MÔN PHÂN TÍCH và THIẾT kế hệ THỐNG TT đề tài PHÂN TÍCH THIẾT kế hệ THỐNG QUẢN lý HIỆU SÁCH CHO HIỆU SÁCH NHÃ NAM

ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG TT ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HIỆU SÁCH CHO HIỆU SÁCH NHÃ NAM Giảng viên hướng dẫn Lê[.]

ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MƠN: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG TT ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HIỆU SÁCH CHO HIỆU SÁCH NHÃ NAM Giảng viên hướng dẫn: Lê Hữu Dũng Sinh viên: Nguyễn Khắc Mạnh – 2010A05 Bùi Thị Yên – 2010A03 Lý Lâm Khải – 2010A05 Phạm Hồng Quân – 2010A05 Nguyễn Thị Minh Ánh– 2010A04 Nguyễn Thị Minh Châu – 2010A05 Nguyễn Thị Dịu – 2010A03 Phan Thu Hằng –2010A03 Dương Công Minh –2010A05 Hà Nội – 2022 CHƯƠNG GIỚI THIỆU 1.1 Tổng quan đề tài Với phát triển không ngừng khoa học công nghệ, nhu cầu sử dụng phần mềm, ứng dụng, hệ thống người ngày gia tăng Trước đây, máy tính chưa rộng rãi, cơng việc quản lý cửa hàng, công việc thực thủ công Việc vừa tốn thời gian cho việc quản lý, vừa gây tốn nhân lực, công việc theo dõi, giám sát gặp nhiều khó khăn, việc lưu trữ liệu khơng hiệu Việc sử dụng máy tính vào cơng tác trở thành yêu cầu cần thiết Để tăng hiệu công tác quản lý, phần mềm hệ thống quản lý hiệu sách tạo với mục đích hỗ trợ quản lý theo dõi, giám sát, lưu trữ liệu cách xác Các phần mềm hệ thống xây dựng theo quy chuẩn định giúp cho người quản lý người dùng thấy thuận tiện hiệu Quản lý hiệu sách hiệu giúp người quản lý, bạn đọc, khách hàng dễ dàng tìm kiếm thông tin sách muốn đọc, cửa hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng Tiết kiệm thời gian, tiền bạc, nhân lực cho nhà quản lý, nhà cung cấp, việc lưu trữ thông tin không tốn nhiều không gian, lâu dài hơn, chi phí giảm nhiều 1.2 1.3 Đánh giá đề tài liên quan Mục tiêu đề tài Xây dựng hệ thống quản lý hiệu sách đồng hiệu - Hệ thống có chức quản lý sách, thơng tin khách hàng, quản lý quy trình mua bán sách cửa hàng, trình nhập sách vào kho, giảm thiểu sai sót tối đa hệ thống, tăng lợi nhuận cho cửa hàng - Mọi thông tin lưu trữ vào sở liệu chung hệ thống, tạo thuận lợi cho việc thiết lập chức năng, quy trình, tra cứu thơng tin lập báo cáo - Giúp cho người quản lý dễ dàng kiểm sốt hiệu sách, nắm bắt thơng tin rõ ràng nhân viên, khách hàng, tất loại sách Việc tìm kiếm thơng tin trở nên thuận lợi - Rút ngắn thời gian quản lý, quy trình, hóa đơn tạo nên phong cách làm việc nhanh chóng, hiệu thuận tiện 1.4 Phân công nhiệm vụ CHƯƠNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 2.1 Thông tin tổ chức 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.1.1 Giới thiệu hiệu sách Nhã Nam Hiệu sách Nhã Nam trực thuộc Cơng ty cổ phần Văn hóa Truyền thông Nhã Nam Tháng năm 2005, Nhã Nam, tên đầy đủ Cơng ty Cổ phần Văn hóa Truyền thông Nhã Nam gia nhập thị trường sách. Trải qua vài năm phát triển, Nhã Nam chứng minh nhà xuất