UBND QUẬN CẦU GIẤY TRƯỜNG TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC Lĩnh vực/Môn Nhân viên Cấp học Tiểu học Người thực hiệ[.]
UBND QUẬN CẦU GIẤY TRƯỜNG TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM THỰC HIỆN TỐT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC Lĩnh vực/Môn: Nhân viên Cấp học: Tiểu học Người thực hiện: Nguyễn Vi Xiêm Đơn vị công tác: Trường Tiểu học Nam Trung Yên Chức vụ: Tổ phó tổ Hành Năm học: 2021-2022 MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ Trang I Lí chọn đề tài Trang II Mục đích nghiên cứu Trang III Đối tượng phạm vi đề tài .Trang IV Phương pháp nghiên cứu Trang V Phạm vi nghiên cứu Trang VI Thời gian nghiên cứu: .Trang PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ Trang I Cơ sở lý luận .Trang II Thực trạng giải pháp thực công tác VP trường THNTY .Trang Thuận lợi: Trang Khó khan: Trang Các biện pháp để thực Trang 3.1 Xây dựng kế hoạch năm học Trang 3.2 Dự kiến lập danh mục hồ sơ Trang 12 3.3 Quản lý, xếp hồ sơ Trang 15 3.4 Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ .Trang 18 3.5 Hiệu nghiên cứu Trang 19 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ Trang 20 I Kết luận .Trang 20 II Khuyến nghị .Trang 20 Đối với BGH nhà trường: .Trang 20 Đối với PGD, Phòng Nội vụ Sở GD-ĐT: Trang 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ I Lí chọn đề tài Đối với lĩnh vực giáo dục, cơng tác văn thư lưu trữ đóng vai trị quan trọng hết Hàng năm nhà trường phải tiếp nhận xử lí nhiều loại văn khác từ Bộ GD & ĐT, Sở GD & ĐT sở, ban, ngành, tập thể cá nhân có liên quan Với khối lượng công việc lớn vậy, để tránh tải cho công tác văn thư lưu trữ cần nhân viên văn phịng có kinh nghiệm xử lí, tiếp nhận thơng tin để tránh thời gian cho bên đảm bảo tính an tồn, hiệu Cơng việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu, tiết kiệm hay lãng phí, xác hay đại khái cơng tác văn phịng, cơng văn giấy tờ làm có tốt hay khơng, loại hồ sơ lưu trữ có cẩn thận, có xếp hay khơng Các loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ lưu trữ văn phịng nhà trường sở pháp lí nhà trường để giải tất vụ việc có liên quan đặc biệt vấn đề giáo viên học sinh Chính vậy, khẳng định rằng: cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường tốt có vai trị thúc đẩy, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác quản lí nhà trường, đưa hoạt động diễn quy củ vào nề nếp để từ nâng cao chất lượng giáo dục học sinh, khẳng định vị nhà trường mắt bậc phụ huynh học sinh nhà quản lí giáo dục Qua thời gian 12 năm làm cơng tác Văn phịng trường Tiểu học, hiểu rõ vai trò tầm quan trọng nhân viên văn phịng nên tơi chọn đề tài “Một số giải pháp để thực tốt cơng tác văn phịng trường Tiểu học” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm cơng tác Văn phịng trường tiểu học kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm qua II Mục đích nghiên cứu Mọi sở giáo dục có loại văn giấy tờ, thủ tục hồ sơ theo quy chuẩn chung Bộ GD&ĐT quy mô nhà trường ngày lớn, số lượng học sinh ngày nhiều (không vài trăm học sinh mà nghìn học sinh), số lượng giáo viên cán công nhân viên tăng lên theo mức tỉ lệ thuận, quan hệ xã hội nhà trường ngày mở rộng …điều đồng nghĩa với việc khối lượng công việc văn phòng tăng lên đáng kể Rất nhiều người làm cơng tác văn phịng nhà trường bị q tải công việc, phần thân xếp chưa thật hợp lí nắm bắt loại công văn, giấy tờ chưa thực nhanh nhạy dẫn đến chậm tiến độ nhà trường gây áp lực cho thân Thực tế làm việc cho thấy công tác văn thư lưu trữ trường học diễn tiết kiệm nhiều thời gian công sức khối lượng cơng việc có nhiều Với thực tế gắn bó với cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường cấp Tiểu học 12 năm, tơi nhận thấy văn phịng nhà trường nơi thực nhiều công tác liên quan đến thủ tục hành Đó vừa nơi giao dịch công việc, vừa nơi lưu trữ loại hồ sơ, văn bản, sổ sách, giấy tờ nhà trường, vừa nơi báo cáo, thống kê, thông báo chủ trương đường lối, kế hoạch công tác, hoạt động nhà trường mặt… Trong trình trực tiếp làm việc, tơi tích lũy số kinh nghiệm công tác văn thư cho thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao vừa tránh nhiều thời gian cho bên liên quan có Có thể so sánh văn phòng nhà trường giống trạm thông tin với đủ loại số liệu nhiều năm ngày ta phải đối mặt với nhiều vấn đề liên quan đến số tài liệu hàng ngày tiếp nhận xử lý công văn đi, đến văn qua email cấp gửi để thực hiện, học sinh trường từ lâu cần đến học bạ, phụ huynh học sinh từ nơi khác đến làm thủ tục xin nhập học năm cho em mình,.