Chuyên đề TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP Biên soạn: TS Trần Văn Hùng

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ CỤC PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Chuyên đề TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP (Tài liệu dành cho đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp nhỏ vừa) Biên soạn: TS Trần Văn Hùng HÀ NỘI - 2012 Liên hệ zalo: 0898424904 để hổ trợ nhanh MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Error! Bookmark not defined CHƢƠNG TỔ CHỨC SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát tổ chức sản xuất doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Ý nghĩa mục đích tổ chức sản xuất doanh nghiệp 1.1.3 Nội dung trình sản xuất doanh nghiệp 1.1.4 Một số nguyên tắc tổ chức sản xuất doanh nghiệp 1.2 Nội dung tổ chức sản xuất doanh nghiệp 1.2.1 Cơ cấu tổ chức sản xuất doanh nghiệp 1.2.2 Bố trí sản xuất doanh nghiệp 10 CHƢƠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ TRONG DOANH NGHIỆP 15 2.1 2.2 Đối tƣợng, nội dung nghiên cứu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 15 Các nguyên tắc tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 17 2.3 Các kiểu cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 19 2.3.1 Cơ cấu tổ chức máy quản trị trực tuyến 20 2.3.2 Cơ cấu tổ chức máy quản trị chức 20 2.3.3 Cơ cấu tổ chức máy quản trị trực tuyến - chức 22 2.3.4 Cơ cấu tổ chức máy quản trị ma trận 23 2.4 Chế độ cấp trƣởng quản trị doanh nghiệp 25 2.5 Mối quan hệ chức danh thủ trƣởng doanh nghiệp 26 2.6 Những nhân tố cản trở tổ chức máy doanh nghiệp 27 CHƢƠNG ĐIỀU HÀNH TÁC NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP 31 3.1 Thực chất nội dung điều hành tác nghiệp doanh nghiệp 31 3.2 Những nhân tố ảnh hƣởng đến điều hành tác nghiệp doanh nghiệp 32 3.3 Lập lịch trình sản xuất theo lơ 34 3.4 Sắp xếp thứ tự thực hợp đồng kinh tế 37 3.5 Những phƣơng pháp chủ yếu sử dụng điều hành tác nghiệp doanh nghiệp 41 3.5.1 Phương pháp kinh tế 42 3.5.2 Phương pháp tổ chức, hành 43 3.5.3 Phương pháp giáo dục, động viên 43 3.5.4 Phương pháp tâm lý - xã hội 44 3.5.5 Các phương pháp khác 44 CHƢƠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 47 4.1 Thực chất nội dung tổ chức, quản lý cung ứng nguyên vật liệu doanh nghiệp 47 4.2 Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu doanh nghiệp 48 4.2.1 Nhiệm vụ yêu cầu hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu doanh nghiệp 48 4.2.2 Trình tự hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu doanh nghiệp 49 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 Tổ chức đảm bảo nguyên vật liệu cho doanh nghiệp 57 Lựa chọn phương thức cung ứng 57 Lựa chọn nhà cung ứng 60 Tổ chức điều chuyển tiếp nhận nguyên vật liệu 62 CHƢƠNG QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP 66 5.1 Hàng hóa dự trữ chi phí có liên quan đến quản trị hàng dự trữ 66 5.1.1 Hàng dự trữ vai trò hàng dự trữ doanh nghiệp 66 5.1.2 Những chi phí có liên quan đến hàng dự trữ 67 5.2 Kỹ thuật phân tích ABC quản trị hàng dự trữ 68 5.3 Mơ hình lƣợng đặt hàng kinh tế (EOQ) 71 5.3.1 Xác định lượng đặt hàng tối ưu 73 5.3.2 Xác định điểm đặt hàng lại ROP (Reorder Point) 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 CHƢƠNG TỔ CHỨC SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP Một doanh nghiệp kinh doanh có hiệu thuận lợi điều hành cần phải xã định rõ cấu sản xuất tổ chức tốt hệ thống sản xuất Trong chương tập trung giới thiệu kiểu cấu sản xuất tổ chức sản xuất doanh nghiệp 1.1 Khái quát tổ chức sản xuất doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm Có nhiều khái niệm khác tổ chức sản xuất Có khái niệm cho rằng: “Tổ chức sản xuất bố trí người làm, người theo dõi, huy, bố trí ngun vật liệu, cơng cụ, mặt để sản xuất mặt hàng náo đó.” Theo khái niệm này, tổ chức sản xuất hướng đến việc xếp, bố trí yếu tố: lao động, nguyên vật liệu, công cụ lao động mặt sản xuất để tạo loại sản phẩm hàng hố Có khái niệm cho rằng: “Tổ chức sản xuất tổng hợp biện pháp đạo hướng tới tổng hợp hợp lý trình lao động với yếu tố vật lý sản xuất khơng gian thời gian cho mục đích nâng cao hiệu quả.” Theo cách định nghĩa này, tổ chức sản xuất hành động chủ thể quản lý nhằm mục tiêu sử dụng tối ưu nguồn lực nhờ hoạt động bố trí hợp lý nguồn lực không gian thời gian định Các khái niệm có chung nội dung, là: “Tổ chức sản xuất phối hợp, kết hợp chặt chẽ sức lao động, tư liệu lao động đối tượng lao động cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất, quy mô sản xuất công nghệ sản xuất xác định nhằm sản xuất sản phẩm có chất lượng đáp ứng nhu cầu thị trường.” 