Microsoft Excel 2010. Tài liệu dành cho chương trình chứng chỉ B tin học

Microsoft Excel 2010 Tài liệu dành cho chương trình Chứng chỉ B Microsoft Word 2010, Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 2013 Thông tin chương trình và tuyển sinh www.TinHocB.com Tải tài liệu học tập www.TinHocB.com/TaiLieu Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 1 MỤC LỤC BÀI 1: CÁC HÀM CĂN BẢN 2 TỔNG QUAN 2 HÀM XỬ LÝ CHUỖI 2 HÀM XỬ LÝ NGÀY THÁNG 3 HÀM SỐ HỌC 4 HÀM THỐNG KÊ 5 HÀM LUẬN LÝ 6 HÀM DÒ TÌM 7 BÀI 2: CÔNG THỨC MẢNG TRONG EXCEL 9 KHÁI NIỆM 9 CÁC VÍ DỤ 9 BÀI 3: CƠ SỞ DỮ LIỆU 11 KHÁI NIỆM CƠ SỞ DỮ LIỆU 11 SẮP XẾP DỮ LIỆU 11 TRÍCH LỌC DỮ LIỆU 12 HÀM LIÊN QUAN CƠ SỞ DỮ LIỆU 14 KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬP 15 BÀI 4: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU 16 CÔNG CỤ SUBTOTAL 16 CÔNG CỤ CONSOLIDATE 17 CÔNG CỤ PIVOTTABLE 19 PHÂN TÍCH ĐỘ NHẠY (What-If Analysis) 20 Phân tích 1 chiều: Biến thay đổi theo hàng 20 Phân tích 1 chiều: Biến thay đổi theo cột 21 Phân tích 2 chiều: 1 biến thay đổi theo hàng và 1 biến thay đổi theo cột 22 BÀI 5: LÀM VIỆC VỚI MACRO 23 KHÁI NIỆM 23 TẠO MACRO 25 THỰC THI MACRO 26 GÁN MACRO CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG 26 XÓA MACRO 27 Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 2 BÀI 1: CÁC HÀM CĂN BẢN Ni dung:  Tng quan  Hàm x lý chui  Hàm x lý ngày tháng  Hàm s hc  Hàm thng kê  Hàm lun lý  Hàm dò tìm TỔNG QUAN Dng tng quát ca hàm: tên hàm(các tham s) Các tham s cách nhau bi du phy (có th i da các tham s bi ký hiu khác bng cách dùng lnh Start \ Control Panel \ Region and Language. Chn Additional i chn th Numbers, chn ký hiu trong hp List Separator) Tham s có th là công tha ch a ch vùng, hoc giá tr hng; tuy vy bao gi i tha mãn kiu ca tng tham s. Có tham s bt buc và có tham s tùy chn. Hàm luôn tr v mt giá tr. HÀM XỬ LÝ CHUỖI Tên hàm Cú pháp và công dụng LEFT LEFT(chui, [n]): tr v n ký t bên trái ca tham s chui. u ta b qua n thì mnh n=1. Ví dc kinh t Kt qu: Tin hc RIGHT RIGHT(chui, [n]): tr v n ký t bên phi ca tham s chui. u ta b qua n thì mnh n=1. Ví dc kinh t Kt qu: kinh t MID MID(chui, m, n): tr v n ký t k t ký t th m ca chui Ví dc kinh t Kt qu: hc TRIM TRIM(chui): tr v chut b nhng khong trng ca chui, i t ch cách nhau mt khong trng. Ví d: =TRIMc kinh t Kt qu: Tin hc kinh t LOWER LOWER(chui): tr v chui ch ng vi chu Ví dC KINH T Kt qu: tin hc kinh t UPPER UPPER(chui): tr v chui ch ng vi chu Ví dc kinh t Kt qu: TIN HC KINH T PROPER PROPER(chui): tr v mt chui mà ký t u ca mi t u là ch ng vi chu Ví dc kinh t Kt qu: Tin Hc Kinh T LEN LEN(chui): tr v chiu dài ca chu ký t k c khong trng trong chu Ví dc kinh t Kt: 15 Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 3 FIND FIND(chui_1, chui, [n]): tr v v trí xut hiu tiên ca chui_1 trong chui, bu tìm t v trí th n bên trái chui tr  (mnh n = 1). Có phân bit ch hoa ch ng