Tiểu luận kiểm soát rủi ro trong hoạt động của trung tâm phân phối Cửu long thuộc khu vực miền Nam của công ty P&G Việt nam

3 1.2 Vấn đề cần nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng các công cụ nhận dạng để phát hiện các rủi ro có thể xảy ra đối với trung tâm phân phối Cửu Long của công ty P&G thuộc Miền nam Việt Na

1

ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

- -BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ RỦI RO

ĐỀ TÀI:

KIỂM SOÁT RỦI RO TRONG HOẠT ĐỘNG

CỦA TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CỬU LONG THUỘC

Giáo viên hướng dẫn: Ths Trần Quang Trung

Nhóm sinh viên thực hiện:

1 Dương Kim Hà 1088210175

2 Nguyễn Duy Linh 1088210203

3 Ngô Minh Hiếu 1088210325

4 Lê Văn Dũng 1088210303

5 Châu Thế Vinh 1088210421

6 Đặng Đình Cường 1088210296

7 Ngô Duy Đông 1088210171

8 Nguyễn Công Danh 1088210016

9 Đinh Công Thanh 1088210097

Lớp: QTKD – GĐ.B111- VB2K11

TP Hồ Chí Minh tháng 12 năm 2009

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

1.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM PHÂN PHỐI CỬU LONG CỦA CÔNG TY P&G

TTPP Cửu Long (TTPP Miền Nam của công ty P&G) được khánh thành vào tháng 12-2008 Nằm tại kho ngoại quan của ICD Sóng Thần Bình Dương, TTPP nằm cách nhà máy sản xuất của P&G khoảng 2 km Với diện tích nhà kho là

14000 m2, TTPP này có thể chứa 12000 pallet thành phẩm

Nhiệm vụ chính của TTPP Cửu Long là nhận hàng từ nhà máy P&G ở Bình Dương cũng như từ các nước khác (Thailand, Singapore, Malaysia…) và phân phối đến các kênh siêu thị và các nhà phân phối trong phạm vi từ Huế trở vào Ngoài ra TTPP Cửu Long cũng là nơi cung cấp sản phẩm ra một TTPP khác của P&G nằm tại Bắc Ninh để phục vụ cho các khách hàng ngoài Bắc

Hiện tại, TTPP Cửu Long được vận hành bởi công ty Toll-SGN Logistics với khoảng 10 nhân viên P&G để quản lý hoạt động của kho TTPP vận hành 24 giờ một ngày, 7 ngày trong tuần

Các sản phẩm của P&G được trung tâm phân phối bao gồm:

• Chất giặt tẩy: Tide, Ariel

• Dầu gội: Rejoice, Pantene, Head & Shoulder

• Xà bông: Safeguard, Camay

• Nước xả vải: Downy

• Tả giấy, băng vệ sinh: Pampers, Whisper

• Chăm sóc da: Olay

• Các sản phẩm Gillette: Dao cạo râu, Kem cạo râu, Lăn khử mùi…

• Các sản phẩm Oral B: Bàn chải, Nước súc miệng…

• Pin: Duracell

• Thực phẩm: Pringles

3

1.2 Vấn đề cần nghiên cứu

Bài tiểu luận sử dụng các công cụ nhận dạng để phát hiện các rủi ro có thể xảy ra đối với trung tâm phân phối Cửu Long của công ty P&G thuộc Miền nam Việt Nam và đưa ra các biện pháp kiểm soát phù hợp sau khi phân tích đánh giá các rủi ro đó nhằm giảm thiểu những thiệt hại của doanh nghiệp trong trường hợp rủi ro xảy ra

1.3 Tính cần thiết của đề tài

Hiện tại giá trị hàng hóa trong kho vào khoảng 25 triệu USD Nếu có rủi ro xảy ra, ví dụ như hỏa hoạn chẳng hạn, thì tổn thất đối với công ty là rất lớn Ngoài ra, nếu kho ngừng hoạt động trong 1 ngày:

• Mất đơn hàng trị giá ~20 triệu VND

• Không nhập được hàng từ nhà máy sản xuất & hàng nhập khẩu, ảnh

hưởng đến kế hoạch sản xuất

• Phí charge cho container để chứa hàng: ~6 triệu VND

• Mất uy tín với khách hàng trong việc giao hàng đúng hẹn

Chính vì những thiệt hại to lớn như trên nên việc phân tích và đề ra các biện pháp phòng trừ rủi ro cho trung tâm phân phối Cửu Long là thật sự cần thiết

1.4 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của nghiên cứu này nhằm nhận dạng tất cả những rủi ro có thể có trong hoạt động của trung tâm phân phối Cửu Long

1.5 Phạm vi và giới hạn

Phạm vi nghiên cứu

Giới hạn của đề tài (Gioi han các Phuong phap thuc hien, chi uu tien dua ra cac bien phap kiem soat mot so cac rui ro dang ke sau khi danh gia,…)

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 KHÁI NIỆM RỦI RO – QUẢN TRỊ RỦI RO

2.1.1 Rủi ro

- Rủi ro là điều không lành, khống tốt, bất ngờ xảy đến (Từ điển Tiếng Việt – Trung tâm từ điển học Hà Nội, 1995)

- Rủi ro là sự bất trắc có thể đo lường được (Frank Kinight)

- Theo C Arthur William, Jr Michel và L.Smith đã viết “Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở những kết quả Rủi ro có thể xuất hiện trong hầu hết mọi hoạt động của con người Khi có rủi ro, người ta không thể dự đoán được chính xác kết quả Sự hiện diện của gây nên sự bất định Nguy cơ rủi ro phát sinh bất cứ khi nào một hành đồng dẫn đến khả năng được hoặc mất không thể đoán trước”

2.1.2 Quản trị rủi ro

- Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có

hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro (Kloman Haimes)

- Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện, liên tục và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro, đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công

2.2 PHÂN LOẠI RỦI RO

2.2.1 Theo phương pháp quản trị rủi ro truyền thống

5

- Rủi ro từ thảm họa: động đất, núi lửa, lũ lụt, hỏa hoạn, chiến tranh, khủng bố…

- Rủi ro tài chính: các khoản nợ xấu, tỷ giá hối đoái, giá cổ phiếu hay lãi suất biến động

- Rủi ro tác nghiệp: trang thiết bị, hệ thống máy tính hư hỏng, chuỗi cung ứng hay quy trình hoạt động có lỗi, bị gián đoạn

- Rủi ro chiến lược

2.2.2 Theo nguồn gốc rủi ro

- Rủi ro do môi trường thiên nhiên: động đất, núi lửa, bão, lủ lụt, sóng thần… Những rủi ro này thường dẫn đến những thiệt hại to lớn về người và của làm cho các doanh nghiệp bị tổn thất nặng nề

- Rủi ro do môi trường văn hóa: là những rủi ro do sự thiếu hiểu biết về phong tục, tập quán, tín ngưỡng lối sống, nghệ thuật, đạo đức của dân tộc khác, từ đó dẫn đến cách hành xử không phù hợp, gây ra những thiệt hại, mất mát, mất cơ hội kinh doanh

- Rủi ro do môi trường xã hội: sự thay đổi các chuẩn mực giá trị, hành vi của con người, cấu trúc xã hội, các định chế… là một nguồn rủi ro quan trọng Nếu không nắm được này sẽ có thể phải gánh chịu những thiệt hại nặng nề

- Rủi ro do môi trường chính trị: Môi trường chính trị có ảnh hưởng rất lớn đến bầu không khí kinh doanh Môi trường chính trị ổn định sẽ giảm thiểu rất nhiều rủi ro cho các daonh nghiệp Khi một chính thể mới ra đời có thể sẽ làm đảo lộn hoạt động của nhiều doanh nghiệp, tổ chức

- Rủi ro do môi trường luật pháp: luật pháp đảm bảo sự công bằng cho các doanh nghiệp, chống lại sự cạnh tranh không lành mạnh Nếu các chuẩn mực luật pháp không phù hợp với bước tiến của xã hội sẽ gây ra nhiều rủi ro

