hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty xây dựng phát triển hạ tầng và sản xuất vật liệu xây dựng hà tây

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ lệ lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận dự trữ chủ yếu trongquá trình sản xuất của doanh nghiệp là chín

LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình sản xuất kinh doanh nguyên vật liệu đóng một vai tròhết sức quan trọng nó là một đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơbản của quá trình sản xuất kinh doanh

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ

lệ lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm và là bộ phận dự trữ chủ yếu trongquá trình sản xuất của doanh nghiệp là chính vì vậy việc sử dụng vật tưnguyên vật liệu một cách hợp lý tiết kiệm là một biện pháp chủ yếu để hạ giáthành sản phẩm Muốn vậy phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu

từ quá trình thu mua vận chuyển liên quan tới việc dự trữ vật tư cho khâu sảnxuất kinh doanh Phải tổ chức tốt công tác quản lý thúc đẩy kịp thời việccung cấp nguyên vật liệu trong sản xuất Phải kiểm tra giám sát việc chấphành mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu tại công ty để từ đó góp phần giảmnhững chi phí không cần thiết trong sản xuất nhằm giảm giá thành sản phẩm,tăng lợi nhuận của doanh nghiệp Muốn đạt được điều đó mỗi doanh nghiệpphải có một lượng vốn lưu động nhất định và sử dụng nó một cách có hiệuquả hay không Để được điều đó mỗi doanh nghiệp phải sử dụng nguyên vậtliệu một cách hợp lý và phải quản lý chặt chẽ số vật liệu từ khâu thu mua đếnkhâu sử dụng và đáp ứng đủ cho nhu cầu sản xuất vừa tiết kiệm để chống mọixâm phạm tài sản của nhà nước, của đơn vị

Xuất phát từ những lý do trên và nay đã có điều kiện tiếp xúc với thực

tế và được sự chỉ đạo giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong phòng kế toáncủa công ty xây dựng phát triển hạ tầng và sản xuất vật liệu xây dựng Hà Tây

và các thầy cô giáo giúp đỡ em mạnh dạn chọn đề tài "Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty xây dựng phát triển hạ tầng và sản xuất vật liệu xây dựng Hà Tây” nhằm làm sáng tỏ những vấn đề vướng mắc giữa

thực tế và lý thuyết để có hoàn thiện và bổ sung kiến thức mà em đã đượchọc

Phần I Một số vấn đề lý luận về quản lý nguyên vật liệu trong doanh

nghiệp

I Khái niệm, phân loại và vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất trong doanh nghiệp.

1 Khái niệm về nguyên vật liệu.

Vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong

ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩmmới

2 Phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại nhiều thứkhác nhau, để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phânloại vật liệu Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vậtliệu được chia thành các loại sau:

 Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình giacông chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm: VD:vải trong xí nghiệp may, thép trong nhà máy cơ khí chế tạo

Ngoài ra, thuộc nguyên vật liệu chính bao gồm bán thành phẩm muangoài để tiếp tục chế biến

 Vật liệu phụ: Là những vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trợ trong sảnxuất được kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi

vị hoặc dùng để bảo quản phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hayphục vụ cho lao động của công nhân viên chức như: dầu nhờn, thuốc tẩy,phẩm màu, hương liệu, xà phòng, giẻ lau

 Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quátrình sản xuất kinh doanh như: xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt

 phu tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, sửachữa cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…

 Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại vật liệu vàthiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ…) mà doanh nghiệpmua vào nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản

 Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất haythanh lý tài sản, có thể tái sử dụng hay bán ra ngoài như: đá rối, gạch cũ, phôitiện, sắt vụn…

 Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ kể trênnhư: bao bì, vật đóng gói các loại vật tư đặc chưng…

3 Vai trò của nguyên vật liệu đối với sản xuất trong doanh nghiệp.Nguyên vật liệu sản xuất trong doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng

nó tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh và tạo nên thực thể chính củasản phẩm Vật liệu trong doanh nghiệp là yếu tố cơ bản đầu vào để doanhnghiệp bắt tay vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vì muốn tạo ra một sảnphẩm mới và hoàn thiện thì phải có nguyên vật liệu

