Chương 8 quản lý dự án

I ÑAËC TÍNH CUÛA MOÄT DÖÏ AÙN CHƢƠNG 8 QUẢN LÝ DỰ ÁN Thời Lƣợng 5 Tiết MỤC TIÊU Chương này cung cấp cho sinh viên một số kiến thức cơ bản về quản lý dự án đặc điểm dự án, chức năng của quản lý dự án,[.]

CHƢƠNG 8: QUẢN LÝ DỰ ÁN Thời Lƣợng: Tiết MỤC TIÊU: Chương cung cấp cho sinh viên số kiến thức quản lý dự án: đặc điểm dự án, chức quản lý dự án, nhà quản dự án, số công cụ hoạch định lập tiến độ dự án việc phân bổ nguồn lực Sau học xong chương sinh viên cần nắm được: - Những đặc điểm dự án - Sự khác biệt dự án phòng ban chức - Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án - Các chức quản lý dự án - Vai trò nhà quản lý dự án - Cách xây dựng sơ đồ ngang theo phương thức triển khai sớm muộn - Cách xây dựng sơ đồ mạng dạng AOA AON - Xác định thông số sơ đồ mạng dạng AOA, công tác găng, thời gian dự trữ công tác - Sự khác biệt phương pháp CPM PERT - Ý nghĩa việc cân nguồn lực NỘI DUNG: I ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN 1.1 Khái niệm dự án 1.2 Sự khác biệt chương trình, dự án nhiệm vụ 1.3 Sự khác biệt dự án phòng ban chức 1.4 Các loại dự án II GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1 Quản lý dự án 2.2 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án 2.3 Những trở lực quản lý dự án 2.4 Các chức quản lý dự án III GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 3.1 Vai trò trách nhiệm nhà QLDA 3.2 Các kỹ phẩm chất PM IV CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 4.1 Biểu đồ mốc thời gian 4.2 Sơ đồ Gantt (sơ đồ ngang) 4.3 Sơ đồ mạng 4.3.1 Phương pháp CPM 4.3.2 Phương pháp PERT V PHÂN BỔ NGUỒN LỰC VI BÀI TẬP TÀI LIỆU THAM KHẢO Avraham Shtub, Jonathan F Barg, Shlomo Gloaberson Project Management – Engineering, Technology and Implementation Eric Verzuh (1999) The Fast Forward MBA in Project Management John Wily and Sons, Inc Đỗ Bá Khang Lecture Note: Project Management I ĐẶC TÍNH CỦA MỘT DỰ ÁN 1.1 Khái niệm dự án Có nhiều loại dự án khác thực tế Nhiều người cho việc xây dựng tháp Babel hay kim tự tháp Ai cập (Kim tự tháp Cheops có thời gian xây dựng 20 năm, cao 138 – 227 m, sử dụng tỷ m3 đá xây dựng) “dự án” (thời kỳ Cổ đại) Tuy nhiên nhà quản lý dự án đại cho dự án dự án Manhattan (thập niên 30 – 40), dự án nghiên cứu chế tạo bom nguyên tử Mỹ Tiếp theo có nhiều dự án lớn khác thực vào năm 1957 vệ tinh nhân tạo lồi người phóng lên quỹ đạo trái đất (do Liên xô cũ thực hiện), vào năm 1961 phi hành gia vũ trụ lồi người (Liên xơ cũ) bay vào vũ trụ, dự án Apollo (thập niên 60 – 70) Mỹ với mục tiêu phát triển kỹ thuật vũ trụ, chạy đua vũ trang với Liên xô cũ đề đưa người lên mặt trang đưa lại trái đất an toàn, nguồn lực để thực dự án bao gồm 20.000 tổ chức (viện nghiên cứu, trường đại học, phịng thí nghiệm, doanh nghiệp,…), 40.000 người tham gia dự án này,v.v Khi kỹ thuật quản lý dự án phát triển phần lớn từ quan quân sự, việc ứng dựng tổ chức dự án bắt đầu phổ biến rộng rãi Các công ty tư nhân nhận thấy tổ chức dự án hữu ích cho dự án nhỏ, việc xây dựng nhà kho hay hộ Các công ty sản xuất ôtô sử dụng tổ chức dự án để phát triển mẫu ơtơ Dự án ? Là q trình gồm cơng việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách Mỗi dự án gồm đặc điểm sau: a Mỗi dự án phải có mục tiêu rõ ràng Thơng thường người ta cố gắng lượng hố mục tiêu thành tiêu cụ thể Dự án chia thành nhiều nhiệm vụ nhỏ để thực nhiệm vụ phải phối hợp kiểm sốt thời gian, trình tự thực hiện, chi phí kết Hơn nữa, dự án phải phối hợp các dự án