về tổ chức sự kiện ngày càng mở rộng Không chỉ bao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, tổ chức phi chính phủ, các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu các gia đình, hộ g[.]
MỞ ĐẦU Ngày nay, qui mô nhu cầu tổ chức kiện ngày mở rộng Không bao gồm nhu cầu tổ chức xã hội, tổ chức phi phủ, doanh nghiệp mà cịn bao gồm nhu cầu gia đình, hộ gia đình, cá nhân Kinh tế, xã hội phát triển nhu cầu tổ chức kiện cao Việt Nam 90 triệu dân, 60 tỉnh thành, 500 quận huyện hàng chục ngàn thôn xã, kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần vô số doanh nghiệp thuộc ngành nghề khác với nhu cầu đa dạng tổ chức sản phẩm Tổ chức kiện mắt sản phẩm loại hình tổ chức kiên Đây khơng cịn vấn đề q xa lạ doanh nghiệp Đây kiện đặc biệt quan trọng nhằm giới thiệu, tạo nhiều tiếng vang sản phẩm mới, đem đến ấn tượng dành cho khách hàng Là hội để doanh nghiệp đưa sản phẩm, dịch vụ tiếp cận trực tiếp khách hàng cách nhanh tự nhiên Tổ chức kiện lễ mắt sản phẩm định lớn đến thành công sản phẩm tung thị trường Và mang ý nghĩa quan trọng chiến lược marketing cơng ty Tổ chức kiện lễ mắt sản phẩm bước khởi đầu tiếp cận thị trường cho sản phẩm thông qua hoạt động giới thiệu, quảng bá sản phẩm đến khách hàng, đối tác nhằm mang lại ấn tượng ban đầu tốt đẹp sản phẩm thương hiệu Đồng thời, kích thích người tiêu dùng lan truyền nó, tạo hiệu ứng truyền thơng tốt cho doanh nghiệp Đây mà doanh nghiệp khẳng định vị sản phẩm thị trường Qua đây, nhóm em xây dựng kế hoạch tổ chức kiện mắt sản phẩm VINFAST VF31 với chủ đề VINFAST- VƯỢT QUA MỌI GIỚI HẠN Tiểu luận gồm có hai chương: Chương 1: Cơ sở lý luận Chương 2: Tổ chức kiện mắt sản phẩm ô tô VINFAST VF31 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái quát kiện, tổ chức kiện : 1.1.1 Khái niệm kiện: Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, kiện tượng, cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất Trong lĩnh vực tổ chức kiện, kiện là: Sự kiện hoạt động lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa , phong tục – tập quán … 1.1.2 Khái niệm tổ chức kiện: Tổ chức kiện trình bao gồm số tồn cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng: lập chương trình, kế hoạch;chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ đề tham gia vào kiện 1.2 Đặc điểm tổ chức kiện: 1.2.1 Đặc điểm sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện: Sản phẩm tổ chức kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hóa dịch vụ dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Sản phẩm tổ chức kiện không lưu kho cất trữ, không chuyển Thời gian sản xuất thời gian tiêu dùng thường trùng Đánh giá chất lượng kiện thực cách xác sau kiện đã tiến hành Khách thường mua sản phẩm nhà tổ chức kiện trước nhìn thấy tiêu dùng Sản phẩm không lặp lặp lại; sản phẩm gắn liền với không gian thời gian; gắn liền với nhà tổ chức kiện nhà đầu tư kiện việc phối hợp tạo 1.2.2 Đặc điểm lao động: Lao động tổ chức