Nhóm 8 Tiểu luận Viết văn bản thương mại docx BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH Nhóm 8 Môn học TRUYỀN THÔNG KINH DOANH Chủ đề Viết văn bản thương mại Họ tên Phạm Kiều Mỹ D[.]
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH Nhóm Mơn học: TRUYỀN THÔNG KINH DOANH Chủ đề: Viết văn thương mại Họ tên: Phạm Kiều Mỹ Duyên – 050609211878 Đoàn Thị Ngọc Hân - 050609211921 Ngụy Thị Xuân Quỳnh - 050609211236 Võ Phú Văn – 050609212322 Lục Bảo Hoàng – 050609211946 TP.HCM, ngày 27/3/2023 MỤC LỤC Quy trình viết thư tín kinh doanh ( Business Mail Writing): 1.1 Quy trình 5D: 1.2 Nguyên tắc viết Content ( Nguyên tắc 5C) 1.3 Chiến thuật GIRO Một vài ví dụ cách viết văn thư tín thương mại: 2.1 Viết văn thư tín chia buồn: 2.2 Viết văn thư tín chúc mừng: 2.3 Viết văn thư tín cảm ơn khách hàng: 2.4 Viết văn thư tín chào hàng 2.5 Viết văn thư tín hợp tác: 10 2.6 Lưu ý: 11 Cách tạo/ viết content trang mạng xã hội phổ biến: 11 3.1 Cách tạo content Instagram: 11 3.2 Cách viết content Facebook: 11 3.3 Cách xây dựng content Tiktok: 13 3.2.1 Các bước sáng tạo nội dung: 13 3.2.2 dạng content dễ ăn đề xuất nhất: 13 3.2.3 Những điều cần nắm xây dựng content Tiktok 13 3.4 Cách tạo content Youtube: 14 3.4.1 Làm để thu hút người dùng làm content Youtube: 14 3.4.2 Cách làm content Youtube nhất: 15 3.4.3 Một vài ý tưởng content Youtube thú vị thu hút người xem: 15 Tài liệu tham khảo: 17 NỘI DUNG: Quy trình viết thư tín kinh doanh ( Bussiness Mail Writing): 1.1 Quy trình 5D: Quy trình 5D: Bước 1: Xác định mục đích cách đạt mục đích (Determing the End(s) and the Means) Bước 2: Xác định người đọc bối cảnh có liên quan (Defining the Reader and the Situation) Bước 3: Viết phác thảo thư (Developing the Message) Bước 4: Kiểm tra, phát thiếu hụt, sai sót (Detecting Deficiencies) Bước 5: Phát hành thư (Distributing the Message) 1.2 Nguyên tắc viết Content ( Nguyên tắc 5C) Rõ ràng (Clear) Thông điệp phải rõ ràng để người nhận hiểu theo nghĩa Hồn chỉnh (Complete) Thơng điệp phải chứa đựng đầy đủ thơng tin cần thiết Trên sở q trình thơng tin rút ngắn, nhờ cắt giảm nhiều bước phản hồi khơng cần thiết, q trình nhận thức phối hợp hành động đạt hiệu cao Ngắn gọn, súc tích (Concise) Thơng điệp phải đầy đủ nội dung cần thiết, phải ngắn gọn, súc tích, tránh dài dịng, rườm rà, chứa đựng nội dung thừa, khơng cần thiết Chính xác (Correct) Điều quan trọng thông tin đưa phải xác Lịch (Courteous) Thơng điệp có nội dung tốt, hình thức thể phuơng pháp truyền đạt khơng tốt khơng mang lại kết mong muốn Vì vậy, để giao tiếp thành cơng bên cạnh việc chuẩn bị thơng tin rõ ràng, xác, đầy đủ, ngắn gọn cịn phải chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn thể tôn trọng đối tác 1.3 Chiến thuật GIRO GIRO bốn chữ tên chiến thuật thường sử dụng viết thư tín kinh doanh, là: Gaining attention: Tạo ý Increase desire: Tăng thêm mong muốn Reducing resistance: Giảm bớt khó khăn, trở ngại Orchestration