Microsoft Word 2010. Tài liệu dành cho chương trình chứng chỉ B tin học

Microsoft Word 2010 Giáo trình dành cho chương trình chứng B phần Microsoft Word- Excel 2010 nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC KINH TẾ 2013 MỤC LỤC BAI 1: SỬ DỤNG STYLE TANG HIỆU QUẢ DỊNH DẠNG STYLE Áp dụng style cho đoạn Thay đổi định dạng style (có tác dụng tồn văn bản) Lưu đoạn văn mẫu thành style SỬ DỤNG MULTILEVELS LIST CHO VĂN BẢN TẠO MỤC LỤC NỘI DUNG CHO VĂN BẢN TẠO MỤC LỤC HÌNH, BẢNG, BIỂU CHO VĂN BẢN BÀI 2: TẠO KHỐI VĂN BẢN KHỐI VĂN BẢN (BLOCK) TẠO SECTION TẠO TRANG BÌA CHÈN HEADER, FOOTER, PAGE NUMBER THEMES (CHỦ ĐỀ) BÀI 3: REVIEW KIỂM TRA LỖI CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP (SPELLING AND GRAMMAR) TRACK CHANGES SO SÁNH VĂN BẢN 10 BÀI 4: TẠO FORM 11 HIỂN THỊ THẺ DEVELOPER 12 CÁC ĐỐI TƢỢNG CONTROL: 12 CHẾ ĐỘ HẠN CHẾ CHỈNH SỬA NỘI DUNG VĂN BẢN 13 BAI 5: MAILINGS 13 CƠ CHẾ MAIL MERGE 13 TRƢỜNG HỢP DATA SOURCE LA FILE EXCEL : 14 Trung tâm tin học Kinh Tế Bài 1: Sử dụng Style tăng hiệu định dạng Bài 1: Sử dụng Style tăng hiệu định dạng Nội dung: - Sử dụng style (định dạng mẫu đoạn văn) Sử dụng multilevel list với style heading Tạo mục lục nội dung hình tự động Style Áp dụng style cho đoạn (đối với tiêu đề văn nên áp dụng style có sẵn word: heading1,…, heading9) - Thẻ home - Chọn style sẵn có từ danh sách Thay đổi định dạng style (có tác dụng tồn văn bản) - Style set: thay đổi theo mẫu Colors: chọn màu theo mẫu Font: chọn font Paragraph spacing: chọn khoản cách đoạn Lƣu ý: lƣu thay đổi lại thành mẫu để sử dụng lại cách chọn mục chọn Save as quick…) Lưu đoạn văn mẫu thành style - Đánh dấu chọn đoạn văn mẫu - Chọn Save selection as a new quick style Nhập tên style hộp thoại Trung tâm tin học Kinh Tế Bài 1: Sử dụng Style tăng hiệu định dạng Sử dụng multilevels list cho văn - Áp dụng style heading theo cấp cho đề mục Chọn thẻ Home/ Multilevel list chọn dạng dƣới Tạo mục lục nội dung cho văn - Áp dụng style heading cho đề mục theo phân cấp Chọn thẻ References \ Table of contents Chọn mẫu mục lục sẵn có chọn Insert table of contents, xuất hộp thoại sau điều chỉnh phần hộp thoại Trung tâm tin học Kinh Tế Bài 1: Sử dụng Style tăng hiệu định dạng Lƣu ý: trƣờng hợp muốn tạo mục lục theo style tự tạo ta chọn Options… hộp thoại xuất hộp thoại sau: - Chọn tên style cần đƣa vào mục lục hộp thoại đánh số TOC level cho Lƣu ý style khơng đƣa vào mục lục phải xóa TOC level Mục lục khơng tự thay đổi ta thay đổi nội dung văn muốn cập nhật lại ta chọn mục Update Table Trung tâm tin học Kinh Tế Bài 2: Tạo khối văn Tạo mục lục hình, bảng, biểu cho văn Ta tạo style riêng cho ghi hình, bảng biểu sau thực nhƣ tạo mục lục nội dung, sử dụng công cụ Insert Table of Figures nhƣ sau: - Chọn hình cần đƣa vào mục lục Chọn References \ Insert Caption  - Chọn New label để nhập nhãn cho hình (vd: hình, biểu đồ, bảng,…) Lƣu ý không nhập số thứ tƣ cho hình, Số thứ tự hình tự động tăng dần Đƣa nháy vị trí cần chèn mục lục hình