Thực trạng giá thành sản xuất cao là vấn đề chung của ngành và thị trường, nhưng chính điều này chứng minh rằng còn rất nhiều dư địa cho các hoạt động cải tiến” Diễn giả Phạm Minh Thắng kết luận. Cải tiến không phải đích đến, cải tiến là công cụ giúp doanh nghiệp vượt qua các rào cản để đi đến đích. Trong bối cảnh 2023 không có kịch bản tăng trưởng, cải tiến có thể giúp doanh nghiệp sản xuất khai thác các điểm có thể tối ưu thêm về chi phí, giá thành sản xuất và từ đó tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trong khuôn khổ sự kiện “DẪN DẮT CẢI TIẾN KIẾN TẠO ĐỔI THAY TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT” đã có thể mang lại những thông tin hữu ích trong bài toán cải tiến của doanh nghiệp sản xuất.
Hướng dẫn thiết kế chương trình cải tiến cho doanh nghiệp sản xuất 03/04/2023 Làm để tăng trưởng lợi nhuận tốt bối cảnh khó khăn nhất? Đơn cử năm 2023 dự báo khơng có kịch tăng trưởng loạt chuỗi biến động? Câu trả lời “Cải tiến”! Trước bàn đến cải tiến, làm tốn nhỏ Trong doanh nghiệp sản xuất khí (thuộc nhóm ngành hỗ trợ), dây chuyền quy mô 30 người trung bình năm tạo 21 tỉ đồng doanh số (trung bình một nhân ngành tạo 700 triệu đồng/ năm). Mức lợi nhuận trung bình của ngành là 5%, tương đương năm dây chuyền mang lại cho doanh nghiệp tỉ đồng lợi nhuận Với nỗ lực thực dự án cải tiến liên tục tháng, dây chuyền này đã giảm được 1,7 tỉ/năm giá thành sản xuất, nghĩa giúp doanh nghiệp tăng thêm 170% lợi nhuận (Phần ví dụ từ Chuyên gia Phạm Minh Thắng - Phó chủ tịch Hiệp Hội Cơng nghiệp Hỗ trợ Việt Nam VASI) Có thể thấy, bối cảnh năm 2023 dự báo khơng có kịch tăng trưởng cho ngành sản xuất Khi tăng trưởng lợi nhuận khó khăn, thực hiện cải tiến để giảm chi phí sẽ hướng cho doanh nghiệp Ngồi ra, cải tiến giúp doanh nghiệp thích ứng với điều kiện khó khăn, có tảng cạnh tranh vững chắc khi thị trường thuận lợi năm tới Để hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất phương pháp kinh nghiệm cải tiến hữu ích, Chuyên gia Phạm Minh Thắng từ Hiệp Hội Công nghiệp Hỗ trợ Việt Nam VASI có chia sẻ hữu ích cải tiến: Bối cảnh ngành sản xuất năm 2023 Các yếu tố cốt lõi định thành công cải tiến Hướng dẫn thiết kế chương trình cải tiến Các bước triển khai chương trình cải tiến Hãy theo dõi! Vì doanh nghiệp sản xuất cần đề cao cải tiến năm 2023? Cải tiến hiệu muôn thuở, đến năm 2023 lại vấn đề cấp thiết mà mọi doanh nghiệp sản xuất cần đặc biệt quan tâm? - Thứ nhất, thay đổi tiêu chuẩn ngành sản xuất Một doanh nghiệp sản xuất tốt mắt khách hàng doanh nghiệp đảm bảo tiêu chí QCD (Quality - Cost - Delivery) - chất lượng sản phẩm tốt, chi phí hợp lý, thời gian giao hàng nhanh chóng. Trong năm gần đây, tiêu chuẩn khách hàng tiêu chí QCD có thay đổi đáng kể: Chất lượng dần trở thành yếu tố “bắt buộc” mà doanh nghiệp muốn đứng vững ngành cần phải đáp ứng Một sản phẩm chất lượng điều kiện tốt thiểu để trì mối quan hệ với khách hàng. Trong đó, về chi phí, doanh nghiệp Việt gặp nhiều khó khăn để cạnh tranh sịng phẳng với nước láng giềng tham