ubnd tØnh h¶i d¬ng 1 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN BÁI TRƯỜNG THPT NGUYỄN LƯƠNG BẰNG BÁO CÁO SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ (Lĩnh vực Quản lý giáo dục) TÊN SÁNG KIẾN Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ và quản lý[.]
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO YÊN BÁI TRƯỜNG THPT NGUYỄN LƯƠNG BẰNG BÁO CÁO SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ (Lĩnh vực: Quản lý giáo dục) TÊN SÁNG KIẾN: Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ lưu trữ Trường THPT Nguyễn Lương Bằng Tác giả: Nguyễn Thị Hải Hằng Trình độ chuyên môn: Đại học Chức vụ: Nhân viên Văn thư Đơn vị công tác: Trường THPT Nguyễn Lương Bằng Văn Yên, ngày 22 tháng 01 năm 2022 I THÔNG TIN CHUNG VỀ SÁNG KIẾN Tên sáng kiến: Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ lưu trữ Trường THPT Nguyễn Lương Bằng Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Hoạt động Văn phòng nhà trường Phạm vi áp dụng sáng kiến: Sáng kiến áp dụng trình làm việc văn phịng Trường THPT Nguyễn Lương Bằng Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 đến ngày 31 tháng 12 năm 2021 Tác giả: Họ tên: Nguyễn Thị Hải Hằng Năm sinh: 04/5/1983 Trình độ chun mơn: Đại học Chức vụ công tác: Nhân viên Văn thư Nơi làm việc: Trường THPT Nguyễn Lương Bằng Địa liên hệ: Tổ – Phường Hợp Minh – TP Yên Bái – Tỉnh Yên Bái Điện thoại: 0965.610.323 Đồng tác giả: Khơng II MƠ TẢ SÁNG KIẾN: Tình trạng giải pháp biết Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Việc lập hồ sơ công việc quản lý hồ sơ nhiệm vụ tất công chức, viên chức Từ thủ trưởng quan đến chuyên viên, nhân viên hành chính, kế tốn phải lập hồ sơ cơng việc làm khơng phải nhiệm vụ riêng nhân viên văn thư, lưu trữ Lập hồ sơ khoa học giúp cho viên chức quan xếp văn khoa học, đầy đủ có hệ thống, giúp cho việc giải công việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu Trong quan, đơn vị việc lập hồ sơ quan tâm, trọng cơng văn, giấy tờ trước, sau trình giải việc xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, giúp cho việc tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời Tuy nhiên nay, nhiều quan, đơn vị chưa hiểu hết vai trò tác dụng việc lập hồ sơ nên chưa quan tâm đạo công chức, viên chức quan lập hồ sơ công việc, dẫn đến tình trạng tài liệu để tồn đọng dạng tích đống, bó gói phịng, ban, đơn vị lớn Vấn đề không làm văn bị phân tán, thất lạc mà cịn gây khó khăn cho lưu trữ quan việc xác định giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ Trường THPT Nguyễn Lương Bằng loại hình trường cơng lập quan nhà nước có thẩm quyền (UBND tỉnh Yên Bái) định thành lập Sở Giáo dục Đào tạo Yên Bái quản lý trực tiếp Nguồn đầu tư xây dựng sở vật chất kinh phí chi cho thường xuyên, chủ yếu ngân sách nhà nước đảm bảo Trường THPT Nguyễn Lương Bằng sở giáo dục phổ thông hệ thống giáo dục quốc dân Trường có tư cách pháp nhân có dấu riêng Việc lập lưu trữ hồ sơ tài liệu gặp nhiều khó khăn đa số viên chức khơng định hướng cơng việc nên thường bó tài liệu kẹp ba dây lưu trữ khơng thống Tình trạng kéo dài dẫn đến tài