vững chãi chuyên nghiệp Thông qua Nhã Nam, sách văn học nước ngồi có giá trị liên tục mua quyền xuất Việt Nam, thu hút nhiều tầng lớp độc giả Nội dung văn học tinh tế, thiết kế hình thức mang tính điểm bật sách Nhã Nam Ngồi lĩnh vực văn học sách Nhã Nam đa dạng với thể loại khác mảng sách non-fiction (lịch sử, triết học, khoa học, sách vấn đề xã hội, văn hóa đương đại, sách khai trí, tham khảo, triết lý sống)…tiểu thuyết khoa học giả tưởng, văn chương kỳ ảo, truyện tranh hệ mới… Có thể nói Nhã Nam người bạn, người định hướng đem lại niềm say mê đọc sách cho nhiều bạn trẻ cầu nối độc giả Việt Nam với văn học bao la giới 2.1.1.2 Các phận chức phận tổ chức Để dễ dàng cho việc quản lý, hệ thống xây dựng với trình nhập xuất kho, quản lý sách qua phận chức phận sau: Bộ phận bán hàng: đảm nhiệm việc nhận sách từ kho, quản lý sách quầy sách, giá sách số lượng Hướng dẫn khách hàng nhanh chóng tìm sách cần mua, tư vấn cho khách hàng sách, tài liệu mà khách hàng muốn tìm kiếm Bộ phận kho: đảm nhiệm việc xuất, nhập quản lý sách kho Bộ phận theo dõi việc nhập hàng vào kho theo đơn đặt hàng duyệt quản lý, xuất kho theo hợp đồng, xuất hàng quầy có yêu cầu từ phận bán hàng Tìm giao dịch với nhà cung cấp Bộ phận thu ngân: đảm nhiệm việc lập hóa đơn cho khách hàng, phận in hóa đơn toán cho khách hàng khách hàng chọn sách cần mua có u cầu tốn hóa đơn Thanh toán tiền hàng cửa hàng nhập sách từ Nhà Xuất Bản, xuất kho cho cửa hàng khác Bộ phận quản lý: Quản lý quy trình hệ thống, hóa đơn, hợp đồng, giấy tờ cần phê duyệt, tổng hợp thông tin từ phận thu ngân để nắm bắt lợi nhuận thua lỗ hiệu sách 2.1.1.3 Mục tiêu tổ chức Tạo thuận tiện tối đa cho người người quản lý, khách hàng, xây dựng hệ thống khoa học, dễ dàng quản lý nắm bắt thông tin , khách hàng thuận tiện việc mua sách cửa hàng Giá trị hướng đến: -AN TÂM: Với 100% sách có quyền, khơng sách nhái, sách lậu Ngồi sách ln đảm bảo số lượng chất lượng, đem đến cho khách hàng sản phẩm tốt nhất,bạn đọc trải nghiệm thú vị mua hàng Nhã Nam -ĐỒNG HÀNH: Nhã Nam cung cấp dịch vụ khách hàng 24/24 thông qua số điện thoại địa email bookstore@nhanam.vn giúp bạn đọc giải đáp thắc mắc, vấn đề gặp phải đến với Nhã Nam -MINH BẠCH: Sự minh bạch rõ ràng sách, hóa đơn mua bán công khai thông báo cho khách hàng đến với Nhã Nam, giúp khách hàng yên tâm có vấn đề xảy 2.1.2 Các quy trình nghiệp vụ quy tắc quản lý 2.1.2.1 Quy trình nghiệp vụ tiếp nhận khách hàng  Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu khách hàng, bạn đọc khách hàng đến với hiệu sách Tư vấn cho khách hàng thể loại sách khác nhau, giá cả, số lượng khách hàng có thêm nhiều lựa chọn, giới thiệu vị trí thể loại sách để khách hàng dễ dàng tìm kiếm sản phẩm  Sau khách hàng lựa chọn sản phẩm mong muốn, nhân viên bán hàng đưa sách cho khách hàng lập cho khách hàng Phiếu yêu cầu mua hàng (MB1), hướng dẫn khách hàng tới quần thu ngân toán tiền hàng  Phiếu yêu cầu