- Rủi ro do môi trường kinh tế: tốc độ phát triển kinh tế, khủng hoảng, suy thoái kinh tế, lạm phát… đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của các doanh nghiệp, gây ra những rủi ro, bất ổn

- Rủi ro do môi trường hoạt động của tổ chức: thiếu thông tin hoặc có những thông tin nhưng không chính xác dẫn đến bị lừa đảo; Máy móc thiết bị bị sự cố; Xảy ra tai nạn loa động; Hoạt động khuyến mãi, quảng cáo… bị sau sót

Chính sách tuyển dụng, đãi ngộ, sa thải nhân viên không phù hợp; Sản phẩm

bị thu hồi, xảy ra đình công, bãi công, nổi loạn…

- Rủi ro do nhận thức của con người:

2.2.3 Một số cách phân loại rủi ro khác

- Phân loại rủi ro do môi trường tác động: môi trường bên trong, môi trường bên ngoài

- Phân loại theo đối tượng rủi ro: tài sản, nhân lực, trách nhiệm pháp lý

- Phân loại theo các ngành lĩnh vực hoạt động

2.2.4 Kiểm soát rủi ro bằng FMEA

Về mặt định nghĩa người ta có thể hiểu phân tích tác động và hình thức sai lỗi như sau:

• Hình thức sai lỗi: có thể hiểu là cách mà sản phẩm hay quá trình không đáp ứng được các yêu cầu Thường được hiểu như là các khuyết tật

• Tác động sai lỗi: có thể hiểu là ảnh hưởng của các sai lỗi đến khách hàng nếu như nó không được ngăn ngừa hay khắc phục Khách hàng có thể là khách hàng nội bộ hay người sử dụng cuối cùng

• Nguyên nhân: có thể hiếu là nguồn gốc gây ra sai lỗi, thường là do các biến động tác động vào quá trình

* Các lợi ích của FMEA: FMEA giúp cho các nhà quản lý

• Xác định các hình thức sai lỗi tiềm tàng có thể xảy ra và mức độ tác động nghiêm trọng của các lỗi này

• Đánh giá một cách khách quan khả năng xuất hiện các sai lỗi

• Đánh giá khả năng phát hiện ra các sai lỗi

• Phân loại các lỗi sản phẩm hay quá trình tiềm tàng có thể xảy ra

• Tập trung vào loại trừ các nguyên nhân gây ra các lỗi trọng yếu

Đối với các nhà sản xuất, FMEA thực sự là một công cụ hữu hiệu để thiết kế

và cải tiến sản phẩm và quá trình FMEA giúp chúng ta giảm thời gian và chi phí thiết kế

Người ta phân ra hai ứng dụng FMEA cơ bản là:

7

• FMEA thiết kế: sử dụng trong phân tích các phần tử thiết kế Tại đây, người ta tập trung vào các tác động sai lỗi liên quan đến các chức năng của các phần tử trong thiết kế

• FMEA quá trình: được sử dụng để phân tích các chức năng của quá trình Tại đây người ta tập trung vào các sai lỗi gây ra các khuyết tật lên sản phẩm

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 NHẬN DẠNG RỦI RO

Để quản trị rủi ro trước hết phải nhận dạng được rủi ro Nhận dạng rủi ro là quá trình xác định liên tục và có hệ thống các rủi ro trong hoạt động kinh doanh của đơn vị Hoạt động nhận dạng rủi ro nhằm phát triển các thông tin về nguồn gốc rủi ro, các yếu tố mạo hiểm, hiểm họa, đối tượng rủi ro và và các loại tổn thất Nhận dạng rủi ro bao gồm các công việc theo dõi, xem xét, nghiên cứu môi trường hoạt động và toàn bộ hoạt động của tổ chức nhằm thống kê được tất cả các rủi ro , không chỉ những loại rủi ro đã và đang xảy ra, mà còn dự báo được những dạng rủi ro mới có thể xuất hiện đối với tổ chức, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp kiểm soát và tài trợ rủi ro thích hợp