gia vào chuỗi cung ứng tồn cầu Chúng ta có Indonesia, Malaysia - nước có sản xuất bắt đầu sớm hơn; hay Trung Quốc nước có nguồn nguyên liệu phong phú Khách hàng yêu cầu ngày cao về tốc độ giao hàng tần suất giao hàng. Ngày xưa doanh nghiệp giao hàng tần suất lần/tuần giao hàng lần/ngày, chí nhiều lần ngày Doanh nghiệp sản xuất Việt Nam muốn đảm bảo lợi cạnh tranh khơng cịn cách khác là gia tăng hiệu suất liên tục, liên tục nâng cao chất lượng - tối ưu chi phí - đẩy nhanh tốc độ giao hàng cho đáp ứng tiêu chuẩn ngành - Thứ hai, thay đổi nhanh bối cảnh thị trường Bối cảnh môi trường sản xuất thay đổi nhanh, mà doanh nghiệp không theo kịp thay đổi phải dừng lại Thực tế có nhiều doanh nghiệp rơi vào trường hợp Tuy nhiên việc thay đổi không dễ dàng Để thay đổi kịp thời phù hợp với bối cảnh, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời yếu tố: nắm thực trạng thân, hai triển khai cách đồng thay đổi - Thứ ba, cạnh tranh lao động & công nghệ Sau Covid-19, mức độ gắn bó nhân viên với doanh nghiệp giảm sút, nhiều nhân nghỉ việc khiến doanh nghiệp lâm vào tình trạng thiếu hụt nhân công, đặc biệt nhân lành nghệ, có trình độ cao Bên cạnh đó, khía công nghệ, tỷ trọng công nghệ chung nhà máy sản xuất tăng đòi hỏi doanh nghiệp cần đầu tư ứng dụng mạnh mẽ công nghệ để đảm bảo lợi cạnh tranh so với đối thủ khác thị trường Tổng kết lại, những thách thức doanh nghiệp sản xuất năm 2023 bao gồm: Thách thức gia tăng hiệu suất liên tục Thách thức tăng cường đồng phối hợp phận, cấp với Thách thức phát triển lực nhân đầu tư cơng nghệ Những thách thức giải định cách cải tiến không ngừng nghỉ Đọc thêm: Đâu giải pháp giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu vận hành, bứt phá tăng trưởng? Triết lý dẫn dắt cải tiến thành cơng Trên giới có nhiều hình mẫu cải tiến thành công, nhiều doanh nghiệp học tập theo hình mẫu mức độ thành cơng hạn chế Theo diễn giả Phạm Minh Thắng, có 2 ngun nhân khiến doanh nghiệp cải tiến khơng thành cơng đó là: thiếu triết lý dẫn dắt cải tiến chương trình cải tiến phù hợp Triết lý dẫn dắt cải tiến cần đảm bảo điều: Ba triết lý cốt lõi dẫn dắt cải tiến thành công (Nguồn ảnh: P&Q Solutions) - Thứ nhất, tôn trọng người: Con người tài sản lớn doanh nghiệp mà khơng máy móc thay Khác với máy móc, người tự học, tự cải thiện, tự tiến qua thời gian thực mục tiêu thách thức Vì người phải trung tâm chiến lược phát triển Ngồi ra, người lồi mang tính xã hội, doanh nghiệp cần gắn nhân viên với mối quan hệ với nhóm với phịng ban để kích thích phát triển họ - Thứ hai, cải tiến liên tục không ngừng nghỉ: “Cải tiến” phải gắn với “khơng ngừng nghỉ” tạo kết Cải tiến không phải hoạt động phụ thuộc vào thời điểm, mang tính bộc phát, mà cần phải thực đầy đủ tất bước vòng tròn PDCA cách liên tục - từ nắm bắt trạng, liên kế hoạch, kiểm tra, điều chỉnh lặp lại. - Thứ ba, tư khoa học xuyên suốt trình cải tiến: Cải tiến phải xuất phát từ trạng doanh nghiệp, thực xung quanh Khi doanh nghiệp nắm rõ trạng, thực ý tưởng cải tiến đến. Hướng dẫn thiết