Phân tích và thiết kế HTTT GVHD Cao Thị Nhâm HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT Đề tài 7 Quản lý kho Giảng viên hướng dẫn Danh sách nhóm Hà Nội 2013 EBOO[.]
HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ MƠN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT Đề tài 7: Quản lý kho Giảng viên hướng dẫn: Danh sách nhóm: Hà Nội 2013 EBOOKBKMT.COM Page BẢNG PHÂN CƠNG Họ Tên Phân công Nguyễn Thị Ngân Mô tả tốn Lập bảng phân tích Danh sách hồ sơ liệu Xác định tác nhân Vũ Thị Thu Hương Biểu đồ ngữ cảnh Ma trận thực thể chức Mô tả chi tiết chức sơ cấp: Tính giá trị hàng Tổng hợp vào thẻ kho Biểu đồ luồng liệu mức Vũ Thị Trà My Biểu đồ phân rã chức Mô tả chi tiết chức sơ cấp: Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa Nhập hàng vào kho Xuất hàng theo phiếu xuất Biểu đồ luồng liệu mức 1: Tiến trình 3.0 Tổng hợp Bản word Nguyễn Hoàng Anh Biểu đồ hoạt động: Nhập kho Xuất kho Tổng hợp Vũ Thị Ngỗn Mơ tả chi tiết chức sơ cấp: Hạch toán cho đơn vị Lập báo cáo Biểu đồ luồng liệu mức 1: Tiến trình 1.0 Nhập kho Tiến trình 2.0 Xuất kho Đặc tả logic tiến trình PowerPoint MỤC LỤC EBOOKBKMT.COM Page CHƯƠNG I: MƠ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA MƠ HÌNH QUẢN LÝ KHO _4 Mơ tả tốn: Mô tả hệ thống tại: _5 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 Lập bảng phân tích: _6 Xác định tác nhân hệ thống: _7 Danh sách hồ sơ liệu: _8 Biểu đồ ngữ cảnh: _8 Ma trận thực thể chức năng: _9 Biểu đồ phân rã chức năng: 10 Mô tả chi tiết chức sơ cấp: _12 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ: _19 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO 22 Các mơ hình xử lý nghiệp vụ: _22 1.1 1.2 Biểu đồ luồng liệu mức 0: 22 Biểu đồ luồng liệu mức 1: 23 Biểu đồ luồng liệu tiến trình “1.0 Nhập kho” _23 Biểu đồ luồng liệu tiến trình “2.0 Xuất kho” _25 Biểu đồ luồng liệu tiến trình “3.0 Tổng hợp” _25 Mơ tả tiếng anh có cấu trúc: 26 2.1 2.2 2.3 Tiến trình 1.0 Nhập kho 26 Tiến trình 2.0 Xuất kho 27 Tiến trình 3.0 Tổng hợp 27 EBOOKBKMT.COM Page CHƯƠNG I: MƠ TẢ NGHIỆP VỤ CỦA MƠ HÌNH QUẢN LÝ KHO Mơ tả tốn: Bộ phận cung ứng ngành Cơng An có số kho lưu trữ mặt hàng mua sắm để cấp phát cho đơn vị ngành Hàng hóa phận mua sắm mua chuyển xuống kho Sau đó, thủ kho kiểm tra xem số lượng, chủng loại hàng hóa có khớp với thơng tin phiếu nhập hàng mà phận mua sắm chuyển xuống hay không Nếu thủ kho nhập hàng vào kho, lập phiếu nhập kho cập nhật thông tin vào thẻ kho Ngược lại, nhân viên phận mua lập biên xác nhận mặt hàng nhập kho dư để trả lại cho bên cung ứng Khi đơn vị ngành có nhu cầu xuất hàng, đơn vị lập phiếu yêu cầu xuất hàng gửi cho lãnh đạo Lãnh đạo nhận phiếu yêu cầu, xem xét phê duyệt phiếu Phiếu yêu cầu phê duyệt chuyển cho phận kế toán để kế toán lập phiếu xuất hàng chuyển cho thủ kho Khi nhận phiếu xuất hợp lệ từ kế toán, thủ kho dựa vào hàng tồn thẻ kho để xuất hàng theo phiếu xuất đồng thời cập nhật thông tin hàng vào thẻ kho Nếu mặt hàng xuất nhập theo nhiều lô nhiều đơn giá khác thủ kho xuất hàng hóa theo nguyên tắc nhập trước xuất trước, đơn giá tính giá trị hàng hóa đơn giá trung bình PHIẾU NHẬP KHO Phiếu số: XXX ST T Kho số: X Nhập ngày: xx/xx/xx Theo đơn hàng Từ nguồn kinh phí: Tổng tiền: Mặt hang Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thủ kho EBOOKBKMT.COM Page Thành tiền Ghi PHIẾU XUẤT KHO Phiếu số: XXX ST T Kho số: X Người nhận: Số CMND: Đơn vị: Lý xuất: Ngày xuất: xx/xx/xx Tổng số tiền: Mặt hang Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi Thủ kho Thủ kho phải thường xuyên tổng hợp vào thẻ kho phiếu nhập, xuất mặt hàng theo tiêu sau: Tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng tồn, mức dự trữ để làm sở bổ sung cấp hàng Đồng thời viết phiếu hạch toán cho đơn vị để báo cáo Mô tả hệ thống tại: Nhiệm vụ mục tiêu hoạt động tổ chức: Tên: Quản lý kho Địa : Bộ phân cung ứng ngành Cơng An Q trình hình thành: Sản phẩm chính: Hàng hóa cung cấp cho đơn vị Quy mô: Trong nội ngành Công An Mục tiêu: Đảm bảo cung cấp trang thiết bị, dụng cụ cần thiết cho ngành Công An Sứ mệnh dự kiến: Là nơi dự trữ, quản lý, cung ứng trang thiết bị Mô tả mơ hình nghiệp vụ: EBOOKBKMT.COM Page 3.1 Lập bảng phân tích: Động từ + Bổ ngữ Danh từ Nhận xét Mua sắm mặt hàng Bộ phận cung ứng ngành Công an Tác nhân Chuyển hàng xuống kho Kho lưu trữ = Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa Mặt hàng = Nhập hàng vào kho Các đơn vị ngành Tác nhân Lập biên xác nhận Bộ phận mua sắm Tác nhân Phê duyệt phiếu yêu cầu Thông tin = Xuất hàng theo phiếu xuất Phiếu nhập hàng Hồ sơ liệu Tính giá trị hàng hóa Phiếu nhập kho Hồ sơ liệu Tổng hợp vào thẻ kho Biên xác nhận = Hạch toán cho đơn vị Phiếu yêu cầu = Lãnh đạo Tác nhân Phiếu xuất kho Hồ sơ liệu Kế toán Tác nhân Thủ kho Tác nhân Hàng tồn = Thẻ kho Hồ sơ liệu Lô = Đơn giá = Đơn giá trung bình = Các tiêu = Tên mặt hàng = Lập báo cáo EBOOKBKMT.COM Page Đơn vị tính = Số lượng tồn = Mức dự trữ = Phiếu hạch toán Hồ sơ liệu Báo cáo Hồ sơ liệu 3.2 Xác định tác nhân hệ thống: Lãnh đạo Các đơn vị ngành Kế toán Bộ phận mua 3.3 Danh sách hồ sơ liệu: Phiếu nhập hàng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Phiếu hạch toán Báo cáo 3.4 Biểu đồ ngữ cảnh: EBOOKBKMT.COM Page 3.5 Ma trận thực thể chức năng: Mua sắm mặt hang Phiếu nhập hang Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Chuyển hàng xuống kho Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa R Nhập hàng vào kho Lập biên xác nhận Phê duyệt phiếu yêu cầu Xuất hàng theo EBOOKBKMT.COM C C Page Thẻ kho Phiếu hạch tốn Báo cáo phiếu xuất Tính giá trị hàng hóa Tổng hợp vào thẻ kho Hạch toán cho đơn vị Lập báo cáo R U R R U C R 3.6 Biểu đồ phân rã chức năng: Bảng mô tả chức nút lá: Chức nút Nhóm lần Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa Nhập kho Nhập hàng vào kho Xuất hàng theo phiếu xuất Xuất kho Tính giá trị hàng hóa Tổng hợp vào thẻ kho Tổng hợp Hạch toán cho đơn vị Lập báo cáo EBOOKBKMT.COM Page Nhóm lần Quản lý kho C Biểu đồ phân rã chức năng: EBOOKBKMT.COM Page 10 3.7 Mô tả chi tiết chức sơ cấp: Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa: - Tên chức năng: Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa - Các kiện kích hoạt: Khi phận mua sắm mua hàng hóa - Quy trình thực hiện: Bước 1: Thủ kho xem phiếu nhập hàng Bước 2: Kiểm tra Kiểm tra số lượng, chủng loại hàng hóa có khớp với thơng tin phiếu nhập hàng hay không EBOOKBKMT.COM Page 11 Kiểm tra mẫu mã, hàng xem có đạt đủ tiêu chuẩn, có hư hỏng khơng Nếu hàng kiểm tra số lượng đủ tiêu chuẩn cho nhập kho Nếu hàng bị thiếu, thừa bị sai sót phải lập biên xác nhận để: bổ sung hàng thiếu, trả lại hàng thừa đổi lại hàng không đạt tiêu chuẩn - Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A - Dữ liệu vào: Phiếu nhập hàng - Công thức tính tốn sử dụng: N/A - Dữ liệu ra: Biên xác nhận - Quy tắc nghiệp vụ: Thủ kho kiểm tra thông tin phiếu nhập hàng hàng chuyển đến Bộ phận mua hàng lập biên xác nhận sau thủ kho kiểm tra xong Nhập hàng vào kho: - Tên chức năng: Nhập hàng vào kho - Các kiện kích hoạt: Khi phận mua sắm mua thêm hàng hóa Sau thủ kho kiểm tra xong hàng (số lượng, chất lượng, chủng loại) Sau phận mua sắm lập xong biên xác nhận cần thiết - Quy trình thực hiện: Thủ kho mở sổ nhập kho Nhập mã phiếu, số kho hàng hóa nhập Nhập ngày tháng, đơn hàng, nguồn kinh phí Viết thơng tin mặt hàng Gồm có: o Mặt hàng o Đơn vị tính o Số lượng o Đơn giá o Thành tiền o Ghi - Yêu cầu giao diện cần thể hiện: EBOOKBKMT.COM Page 12 PHIẾU NHẬP KHO Phiếu số: XXX ST T Kho số: X Nhập ngày: xx/xx/xx Theo đơn hàng Từ nguồn kinh phí: Tổng tiền: Mặt hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi Thủ kho - Dữ liệu vào: Phiếu nhập hàng - Cơng thức tính tốn sử dụng: Tổng tiền = Tổng thành tiền Thành tiền = Số lượng * Đơn giá - Dữ liệu ra: Phiếu nhập kho - Quy tắc nghiệp vụ: Chức thủ kho đảm nhận sau kiểm tra xong thông tin cần thiết Xuất hàng theo phiếu xuất: - Tên chức năng: Xuất hàng theo phiếu xuất - Các kiện kích hoạt: Phiếu yếu cầu đơn vị ngành lãnh đạo phê duyệt Kế toán lập phiếu xuất kho gửi cho phận quản lý kho - Quy trình thực hiện: Khi nhận phiếu xuất kho hợp lệ từ kế toán, thủ kho kiểm tra hàng tồn thẻ kho Nếu đủ số lượng hàng tồn phiếu xuất xuất hàng Ngược lại, thủ kho báo cáo lên lãnh đạo để có điều chỉnh thích hợp EBOOKBKMT.COM Page 13 - Nếu mặt hàng xuất nhập theo nhiều lô nhiều đơn giá khác thủ kho xuất hàng theo nguyên tắc nhập trước xuất trước Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A Dữ liệu vào: Phiếu xuất kho Cơng thức tính tốn sử dụng: N/A Dữ liệu ra: Thông báo xuất Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Thủ kho cần kiểm tra xác số lượng hàng tồn thẻ kho, đảm bảo xuất số lượng chủng loại hàng hoá ghi phiếu xuất kho Tính giá trị hàng: - Tên chức năng: Tính giá trị hàng - Các kiện kích hoạt: Khi thủ kho xuất hàng hóa kho - Quy trình thực hiện: Sau xuất hàng thủ kho tính giá trị hàng hóa vừa xuất ghi phiếu xuất hàng Nếu mặt hàng xuất nhập theo nhiều lô nhiều đơn giá khác đơn giá tính giá trị hàng hóa đơn giá trung bình Ngược lại, thủ kho tính theo đơn giá bình thường Viết thơng tin mặt hàng Gồm có: o Mặt hàng o Đơn vị tính o Số lượng o Đơn giá o Thành tiền o Ghi - Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A - Dữ liệu vào: Thẻ kho, phiếu nhập hàng, phiếu xuất kho - Công thức tính tốn sử dụng: Đơn giá bình thường: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá Đơn giá trung bình: EBOOKBKMT.COM Page 14 Tổng số tiền đơn giá / số đơn giá - Dữ liệu ra: Thẻ kho, phiếu xuất hàng - Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Chức thủ kho đảm nhận, cần kiểm tra đầy đủ hàng hóa thẻ kho, tính tốn xác giá trị hàng