Trong thực tế ở công ty xây dựng phát triển hạ tầng và sản xuất vậtliệu xây dựng Hà Tây Vật liệu của công ty được Giám đốc và ban lãnh đạorất coi trọng bởi vì vật liệu là yếu tố chính để công ty hoạt động sản xuất kinhdoanh, nếu không có nó thì công ty sẽ ngừng sản xuất và gây thiệt hại về kinhtế

II Nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

1 Xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu.

a Khái niệm

+ Mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng vật liệu tiêu dùng lớn nhấtcho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm, hoặc để hoàn thiện một công việcnào đó trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định

+ Việc xây dựng định mức, xây dựng định mức tiêu dùng vật liệuchính xác và đưa mức đó vào áp dụng trong sản xuất là biện pháp quan trọngnhất để thực hành tiết kiệm vật liệu có cơ sở quản lý chặt chẽ việc sử dụngnguyên vật liệu Mức tiêu dùng nguyên vật liệu còn là căn cứ để tiến hành kếhoạch hoá cung ứng và sử dụng vật lieẹu tạo điều kiện cho việc thực hiệnhạch toán kinh tế và thúc đẩy phong trào thi đua lao động xuất sắc và thựchành tiết kiệm trong doanh nghiệp

b Phương phương xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu.

Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu có ý nghĩa quyếtđịnh đến chất lượng các mức đã được xác định.

Tuỳ theo những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của từngdoanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp xây dựng ở mức thích hợp trongthực tế có các phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật liệu sau:

- Phương pháp định mức theo thống kê kinh nghiệm

- Phương pháp thực nghiệm

- Phương pháp phân tích

2 Bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất doanh nghiệp.

2.1 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng.

Lượng nguyên vật liệu cần dùng là lượng nguyên vật liệu cần thiết đểsản xuất ra một khối lượng lớn sản phẩm theo kế hoạch một cách hợp lý vàtiết kiệm nhất Lượng nguyên vật liệu cần dùng phải đảm bảo hoàn thành kếhoạch sản xuất sản phẩm cả về mặt hiện vật và giá trị, đồng thời doanhnghiệp cũng cần phải tính đến nhu cầu vật liệu để chế thử sản phẩm mới, tựtrang, tự chế, sửa chữa máy móc thiết bị Lượng nguyên vật liệu cần dùngkhông thể tính chung chung mà phải tính cho từng loại nguyên vật liệu theochủng loại, quy cách Tính toán nguyên vật liệu phải dựa trên cơ sở định mứctiêu dùng nguyên vật liệu của mỗi loại sản phẩm, nhiệm vụ sản xuất, chế thửsản phẩm mới và sửa chữa trong kỳ kế hoạch

Để tính toán lượng nguyên vật liệu cần dùng ta có thể áp dụng côngthức tính toán sau:

Vcđ= [Si x Dvi) + (Pi x Dvi) - Pdi].Si x Dvi) + (Pi x Dvi) - Pdi]

Trong đó:

Vcđ: là lượng nguyên vật liệu cần dùng

Si: Là số lượng sản phẩm i kỳ kế hoạch

Dvi: Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm i kỳ

kế hoạch

Pi: Số lượng phế phẩm cho phép của sản phẩm i kỳ kế hoạch

Pdi: Lượng phế phẩm dùng lại của sản phẩm i

2.2 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ.

Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệuquả kinh tế cao cần có một lượng nguyên vật liệu dự trữ hợp lý Lượngnguyên vật liệu dự trữ hợp lý vừa đảm bảo sự liên tục cho quá trình sản xuấtvừa tránh ứ đọng vốn ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển vốn và hiệu quả sửdụng vốn Dự trữ nguyên vật liệu hợp lý cũng có ý nghĩa là tiết kiệm chi phí

về bảo quản nhà kho, bến bãi; chi phí phát sinh do chất lượng nguyên vật liệugiảm, do giá thị trường giảm

Lượng nguyên vật liệu dự trữ là lượng nguyên vật liệu tồn kho hợp lýđược quy định trong kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiếnhành liên tục, bình thường căn cứ vào công dụng tính chất của nguyên vậtliệu được chia làm 3 loại

* Dự trữ thường xuyên

* Dự trữ bảo hiểm

* Dự trữ theo mùa

2.3 Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua.