liệu bị phân tán, thất thoát tài liệu có giá trị Một số viên chức khác lại coi việc lưu hồ sơ trình ký lập hồ sơ công việc quản lý hồ sơ Nhưng thực tế văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống để lại gánh nặng cho lưu trữ phải xử lý Với vị trí việc làm xác định nhân viên văn thư phụ trách công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ quan thân tơi gặp nhiều khó khăn việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu… để lựa chọn tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử giao nộp vào lưu trữ quan Điều thơi thúc mạnh dạn chọn đề tài “ Nâng cao hiệu công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ lưu trữ Trường THPT Nguyễn Lương Bằng” nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm tạo đồng thuận viên chức việc lập hồ sơ để bước đưa công tác vào nề nếp, góp phần nâng cao phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Nội dung (các) giải pháp đề nghị công nhận sáng kiến: a) Mục đích (các) giải pháp: Thứ làm giảm tải số lượng tài liệu để tồn đọng, tích đống phịng Ban giám hiệu, tổ chức đồn thể, tổ chuyên môn Thứ hai để tài liệu lưu trữ cách khoa học hướng dẫn Nhà nước Thứ ba việc sử dụng tài liệu dễ dàng hiệu b) Nội dung giải pháp: Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ, tổ chức hướng dẫn lập hồ sơ cho viên chức làm đầu mối lập hồ sơ Để công tác lập hồ sơ Trường THPT Nguyễn Lương Bằng đồng bộ, thống theo quy định, thân xây dựng hướng dẫn viên chức lập hồ sơ thực theo trình tự bước sau đây: Bước 1: Lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ tài liệu hướng dẫn công tác lập hồ sơ, giúp cho việc phân loại, lập hồ sơ văn bản, tài liệu quan khoa học, chủ động thuận tiện Tất viên chức Nhà trường phải dự kiến hồ sơ thuộc phần công việc cần phải lập năm, cần ý đến cột thời hạn bảo quản loại hồ sơ (thực theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức) Văn thư lưu trữ vào bảng danh mục phận để tổng hợp thành bảng danh mục hồ sơ Nhà trường 5 Ví dụ: Danh mục hồ sơ Phó Hiệu trưởng phụ trách chun mơn thường xun xây dựng gửi văn thư tổng hợp: Ký hiệu số hồ sơ 1.THPT 2.THPT 3.THPT 4.THPT 5.THPT 6.THPT 7.THPT 8.THPT 9.THPT 10.THPT Thời hạn bảo quản Người lập Theo hiệu lực văn Nguyễn Văn Quang năm Nguyễn Văn Quang năm Nguyễn Văn Quang năm Nguyễn Văn Quang năm Nguyễn Văn Quang năm Nguyễn Văn Quang năm Nguyễn Văn Quang năm Nguyễn Văn Quang 70 năm Nguyễn Văn Quang 10 năm Nguyễn Văn Quang Tiêu đề hồ sơ TRƯỜNG THPT NGUYỄN LƯƠNG BẰNG Các văn quy định chung công tác giáo dục phổ thông ( Hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ kế hoạch ( Tuần, tháng, năm), báo cáo, biên họp chuyên môn Hồ sơ giảng dạy năm học 20212022 Hồ sơ Hội giảng cấp tổ năm học 2021-2022 Hồ sơ Hội giảng cấp trường năm học 2021-2022 Hồ sơ sinh hoạt, đánh giá kết thực chuyên đề Hồ sơ đăng ký dự thi Nghề phổ thông Hồ sơ đăng ký dự thi Học sinh giỏi Hồ sơ đăng ký dự thi THPT Quốc gia Hồ sơ bồi dưỡng thường xuyên Hồ sơ dự phòng Ghi Bước 2: Mở hồ sơ Căn vào bảng danh mục hồ sơ Nhà trường, viên chức biết phải lập hồ sơ nào; sau lấy bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ xác định bảng danh mục lên tờ bìa Trong q trình giải cơng việc, có việc phát sinh giải lấy thêm bìa ghi tiêu đề lên bìa ghi bổ sung hồ sơ vào bảng danh mục Cách ghi bìa hồ sơ sau: - Đối với tập lưu văn phận văn thư: Việc lập hồ sơ theo đặc trưng tên gọi Ví dụ như: Tập lưu Quyết định năm 2021 Trường THPT Nguyễn Lương Bằng - Đối với lĩnh vực khác: Lập hồ sơ theo đặc trưng vấn đề Ví dụ như: Hồ sơ thi đua khen thưởng năm học 2021 - 2022, Hồ sơ đăng ký dự thi nghề phổ thông năm 2021, Hồ sơ hội giảng cấp tổ năm học 2021 - 2022, … Bước 3: Thu thập, cập nhật văn vào hồ sơ Thu thập văn vào hồ sơ khâu quan trọng, định việc hình thành nên hồ sơ Việc thu thập văn vào hồ sơ phải tiến hành kịp thời, từ phát sinh vấn đề, việc, suốt trình theo dõi, giải công việc công việc kết thúc Khi thu thập văn vào hồ sơ cần lưu ý điểm sau: - Văn thuộc vấn đề đưa vào hồ sơ vấn đề - Văn thuộc hồ sơ giải năm xếp vào năm đó, trừ cơng việc phải giải qua nhiều năm Bước 4: Kết thúc biên mục hồ sơ * Kết thúc hồ sơ: Kiểm tra, bổ sung văn thiếu Lựa chọn, loại bỏ văn bản, tài liệu khơng có giá trị * Biên mục hồ sơ Biên mục hồ sơ (cịn gọi trình bày hồ sơ) bao gồm biên mục bên hồ sơ biên mục bên hồ sơ, với số nội dung cụ thể sau đây: - Sắp xếp thứ tự văn nhằm cố định thứ tự văn hồ sơ giúp cho việc tra tìm, quản lý văn hồ sơ thuận tiện Văn hồ sơ thường xếp theo cách sau đây: + Đối với tập lưu văn phận văn thư: Sắp xếp theo số thứ tự văn (sắp xếp văn từ số nhỏ đến số lớn) + Đối với phận khác: Sắp xếp theo thứ tự giải công việc thời gian văn (sắp xếp văn giải trước sau theo trình tự ngày tháng sớm lên trước, văn có ngày tháng muộn xếp sau) - Đánh số tờ văn bản: Sau văn xếp theo thứ tự hợp lý cần đánh số tờ cho toàn văn hồ sơ Số tờ cần ghi rõ ràng, xác; tờ đánh số chữ số Ả rập (1, 2, 3…) vào góc phải phía tờ văn bản; số ghi bút chì đen loại mềm - Lập mục lục văn Mục lục văn bảng thống kê văn có hồ sơ Mục lục văn giúp cho việc tra tìm quản lý văn hồ sơ dễ dàng, thuận lợi Mục lục văn lập cho hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài Cần viết đầy đủ, rõ ràng, xác, khơng viết tắt từ khơng thơng dụng mục lục Ví dụ: Mục lục tài liệu hồ sơ Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường năm học 2021 - 2022: MỤC LỤC TÀI LIỆU Số TT số ký hiệu Ngày tháng TÊN GỌI VÀ TRÍCH YẾU Tác giả Bản 35/KHTHPT NLB 28/10/2021 Kế hoạch Hội thi Giáo viên dạy giỏi cấp trường năm học 2021 - 2022 Trường THPT Nguyễn Lương Bằng X 01-02 03/11/2021 Quyết định việc thành lập Ban Tổ chức, Ban Thư ký, Ban Giám khảo Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường năm học 2021 - 2022 Trường THPT Nguyễn Lương Bằng X 03-05 03/11/2021 Danh sách thí sinh dự thi Giáo viên dạy giỏi cấp trường Trường THPT Nguyễn Lương Bằng X 06 04/11/2021 Đề thi kiểm tra lực Hội thi giáo viên dạy giỏi năm học 2021 - 2022 Hiệu trưởng X 07-09 05/11/2021 Biên mở đề thi lực Trường THPT Nguyễn Lương Bằng X 10 06/11/2021 Bài kiểm tra lực Hội thi Giáo viên dạy giỏi cấp trường Giáo viên dự thi X 11- 28 07/11/2021 Đáp án chấm thi kiểm tra