…cho đến thủ tục, cơng văn liên quan đến năm học hành, định kì hàng tuần, hàng tháng Muốn thực tốt chức thơng tin đó, nhân viên văn phịng phải có khả xử lý thông tin, phân bổ xếp hợp lí hồ sơ, thời gian ghi nhớ tốt giúp cho việc giải công việc hàng ngày thuận lợi nhanh chóng kịp thời thân khơng ngập giấy tờ áp lực công việc Phạm vi hoạt động văn phịng rộng, từ tình hình thực tiễn xin chia sẻ đôi điều kinh nghiệm quản lý, xếp lưu trữ hồ sơ văn phịng trường học tơi cơng tác – ngơi trường có nghìn học sinh gần trăm cán giáo viên công nhân viên với mong muốn bạn đồng nghiệp thực nhiệm vụ phân công cách nhanh chóng hiệu Tơi mong nhận góp ý chia sẻ bạn đồng nghiệp công tác III Đối tượng nghiên cứu Như nêu trên, công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ trường học chia thành nhiều mảng với nhiều hoạt động cách thức thực khác Trong sáng kiến kinh nghiệm lần này, hướng đến chia sẻ kinh nghiệm thiết thực tích lũy q trình làm việc lĩnh vực: quản lý, xếp lưu trữ loại hồ sơ văn phòng nhà trường cho hợp lí, tiện ích với khả tìm kiếm nhanh, tránh nhiều thời gian cơng sức mà đảm bảo độ an toàn tính bí mật Những kinh nghiệm tơi đúc rút q trình 12 năm cơng tác Thơng qua đề tài “Một số biện pháp để thực tốt cơng tác văn phịng trường Tiểu học”, tơi mong muốn chia sẻ cơng việc giúp ích phần cho bạn đồng nghiệp để nâng cao hiệu quả, hoàn thành tốt trách nhiệm giao, phần tránh áp lực khơng đáng có hi vọng u nghề mà lựa chọn IV Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát thực tế - Lập quy trình thu thập, phân loại - Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị cần V Phạm vi nghiên cứu - Đề tài sáng kiến tập trung nghiên cứu phạm vi Văn phòng trường Tiểu học Nam Trung Yên VI Thời gian nghiên cứu - Thời gian thực năm học 2020-2021 PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phịng với nội dung chủ yếu như: tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan , đơn vị… Bộ phận chuyên đảm nhiệm hoạt động nói gọi văn phịng Văn phịng hiểu theo nhiều góc độ khác sau: - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp giúp việc cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng ty…) cịn quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phịng phịng hành tổng hợp - Nghĩa hẹp: Văn phịng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị Cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường hoạt động liên quan đến thủ tục hành gắn liền với hồ sơ, sổ sách, giấy tờ như: quản lý hồ sơ, thu nhận, xử lý, lưu trữ, xếp, báo cáo, thơng tin Hành văn phịng nhà trường xác chức quan trọng để tạo thuận lợi đảm bảo phận khác hoạt động trôi chảy II THỰC TRẠNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TRƯỜNG TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN Chức văn phòng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng điều hành hoạt động lĩnh vực nhà trường Cho đến thời điểm chưa có văn quy định cụ thể số đầu việc mà phận văn phòng, văn thư lưu trữ phải thực q trình cơng tác Từ thực tế làm việc gắn bó với nghề, tơi đúc rút chức năng, nhiệm vụ chính, chủ yếu phận văn phịng nhà trường sau: - Nhận cơng văn công văn đến, ghi vào sổ theo quy định trình lên cho Hiệu trưởng xử lí, giúp hiệu trưởng lưu trữ công văn đến Các công văn sao, in gửi đơn vị, cá nhân thực gốc lưu trữ văn phịng nhà trường Văn phịng có trách nhiệm theo dõi báo cáo thời hạn thực thi cơng văn chưa hồn thành, cần giải cho tiến độ - Trong thời buổi công nghệ thông tin đại, tất trường học có địa hịm thư điện tử riêng (email), văn phịng có nhiệm vụ hàng ngày kiểm tra hộp thư đến để nắm bắt đạo cách kịp thời báo cáo với Ban giám hiệu để nhận đạo thực Công tác tiến hành đặn hàng ngày tuyệt đối giữ bí mật mật hòm thư điện tử nhà trường để đảm bảo tính an tồn thơng tin - Với văn hướng dẫn chung có tính công khai nên in ấn treo vào bảng tin công tác để tất cán giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm bắt thực Ngoài để tiết kiệm thời gian chi phí, nhà trường đăng kí người tài khoản thư điện tử riêng dành cho cán giáo viên, công nhân viên nhà trường (ai biết mật để tiện cho việc tra cứu lúc nào, download máy tính cá nhân để tiện sử dụng) - Đánh máy loại văn hành trường báo cáo, định, công văn, thông báo, tờ trình, kế hoạch, phân cơng ban giám hiệu, vào sổ đủ, qui định, gửi nhanh, kịp thời, địa - Photo loại tài liệu phân công ban giám hiệu như: đề đáp án kiểm tra học kì thuộc mơn, tự đánh giá cá nhân cho cán giáo viên công nhân viên hàng tháng, - Tham gia hỗ trợ đắc lực cho công tác liên quan đến học sinh như: tuyển sinh, thi học