mua hàng chuyển đến quầy thu ngân 2.1.2.2 2.1.2.3 Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng  Khách hàng cầm phiếu yêu cầu mua hàng đến quầy thu ngân, nhân viên bán hàng tiếp nhận phiếu khách hàng, lập Hóa đơn bán hàng (MB2), với đầy đủ thơng tin nhân khách hàng, sản phẩm sách phiếu  Hóa đơn bán hàng in phiếu, phiếu đưa cho khách hàng toán xác nhận, phiếu lại nhân viên bán hàng giữ lại tổng hợp hóa đơn  Nhân viên có nhiệm vụ Thống kê báo cáo hóa đơn theo mẫu (MB3) gửi cho phận thu ngân Quy trình nghiệp vụ quản lý thu ngân  Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ tiếp nhận báo cáo thống kê hóa đơn từ phận bán hàng  Sau tiếp nhận báo cáo, nhân viên thu ngân thống kê lại tổng hợp tất hóa đơn, thơng kê rõ tổng chi phí bán hàng theo mẫu Báo cáo doanh thu (MB4) cho phận quản lý hệ thống  Bộ phận thu ngân tiếp tục tiếp tục làm theo quy trình 2.1.2.4     2.1.2.5 Quy trình nghiệp vụ quản lý kho sách Nhân viên kho quản lý số lượng sách kho, theo dõi thường xuyên kiểm tra số lượng, chất lượng sách Khi nhận phiếu Phiếu nhập thêm sách quầy phận quản lý sau duyệt nhân viên kho chuyển sách cho nhân viên bán hàng, theo yêu cầu phiếu đủ số lượng thể loại Trong trình quản lý, kiểm tra sách thấy hết sách thể loại sách nhân viên kho lập phiếu Phiếu nhập thêm sách vào kho (MB6) , gửi lên phận quản lý chờ phê duyệt, sau phê duyệt, phận kho phép nhận thêm sách từ Nhà Xuất Bản, với số lượng thể loại ghi phiếu phê duyệt, khơng phê duyệt phiếu chuyển lại phận kho Trong trình quản lý kho, nhận yêu cầu mua hàng với số lượng sách lớn từ hiệu sách khác nhân viên lập phiếu Phiếu xuất kho sách (MB7) , gửi cho phận quản lý, phê duyệt xuất kho với số lượng chất lượng phiếu xuất, khơng phê duyệt phiếu chuyển lại phận kho Quy trình nghiệp vụ đổi trả hóa đơn  Khi mua hàng hiệu sách, khách hàng hay bạn đọc nhận phiếu tốn hóa đơn từ phận bán hàng  Trong vòng ngày, khách hàng thấy sản phẩm sách không ưng ý, muốn đổi sách khác khách hàng mang hóa đơn sách mua đến hiệu sách  Bộ phận bán hàng nhận thông tin từ khách hàng đồng ý đổi sách với điều kiện hóa đơn sản phẩm sách cịn ngun vẹn khơng bị rách bị hỏng, nhân viên lập Phiếu đổi trả (MB8) cho khách hàng, khách hàng nhận sách mong muốn 2.1.2.6 Quy trình nghiệp vụ nhập thêm sách quầy  Trong trình bán hàng, nhân viên thấy số lượng loại sách hết, cần thêm số loại sách nhân viên bán hàng lập Phiếu nhập thêm sách quầy (MB5)  Gửi phiếu lên phận quản lý, sau phê duyệt phiếu chuyển xuống phận kho, khơng phê duyệt hóa đơn chuyển phận bán hàng  Bộ phận kho gửi sách cho phận bán hàng với số lượng thể loại, tên sách phiếu yêu cầu 2.1.2.7 Quy trình nghiệp vụ quản lý hệ thống  Bộ phận quản lý tiến hành cấp tài khoản bao gồm thông tin cá nhân, tên đăng nhập mật cho nhân viên làm việc phận quản lý đăng nhập vào hệ thống  Khi nhận phiếu cần phê duyệt phận: Phiếu nhập thêm sách quầy, Phiếu nhập thêm sách vào kho, Phiếu