kiện địi hỏi tính chun mơn hóa cao đa dạng ngành nghề, cơng việc, máy móc khó thay người Lao động tổ chức kiện lao động dịch vụ đặc thù khó tự động hóa giới hóa Tính tổ chức, khả phối hợp công việc phận kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng đảm bảo mục tiêu kiện Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc) mang tính vụ, phục thuộc vào nhiều tiến độ, kế hoạch kiện Lao động tổ chức kiện phải chịu sức ép tương đối lớn 1.2.3 Đặc điểm vị trí sở vật chất kĩ thuật tổ chức kiện: Vị trí sở vật chất kĩ thuật tổ chức kiện phong phú đa dạng chúng có yêu cầu đặc thù cho loại hình quy mơ kiện cụ thể 1.2.4 Đặc điểm hoạt động: Tính tổ chức, khả phối hợp cơng việc phận tổ chức kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách với chất lượng sản phẩm cao nhằm đáp ứng yêu cầu đòi hỏi khách 1.3 Các loại hình kiện: 1.3.1 Theo quy mơ, lãnh thổ: Theo quy mô: kiện lớn (là kiện có mức độ ảnh hưởng phạm vị quốc tế, quốc gia, thường có tham gia nhiều người, thời gian tổ chức khả dài, nội dung hoạt động đa dạng phong phú); kiện nhỏ (là kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp, thường có tham gia người, thời gian tổ chức kiện ngắn ngày, tham gia người) Theo lãnh thổ: kiện địa phương, kiện vùng, kiện quốc gia, kiện quốc tế… 1.3.2 Theo thời gian: Theo độ dài thời gian: kiện ngắn ngày, kiện dài ngày Theo tính mùa vụ: kiện thường niên (diễn vào năm thường vào thời điểm định lễ tổng kết…); kiện không thường niên (khơng mang tính quy luật, khơng có tượng lặp lại năm lễ khai trương cửa hàng…) 1.3.3 Theo hình thức, mục đích: Sự kiện kinh doanh: kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp: ngày lễ doah nghiệp, kiện gây quỹ, triển lãm, hội chợ thương mại… Sự kiện giáo dục khoa học: kiện liên quan đến giáo dục, khoa học: hội thảo, hội nghị, liên hoan hội giảng, Sự kiện văn hóa truyền thống: liên quan đến văn hóa, truyền thống, tơn giáo – tín ngưỡng phong tục tập quán: lễ cưới, lễ hội truyền thống, ma chay, mừng thọ, sinh nhật… Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí: hội thi nghệ thuật, hịa nhạc, diễn sống… Sự kiện thể thao: thi đấu, hội thi hội khỏe, giao lưu thể thao… Sự kiện thống: loại hình kiện thường có chuẩn mực, quy tắc riêng, chủ đầu tư kiện quan nhà nước Sự kiện truyền thông: kiện có tính truyền thơng cao, thường hay nhiều quan truyền thơng báo chí chủ đầu tư kiện có tham gia quan truyền thơng q trình tiến hành kiện 1.4 Mối quan hệ kiện du lịch: 1.4.1 Tổ chức kiện xúc tiến du lịch: Việc tổ chức kiện, đặc biệt kiện có quy mơ quốc gia, quốc tế có tác động lớn đến hoạt động xúc tiến du lịch Qua kiện không làm tăng số lượng khách mà kéo dài thời gian lưu trú, tăng chi tiêu khách Thông qua kiện với việc quảng bá phương tiện thơng tin đại chúng… tạo nên hình ảnh tốt đẹp nơi diễn kiện điểm đến du lịch hấp dẫn điều hấp dẫn, thu hút khách du lịch khách đã đến tham gia kiện quay trở lại 1.4.2 Tổ chức kiện nâng cao sở vật chất phục vụ du