lực Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường năm học 2021 - 2022 Trường THPT Nguyễn Lương Bằng X 29 07/11/2021 Báo cáo tham dự Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường năm học 2021 - 2022 Trường THPT Nguyễn Lương Bằng X 30-42 8/1111/11/2021 Giáo án dự thi Giáo viên dự thi Giáo viên dự thi X 43-60 10 8/1111/11/2021 Phiếu đánh giá, xếp loại dạy lý thuyết, thực hành Giáo viên dự thi Trường THPT Nguyễn Lương Bằng X 61-75 11 15/11/2021 Thông báo kết Hội thi Giáo viên dạy giỏi năm học 2021 - 2022 Quyết định việc công nhận khen thưởng giáo viên đạt thành tích Hội thi giáo viên dạy giỏi cấp trường năm học 2021 - 2022 Trường THPT Nguyễn Lương Bằng X 76 Trường THPT Nguyễn Lương Bằng X 77-78 12 16/QĐNLB 19/QĐNLB 19/11/2021 Bản Số tờ G/C - Viết Chứng từ kết thúc Chứng từ kết thúc (còn gọi Tờ kết thúc) dùng để ghi chép số thông tin cần thiết hồ sơ số lượng tờ, đặc điểm trạng thái vật lý số đặc điểm khác văn hồ sơ nhằm giúp quản lý văn hồ sơ chặt chẽ Ví dụ: Viết chứng từ kết thúc hồ sơ Thực đề án “Giáo dục hướng nghiệp định hướng phân luồng học sinh giáo dục phổ thông” năm 2021 CHỨNG TỪ KẾT THÚC Trong hồ sơ ( Đvbq) có: 86 ( chữ: tám sáu) trang tài liệu, đánh số từ 01 đến 86 Các trang trùng số: Không Các trang khuyết số: Không Mục lục văn bản, tài liệu có: 02 trang Đặc điểm tình hình vật lý tài liệu: Bản in rõ nét, không mối mọt Tài liệu chính, cịn ngun vẹn, khơng chỉnh sửa Văn Yên, ngày 30 tháng 12 năm 2021 NGƯỜI LẬP HỒ SƠ Nguyễn Thị Hải Hằng - Viết bìa hồ sơ: Phải ghi đầy đủ thơng tin vào bìa hồ sơ như: Tên quan, đơn vị tổ chức, ghi tiêu đề hồ sơ, ngày tháng bắt đầu ngày tháng kết thúc hồ sơ, số lượng tờ, thời hạn bảo quản.v.v…Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn lâu dài kẹp cố định thứ tự văn bản, tạo điều kiện quản lý bảo quản hồ sơ dễ dàng, không bị mát, thất lạc Bước 5: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thời gian giao nộp, hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Đối với tài liệu Hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu xây dựng bản: Sau ba tháng kể từ công trình tốn; Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, cần phải lập biên bản, bên giao giữ (theo mẫu quy định Cục Văn thư lưu trữ nhà nước) c) Chỉ tính đơn vị (đối với giải pháp mới), khác biệt giải pháp so với giải pháp cũ (đối với giải pháp vận dụng triển khai) - Khi chưa áp dụng sáng kiến: Số lượng tài liệu để tồn đọng, tích đống phịng Ban giám hiệu, Văn phịng, tổ chun mơn lưu trữ khơng khoa học Nhiều tài liệu lẫn vào nhau, không bảo quản tốt Viên chức chưa định hướng việc lập hồ sơ công việc phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp hạn hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan Một số viên chức có lập hồ sơ cơng việc hồ sơ có tài liệu cịn hạn chế, chưa vào nề nếp quy định pháp luật Cụ thể năm 2020, hồ sơ cho vào túi clean theo công việc đưa vào hộp lưu trữ theo mục công văn hướng dẫn đánh giá trong, số tài liệu chưa chỉnh lý - Khi áp dụng sáng kiến: Qua việc hướng dẫn lập hồ sơ quản lý hồ sơ lưu trữ quan giúp cho viên chức tập hợp xếp văn bản, tài liệu cách