kì, kiểm tra kì, in ấn học bạ, - Quản lí sĩ số học sinh, tiến trình học tập học sinh nhà trường thơng qua sổ đăng bộ, có sổ lưu học sinh chuyển đi, học sinh chuyển đến với giấy tờ theo quy định kèm theo đơn xin chuyển trường, giấy xác nhận tiếp nhận sở giáo dục - Quản lí giấy giới thiệu, giấy công tác, ghi giấy giới thiệu, giấy công tác hiệu trưởng yêu cầu Ghi cụ thể số giấy giới thiệu vào sổ, phát người ban giám hiệu phân cơng - Quản lí loại dấu nhà trường, không mang dấu ngồi nhà trường, khơng để người tùy tiện sử dụng dấu,chỉ đóng vào văn có chữ ký thủ trưởng đơn vị (khơng đóng dấu khống chỉ) - Quản lý lưu trữ loại hồ sơ học sinh như: học bạ, hồ sơ chuyển đi, chuyển đến phát cho học sinh quy trình học sinh trường - Quản lý bảo quản giữ gìn loại hồ sơ liên quan đến công tác giảng dạy quản lí học sinh năm học như: sổ dự giờ, lịch báo giảng, sổ SHCM … - Làm công tác hậu cần nhà trường tổ chức Hội nghị, kiện thường trực đón đồn thanh, kiểm tra hàng năm nhà trường => Qua trình bày trên, người dễ dàng nhận thấy cơng tác văn phịng nhà trường không đơn giản nhẹ nhàng mà phức tạp phong phú Nếu khơng khéo léo có kinh nghiệm xử lí chắn ln ngập hồ sơ, sổ sách, giấy tờ mà khó dứt chí có nhiều trường hợp hao tốn nhiều thời gian mà kết đạt không mong muốn Trong năm trước đây, có thời gian cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường bị xem nhẹ chưa thật trọng công tác coi hoạt động không quan trọng nên không bố trí nhân viên có chun trách mà phân cơng giáo viên kiêm nhiệm (cũng số nguyên nhân khác) Một số nhân viên làm công tác văn phòng, văn thư lưu trữ chưa tự nhận thấy ý nghĩa thiết thực công tác nên chưa đầu tư thời gian sức lực để thực cho thật tốt nên nhiều nơi hoạt động tiếp nhận hồ sơ, xử lí hồ sơ đặc biệt lưu giữ, bảo quản hồ sơ không quy củ chí nhiều nơi cịn lộn xộn, thiếu ngăn nắp Điều có ảnh hưởng lớn đến q trình làm việc đặc biệt gây thời gian để tra cứu tài liệu cần thiết Trong năm gần cơng tác văn thư, văn phịng nhà trường quan tâm nhiều trước, đặc biệt có nhiều văn hướng dẫn đạo Nhờ đạo hướng dẫn sát từ cấp trên, hoạt động cơng tác văn phịng, văn thư nhà trường có tác phong chuyên nghiệp Trong q trình cơng tác nhà trường, tơi nhận thấy cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ nhà trường có thuận lợi khó khăn sau: 1.Thuận lợi - Công tác văn thư lưu trữ nhà trường nói riêng, cơng tác thủ tục hành nói chung Đảng Nhà nước quan tâm nên có nhiều văn đạo, hướng dẫn cách thức thực - Văn phòng nhà trường quan cấp tổ chức buổi tập huấn để củng cố nâng cao trình độ nghiệp vụ cơng tác văn thư lưu trữ - Đội ngũ cán giáo viên, cơng nhân viên nhà trường đồn kết, có tinh thần trách nhiệm cao công tác, thực nghiêm túc có hiệu nhiệm vụ giao - Cơ sở vật chất kĩ thuật nhà trường ngày trang bị toàn diện đại - Văn phòng trọng đầu tư trước sở vật chất, có địa điểm làm việc riêng với đầy đủ máy móc cần thiết như: máy in, máy vi tính, máy photocopy… hệ thống tủ hồ sơ xếp ngăn nắp Khó khăn: - Với số lượng 1746 học sinh 67 cán giáo viên công nhân viên nên khối lượng công việc tương đối nhiều Đặc biệt thời gian cao điểm năm học cuối học kì I, cuối học kì II, tuyển sinh vào lớp 1, chuẩn bị hồ sơ cho học sinh lớp thi vào lớp nên đôi lúc không tránh khỏi tượng tải - Có nhiều loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ từ nhiều năm nên phòng làm việc trật trội Sau năm số lượng loại hồ sơ, giấy tờ lưu giữ thêm nhiều, tủ hồ sơ đến mức q tải nên cần có phịng riêng biệt lưu giữ hồ sơ cho an toàn tránh ẩm ướt, mối mọt - Số lượng tủ hồ sơ nhiều cũ hỏng mua lâu, tuổi thọ cao phải chắp vá lại nên khả sử dụng không cao - Khối lượng công việc nhiều, trách nhiệm lớn nhân viên văn thư mức lương thấp so với nhu cầu sống phần ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc Các biện pháp để thực tốt công tác Văn phòng Như chia sẻ, chức năng, nhiệm vụ phận văn phòng nhà trường nhiều bao quát hoạt động nhà trường phía học sinh lẫn cán giáo viên, cơng nhân viên Tuy nhiên sáng kiến kinh nghiệm này, xin chia sẻ với bạn đồng nghiệp số kinh nghiệm đúc rút trình làm việc cho công tác văn thư lưu trữ nhà trường thực trôi chảy, nhẹ nhàng phương diện: quản lý, xếp, bảo quản lưu trữ loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ 3.1 Xây dựng kế hoạch theo năm học Do đặc thù cơng việc văn phịng khối lượng cơng việc nhiều đa dạng nên công việc quan trọng năm học lập kế hoạch năm học vào để theo dõi tiến trình giải công việc kịp thời, phân bổ thời gian hợp lý để thực cơng việc hiệu Ví dụ: Xây dựng Kế hoạch VTLT năm học 2020-2021 