lịch: Các kiện lớn mang tầm cỡ quốc tế như: olimpic, world cup, seagames … dịp nâng cao sở vật chất phục vụ du lịch Đói với kiện này, Nhà nước nhà tổ chức có đầu tư cho nơi tổ chức kiện: xây dựng, nâng cấp hoàn thiện không sở hạ tầng ( giao thơng, thơng tin liên lạc) mà cịn đầu tư phát triển sở cung ứng du lịch 1.4.3 Tổ chức kiện thời vụ du lịch: Tại điểm du lịch có tính thời vụ cao, vào thời điểm ngồi vụ có điều kiện tổ chức kiện tiếp tục khai thác lượng khách du lịch CHƯƠNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM Ô TÔ VINFAST VF31 2.1 Viết chương trình kiện: 2.1.1 Giới thiệu khái quát kiện: a) Tổng quan VINFAST: VinFast có tên đầy đủ Công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất Kinh doanh VinFast VinFast nhà sản xuất ô tô Việt Nam thành lập năm 2017 Trụ sở cơng ty đặt Hà Nội, cịn nhà máy sản xuất đặt Hải Phòng với tổng diện tích 335 hecta với số vốn đầu tư lên đến 3,5 tỷ USD.Công ty thành viên thuộc tập đoàn xây dựng bất động sản Vingroup, nhà sáng lập ông Phạm Nhật Vượng Công ty đã ký kết, hợp tác với thương hiệu lớn sản xuất xe phụ tùng linh kiện để đảm bảo cho đời xe mẫu mã đẹp, chất lượng tốt Các đơn vị VinFast đã hợp tác : Magna Steyr Áo; Robert Bosch, BMW, Siemens AG Đức; thương hiệu thiết kế Pininfarina Ý, Aapico Hitech Thái Lan Rất nhiều người nhầm VinFast với ý nghĩa tiếng Anh tốc độ, thực tế VinFast viết tắt từ từ có ý nghĩa vơ Đó Việt Nam, Phong cách, An toàn, Sáng tạo Tiên phong.Ý nghĩa tên thể cho khát vọng cơng nghiệp hóa, đại hóa mong muốn tiên phong phát triển ngành cơng nghiệp sản xuất ô tô Việt Nam Không VinFast mà tập đồn Vingroup góp phần góp sức thúc đẩy kinh tế phát triển Ngoài ra, VinFast muốn khẳng định niềm tự hào dân tộc, đưa thương hiệu xe Việt Nam toàn cầu b) Mục đích tổ chức: Sau lần tham gia Triển lãm ô tô Paris Motor Show 2018 với dòng xe LUX A2.0 LUX SA2.0 đạt nhiều thành tựu Trong năm 2021, VinFast cho mắt dòng xe VINFAST VF31 Đây dòng xe đầy hứa hẹn cạnh tranh với hàng loạt tên đình đám Hyundai Kona, Kia Seltos, Honda HR-V, Ford EcoSport hay Toyota Corolla Cross Tại Việt Nam Đây phân khúc nhận nhiều quan từ phía khách hàng, đặc biệt nhóm gia đình trẻ người mua xe lần Trong mẫu xe mới, VF31 sử dụng động điện ô tô điện Việt Nam bán dạng hãng Sự kiện mắt VinFast Hà Nội nhằm quảng bá rộng hình ảnh xe VinFast VF31, giúp cho người có nhu cầu mua có nhìn tổng quan chi tiết sản phẩm Để cho người tiêu dùng thấy hãng Việt Nam chất lượng cao không thua hãng xe khác với mức giá bán hợp lí phù hợp với mức thu nhập người dân đôi vất chất lượng cao sản phẩm c) Chủ đề: VINFAST - VƯỢT QUA MỌI GIỚI HẠN d) Thông điệp: “ Mãnh liệt tinh thần Việt Nam” e) Thời gian: Ngày 25/11/2022 f) Địa điểm: Công viên Thống Nhất Hà Nội g) Thành phần, số lượng người tham gia: 250 người Nhà đầu tư kiện: Vinfast Nhà tài trợ cho kiện Nhà tổ chức kiện: Khách mời: Một số khách mời Ông: Chu Ngọc Anh - Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội Ông Nguyễn Ngọc Thiện - Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao Du lịch Ơng: Vũ Tiến Lộc - Chủ tịch Phòng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam Ơng: Nguyễn Văn Bình - Trưởng ban Kinh tế trung ương Ông: Trần Tuấn Anh - Bộ trưởng Bộ Cơng thương Ơng Nguyễn Chí Dũng - Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu Tư Hoa hậu Trần Tiểu Vy - Gương mặt đại diện cho ô tô Vinfast Đại sứ Cộng hịa Áo: Ơng Thomas Schuller-Gotzburg Đại sứ Hàn Quốc: Ông Park Noh Wan Một số nhà báo: Ông Lại Văn Sâm, Bà Tạ Bích Loan,Ơng Giản Thanh Sơn, Một số nghệ sĩ tiếng: Ca sĩ Đàm Vĩnh Hưng, Ca sĩ Hồ Ngọc Hà, Ca sĩ Mỹ Tâm, Diễn viên Ngô Thanh Vân, Ca sĩ Tuấn Hưng, Ca sĩ Tóc Tiên, Diễn viên Mai Phương Thúy, Diễn viên Ninh Dương Lan Ngọc, Ngọc Trinh… Khách hàng mục tiêu VINFAST Một số phóng viên từ trang mạng khác 2.1.2 Kịch chi tiết chương trình: Thời gian Nội dung 8:00 Đón khách ổn định tổ chức 8:30 Múa lân văn nghệ chào mừng 8:45 Chiếu video giới thiệu sản phẩm VINFAST VF31 – Teaser 8:50 MC lên chào hỏi, giới thiệu đại biểu VIP 9:00 Ông Nguyễn Việt Quang, Tổng giám đốc tập đoàn Vingroup lên phát biểu khai mạc kiện 9:10 Tiết mục văn nghệ 9:15 Video ngắn truyền tải thông điệp từ CEO công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất Kinh doanh VinFast: James Deluca 9:25 Phát biểu nhãn hàng VINFAST, Bà Lê Thanh Hải 9:35 Phát video ngắn giới thiệu sản phẩm VINFAST VF31 – Mô chi tiết kết hợp với tiết mục múa 9:45 Xe VINFAST VF31 xuất sân khấu Đại sứ thương hiệu dòng xe 9:55 Phó phịng Kỹ thuật xe lên thuyết trình sản phẩm 10:10 Khách mời lên trải nghiệm thực tế xe nêu cảm nghĩ 10:20 Trả lời câu hỏi nhà báo, phóng viên 10:40 Ban lãnh đạo đại biểu lên mở champage chúc mừng 10:45 Dùng tiệc + Các tiết mục văn nghê 11:00 Bế mạc kiện, mời khách lên chụp ảnh nhận quà Bảng 2.1 Kịch chương trình 2.2 Xây dựng kế hoạch chuẩn bị kiện: 2.2.1 Kế hoạch chuẩn bị kiện: Nội dung thực Thời gian Thành lập ban tổ chức kiện Mô tả chi tiết 1/10/2022 Phân chia công việc cụ thể cho phận Người phụ trách Nhà quản lý kiện Xây dựng chủ đề, thông điệp, 2/10– Thống với nhà đầu tư chủ đề, Đạo diễn chương trình 9/10/2022 thơng điệp, chương trình kiện chương trình kiện Chuẩn bị thủ tục hành 9/10– 16/10/2022 Giấy phép tổ chức Giấy phép vệ sinh, an ninh, Bộ phận quản lí thương mại mơi trường Giấy phép treo băng rôn, quảng cáo… Thuê địa điểm 9/10– Lên hợp đồng thuê địa điểm tổ chức vào tổ chức kiện 16/10/2022 ngày 17/4/2021 Bộ phận quan hệ công chúng Lên ý tưởng 9/10– Thống với nhà đầu tư kiện Bộ phận trang trí cho 16/10/2022 quản lí yêu cầu trang trí ( tơng trang trí chủ đạo kiện truyền thơng đỏ - trắng) Chuẩn bị công việc liên quan đến khách mời 9/10 – Thống số lượng, cấu khách mời Bộ phận quản lí quan 16/10/2022 với nhà đầu tư hệ công chúng Lập danh sách loại khách mời( khách VIP, khách mời thức, quan truyền thông) 1/11 – Chuẩn bị gửi giấy mời cho khách 6/11/2022 Kiểm tra, xác nhận thông