1.1.2 Ý nghĩa mục đích tổ chức sản xuất doanh nghiệp Việc tổ chức sản xuất hợp lý đem lại hiệu cao mặt sau đây:  Cho phép góp phần quan trọng vào việc sử dụng có hiệu nguồn lực nguyên nhiên liệu, vật liệu, lao động, máy móc thiết bị doanh nghiệp  Góp phần quan trọng vào việc tăng hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, thực mục tiêu kinh tế tổng hợp doanh nghiệp kinh doanh có lãi để tái sản xuất tái sản xuất mở rộng  Tổ chức sản xuất khoa học có tác dụng tích cực việc bảo vệ môi trường giảm thiểu ô nhiễm môi trường, giảm thiểu độc hại cho môi trường sống doanh nghiệp vùng lân cận  Tổ chức sản xuất khoa học, hợp lý sở quan trọng cho tổ chức quản lý doanh nghiệp cách khoa học 1.1.3 Nội dung trình sản xuất doanh nghiệp 1.1.3.1 Quan niệm trình sản xuất Để tổ chức sản xuất doanh nghiệp hợp lý hiệu quả, việc cần nắm vững hiểu đầy đủ trình sản xuất doanh nghiệp - đối tượng tổ chức sản xuất Có nhiều quan niệm khác trình sản xuất Mỗi cách quan niệm đứng góc độ khác Sau cách tiếp cận trình sản xuất doanh nghiệp:  Theo nghiã rộng: trình sản xuất xác định phương án sản phẩm, chuẩn bị điều kiện cho sản xuất để sản xuất sản phẩm đem sản phẩm tiêu thụ thị trường  Theo nghĩa hẹp: trình sản xuất trình khai thác chế biến loại sản phẩm nhờ kết hợp cách chặt chẽ ba yếu tố trình sản xuất  Theo nghĩa tổng quát: trình sản xuất doanh nghiệp tổng hợp hai mặt vật chất - kỹ thuật sản xuất mặt kinh tế - xã hội sản xuất o Mặt vật chất - kỹ thuật sản xuất bao gồm tác động sức lao động lên đối tượng lao động công cụ lao động cần thiết để tạo cải vật chất cho xã hội o Mặt kinh tế - xã hội sản xuất cho thấy, trình sản xuất doanh nghiệp cịn q trình củng cố mối quan hệ sản xuất người với người, q trình lao động sáng tạo hiệp tác người lao động với 1.1.3.2 Nội dung trình sản xuất Với quan niệm trình sản xuất, nội dung chủ yếu trình sản xuất doanh nghiệp bao gồm q trình cơng nghệ, q trình kiểm tra q trình điều chuyển, q trình cơng nghệ có vai trò quan trọng Tuỳ theo phương pháp chế biến hay gia công áp dụng doanh nghiệp mà q trình cơng nghệ chia thành nhiều hay giai đoạn cơng nghệ khác giai đoạn công nghệ lại chia thành nhiều bước cơng việc (cịn gọi ngun cơng) khác Bước công việc gọi đơn vị q trình sản xuất Đó phần trình sản xuất, thực nơi làm việc, cơng nhân nhóm công nhân tiến hành đối tượng lao động định Khi xem xét bước công việc phải vào nhân tố : (1) nơi làm việc, (2) công nhân, (3) đối tượng lao động Nếu ba nhân tố thay đổi bước công việc thay đổi Việc phân chia bước cơng việc nhỏ, có ý nghĩa to lớn việc nâng cao trình độ chun mơn hố công nhân, nâng cao suất lao động chất lượng sản phẩm sử dụng hợp lý công suất thiết bị, máy móc Tuy nhiên, nhược điểm việc chia nhỏ bước công việc làm cho thời gian gián đoạn sản xuất lại tăng lên mức độ định, phải dừng lại nhiều khâu, nhiều nơi làm việc khác phải chuyển nhiều lầm từ nơi làm việc đến nơi làm việc khác Nói chung, việc phân chia thành nhiều bứoc công việc nhỏ để phù hợp với trình độ sản xuất thủ cơng, giai đoạn đầu sản xuất khí hố Cùng với phát triển loại máy móc, cơng nghệ sản xuất tiến tiến hơn, đại hơn, xu hướng chung gộp bước công việc nhỏ thành bước công việc lớn 1.1.4 Một số nguyên tắc tổ chức sản xuất doanh nghiệp Khi tổ chức trình sản xuất doanh nghiệp, cần tuân thủ số nguyên tắc sau đây: Nguyên tắc thứ nhất: Tổ chức sản xuất doanh nghiệp phải đảm bảo kết hợp phát triển chun mơn hố với phát triển kinh doanh tổng hợp Chun mơn hố hình thức phân cơng lao động xã hội nhằm làm cho doanh nghiệp nói chung, phận sản xuất nơi làm việc nói riêng có nhiệm vụ chế tạo (hoặc số ít) loại sản phẩm, chi tiết sản phẩm tiến hành (hoặc số ít) bước cơng việc