action: Lên kế hoạch hành động Tạo ý: Tạo ý để người đọc quan tâm đoạn dẫn dắt họ đọc hết nội dung thư Có thể sử dụng nhiều cách khác để tạo ý: lời bình luận hấp dẫn, lời thắc mắc, câu danh ngôn, câu hỏi mở… Ở lời mở đầu đưa lí do, mục đích viết hay cách thuyết phục nhẹ nhàng để người đọc thuận theo ý mình. Tăng thêm mong muốn: sau gây ý người đọc, bước cần đưa lập luận, chứng để thuyết phục người đọc, nhấn mạnh vào quyền lợi họ để hướng họ vào vấn đề Như tạo thêm cho họ mong muốn hợp tác để thực lợi ích họ. Giảm bớt khó khăn: sau tạo mong muốn người nhận, người gửi nên tạo điều kiện để đôi bên thực lợi ích Một thủ thuật để giúp bạn viết thông điệp thành công bạn phải biết đặt vào vị trí đối tác, giúp họ giải khó khăn, trở ngại gặp phải thực mong muốn đó. Lên kế hoạch hành động: Sau đưa lập luận khéo léo phần trên, trước kết thúc thông điệp bạn lập kế hoạch làm việc cụ thể với đối tác thêm phần tin tưởng hướng họ tới hành động. Những điểm cần lưu ý sử dụng chiến thuật GIRO: Ln giữ chữ tín, giữ đạo đức, khơng hứa hảo, nói bừa Biết cách thu hút người đọc khơng phóng đại q mức, khơng nịnh hót, sáo rỗng, trơ trẽn Phải tự tin biết cách hành văn quyết, đầy sức thuyết phục không áp đặt dồn áp đối tác Chú ý ảnh hưởng văn hóa (văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức tính cách cá nhân) đến cách viết thư Một vài ví dụ cách viết văn thư tín thương mại: 2.1 Viết văn thư tín chia buồn: Viết thư chia buồn việc làm dễ dàng nhiên lại cần thiết quan trọng Thông thường thư chia buồn gửi tới họ hàng bạn bè thân thiết người mà bạn biết rõ họ người thân người quan trọng họ Bố cục thư chia buồn mẫu: Tiêu đề Dear xxxx, Đoạn văn Đoạn văn thứ hai đoạn văn bổ trợ Đoạn văn kết thúc Trân trọng, Họ tên người gửi Một số ví dụ phần nội dung Văn thư tín chia buồn: Đoạn văn mẫu đầu tiên: Tơi viết thư để bày tỏ cảm thông sâu sắc tơi đến bạn gia đình bạn Tôi buồn nghe _, anh ấy/cô người phụ nữ/đàn ông tuyệt vời Đoạn văn mẫu phần thân thư: Tôi lấy làm tiếc biết tin anh ấy/cô qua đời Tôi dành tôn trọng lớn cho nhớ lúc làm việc/hợp tác với anh ấy/cô Anh ấy/cô người tử tế với đồng nghiệp, Đoạn văn kết thúc mẫu: Xin vui lịng cho tơi biết liệu có điều tơi làm để giúp đỡ bạn thời gian khó khăn Tơi ln sẵn lịng có mặt bạn cần Hi vọng điều tốt đẹp đến với gia đình bạn 2.2 Viết văn thư tín chúc mừng: Mẫu chúc mừng tới đối tượng khách hàng chưa cụ thể: Subject: Chúc mừng bạn đến với trải nghiệm [tên sản phẩm/dịch vụ bạn] Kính gửi [tên khách hàng] Đây thư tín nhằm chúc mừng bạn thực hoạt động mua sắm thành công [tên sản phẩm/dịch vụ bạn] Chúng tơi vui mừng chào đón bạn vào cộng đồng Chúng hiểu trước bạn định mua sản phẩm/dịch vụ chúng tơi, bạn gặp khơng khó khăn Có vấn đề mà bạn gặp phải sống bận rộn, không đủ thời gian để chăm sóc thân gặp khó khăn việc tìm kiếm sản phẩm/dịch vụ phù hợp Nhưng bây giờ, bạn vượt qua thử thách vui mừng sở hữu sản phẩm/dịch vụ tốt Chúng hy vọng [tên