bài tập lớn :hệ quản trị cơ sở dữ liệu đề tài : quản lý công văn

bài tập lớn :hệ quản trị cơ sở dữ liệu đề tài :quản lý công văn Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việc Quản Lý Công Văn đều được làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém về nhân lực cũng như tài chính. Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thông tin mà máy tính được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà máy, trường học.... giúp cho công việc được tốt hơn. việc sử dụng máy tính vào công tác Quản Lý Công Văn là một yêu cầu cấp thiết nhằm xoá bỏ những phương pháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về nhiều mặt.Qua quá trình tìm hiểu khảo sát thực tế, chúng em đã xây dựng đề tài “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” với mong muốn giúp cho việc quản lý được dễ dàng, thuận tiện và tránh sai sót. Đề tài “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” nhằm thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý công văn bằng máy tính. Chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo khoa Công nghệ thông tin, đặc biệt là cô giáo Nguyễn Phương Nga đã nhiệt tình giúp đỡ trong suốt quá trình qua. Và chúng em cũng chân thành cảm ơn các bạn bè đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi thực hiện tốt đề tài này. Tuy nhiên do điều kiện và thời gian có hạn chế nên chúng em không thể tránh khỏi sai sót, mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô giáo và các bạn cho đề tài được hoàn thiện hơn.

Trang 1

Danh sách nhóm : Phạm Long Biên Nguyễn Xuân Bình

Hà Quân Đoàn

Vũ Minh Đức

Đỗ Khắc Tính

Trang 2

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, Công nghệ thông tin đang được phát triểnmạnh mẽ, nhanh chóng và xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuậtcũng như trong cuộc sống Nó trở thành công cụ đắc lực trong nhiều ngànhnghề như xây dựng, giao thông, quân sự, y học và đặc biệt trong công tácquản lý nói chung và Quản Lý Công Văn nói riêng

Trước đây khi máy tính chưa được ứng dụng rộng rãi, các công việcQuản Lý Công Văn đều được làm thủ công nên rất mất thời gian và tốn kém

về nhân lực cũng như tài chính Ngày nay, với sự phát triển công nghệ thôngtin mà máy tính được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà máy, trườnghọc giúp cho công việc được tốt hơn việc sử dụng máy tính vào công tácQuản Lý Công Văn là một yêu cầu cấp thiết nhằm xoá bỏ những phươngpháp lạc hậu, lỗi thời gây tốn kém về nhiều mặt

Qua quá trình tìm hiểu khảo sát thực tế, chúng em đã xây dựng đề tài

“QUẢN LÝ CÔNG VĂN” với mong muốn giúp cho việc quản lý được dễ dàng, thuận tiện và tránh sai sót Đề tài “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” nhằm

thiết kế và cài đặt hệ thống quản lý công văn bằng máy tính

Chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy cô giáo khoa

Công nghệ thông tin, đặc biệt là cô giáo Nguyễn Phương Nga đã nhiệt tình

giúp đỡ trong suốt quá trình qua Và chúng em cũng chân thành cảm ơn cácbạn bè đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tôi thực hiện tốt đề tàinày Tuy nhiên do điều kiện và thời gian có hạn chế nên chúng em không thểtránh khỏi sai sót, mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy

cô giáo và các bạn cho đề tài được hoàn thiện hơn

Hà nội, tháng 10 năm 2009

Nhóm sinh viên thực hiện

Trang 3

YÊU CẦU BÀI TẬP

I - “Quản Lý Công Văn”

Yêu cầu của đề tài quản lý công văn là phân tích và thiết kế hệ thốngquản lý công văn ở một đơn vị hành chính:

Phân tích : Qua việc khảo sát thực tế quản lý công văn ở cơ quan…,cho thấy:

Công văn được chia làm hai loại : Công văn đến và công văn đi Công vănđến, người văn thư phải chia về các bộ lãnh đạo hoặc bộ phận chức năng đểgiải quyết Công văn đi do lãnh đạo hoặc bộ phận chức năng soạn thảo, quavăn thư lấy số và gửi đi Để giải quyết một số yêu cầu sau:

1) Đánh số mã công văn tự động

2) Theo dõi thời gian trả lời các công văn đến

3) Danh sách công văn của từng bộ phận chức năng đang lưu giữ

4) Theo dõi thời gian trả lời công văn đi, nếu công văn này có yêu cầutrả lời

5) Một số yêu cầu thống kê công văn:

- Trong khoảng thời gian tuỳ ý

- Theo bộ phận chức năng

- Theo loại việc mà công văn có liên quan: Bồi dưỡng cán bộ,khen thưởng, kỷ luật, lương

II - Thiết Kế:

1) CSDL phản ánh thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý trên

2) Các Modul chương trình thực hiện các chức năng cần thiết: Ta nhậpCSDL, cập nhật CSDL Kết xuất thông tin để đáp ứng nhu cầu quản

lý trên

Trang 4

- Lưu trữ công văn trên giấy tờ sổ sách.

- Quản lý Công văn đến: Văn thư nhận Công văn và bóc xemcông văn (nếu Công văn gửi theo đính danh thì không đượcbóc),Văn thư nhập các thông tin của Công văn đến (Mã Côngvăn đến, Ngày nhận, Mã loại, Tên Công văn đến, Nội dungcông văn đến, Mã cơi quan gửi,Tên cơi quan gửi, Địa chỉ cơiquan gửi, Điện thoại cơi quan gửi, Ngày hẹn trả lời) để lưu, sau

đó chia về cho cán bộ lãnh đạo hoặc các bộ chức năng trong cơquan để giải quyết

- Quản lý công văn đi: Chuyên viên sạo thảo, gửi lãnh đạoduyệt ký, chuyển văn thư lấy số theo thể loại và lấy thông tincủa Công văn đi ( Mã công văn đi, Ngày gửi, Người ký, Mãloại, Tên công văn đi, Mã Cơi quan gửi, Yêu cầu trả lời, ngàyhẹn trả lời) đồng thời chuyển bộ phận phát hành chuyển đi vàtheo dõi trả lời nếu có

- Quản lý công văn nội bộ: Chuyên viên viết bản thảo, gửi lạnhđạo duyệt ký, chuyển văn thư lấy số theo thể loại (Mã công vănnội bộ, , Ngày gửi, Người ký, Mã loại, Tên công văn đi, Mã Cơquan gửi, Yêu cầu trả lời, ngày hẹn trả lời, Báo cáo, Quyếtđịnh, ) chuyển tới các bộ phận trong cơ quan và theo dõi trảlời nếu có

Trang 5

- Không phù hợp với thời kỳ hiện nay, thời kỳ công nghiệp hoá

tự động hoá Các thao tác cồng kềnh, chậm trễ, không chính xác

Công văn đi được chuyên viên soản thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký,chuyển cho văn thư, văn thư đánh số công văn, gửi bộ phận phát hành, gửicông văn đi, theo dõi trả lời nếu có

Công văn nội bộ được chuyên viên soạn thảo, gửi lãnh đạo duyệt ký,chuyển cho văn thư, văn thư đánh số công văn, phát đi và theo dõi trả lờinếu có

II - LỰA CHỌN HỆ QUẢN TRỊ CSDL VÀ PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH

1) Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Để xây dựng chương trình “Quản Lý Công Văn” ta có thể chọn các hệ

quản trị khác nhau

Trang 6

Trong bài tập này, chúng tôi chọn hệ quản trị CSDL SQL server vì hệnày có nhiều ưu điểm :

Cho phép xây dựng ngân hàng dữ liệu thích ứng với mô hình thông tin

đa dạng và phong phú đáp ứng các nhu cầu đòi hỏi của thực tiện ứng dụng

Có những công cụ khai thác ngân hàng dữ liệu được xây dựng mộtcách linh hoạt hiệu quả và dễ sử dụng đối với những người không tin vềtin

Nó là hệ quản trị CSDL đang được dùng phổ biến hiện nay

2) Phương pháp tiến hành

Trên cơ sở phân tích sự hoạt động của hệ thống cũ, chúng tôi thấy rằngviệc xây dựng một chương trình Quản Lý Công Văn là hết sức cầnthiết Việc tin học hoá Quản Lý Công Văn xuất phát từ những yếu tốsau :

- Nhu cầu tin học hoá của văn thư thuộc văn phòng các cơi quanyêu cầu

- Trình độ về quản lý của các nhân viên văn phòng

- Quy mô của việc quản lý

- Mực độ ổn định của hệ thống Quản Lý Công Văn

Trang 7

Phần II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1) Thông tin đầu vào cần thiết cho hệ thống:

- Thời gian nhận công văn

- Địa chỉ nhận công văn

- Thông tin bộ phận gửi công văn ( đơn vị có quan hệ công văn)

- Các thông tin khác: Tên công văn nội dung vắn tắt công văn Công Văn đi:

- Thông tin công văn đi ( Tên công văn, mã số, nội dung côngvăn, loại công văn )

- Thông tin bộ phận chức năng gửi công văn đi

- Thông tin đơn vị nhận công văn ( đơn vị có quan hệ công văn)

- Thời gian gửi công văn

- Thông tin người ký công văn

Công Văn nội bộ:

- Thông tin về công văn nội bộ

- Thông tin nơi gửi, người ký

- Thông tin về nơi nhận công văn

2) Các Thông tin ra của hệ thống:

Công Văn đến:

- Thống kê công văn đến theo thời gian

- Thống kê công văn đến theo bộ phận chức năng

- Thống kê công văn đến theo nơi gửi công văn

- Thống kê công văn đến theo nơi nhận công văn

- Thống kê công văn đến theo công việc mà công văn có liênquan

- Thống kê công văn đến theo có yêu cầu trả lời

Trang 8

Công Văn đi:

- Thống kê công văn đi theo thời gian

- Thống kê công văn đi theo bộ phận chức năng

- Thống kê công văn đi theo nơi gửi công văn

- Thống kê công văn đi theo nơi nhận công văn

- Thống kê công văn đi theo công việc mà công văn có liênquan

- Thống kê công văn đi có yêu cầu trả lời

Công Văn nội bộ:

- Thống kê công văn nội bộ theo thời gian

- Thống kê công văn nội bộ theo nơi gửi công văn

- Thống kê công văn nội bộ theo nơi nhân công văn

- Thống kê công văn nội bộ theo công việc mà công văn có liênquan

3) Tác nhân ngoài:

- Đơn vị có phụ trách có quản lý công văn

- Đơn vị có quan hệ với đơn vị có phụ trách quản lý công văn

- Người quản lý công văn

4) Các nhiệm vụ của hệ thống:

- Cập nhật thông tin công văn đến, công văn đi,công văn nội bộ

- Lưu trữ công văn

- Tìm kiếm công văn

- Thống kê công văn

5) Xây dựng mô hình hệ thống:

Có 4 kĩ thuật lập mô hình:

- Biểu đồ phân cấp chức năng

- Biểu đồ luồng dữ liệu

- Mô hình thực thể quan hệ

- Biểu đồ cấu trúc dữ liệu

Trang 9

6) Biểu đồ phân cấp chức năng:

Các chức năng mà hệ thống cần đáp ứng:

- Cập nhật thông tin công văn

- Lưu trữ công văn

- Tìm kiếm công văn

- Thống kê công văn

Trang 10

QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Nhập

Nhập công

văn đến

Nhập công

văn đi

Nhập công

văn nội bộ

Nhập TTHT

Nhập đơn vị

quan hệ

Nhập đơn vị

chủ

Nhập loại

công văn

Nhập đơn vị

nội bộ

Xem công văn đến Xem công văn đi

Xem công văn nội bộ

Thống kê công văn đến

Thống kê công văn đi

Thống kê công văn nội bộ

Thống kê theo thời gian

Thống kê theo nơi gửi

Thống kê theo nơi nhận

Thống kê công văn chưa trả

Thống kê theo loại công văn

Thống kê theo thời gian

Thống kê theo nơi gửi

Thống kê theo nơi nhận

Thống kê theo loại công văn

Trang 11

7) Biểu đồ luồng dữ liệu:

a) Sơ đồ luồng dữ liệu Mức ngữ cảnh:

Cách xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:

- Xem toàn bộ hệ thống là một chức năng và đây là chức năng duy nhất

- Xác định tác nhân ngoài

- Xác định các luồng vào ra của tác nhân ngoài

- Chưa cần kho dữ liệu

Tác nhân ngoài: Đơn vị chủ, đơn vị quan hệ, người quản lý

Loại

CV Đ/Ưthống

kê CV

Y/C thống

kê CV

Thông tin về đơn vị quan hệ

Quản Lý Công Văn

Cv đi

Trang 12

b) Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

- Có thể bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ

- Đã xuất hiện kho dữ liệu

Trang 13

c) Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:

Cách xây dựng:

+ Mức dưói đỉnh đựoc phân rã từ mức đỉnh

+ Các chức năng có thể được định nghĩa trên từng trang hoặc điịnh nghĩachung trên một trang

+ Cách phân rã:

- Tác nhân ngoài được giữ nguyên

- Các chức năng đựoc phân rã từ chức năng cấp trên

- Luồng dữ liệu: Các luồng vào ra của tác nhân ngoài được bảotoàn ở mức trên có thể thêm các luồng nội bộ

Đ/Ư yêu cầu

quan hệ

Nhập CV

Trang 14

- Kho dữ liệu thì xuất hiện dần theo nhu cầu nội bộ.

Đơn vị chủ

Nhập công

Nhập công văn đi

Nhập thông tin hệ thống

Người quản lý

Trang 15

Chức năng xem, huỷ công văn:

Y/C XSH CV đi

Đáp ứng XSH CV đi Đáp ứng XSH CV đến

Xem huỷ công văn nội bộ

Trang 16

Chức năng thống kê công văn:

Loại CV

Thống kê công

Thống kê công văn nội bộ

Người quản lý

Ds bộ phận

Ds đơn vị

CV nội bộ

Trang 17

8 Mô hình quan hệ (Bảng thực thể):

a Công văn đến:

Tài liệu/ kiểu thực thể Công văn đến

Trang 18

Mã công văn

đến

Mã loại công văn

Ngày nhận

Tên loại công văn

Tên công văn đến

Mã công văn đi

Yêu cầu trả lời

Ngày nhận Tên công văn đến N/d công văn đến Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời

Mã ĐV quan hệ

Tên đơn vị quan hệ Địa chỉ Đv quan hệ

ĐT đơn vị chủ

Mã công văn đến

Ngày nhận Tên công văn đến N/d công văn đến Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời

Mã ĐV quan hệ

Tên ĐV quan hệ Địa chỉ Đv quan hệ

Ngày nhận Tên công văn đến N/d công văn đến

Mã Đv quan hệ Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời

Mã công văn đi

Mã ĐV quan hệ

Tên Đv quan hệ Địa chỉ Đv quan hệ

ĐT đơn vị quan hệ

Mã công văn đi

Mã đơn vị chủ

Mã đơn vị chủ Tên đơn vị chủ Đ/c đơn vị chủ

Trang 19

Thực thể sau khi chuẩn hoá:

* Công văn đến: Mã công văn đến, Mã đơn vị chủ, Mã công văn đi

* Loại công văn: Mã loại công văn, Tên loại công văn

* Dòng công văn đến: Mã công văn đến, Ngày nhận, Mã loại công văn, Têncông văn đến, Nội dung công văn đến, Mã ĐV quan hệ, Yêu cầu trả lời,Ngày hẹn trả lời, mã công văn đi

* Đơn vị quan hệ: Mã đơn vị quan hệ, Tên Đv quan hệ, ĐT đơn vị quan hệ,Địa chỉ ĐV quan hệ

* Đơn vị chủ: Mã đơn vị chủ, Tên đơn vị chủ, Điện thoại đơn vị chủ, Đ/cđơn vị chủ

b Công văn đi:

Trang 20

Tài liệu / kiểu thực thể Công văn đi

Mã công văn đi

Ngày gửi

N/d công văn đi

Ngày gửi

Mã loại công văn Tên loại công văn N/d công văn đi

Mã công văn đến Yêu cầu trả lời Ngày hẹn trả lời

Mã Đv quan hệ Tên Đv quan hệ

Mã công văn đi

Ngày gửi

Mã loại công văn Tên loại công văn Tên công văn đi N/d công văn đi

ĐT đơn vị chủ Yêu cầu trả lời

Mã công văn đi

Mã Đv quan hệ

Tên Đv quan hệ Địa chỉ Đv quan hệ

Mã Đv chủ Yêu cầu trả lời

Mã công văn đi

Mã Đv quan hệ

Tên Đv quan hệ địa chỉ Đv quan hệ

Trang 21

* Công văn đi: Mã công văn đi, Mã công văn đến, Mã ĐV quan hệ.

