ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Bài tập Quản trị nhân lực Nguyễn Duy Thành CH16L LỜI NÓI ĐẦU Việt nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO vào năm 2007 Điều đó tạo cho nền kinh tế[.]
Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L LỜI NÓI ĐẦU Việt nam đã trở thành thành viên chính thức của WTO vào năm 2007 Điều đó tạo cho kinh tế nước ta rất nhiều hội phát triển, tiếp cân các thành tựu kinh tế thế giới Tuy nhiên, nó cũng đặt rất nhiều thách thức đối với các doanh nghiệp nước về khả hội nhập, khả cạnh tranh lành mạnh; nhất là nền kinh tế Việt Nam chiếm đa số là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam có một nguồn nhân lực dồi dào, theo kết quả điều tra thực trạng việc làm và thất nghiệp năm 2006, cả nước có 45,6 triệu lao động Tuy nhiên, cấu lực lượng lao động có chất lượng chiếm tỷ trọng thấp Chính vì vậy, các doanh nghiệp chưa thực sự đầu tư vào phát triển nguồn nhân lực Do đó dẫn đến tình trạng sử dụng lao động không hiêu quả gây lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp và làm giảm lực cạnh tranh Một những vấn đề đặt là việc đánh giá thực hiện công việc ở nhiều doanh nghiệp chưa thực sự chuyên nghiệp và hiệu quả mang lại không cao Qua nghiên cứ tình hình thực tế ở doanh nghiệp, tác giả đã chọn vấn đề: “Thực trạng hệ thống đánh giá thực hiện công việc ở công ty TNHH Vạn Lợi và các giải pháp hoàn thiện” nhằm đưa ví dụ về việc sử dụng lao động và đánh gái không hiệu quả doanh nghiệp Việt nam hiện Mục đích của bài viết là đưa một số lý luận về đánh giá thực hiện công việc, dựa vào đó bằng phương pháp quan sát thực tế phân tích thực trạng và rút hướng khắc phục hoàn thiện Do thời gian nghiên cứu ngắn và kiến thức còn hạn hẹp, nên bài viết này còn nhiều hạn chế Rất mong nhận được ý kiến góp ý của độc giả Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Phần I ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CƠNG VIỆC I Khái niệm, mục đích tầm quan trọng đánh gíá thực cơng việc Đánh giá thực công việc (ĐGTHCV) thường hiểu đánh giá có hệ thống thức tình hình thực cơng việc người lao động quan hệ so sánh với tiêu chuẩn xây dựng thảo luận đánh giá với người lao động ĐGTHCV hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng luôn tồn tất tổ chức Mặc dù cơng ty nhỏ, ĐGTHCV thực cách khơng thức thơng qua đánh giá hàng ngày người giám sát với nhân viên đánh giá, đóng góp ý lẫn nhân viên hầu hết tổ chức xây dựng cho hệ thống đánh giá thức Trong hệ thống thức, tình hình hoàn thành nhiệm vụ lao động người lao động đánh giá theo khoảng thời gian quy định với sử dụng phương pháp đánh giá thiết kế cách có lựa chọn, tùy thuộc vào mục đích đánh giá Tùy vào điều kiện cụ thể, kết đánh giá cần phản hồi lại với người lao động để họ biết mức độ thực cơng việc hiểu cách thức thực công việc tốt Trong tổ chức, ĐGTHCV có ý nghĩa quan trọng phục vụ đựơc nhiều mục tiêu quản lý tác động trực tiếp người lao động tổ chức nói chung Các mục tiêu mà ĐGTHCV phục vụ quy hai mục tiêu cải tiến thực công việc người lao động giúp cho người quản lý đưa định nhân đắn đào tạo phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật…Q trình ĐGTHCV, mức độ đó, mở rộng thiết kế công việc có tác động tới tổ chức nói chung Do đó, ngoài việc giúp cho người quản lý đưa định nhân sự, kết ĐGTHCV giúp cho phận quản lý nguồn nhân lực lãnh đạo cấp cao đánh giá thắng lợi hoạt động chức nguồn nhân lực