Ví d: =FINDc kinh t Kt qu: 5 =FINDc kinh t Kt qu: #VALUE! SEARCH SEARCH(chui_1, chui, [n]): tr v v trí xut hiu tiên ca chui_1 trong chui, bu tìm t v trí th n bên trái chui tr  (mnh n = 1). Không phân bit ch hoa ch ng Ví d: = SEARCHc kinh t Kt qu: 5 = SEARCH c kinh t Kt qu: 5 REPLACE REPLACE(chui, i, n, chui_mi): thay th n ký t trong chui bt u t ký t th i bng chui_mi. Ví d:= REPLACEc kinh t Kt qu: Tin hc B SUBSTITUTE SUBSTITUTE(chui, chui_mi, [i]): thay chu i trong chui bng chui_mi, nu b  tt c chung chui_mi. Ví d: = SUBSTITUTEc kinh t )  Kt qu: Tin hc B TEXT TEXT(snh_d t kiu s v kiu chui vnh_dng (xem thêm phnh dng s) Ví d Kt qu: $2,000.00 VALUE VALUE(chui-s): tr v s ng vi chui-s  Ví d Kt qu: 45 HÀM XỬ LÝ NGÀY THÁNG Tên hàm Cú pháp và công dụng NOW NOW(): tr v ngày-tháng- hin hành mà  gi Ví d: =NOW()  Kt qu: 13/04/2013 19:20 TODAY TODAY(): tr v ngày-tháng- Ví d: =TODAY()  Kt qu: 13/04/2013 DATE  v ngày-tháng-ng. Ví d: =DATE(2013,04,30)  Kt qu: 30/04/2013 DAY DAY(ngày-tháng- v mt con s (1  31) ch  ng vi tham s ngày-tháng- Ví d Kt qu: 30 MONTH MONTH(ngày-tháng- v mt s (1  12) ch  ng vi tham s ngày-tháng- Ví d Kt qu: 4 YEAR YEAR(ngày-tháng- v mt con s (gm 4 ch s) ch  ng vi tham s ngày-tháng- Ví d Kt qu: 2013 Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 4 WEEKDAY WEEKDAY(ngày-tháng-u]): tr v s th t ) ca ngày-tháng-n. Các kiuthông dng:  1: hàm tr v 1 là ch nht  7 là th by (mnh)  2: hàm tr v 1 là th hai  7 là ch nht.  3: hàm tr v 0 là th hai  6 là ch nht. Ví d : = WEEKDAY Kt qu: 3 TIME TIME(gi, phút, giây): tr v thng vi 3 tham s: gi,  Ví d : = TIME(6,30,5)  Kt qu 6:30:05 HOUR HOUR(btgi): tr v mt s ch gi (0  ng vi btgi Ví d : = HOUR( Kt qu : 8 MINUTE MINUTE(btgi): tr v mt s ch phút (0  ng vi btgi Ví d: =MINUTE()  Kt qu : 30 SECOND SECOND(btgi): tr v mt s ch giây (0  ng vi btgi Ví d : =SECOND()  Kt qu : 15 HÀM SỐ HỌC Tên hàm Cú pháp và công dụng ABS ABS(x): tr v giá tr tuyi (ABSolute) ca biu-thc-s x Ví d: =ABS(3-5)  Kt qu: 2 INT INT(x): tr v s nguyên (INTeger) ln nht còn nh c bng x Ví d: =INT(9/2)  Kt qu: 4 MOD MOD(x, y): tr v s a phép chia nguyên x cho y theo qui tc sau: MOD(x, y) = x - y* INT(x/y) Ví d: =MOD(9,2)  Kt qu: 1 ROUND ROUND(x, n): làm tròn s x tùy theo n; vi n > 0: làm tròn vi n v trí th, n = -n hàng chc, n = - Ví d: =ROUND(1.23456,2)  Kt qu : 1.23 PRODUCT  v tích các s  SUM  v tng các s  SUMIF u-kin, vùng2): tr v t ng theo th t vi các ô trong vùng1 thu-kin. Nu b qua tham s . Ví d : Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 5 SUMIFS SUMIFS(vùng-tính-tng, vùng-cha-u-kin-u-kin-1, [vùng- cha-u-kin-u-kin- : tr v tng các ô trong vùng-tính- tng ng vi th t các ô trong vùng-cha-u-kin-1 thu-kin- 1 và các ô trong vùng-cha-u-kin-2 tha u-kin-2 Ví d : SUMPRODUCT  v tng c  Ví d : RAND RAND(): tr v 1 s ngu nhin trong khong t n 1 RANDBETWEEN RANDBETWEEN(s_nh, s_ln): tr v mt s ngu nhiên trong khong t s_nh n