tin có liên quan Chuẩn bị nhân 16/11 – ngày 23/11/2022 diễn kiện Ca sĩ, nhóm nhảy Người quay phim chụp hình Bộ phận quản lí quan hệ cơng chúng 24/11 – Các cơng việc liên quan đến trang trí, 27/11/2022 trình diễn: MC, PB, PG, nhân viên trang trí, nhân viễn kĩ thuật âm ánh Bộ phận quản lí nhân sáng… Các công việc liên quan đến công tác tiếp tân: lễ tân, bảo vệ, an ninh Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ 23/11– 30/11/2022 Nhà cung cấp dịch vụ tiệc: Thống hợp đồng với nhà cung cấp dịch vụ tiệc Bộ phận quản lí thương mại Nhà cung ứng dịch vụ âm thanh, ánh sáng: thống loại, số lượng trang thiết bị yêu cầu trang thiết bị phải sẵn sàng trươc ngày diễn kiện Chuẩn bị yếu tố khác cho kiện 1/11 – Các trang thiết bị như: hình LED,các loại loa, micro, thiết bị điều chỉnh âm thanh, đèn moving head, máy tạo khói… Chuẩn bị tài liệu: bảng tóm tắt Bộ phận 5/11/2022 chương trình, file powerpoint, video, quản lí bảng chỗ ngồi, thẻ tham dự truyền Chuẩn bị trang trí: băng rơn, backdrop, bong bóng bay, cổng chào, banner chào mừng, hoa trang trí, hoa thơng, quan hệ cơng chúng chúc mừng … Chuẩn bị quà tặng cho khách mời Chuẩn bị công 6/11 – Chạy quảng cáo trang mạng xã 12/11/2022 hội, đường phố tác truyền thơng cho kiện Bộ phận quản lí truyền thông VII Thiết bị Bàn,ghế 99.000.000 25 Bộ 100.000 25.000.000 bàn tròn 10 người Thiết bị âm Bộ 30.000.000 30.000.000 Thiết bị ánh sáng Bộ 10.000.000 10.000.000 Màn hình LED Bộ 10.000.000 10.000.000 Máy tạo khói 1.000.000 4.000.000 Hệ thống an toàn chống cháy nổ Bộ 4.000.000 20.000.000 VIII Chi phí khác Y tế Chi phí phát sinh 31.000.000 Bộ 1.000.000 1.000.000 30.000.000 30.000.000 Tổng cộng 600.000.000 Bảng 2.3 Bảng dự toán ngân sách cho kiện 2.3 Xây dựng kế hoạch khai mạc kiện: Nội Thời Địa Mô tả hoạt động dung gian điểm hoạt động 12 Trang thiết bị Nhân lực Các ý tưởng cần truyền đạt Đón 8:00 khách – 8:35 Cổng Đội ngũ lễ tân người nhà đầu tư kiện đứng cổng kiện, mặc đồng phục Đón khách hỏi thăm thơng tin khách, giúp khách làm thủ tục vào chỗ ngồi Bàn đón tiếp, bảng dẫn, hoa tặng khách vip nhân viên nữ ngồi check thông tin cho khách PB,PG hướng dẫn khách Tạo ấn tượng ban đầu trang trọng tốt đẹp, thân thiện với khách mời vào khu vực kiện Múa 8:30 lân – văn 8:45 nghệ chào mừng Chiếu 8:45 video – 8:50 giới thiệu Sân Nhóm múa lân chuẩn bị Micro, khấu sẵn sàng trinh diễn Sau dàn âm sân chương chình văn khấu nghệ diễn Sân Video giới thiệu khấu xe ô tô VINFAST VF31 – Teaser sản phẩm VINF AST VF31 13 Đội múa Tạo bầu lân,nhó khí vui tươi nhộn m múa nhịp giúp Bộ phận khách hàng thoải kĩ thuật mái Màn hình Bộ phận kĩ thuật chiếu, dàn âm ánh sáng Tạo ấn tượng với khách mời sản phẩm, có cách nhìn tổng quan MC 8:50 lên – chào 9:00 Sân MC lên giới thiệu qua Micro, khấu chương trình giới trang thiệu đại biểu VIP thiết bị âm MC, Bộ Sân MC mời Giám đốc tập Trang khấu thiết bị đoàn lên phát biểu khai âm mạc để kiện Giám đốc phận kĩ thuật hỏi giới thiệu Phát