sản phẩm/dịch vụ bạn] mang lại cho bạn nhiều trải nghiệm tuyệt vời giúp bạn giải nhu cầu Chúng tơi tự hào sản phẩm/dịch vụ chúng tơi giúp bạn giải vấn đề sống mang lại cho bạn trải nghiệm Nếu bạn có câu hỏi đóng góp nào, liên hệ với Một lần nữa, chúc mừng hy vọng hợp tác mang đến cho bạn lợi ích giá trị to lớn Trân trọng, [Tên sản sản phẩm/dịch vụ bạn] Mẫu chúc mừng tới đối tượng khách hàng sinh viên: Subject: Chúc mừng bạn trở thành khách hàng chúng tơi Kính gửi [tên khách hàng] Chúc mừng bạn trở thành khách hàng [tên sản phẩm/dịch vụ chúng tôi] Chúng vui mừng tự hào cung cấp cho bạn sản phẩm/dịch vụ tốt nhằm đáp ứng tốt nhu cầu bạn Chúng hiểu bạn sinh viên tìm kiếm tiện lợi mua sản phẩm/dịch vụ Trong q trình tìm kiếm, có lẽ bạn gặp nhiều khó khăn thử thách chi phí đắt đỏ, thời gian, khơng chắn chất lượng sản phẩm/dịch vụ, nơi phù hợp với nhu cầu bạn Nhưng bây giờ, bạn n tâm tìm thấy chúng tơi Chúng tơi hy vọng việc mua sắm cửa hàng giúp bạn giảm bớt nỗi lo giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc nỗ lực việc tìm kiếm sản phẩm/dịch vụ phù hợp Thơng qua sản phẩm/dịch vụ chúng tơi, bạn có trải nghiệm tốt Nếu bạn có câu hỏi đóng góp nào, liên hệ với Chúng sẵn sàng hỗ trợ bạn lúc Một lần nữa, chúc mừng hy vọng tiếp tục hợp tác bạn thời gian tới Trân trọng, [Tên sản sản phẩm/dịch vụ bạn] 2.3 Viết văn thư tín cảm ơn khách hàng: Cảm ơn khách hàng có phản hồi tốt công ty: Thân chào Jennifer, Cảm ơn bạn dành thời gian để chia sẻ phản hồi trải nghiệm bạn với sản phẩm chăm sóc da ABC Chúng tơi vui mừng giúp bạn có da khỏe mạnh, căng bóng mờ nếp nhăn Những phản hồi chia sẻ bạn động lực giúp hiểu thêm kỳ vọng bạn cách cải tiến sản phẩm tương lai trở nên tốt Bởi vậy, chúng tơi trân trọng đóng góp bạn cho cơng ty Xin chân thành cảm ơn dành thời gian cho chúng tơi Trân trọng Mẫu cảm ơn khách hàng có phản hồi khơng tốt công ty: Thân gửi Haley, Chúng vô cảm kích chia sẻ bạn Bộ sản phẩm chăm sóc da ABC chân thành xin lỗi sau biết bạn chưa hài lòng sản phẩm Chúng vô biết ơn bạn cách thiết kế bao bì sản phẩm chưa chắn Đây điều không mong muốn bạn trải qua ghi nhận phản hồi để cải tiến Bộ sản phẩm chăm sóc da ABC Một lần nữa, xin chân thành xin lỗi bạn thiếu sót Để bù đắp, chúng tơi kính gửi đến bạn Voucher ưu đãi đặc biệt ( thơng tin đính kèm bên dưới) Nếu bạn cần điều khác, liên lạc với phản hồi email cá nhân để giải kịp thời cho bạn Như nói trên, chúng tơi vơ cảm ơn bạn chia sẻ trải nghiệm sử dụng Bộ sản phẩm chăm sóc da ABC lần Khi bạn chia sẻ điều với chúng tôi, có hội cải tiến sản phẩm để trải nghiệm bạn khơng bị gián đoạn Nếu bạn cịn thắc mắc vấn đề gì, chia sẻ email cho Chúng chân thành cảm ơn bạn dành thời gian cho Trân trọng 2.4 Viết văn thư tín chào hàng Mẫu chào hàng với sản phẩm đồng hồ cơng ty Thân chào anh Bảo Hồng, Chúng tơi, đội ngũ Công ty ABC, vui gửi đến anh thư tín giới thiệu sản phẩm - Bộ sưu tập đồng hồ cao cấp Bộ sưu tập đồng hồ thiết kế đặc biệt làm từ chất liệu cao cấp, đảm bảo sang trọng đẳng cấp cho người sử dụng Chúng cung cấp loại đồng hồ khác nhau, bao gồm đồng hồ nam, đồng hồ nữ đồng hồ đơi Với hàng, cam kết cung cấp cho khách hàng lợi ích tuyệt vời, bao gồm độ xác cao, độ bền độ tin cậy Chúng cung cấp sách bảo hành hồn tiền trường hợp sản phẩm không đáp ứng yêu cầu khách hàng Để đáp ứng nhu cầu khách hàng, chúng tơi có chương trình khuyến đặc biệt, giảm giá 20% cho tất đơn hàng tuần Đừng bỏ lỡ hội để sở hữu đồng hồ chất lượng cao với mức giá hấp dẫn Chúng hy vọng anh tìm thấy sản phẩm mà u thích chúng tơi hợp tác anh tương lai gần Xin cảm ơn anh quan tâm đến sản phẩm Trân trọng, Cơng ty ABC 2.5 Viết văn thư tín hợp tác: Thân chào Văn, Tơi Hồng, đại diện cho công ty ABC Tôi vui hợp tác với Văn để phát triển kinh doanh Chúng quan tâm đến sản phẩm dịch vụ Văn muốn cung cấp cho khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt Chúng tơi hy vọng hợp tác chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, tài nguyên để đạt mục tiêu kinh doanh Chúng mong muốn tìm hiểu thêm sản phẩm dịch vụ Văn muốn thảo luận cách hợp tác Chúng tơi hy vọng hợp tác chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, tài nguyên để đạt mục tiêu kinh doanh Nếu Văn đồng ý, đặt họp gặp mặt để tiếp tục thảo luận kế hoạch hợp tác Vui lòng liên lạc với để đưa ý kiến đặt lịch hẹn Tôi mong đợi hợp tác với Trân trọng, Hoàng 10 2.6 Lưu ý: Các doanh nghiệp gửi văn thư tín thương mại nhằm mục đích marketing sản phẩm nên tối ưu hóa tiện lợi cho khách hàng, không bắt khách hàng phải kéo chuột xuống để xem nội dung/ thông tin sản phẩm Cách tạo/ viết content trang mạng xã hội phổ biến: 3.1 Cách tạo content Instagram: Có thể nói rằng, Instagram kênh marketing quan trọng hiệu Nền tảng tiềm cho tiếp thị nội dung quảng cáo, song song với hoạt động truyền thơng dịch vụ khách hàng Nó có khả thúc đẩy tương tác đem lợi tức đầu tư mức cho marketer, thương hiệu doanh nghiệp Để tạo ý, bạn cần có ảnh thật thu hút đủ để thể nội dung bạn muốn truyền tải Sau số mẹo giúp bạn tạo ảnh “níu chân” người dùng: Nghiên cứu mẫu Templates có sẵn để sử dụng, từ biến tấu cơng cụ thiết kế trực tuyến Sparkpost từ Adobe, Canva Venngage, hữu ích tạo hình ảnh hấp dẫn cho phương tiện truyền thông xã hội Trộn với định dạng khác nhau: Đây dạng video gift phổ biến IG, video 60 giây cách tuyệt vời để hiển thị sản phẩm bạn, đơn giản hướng dẫn mô tả ngắn Để tạo cho ảnh content hút hơn, mẹo thiết kế ấn phẩm content instagram bạn trông thật bắt mắt: Xác định điểm nhấn cách rõ ràng Tuân thủ quy tắc phần Đưa vào khoảng viền trắng Chú ý đến độ tương phản cân 3.2 Cách viết content Facebook: Bài đăng tương tác: 11 Đặt câu hỏi: Câu hỏi khởi đầu tốt cho trò chuyện tương tác Khi bạn đăng trạng trái Facebook, thay tạo dịng tiêu đề, đặt câu hỏi Hãy hỏi điều đáng ngờ, gây tranh cãi liên quan đến thật Như thu hút cảm xúc đối tượng mục tiêu Sử dụng