s_ln HÀM THỐNG KÊ Tên hàm Cú pháp và công dụng MIN MIN(danh-sách) : tr v giá tr nh nht ca các s trong danh-sách Ví d: = MIN(6,4,2,8)  Kt qu: 2 MAX MAX(danh-sách) : tr v giá tr ln nht ca các s trong danh-sách Ví d: = MAX(6,4,2,8)  Kt qu: 8 AVERAGE AVERAGE(danh-sách) : tr v giá tr trung bình ca các s trong danh- sách Ví d: = AVERAGE (6,4,2,8)  Kt qu: 5.75 Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 6 AVERAGEIF u_kin[, vùng_2]): tr v giá tr trung bình ca các ng theo th t vi các ô trong vùng1 tha u-kin. Nu b qua tham s  Ví d: COUNT COUNT(danh-sách) : tr v s ng các ô có kiu s trong danh-sách Ví d Kt qu: 3 COUNTA COUNTA(danh-sách) : tr v s ng các ô có ni dung khác rng trong danh-sách Ví d Kt qu: 4 COUNTIF u-kin) : tr v s ng các ô trong vùng tha u-kin Ví d: RANK RANK(ô, vùng, kiu) : tr v th t xp hng ca ô trong vùng; kiu = 1: xp hn, kiu = 0 hoc l p hng gim dn Ví d: HÀM LUẬN LÝ Tên hàm Cú pháp và công dụng IF IF(btLogic1, bt1, bt2): Nu btLogic có giá tr TRUE thì tr v bt1, c li btLogic có giá tr FALSE thì tr v bt2 Ví d : =IF(1>2,1,2)  Kt qu: 2 AND  v TRUE nu tt c u có giá tr TRUE, tr v FALSE nu có ít nht mt btLogic có giá tr FALSE Ví d: =AND(1>2,2<3)  Kt qu : FALSE Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 7 OR : tr v FALSE nu tt c u có giá tr FALSE, tr v TRUE nu có ít nht mt btLogic có giá tr TRUE Ví d : =OR(1>2,2<3)  Kt qu : TRUE NOT NOT(btLogic): tr v giá tr ph nh ca btLogic Ví d: =NOT(AND(1>2,2<3))  Kt qu: TRUE HÀM DÒ TÌM Tên hàm Cú pháp và công dụng VLOOKUP VLOOKUP(giá-tr-dò, bng-dò, ct, kiu-dò): dùng giá-tr- dò tìm trên cu tiên ca bng-dò (Không tìm thy tr v #N/A) ng hp:  Kiu dò là False   Kiu dò là True, hoc 1, hoc l p x. Excel n mt giá tr ln nht còn nh ng giá-tr-dò. Ct u tiên ca bng-c sp xn. Ví d : HLOOKUP HLOOKUP(giá-tr-dò, bng-dò, dòng, kiu-dò): dùng giá-tr- dò u tiên ca bng-dò (Không tìm thy tr v #N/A) ng hp:  Kiu-dò là False hay 0: dò tìm chính xác.  Kiu-dò là True, hoc 1, hoc l p x. Excel n mt giá tr ln nht còn nh ng giá-tr-dò. u tiên ca bng-c sn. MATCH MATCH(giá-tr-dò, bng-dò, kiu-dò): Tr v th t v trí ca giá-tr-dò trong bng-dò (ch là 1 dòng hoc 1 ct).  Kiu-dò là 0 (dò chính xác và bng-dò không cn sp xp)  Kiu-dò là 1 hoc l n giá tr ln nht còn nh ng giá-tr-dò và bng-dò phc sp xn)  Kiu-dò là -n giá tr nh nht còn l bng giá-tr-dò và bng-dò phc sp xp gim dn). Ví d : Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 8 CHOOSE CHOOSE(th-t, giá tr 1, giá tr 2, ): tr v mt giá tr trong mt danh sách các giá tr; giá tr ng vi th-t ch ra. Nu th-t nh c l giá tr trong danh sách thì CHOOSE tr v #VALUE! Ví d : INDEX INDEX(bng-dò, dòng, ct): tr v giá tr trong bng-ng vi t dòng, ct. Ví d : Giáo trình Tin học B – Phần Microsoft Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 9 BÀI 2: CÔNG THỨC MẢNG TRONG EXCEL Ni dung:  Khái nim mng  Các ví d minh ha KHÁI NIỆM Trong Excel, mt chiu hou.  t chiu thì có th hit vùng (range) s liu trên bng tính mà vùng này s có mm ngang) hoc mt cm dc)  Mu có th hit vùng s liu trên bng tính (có dng hình ch nht) bao gm nhiu dòng và nhiu ct.  