Xác định chính xác lượng nguyên vật liệu cần dùng

* Lượng nguyên vật liệu cần dùng

* Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ

* Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ

Công thức xác định lượng nguyên vật liệu cần mua như sau:

Vc = Vcd + Vcd2 - Vcd1

Trong đó:

Vc: Lượng nguyên vật liệu cần mua

Vcd: Lượng nguyên vật liệu cần dùng

Vcd1: Lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ

Vcd2: Lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ

3 Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu

Sau khi xác định được lượng nguyên vật liệu cần dùng, cần dự trữ vàcần mua trong năm, chúng ta phải xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật

liệu Xây dựng kế hoạch này nghĩa là xác định số lượng, chất lượng, thờiđiểm mua của mỗi lần xác định số lần mua trong năm

Khi kế hoạch tiền độ mua nguyên vật liệu được xác định hợp lý sẽ giúpdoanh nghiệp không vị ứ đọng vốn, đảm bảo dự trữ hợp lý về số lượng, chấtlượng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn

4 Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu

4.1 Tổ chức thu mua

Tìm kiếm nhà cung cấp

Đối với mỗi doanh nghiệp, hạ giá thành sản phẩm luôn là một biệnpháp hạ giá thành, tìm kiếm được một nhà cung cấp tin cậy có thể cung ứnglượng vật tư có chất lượng cao, giá cả phải chăng sẽ giúp cho công ty giảmđược chi phí về nguyên vật liệu, nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh

Các công ty nền tìm kiếm nhiều nhà cung cấp điều này không nhưngtránh được độc quyền trong việc cung cấp nguyên vật liệu mà còn làm chocác nhà cung ứng phải cạnh tranh để bán nguyên vật liệu như vậy công ty sẽmua được với giá ưu đãi hơn

Ký hợp đồng

Ký hợp đồng là một công việc quan trọng trong công tác mua sắmnguyên vật liệu Hợp đồng phải được ký kết theo đúng quy định của phápluật

Phải có đầy đủ các điều khoản, các thoả thuận, nội dung hợp đồng phải

rõ ràng, chính xác về số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư, phương thứcvận chuyển, giao nhận, thanh toán… Hợp đồng sau khi đã ký là một văn bảnmang tính pháp lý để quy định trách nhiệm khi có phát sinh tranh chấp dovậy cần ký kết một hợp đồng phải thận trọng, phải có những người có trình

độ xem xét và quyết định ký

4.2 Tiếp nhận nguyên vật liệu

Tiếp nhận nguyên vật liệu là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộphận mua, vận chuyển tới bộ phận quản lý nguyên vật liệu trong nội bộ

doanh nghiệp, nó còn là cơ sở để hạch toán chính xác chi phí lưu thông và giá

cả nguyên vật liệu

Tổ chức tiếp nhận tốt sẽ giúp cho thủ kho nắm chắc được số lượng,chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời tình trạng củanguyên vật liệu, hạn chế nhẫnlại tham ô, thất thoát Tổ chức tiếp nhận phảithực hiện tốt hai nhiệm vụ sau:

+ Tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại và chất lượng ngiuyên vậtliệu theo đúng quy định trong hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vậnchuyển và thời gian giao hàng

+ Đảm bảo chuyển nhanh chóng nguyên vật liệu từ điểm tiếp nhận vàokho tránh hư hỏng, mất mát

Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ đó khi tiếp nhận phải thực hiện đầy đủcác thủ thục sau:

Khi nguyên vật liệu tiếp nhận phải có đủ các giấy tờ hợp lệ

Mọi nguyên vật liệu phải qua thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm xácđịnh chính xác số lượng (cân, đo, đong, đếm) Chất lượng, chủng loại, saukhi kiểm tra phải có biên bản xác nhận khi tiếp nhận thủ kho phải ghi rõ sốthực nhận theo đúng chủng loại, kích cỡ, chất lượng của từng loại vật tư,cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập kho và bộ phận ký vào sổ giaochứng từ

5 Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu

Để đảm bảo toàn vẹn về số lượng, chất lượng nguyên vật liệu ngănchặn mất mát, hư hỏng cần phải tập trung dự trữ nguyên vật liệu trước khi đivào sản xuất Nơi tập trung dự trữ đó là kho Kho không chỉ là nơi dự trữ bảoquản nguyên vật liệu mà còn là nơi dự trữ thiết bị máy móc trước khi sảnxuất, tập trung thành phẩm trước khi tiêu thụ, chính vì vậy trong doanhnghiệp có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng đối lượng dự trữ

Nếu căn cứ vào công dụng của kho chia thành Kho nguyên vật liệuchính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu, kho của thành phẩm, khocông cụ dụng cụ…

Nếu căn cứ vào địa điểm và phương pháp bảo quản chia thành: Khotrong nhà và kho ngoài trời, bên cạnh đó doanh nghiệp còn có thể có các kho

đi thuê ngoài để dự trữ, tập trung vật liệu máy móc… Đối với các kho đi thuênày cần phải ký hợp đồng với người cho thuê về các mặt như giá cả, về việctrong coi, bảo quản cần quan tâm đến chất lượng nhà kho sao cho không gâyảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu

Người làm công tác quản lý nguyên vật liệu cần quan tâm đến hệ thốngkho tàng bến bãi, xác định vị trí đặt kho hợp lý sao cho chi phí vận chuyểnđến nơi sản xuất là tối ưu nhất, đảm bảo hạ thấp chi phí bảo quản toàn vẹn về

số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, nắm vững lượng nguyên vật liệu trongkho tại mọi thời điểm, sẵn sàng cấp phát kịp thời phục vụ sản xuất, đảm bảoviệc xuất, nhập, kiểm kê

Để đảm bảo tốt công tác trên, nội dung chủ yếu của công tác bảo quảnlà:

- Cán bộ quản lý kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, luônluôn nắm vững số lượng, chất lượng đối với từng loại nguyên vật liệu để làm

cơ sở cho việc lập kế hoạch tiến độ mua

- Bảo đảm nguyên vật liệu: nguyên vật liệu sau khi sắp xếp phải bảoquản theo đúng quy định

- Xây dựng và thực hiện tốt nội quy bảo quản, nội quy về nhập xuấtnguyên vật liệu, nội quy về an toàn trong bảo quản

6 Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu.

Cấp phát nguyên vật liệu nghĩa là chuyển nguyên vật liệu từ nơi bảoquản, dự trữ hoặc trực tiếp sau khi mua kịp thời cho các bộ phận sản xuất cóthể tận dụng triệt để, tận dụng hiệu quả công suất thiết bị và thời gian laođộng của công nhân, cấp phát nguyên vật liệu kịp thời góp phần nâng caonăng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệudẫn đến hạ giá thành sản phẩm Không chỉ vậy, tổ chức công tác cấp phátnguyên vật liệu còn là điều kiện tốt để thực hiện chế độ trả lương theo sảnphẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp

Có 2 hình thức tổ chức cấp phát nguyên vật liệu như sau:

- Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: theo hình thức này cácphân xưởng và bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về lượng vật tư lên phòng vật

tư Đối chiếu theo yêu cầu đó và lượng vật tư trong kho dựa trên hệ thốngđịnh mức và nhiệm vụ được giao, phòng vật tư lập phiếu cấp phát cho các bộphận sản xuất lên kho lĩnh nguyên vật liệu

- Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch): Căn cứ vào định mứctiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng, chủng loại sản phẩm đã xácđịnh trong kế hoạch và tiến độ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu hạn mức giaocho các bộ phận sản xuất

7 Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu.

