bài tập lớn hệ quản trị cơ sơ dữ liệu : Đề Tài: Quản Lý Khách Sạn

bài tập lớn hệ quản trị cơ sơ dữ liệu :Đề Tài: Quản Lý Khách SạnMục LụcMở đầu2Phần I: Giới thiệu3I. Giới thiệu về khách sạn3II. Cơ cấu ban điều hành, các bộ phận của khách sạn4III. Giới thiệu về các loại phòng4IV. Tiện nghi và dịch vụ trong khách sạn5Phần II: Mô tả hoạt động chính7I. Hoạt động của bộ phận lưu trú7II. Hoạt động của bộ phận dịch vụ ăn uống8III. Hoạt động của bộ phận kế toán9IV. Hoạt động của bộ phận nhân sự9V. Mối quan hệ của một số bộ phận với nhau101. Bộ phận lễ tân với bộ phận buồng102. Bộ phận lễ tân với bộ phận dịch vụ ăn uống103. Bộ phận lễ tân với bộ phận kế toán104. Bộ phận lễ tân với bộ phận nhân sự10Phần III: Một Số Thủ Tục, Qui Trình Liên Quan Đến Khách Hàng11I.Qui trình đặt phòng11II. Quy trình nhận phòng13III. Quá trình khách lưu trú tại khách sạn13IV. Quy trình trả phòng14Phần IV: Thiết Kế Và Phân Tích Mô Hình Dữ Liệu15I.Mô hình phân cấp chức năng15II. Mô hình dữ liệu mức khung cảnh16III.Mô hình dữ liệu mức đỉnh17IV.Mô hình dữ liệu mức dưới đỉnh18V.Mô Hình Luồng Dữ Liệu Mức Dưới Đỉnh20Phần V: Cài Đặt Chương Trình28I.Một số thủ tục …28II.Một số form chương trình 32Kết Luận 36

Mục Lục

Mở đầu 2

Phần I: Giới thiệu 3

I Giới thiệu về khách sạn 3

II Cơ cấu ban điều hành, các bộ phận của khách sạn 4

III Giới thiệu về các loại phòng 4

IV Tiện nghi và dịch vụ trong khách sạn 5

Phần II: Mô tả hoạt động chính 7

I Hoạt động của bộ phận lưu trú 7

II Hoạt động của bộ phận dịch vụ ăn uống 8

III Hoạt động của bộ phận kế toán 9

IV Hoạt động của bộ phận nhân sự 9

V Mối quan hệ của một số bộ phận với nhau 10

1 Bộ phận lễ tân với bộ phận buồng 10

2 Bộ phận lễ tân với bộ phận dịch vụ ăn uống 10

3 Bộ phận lễ tân với bộ phận kế toán 10

4 Bộ phận lễ tân với bộ phận nhân sự 10

Phần III: Một Số Thủ Tục, Qui Trình Liên Quan Đến Khách Hàng 11

I Qui trình đặt phòng 11

II Quy trình nhận phòng 13

III Quá trình khách lưu trú tại khách sạn 13

IV Quy trình trả phòng 14

Phần IV: Thiết Kế Và Phân Tích Mô Hình Dữ Liệu 15

I.Mô hình phân cấp chức năng 15

II Mô hình dữ liệu mức khung cảnh 16

III.Mô hình dữ liệu mức đỉnh 17

IV.Mô hình dữ liệu mức dưới đỉnh 18

Phần V: Cài Đặt Chương Trình 28

I.Một số thủ tục …28

II.Một số form chương trình 32

Kết Luận 36

Mở Đầu

Công nghệ thông tin là một ngành đang phát triển rất mạnh ở nước ta hiệnnay Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực của đời sống còn nhiềuhạn chế Để nâng cao tính ứng dụng của công nghệ thông tin trong lĩnh vực kinhdoanh và dịch vụ, chúng em quyết định chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống quản lýkhách sạn “ trong thời gian làm “Đồ án chuyên ngành 1”

Để xây dựng được một phần mềm phù hợp với nhu cầu thực tế, bước đầuchúng em tiến hành khảo sát hệ thống làm việc cũ Từ đó nắm bắt được nhữngthông tin về cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động của khách sạn như thế nào ? côngviệc chính của từng bộ phận là gì? và mối quan hệ giữa các bộ phận đó như thếnào?