hình ảnh trực quan kích thức ý: Khi bạn lướt Facebook trang Newsfeed, ấn tượng khiến bạn dừng mắt lại hình ảnh, hay cịn gọi nội dung trực quan kèm văn bản: Ảnh biểu cảm cảm xúc (thường chèn thêm văn bản) Ảnh Quote Ảnh chụp hình Infographics GIF Memes Video Mẹo thủ thuật bổ sung để cải thiện nội dung Facebook: Có chiến lược cụ thể trước bạn bắt đầu Tận dụng CTA (Kêu gọi hành động) Tối ưu hóa cho thiết bị di động Tiêu đề hấp dẫn 12 Ví dụ: Với sản phẩm giày dành cho nam giới Bên cạnh việc cung cấp thông tin giày bao gồm chất liệu, loại giày, mẫu thiết kế,…thì post cịn tổ chức mini game để thúc đẩy tương tác điều hướng Shopee Hoặc là, Tập trung đề cập đến nhu cầu vay tiền nhiều người Cách viết content facebook hiệu chắn nhận tương tác cao khách hàng 3.3 Cách xây dựng content Tiktok: Content TikTok – thứ mà thiếu sử dụng tảng tiktok này, phải để xây dựng lên Content TikTok thật hay thú vị câu hỏi nhiều người 3.2.1 Các bước sáng tạo nội dung: Giai đoạn 1: Chuẩn bị cho kịch Giai đoạn 2: Định hình rõ yếu tố kịch Giai đoạn 3: Các thiết bị phần mềm hỗ trợ 3.2.2 dạng content dễ ăn đề xuất nhất: Content Tiktok xây dựng theo dạng review Content Tiktok xây dựng theo dạng trending Content Tiktok xây dựng kiểu chuyên gia Content Tiktok xây dựng câu chuyện drama Content Tiktok xây dựng DIY (Do It Yourself) 3.2.3 Những điều cần nắm xây dựng content Tiktok Target Audience – Xác định tệp khách hàng mục tiêu cụ thể: Tệp khách hàng mục tiêu có vai trị giúp người dùng định hướng để xây dựng nội dung tốt Bắt “Trend” kịp thời, đúng, sáng tạo: Những trend có Tiktok hầu hết đội ngũ sáng tạo làm, nên chắn tiktok ưu cho lên xu hướng account sử dụng content Truyền thông đa kênh khác nhau: Ở nội dung sản xuất ra, tùy vào mức độ phù hợp mà bạn tiếp thị nhiều nơi, cho Youtube, Facebook Instagram Nơi xác định có khách hàng tiềm nơi cần có xuất nội dung bạn 13 Tiếp cận với người dùng cách thông minh: Nên sản xuất loại nội dung thật thông minh cách kết hợp tính giải trí cao đồng thời có tính giáo dục Chọn thời gian đăng: Có khoảng thời gian ngày mà bạn nên dùng để đăng lên để có nhiều lượt xem là: đến giò sáng, 12 đến 13 trưa đến tối ngày Cùng sử dụng Content Tiktok người dùng tạo: Điều giúp phản ánh sức nặng “content bạn quan hệ tốt bạn với khách hàng mình, mục đính cuối tang độ tin cậy profile bạn Cùng tạo thử thách để thu hút tương tác: Tạo vài thử thách đơn giản phải có hơng minh sáng tạo để giúp thu hút lực lượng tham gia đông đảo với lượng tương tác lớn “Bắt nhịp” kịp thời với tiktoker tiếng: Nắm bắt với Tiktoker tiếng khác, nên tạo series giúp thu hút người xem hơn, mà có tương đồng hai bên với 3.4 Cách tạo content Youtube: 3.4.1 Làm để thu hút người dùng làm content Youtube: Tạo thông điệp ý nghĩa cho nội dung video Youtube: Một số doanh nghiệp phát triển kênh Youtube họ vô hiệu việc làm content Youtube cách hiệu từ chủ đề Youtube hấp dẫn Ví dụ, gã khổng lồ lĩnh vực thời trang trang