khác tổ chức Mỗi dự án trình tạo kết cụ thể Một dự án xem “quá trình” để tạo sản phẩm mới, nhà máy mới, hệ thống hay kết cụ thể khác Cả kết trình – dự án – địi hỏi việc quản lý hiệu Nếu có kết cuối mà kết khơng phải kết tiến trình kết khơng gọi dự án b Mỗi dự án có thời hạn định, nghĩa có thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc Dự án xem chuỗi hoạt động thời Tổ chức dự án mang tính chất tạm thời, tạo dựng lên thời hạn định để đạt mục tiêu đề ra, sau tổ chức giải tán hay thay đổi cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu Nghĩa dự án có chu kỳ hoạt động Một dự án thường trải qua nhiều giai đoạn khác nhau: + Khởi đầu dự án Quản lý Dự án + Triển khai dự án + Kết thúc dự án Cụ thể: Giai đoạn khởi đầu (Initiation phase) + Khái niệm (Conception): + Định nghĩa dự án ? (Definition) + Thiết kế (Design) + Thẩm định (Approach) + Lựa chọn (Selection) + Bắt đầu triển khai (Start-up) Triển khai (Implementation Phase) + Hoạch định (Planning) + Lập tiến độ (Scheduling) + Tổ chức công việc (Organizing) + Giám sát (Monitoring) + Kiểm soát (Controlling) Kết thúc (Termination phase) + Chuyển giao (Handover) + Đánh giá (Evaluation) Nhìn chung chu kỳ hoạt động dự án xảy theo tiến trình chậm - nhanh – chậm % hoàn thành dự án Chậm 100% Nhanh Chậm Thời gian Điểm bắt đầu Khởi đầu Triển khai Kết thúc Điểm kết thúc Hình 9.1: Chu kỳ hoạt động dự án Nỗ lực thực dự án giai đoạn khác Nỗ lực thể số lao động hay nguồn lực chi tiêu đơn vị thời gian (hay số lao động làm việc dự án) Nỗ lực thấp lúc bắt đầu, khái niệm dự án xây dựng việc lựa chọn dự án Khi hàng rào vượt qua, việc gia tăng hoạt động hoạch định thực công việc thực tế dự án tiến hành theo kế hoạch Nỗ lực tăng dần lên đến đỉnh sau bắt đầu giảm dần dự án gần giai đoạn kết thúc cuối dừng lại cơng việc đánh giá hồn thành dự án kết thúc Quản lý Dự án Mức nỗ lực DA (Level of Effort) Khái niệm Đỉnh (Peak) Lựa chọn HĐ, lập tiến độ, giám sát , kiểm soát Đánh giá Thời gian kết thúc Hình 9.2: Nỗ lực thực dự án theo thời gian Có dự án khơng tồn qua giai đoạn khái niệm định nghĩa Có dự án gần kết thúc chuyển sang dự án nên nỗ lực dự án giai đoạn cuối không không Tại giai đoạn bắt đầu dự án, người ta dự báo với độ chắn cao biết nhiều yếu tố tác động, cụ thể làm để đáp ứng mục tiêu chi phí, thời gian kết mong muốn Chẳng hạn số trường hợp dự án xây dựng quen thuộc, dự báo tương đối xác, khơng phải lúc Có nhiều không chắn khả đáp ứng mục tiêu dự án Hình vẽ thể khơng chắn nhìn thấy giai đoạn bắt đầu dự án Chi phí DA Thời gian Hình 9.3: Ƣớc tính chi phí dự án: việc ƣớc tính đƣợc thực giai đoạn bắt đầu dự án Từ hình vẽ 9.3 ta nhận thấy, giai đoạn khởi đầu chi phí thực thấp mức độ dao động (sự không chắn) tương đối thấp, sau chi phí tăng không chắn tăng theo Sự tăng chi phí do: + Việc rút ngắn tiến độ làm chi phí tăng lên nhiều + Theo thời gian tính chất bất định chi phí tăng dần lên Quản lý Dự án Hình 9.4 thể cách làm để giảm không chắn dự án tiến tới giai đoạn kết thúc Từ thời điểm bắt đầu dự án, t0, dải không chắn tăng lên rộng lúc cuối dự án Khi dự án triển khai, mức độ không chắn kết cuối giảm cách tăng số lần dự báo thời điểm t1 t2 Chi phí dự án Hình 9.4: Các ƣớc tính chi phí dự án: t0 t1 t2 Thời gian việc ƣớc tính đƣợc thực thời điểm t0, t1, t2 c Mỗi dự án sử dụng nguồn lực nguồn lực bị hạn chế Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách Thế giới dự án giới mâu thuẫn Bất kỳ dự án tồn giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts) Các