chi tiết, cụ thể: UBND QUẬN CẦU GIẤY TRƯỜNG TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 03/KH-THNTY Cầu Giấy, ngày 15 tháng năm 2020 Độc lập - Tự - Hạnh phúc KẾ HOẠCH Công tác văn thư, lưu trữ năm học 2020- 2021 Thực Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Nghị định Chính phủ, Thơng tư hướng dẫn Bộ Nội vụ; Thực Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND UBND Thành phố ngày 12/6/2020 ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội; Căn tình hình thực tế cơng tác văn thư, lưu trữ nhà trường, trường Tiểu học Nam Trng Yên xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 sau: I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Mục đích - Tiếp tục nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; phát huy giá trị tài liệu lưu trữ hoạt động nhà trường; - Nâng cao trách nhiệm người đứng đầu, trách nhiệm công chức, viên chức việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử; - Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn tổ chức, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ hình thành q trình hoạt động tổ chun mơn; - Đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức vào nề nếp, khoa học, quy định pháp luật nhằm nâng cao chất lượng, hiệu giải công việc, đáp ứng yêu cầu cơng tác cải cách hành biện u cầu - Các phận tổ chuyên môn triển khai thực hiệu công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế nhà trường tử; - Đưa nội dung thực quy định công tác văn thư, lưu trữ thành tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ giao cơng chức, viên chức; đánh giá thi đua hàng năm cá nhân, tập thể II NỘI DUNG Nhiệm vụ thường xuyên 1.1 Quản lý, đao, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác văn thư, lưu trữ Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ như: văn hướng dẫn ngành, Thành phố, quận công tác văn thư, lưu trữ đến tổ chuyên mơn nhiều hình thức như: cổng thơng tin điện tử trường b) Xây dựng, ban hành văn quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ - Xây dựng danh mục hồ sơ - Ban hành quy chế Văn thư – Lưu trữ quan c) Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ + Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức thuộc thẩm quyền; + Phối hợp với Phòng Nội vụ xây dựng nội dung, chương trình tập huấn; gửi kế hoạch, nội dưng tập huấn Phòng Nội vụ để theo dõi, hướng dẫn trước tổ chức tập huấn; 1.2 Thực hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ a) Thực hoạt động nghiệp vụ văn thư - Thực việc quản lý văn đi, văn đến theo quy định triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn đi, văn đến; - Công chức, viên chức lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định; - Công chức, viên chức quan sử dụng thư điện tử phục vụ cơng việc; - Triển khai trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện hiệu quả; - Các quan, đơn vị triển khai thực tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn bản, lập hồ sơ điện tử môi trường mạng; sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin b) Thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; - Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định; - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng sở liệu lưu trữ, triển khai thực việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định 1.3 Công tác tổ chức cán Tiếp tục kiện toàn tổ chức, máy theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; thực đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định hành + Đã bố trí cơng chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định 1.4 Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử, ứng dụng phần mềm quản lý văn - Đẩy mạnh việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử theo Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND UBND Thành phố; 1.5 Kinh phí thực cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động lưu trữ Xây dựng dự tốn kinh phí cho cơng tác văn thư theo quy định Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ; kinh phí cho cơng tác lưu trữ theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ Nhiệm vụ trọng tâm - Rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành văn theo quy định hành phù hợp với tình hình thực tế quan, đơn vị như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu tồn đọng năm 2018 vào Kho Lưu trữ quan - Triển khai sử dụng có hiệu Hệ thống quản lý văn điều hành, chứng thư số cấp để bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn điện tử nội quan, tổ chuyên môn, cá nhân thống nhất, toàn diện - Thực