Bài toán “Xây dựng hệ thống quản lý khách sạn” là một bài toán lớn, nênchúng em chỉ đi sâu vào một số hoạt động chính của chương trình: hoạt động của

bộ phận lưu trú, bộ phận dịch vụ ăn uống, bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán

Khách sạn khảo sát: Moevenpick Hotel Địa chỉ: 83A Lý Thường Kiệt – Hà Nội

Phần I Giới Thiệu

I Giới thiệu về khách sạn

Moevenpick Hotel Hà Nội là một trong 20 khách sạn ở Châu Á thuộc sởhữu của tập đoàn Mövenpick_một tập đoàn hàng đầu Châu Âu về kinh doanhkhách sạn, đứng đầu là ông chủ người Thụy Sỹ

Moevenpick Hotel Hà Nội( tên cũ là Guoman ) là khách sạn theo tiêuchuẩn ****, khai chương năm 2008, nằm trên đường Lý Thường Kiệt-Hà Nội

II Giới thiệu cơ cấu ban điều hành, các bộ phận của khách sạn

1 Cơ cấu ban điều hành

2 Cơ cấu các bộ phận

GĐ bộ phận buồng

Tổng giám đốc

Thư kí

Trợ lý GĐ điều hành

Trưởng

phòng

kĩ thuật

GĐ điều hành

nhân sự

Kiểm toán viên tài chính

GĐ kinh doanh

Bếp trưởng

GĐ bộ phận DV

bảo dưỡng

1 Ban giám đốc: Có nhiệm vụ lập kế hoạch, tổ chức, tuyển chọn nhân

viên, lãnh đạo, điều chỉnh và đánh giá các hoạt động của khách sạn vàcông việc của nhân viên

2 Bộ phận lưu trú: Chịu trách nhiệm cung cấp và phục vụ dịch vụ cho

khách trong thời gian ở khách sạn

3 Bộ phận dịch vụ ăn uống: Là bộ phận phục vụ bữa ăn cho khách và

nhân viên trong khách sạn

4 Bộ phận kinh doanh và tiếp thị: Thu hút khách tới khách sạn và bán

sản phẩm Tìm hiểu nhu cầu, mong muốn của khách và những xu hướngmới để từ đó đưa ra những chính sách kinh doanh phù hợp

5 Bộ phận kế toán: Chịu trách nhiệm liên quan đến các khoản thu, chi

trong khách sạn

6 Bộ phận nhân sự: Tổ chức tuyển chọn, đào tạo, quản lý nhân viên trong

khách sạn

7 Bộ phận bảo vệ: Chịu trách nhiệm bảo vệ khách sạn cũng như sự an toàn

của khách hàng, nhân viên

8 Bộ phận sửa chữa và bảo dưỡng: Chịu trách nhiệm vận hành các hệ

thống trong khách sạn: điện ,nước…Bảo dưỡng và sửa chữa các trangthiết bị máy móc trong khách sạn

III Giới thiệu về các loại phòng

1 Phòng

Khách sạn có tổng cộng 154 phòng Trong đó 149 phòng là phòng nghỉ

và phòng căn hộ, tất cả đều rộng rãi, thiết kế đẹp

 Phòng Deluxe có diện tích 34m2, có 1 giường King size hoặc 2giường Queen size

 Phòng Premium có diện tích 34m2, có phòng nghỉ lớn, 1 giườngKing size hoặc 2 giường Queen size

 Phòng căn hộ Junior diện tích 67m2, một khu tiếp khách tách biệtvới khu nghỉ, một phòng tắm lớn, 1 giường King size Dịch vụ giặt

Mỗi phòng của khách sạn còn được trang bị các tiện nghi: điều hoà, dụng

cụ pha café và trà, máy sấy tóc, dịch vụ điện thoại quốc tế trực tiếp, két an toàn,

tủ lạnh, tivi màu với các kênh truyền hình cáp vệ tinh, internet không dây, bànviết

2 Các loại giường

- Giường King-size ( K ): kích thước 2m x 2.2m.