Sản xuất chun mơn hố coi nhân tố định ảnh hướng lớn đến việc phát triển loại hình sản xuất, tạo điều kiện cho công tác tiêu chuẩn hoá, thống hoá, ứng dụng kỹ thuật tiên tiến đại, tổ chức mua sắm vật tư, tổ chức lao động khoa học Kinh doanh tổng hợp hoạt động kinh tế mang tính chất bao trùm nhiều lĩnh vực khác nhau, từ sản xuất công nghiệp đến sản xuất phi công nghiệp, từ sản xuất đến lưu thơng, phân phối dịch vụ Chun mơn hố kinh doanh tổng hợp vấn đề khác nhau, có mối liên hệ qua lại lẫn Nếu doanh nghiệp mở rộng kinh doanh tổng hợp, chun mơn hố doanh nghiệp bị thu hẹp lại, vấn đề đặt phải khéo léo kết hợp hai vấn đề Trên góc độ tồn doanh nghiệp xem xét thấy: mức độ chun mơn hố có giảm, song cần phải nâng cao trình độ chun mơn hố phận sản xuất nơi làm việc Chính phù hợp với xu phát triển doanh nghiệp vừa thực chun mơn hố, vừa thực đa dạng hoá sản phẩm kinh doanh tổng hợp sở lấy hiệu kinh tế làm thước đo Nguyên tắc thứ hai: tổ chức sản xuất doanh nghiệp phải thường xuyên trì bảo đảm cân đối khâu, phận trình sản xuất Sản xuất cân đối thể qua mối quan hệ đơn vị sản xuất: đơn vị sản xuất chính, đơn vị sản xuất phụ trợ, đơn vị sản xuất phụ, đơn vị phục vụ sản xuất doanh nghiệp Mục đích việc nhằm đảm bảo cho trình sản xuất đồng với hiệu cao tiêu tổ chức sản xuất hợp lý Ngày nay, nhờ tiến khoa học đại, người ta ngày tạo công nghệ mới, thiết bị mới, máy móc Kết thay đổi tạo điều kiện thuận lợi để xác lập trì sản xuất cân đối doanh nghiệp Nguyên tắc thứ ba: Tổ chức sản xuất doanh nghiệp phải bảo đảm tính nhịp nhàng Sản xuất nhịp nhàng có nghĩa số lượng sản phẩm sản xuất thời gian quy định (giờ, ca, ngày) phải xấp xỉ Sự nhịp nhàng sản xuất chịu tác động nhiều nhân tố như: công tác chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất, kế hoạch sản xuất, kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa thiết bị máy móc, kế hoạch cung ứng vật tư kỹ thuật, việc bố trí ca làm việc, trình độ thao tác cơng nhân,… Nếu doanh nghiệp có biện pháp thích hợp để thực phối hợp chặt chẽ nhân tố này, bảo đảm sản xuất nhịp nhàng đem lại ý nghĩa to lớn, như: o Thực có hiệu hợp đồng ký kết, đảm bảo việc cung ứng sản phẩm cho thị trường yêu cầu thị trường o Đảm bảo thực tốt nhiệm vụ mối quan hệ hợp tác, liên kết đơn vị doanh nghiệp o Khắc phục tình trạng sản xuất theo kiểu « lúc thong thả, cầm chừng, vội vã, khẩn trương » gây nên lãng phí sức khoẻ người lao động Nguyên tắc thứ tư: Tổ chức sản xuất phải đảm bảo tiến hành sản xuất liên tục, không bị gián đoạn nguyên nhân chủ quan gây Điển hình tượng: sản xuất khơng cân đối, thiếu nguyên vật liệu, thiếu việc làm, thiết bị máy móc hỏng đột xuất Bảo đảm sản xuất liên tục có ý nghĩa to lớn doanh nghiệp mặt sau đây: + Tiết kiệm thời gian lao động trình sản xuất; + Sử dụng hợp lý cơng suất thiết bị máy móc; + Góp phần đảm bảo sản xuất cân dối, nhịp nhàng; + Bảo đảm hoàn thành kế hoạch sản xuất với hiệu cao; Nguyên tắc thứ năm: tổ chức sản xuất phải tạo điều kiện gắn trực tiếp hoạt động quản trị với hoạt động sản xuất Sản xuất sở hạ tầng, quản trị kinh doanh thuộc nhân tố thượng tầng nên việc tổ chức sản xuất phải phải đảm bảo phù hợp hệ thống quản trị hệ thống sản xuất Để làm điều đó, q trình thiết kế hệ thống sản xuất kinh doanh cần phải tính tốn bố trí sản xuất phù hợp với công nghệ chế tạo, chế biến khoảng không gian định trước doanh nghiệp Khi bố trí phận phải ý tạo điều kiện cho hoạt động quản trị diễn thuận lợi nhất, đồng thời đảm bảo quan sát, kiểm tra trực tiếp thường xuyên hoạt động dây chuyền sản xuất Trên nguyên tắc cần quán triệt trình tổ chức sản xuất doanh nghiệp Năm nguyên tắc có mối liên hệ mật thiết với nhau, nguyên tắc sau kết việc thực hiên nguyên tắc trước 1.2 Nội dung tổ chức sản xuất doanh nghiệp 1.2.1 Cơ cấu tổ chức sản xuất doanh nghiệp 1.2.1.1 Khái niệm cấu sản xuất Cơ cấu sản xuất doanh nghiệp phản ánh bố cục chất cân đối lượng trình sản xuất Cơ cấu sản xuất doanh nghiệp tạo lập phận sản xuất phục vụ sản xuất doanh nghiệp với hình thức tổ chức xây dựng, phân bố không gian mối liên hệ phận với 1.2.1.2 Các phận cấu thành cấu sản xuất doanh nghiệp Q trình sản xuất doanh nghiệp xây dựng cấu thành sau