3.1.1 Các phương pháp nhận dạng

Phần này sẽ bổ sung sau

3.1.2 Cách tiến hành

3.2 PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ RỦI RO

(Mô tả chi tiết các Phuong phap duoc lua chon cho bai tieu luan nay)

Ma trận đánh giá rủi ro:

Thường xuyên (5) Có thể (4)

Thỉnh thoảng (3)

Hiếm khi (2)

Rất khó xảy

ra (1)

Nghiêm trọng

Không đáng kể

3.3 MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT RỦI RO

3.3.1 Kiểm soát rủi ro bằng FMEA

Việc phân tích những phương thức xảy ra sai lỗi và ảnh hưởng của nó là một hình thức để xác định và phân loại theo thứ tự ưu tiên đối với các vấn đề tiềm tàng Bằng cách tiến hành các hoạt động dựa vào việc công cụ FMEA, một nhà quản lý, một đội cải tiến, hoặc người phụ trách quá trình có thể tập trung vào các

kế hoạch ngăn ngừa, giám sát và ứng phó, nơi có nhiều khả năng sự cố xảy ra Ý tưởng về FMEA xuất phát từ các ngành công nghiệp có nhiều khả năng rủi ro như ngành hàng không và quốc phòng

3.3.2 Xây dựng qui trình kiểm soát bằng FMEA

1 Xác định quá trình hoặc sản phẩm / dịch vụ

2 Liệt kê các vấn đề có thể nảy sinh (các phương thức xảy ra sai lỗi) Câu hỏi cơ bản là: “Cái gì có thể xãy ra?” Chúng ta cần liệt kê ra các loại sai lỗi, sự cố

có thể xảy ra trong quá khứ hoặc trong tương lai Chúng ta có thể được tập hợp thành nhóm bởi các bước quá trình hoặc thành phần của sản phẩm / dịch vụ

3 Đánh giá vấn đề theo tính nghiêm trọng, khả năng xảy ra và khả năng có thể xác định Sử dụng một thang điểm từ 1 – 10, hãy cho điểm từng yếu tố đối với mỗi vấn đề tiềm tàng Những vấn đề có tính nghiêm trọng hơn sẽ được đánh điểm

9

cao hơn Tiếp tục đánh giá lại, những yếu tố này có thể được đánh giá hoặc dựa trên dữ liệu lịch sử hoặc dựa trên dữ liệu kiểm tra

4 Tính toán “hệ số rủi ro theo thứ tự ưu tiên” hay còn được gọi là RPN ( Rick Priority Number) Hệ số này được tính dựa theo các hệ số sau:

• Mức độ nghiêm trọng ( Severity – viết tắt là SEV ): chỉ ra mức độ ảnh hưởng hay tác động của các sai lỗi đến khách hàng

• Khả năng xuất hiện ( Occurence – viết tắt là OCC ): chỉ ra khả năng xuất hiện các nguyên nhân gây ra sai lỗi

• Khả năng phát hiện ( Detection - viết tắt là DET ): chỉ ra khả năng hệ thống phát hiện ra nguyên nhân của sai lỗi nếu nó xãy ra

• Hệ số RPN = SEV*OCC*DET

• Hệ số này được dùng làm cơ sở tính toán để ưu tiên hoá các chỉ tiêu chất lượng cần bảo đảm

5 Xác định giải pháp giảm thiểu yếu tố rủi ro Chúng ta cần tập trung ưu tiên vào khắc phục những sự cố nghiêm trọng nhất theo thứ tự phân loại đã đề cập

ở trên Các giải pháp cần đi kèm với kế hoạch nguồn lực và phân công trách nhiệm thực hiện

3.3.3 Phân loại các cấp độ của hệ số SEV – Mức độ nghiêm trọng:

loại

Tiêu chí đánh giá (Dũng chỉnh sửa cho phù hợp với phần kết quả

nghiên cứu)

Chiếm hơn 10%

15%

giải quyết ngay Sản phẩm xuống cấp nhưng vẫn hoạt động được và an toàn

của sản phẩm bị suy giảm nghiêm trọng ( hơn 20% )