Thanh quyết toán nguyên vật liệu là việc bộ phận quản lý nguyên vậtliệu và bộ phận sử dụng đối chiếu, so sánh giữa lượng nguyên vật liệu cácđơn vị nhận về với lượng sản phẩm giao nộp để biết được kết quả của việc sửdụng nguyên vật liệu của các đơn vị sản xuất

Dựa vào kết quả của công tác thanh quyết toán nguyên vật liệu, chúng

ta thực hiện việc hạch toán đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu, xemxét được tính hợp lý, tiết kiệm, việc sử dụng nguyên vật liệu, đảm bảo hạchtoán đầy đủ, chính xác vào giá thành: Xem xét lại định mức, đánh giá nên giữlại định mức đó hay thay đổi

Thanh quyết toán nguyên vật liệu phải làm rõ được các vấn đề sau:

- Lượng nguyên vật liệu nhận được trong tháng hoặc quý

- Lượng nguyên vật liệu sản xuất ra sản phẩm

- Lượng nguyên vật liệu làm ra sản phẩm hỏng, kém chất lượng

- Lượng nguyên vật liệu còn tồn đọng

- Lượng nguyên vật liệu mất mát hao hụt

- Đánh giá chung tình hình sử dụng nguyên vật liệu

8 Tổ chức thu hồi các phế liệu phế phẩm.

Đối với một doanh nghiệp sản xuất như công ty hay bất cứ một doanhnghiệp sản xuất nào thì mục tiêu hàng đầu là làm sao giảm bớt được chi phí

Trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thì chi phí nguyên vật liệu

là một trong những yếu tố quan trọng trong giá thành sản phẩm

Định kỳ cứ sau một quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sau một quýmột năm thì doanh nghiệp lại lên kế hoạch tổ chức thu hồi phế liệu, phế phẩmcủa một quá trình sản xuất kinh doanh trước Vì vậy việc tổ chức thu hồi phếliệu phế phẩm cũng là một yếu tố rất cần thiết, bởi vì lượng phế liệu phếphẩm dư thừa mà không tổ chức thu hồi thì sẽ ảnh hưởng tới quá trình sảnxuất kinh doanh lần kế tiếp sau

Tất yếu trong một doanh nghiệp nào thì sau một quá trình sản xuấtkinh doanh cũng có một lượng phế liệu phế phẩm dư thừa, lượng phế liệu phếphẩm này được doanh nghiệp thu hồi lại sau đó bán đi hoặc cho vào tái sảnxuất lại phục vụ cho nhu cầu khác

III Những nhân tố cơ bản ảnh hưởng tới công tác quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Để nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu thì việc tínhtoán các nhân tố ảnh hưởng tới tình hình quản lý nguyên vật liệu là tất yếu:

+ Nhân tố về chính sách của nhà nước: Mọi cá nhân thành phần kinh tếđều có nghĩa vụ tuân thủ pháp luật vì vậy các chính sách của nhà nước luôn

là kim chỉ nam cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà nước quản lý vĩ

mô mọi hoạt động của nền kinh tế Chính vì vậy, mọi chính sách có liên quancủa nhà nước đều ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động cuảdoanh nghiệp nói chung và việc quản lý nguyên vật liệu nói riêng: Ví dụ:Những mặt hàng những nguyên vật liệu cấm nhập khẩucủa một loại sảnphẩm do nhà nước quy định sẽ ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý sử dụngnguyên vật liệu…

+ Nhân tố về tài nguyên thiên nhiên: Nguồn tài nguyên thiên nhiênphong phú sẽ tạo điều kiện cho sản xuất phát triển, tạo ra lợi thế cạnh tranhcho doanh nghiệp Vì vậy lượng nguyên vật liệu xa hay gần, nhiều hay ít đềuảnh hưởng đến việc định vị doanh nghiệp và việc cung ứng nguyên vật liệucho hoạt động của doanh nghiệp