tuyển mộ, tuyển chọn, định hướng, thăng tiến, đào tạo hoạt động khác, kiểm điểm mức độ đắn hiệu hoạt động đó, từ có phương hướng điều chỉnh phù hợp Đồng thời, mức độ hợp lý đắn việc sử dụng hệ thống đánh giá thông tin phản hồi kết đánh giá với người lao động có ảnh hưởng lớn tới việc xây dựng phát triển Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L đạo đức, thái độ lao động người lao động bầu khơng khí tâm lý – xã hội tập thể lao động ĐGTHCV trình phức tạp chịu nhiều ảnh hưởng tình cảm người dựa đánh giá chủ quan người đánh giá kể tổ chức xây dựng sử dụng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá thực công việc Bản chất chủ quan ĐGTHCV nguyên nhân nhiều loại lỗi thường phạm phải qúa trình đánh giá dẫn đến tình trạng làm sai lệch ý kiến đánh giá tình hình làm việc người lao động, giảm động lực làm việc dẫn đến vấn đề khác quản lý hệ thống đánh giá có tác dụng hồn thiện thực công việc người lao động phát triển người lao động II Hệ thống đánh giá thực công việc yêu cầu hệ thống đánh giá Hệ thống đánh giá thực công việc Để đánh giá thực công việc, cần phải thiết lập hệ thống đánh giá với ba yếu tố sau: - Các tiêu chuẩn thực công việc - Đo lường thực công việc theo tiêu thức tiêu chuẩn - Thông tin phải hồi với người lao động phận quản lý nguồn nhân lực Hình sau cho thấy mối quan hệ ba yếu tố hệ thống đánh giá mục tiêu ĐGTHCV: Hình 1: Mối quan hệ ba yếu tố hệ thống đánh giá mục tiêu ĐGTHCV Thực tế thực công việc Đánh giá thực công việc Thông tin phản hồi Đo lường thực công việc Tiêu chuẩn thực công việc Quyết định nhân Hồ sơ nhân viên Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Hình cho thấy q trình đánh giá thực cơng việc tổ chức thường diễn theo trình tự sau: - Xem xét xây dựng tiêu chuẩn thực công việc - Người đánh giá sử dụng phương pháp đánh giá để tiến hành đo lường thực công việc người lao động thông qua việc so sánh thực tế thực công việc với tiêu chuẩn - Các kết đánh giá đựơc thảo luận với người lao động để nhằm hồn thiện thực cơng việc họ Đồng thời kết đánh giá cung cấp tới phận quản lý nguồn nhân lực, lưu giữ hồ sơ nhân viên, làm sở để định nguồn nhân lực có liên quan đến công việc người lao động mà mục tiêu cuối nhằm hoàn thiện thực công việc người lao động Đo lường thực công việc yếu tố trung tâm đánh giá Đó việc đưa đánh giá có tính quản lý mức độ “tốt” hay “kém” thực công việc người lao động Hay nói cách cụ thể hơn, việc ấn định số hay thứ hạng để phản ánh mức độ thực công việc người lao động theo đặc trưng khía cạnh xác định trước cơng việc Trong toàn tổ chức, cần xây dựng cơng cụ lường tốt qn cho tất người quản lý trì tiêu chuẩn đánh giá so sánh Như vậy, để đo lường cần phải xác định cần đo lường cơng việc người lao động đo tiêu thức Đồng thời, cần định hệ thống đo lường nên hướng vào việc sử dụng kết công việc hay hành vi thực công việc hay phẩm chất người lao động thực công việc Xác định khía cạnh cần đánh giá thực công việc tiêu thức đánh giá vấn đề việc thiết kế phiếu đánh giá phương pháp lựa chọn, tùy thuộc vào chất cơng việc mục đích đánh giá Phân tích cơng việc hướng dẫn chủ yếu cho lựa chọn thiết kế Thơng tin phản hồi kết đánh giá thường thực thơng qua thảo luận thức người lãnh đạo phận người lao động vào cuối chu kỳ đánh giá Cuộc thảo luận gọi vấn đánh giá Đó khâu xem xét lại Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L tồn tình hình thực cơng việc người lao động, qua cung