xuất kho, nhân viên phận kiểm tra phê duyệt  Nhận phiếu Báo cáo doanh thu từ phận thu ngân, từ biết thua lỗ bao nhiêu, lãi đưa biện pháp phù hợp với hiệu sách Các biểu mẫu phiếu : MB01 :Phiếu yêu cầu mua hàng MB02 :Hóa đơn bán hàng MB03 :Thống kê báo cáo hóa đơn MB04 :Báo cáo doanh thu MB05 :Phiếu nhập thêm sách quầy MB06 :Phiếu nhập thêm sách vào kho MB07 :Phiếu xuất kho sách MB08 :Phiếu đổi trả sách 2.2 Xác định yêu cầu 2.2.1 Yêu cầu chức  R01: Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu khách hàng.(Theo quy trình 2.1.2.1)  R02: Bộ phận bán hàng tư vấn cho khách hàng thể loại sách, giá cả, số lượng (Theo quy trình 2.1.2.1)  R03 : Bộ phận bán hàng đưa sách cho khách hàng.(Theo quy trình 2.1.2.1)  R04 : Bộ phận bán hàng xác định xong yêu cầu lập phiếu yêu cầu mua hàng cho khách hàng.(Theo quy trình 2.1.2.1)  R05: Bộ phận bán hàng hướng dẫn khách hàng mang phiếu mua hàng tới quầy thu ngân (Theo quy trình 2.1.2.1)  R06: Bộ phận thu ngân tiếp nhận Phiếu yêu cầu mua hàng khách hàng.(Theo quy trình 2.1.2.2)  R07: Bộ phận thu ngân lập Hóa đơn bán hàng cho khách hàng với đầy đủ thơng tin xác định.(Theo quy trình 2.1.2.2)  R08: Bộ phận thu ngân in hóa đơn bán hàng.(Theo quy trình 2.1.2.2)  R09: Bộ phận bán hàng Thống kê báo cáo hóa đơn theo mẫu.(Theo quy trình 2.1.2.2)  R10: Bộ phận bán hàng gửi Thống kê báo cáo hóa đơn cho phận thu ngân.(Theo quy trình 2.1.2.2)  R11: Bộ phận thu ngân tiếp nhận Báo cáo thống kê từ phận bán hàng (Theo quy trình 2.1.2.3)  R12: Bộ phận thu ngân thống kê lại tổng hợp tất hóa đơn, thống kê tổng chi phí.(Theo quy trình 2.1.2.3)  R13: Bộ phận thu ngân lập Báo cáo thống kê.(Theo quy trình 2.1.2.3)  R14: Bộ phận thu ngân gửi Báo cáo thống kê cho bộp phận quản lý (Theo quy trình 2.1.2.3)  R15: Bộ phận kho chuyển sách cho phận bán hàng theo Phiếu yêu cầu nhập thêm sách quầy (Theo quy trình 2.1.2.4)  R16: Nếu thấy hết sách kho, phận kho lập phiếu Phiếu nhập thêm sách vào kho (Theo quy trình 2.1.2.4)  R17: Bộ phận kho gửi Phiếu nhập thêm sách vào kho lên phận quản lý.(Theo quy trình 2.1.2.4)  R18: Bộ phận kho nhận sách từ Nhà Xuất Bản.(Theo quy trình 2.1.2.4)  R19: Bộ phận kho lập Phiếu xuất kho, gửi lên phận quản lý.(Theo quy trình 2.1.2.4)  R20: Bộ phận kho xuất sách với yêu cầu phiếu.(Theo quy trình 2.1.2.4)  R21: Bộ phận bán hàng tiếp nhận hóa đơn từ khách hàng khách hàng muốn đổi sản phẩm từ hiệu sách.(Theo quy trình 2.1.2.5)  R22: Bộ phận bán hàng lập Phiếu đổi trả cho khách hàng.(Theo quy trình 2.1.2.5)  R23: Bộ phận bán hàng kiểm tra sách, số lượng, thể loại quầy (Theo quy trình 2.1.2.6)  R24: Bộ phận bán hàng gửi Phiếu nhập thêm sách quầy cho phận quản lý.(Theo quy trình 2.1.2.6)  R25: Bộ phận quản lý phê duyệt phiếu.(Theo quy trình 2.1.2.6)  R26: Bộ phận kho tiếp nhận phiếu Phiếu nhập thêm sách quầy từ phận quản lý.(Theo quy trình 2.1.2.6)  R27: Bộ bận kho chuyển sách cho phận bán hàng.