hoạt động nghiệp vụ văn thư: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đi, đến, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, việc quản lý sử dụng dấu; - Các phận, cán bộ, giáo viên nhân viên nhà trường thực nghiêm túc chế độ nộp lưu giữ trữ liệu hành nhà trường III CÔNG VIỆC CỤ THỂ TỪNG THÁNG: THÁNG NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG GHI CHÚ - Giúp Hiệu trưởng lên kế hoạch tuyển sinh làm 7/2020 biểu mẫu liên quan đến công tác tuyển sinh - Trực tuyển sinh, làm báo cáo công tác tuyển sinh - Quản lý số liệu học sinh đầu năm học - Cập nhật sổ theo dõi học sinh chuyển - chuyển đến hè 8/2020 - Cập nhật sổ đăng học sinh, sổ quản lí giáo viên - Hồn thành báo cáo đầu năm - Nhận, phát hồ sơ sổ sách chuyên môn tới giáo viên - Tiếp tục nắm lại sĩ số cập nhật vào sổ theo dõi, sổ đăng bộ, phần mềm quản lý học sinh - Báo cáo hồ sơ trường, báo cáo thống kê đầu năm, báo 9/2020 cáo khảo sát chất lượng đầu năm học - Phối hợp với phận có liên quan chuẩn bị cho công tác khai giảng năm học - Sắp xếp lại học bạ khối lớp toàn trường - Cập nhật sổ theo dõi học sinh 10/2020 - Rà soát, kiểm tra, xếp việc quản lý văn đi-đến theo quy định - Phối hợp với phận nhà trường chuẩn bị cho ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11 11/2020 - Sắp xếp hồ sơ học sinh giấy tờ khác liên quan - Chuẩn bị sở vật chất, sổ sách cho công tác lưu trữ - Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ I - Chuẩn bị sơ kết học kỳ I 12/2020 - Hoàn thành báo cáo sơ kết học kỳ I - Cùng phận rà soát, thu thập, bổ sung văn vào hồ sơ nộp vào lưu trữ nhà trường - Lập danh mục hồ sơ 01/2021 - Lập sổ sách theo quy định công tác VTLT - Triển khai danh mục hồ sơ tới phận có liên quan để tiến hành lập hồ sơ công việc 2/2021 - Nghỉ Tết - Hướng dẫn phận lưu hồ sơ q trình giải cơng việc - Cập nhật sổ theo dõi văn đi-đến 3/2021 - Lập kế hoạch chỉnh lý hồ sơ - Tiến hành chỉnh lý, bổ sung văn vào hồ sơ lưu - Làm hồ sơ nhân - Sắp xếp, bổ sung văn cho công tác lưu trữ 4/2021 - Hồn thành liệu thơng tin học sinh lớp - Chuẩn bị liệu in ấn học bạ cuối năm học - Chuẩn bị cho công tác thi học kỳ II 5/2021 - Hoàn thành báo cáo (báo cáo tháng, báo cáo tổng kết học kỳ II - năm, thống kê chất lượng cuối năm học, hồ sơ trường…) - In ấn học bạ, làm phần thưởng, trả học bạ cho HS - Chuẩn bị cho công tác thi tuyển sinh vào lớp năm học 2021-2022 6/2021 - Hoàn thiện loại hồ sơ Trên Kế hoạch thực công tác VTLT nhà trường, yêu cầu phận chuyên môn, cá nhân liên quan triển khai thực nghiêm túc Kế hoạch công tác văn thự, lưu trữ năm 2021 trường THNTY Trong trình thực có phát sinh,vướng mắc phản ánh phận VT-LT nhà trường để phối hợp giải quyết./ Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - BGH; - Các tổ CM; Đã kí - Lưu: VT Trần Văn Hà Với việc xây dựng kế hoạch năm học giúp cho cơng tác văn phịng chủ động giải công việc hàng ngày đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, phân phối thời gian làm việc khoa học, hợp lý không bị dồn việc sót việc cơng việc ln giải thông suốt hiệu 3.2 Dự kiến lập danh mục hồ sơ Trong năm học văn phịng nhà trường nhận nhiều cơng văn từ nguồn khác văn quy phạm pháp luật, tài liệu điện tử vậy, cần phải dự kiến lên danh mục đầu năm để phân loại hồ sơ phòng ban mảng lĩnh vực khác thuận lợi q trình giải cơng việc lưu trữ tài liệu Cán văn phòng nhà trường phải nắm rõ loại hồ sơ thuộc chuyên trách phận mình, phải nắm đặc điểm văn bản, tài liệu để phân vào hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ hồ sơ Ví dụ: DANH MỤC HỒ SƠ NĂM HỌC 2021 (Ban hành kèm theo Quyết định số … /QĐ-THNTY ngày … tháng … năm 2021 trường Tiểu học Nam Trung Yên) Số ký hiệu HS 01/BGH Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/ Người lập I TÀI LIỆU BAN GIÁM HIỆU Vĩnh viễn Đ/c Nga KT Đ/c Xiêm VP Công tác tổ chức nhân 02/BGH Công tác tuyển sinh Hết khóa Đ/c Xiêm 03/BGH Cơng tác bồi dưỡng đội ngũ Vĩnh viễn Đ/c Hà HT 04/BGH Công tác Tài – tài sản Vĩnh viễn Đ/c Nga KT 05/BGH Hồ sơ nâng lương, PCTN hàng tháng năm 2020 Vĩnh viễn Đ/c Nga KT 06/BGH Công tác thi đua khen thưởng Vĩnh viễn 07/BGH Công tác tra 20 năm Đ/c Trà HP 08/BGH Công tác giáo dục đạo đức 10 năm Đ/c Hà HT 09/BGH Công tác sở vật chất – trang thiết bị dạy học 20 năm Đc Lan 10/BGH Chỉ đạo chuyên môn chung 10 năm Đ/c Hằng HP Đ/c Hằng Trà HP Ghi Đ/c Hà HT phụ trách chung Đ/c Hà HT phụ trách chung Đ/c Hà HT phụ trách chung Đ/c Hà HT phụ trách chung Đ/c Hà HT phụ trách chung Đ/c Hà HT phụ trách chung Đ/c Hà HT phụ trách chung Đ/c Hằng HP phụ trách 11/BGH Công tác y tế phịng