biểu khai mạc 9:00 – 9:10 thức bắt đầu Bảng 2.4 Bảng mô tả chi tiết kế hoạch khai mạc 2.4 Xây dựng kế hoạch tổ chức điều hành: Nội Thời Mô tả hoạt động dung gian hoạt động Tiết mục văn nghệ 9:10 Bộ phận kỹ thuật chuẩn bị hát, hệ thống ánh sáng – 9:15 MC giới thiệu tên ca sĩ, mời ca sĩ sân khấu Ca sĩ trình diễn tiết mục Bộ phận kỹ thuật chiếu ánh sáng Trang thiết bị Nhân lực Màn hình Bộ phận kĩ thuật, MC LED, loa, mic, đèn chiếu sáng, thiết bị tạo khói cho phù hợp với hát Khi ca sĩ kết thức tiết mục, MC nói lời cảm ơn tới ca sĩ Video 9:15 MC giới thiệu CEO công ty Trách nhiệm hữu hạn Sản xuất Kinh – 9:25 doanh VinFast: James Deluca Trong lúc đó, nhân viên kĩ thuật chuẩn bị sẵn sàng video Phát videdo ngắn truyền tải thông điệp từ James Deluca 14 Màn hình Bộ phận kĩ LED, loa, mic thuật, MC Bà Lê Thanh 9:25 MC giới thiệu Bà Lê Thanh Hải sau Mic, bục phát biểu -9:35 mời Bà lên phát biểu Bộ phận kĩ thuật, MC 9:35 Bộ phận kĩ thuật, MC Hải phát biểu Phát video MC mời người nhìn lên hình – 9:45 Bộ phận kĩ thuật phát video mô Màn hình LED, loa chi tiết xe VINFAST Đội múa xuất sân khấu Ra mắt xe VINFA 9:45 Xe VINFAST VF31 lái lên sân khấu với Đại sứ thương hiệu – xe Bộ phận kỹ thuật điều chỉnh nhạc 9:55 ánh sáng cho phù hợp Màn hình LED, loa Bộ phận kĩ thuật, MC ST VF31 Phó phịng Kỹ thuật xe 9:55 MC mời người phát biểu lên sân khấu – 10:10 Người thuyết trình giới thiệu chi tiết xe, cách sử dụng, ưu điểm vượt trội Mic, hình Bộ phận kĩ LED, loa thuật, MC thuyết trình sản phẩm Khách 10:10 MC mời đại biểu khách VIP lên Màn hình mời lên trực tiếp tham quan xe – 10:20 MC mời vài người nêu cảm nghĩ LED, loa trải nghiệm xe sau chiêm ngưỡng xe 15 Bộ phận kĩ thuật, MC Trả lời 10:20 MC mời nhà báo phóng viên đặt câu MIC Bộ phận kĩ thuật, MC 10:40 MC mời ban lãnh đạo khách VIP Mic, pháo lên sân khấu mở champagne, khai – 10:45 tiệc giấy, Bộ phận kĩ thuật, MC, lễ tân câu hỏi hỏi sản phẩm xe – nhà 10:40 Những người tổ sản xuất xe VINFAST có trách nhiệm trả lời báo, phóng viên Khai tiệc Lễ tân chuẩn bị champagne mang champagne, loa lên sân khấu Bộ phận kĩ thuật điều chỉnh âm nhạc Dùng tiệc 10:45 Bộ phận tiệc mang ăn theo thực đơn, bố trí nhân viên – 11:00 phục vụ khoảng thời gian dùng Màn hình LED, loa, mic Bộ phận tiệc, MC tiệc Trong khoảng thời gian tiệc diễn ra, sân khấu có vài tiết mục âm nhạc Bảng 2.5 Bảng mô tả chi tiết kế hoạch điều hành kiện 2.5 Xây dựng kế hoạch phòng ngừa giải quyết: 2.5.1 Kiểm tra để đề phòng rủi ro: Tiến hành kiểm tra rủi ro công việc cần thiết kế hoạch quản lý kiện cần thực trước kiện diễn Kiểm tra rủi ro hiểu cách đơn giản xác định đánh giá tất rủi ro để đưa kế hoạch đối phó với cố không mong muốn gây thiệt hại người của, ảnh hưởng đến tiến độ diễn kiện Kiểm tra rủi ro có nhiều cơng đoạn, có hai việc đáng ưu tiên thực hiện, kiểm tra địa điểm tổ chức xảy kiện tham khảo rủi ro đã xảy với kiện tương tự trước Kiểm tra kỹ địa điểm chọn để tổ chức xảy kiện, phát yếu tố gây