kế chương trình cải tiến Thiết kế chương trình cải tiến bao gồm: Các yếu tố cốt lõi Những người tham gia Các hình thức cải tiến Các bước triển khai chương trình cải tiến 3.1 Các yếu tố bắt buộc chương trình cải tiến thành công Theo diễn giả Phạm Minh Thắng, chương trình cải tiến thành cơng bắt buộc cần phải đảm bảo yếu tố sau: Các yếu tố bắt buộc cần có chương trình cải tiến (Nguồn ảnh: P&Q Solutions) - Tầm nhìn người lãnh đạo: Lãnh đạo cần có tầm nhìn rõ ràng cải tiến giúp thực hóa mục tiêu chiến lược doanh nghiệp nào? Ví dụ doanh nghiệp thực cải tiến chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO để giảm sai lỗi sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng. Vai trò lãnh đạo cần thể xuyên suốt trình cải tiến, khơng đặt tốn mà cần dẫn dắt hoạt động cải tiến, làm gương cho tồn nhân viên, ln giữ tinh thần liệt - Sự tham gia người: Toàn nhân viên từ cấp, cấp xưởng, cấp quản lý chung, cấp lãnh đạo cần phải tham gia vào trình Đặc biệt nhân viên nhà xưởng, lao động trực tiếp, họ người tiếp xúc gần với công việc, phát vấn đề sớm - Mơ hình dẫn dắt cải tiến: Nếu khơng có mơ hình dẫn dắt việc cải tiến mơng lung sa mạc mà khơng có định vị Các mơ hình cải tiến doanh nghiệp tham khảo như ISO, LEAN, 6Sigma, - chúng mang tranh tổng thể, mà nhiệm vụ doanh nghiệp ghép nối mảnh ghép để hồn thiện tranh qua giai đoạn cải tiến 3.2 Những người tham gia vào chương trình cải tiến Có cấp doanh nghiệp sản xuất là: Cấp tổ sản xuất, cấp quản lý trường, cấp quản lý trung, cấp lãnh đạo. Vai trò cấp Chương trình cải tiến (Nguồn ảnh: P&Q Solutions) - Vai trò cấp cải tiến: Mỗi cấp đóng vai trị khác q trình cải tiến Nhìn hình vẽ theo chiều từ lên, vai trị trì tiêu chuẩn đề xuất cải tiến giảm dần đi, vai trò thực hoạt động cải tiến đổi tăng dần lên. - Từ vai trò, xác định các nhiệm vụ cho cấp cải tiến: Thành viên tổ sản xuất có nhiệm vụ trì tiêu chuẩn đề xuất cải tiến Quản lý trường có nhiệm vụ thực cải tiến nhỏ cấp dây chuyền, cấp cơng đoạn. Quản lý cấp trung có nhiệm vụ thực cải tiến lớn cấp dịng chảy. Lãnh đạo cấp cao có nhiệm vụ đưa sáng kiến đổi mới, đồng thời hỗ trợ trì tiêu chuẩn xem xét đề xuất đưa từ lên - Tần suất thực cấp cải tiến: Cấp lãnh đạo: Vài năm lần Cấp quản lý trung: Vài lần năm Cấp quản lý trường, thành viên tổ sản xuất: Vài lần tháng Các cấp bên tần suất cải tiến tăng dần, ảnh hưởng mang lại giảm dần Dựa vào đây, doanh nghiệp cần thực hiện các cải tiến đan xen cấp để tạo hệ thống phân cấp cải tiến hoàn chỉnh Giống cấp phối bê tông, doanh nghiệp cần trộn hạt lớn, hạt nhỏ, hạt mịn với để tạo kết cấu chắn, vững bền 3.3 Các hình thức cải tiến Dưới là 6 hình thức cải tiến phổ biến cho doanh nghiệp sản xuất Các hình thực xếp theo thứ tự tăng dần mức độ ảnh hưởng, giảm dần tần suất thực Nhóm chất lượng, Đề xuất cải tiến, Kaizen nhỏ, Dự án/Sự kiện Kaizen, Cải tiến trường sản xuất, Chuyển đổi doanh nghiệp Lean hình thức cải tiến phổ biến doanh nghiệp sản xuất (Nguồn ảnh: P&Q Solutions) - Nhóm chất lượng (QCC): Mục đích: Nâng cao chủ động