(Theo quy trình 2.1.2.6)  R28: Bộ phận quản lý cung cấp tài khoản cho nhân viên làm việc phận quản lý.(Theo quy trình 2.1.2.7)  R29: Bộ phận quản lý phê duyệt phiếu, báo cáo gửi lên trình quản lý hiệu sách.(Theo quy trình 2.1.2.7) 2.2.2 Yêu cầu phi chức Tính tin cậy  R30: Mỗi nhân viên có tài khoản truy cập vào hệ thống phận quản lý cung cấp  R31: Mọi thơng tin hệ thống hồn tồn xác, hóa đơn, phiếu, thơng tin sách cập nhập cách nhanh chóng, xác Tính hiệu  R32: Thời gian xử lý yêu cầu hệ thống không vượt 20s từ lúc nhân viên yêu cầu (còn phụ thuộc vào đường truyền mạng mức độ ổn định CPU) Tính hữu dụng  R33: Các thành phần giao diện phải đồng bộ, chức hệ thống dễ dàng sử dụng, dễ dàng cập nhạp thông tin  R34: Xuất phiếu, báo cáo  R35: Thống kê báo cáo doanh số hàng ngày, tuần, tháng Tính bảo mật  R36: Các thông tin cá nhân khách hàng nhân viên, phiếu, báo cáo doanh thu… hệ thống bảo vệ nghiêm ngặt, chống bị rị rỉ thơng tin bên ngồi  R37: Các tài khoản, mật nhân viên mã hóa trước đưa vào sở liệu hệ thống yêu cầu thay đổi theo định kì Tính tương thích  R38: Tương thích với hệ điều hành Windows phần lớn máy tính công ty sử dụng hệ điều hành Khả bảo trì  R39: Hệ thống đảm bảo nâng cấp, bảo trì có cố xảy Tính khả chuyển  R40: Dữ liệu hệ thống phải thiết kế chuyển đổi sang hệ thống khác gặp cố mà hệ thống có khả hoạt động bình thường Tính văn hóa  R41: Hệ thống nên thiết kế giao diện, sử dụng font chữ phù hợp với người dùng Tính pháp luật  R42: Các thơng tin sách hoàn toàn sách thật nhập từ Nhà Xuất Bản uy tín, khơng lậu, nhái 2.3 Mơ hình hóa kết khảo sát 2.3.1 Sơ đồ tổ chức Cơng ty có phận :  Bộ phận bán hàng  Bộ phận kho  Bộ phận thu ngân  Bộ phận quản lý hệ thống 2.3.2 Các tiến trình nghiệp vụ  Bài tốn có tiến trình nghiệp vụ  Quy trình nghiệp vụ tiếp nhận khách hàng  Quy trình nghiệp vụ bán hàng  Quy trình nghiệp vụ đổi trả hóa đơn  Quy trình nghiệp vụ quản lý thu ngân  Quy trình nghiệp vụ quản lý kho sách  Quy trình nghiệp vụ nhập thêm sách quầy  Quy trình nghiệp vụ quản lý hệ thống Kí hiệu sử dụng: : Bắt đầu : Kết thúc : Công việc : Điều kiện rẽ nhánh : Biểu mẫu kèm : Luồng cơng việc  Quy trình nghiệp vụ tiếp nhận khách hàng  Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng  Quy trình nghiệp vụ quản lý thu ngân ... quản lý, phần mềm hệ thống quản lý hiệu sách tạo với mục đích hỗ trợ quản lý theo dõi, giám sát, lưu trữ liệu cách xác Các phần mềm hệ thống xây dựng theo quy chuẩn định giúp cho người quản lý. .. sách đồng hiệu - Hệ thống có chức quản lý sách, thơng tin khách hàng, quản lý quy trình mua bán sách cửa hàng, trình nhập sách vào kho, giảm thiểu sai sót tối đa hệ thống, tăng lợi nhuận cho cửa... KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ XÁC ĐỊNH YÊU CẦU 2.1 Thông tin tổ chức 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.1.1 Giới thiệu hiệu sách Nhã Nam Hiệu sách Nhã Nam trực thuộc Cơng ty cổ phần Văn hóa Truyền thông Nhã Nam Tháng