cấp cho họ thơng tin tình hình thực công việc qua tiềm tương lai họ, biện pháp để hoàn thiện thực công việc họ Phỏng vấn đánh giá có ý nghĩa quan trọng việc cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động thực định họ thù lao, vị trí làm việc, kỷ luật hay nhu cầu đào tạo phát triển Các yêu cầu hệ thống đánh giá thực cơng việc Để đánh giá có hiệu quả, hệ thống đánh giá thực công việc phải đáp ứng yêu cầu sau: Tính phù hợp Yêu cầu địi hỏi phải có liên quan rõ ràng tiêu chuẩn thực công việc, tiêu thức đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ mục tiêu quản lý Đồng thời, phải có liên quan rõ ràng yếu tố chủ yếu công việc xác định thông qua phân tích cơng việc với tiêu đánh giá thiết kế phiếu đánh giá Tính nhạy cảm Địi hỏi hệ thống đánh giá phải có cơng cụ đo lường có khả phân biệt người hồn thành tốt cơng việc người khơng hoàn thành tốt cơng việc Tính tin cậy Được thể quán đánh giá Có nghĩa là, hệ thống đánh giá phải đảm bảo cho người lao động bất kỳ, kết đánh giá độc lập người đánh giá khác họ phải thống với Tính chấp nhận Địi hỏi hệ thống đánh giá phải chấp nhận ủng hộ người lao động Tính thực tiễn Để thực thực tế, phương tiện đánh giá phải đơn giản, dễ hiểu dễ sử dụng người lao động với người quản lý Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L III Các phương pháp đánh giá thực công việc Phương pháp thang đo đánh giá đồ họa Sử dụng thang đo đánh giá đồ họa phương pháp truyền thống áp dụng phổ biến Trong phương pháp này, người đánh giá cho ý kiến đánh giá thực công việc đối tượng đánh giá dựa ý kiến chủ quan theo thang đo từ thấp đến cao Các tiêu thức đánh giá bao gồm tiêu thức liên quan trực tiếp đến công việc tiêu thức có liên quan khơng trực tiếp đến cơng việc Để xây dựng phương pháp có hai bước quan trọng lựa chọn đặc trưng (các tiêu thức) đo lường đặc trưng Tùy thuộc vào chất loại công việc mà đặc trưng lựa chọn số lượng, chất lượng công việc hay hợp tác, nỗ lực làm việc, kiến thức thuộc công việc, sáng kiến, tính sáng tạo, độ tin cậy, đảm bảo ngày cơng, khả lãnh đạo… Việc lựa chọn đặc trưng cần phải tiến hành chủ yếu sở đặc trưng có liên quan tới hiệu tổ chức Các thang đo để đánh giá đựơc thiết kế dạng thang đo liên tục thang đo rời rạc Ví dụ cho thấy mẫu phiếu đánh giá với thang đo rời rạc dạng thang điểm: Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: Xuất Đạt yêu sắc Khá cầu Dứơi mức yêu cầu Mức độ tối thiểu Khối lượng công việc Chất lượng làm việc Tính tin cậy Khả xét đoán Khả hiểu biết Thái độ Tinh thần hợp tác Khả triển vọng hợp tác Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Để đánh giá, người đánh giá xác định xem thực công việc đối tượng thuộc thứ hạng (xuất sắc hay trung bình…) theo tiêu thức Việc kết hợp điểm số theo cách tính bình qn tổng cộng điểm tiêu thức Để giúp cho người đánh giá cho điểm dễ dàng xác hơn, mẫu phiếu thiết kế chi tiết cách mô tả ngắn gọn tiêu thức đánh giá thứ hạng Ưu điểm việc sử dụng thang đo đánh giá đồ họa chỗ chúng dễ hiểu, xây dựng tương đối đơn giản sử dụng thuận tiện Chúng cho điểm cách dễ dàng lượng hóa tình hình thực công việc người lao động điểm Nhờ đó, chúng cho phép so sánh điểm số thuận tiện cho việc định quản lý có liên quan đến quyền lợi đánh giá lực nhân viên Một mẫu phiếu đánh giá thiết kế với nhiều tiêu thức mang tính chất chung, phù hợp với nhiều loại cơng việc dung cho nhiều nhóm lao động Tuy nhiên, đặc trưng riêng biệt cơng việc