tham gia thành viên vào hoạt động cải tiến, tăng cường làm việc nhóm, cải thiện thực hành cơng cụ cải tiến, tư khoa học, phát triển lực cho nhóm trưởng Cách triển khai: Các thành viên từ phận hình thành nhóm cải tiến để lựa chọn chủ đề áp dụng kỹ thuật cải tiến chu trình tiêu chuẩn để giải vấn đề lựa chọn Các hoạt động nhóm QCC thực sau làm việc, thường 30 phút, dẫn dắt tổ trưởng sản xuất - Hệ thống đề xuất cải tiến: Mục đích: Khuyến khích đề xuất cải tiến nhỏ khu vực làm việc người nhằm loại bỏ lãng phí, nâng cao điều kiện an tồn mơi trường làm việc hứng khởi Hệ thống thể trao quyền cho người lao động tham gia vào cải tiến dựa triết lý tôn trọng người cải tiến liên tục Cách triển khai: Nhân viên chủ động đề xuất doanh nghiệp tạo buổi khảo sát ý kiến để thu thập đề xuất - Cải tiến liên tục (Kaizen điểm): Mục đích: Tạo cải tiến nhỏ, mang tính cục Cách triển khai: Được triển khai theo chu trình PDCA nguyên tắc Hiện trường - Hiện vật Các hoạt động Kaizen thường thực cá nhân quản lý trường sản xuất phần cơng việc tiêu chuẩn mình. - Dự án Kaizen (Kaizen workshop): Mục đích: Tạo cải tiến quy mô vừa Cách triển khai: Thực nhóm, thường đa chức năng, để giải chủ đề cải tiến theo hình thức dự án khoảng thời gian tuần Số lượng dự án Kaizen thường khơng thường xun hoạt động Kaizen điểm thường có đóng góp đáng kể vào lợi ích tài chương trình cải tiến nói chung - Cải tiến trường sản xuất: Mục đích: Chuyển đổi tồn diện dây chuyền xưởng sản xuất theo nguyên lý thực hành Quản trị tinh gọn. Cách triển khai: Các dự án thường dẫn dắt quản lý cấp trung tham gia nhóm đa chức bao gồm thành viên phận liên quan đến vận hành sản xuất Một dự án cải tiến trường sản xuất điển hình thường triển khai phương diện, bao gồm: ổn định cơng đoạn, thiết lập dịng chảy, bình chuẩn hóa, triển khai hệ thống “kéo”, điều hành trường - Chuyển đổi doanh nghiệp Lean: Mục đích: Chuyển đổi tồn diện triệt để phương thức tổ chức sản xuất kinh doanh theo triết lý, thực hành công cụ Lean Manufacturing. Cách triển khai: Thường chương trình trung đến dài hạn, dẫn dắt lãnh đạo cấp cao doanh nghiệp nhằm theo đuổi định hướng chiến lược dài hạn Trong chuyển đổi doanh nghiệp Lean, chuyên án cải tiến/chuyển đổi với thời gian từ đến tháng phương tiện triển khai thực tế Tùy vào mục đích mà doanh nghiệp có cách lựa chọn hình thức cải tiến phù hợp Ngồi ra, tùy vào giai đoạn lĩnh vực mà doanh nghiệp áp dụng lúc nhiều hình thức cải tiến ưu tiên áp dụng số hình thức Ví dụ: Với ngành cơng nghiệp hỗ trợ lợi nhuận chiếm 5% Có kịch xảy năm 2023 với ngành là: - Kịch 1: Sản lượng không tăng nỗ lực cải tiến để giảm 1% giá thành sản xuất lợi nhuận tăng thêm 19% - Kịch 2: Sản lượng giảm 20% nỗ lực cải tiến để giảm 2% giá thành sản xuất, lợi nhuận tăng thêm 12% Với hai kịch này, khuyến nghị doanh nghiệp ưu tiên hình thức cải tiến thứ để tiết giảm chi phí tối đa - dự án cải tiến quy mơ lớn, chuyển đổi tồn diện dây chuyền theo quản trị tinh gọn, dẫn dắt quản lý cấp trung nhóm đa chức năng, thực tháng. Đọc thêm: Kaizen