khoa học, tạo điều kiện để giải công việc hàng ngày nhanh chóng, xác, có hiệu quả, tránh tình trạng mát, thất lạc văn bản, tài liệu Khả áp dụng giải pháp Các kinh nghiệm sáng kiến áp dụng q trình làm cơng tác Văn phịng trường THPT Nguyễn Lương Bằng vài năm gần mang lại hiệu tốt, kết rõ rệt hoạt động Nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối đảng; sách, pháp luật Nhà nước; quản lý, điều hành, đạo cấp Công tác quản lý, đạo chuyên mơn, tài chính, sở vật chất hoạt động khác Ban giám hiệu có đủ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân 10 hồn thành tốt nhiệm vụ; cơng tác báo cáo, thống kê Nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp Hiệu quả, lợi ích thu dự kiến thu áp dụng giải pháp Sáng kiến dễ thực hiện, cần viên chức định hướng công việc làm năm, nắm thành phần, nội dung khối lượng văn hình thành giải cơng việc việc quản lý hồ sơ cán lưu trữ chặt chẽ khoa học Đồng thời giảm tối đa cho chi phí chỉnh lý tài liệu đưa vào lưu trữ Từ giải pháp, số liệu dẫn chứng so sánh trước sau áp dụng sáng kiến, tin sáng kiến áp dụng cho tất quan Nhà nước, vừa giúp cho cán văn thư lưu trữ quản lý tốt, tránh thất thoát văn bản, cơng tác tìm kiếm tốn thời gian mà cịn tạo sở pháp lý cao giúp cán quản lý đạo, điều hành, quản lý quan cách tốt Đặc biệt, viên chức văn thư lưu trữ trường học, đơn vị nghiệp tham khảo thực linh hoạt, sáng tạo tùy theo tình hình cụ thể đơn vị để đạt hiệu cao Qua áp dụng sáng kiến kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ, thân rút số học kinh nghiệm: Để cơng tác lưu trữ có hiệu đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên thân viên chức phụ trách phải vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế nơi Tạo môi trường làm việc thoải mái, biến khó thành dễ để cơng việc nhẹ nhàng, trôi chảy Áp lực công việc người làm công tác văn thư lưu trữ lớn, địi hỏi người làm cơng tác phải thật bình tĩnh, phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng xác Tăng cường cơng tác giao lưu, học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp đơn vị bạn Không ngừng nghiên cứu, tìm tịi giải pháp mới, vận dụng thực để công tác lưu trữ đơn vị ngày nhanh chóng, khoa học, đạt hiệu cao 11 Những người tham gia tổ chức áp dụng sáng kiến lần đầu (nếu có) Khơng Các thơng tin cần bảo mật: Không Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Về trình độ chun mơn: Nhân viên đạt chuẩn trình độ chun môn Về sở vật chất: Nhà trường phải đảm bảo đầy đủ sở vật chất cho công tác Văn phịng máy tính, máy in, máy photo, mạng Internet,… Tài liệu gửi kèm: Lý Luận Và Phương Pháp Công Tác Văn Thư – Tác giả: Vương Đình Quyền (NXB Đại Học Quốc Gia 2005) Thơng tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng III Cam kết không chép vi phạm quyền Tôi xin cam đoan thông tin nêu đơn trung thực, thật hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật Văn Yên, ngày 22 tháng 01 năm 2021 Người viết báo cáo Nguyễn Thị Hải Hằng XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG VỀ VIỆC TRIỂN KHAI ÁP DỤNG SÁNG KIẾN TẠI ĐƠN VỊ … 12 … HIỆU TRƯỞNG Hoàng Văn Chinh