đây:  Bộ phận sản xuất chính: phận trực tiếp chế tạo sản phẩm (cắt, may, đóng gói nhà máy dệt) Đặc điểm phận là: Nguyên vật liệu mà chế biến phải trở thành sản phẩm doanh nghiệp  Bộ phận sản xuất phụ trợ: phận mà hoạt động có tác dụng trực tiếp cho sản xuất chính, đảm bảo cho sản xuất tiến hành liên tục đặn Chẳng hạn, phận sản xuất hồ nhà máy dệt vải, phận sản xuất bao bì nhà máy sản xuất thức ăn gia súc  Bộ phận sản xuất phụ: phận tận dụng phế liệu, phế phẩm sản xuất để chế tạo sản phẩm phụ, danh mục sản phẩm thiết kế doanh nghiệp Tuỳ theo doanh nghiệp, xét thấy có hiệu tổ chức phận sản xuất phụ Nếu khơng có hiệu khơng cần tổ chức phận sản xuất phụ mà tiến hành thu gom bán phế liệu, phế phẩm  Bộ phận phục vụ sản xuất: phận tổ chức nhằm đảm bảo việc cung ứng, bảo quản, cấp phát, điều chuyển nguyên vật liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm dụng cụ lao động Bộ phận thường bao gồm: phận quản lý kho tàng, điều chuyển nội bộ, điều chuyển từ bên Mỗi doanh nghiệp muốn sản xuất nhiều loại sản phẩm với chất lượng hiệu cao, chủ yếu phải dựa vào phân xưởng hay ngành sản xuất Để thực vấn đề này, biện pháp chủ yếu quan trọng phải bảo đảm tự cân đối sản phẩm chính, sản phẩm phụ, phù trợ phục vụ sản xuất Tuy nhiên, giải mối quan hệ này, cần ý đến số vấn đề sau: + Xu hướng chung tăng tỷ trọng sản xuất mặt lực sản xuất so với lực sản xuất tồn doanh nghiệp + Nâng cao trình độ giới hoá sản xuất phụ trợ phục vụ sản xuất, nhờ mà tăng suất lao động, nâng cao hiệu sử dụng công suất, thiết bị máy móc nâng cao chất lượng sản phẩm sản xuất + Đảm bảo cân đối phận tình hình có thay đổi cấu mặt hàng sản phẩm Hết sức coi trọng việc cải tiến hồn thiện hình thức tổ chức sản xuất 1.2.1.3 Các cấp sản xuất doanh nghiệp Các cấp sản xuất doanh nghiệp phản ánh kết việc phân công lao động nội doanh nghiệp, bao gồm: phân xưởng, ngành, nôi làm việc  Phân xƣởng: đơn vị sản xuất chủ yếu doanh nghiệp Phân xưởng có nhiệm vụ sản xuất loại sản phẩm hoàn thành giai đoạn cơng nghệ định q trình sản xuất  Ngành: đơn vị tổ chức sản xuất nằm phân xưởng có quy mơ lớn Là tổng hợp khu vực nhiều nơi làm việc, có quan hệ mật thiết với cơng nghệ sản phẩm Ở đây, công nhân thực số thao tác định tiến hành bước công việc khác để sản xuất loại sản phẩm (hoặc sản phẩm giống nhau) Ở doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ thường khơng có cấp phân xưởng Trong trường hợp này, ngành trở thành đơn vị tổ chức sản xuất chủ yếu doanh nghiệp Việc bỏ cấp phân xưởng doanh nghiệp thực đem lại hiệu ngành tổ chức theo nguyên tắc “đối tượng khép kín” Nói cách khác q trình chế biến, đối tượng lao động khơng phải di chuyển qua lại ngành mà theo đường thẳng  Nơi làm việc: nơi làm việc đơn vị sở, khâu tổ chức sản xuất doanh nghiệp, phần diện tích sản xuất mà cơng nhân hay nhóm cơng nhân sử dụng thiết bị máy móc, dụng cụ để hồn thành bước cơng việc việc chế tạo sản phẩm Phương thức thuê nhà điều chuyển chuyên nghiệp: Phương thức chuyên nghiệp khó giám sát phải chuyển từ tay nhà cung cấp sang tay nhà điều chuyển để đến tay doanh nghiệp mua Khi lựa chọn phương thức điều chuyển, doanh nghiệp cần tính đến yếu tố như: khối lượng điều chuyển; lực điều chuyển chất lượng điều chuyển 4.3.3.3 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Việc tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu kết thúc việc cung ứng bắt đầu giai đoạn quản lý dự trữ kho Trong giai đoạn tiếp nhận nguyên vật liệu hàng hóa kho doanh nghiệp cần phải lưu ý đến vấn đề sau đây:  So sánh, đối chiếu hàng hóa hóa đơn hàng hóa thực giao;  Chuẩn bị kỹ lưỡng phương tiện vật chất để tiếp nhận hàng hóa (như cân, đong, đo, đếm,…);  Bốc xếp hàng hóa vào kho doanh nghiệp 64 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG Nhiệm vụ chủ yếu tổ chức quản trị cung ứng nguyên nhiên vật liệu doanh nghiệp? Trình bầy trình tự hoạch định nguyên vật liệu doanh nghiệp? Phân tích yêu cầu việc lựa chọn phương thức cung ứng nguyen nhiên vật liệu cho doanh nghiệp? Trình bầy quy trình tiếp nhận cung ứng nguyên vật liệu doanh nghiệp? 