gì? Ví dụ Kaizen? Hướng dẫn cách triển khai Kaizen doanh nghiệp 3.4 Các bước triển khai chương trình cải tiến doanh nghiệp sản xuất Theo mơ hình cải tiến Toyota Kata, bước triển khai chương trình cải tiến gồm bước sau: Mơ hình cải tiến Toyota Kata ứng dụng phổ biến doanh nghiệp sản xuất (Nguồn ảnh: P&Q Solutions) - Bước 1: Xác định mục đích: Doanh nghiệp gặp phải vấn đề cần cải tiến? Hoặc doanh nghiệp đứng trước hội cải tiến nào? Có thể là: chất lượng sản phẩm kém, quy trình sản xuất nội dung làm tốt - Bước 2: Nắm bắt trạng Sau quay trở lại xem xét trạng doanh nghiệp Tình hình doanh nghiệp nào? Hãy nói chuyện với nhiều người tổ chức, đồng thời thực địa, quan sát thu thập liệu Sau tổng hợp liệu tiến hành phân tích để xác định xác tình hình yếu tố nhân sự, tài chính, kinh doanh, vận hành, doanh nghiệp - Bước 3: Thiết lập điều kiện mục tiêu: Sau bước trên, doanh nghiệp tiến hành thiết lập điều kiện mục tiêu Bạn muốn đạt điều vấn đề đó? Đảm bảo nêu rõ mục tiêu gắn chúng với số Các số đo lường mục tiêu sử dụng phổ biến doanh nghiệp KPI, OKR - Bước 4: Triển khai thử nghiệm đối sách Đây bước doanh nghiệp xác định giải pháp phù hợp (thay đổi dây chuyền sản xuất, đổi sản phẩm, ứng dụng công nghệ mới…), kế hoạch để thực hóa chúng thực thi Giai đoạn chia thành ba phân đoạn phụ, bao gồm đào tạo tất nhân tham gia vào dự án, thực dự án lưu lại liệu để đánh giá hiệu giai đoạn sau Lưu ý: Tại bước phát sinh nhiều vấn đề khiến dự án cải tiến đến thất bại Một số vấn đề phổ biến kể đến như: Những cố phát sinh nằm ngồi tầm kiểm sốt kế hoạch Điểm gây tắc nghẽn khó xác định quy trình vận hành/ sản xuất Khả trì cam kết với kế hoạch nhân viên không ổn định Với vấn đề kể trên, chuẩn hóa quy trình là điều chắn giúp tổ chức bạn thực thi hiệu Nó đảm bảo rằng: nhân viên nắm rõ vai trò trách nhiệm mình; cố phát sinh vận hành ghi nhận xử lý triệt để - Bước 5: Tiêu chuẩn hóa Đánh giá: Giải pháp triển khai bạn có thực hiệu không? Bạn đạt mục tiêu chưa? Đây lúc bạn tổng hợp số đặt bước 3, làm thành báo cáo phân tích để đánh giá kết dự án: Đối với việc làm không tốt: Bạn cần phải tìm ngun nhân, sau cân nhắc xem có tiếp tục cải tiến khơng hay dừng lại Nếu định tiếp tục cải tiến, điều dẫn đến việc lặp lại bước với kế hoạch để tìm giải pháp khác tốt Nếu định dừng lại, đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận quy trình/ sản phẩm/ dịch vụ không cần (hoặc không thể) cải tiến thêm thời điểm Nếu thực vậy, rõ ràng khơng phải yếu tố có tính chiến lược bạn nên dành thời gian cải tiến yếu tố chiến lược thực Đối với việc làm tốt: Hãy tiêu chuẩn hóa trì Đồng thời, bạn nên chúc mừng nhóm thể đánh giá cao bạn với đồng đội, nhân viên Tuy nhiên cải tiến không dừng lại Bây giờ, bạn cần nghĩ xem vấn đề giải Hãy xếp hạng ưu tiên vấn đề, chọn vấn đề phù hợp (thường mang lại lợi ích tối đa với nguồn lực tối thiểu) bắt đầu chương trình triển khai Trên hết, doanh nghiệp cần đưa cải tiến trở thành hành động thường xuyên gắn liền với hệ thống quản trị doanh nghiệp Để hỗ trợ việc theo dõi