điểm Chanel Họ có 850.000 người đăng ký theo dõi kênh Đặc biệt, Chanel thường xuyên update xu hướng thời trang dòng sản phẩm Và chiến dịch quảng cáo thu hút 30 đến 450 nghìn lượt theo dõi Khơng cần phải có ngân sách lớn thành công: Mặc dù thương hiệu lớn thường có xu hướng đầu tư vào làm content Youtube cho video Nhưng thực tế khơng phải riêng ông lớn với ngân sách hàng triệu đô la thành công Theo Backinko – Brian Dean: Chỉ với tác động từ ý tưởng content Youtube tạo số tác động traffic trang web Vì vậy, với ngân 14 sách tương đối cho vài video chất lượng tốt, điều dẫn đến hàng trăm nghìn lượt xem traffic chất lượng cao Một video Youtube tốt video quảng cáo Người dùng truy cập Youtube để thỏa mãn truy vấn họ Có nghĩa họ xem video hướng dẫn để giải vấn đề cụ thể họ gặp phải Vậy nên, bạn hướng dẫn cho họ cách ứng biến với thử thách cách chủ động Nếu hướng giải vấn đề có liên quan đến doanh nghiệp kết hợp quảng bá sản phẩm/ dịch vụ phần video Tuy nhiên, đừng khiến video trở thành video quảng cáo lộ liễu Ví dụ, tiêu đề video nên “Cách làm X” thay “Tại bạn cần sản phẩm Y” 3.4.2 Cách làm content Youtube nhất: Xác định chủ đề: Hãy xác định kỹ chủ đề bạn theo đuổi, nội dung trở thành thương hiệu kênh bạn Có ý tưởng chủ đề bạn định hướng mục tiêu muốn đạt được, video hướng đến điều cách thức phát triển nội dung để đạt hiệu cao Lên kịch bản: Khi có chủ đề bạn cần lên kịch để hoàn thiện sản phẩm Để có sản phẩm hồn chỉnh bạn phải trả lời đượcc thơng tin, ý tưởng video bạn làm đề cập đến điều gì, để có sản phẩm cần thiết bị, đạo cụ gì, quay cảnh nào, đâu, xếp thời gian cho hợp lý Thực quay: Bước quay kịch trọng, phải biết bắt góc quay, góc cho hiệu cao mặt hình ảnh, âm thanh, ánh sáng Sản phẩm tốt sản phẩm trước tiên phải đẹp mặt hình ảnh, âm rõ ràng Chọn hình ảnh: Chọn góc cho hình ảnh rõ ràng, sắc nét để phải chỉnh sửa cho người xem cảm giác thoải mái Chọn âm thanh: Nếu khơng lồng tiếng/ thuyết minh cần đạo cụ thu âm tốt Nếu làm video lồng tiếng/ thuyết minh chọn giọng nói hay, truyền cảm, khơng nói tiếng địa phương, ghép âm với hình ảnh, tiếng cần khớp với hình Chỉnh sửa hoàn thiện video: Chọn phần mềm chỉnh sửa video có nhiều cơng vụ để dễ dàng chỉnh sửa video 15 3.4.3 Một vài ý tưởng content Youtube thú vị thu hút người xem: Video hướng dẫn “Làm để…” Video review/unboxing sản phẩm Vlogs – Bài blog dạng video Video giáo dục Video Parody HẾT 16 Tài liệu tham khảo: Silde giảng môn Truyền thông kinh doanh thầy Nguyễn Phúc Qúy Thạnh Bài viết “5 xu hướng Instagram Marketing bùng nổ vào năm 2019” trang levica.vn Bài viết “Cách tạo content Instagram chất lượng để thu hút người theo dõi” trang levica.vn Bài viết “Cách viết content Facebook hiệu 2023 thu hút “Triệu” khách hàng” trang marketingai.vn Bài viết “Content Tiktok – cách làm content Tiktok dễ ăn đề xuất” trang azgad.vn Bài viết “Cách làm content Youtube: 11 ý tưởng làm content Youtube thú vị” trang gtvseo.com 17