65 CHƢƠNG QUẢN TRỊ HÀNG DỰ TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP 5.1 Hàng hóa dự trữ chi phí có liên quan đến quản trị hàng dự trữ 5.1.1 Hàng dự trữ vai trò hàng dự trữ doanh nghiệp Trong đơn vị kinh doanh nào, hàng dự trữ luôn phận khơng thể thiếu lý khác Có nhiều doanh nghiệp, hàng dự trữ chiếm từ 40% đến 50% giá trị tài sản doanh nghiệp Hàng dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ, phụ tùng dự trữ kho để cạnh nơi sản xuất thành phẩm dự trữ chờ tiêu thụ, … Tùy theo loại hình sản xuất, ngành nghề mà hàng dự trữ doanh nghiệp bao gồm loại có đặc trưng Đối với sở sản xuất, chế tạo, hàng dự trữ bao gồm tất loại từ nguyên vật liệu, đến chi tiết phận sản phẩm, bán sản phẩm, dụng cụ lao động, phụ tùng dự trữ kho phục vụ trình sản xuất, chế biến sản phẩm thành phẩm dự trữ kho chờ để tiêu thụ Đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động kinh doanh họ mua để bán nên hàng dự trữ bao gồm sản phẩm hàng hóa mua dự trữ hàng chuẩn bị chuyển đến tay người mua Trong doanh nghiệp thương mại, họ bán thành phẩm dây chuyền doanh nghiệp sản xuất, chế tạo Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng, công ty tư vấn, sản phẩm họ sản phẩm vơ lời khun, dịch vụ nghỉ ngơi, giải trí, nên hàng dự trữ chủ yếu dụng cụ, phụ tùng, phương tiện vật chất kỹ thuật dự trữ để dùng vào hoạt động họ Dù tồn dạng nào, doanh nghiệp nào, hàng dự trữ đối tượng thiếu doanh nghiệp đó, thể chỗ: (a) Nó đảm bảo cho trình sản xuất diễn liên tục, khơng bị gián đoạn; (b) tránh cho doanh nghiệp khỏi tình trạng rủi ro thiếu hàng dẫn đến khách hàng; (c) đôi khi, giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi biến động mạnh giá hàng hóa thời kỳ có nhiều biến động Trong kinh doanh, doanh nghiệp ln ln có hai mong muốn trái ngược nhau, là: mặt, doanh nghiệp muốn tăng lượng dự trữ lên nhiều tốt để tránh rủi ro cho dây chuyền sản xuất tránh việc thiếu hàng cho khách hàng họ có nhu cầu đột xuất, không lường trước Hai là, doanh nghiệp lại thường thiếu khả vốn dành cho dự trữ mong muốn giảm chi phí để dự trữ hàng 66 kho, họ có khuynh hướng tiết giảm lượng dự trữ Hai khuynh hướng trái ngược địi hỏi doanh nghiệp cần tính đến lượng dự trữ cân Khi quản trị hàng dự trữ doanh nghiệp, ta thường phải trả lời câu hỏi, gồm:  Lượng đăt hàng để tối thiểu hóa chi phí có liên quan đến dự trữ;  Thời điểm đặt hàng phù hợp;  Bố trí hàng hóa kho để đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh mục tiêu cụ thể quản trị hàng dự trữ;  Kiểm soát hàng dự trữ kho để luôn nắm tình trạng hàng dự trữ doanh nghiệp giảm thiểu hao hụt, mát 5.1.2 Những chi phí có liên quan đến hàng dự trữ Trong quản trị hàng dự trữ kho, thường phải đề cập đến số loại chi phí sau đây: (a) Chi phí dặt hàng (ký hiệu S s – Set up cots): Đó tồn chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng Nó bao gồm chi phí tìm kiếm nguồn hàng; thực quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thơng tin qua lại), chi phí chuẩn bị thực việc điều chuyển hàng hóa đến kho doanh nghiệp S ký hiệu cho tổng chi phí đặt hàng cho năm Cịn s ký hiệu cho chi phí đặt hàng tính cho lần đặt hàng (b) Chi phí quản lý dự trữ kho (ký hiệu H h – Holding costs): Đó chi phí cho việc thực hoạt động dự trữ, lưu kho hàng hóa kho doanh nghiệp Những chi phí thống kê theo bảng đây: 67 Bảng 5.1: thống kê loại chi phí lƣu kho Tỷ lệ so với giá trị dự trữ Nhóm chi phí Chi phí nhà cửa, kho tàng  Tiền thuê khấu hao nhà cửa  Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng Chiếm 3% - 10%  Chi phí thuê nhà đất Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện tồn trữ  Tiền thuê khấu hao phương tiện, thiết bị tồn trữ  Chi phí lượng Chiếm 1% - 4%  Chi phí điều hành thiết bị Chi phí nhân lực cho hoạt động quản lý dự trữ    Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ Thuế đánh vào hàng dự trữ Chi phí vốn Chi phí bảo hiểm hàng dự trữ Thiệt hại hàng dự trữ mát, hư hỏng không sử dụng Chiếm 3% - 5% Chiếm 6% – 24% Chiếm 2% – 5% Tỷ lệ loại chi phí có ý nghĩa tương đối, chúng cao hay thấp thực tế phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi xuất hành sách thuế, sách bảo hiểm hành H ký hiệu cho tổng chi phí dự trữ kho hàng năm doanh nghiệp Còn h ký hiệu cho chi phí quản lý dự trữ kho tính cho đơn