dự án mâu thuẫn với phòng ban chức nguồn tài nguyên nhân Đáng nói mẫu thuẫn dự án tổ chức đa dự án Các thành viên tổ dự án thường xuyên tồn mâu thuẫn tài nguyên vai trò lãnh đạo để giải vấn đề dự án Bốn đối tác dự án (khách hàng, tổ chức mẹ, tổ dự án, công chúng) xác định thành công thất bại theo cách khác Khách hàng muốn thay đổi, tổ chức mẹ muốn lợi nhuận cố gắng giảm thay đổi Các cá nhân làm việc dự án thường đồng thời phải chịu trách nhiệm với “hai sếp”, mà “sếp” lại thường khác ưu tiên mục đích Nhà quản lý dự án khơng phải nơi người “nhút nhát” Tóm lại, mâu thuẫn xảy ra: + Giữa phận dự án + Giữa dự án tổ chức mẹ + Giữa dự án khách hàng d Mỗi dự án mang tính độc đáo (Unique) mục tiêu việc phương thức thực dự án Khơng có lặp lại hồn tồn dự án Quản lý Dự án 1.2 Sự khác biệt chƣơng trình, dự án nhiệm vụ Chƣơng trình (Program) kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án Đôi mặt thuật ngữ, chương trình dùng đồng nghĩa với dự án Dự án (Project) q trình gồm cơng việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách Nhiệm vụ (Task) nỗ lực ngắn hạn vài tuần vài tháng thực tổ chức đó, đồng thời tổ chức kết hợp với nhiệm vụ khác để thực dự án Hệ thống (System) Dự án Dự án Nhiệm vụ Nhiệm vụ Dự án i Nhiệm vụ i Dự án n (Project) Nhiệm vụ n (Task) Hình 9.5: Chƣơng trình, dự án nhiệm vụ 1.3 Sự khác biệt dự án phòng ban chức Dự án Phịng ban chức Có chu kỳ hoạt động rõ ràng Tồn lâu dài, từ năm sang năm khác Thời điểm bắt đầu kết thúc theo ngày Khơng có đặc điểm cụ thể liên quan lịch đến ngày lịch (ngoại trừ ngân sách tài hàng năm) Dự án kết thúc đột ngột Tồn liên tục khơng đạt mục tiêu Do tính độc đáo dự án, công việc Thực công việc chức không bị lặp lại biết Nỗ lực tổng hợp hoàn thành Công việc tối đa thực với ràng buộc thời gian nguồn ngân sách trần hàng năm (ceiling lực budget) Việc dự báo thời gian hoàn thành chi Tương đối đơn giản phí gặp khó khăn Liên quan đến nhiều kỹ Chỉ liên quan đến vài kỹ nguyên tắc nhiều tổ chức thay nguyên tắc tổ chức đổi theo giai đoạn dự án Tỷ lệ loại chi phí thay đổi liên tục Tương đối ổn định Bản chất động Bản chất ổn định Quản lý Dự án 1.4 Các loại dự án a Dự án hợp đồng (Contractual project): để đáp ứng cho khách hàng cụ thể hay tổ chức phủ, áp dụng lĩnh vực sản xuất sản phẩm dịch vụ b Dự án nghiên cứu phát triển (R & D Project): để phát triển sản phẩm hay thực sửa đổi lớn sản phẩm có với nỗ lực nghiên cứu xác định rõ c Dự án xây dựng (Contruction Project): gồm dự án xây dựng sở hạ tầng d Dự án hệ thống thông tin (Information System Project): tạo việc sử dụng đưa ràng buộc hệ thống thông tin chung thiết bị xử lý thông tin, nhân tài nguyên khác e Dự án đào tạo quản lý (Management & Trainning Project): nỗ lực để giảm chi phí chính, tái cấu trúc tổ chức, hợp nhất, thu nhận loại bỏ việc mở rộng thị trường chính; dự án đào tạo f Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project) g Dự án viện trợ phát triển / phúc lợi công cộng (Public/Welfare/Development Project): dự án tưới tiêu Ghi chú: cách phân loại tương đối khơng hồn tồn xác trường hợp II GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 2.1 Quản lý dự án (Project Management) Quản lý dự án trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) kiểm tra (Controlling) cơng việc nguồn lực để hồn thành mục tiêu định (đó đạt kết kỹ thuật, tài thời gian) 2.2 Các tiêu chuẩn đánh giá việc quản lý dự án Thành Yêu cầu thành Mục tiêu Chi phí Ngân sách cho phép Thời