trì dự án cải tiến, gợi ý doanh nghiệp ứng dụng quản lý dự án Base Wework Base Wework cho phép doanh nghiệp kiểm soát hoạt động cải tiến diễn tiến độ theo kế hoạch đề ra, lúc nơi Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: Base Wework cho phép quản lý dự án linh hoạt với giao diện: kanban, gantt chart, to-do list Các công việc dự án gắn với cột mốc (milestone) cụ thể để tiện cập nhật tiến độ làm báo cáo Cộng tác: Bên cạnh tính tạo việc, giao việc, lên lịch, đánh dấu ưu tiên, chat bình luận cơng việc, dùng thẻ @ để nhắc tên thành viên, điểm đặc biệt Base Wework có tích hợp sẵn với Base Message, người dùng chat hệ thống mà không cần sử dụng ứng dụng khác cho nhu cầu Báo cáo: Báo cáo dự án Base Wework phản ánh số nhiều khía cạnh; gồm có báo cáo tiến độ, workload hiệu suất làm việc nhân sự, tỷ lệ phần trăm công việc theo trạng thái giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin xử lý vấn đề phát sinh kịp thời. Vai trị cơng nghệ cải tiến Cơng nghệ đòn bẩy cải tiến, giúp doanh nghiệp sản xuất gỡ bỏ rào cản Tự động hóa: Máy móc robot tự động hóa giúp giảm sức người thay người công việc nặng nhọc độc hại Nắm bắt trạng kịp thời: Dữ liệu giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn diễn doanh nghiệp Trước liệu phân mảnh nhiều chỗ tập trung lại phần mềm Phần mềm cịn giúp làm phân tích liệu để doanh nghiệp hiểu nhanh chóng ứng dụng liệu công việc khác. Nâng cao tốc độ định: Trong nhà máy nay, nhà máy định nhanh đáng tin cậy nhà máy chuyển hàng Một hệ thống liệu đầy đủ sẵn sàng để truy cập sở để doanh nghiệp định nhanh Nâng cao khả trao đổi thông tin: Internet ứng dụng cộng tác nội giúp nhân phòng ban khác nhau, khu vực địa lý khác trao đổi nắm bắt thơng tin nhanh chóng xác Các luồng thơng tin tổ chức nhờ thống liền mạch Giảm sai sót: Các phần mềm quản lý sản xuất giúp doanh nghiệp kiểm soát thao tác người, luồng chạy quy trình, hoạt động máy móc; từ loại bỏ số yếu tố gây sai sót Lưu ý rằng, cơng nghệ trở thành rào cản cải tiến Máy móc hệ thống với công suất cố định không linh hoạt điều chỉnh thị trường lên xuống thất thường, dẫn đến tình trạng dư thừa cơng suất, tạo lãng phí cho doanh nghiệp Doanh nghiệp phụ thuộc vào phần mềm, khơng nhìn thấy đằng sau hình, đưa định không tối ưu Quá phụ thuộc vào máy móc, cơng nghệ khiến doanh nghiệp thiếu hội đào tạo, phát triển để nâng cao lực nhân Kết luận "Thực trạng giá thành sản xuất cao vấn đề chung ngành thị trường, điều chứng minh nhiều dư địa cho hoạt động cải tiến” - Diễn giả Phạm Minh Thắng kết luận Cải tiến khơng phải đích đến, cải tiến cơng cụ giúp doanh nghiệp vượt qua rào cản để đến đích Trong bối cảnh 2023 khơng có kịch tăng trưởng, cải tiến giúp doanh nghiệp sản xuất khai thác điểm tối ưu thêm chi phí, giá thành sản xuất từ tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp Hy vọng chia sẻ khuôn khổ kiện “DẪN DẮT CẢI TIẾN - KIẾN TẠO ĐỔI THAY TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT” đã mang lại thơng tin hữu ích toán cải tiến doanh nghiệp sản xuất