chống dịch 10 năm 12/BGH Cơng tác Chữ thập đỏ 10 năm 13/BGH Cơng tác phịng chống tai nạn thương tích xây dựng trường học an tồn 14/BGH 15/BGH 17/BGH Công nghệ thông tin Công tác SKKN Công tác Thư viện 10 năm 10 năm 10 năm 10 năm Đ/c Phương y tế Đ/c Hằng HP phụ trách Đ/c Hằng HP Đ/c Hằng HP Đ/c Hằng HP Đ/c Hằng HP Đ/c Lan Đ/c Hằng HP phụ trách Đ/c Hằng HP 18/BGH Công tác Câu lạc năm 19/BGH Cơng tác ngoại khóa 10 năm Đ/c Hải TPT Đ/c Trà phụ trách 20/BGH Công tác Đội 10 năm Đ/c Hải TPT Đ/c Trà phụ trách 21/BGH Công tác Phổ cập GD Vĩnh viễn Đ/c Dương Đ/c Trà phụ trách Vĩnh viễn Trần Văn Hà II TÀI LIỆU VỀ THỐNG KÊ 01/ TK 02/ TK 03/ TK Kế hoạch nhiệm vụ năm học, báo cáo tình hình thực kế hoạch nhiệm vụ năm học Hồ sơ báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê điểm, Hồ sơ trường Tiểu học - Dài hạn, hàng năm Thống kê điểm phần mềm CSDL ngành 04/ TK III- CÔNG TÁC KHÁC 10 năm 10 năm Đặng Thị Trà Đ/c Xiêm Đ/c Trà phụ trách 01/CTK 02/CTK 03/CTK 04/CTK 05/CTK 06/CTK Đánh giá giáo viên theo chuẩn nghề nghiệp Học sinh có HCKK, nghèo, sách Hồ sơ Cơng đoàn 07/CTK Học bạ 08/CTK Hồ sơ Đoàn niên Công tác kiểm định chất lượng GD Công tác bán trú 09/CTK 10/CTK Trịnh Thị Hằng Đặng Thị Trà 10 năm Đ/c Xiêm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Hồ sơ Đảng Hồ sơ hoạt động Ban đại diện CMHS Cơng tác Phịng cháy chữa cháy Vĩnh viễn 10 năm 20 năm Đặng Thị Trà BCHCĐ Hoàng Quỳnh Nga Đ/c Hằng CTCĐ Trịnh Thị Hằng Nguyễn Vi Xiêm 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Theo khối lớp phân công Trịnh Thị Hằng phụ trách đ/c HP phụ trách trả HS trường Doãn Minh Sơn Đặng Thị Trà Đ/c Hằng HP 3.3 Quản lý, xếp hồ sơ Sau đây, xin chia sẻ cách thức nhằm quản lý, xếp, bảo quản lưu trữ số loại hồ sơ mang tính đặc thù trường Tiểu học * Quản lý công văn đi, đến - Đối với công văn + Các Công văn gửi cho quan trọng nhà trường phận chuyên môn lãnh đạo nhà trường soạn thảo lãnh đạo nhà trường phê duyệt cho ban hành, nhân trình hiệu trưởng ký ban hành Trước ban hành, giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ thể thức văn bản, tả, ngữ pháp… + Khi văn thức ký ban hành, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số xếp vào kẹp hồ sơ công văn + Những văn có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tơi đảm bảo giữ bí mật theo qui định + Khi đóng dấu, tơi đảm bảo theo quy định: đóng dấu có chữ ký thủ trưởng (khơng đóng dấu khống) + Cơng văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ - Đối với công văn đến: + Công văn đến nguồn thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực kịp thời, có hiệu công tác quản lý nhà trường phối hợp thực có hiệu nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi Do vậy, việc quản lý cơng văn đến phải kịp thời, xác + Khi nhận cơng văn đến, tơi đóng dấu đến vào sổ cơng văn đến sau trình cho lãnh đạo trường xử lý Khi hiệu trưởng xử lý xong, tơi in để lưu văn phòng gửi cho phận cá nhân có liên quan thực *Lập hồ sơ công việc: bước lập hồ sơ công việc gốc công văn đến công văn lưu văn phịng tơi chia theo hồ sơ: Ví dụ năm học 2020-2021 có: Hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ nhân sự, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ công tác viết sáng kiến kinh nghệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, Ví dụ: hồ sơ tuyển sinh bao gồm văn tài liệu sau: Tập hợp đầy đủ văn liên quan tới công tác tuyển sinh vào cặp file lưu theo năm học: hồ sơ lưu bao gồm: + Các văn đạo hướng dẫn cấp công tác tuyển sinh + Kế hoạch tuyển sinh + Quyết định thành lập hội đồng tuyển sinh + Biên xét tuyển, biên kiểm tra công tác tuyển sinh + Báo cáo công tác tuyển sinh + Danh sách học sinh trúng tuyển + Các hồ sơ liên quan: đơn xin học, giấy khai sinh, hộ khẩu, chứng minh nhân dân phụ huynh học sinh Khi lập hồ sơ công việc giúp cán nhân viên nắm thành phần, nội dung, khối lượng văn hình thành q trình giải cơng việc, từ biết phải xây dựng, ban hành văn bước triển khai để giải cơng việc giao; giúp văn hình thành hoạt động qua lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian cơng sức ta tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu vấn đề trọn vẹn * Quản lý sổ chuyển đi, chuyển đến, đăng bộ, sổ theo dõi sĩ s ố học sinh - Đối với hồ sơ chuyển đi: Khi phụ huynh đến văn phòng làm thủ tục chuyển trường cho việc tơi hướng dẫn chuẩn bị đầy đủ loại giấy tờ hồ sơ cần thiết để không nhiều thời gian lại sau tiếp nhận hồ sơ chuyển phải kiểm tra đầy đủ giấy tờ hợp lệ bao gồm: + Hồ sơ rút phải có đơn đồng ý tiếp nhận có xác nhận Ban giám hiệu trường tiếp