hóa phiếu xuất theo cơng thức quy định PHIẾU XUẤT KHO Phiếu số: XXX ST T Kho số: X Người nhận: Số CMND: Đơn vị: Lý xuất: Ngày xuất: xx/xx/xx Tổng số tiền: Mặt hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi Thủ kho Tổng hợp vào thẻ kho - Tên chức năng: Tổng hợp vào thẻ kho - Các kiện kích hoạt : Khi thủ kho nhập hàng vào kho xuất hàng kho - Quy trình thực hiện: Khi nhập hàng hóa (xuất hàng hóa) vào kho thủ kho phải thường xuyên tổng hợp phiếu nhập kho (phiếu xuất kho) mặt hàng vào thẻ kho bao gồm thông tin: tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá,thành tiền, ghi Từ đó, tính số lượng tồn, mức dự trữ để làm sở bổ sung (số lượng hàng tồn mức dự trữ) cấp hàng - Yêu cầu giao diện cần thể hiện: THẺ KHO Phiếu số: EBOOKBKMT.COM Kho số:x Page 15 Ngày nhập:xx/xx/xx Ngày xuất: xx/xx/xx Tổng số tiền: STT Mặt hàng Lý xuất: Đơn vị: Đơn Số vị tính lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng tồn Mức Ghi dự trữ Thủ kho - Dữ liệu vào: phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng - Công thức tính tốn sử dụng: Với mặt hàng Số lượng tồn = Số lượng nhập – Số lượng xuất Mức dự trữ = Số lượng hàng lại kho - Dữ liệu ra: Thẻ kho - Quy tắc nghiêp vụ cần tuân thủ: Tổng hợp thông tin đầy đủ, xác, tính tốn cẩn thận, ghi chép rõ ràng Hạch toán cho đơn vị: - Tên chức năng: Hạch toán cho đơn vị - Các kiện kích hoạt: Sau phận kho xuất hàng cho đơn vị ngành đồng thời cập nhật vào thẻ kho - Quy trình thực hiện: Khi thủ kho cập nhật thông tin cần thiết vào thẻ kho, dựa vào thẻ kho, thủ kho tổng hợp tất mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền mặt hàng xuất cho đơn vị (bao gồm ngày tháng xuất) Thủ kho lập phiếu hạch toán để gửi cho đơn vị, hệ thống lưu lại - Yêu cầu giao diện cần thể hiện: PHIẾU HẠCH TOÁN TỔNG TIỀN: STT Mặt EBOOKBKMT.COM Đơn vị Số Đơn Page 16 Thành Ngày Ghi hàng tính lượng giá tiền xuất Thủ kho - Dữ liệu vào: thẻ kho - Cơng thức tính tốn sử dụng: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá Tổng tiền = Tổng số tiền cột thành tiền - Dữ liệu ra: Phiếu hạch toán - Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Chức thủ kho đảm nhận, việc hạch tốn phải lấy thơng tin trung thực từ thẻ kho, tính tốn xác, cẩn thận Lập báo cáo: - Tên chức năng: Lập báo cáo - Các kiện kích hoạt: Sau thủ kho cập nhật thông tin nhập hàng xuất hàng vào thẻ kho, lập phiếu hạch toán cho đơn vị ngành - Quy trình thực hiện: Thủ kho cần lập báo báo gửi lên cho ban lãnh đạo thơng báo tình hinh nhập xuất hàng kho Dựa vào thẻ kho thủ kho tổng hợp mặt hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, số lượng tồn kho,mức dự trữ việc nhập hàng xuất hàng Thủ kho trình bày văn gửi lên cho ban lãnh đạo kèm theo giấy tờ có liên quan đến việc nhập xuất hàng - Yêu cầu giao diện cần thể hiện: N/A - Cơng thức tính toán : Với mặt hàng: Tổng số lượng hàng nhập = Tổng số lượng hàng nhập lần - Dữ liệu ra: Báo cáo - Quy tắc nghiệp vụ cần tuân thủ: Chức thủ kho đảm nhận, việc lập báo cáo phải lấy thông tin trung thực từ thẻ kho, tính tốn xác, cẩn thận EBOOKBKMT.COM Page 17 3.8 Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ: Nhập kho EBOOKBKMT.COM Page 18 Xuất kho Tổng hợp EBOOKBKMT.COM Page 19 EBOOKBKMT.COM Page 20