Rất lớn 8 Khách hàng tìm kiếm đối tác khác Sản phẩm không

đáp yêu cầu, không dùng được nhưng vẫn an toàn

phù hợp với luật định ( tiêu chuẩn kỹ thuật )

hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật ( >50% )

nghiên cứu giúp)

Khả năng

xuất hiện

loại

Khả năng sự cố xảy ra

2

< 1 trong 1.500.000

1 trong 150.000

4

1 trong 30.000

1 trong 4.500

tự ( 1 trong 7 )

5

6

1 trong 800

1 trong 150

đã từng đôi khi bị hỏng (1 trong 5)

7

8

1 trong 50

1 trong 15

thường xuyên bị hỏng (1 trong 3)

3.3.5 Phân loại khả năng phát hiện sai lỗi – hệ số DET

11

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4.1 NHẬN DẠNG RỦI RO

Bằng các công cụ nhận dạng sự phụ thuộc vào bên ngoài, PEST, Nếu-thì

và phân tích hiểm họa sơ cấp, nhóm nghiên cứu đã phát hiện ra các rủi ro của

Trung tâm phân phối Cửu Long theo bảng sau:

Phương pháp

nhận dạng rủi

ro

Rủi ro

Sự phụ thuộc

vào bên ngoài

1 Nhà cung cấp/ dịch vụ

1.1 Sự thiếu hụt của phương tiện vận tải (xe tải, xe lửa, tàu biển) 1.2 Sự hư hỏng của phương tiện vận tải (xe tải, xe lửa, tàu biển) 1.3 Thiếu sự sẵn có của nhà thầu (bảo trì xê nâng, rack) 1.4 Sự chậm trễ của nhà thầu (bảo trì xe nâng, rack)

2 IT/ Hệ thống liên lạc thông tin

2.1 Tắt nghẽn hệ thống liên lạc 2.2 Mất hệ thống dữ liệu 2.3 Sự cố về email server 2.4 Sự cố máy chủ nội bộ/ trung tâm dữ liệu 2.5 Lỗi phần mềm SAP

3 Quản lý tồn kho

3.1 Thiếu hàng cho trung tâm phân phối ở phía Bắc trong mùa mưa lũ

PEST

4 Dịch vụ công/ luật pháp

4.1 Mất điện đột xuất 4.2 Thiếu nước 4.3 Bất ổn dân sự/ chính trị 4.4 Nguy cơ gây ô nhiễm không khí 4.5 Tiếng ồn về đêm

4.6 Ùn tắt giao thông 4.7 Rò rỉ nguyên liệu độc hại

Nếu - thì

5 Con người

5.1 Đình công 5.2 Thiếu hụt nhân lực 5.3 Bệnh tật

Phân tích hiểm

họa sơ cấp

6 Tự nhiên

6.1 Cháy nổ 6.2 Lốc xoáy 6.3 Lũ lụt

6.4 Động đất

4.2 ĐÁNH GIÁ RỦI RO

Căn cứ vào khả năng xảy ra và mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro, nhóm nghiên cứu sử dụng ma trận đánh giá rủi ro trên, kết quả được cho ở bảng sau:

Phương pháp

Khả năng xảy ra

Mức độ nghiêm trọng

Đánh giá rủi ro

1 Nhà cung cấp/ dịch vụ

1.1 Sự thiếu hụt của phương tiện vận tải (xe tải, xe lửa, tàu biển) 3 4 4 1.2 Sự hư hỏng của phương tiện vận tải (xe tải, xe lửa, tàu biển) 3 3 3 1.3 Thiếu sự sẵn có của nhà thầu (bảo trì xê nâng, rack) 2 4 3 1.4 Sự chậm trễ của nhà thầu (bảo trì xe nâng, rack) 3 3 3

2 IT/ Hệ thống liên lạc thông tin

2.4 Sự cố máy chủ nội bộ/ trung tâm dữ liệu 2 4 3

3 Quản lý tồn kho

3.1 Thiếu hàng cho trung tâm phân phối ở phía Bắc trong mùa

4 Dịch vụ công/ luật pháp

5 Con người

Nếu - thì

PEST

Sự phụ thuộc vào

bên ngoài