nguy hiểm cho q trình kiện diễn Bạn cần 16 khảo sát kỹ địa điểm nằm dự tính tổ chức kiện Kế đó, bạn kiểm tra sân khấu, cánh gà chỗ ngồi phía theo kế hoạch đã vạch từ trước 2.5.2 Kế hoạch xử lí rủi ro phát sinh kiện: Rủi ro Chi tiết rủi ro Kế hoạch phòng ngừa giải Rủi ro Xác định sai đối Bàn bạc kĩ lưỡng với nhà đầu tư kiện để lập tượng /khách hàng xác định khách mời, khách hàng mục tiêu kế hoạch mục tiêu kiện Thiết kế, trí Bàn bạc với nhà đầu tư kiện; nghiên cứu, tìm khơng gian khơng hiểu khách mời, khách hàng mục tiêu phù hợp với không gian không khí kiện Chọn khơng Lựa chọn cơng ty có uy tín, đã làm việc quen hiểu ý để dễ dàng làm việc cơng ty cung ứng dịch vụ bổ trợ kiện Thiết kế cấu nhân Giao việc cho cá nhân có khả Tiến không hiệu hành đào tạo nhân sự: hiểu rõ khâu cho việc tổ chức kiện, từ tạo kế hoạch phù hợp nhanh kiện chóng xử lí có cố phát sinh Cần có biện pháp kiểm sốt chất lượng cơng việc phù hợp Rủi ro hoạch định ngân sách Ngân sách thấp Cần có phận chun mơn, có kinh nghiệm thực tế ngân mảng tài sách cao thực tế Hoạch định ngân sách thực tế Liệt kê chi tiết chi phí phát sinh, ln cập nhập giá thị trường 17 Rủi ro dịch vụ Thông báo khơng Phải có đội ngũ chun chịu trách nhiệm cơng việc liên quan đến dịch vụ chăm sóc với khách hàng khách hàng mục tiêu khiến họ chăm sóc khơng biết đến khách hàng kiện Khách hàng cảm Nghiên cứu, tìm hiểu khách mời/ khách hàng mục tiêu để xây dựng từ ý tưởng thấy khơng ấn tượng nội dung chương trình phù hợp vói chương trình kiện, làm hình ảnh chủ đầu tư kiện với khách hàng Rủi ro Ca sĩ nhóm nhảy Trong hợp đồng cần qui định rõ vê thời gian thời gian đến trễ so với thời địa điểm kiện gian thỏa thuận Nếu trường hợp, ca sĩ không đến kip phải có thay Khách mời đến trễ Có khơng trường hợp khách mời dù lý khách quan hay chủ quan đến trễ khiến cho MC sân khấu khó xử Chính vậy, để giải tình này, nên chuẩn bị trước trò chơi nhỏ hoạt động vui nhộn để kéo dài thời gian Nếu không chuẩn bị trước gây lúng túng cho MC chuyên nghiệp kiện Cháy timeline Lên chương trình hợp lí, có khoảng thời gian dơi dư để phịng trừ Linh hoạt việc thay đổi chương trình 18 Rủi ro Hỏa hoạn, cháy nổ Trang bị bình chữa cháy nhiều địa điểm dễ việc thấy khuôn viên tổ chức để trường an tồn hợp xảy hỏa hoạn dập tắt đám lửa kịp diễn kiện thời Nếu xảy hỏa hoạn, nhanh chóng đưa tất người đến khu vực sơ tán an toàn đến lối thoát đã chuẩn bị từ trước, nhanh chóng gọi cho quan cứu hỏa được, kiểm soát đám cháy tạm thời chờ nhân viên cứu hỏa đến nơi để hạn chế thiệt hại lửa gây Và hết lễ mắt sản phẩm oto việc kiểm sốt phịng ngừa cháy nổ việc vô cần thiết Cấp cứu khẩn cấp Bác sĩ phải luôn túc trực khu vực diễn chương trình nhằm tránh tình trạng bất trắc Đồng thời, toàn nhân viên tổ chức trang bị kĩ lưỡng kiến thức cần thiết để thực biện pháp sơ cứu có tai nạn xảy Đối với khách mời quan trọng kiện lớn, ta nên có danh sách khách mời tiền sử bệnh kèm theo họ, để có phương án thích hợp 19