Công thc mng không c các s liu trong quá trình tính toán trong các ô (cell), mà Excel s x lý các mng s liu này trong b nh c mng s ly kt qu tính toán tr v trên bng tính.  Mt công thc mng có th tr v kt qu là nhiu ô (range) hay ch mt ô.  Công thc mng có th tr v kt qu cho mt ô hoc nhiu ô, khi mun mt công thc mng tr v kt qu cho nhiu ô thì phi chi mi nhp công th nhn CTRL+SHIFT+ENTER  Ký hiu sau khi nhn CTRL + SHIFT + ENTER {=SUM(B2:B5*C2:C5)}  Mng hai chiu là mt hình ch nht bao gm nhiu hàng và nhiu c  mng mt chiu, ta s dng các du ph n t trong cùng mt hàng và du chm ph n t trong cùng mt ct.   o m bo s chính xác v kt qu ng hp vô tình sao chép sai công thc do cha ch tham chiu) o Dùng công thc mc vic v i công thc trong m    a vùng công thc mng. Vì công thc mng không cho phép xoá, sa cha mt ô trong vùng công thc mng. o   CÁC VÍ DỤ  Ví d 1: [...]... TÂM TIN HỌC KINH TẾ 19 Giáo trình < /b> Tin học B – Phần Microsoft < /b> Excel < /b> 2010 nâng cao CÔNG CỤ PIVOTTABLE PivotTable, còn gọi là b ng dữ liệu < /b> tổng hợp, là một b ng tính được tạo ra từ một cơ sở dữ liệu < /b> của Excel < /b> hay từ nguồn dữ liệu < /b> b n ngoài Giả sử có b ng dữ liệu < /b> b n hàng như sau: Ta muốn tổng hợp tổng số tiền mà mỗi nhân viên đã thực hiện được theo từng khu vực Cách thực hiện:  Chọn lệnh Insert \ Tables... invalid data is entered để thông b o xuất hiện nếu nhập sai TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 16 Giáo trình < /b> Tin học B – Phần Microsoft < /b> Excel < /b> 2010 nâng cao B I 4: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU Nội dung:  Công cụ Subtotal  Công cụ Consolidate  Công cụ Pivot Table  Phân tích độ nhạy (What-If) CÔNG CỤ SUBTOTAL Chức năng Subtotal cho < /b> phép tổng hợp từng nhóm dữ liệu < /b> của các cột kiểu số trong cơ sở dữ liệu,< /b> chẳng hạn như tìm tổng,... Chọn lệnh Insert \ Tables \ PivotTable \ PivotTable  Xuất hiện hộp thoại Create PivotTable, chọn dữ liệu < /b> mà b n muốn phân tích và chọn nơi đặt kết quả TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 20 Giáo trình < /b> Tin học B – Phần Microsoft < /b> Excel < /b> 2010 nâng cao   Nhấp nút OK, xuất hiện hộp thoại PivotTable Field List B n chọn tên trường, rồi kéo thả vào vùng b n dưới: o Vùng Column Labels: mỗi giá trị đại diện của một... vùng B2 :B9 chia cho < /b> 2, nếu được dư là 1 thì trả về 1, nếu như khác 1 thì trả về 0 Vậy kết quả của IF lúc này là một mảng gồm các giá trị 1 và 0 tương ứng Tổng của các giá trị này (hàm SUM b n ngoài) sẽ là số số lẻ trong dãy Ví dụ 2: o o o o  TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 11 Giáo trình < /b> Tin học B – Phần Microsoft < /b> Excel < /b> 2010 nâng cao B I 3: CƠ SỞ DỮ LIỆU Nội dung:  Khái niệm cơ sở dữ liệu < /b>  Sắp xếp dữ liệu.