bị bỏ qua Việc sử dụng thang đo đồ họa dễ bị ảnh hưởng nhiều lỗi chủ quan lỗi thiên vị, thành kiến, định kiến, xu hướng trung bình hay thái q dẫn đến việc đo lường khơng xác Ngồi ra, thang đo đánh giá đồ họa cịn làm phát sinh vấn đề đặc trưng (các tiêu thức) lựa chọn khơng phù hợp, kết hợp khơng xác điểm số kết tổng thể Mặc dù yêu cầu xác tuyệt đối xảy trường hợp số điểm cao đặc trưng bù đắp cho số điểm thấp đặc trưng khác Do đó, đánh giá nhiều đặc trưng khác tập hợp điểm số chung tầm quan trọng tương đối đặc trưng cần xem xét cẩn thận cho chúng trọng số thích hợp Phương pháp danh mục kiểm tra Trong phương pháp này, cần phải thiết kế danh mục câu mô tả hành vi thái độ xảy thực cơng việc người lao động Ví dụ: Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: Ngày đánh giá: - hợp tác với bạn làm việc - giữ gìn nơi làm việc gọn gàng - thường hồn thành cơng việc thời hạn ghi chép sổ sách cẩn thận - có thái độ miễn cưỡng phải làm thêm - khơng tiếp thu phê bình V.v Những người đánh giá nhận chụp mẫu phiếu đánh dấu vào câu mà họ cảm thấy phù hợp với đối tượng đánh giá Các câu mơ tả coi ngang giá trị nhiều trường hợp chúng thường cho trọng số để làm rõ mức độ quan trọng tương đối chúng với Điểm số tính cách cộng câu điểm câu Phương pháp dễ thực tránh lỗi xu hướng trung bình hay dễ dãi Kết đánh giá biểu cụ thể điểm thuận tiện cho việc định quản lý Tuy nhiên, để câu mô tả phù hợp với loại công việc, cần phải thiết kế danh mục khác cho loại công việc khác Trong trường hợp câu mơ tả mang tính chất chung phù hợp với nhiều loại công việc lại không phản ánh tính đặc thù loại cơng việc Việc xác định trọng số phức tạp đòi hỏi có trợ giúp chun mơn Phương pháp ghi chép kiện quan trọng Phương pháp đòi hỏi người đánh giá phải ghi lại theo cách mơ tả hành vi có hiệu hành vi khơng có hiệu ( hay xuất sắc yếu kém) thực công việc người lao động theo yếu tố công việc Đoạn ghi chép sau cho thấy ví dụ hành vi tích cực hành vi tiêu cực nhân viên phịng thí nghiệm hóa yếu tố cơng việc “kiểm sốt yếu tố an tồn”: Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Tên nhân viên: Chức danh công việc: Tên người đánh giá: Bộ phận: phịng thí nghiệm hóa học Chu kỳ đánh giá Kiểm sốt yếu tố an tồn Hành vi tích cực Hành vi tiêu cực 12/10 Dập đám cháy kịp thời 3/11 Hút thuốc kho hóa chất Phương pháp có ưu điểm thuận lợi cho việc thảo luận với người lao động ưu điểm, nhược điểm họ việc thực cơng việc việc định Nó giúp hạn chế lỗi chủ quan Tuy nhiên, có nhược điểm tốn nhiều thời gian nhiều công việc ghi chép bị bỏ qua Người lao động thấy khơng thoải mái biết người lãnh đạo ghi lại hành vi yếu Phương pháp đánh giá thang đo dựa hành vi Đây phương pháp kết hợp phương pháp thang đo đánh giá đồ họa phương pháp ghi chép kiện quan trọng Các thang đánh giá dựa hành vi tương tự thang đánh giá đồ họa Chỉ khác thang đánh giá mơ tả xác hành vi cụ thể Ví dụ sau cho thấy thang điểm đánh giá dựa hành vi để đánh giá thực công việc nhân viên phục vụ khách sạn theo yếu tố “ quan hệ với khách hàng”: Tên nhân viên: Tên người đánh giá: Chức danh công việc: nhân viên phục vụ Bộ phận: Ngày đánh giá: Quan hệ với khách hàng Xuất sắc Nhân việc phục vụ khách lúc cần thiết Tốt Nhân việc phục vụ cố gắng kìm nén bực tức trước xảy tranh cãi Nhân viên phục vụ thận trọng suy xét xem có nên tiếp tục phục vụ Khá khách hàng say rượu có người kèm Trung Nhân viên phục vụ ngừng phục vụ đồ uống cho khách