* Loại công văn: Mã loại công văn đi, Tên loai công văn

* Dòng công văn đi: Mã công văn đi, Ngày nhận, Mã loại công văn, Tên

công văn đi, Nội dung công văn đi, Mã đơn vị chủ, Yêu cầu trả lời, Ngày

hẹn trả lời, Mã công văn đi

* Đơn vị chủ: Mã đơn vị chủ, Tên đơn vị chủ, ĐT đơn vị chủ, Đ/c đơn vị

chủ

* Đơn vị quan hệ: Mã đơn vị quan hệ, Tên đơn vị quan hệ, ĐT đơn vị quan

hệ, địa chỉ ĐV quan hệ

c, Công văn nội bộ:

Tài liệu/kiểu thực thể Công văn nội bộ Chưa chuẩn

Ngày gửi

Người kí

Mã loại công văn Tên loại công văn Tên công văn nội bộ N/d công văn nội bộ

Mã bộ phận gửi Tên bộ phận gửi Đ/c bộ phận gửi

ĐT bộ phận gửi

Mã công văn nội bộ

Mã bộ phận nhận

Mã bộ phận nhận Đ/c bộ phận nhận

ĐT bộ phận nhận

Ngày gửi Người kí

Mã loại công văn Tên loại công văn Tên công văn nội bộ N/d công văn nội bộ

Mã bộ phận gửi Tên bộ phận gửi Đ/c bộ phận gửi

ĐT bộ phận gửi

Mã bộ phận nhận Đ/c bộ phận nhận

Ngày gửi Người kí

Mã loại công văn Tên C/v nội bộ N/d côngvăn nbộ

Mã bộ phận gửi

Đ/c bộ phận nhận

Trang 22

Thực thể sau khi chuẩn hoá:

* Công văn nội bộ: Mã công văn nội bộ, Mã bộ phận

*Loại công văn: Mã loại công vă n , Tên loại công văn

*Dòng công văn đi: Mã công văn nội bộ, Ngày gửi, Mã loại công văn, Tên

công văn nội bộ, N/d công văn nội bộ, Người kí, Mã bộ phận

* Đơn vị chủ: Mã bộ phận nhận, Tên bộ phận nhân , Đ/c bộ phận nhận, ĐT

bộ phận nhận

9 Biểu đồ cấu trúc dữ liệu:

-Mã công văn đến

-Mã đơn vị quan hệ

-Mã công văn đi -Mã C/v nội bộ-Mã bộ phận

-Mã công văn đi -Mã đơn vị chủ -Mã công văn đến

công văn Đơn vị chủ

-Mã đơn vị q/h

- Tên đơn vị

- Địa chỉ

- Điện thoại -Mã loại công văn-Tên loại công văn

- Mã đơn vị Chủ

- Tên đơn vị

- Địa chỉ

- Điện thoại

- Mã công văn đến

- Ngày nhận

- Mã loại công văn

-Tên công văn đến

- N/d công văn đến

- Mã C/v nội bộ

- Ngày gửi

- Mã công văn đi

- Ngày gửi

- Tên công văn đến

- N/d công văn đi

Trang 23

10 Thiết kế cơ sở dữ liệu:

a File CVDEN.DBF:

Chức năng: Lưu trữ các thông tin về đơn vị nhận công văn

b File DCVDEN.DBF:

Chức năng: Lưu trữ các thông tin về công văn đến

Trang 24

c File CVDI.DBF:

Chức năng: Lưu trữ các thông tin về đơn vị gửi công văn

d File DCVNB.DBF:

Chức năng: Lưu trữ các thông tin về công văn nội bộ

e.File CVNB.DBF:

Chức năng: Lưu trữ thông tin về các bộ phận được gửi công văn

Trang 25

TT Fild name Type Withd Dec Mô tả

f File DCVDI.DBF:

Chức năng: Lưu trữ các thông tin về công văn đi

g File LOAICV.DBF:

Chức năng: Lưu trữ thông tin về các loại công văn

h File DVIQHE.DBF:

Chức năng: Lưu trữ các thông tin về đơn vị có quan hệ với đơn vị chủ

Trang 26

2 TENDV Varchar 30 Tên đơn vị quan hệ

* File database và một số câu lệnh truy vấn và thủ tục được ghi trong các file SQL đi kèm.

Trang 27

11 Thiết kế giao diện

a Nhập công văn

Định dạng
Số trang	30
Dung lượng	0,95 MB