- Giường Queen-size ( Q ): kích thước 1.6m x 2.2m

3 Giá phòng

 Phòng Deluxe: $205

 Phòng Premium: $225

 Phòng Junior: $315

IV Tiện nghi và dịch vụ trong khách sạn

1 Trung tâm thương vụ: Nằm ở vị trí thuận lợi ngay gần với

phòng chức năng trên tầng 2, trung tâm thương vụ cung cấp tất cả các dịch vụcần thiết ngay cả cho những người tác nghiệp bận rộn nhất

2 Mạng Internet không dây: Khách sạn được trang bị đường truyền

Internet không dây tốc độ cao trong tất cả các phòng và khu công cộng trongkhách sạn

3 Các phòng họp và hội nghị: Nằm ở tầng 2 của khách sạn Phòng

lớn của khách sạn có thể chia nhỏ và sắp đặt thành những phòng họp nhỏ

hơn( phục vụ tối đa 110 khách ) Khách sạn cũng đáp ứng các nhu cầu trang tríphòng, thiết kế tông màu, nhạc và trang phục để phục vụ các bữa tối cá nhân.

4 Trung tâm thể chất và thẩm mĩ: Với những máy tập hiện đại

nhất cùng với dịch vụ sauna và mát xa đảm bảo sẽ làm hài lòng những quíkhách tìm kiếm sự thư giãn sau 1 ngày làm việc vất vả

5 Nhà hàng và khu giải khát:

 Nhà hàng Gallery: Tới nhà hàng và thưởng thức một bữa tối thanh cao

với những món ăn kết hợp từ phương Đông và phương Tây Nhà hàngcũng mang tới cho thực khách những loại rượu, cigar được tuyển chọnđặc biệt

 Bar Helsmen: Một quầy ba với đầy đủ các loại đồ uống.

6 Câu lạc bộ Hà Nội Quốc Tế: Là điểm giải trí và giải khát tự động tiêu

chuẩn quốc tế đầu tiên ở Hà Nội được trang bị những máy bán hàng tự độnghiện đại nhất

7 The Living Room: là một góc tĩnh lặng nằm trên hành lang chính, là một

nơi thư giãn rất hợp lí

 GĐ lễ tân: chịu trách nhiệm vụ hoạt động của bộ phận lễ tân Tổ chức

tuyển chọn, đào tạo, sắp xếp giờ làm cho nhân viên Giám sát, đánh giácông việc của từng bộ phận

 Trợ lý GĐ: trợ giúp giám đốc chỉ đạo, giám sát công việc của các bộ

phận Báo cáo công việc với giám đốc hàng ngày

 Bộ phận lễ tân: là bộ phận tiếp đón khách Tiếp nhận và trả lời thông tin,

yêu cầu của khách Làm các thủ tục đặt phòng, đăng ký phòng, thủ tụcnhận và trả phòng cho khách

 Bộ phận buồng: dọn dẹp sạch sẽ, gọn gàng phòng khách và các khu vực

công cộng trong khách sạn Tổng hợp báo cáo về tình trạng phòng trongkhách sạn

Bộ phận buồng

Bộ phận thu ngân

Bộ phận tổng đài

Bộ phận hành lý

Bộ phận kiểm toán đêm

GĐ lễ tân

Bộ phận

lễ tân

Trợ lý GĐ

 Bộ phận thu ngân: cập nhật các khoản chi tiêu của khách hàng ngày,

thực hiện thanh toán các hoá đơn cho khách khi khách trả phòng

 Bộ phận tổng đài: phục vụ các yêu cầu của khách khi khách gọi điện tới,

tiếp nhận cuộc gọi bên ngoài với khách, giúp khách thực hiện gọi điện rabên ngoài, nhận chuyển thư hoặc bưu phẩm cho khách

 Bộ phận kiểm toán đêm: thực hiện việc cập nhật các khoản thu trong

ngày, theo dõi các khoản khách trả do các ca ngày đã làm Tổng kết hoạtđộng tài chính và lập báo cáo với kế toán

 Bộ phận hành lý: có nhiệm vụ mở cửa xe,chuyển hành lý cho khách lên phòng, sắp xếp chỗ đỗ xe và trông xe