hàng bình say rượu có Nhân viên phục vụ tán chuyện bâng quơ với khách hàng có Yếu Nhân viên phục vụ xét nét khách hàng trẻ tuổi họ Kém đến quầy lần đầu Nhân viên phục vụ thu dọn đồ uống khách (bất kể uống hết hay chưa) Rất với lời thông báo thiếu lịch khơng thơng báo đóng cửa Để cho điểm, người đánh giá phải xác định xem hành vi đối tượng thuộc vào loại số thứ hạng mà cịn có tên là: thang điểm Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L kỳ vọng hành vi Việc kết hợp điểm số để xác định điểm cuối làm tương tự phương pháp thang đo đồ họa Ưu điểm thang đo dựa hành vi là: chúng thiên vị thang đo khác; đặc trưng lựa chọn cẩn thận hơn; chúng tạo trí người đánh giá chúng đánh giá hành vi quan sát đánh giá nhận thức chủ quan Nhược điểm thang đo việc thiết kế thang đo tốn thời gian chi phí Việc sử dụng thang đo điểm tốn nhiều thời gian Kết đánh giá bị ảnh hưởng đặc trưng hành vi không lựa chọn mô tả cẩn thận Người đánh giá gặp khó khăn phải xác định tương tự hành vi thực công việc đối tượng với hành vi mô tả thang đo Các phương pháp so sánh Có nhóm phương pháp có chất đánh giá thực công việc người lao động dựa so sánh thực công việc người với bạn làm việc phận Sự so sánh thường dựa tiêu thức tổng thể tình hình làm việc (thực công việc tổng thể) người lao động Các phương pháp đánh giá thường thực người lãnh đạo phận Ưu điểm chung phương pháp chúng đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, có tác dụng việc định lương, thưởng, thăng tiến người lao động Tuy nhiên, phương pháp dễ dẫn đến phạm lỗi thiên vị, thành kiến, kiện gần Việc cung cấp thông tin phản hồi với người lao động bị hạn chế Đồng thời, phương pháp đánh giá so sánh thường khơng có tác dụng khuyến khích cộng tác đoàn kết tập thể lao động Có nhiều cách để đánh giá so sánh, sau phương pháp thường sử dụng: 5.1 Phương pháp xếp hạng: 10 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Trong phương pháp này, nhân viên nhóm xếp theo thứ tự từ cao tới thấp nhất, dựa tình hình thực cơng việc tổng thể người Có hai cách để xếp hạng: Xếp hạng đơn giản: nhân viên xếp cách tự từ xuất sắc đến yếu Xếp hạng luân phiên (hay xếp hạng có lựa chọn): người đánh giá lựa chọn danh sách người cần đánh giá ngừơi xuất sắc người yếu Tên hai người loại khỏi danh sách viết vào hai đầu danh sách khác Sau đó, người đánh giá xác định nhân viên xuất sắc nhân viên số người lại danh sách thứ tên hai người xóa khỏi danh sách ghi vào danh sách Việc xếp tiến tiếp tục hết Phương pháp cho kết xác phương pháp xếp hạng giản đơn 5.2 Phương pháp phân phối bắt buộc Phương pháp đòi hỏi người đánh giá phải phân loại nhân viên nhóm thành loại khác theo tỷ lệ định Chẳng hạn: 10% số nhân viên phải đánh giá “tốt” 10% số nhân viên phải đánh giá “kém” 20% số nhân viên phải đánh giá “khá” 20% số nhân viên phải đánh giá “yếu” 40% số nhân viên phải đánh giá “trung bình” Việc xác định tỷ lệ loại nhân viên thường dựa “phân phối chuẩn” (trong thống kê) cho phép tỷ lệ % lớn mẫu xếp vào thứ loại Phương pháp hạn chế việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay qúa dễ dãi, nghiêm khắc 5.3 Phương pháp cho điểm Phương pháp đòi hỏi người đánh giá phải phân phối số điểm tổng cho nhân viên phận Phương pháp cho thấy khác tương đối nhân viên dễ bị ảnh hưởng lỗi thành kiến, thiên vị, kiện gần 11 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L 5.4 Phương pháp so sánh cặp Phương pháp yêu cầu người đánh giá