chọn Insert Table of Figures Bài 2: Tạo khối văn Nội dung: - Khối văn Section Tạo trang bìa – Cover page Chèn Header, Footer, Page Number Áp dụng Themes Khối văn (block) Trong văn lớn, ta phải ý đến tính thống định dạng, ví dụ: trang bìa (cover page), textbox, header footer– gọi khối văn - sử dụng định dạng mẫu ta nên chọn tên Tạo section Section: phần văn Mỗi phần khác định đƣợc kiểu đinh dạng khác nhau, ví dụ: đánh số trang hay tạo header footer Cách thực hiện: Trung tâm tin học Kinh Tế Bài 2: Tạo khối văn - Đƣa nháy vị trí cần chèn ngắt phần Page Layout \ Breaks \ Section break Tạo trang bìa - Chọn thẻ Insert \ Pages\ Cover Page \ Chọn mẫu sẵn có Chèn Header, Footer, Page Number - Chọn thẻ Insert \ Header & Footer - Lƣu ý : o Muốn tạo header hay footer theo tiêu đề văn dựa style heading ta chọn header footer có dạng Trung tâm tin học Kinh Tế Bài 3: Review o - Muốn lƣu header & Footer vừa tạo thành mẫu để sử dụng lại : Insert\ Header \ Save Selection to Header gallery Different First Page : tạo Header & Footer khác biệt trang đầu trang khác Different Odd & Even Pages: khác biệt trang chẵn trang lẻ Link to Previous: lien kết với phần Bỏ chọn muốn tạo header & footer khác biệt với phần Themes (chủ đề) Bài 3: Review Nội dung: - Kiểm tra lỗi tả ngữ pháp (Spelling and Grammar) Tìm nội dung nguồn (từ điển) dịch (Research) Gợi ý từ đồng nghĩa (Thesaurus) Chế độ nhiều ngƣời thao tác với văn (Track Changes) So sánh văn (Compare) Trung tâm tin học Kinh Tế Bài 3: Review Kiểm tra lỗi tả ngữ pháp (Spelling and Grammar) Track Changes Sử dụng trƣờng hợp muốn thể thay đổi văn chỉnh sửa - Review \ Tracking \ Track Changes \ Change Tracking Options: điều chỉnh hiển thị thay đổi văn Trung tâm tin học Kinh Tế Bài 3: Review Chế độ xem: Trung tâm tin học Kinh Tế Bài 3: Review Chấp nhận – bỏ việc thay đổi So sánh văn - Review \ Compare Trung tâm tin học Kinh Tế 10 Bài 4: Tạo Form - Lựa chọn văn cần so sánh Bài 4: Tạo Form Nội dung: - Hiển thị thẻ Developer Sử dụng đối tƣợng Control Thiết lập chế độ hạn chế chỉnh sửa nội dung văn – Protect Trung tâm tin học Kinh Tế 11 Bài 4: Tạo Form Hiển thị thẻ Developer Các đối tượng control: Trung tâm tin học Kinh Tế 12 Bài 5: Mailings Chế độ hạn chế chỉnh sửa nội dung văn Bài 5: Mailings Nội dung: - Cơ chế Mail Merge Cơ chế Mail Merge Tạo văn hàng loạt theo mẫu (ví dụ : thƣ mời, nhãn, giấy báo thi,…) - - - Để thực chế Mail Merge ta phải có file : o Main document : file mẫu o Data source : file nguồn liệu, file word, excel, access Chọn Select Recipients \ Use Existing List…: chọn file Data source Đƣa trỏ vị trí cần chèn liệu, chọn Insert Merge Field, chọn trƣờng liệu Data Source cần chèn Trung tâm tin học Kinh Tế 13 Bài 5: Mailings - Định dạng main document trƣớc tạo file kết Xuất kết quả, chọn Finish&Merge Trường hợp Data Source file Excel : Các định dạng số, ngày tháng xuất kết mail merge định dạng, ta nên chuyển cột thành kiểu liệu chuỗi (dùng hàm TEXT) sau chèn liệu Trung tâm tin học Kinh Tế 14