II Hoạt động của bộ phận dịch vụ ăn uống

Bộ phận này được chia ra làm 3 nhóm:

 Nhóm chế biến đồ ăn: đứng đầu là bếp trưởng Nhóm này có nhiệm vụ

chuyên chế biến các món ăn trong danh mục thực đơn theo yêu cầu củakhách hàng Ngoài ra còn chế biến các món ăn cho bữa ăn của các nhânviên trong khách sạn

 Nhóm chế biến đồ uống: đứng đầu là Head Bartender, nhóm này chuyên

chế biến các loại đồ uống: rượu, nước hoa quả, café… phuc vụ theo nhucầu của khách

 Nhóm phục vụ: đứng đầu là giám đốc nhà hàng Nhóm này chuyên tiếp

nhận yêu cầu của khách, chuyển yêu cầu của khách và ghi hoá đơn thanhtoán

III Hoạt động của bộ phận kế toán

Thực hiện tổng kết, báo cáo các khoản tài chính, doanh thu, lợi nhuận củakhách sạn theo từng tháng,quý năm Bộ phận này được chia ra làm hai bộ phận

 Bộ phận hoạch toán thu: thực hiện tất cả các công việc kế toán liên

quan đến việc thu tiền từ khách hàng

 Bộ phận hoạch toán chi: thực hiện tất cả các công việc kế toán liên quan

tới việc thanh toán các khoản nợ của khách sạn đối với các nhà cung cấp

và trả lương nhân viên

IV Hoạt động của bộ phận nhân sự

 Giám đốc đào tạo: chịu trách nhiệm về kế hoạch cho những chương trìnhđào tạo của khách sạn,đào tạo cho nhân viên mới cho nhân viên cũ , choxếp, cho nhân viên Kết hợp việc đào tạo của khách sạn với các chươngtrình đào tạo bên ngoài và chương trình đào tạo của khách sạn bạn

 Trợ lý trưỏng phòng nhân sự: chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân

sự, tổ chức thi tuyển, đảm bảo chất lượng của nhân viên đầu vào và liênthông với các bộ phận, phối hợp đảm bảo nhân lực hợp tiêu chuẩn chấtlượng của khách sạn nói chung và bộ phận nói riêng với tính chất côngviệc cụ thể Giải quyết mọi thủ tục liên quan đến nhân viên mới, nhânviênn đang làm việc cũng như nhân viên cũ còn liên quan, nắm bắt mọihoạt động của khách sạn, xử lý các vấn đề nội quy cũng như nhân sự, liên

hệ của khách tới khách sạn về vấn đề hành chính nhân sự

 Nhân viên văn phòng nhân sự: trực tiếp giải quyết các thủ tục vè nội quynhân viên, quản lý nhân viên, bảo hiểm, ngân hàng, làm lương, các vấn

đề lquan đến bẹnh viện, khám sức khoẻ đầu vào, làm phép cho nhân viên

 Lễ tân nhân sự: chịu trách nhiệm quản lý phầm mềm quản lý nhân viên,

ca giờ làm việc, quản lý sự làm việc và xử lý vi phạm đối với nhan viên

có hành vi gian lận thời gian, quản lý hệ thống thẻ từ của khách sạn, quản

lý hệ thống tủ để đồ của nhân viên, làm lịch hàng tuàn cho nhân viêncũng như liên quan đén công tác ăn uống, báo cơm cho nhân viên các bộphận, phát hành thông báo, cập nhật mọi thông tin liên quan giữa cácphòng ban của khách sạn với nhau và với nhân viên, quản lý văn phòngphẩm của tổ bộ phận, công đoàn , sinh nhật cho nhân viên

V Mối quan hệ của một số bộ phận với nhau

1 Bộ phận lễ tân với bộ phận buồng

Hai bộ phận này thuộc khối lưu trú và có quan hệ rất chặt chẽ với nhau.Hàng ngày bộ phận lễ tân phải thông báo cho bộ phận buồng về tình hình phòngcủa khách chuẩn bị đến, khách chuẩn bị đi để bộ phận buồng chủ động làm vệsinh phòng Bộ phận buồng phải thông báo cho bộ phận lễ tân biết tình trạngcủa phòng và khách để bộ phận lễ tân phân phòng hợp lý cho khách