phải so sánh nhân viên với tất người khác phận theo cặp Khi đánh giá, người đánh giá phải cân nhắc hai cá nhân lúc định xem người làm việc tốt Vị trí nhân viên bảng xếp hạng (hay số điểm đánh giá) định số lần nhân viên chọn tốt so với nhân viên khác Có nhiều cách để so sánh nhân viên theo cặp, có cách đơn giản, tốn thời gian cơng việc giấy tờ viết tên số hiệu nhân viên từ xuống phía bên trái biểu đồ số hiệu theo cột phía để tạo thành ma trận (một bảng) Người đánh giá cân nhắc cặp tên nửa ma trận người làm việc tốt cặp Đối với phận có nhiều nhân viên, số lượng cặp so sánh lớn Cơng thức tính số so sánh theo cặp N (N-1)/2 với N số nhân viên phận Ưu điểm so sánh cặp đơn giản có tính tin cậy cao kiểu so sánh khác Phương pháp tường thuật Đó phương pháp người đánh giá viết văn (bản tường thuật) tình hình thực cơng việc nhân viên, điểm mạnh, điểm yếu, tiềm họ gợi ý biện pháp hoàn thiện thực công việc nhân viên Bản tường thuật viết theo chủ đề khác nhau, chẳng hạn: tình hình thực cơng việc, khả thăng tiến, điểm mạnh, điểm yếu nhân viên nhu cầu đào tạo… Nếu thực tốt, phương pháp cung cấp thô ng tin phản hồi chi tiết hữu ích cho người lao động Tuy nhiên, khó sử dụng thông tin tường thuật vào việc định nhân Sự xác thô ng tin tường thuật phụ thuộc nhiều vào khả diễn đạt viết người đánh giá Do vậy, để tạo điều kiện dễ dàng cho người đánh giá, tường thuật yêu cầu viết theo vài câu hỏi định sẵn (phương pháp mẫu tường thuật) Phương pháp thường sử dụng kết hợp với phương pháp mang tính định lượng khác 12 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Phương pháp “Quản lý mục tiêu” Trong phương pháp này, người lãnh đạo phận với nhân viên xây dựng mục tiêu thực công việc cho thời kỳ tương lai Người lãnh đạo sử dụng mục tiêu để đánh giá nỗ lực nhân viên cung cấp thông tin phản hồi cho họ Khác với phương pháp trên, phương pháp nhấn mạnh nhiều vào kết mà nhân viên cần đạt không nhấn mạnh nhiều vào họat động (hành vi) thực công việc có tác dụng nâng cao chịu trách nhiệm cá nhân công việc Để thực đựơc phương pháp này, người lãnh đạo nhân viên phải thảo luận để thống với về: - Các yếu tố cơng việc nhân viên - Các mục tiêu cụ thể cần đạt cho yếu tố công việc chu kỳ đánh giá định trước ( thường tháng hay năm) - Xây dựng kế hoạch hành động để thực mục tiêu Ći kỳ, người lãnh đạo sử dụng mục tiêu để đánh giá thực cơng việc nhân viên Tuy nhiên, suốt chu kỳ đánh giá nhân viên tự xem xét lại cách định kỳ tiến độ cơng việc giúp đỡ người lãnh đạo cần thiết đưa điều chỉnh kế hoạch hành động, chí mục tiêu cơng việc Nếu thực tốt, “Quản lý mục tiêu” góp phần quan trọng việc tạo động lực cho người lao động cấp quản lý người lao động người quản lý tham gia vào việc xây dựng mục tiêu công việc cho nhân viên Các mục tiêu công việc giúp cho ngừơi lãnh đạo trực tiếp nhân viên thấy rõ nhu cầu đào tạo phát triển nghề nghiệp người Tuy nhiên việc xác định mục tiêu công việc dễ Do có tác dụng việc lơi ngừơi lao động tham gia thực mục tiêu doanh nghiệp, tham gia vào quản lý chung nên phương pháp ngày trở thành phổ biến nhiều nước Ở nước ta, doanh nghiệp có trình độ quản lý tiến bộ, liên doanh với nước thường áp dụng phương pháp Trong doanh nghiệp nhà nước, nhiều người quản lý hoan nghênh thử nghiệm áp dụng 13 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Phần II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH VẠN LỢI VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC I THỰC TRẠNG Giới thiệu chung về công ty TNHH Vạn Lợi Công ty TNHH Vạn Lợi được thành lập từ năm 1993, chuyên hoạt động lĩnh vực sản xuất và kinh doanh thép Hiện nay, công ty TNHH Vạn Lợi có nhiều công ty thành viên sau: - Công ty TNHH thép Nam Đô - Công ty TNHH SX KD thép Vạn Lợi Hải Dương - Công ty TNHH Gang thép Vạn Lợi hải Phòng Ngoài ra, công ty còn liên doanh với nhiều đơn vị khác nhiều lĩnh vực Ở đây, tác giả chỉ phân tích đánh giá hệ thống ĐGTHCV của công ty TNHH Vạn Lợi Cơ cấu công ty TNHH Vạn Lợi gồm có: Ban giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng nhập khẩu - Phòng tài chính kế toán: 10 người - Phòng kinh doanh: người - Phòng nhập khẩu: người - Phòng tổ chức hành chính: người Thực trạng hệ thống ĐGTHCV Mặc dù, là công ty đã có nhiều năm hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực sắt thép với số vốn 90 tỷ đồng và doanh thu hàng trăm tỷ đồng mỗi năm công ty chưa thực sự quan tâm đến lĩnh vực quản trị nhân lực Do đó, công ty chưa xây dựng được một hệ thống ĐGTHCV hoàn 14 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L chỉnh Về bản, việc ĐGTHCV vẫn được thực hiên theo hình thức đánh giá của người giám sát trực tiếp ( trưởng phòng ) đối với từng nhân viên thực hiện công việc được giao 2.1 Tiêu chuẩn thực hiện công việc Về tiêu chuẩn thực hiện công việc, mỗi phòng đều đưa cho nhân viên một tiêu chuẩn chung chung: - Phòng nhập khẩu: hoàn thành tốt công việc được giao cụ thể là xây dựng phương án nhập khẩu, hoạn thiện thủ tục mở LC, theo dõi thời gian tầu thời gian tầu đến, hoàn tất thủ tục nhận hàng (invoice, packing list, bill,…) gửi phòng kinh doanh nhận hàng - Phòng kinh doanh: + Nhân viên giao nhận: tiếp nhận hồ sơ phòng nhập khẩu, mở tờ khai hải quan, bố trí phương tiện nhận hàng tại cảng vận chuyển hàng về kho, theo dõi quá trình xuất nhập hàng + Nhân viên bán hàng: thiết lập mỗi quan hệ với khách hàng, chăm sóc khách hàng, bán hàng theo chỉ tiêu đã giao, thu hồi công nợ - Phòng tài chính kế toán: hoàn thành theo mục tiêu chung của phòng là huy động tài chính để mở LC các lô hàng của phòng nhập khẩu, theo dõi thu hồi các công nợ của phòng kinh doanh, theo dõi và toán các khế ước vay ngân hàng - Phòng tổ chức hành chính: thực hiện các công việc được giao 2.2 Đo lường thực hiện công việc Chính vì chưa xây dựng tốt các tiêu chí của tiêu chuẩn thực hiện công việc nên việc đo lường sự thực hiện công việc của từng nhân viên từng phòng phụ thuộc hoàn toàn vào đánh giá cảm quan của trường phòng trực tiếp giam sát Do vậy, việc đánh giá đo lường thường mắc một số lỗi sau: Lỗi thiên vị: người đánh giá mắc lỗi thiên vị họ ưa thích người lao động người khác hộ thấy có cảm tình hơn, họ có thâm niên lâu năm, họ là cháu các lãnh đạo công ty hay họ tḥc êkip của mình Lỗi xu hướng bình qn: là lỗi phổ biến các trưởng phòng thường đánh giá kết quả thực hiện công việc của các nhân viên là vì không có tiêu chuẩn cụ thể và tâm lý ngại gây mất lòng nhân viên Hơn nữa việc ĐGTHCV phụ thuộc vào mục tiêu chung của phòng có đạt hay không và việc ĐGTHCV tốt hay không tốt không ảnh hưởng tới quyền lợi của người lao động 15 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Lỗi thái cực: người đánh giá tỏ dễ dãi đánh giá Lỗi thành kiến: người đánh giá khơng ưa thích tầng lớp hay nhóm người lao động khơng khách quan đánh giá Ví dụ nhân viên không hợp tuổi người đánh giá, nhân viên hay có ý kiến bất đồng