nhận học sinh cần chuyển trường + Người đến làm thủ tục rút hồ sơ phải người đứng tên hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh tên Trường hợp người đứng tên hồ sơ đến rút phải có giấy ủy quyền cho người đến rút người đến rút hồ sơ phải có giấy tờ chúng minh người ủy quyền Sau văn thư kiểm tra đầy đủ hồ sơ tiến hành nhập thơng tin vào sổ chuyển cho ký xác nhận, sau tập hợp lưu vào hồ sơ chuyển trường năm học - Đối với sổ chuyển đến: Hồ sơ thủ tục chuyển đến bao gồm: + Đối với hồ sơ nộp cần phải có đơn xin học, học bạ, giấy khai sinh, giấy giới thiệu , bảng điểm học kì I (nếu chuyển vào kì), Phụ lục III theo TT 28 + Người đến làm thủ tục nộp hồ sơ cần phải có hộ khẩu, chứng minh nhân dân chứng minh liên quan đến học sinh chuyển đến Sau kiểm tra đầy đủ hồ sơ văn phòng nhận nhập vào sổ chuyển đến nhà trường; cho người đến làm thủ tục nộp hồ sơ ký xác nhận, việc cuối chia học bạ lớp mà Ban giám hiệu phân sau tập hợp hồ sơ lưu vào hồ sơ chuyển đến năm học Các loại sổ theo dõi xếp vào nhóm tài liệu sử dụng thường xun nên tơi bố trí loại hồ sơ vào tủ hồ sơ số ngăn để tiện cho trình làm việc Các loại sổ sách cần theo dõi điền đầy đủ thông tin cách cập nhật, kịp thời Khi rà sốt thơng tin, để tránh sai sót cần dành hẳn khung thời gian định, làm việc tập trung, yên tĩnh không để công việc khác xen tránh phân tâm nhầm lẫn không đáng có * Sổ theo dõi sĩ số học sinh: Cuốn sổ nhằm mục đích để theo dõi biến động sĩ số học sinh tháng vào để biết hàng tháng học sinh chuyển đến, học sinh chuyển học sinh nghỉ dài hạn Đây để báo cáo cho Ban giám hiệu nhà trường vào nhà trường có kế hoạch điều chỉnh số liệu để báo cáo lên cấp có yêu cầu * Bài kiểm tra: - Được lưu theo năm học, theo loại theo khối lớp - Được bảo quản thời hạn năm học sinh trường hồn thành xong cơng tác kiểm định chất lượng giáo dục Việc bảo quản tài liệu lưu trữ trường hạn chế điều kiện sở vật chất trường có tủ để bảo quản tài liệu quan trọng * N hận xét: - Cuối năm học (30/5) hàng năm cá nhân, phận có trách nhiệm lập hồ sơ nói lập biên để tiến hành bàn giao (2 bản) bên giữ 3.4 Công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ * Bảo quản, lưu trữ loại hồ sơ tài liệu giấy Các loại hồ sơ lưu trữ từ năm trước lưu văn phòng nhà trường bao gồm: sổ sinh hoạt chuyên môn, lịch báo giảng, sổ chủ nhiệm, thi học kì I học kì II mơn Các loại sổ sách có số lượng lớn theo đầu lớp đầu giáo viên, cán công nhân viên nên loại, xếp tủ riêng biệt có ghi tên loại hồ sơ bên ngồi cánh tủ Mỗi cần, tủ có chìa khóa riêng, xếp theo thứ tự abc năm học theo phía từ ngồi nên dễ tìm khơng để xảy tình trạng mát, thất lạc * Bảo quản, lưu trữ văn tài liệu máy tính Ngồi việc lưu trữ, bảo quản loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ, tài liệu giấy tơi cịn ứng dụng cơng nghệ thơng tin với phần mềm quản lí hồ sơ từ winword, excel, Các văn điện tử gửi đến từ quan cấp lưu thành file hồ sơ vấn đề việc có liên quan đến năm học để tiện tra cứu sử dụng Tôi đặt tên file thành hồ sơ sau: Hồ sơ hồ sơ nhân sự, hồ sơ nâng lương, hồ sơ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến, hồ sơ thi học sinh giỏi, hồ sơ thi giáo viên giỏi, hồ sơ công tác viết sáng kiến kinh nghiệm, hồ sơ khen thưởng kỷ luật, hồ sơ thi tuyển sinh Việc lưu văn đến thành file thành hồ sơ cần sử dụng đến cơng văn hay biểu mẫu lấy dễ dàng nhanh chóng mà khơng cần phải mở mail để tìm kiếm thời gian hàng ngày có nhiều văn đạo từ cấp khác gửi đến muốn tìm kiếm văn từ tuần trước, tháng trước khó khăn việc tìm kiếm nhiều thời gian cần vài thao thác nhỏ mở ổ đĩa lưu, sau mở file cần tìm kiếm nhanh chóng, tơi lấy văn cần sử dụng hoàn thành nhiệm vụ giao cách nhanh chóng hiệu 3.5 Hiệu nghiên cứu * Khi chưa áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: + Bộ phận văn thư gặp nhiều khó khăn việc tra cứu, xếp, lưu trữ văn bản, tài liệu hồ sơ, sổ sách + Các loại hồ sơ văn để tập trung bó khơng phân loại theo hồ sơ công việc riêng nên việc tra cứu tài liệu khó khăn nhiều thời gian khó khăn cho công tác lưu trữ tài liệu * Sau áp dụng sáng kiến kinh nghiệm: Sau năm gắn bó với cơng việc văn phịng, quen dần với hồ sơ, giấy tờ, sổ sách trường học tích cực dành thời gian phân loại, xếp hồ sơ từ lúc ban đầu, tơi có nhiều thời gian hơn, khơng cịn bị cơng việc dồn dập Cách phân loại hồ sơ sổ sách trực quan từ bìa giúp tơi đồng nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian Đối với tài liệu xếp máy, việc tìm kiếm, sữa chữa sử dụng lại đơn giản, cần tổ hợp phím Ctrl + F, tơi nhanh chóng tìm văn cần thiết Việc làm lúc ban