2 Bộ phận lễ tân với bộ phận dịch vụ ăn uống

Hai bộ phận này quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm đáp ứng đầy đủ nhucầu ăn uống của khách Khi khách có yêu cầu đặt ăn tại khách sạn, nhân viên lễtân sẽ tiếp nhận yêu cầu và chuyển yêu cầu tới bộ phận ăn uống Hàng ngày bộphận ăn uống phải chuyển các hoá đơn, chứng từ, phiếu kí nợ hoặc các khoảntiền thu được từ khách cho bộ phận lễ tân Bộ phận lễ tân sẽ cập nhật các khoảnthanh toán đó của khách vào hồ sơ thanh toán cho khách

3 Bộ phận lễ tân với bộ phận kế toán

Hàng ngày các khoản thanh toán hoá đơn của khách được bộ phận lễ tânkiểm kê và bàn giao lại cho bộ phận kế toán Căn cứ vào đó, bộ phận kế toánlập báo cáo doanh thu của khách sạn

4 Bộ phận lễ tân với bộ phận nhân sự

Bộ phận quản lý nhân sự chịu trách nhiệm giúp các bộ phận khác trongkhách tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo nhân viên Bộ phận nhân sự giúp bộ phận

lễ tân tuyển dụng, bổ nhiệm nhân viên

Phần III Một Số Thủ Tục - Qui Trình Liên Quan Đến Khách Hàng

I Qui trình đặt phòng

Để đặt phòng, khách hàng có thể đến trực tiếp khách sạn,gọi điện thoại,

gửi thư hoặc qua Internet

Khách hàng có thể chọn một trong số loại đặt phòng: đặt phòng có đảmbảo hoặc đặt phòng không có đảm bảo

 Đặt phòng có đảm bảo: khách sạn sẽ giữ phòng cho khách cho tới

thời điểm khách trả phòng, khách hàng phải đặt cọc một khoản tiềncho việc đảm bảo Nếu khách không tới nhận phòng hoặc báo huỷđăng kí, khách phải trả phí cho việc huỷ đặt phòng

 Đặt phòng không có đảm bảo: khách sạn sẽ đảm bảo giữ phòng

cho khách muộn nhất là tới 18h ngày khách đến nhận phòng Sauthời gian đó khách không tới nhận phòng, khách sạn sẽ có quyềncho khách hàng khác thuê phòng đó

Sau khi tiếp nhận yêu cầu về phòng của khách, nhân viên lễ tân sẽ kiểmtra tình trạng phòng và khả năng đáp ứng của khách sạn Nếu khách sạn khôngđáp ứng được yêu cầu của khách, nhân viên lễ tân sẽ trả lời từ chối viêc đăng kíphòng hoặc gợi ý cho khách lựa chọn giải pháp thay thế Nếu khách sạn có khảnăng đáp ứng yêu cầu của khách, nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận thông tin và tiếnhành lập phiếu đăng kí cho khách.

Nhân viên lễ tân xác nhận việc đặt phòng, tiến hành lấy thông tin củakhách hàng bao gồm:

- Họ tên khách

- Địa chỉ

- Số điện thoại hoặc email( nếu có )

- Địa chỉ khách

- Số CMTND ( nếu là khách Việt Nam )

- Hộ chiếu ( nếu là khách Quốc tế )

Phiếu đặt phòng của khách được nhân viên lễ tân kí xác nhận Mỗi phiếu cómột mã số khác nhau và được lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lí Thôngtin về tình trạng phòng cũng được cập nhật lại và báo cho bộ phận buồng

có phòng đáp ứng được cho khách sẽ tiến hành làm thủ tục nhận phòng.