vị dự trữ (c) Chi phí mua hàng: Chính chi phí doanh nghiệp bỏ để mua hàng đơn vị cung cấp Nó tương ứng với giá bán hàng nhà cung cấp khơng bao gồm chi phí điều chuyển đến kho nhà sử dụng nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ Thơng thường, lượng hàng hóa dự trữ năm không thay đổi, giá mua hàng không thay đổi, phí mua hàng khơng ảnh hưởng nhiều đến việc đặt hàng Chi phí ảnh hưởng đến lượng đặt hàng người bán có sách bán hàng giảm giá có lượng mua nhiều cho lần mua hàng 5.2 Kỹ thuật phân tích ABC quản trị hàng dự trữ Trong sản xuất kinh doanh, dự trữ nguyên vật liệu hàng hóa cần thiết khách quan Tuy nhiên, loại hàng hóa nguyên vật liệu dự trữ có vai trị khác nhau, vị trí chúng q trình sản xuất kinh doanh Chính vậy, quan tâm 68 người quản lý dối với loại có mức độ khác Có loại, nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có quan tâm, chăm sóc đặc biệt, đó, số loại khác, quan tâm nhà quản trị doanh nghiệp cần có chừng mực, chi phí cao nêu có quan tâm với loại Khi kiểm soát dự trữ, cần có kiểm kê, kiểm sốt hàng tuần, hàng tháng loại nguyên vật liệu, hàng hóa có giá trị cao, đó, nguyên vật liệu, hàng hóa có giá trị thấp việc kiểm kê kiểm sốt thực nên mức hàng tháng, hàng q, chí có loại nên mức tháng kiểm kê lần Kỹ thuật phân loại ABC phương pháp phân loại nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ dựa nguyên lý nhà kinh tế học Pareto người Italia đề xuất vào kỷ thứ 19 ứng dụng rộng rãi quản lý ngày Theo cách phân loại này, tồn hàng hóa dự trữ doanh nghiệp nên phân chia thành nhóm sau: Nhóm A bao gồm loại nguyên liệu có giá trị cao (chiểm từ 50% đến 80% giá trị hàng dự trữ) số lượng chủng loại thường thấp (chiếm từ 5% đến 20%) ; Nhóm B nhóm loại nguyên liệu có số lượng chủng loại trung bình (chiếm khoảng 30% đến 35%), giá trị trung bình (chiếm từ 15% đến 35%); Nhóm C nhóm có giá trị thấp (chiếm đến 5%), số lượng chủng loại cao (chiếm từ 55% đến 80%) Ta biểu thị mơ hình phân tích ABC hình 5.1 sau đây: % giá trị Hàng dự trữ 100% Nhóm A 80% 50% Nhóm B 20% Nhóm C 5% 15% 30% 69 55% % số lượng chủng loại Hình 5.1: Mơ hình hóa phân tích ABC quản trị dự trữ DN Để minh họa cho vấn đề trên, ta có ví dụ sau: Cơng ty MIS tổ chức quản lý dự trữ 10 loại nguyên liệu A, B, C, D,… J Các số liệu nhu cầu dự trữ hàng năm giá loại nguyên liệu cho bảng 5.2 sau đây: Bảng 5.2: Tài liệu 10 hàng hóa dự trữ cơng ty MIS Loại nguyên vật liệu hàng hóa dự trữ A B C D E F G H I J Nhu cầu hàng năm 1000 2000 1200 1000 250 500 1550 600 350 100 Giá đơn vị ($) 12,50 0,60 0,42 90 0,60 154 17 14,17 42,86 8,50 Để phân chia 10 loại hàng hóa dự trữ đây, ngồi việc thu thập liệu nhu cầu hàng năm, giá đơn vị nêu đây, ta cần tiến hành bước sau (nếu đơn vị tính số lượng hàng hóa loại khác nhau, có loại tính kg, có loại tính lít, có loại đơn vị tính m dài): Bước 1: Tính tốn giá trị tỷ trọng giá trị loại hàng hóa dự trữ so với tổng giá trị hàng hóa dự trữ; Bước 2: Sắp xếp lại trật tự loại hàng hóa dự trữ theo thứ tự từ tỷ trọng cao xuống thấp nhất; Bước 3: Hình thành nhóm A, B, C theo nguyên tắc Pareto (xem bảng 5.3) 70 Bảng 5.3: Bảng phân loại ABC hàng dự trữ công ty MIS Lƣợng % giá Loại % so với yêu cầu Giá mua Giá trị trị so với Xếp hàng dự tổng số hàng đơn vị hàng tổng giá trị loại trữ loại hàng năm năm hàng năm D 20 1000 90 90.000 38,78 71,96 F 500 154 77.000 33,18 G 1550 17 26.350 11,35 I 30 350 42,86 15.001 6,46 23,2 A 1000 12,50 12.500 5,39 H 600 14,17 8.520 3,67 B 2000 0,60 1.200 0,52 J 50 100 8,50 850 0,37 4,84 C 1200 0,42 504 0,22 E 250 0,60 150 0,06 500 232.057 100 Với tài liệu phân tích bảng 5.3 đây, nhóm A gồm hai loại D F có giá trị chiếm 71,96% tổng giá trị dự trữ hàng năm, chủng loại chiếm 20%; nhóm b gồm ba loại hàng hóa dự trữ G, I A chiếm 23,2% giá trị, chủng loại chiếm 30%; nhóm C nhóm gồm loại chiếm 50% chủng loại, giá trị nhỏ, chiếm có 4,84% tổng giá trị dự trữ hàng năm Trường hợp, tất loại hàng dự trữ phân loại có đơn vị tính (cùng trọng lượng, hay thể tích, độ dài), việc phân tích để phân loại diễn tương tự Điểm khác phải tính thêm % số lượng Từ đó, ta phân tích quan hệ % giá trị % lượng để xếp thành nhóm A, B, C cho thích hợp Nhìn vào