đầu cần thời gian, tập trung làm việc chịu khó xếp cơng việc từ lúc ban đầu sau thứ nhàn đỡ tốn thời gian nhiều Từ áp dụng kinh nghiệm thân nhận thấy đạt số kết sau: - Công việc năm học lên kế hoạch rõ ràng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng phải hồn thành cơng việc làm cơng việc vậy, thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ cơng việc, xử lý cơng việc trơi chảy nhanh chóng, xác - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày, tất văn đến lập thành hồ sơ công việc thuận lợi cho công tác lưu trữ - Giúp Ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học thời gian quy định - Bản thân ln ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ I Kết luận: Trong nguồn máy hoạt động quản lý hồ sơ sổ sách, tài liệu, việc cải cách đại hóa cơng tác văn thư có vai trị quan trọng việc thực nhiệm vụ Bảo đảm sở vật chất, trang thiết bị đại công tác quản lý hồ sơ tình hình thực tế sở trường lớp Thực tốt biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ văn phịng góp phần quan trọng bảo đảm thơng tin thông suốt cho hoạt động quản lý, điều hành, đạo Ban giám hiệu đạt hiệu cao.Giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên trường nâng cao hiệu xuất cơng việc nhanh chóng, đầy đủ sở pháp lý, đáp ứng yêu cầu đổi giáo dục Vì việc tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách nhà trường, công tác văn thư phải giải loại hồ sơ theo văn phương pháp khoa học sở qui định chung nhà nước Do việc kế hoạch hóa cơng tác văn thư cần thiết, có kế hoạch hóa khơng bỏ sót cơng việc tránh tình trạng có lúc q bận, lại có lúc q rỗi, lọai thơng tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu Qua thực tế công tác văn thư phải thực sát với khâu kiểm tra toàn diện thường xuyên, nên việc bổ sung hồ sơ cịn thiếu cho hồn tất, cán kiểm tra hướng dẫn thêm công tác văn thư cách thức ghi chép vào sổ biện pháp quản lý tốt hồ sơ cho qui định Được quan tâm hổ trợ, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm giáo viên môn hướng dẫn cách quản lý hồ sơ theo công tác chuyên môn, giáo viên chủ nhiệm nhiệt tình nhắn nhở học sinh bổ sung hồ sơ thiếu phận văn phịng có u cầu Nói chung để thực tốt cơng tác văn phịng trường Tiểu học cơng việc địi hỏi người làm cơng tác văn phịng phải tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp phải có tâm nghề nghiệp để đảm bảo bí mật quan, tổ chức II Khuyến nghị: Để đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực có hiệu ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị phù hợp với tiến khoa học giai đoạn nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ hồ sơ, xin đề xuất số biện pháp sau: Đối với Ban giám hiệu nhà trường: - Trường cần xây dựng hệ thống văn quy định công tác văn thư-lưu trữ quan cách đầy đủ nhằm thực tốt công tác văn thư lưu trữ - Nhà trường cần quan tâm đến sở vật chất phục vụ cho cơng tác văn thư lưu trữ nói chung nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu nói riêng - Cán văn thư lưu trữ nhà trường trau dồi học hỏi mơ hình lập hồ sơ đơn vị khác để nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, kiêm nhiệm công tác khác - Tăng cường công tác lãnh đạo, đạo ,tuyên truyền ý nghĩa tầm quan trọng việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Tổ chức tập huấn công tác lập hồ sơ cho cán chun mơn - Cần phải có chế tài thi đua, khen thưởng hợp lý thúc đẩy tinh thần trách nhiệm làm việc cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường Đối với Phòng GD-ĐT, Phòng Nội vụ Sở GD-ĐT: Cần thường xuyên mở khóa đào tạo cho cán văn thư, văn phòng cho trường học tập chuyên môn nghiệp vụ Tổ chức cho nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ trường khảo sát thực tế đơn vị khác trung tâm lưu trữ để học hỏi thêm kinh nghiệm, đợt thực tế tiếp xúc thực hành công tác văn thư lưu trữ Các cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý cán làm cơng tác văn thư, văn phịng an tâm công tác Trên số biện pháp để thực tốt cơng tác văn phịng trường tiểu học, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn nhiên nhiều mặt hạn chế mong xem xét, bổ sung góp ý Tơi xin cam đoan nội dung SKKN tự nghiên cứu, không chép Xin trân trọng cảm ơn./ Người viết Nguyễn Vi Xiêm DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số 01/2011/QH13: Luật Lưu trữ, Quốc hội 13; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư, Chính phủ; Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016: việc Quản lý sử dụng dấu, Chính phủ; Thơng tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục, Bộ GD-ĐT;