hạn quy định Thời gian Hình 9.6: Các mục tiêu dự án Các mục tiêu quản lý dự án trình bày hình vẽ với mục tiêu nằm trục Sự thể hàm ý có “hàm” liên kết chúng lại với Mặc dù “hàm” thay đổi theo dự án theo thời gian, quan tâm tới Quản lý Dự án mối quan hệ “cân đối” chúng suốt chương Các nhiệm vụ nhà quản lý dự án quản lý “cân đối” Một dự án thành cơng có đặc điểm sau : - Hồn thành thời hạn quy định (Within Time) - Hoàn thành chi phí cho phép (Within Cost) - Đạt thành mong muốn (Design Performance) - Sử dụng nguồn lực giao cách : + Hiệu (Effective) + Hữu hiệu (Efficiency) 2.3 Những trở lực quản lý dự án (Obstacles in Project Management) - Độ phức tạp dự án - Yêu cầu đặc biệt khách hàng - Cấu trúc lại tổ chức - Rủi ro dự án - Thay đổi công nghệ - Kế hoạch giá cố định 2.4 Các chức quản lý dự án a Chức hoạch định Chức hoạch định xác định cần phải làm? Cụ thể là: - Xác định mục tiêu - Định phương hướng chiến lược - Hình thành cơng cụ để đạt đến mục tiêu giới hạn nguồn lực phải phù hợp với môi trường hoạt động b Chức tổ chức Chức tổ chức định công việc tiến hành nào? Nghĩa phải thể cách thức huy động xếp nguồn lực cách hợp lý để thực kế hoạch Cụ thể là: - Làm việc gì? - Ai làm? - Phối hợp cơng việc sao? - Ai báo cáo cho ai? - Chỗ cần định? (Cụ thể hóa sơ đồ tổ chức) c Chức lãnh đạo Chức lãnh đạo thể việc: - Động viên, hướng dẫn phối hợp nhân viên - Chọn lựa kênh thông tin hiệu - Xử lý mâu thuẫn tổ chức Kết nhằm đạt mục tiêu đề tổ chức d Chức kiểm soát Nhằm đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch hướng đến mục tiêu Kiểm soát = Giám sát + So sánh + Sửa sai Quản lý Dự án III GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER - PM) Sự tồn tính khơng chắn kết hợp với kinh nghiệm hạn chế khó khăn tìm kiếm liệu làm cho việc quản lý dự án phải kết hợp nghệ thuật, khoa học tư logic Một nhà quản lý dự án giỏi phải quen thuộc với số lượng kỷ luật kỹ thuật Bề rộng kiến thức đặc biệt quan trọng hầu hết dự án liên quan đến khía cạnh tài chính, marketing, tổ chức mà kết hợp lại lệch hướng với kế hoạch tốt Vai trị nhà quản lý dự án bắt đầu thời điểm khác chu kỳ hoạt động dự án Có nhà quản lý dự án tham gia từ lúc bắt đầu, giúp lựa chọn dự án, hình thành tổ dự án, thương lượng hợp đồng Có người bắt đầu giai đoạn trễ yêu cầu điều hành kế hoạch mà họ không tham gia giai đoạn phát triển Mặc dù bắt đầu thời điểm khác nhà quản lý dự án phải giải vấn đề sau: tiến độ thực hiện, ngân sách, phân bổ nguồn tài nguyên, quản lý nguồn tài nguyên, mối quan hệ người thương lượng Vấn đề thiết yếu có lẽ phần cơng việc khó khăn nhà quản lý dự án ý tới tồn tranh mà không làm tổn hại đến chi tiết quan trọng Nhà quản lý dự án phải cân đối khía cạnh khác lần định 3.1 Vai trò trách nhiệm nhà QLDA (PM/s Role & Responsibility) Để hiểu rõ vai trị trách nhiệm mìnnh, nhà quản lý dự án phải thấy được: - - Vị trí nhà QLDA bối cảnh chung dự án (hình 9.7) Các mối tác động bên tham gia vào dự án: ban lãnh đạo tổ chức, nhà quản lý chức năng, tổ dự án, khách hàng, nhà thầu phụ, nhà tư vấn, quan quyền, tổ chức khác Những đóng góp đối tượng liên quan (hình 9.8) Parent Organization (Tổ chức Mẹ) Project Team (Tổ Dự án) Client/Beneficiary (Người hưởng thụ từ DA) Hình 9.7: Vị trí nhà quản lý dự án Từ hình 9.7, ta nhận thấy PM sống giới đầy mâu thuẫn: - Các dự án cạnh tranh nguồn lực - Mâu thuẫn thành viên dự án - Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu - Các nhà quản lý tổ chức “Mẹ” muốn giảm chi phí Quản lý Dự án