cách phân loại ta thấy rõ giá trị cách phân loại ABC việc như:  Ưu tiên việc đặt hàng nên dành cho nhóm A Nhóm B C khơng nên nhiều thời gian cho việc đặt hàng Nhất nhóm C, đề xuất phương án nên tổ chức lần đặt hàng năm;  Dành quan tâm nhiều việc kiểm soát hàng kho thường xuyên cho nhóm A, đến nhóm B, sau nhóm C;  Việc đặt hàng hóa kho nên ưu tiên nơi dễ nhìn, dễ quan sát, dễ xuất nhập cho loại dự trữ nhóm A Nhóm C đặt chỗ khác kho 5.3 Mơ hình lƣợng đặt hàng kinh tế (EOQ) Khi quản lý dự trữ, mong muốn nhà quản trị doanh nghiệp cân chi phí gây muốn tăng lượng hàng dự trữ kho với chi phí gây giảm lượng dự trữ Muốn cân hai chí phí đó, câu trả lời ln gắn với lượng đặt hàng thời gian đặt hàng Hai câu hỏi là: 71  Lượng hàng lần đặt hàng để tổng chi phí liên quan đến dự trữ nhỏ nhất;  Thời điểm đặt hàng để đảm bảo yêu cầu trình sản xuất hay đảm bảo yêu cầu khách hàng mà không cần phải cung cấp hàng sớm ảnh hưởng đến tiesn độ cung cấp bên cung ứng Có số mơ hình đặt hàng tương ứng với giả thiết khác mơ hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity Model); Mơ hình đặt hàng theo sản xuất POQ (Production Order Quantity Model); Mơ hình dự trữ thiếu BOQ (Back Order Quantity Model) mơ hình đặt hàng có giá khấu trừ theo số lượng QDM (Quantity Discount Model) Trong chương này, tác giả đề cập đến mơ hình đặt hàng kinh tế Vì mơ hình đặt hàng phù hợp với điều kiện doanh ghiệp Việt Nam sở để áp dụng mơ hình khác Mơ hình đặt hàng kinh tế sử dụng sở giả thiết sau đây:  Nhu cầu hàng dự trữ hàng năm không đổi biết trước;  Phải biết trước khoảng thời gian kể từ đặt hàng hàng nhận kho doanh nghiệp mua thời gian khơng đổi;  Lượng đặt hàng điều chuyển đến lần thời gian ngắn, tức đạt mức cao thời điểm nhận (không kéo dài nhiều ngày);  Khơng xẩy thiếu hụt dự trữ cố tình hay vô ý, đơn hàng thực cam kết  Khơng có sách triết khấu giá theo lượng mua, tức khơng có sách bán hàng giảm giá theo lượng mua nhiều lần mua Với giả thiết trên, mơ hình dự trữ mơ tả hình 5.2 sau đây: Khối lượng hàng Q* Qtb A B C Thời gian Hình 5.2: Mơ hình dự trữ tƣơng ứng với mơ hình đặt hàng EOQ 72 5.3.1 Xác định lượng đặt hàng tối ưu Khi lượng hàng đưa đến doanh nghiệp mua, lượng hàng thời gian ngắn đạt mức cao (mức tối đa) Có thời điểm, hàng dự trữ bị tiêu dùng hết, mức dự trữ kho Q = Như vậy, thời điểm lượng dự trữ phải quản lý lượng dự trữ trung bình lượng tối đa Nói cách khác, lượng dự trữ phải quản lý là: Q/2 Trong mô hình này, lượng cầu năm khơng thay đổi, giá mua không áp dụng chế giá giảm cho lượng mua cao hơn, nên tổng chi phí mua hàng không đổi Trong trường hợp ta khơng thấy tồn chi phí thiếu hụt dự trữ (Back Order Quantity Model) Như vậy, có hai loại chi phí biến đổi trái ngược lượng dự trữ tăng lên giảm Nếu lượng đặt hàng cho lần đặt hàng tăng lên, nhu cầu năm không đổi, nên số lần đặt hàng năm giảm Và đó, tổng chi phí đặt hàng năm giảm Ngược lại, lượng đặt hàng cho lần tăng lên, lượng dự trữ trung bình phải nắm giữ kho tăng lên, đó, tổng chi phí quản lý dự trữ hàng năm tăng lên Trên thực tế, ta hai loại chi phí trên, nên ta cần lựa chọn phương án lượng đặt hàng Q cho tổng hai chi phí nhỏ Ta xem xét mối tương quan trên hình 5.3 đây: Chi phí dự trữ kho Chi Phí Tổng chi phí Chi phí đặt hàng Lượng đặt hàng Q* Hình 5.3: Quan hệ loại chi phí lƣợng đặt hàng thay đổi Để xây dựng mô hình ta đặt ký hiệu sau: D tổng nhu cầu hàng dự trữ hàng năm; Q* lượng đặt hàng kinh tế tối ưu; S tổng chi phí đặt hàng năm, s chi phí đặt hàng tính cho lần đặt hàng (Set up costs); 73 H tổng chi phí quản lý dự trữ kho hàng năm, h chi phí nắm giữ đơn vị dự trữ kho (Holding costs); TC tổng chi phí (Total costs) Lượng đặt hàng tối ưu Q* lượng đặt hàng cho Tổng chi phí nhỏ nhất, tức là, đó: TC = S + H = Trong đó: Tổng chi phí đặt hàng (S) = s * số lần đặt hàng năm = s * D/Q Tổng chi phí quản lý dự trữ (H) = h * lượng dự trữ trung bình = h * Q/2 Để cho tổng chi phí TC nhỏ nhất, ta có điều kiện: S = H tức s * D/Q = h * Q/2 Từ ta rút lượng đặt hàng tối ưu Q* tính theo cơng thức sau: Q* = Ví dụ: Công ty Phương Nam chuyên sản xuất ô tô, phải sử dụng thép với nhu cầu 1000 / năm Chi phí đặt hàng hàng năm 100.000 đồng / đơn