< /b> .. Consolidate cho < /b> phép hợp nhất dữ liệu < /b> từ nhiều vùng dữ liệu < /b> nguồn (Sources) và hiển thị kết quả trong vùng dữ liệu < /b> đích (Destination) Giả sử công ty xăng dầu ABC có 3 cửa hàng, mỗi cửa hàng có một b ng b o cáo doanh thu 6 tháng đầu năm 2012 Công ty có nhu cầu tổng hợp các b o cáo của 3 cửa hàng thành một b o cáo doanh thu 6 tháng đầu năm 2012 của công ty TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 18 Giáo trình < /b> Tin học B –... tham chiếu kết quả vào ô lợi nhuận (C7 = B3 ) Chọn vùng B7 :C11 Ra lệnh Data \ Data Tools \ What-If Analysis \ Data Table Cho < /b> Column input cell tham chiếu đến ô B2 vì biến thay đổi theo cột là Chi phí Nhấn OK để xem kết quả TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 22 Giáo trình < /b> Tin học B – Phần Microsoft < /b> Excel < /b> 2010 nâng cao Phân tích 2 chiều: 1 biến thay đổi theo hàng và 1 biến thay đổi theo cột Ví dụ: Doanh thu thay... dưới / trên mỗi nhóm Ngoài Excel < /b> tự dộng thêm vào một kết quả tổng hợp Grand … cho < /b> cả cơ sở dữ liệu,< /b> Nút Remove All: để gỡ b tất cà các kết TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 17 Giáo trình < /b> Tin học B – Phần Microsoft < /b> Excel < /b> 2010 nâng cao quả tổng hợp hiện thời B n trái b ng tính, có nút dấu – hay dấu +, nhấp vào nút đó thì dấu – trở thành dấu + và ngược lại, dấu – để xem chi tiết, dấu + chỉ < /b> xem kết quả tổng hợp... động hóa một quá trình,< /b> ta cần thực hiện các công việc đó, dùng macro ghi lại và khi cần thực hiện quá trình < /b> đố tự động, ta cho < /b> chạy macro Để làm việc với Macro, b n cần thực hiện một số tùy chọn sau:  Hiển thị thẻ Developer:  Thiết lập thông số cho < /b> phép Macro hoạt động trong Excel < /b> 2010 TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 24 Giáo trình < /b> Tin học B – Phần Microsoft < /b> Excel < /b> 2010 nâng cao Ví dụ: B n cần thiết kế... TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 25 Giáo trình < /b> Tin học B – Phần Microsoft < /b> Excel < /b> 2010 nâng cao Chuẩn b dữ liệu:< /b> - Lập b ng dữ liệu < /b> gốc (B ng tính lương) có thể cùng hoặc khác với sheet Tìm kiếm - Lập vùng điều kiện lọc (vùng để nhập vào các tiêu chí tìm kiếm) - Lập vùng kết quả phía dưới (Nhập tên trường thông tin cần hiển thị trong kết quả) TẠO MACRO  Vào Developer \ Code \ Record macro  Đặt tên cho < /b> Macro,... thực thi, nhấn Run GÁN MACRO CHO < /b> CÁC ĐỐI TƯỢNG Thực hiện gán Macro cho < /b> nút nhấn:  Chèn nút nhấn vào b ng tính b ng lệnh Developer \ Controls \ Form Controls \ Button  Trỏ phải vào nút nhấn, chọn Assign macro TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 27 Giáo trình < /b> Tin học B – Phần Microsoft < /b> Excel < /b> 2010 nâng cao  Chọn tên Macro, nhấn OK Lưu ý: B n có thể thực hiện việc gán Macro tương tự cho < /b> các đối tượng đồ họa (như