Nếu khách đã đặt phòng trước, nhân viên lễ tân sẽ lấy tên của khách vàcheck phiếu đặt phòng

Nhân viên lễ tân khẳng định việc lưu trú của khách bằng thủ tục đăng kícho khách Khách sẽ phải đặt cược một khoản tiền ít nhất là 1/3 số tiền phòng.Khách có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng

Sau khi khách đã kí nhận đăng kí, nhân viên lễ tân tiến hành bàn giaochìa khoá phòng cho khách Phòng của khách là do nhân viên tự sắp xếp chokhách Nếu khách có hành lý, bộ phận hành lý sẽ giúp khách vận chuyển lênphòng Khách sẽ được nhân viên giới thiệu thông tin các dịch vụ của khách sạn

Thông tin tình trạng phòng sẽ được cập nhật lại trong bảng danh mục tìnhtrạng phòng.Thông tin về khách sẽ được cập nhật và chuyển qua các bộ phậntrong khách sạn để sẵn sàng phục vụ khách

III Quá trình khách lưu trú tại khách sạn

Trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn, tất cả các dịch vụ mà khách

sử dụng đều được ghi lại chi tiết bằng các hoá đơn thanh toán

- Khách sử dụng dịch vụ giặt là: khách sẽ bỏ đồ vào một bag nhỏ đểtrong phòng Nhân viên bộ phận buồng sẽ nhận đồ của khách vào buổi sáng vàgiao lại cho khách tại phòng vào buổi chiều Khách sẽ phải kí nhận vào hoá đơn

sử dụng dịch vụ giặt là

- Khách sử dụng dịch vụ ăn uống: khách có thể yêu cầu dùng bữa tạinhà hàng của khách sạn hoặc tại phòng Danh mục thực đơn khách yêu cầu sẽđược bộ phận phục vụ chuyển tới bộ phận nhà bếp chuẩn bị Cuối bữa ăn,

khách nhân được hoá đơn yêu cầu thanh toán, khách có thể thanh toán trực tiếphoặc ký nợ.

- Dịch vụ gọi điện thoại: bộ phận tổng đài sẽ giúp khách nối máy với

Các bộ phận trong khách sạn sẽ gửi hoá đơn dịch vụ, thanh toán về cho

bộ phận lễ tân Từ đó, bộ phận này sẽ tổng hợp lại và ghi vào hoá đơn tổng khikhách trả phòng

Các khoản mà khách thanh toán sẽ được chuyển tới bộ phận kế toán, bộphận này thực hiện công việc báo cáo, thống kê doanh thu

Phần IV

Thiết Kế Và Phân Tích Mô Hình Dữ Liệu

I Mô hình phân cấp chức năng

Từ các quy trình chúng em có mô hình phân tích chức năng :

Quản Lý

Khách Hàng

Quản Lý Khách Sạn

Quản Lý Buồng Phòng

Tìm kiếm phòng

Kiểm tra y/c khách

Lập phiếu yêu cầu

Thay đổi dịch vụ

Tìm kiếm dịch vụ

Thêm mới dịch vụ

Báo cáo doanh thu

Bộ Phận

Kế Toán

Bộ Phận Nhân Sự

Tuyển thêm nhân viên

Thay nhân viên

Sa thải nhân viên Thanh toán lương

II Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh

Nhân Viên

Quản LíKhách Sạn

Khách Hàng

thông tin khách hàng

tiền đặt cọc

y/c dịch vụ

hóa đơn dịch vụ

Hóa đơn thanh toán

thanh toán hóa đơn

yêu cầu đặt phòng

yêu cầu báo cáo

thông tin nhân viên Yêu cầu cập nhật nhân viên

phiếu nhận phòng, đặt phòng

III Mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh

Phòng

Thông tin phòng

Dịch Vụ

Thông tin hóa đơn

Quản Lý Khách Hàng

Quản Lý

Buồng Phòng

Quản Lý Dịch Vụ

Báo CáoThống KêNhân viên

Thông tin khách hàng

y/c của khách

K.qủa kiểm tra y/c

Phiếu

đk phòng

trả lời y/c

Hóa đơn tổng

y/c sử dụng dịch vụ

Khách hàng

Trả lời y/c Hóa

đơn s/d dịch vụ

Cập nhật dịch vụ

Cập nhật thiết bị

Khách

Lưu t.tin khách

Nhận thông tin yêu cầu

Thống kê số lượng khách

Báo cáo doanh thu

Quản Lý Nhân Viên

thông tin nhân viên

y/c báo cáo

cập nhật nhân viên

Ban Quản LíNhân viên

thông tin lương nhân viên

thanh toán lương

Lưu hóa đơn

Hóa Đơn