hàng Chi phí quản lý dự trữ hàng kho 5.000 đồng / tấm/ năm Hãy xác định lượng đặt hàng tối ưu? Theo công thức tính lượng đặt hàng tối ưu Q* ta tìm được: Q* = Q* = 200 Như vậy, với số lượng đặt hàng lần tối ưu 200 tấm, số lần đặt hàng năm N (Number of rders) là: D 1000 N = - = lần/ năm Q* 200 Khoảng cách hai lần đặt hàng (T) tính theo cơng thức sau”: Số ngày làm việc năm 300 ngày T = - = = 60 ngày Số lần đặt hàng năm lần 5.3.2 Xác định điểm đặt hàng lại ROP (Reorder Point) 74 Trong mơ hình dự trữ EOQ đây, giả định rằng, hàng chuyển đến vào thời điểm khơng kéo dài, hay nói cách khác, bên bán chuyên chở hàng đến giao cho bên mua hàng hóa hàng kho bên cần hết Và đó, người ta hiểu rằng, hàng kho hết, bên mua đặt hàng Tuy nhiên, thực tế, khoảng thời gian thực tính từ đặt hàng đến nhận hàng kho bên cần đại lượng ngắn vài giờ, dài vài ngày, đến vài tháng Do đó, việc định thời điểm đặt hàng hàng kho bên cần hết (bằng 0) mà phải điểm đặt hàng lại tính theo cơng thức sau: ROP = d * L đó, D nhu cầu tiêu dùng trung bình đơn vị thời gian L khoảng thời gian tính từ đặt hàng đến nhận hàng kho doanh nghiệp Ví dụ: Trong trường hợp công ty Sản xuất ô tô Phương Nam đây, khoảng thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng ngày (L = ngày) Số ngày sản xuất năm 300 ngày, nhu cầu sử dụng ngày 1000 / 300 ngày 3,3 / ngày Thời gian đặt hàng lại ROP = 3,3 / ngày * ngày = 10 Điều nói lên rằng, lần công ty sản xuất ô tô Phương Nam nên đặt 200 tấm, hàng kho giảm xuống cịn 10 tấm, cơng ty phải tiến hành đặt đơn hàng Nếu doanh nghiệp không đặt hàng ngay, mà chờ đến hàng kho cịn 10 thì, nguy thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất tăng lên 75 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG Thực chất, vai trị hàng dự trữ doanh nghiệp? Vì doanh nghiệp phải dự trữ hàng hoá, nguyên, nhiên vật liệu? Phân tích nội dung khác biệt loại chi phí: chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng chi phí quản lý hàng dự trữ kho doanh nghiệp? Hãy trình bầy q trình phân loại hàng hố, ngun vật liệu thành nhóm A, B C? Tác dụng cách phân loại quản trị doanh nghiệp? TÌNH HUỐNG Công ty TNHH Hồng Phát thành lập từ tháng năm 2012, có trụ sở ngoại thành thành phố Hà Nội Công ty dự định sản xuất kinh doanh thuốc tân dược Theo dự kiến, công ty sản xuất 30 loại sản phẩm tân dược khác chia thành nhóm: sản phẩm viên; sản phẩm đóng chai; sản phẩm đóng vỉ; sản phẩm đóng tuýp; sản phẩm dạng bột Doanh số kế hoạch công ty tháng cuối năm 2012 70 tỷ đồng Năm 2013, doanh nghiệp dự định sản xuất kinh doanh đạt doanh thu 150 tỷ đồng Theo dự kiến, doanh nghiệp phải thu mua 60 loại nguyên liệu khác nhau, có 10 loại nguyên vật liệu với nhu cầu năm giá trung bình dự kiến cho bảng 1 Anh (chị) cho biết nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức sản xuất doanh nghiệp? chúng ảnh hưởng đến cấu sản xuất doanh nghiệp? Anh (chị) đề xuất phương án tổ chức sản xuất doanh nghiệp? Anh (chị) đề xuất phương án tổ chức máy quản lý cơng ty? Hãy áp dụng phương pháp phân tích ABC để phân loại 10 nguyên vật liệu doanh nghiệp? Ý kiến anh (chị) tác dụng cách phân loại ABC công tác quản trị dự trữ doanh nghiệp 76 Bảng 1: Nhu cầu 10 loại nguyên vật liệu hàng năm giá trung bình loại Stt Loại nguyên vật liệu S©m Nhu cầu năm (tấn) 15 Giá trung binh (đ/tấn) 250.000.000 Tam ThÊt 180.000.000 Đinh Lăng 90 50.000.000 Bạch 36 50.000.000 Sinh địa 60 18.000.000 Hoài sơn 70 10.000.000 Trạch tả 75 12.000.000 Hà thổ ô 200 14.000.000 Quy 54 15.000.000 10 Th¶o quyÕt minh 54 5.000.000 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuyên đề “Tổ chức điều hành doanh nghiệp” Hà Nội – 2006 Nhà xuất phụ nữ Chuyên đề “Quản trị hậu cần kinh doanh” Hà Nội – 2006 Nhà xuất phụ nữ Giáo trình Quản trị sản xuất tác nghiệp Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Xuất năm 2002 Nhà xuất Thống kê Giáo trình “Quản trị doanh nghiệp” Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân Giáo trình “Operations Management” (2009) Russell & Taylor Giáo trình “Operations Management” (2003) Roberta S Russell and Bernard W Taylor III Giảo trình “Operations Management” (2007) Pearson and Practice Hall 78