với quyết định của người đánh giá Các thông tin phản hồi của người lao đông cũng không mấy được quan tâm 2.3 Phương pháp đánh giá: Thực tế tại công ty TNHH Vạn Lợi chưa xây dựng phương pháp ĐGTHCV nào cụ thể Phương pháp đánh giá rõ nét nhất là phương pháp so sánh để ĐGTHCV phòng kinh doanh Cụ thể sau: Các nhân viên bán hãng sẽ được so sánh với theo các tiêu chí: - Số lượng thép tiêu thụ tháng - Số nợ thu hồi được tháng - Dư nợ quá hạn - Quan hệ khách hàng - Phát triển khách hàng mới Các nhân viên giao nhận sẽ được so sánh với theo các tiêu chí: - Tổ chức bố trí làm thủ tục nhận hàng kịp thời - Bố trí phương tiện vận tải hợp lý giải phóng hàng - Theo dõi xuất nhập tồn các loại hàng hóa của công ty Sau hết tháng, người đánh giá trực tiếp sẽ tổng kết và thông báo cuộc họp toàn phòng Tuy nhiên, nó không có giá trị lớn vì không gắn liền với quyền lợi và trách nhiệm công việc của từng người lao động Các phòng khác hầu không áp dụng phương pháp đánh giá nào cụ thể II GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống ĐGTHCV không hề đơn giản và cần có thời gian để thay đổi tư nhận thức của những người quản lý công ty TNHH Vạn Lợi về lĩnh vực quản trị nhân lực nói chung và hệ thống ĐGTHCV nói riêng Xây dựng bộ phận quản lý nhân sự chuyên nghiệp Việc thành lập được phòng nhân sự là phương án tốt nhất cho công ty Vạn Lợi để xây dựng và triển khai các chính sách về nhân sự kịp thời đúng đắn Còn nếu quy mô công ty không cần thiết thì cũng 16 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L cần xây dựng bộ phận quản lý nhân sự trực thuộc phòng tổ chức hành chính đẻ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhân sự Đây là biện pháp đầu tiên công ty Vạn Lợi cần làm Để xây dựng được các biện pháp quản trị nhân sự nói chung và hệ thống ĐGTHCV nói riêng cần có một bộ phận chuyên nghiệp nghiên cứu theo dõi tình hình hoạt động toàn công ty Xây dựng hệ thống ĐGTHCV 2.1 Xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc Tiêu chuẩn thực công việc hệ thống tiêu/ tiêu chí để thực yêu cầu việc hồn thành cơng việc đo lường thực tế thực cơng việc người lao động Để đánh giá có hiệu quả, tiêu chuẩn cần xây dựng cách hợp lý khách quan, tức phải phản ánh kết hành vi cần có để thực thắng lợi cơng việc Do đó, u cầu tiêu chuẩn thực công việc : - Tiêu chuẩn phải cho thấy người lao động cần làm công việc cần phải làm tốt đến mức nào? - Các tiêu chuẩn phải phản ánh cách hợp lý mức độ yêu cầu số lượng chất lượng thực công việc, phù hợp với đặc điểm công việc Kết hợp với bộ phận quản lý nhân sự, trưởng phòng các phòng tiến hành xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá công việc theo các bước sau: Bước 1: động viên thu hút nhân viên quyền vào việc xây dựng tiêu chuẩn phổ biến cách viết tiêu chuẩn cho họ Bước 2: Mỗi nhân viên dự thảo tiêu chuẩn cho cơng việc nộp dự thảo cho trưởng phòng Bước 3: thảo luận với nhân viên tiêu chuẩn dự thảo để đến thống tiêu chuẩn cuối Cách làm phức tạp thu hút người lao động vào việc xây dựng tiêu chuẩn thực cơng việc có ý nghĩa quan trọng ủng hộ tự nguyện thực tiêu chuẩn 2.2 Xây dựng phương pháp đánh giá - Phương pháp đánh giá bằng thang đo đồ họa 17 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Do phương pháp này đơn giản, thuận tiện và phù hợp với nhiều công việc của tất cả các phòng công ty nên áp dụng phương pháp này công ty sẽ nhanh chóng đo lường việc thực hiện công việc của các nhân viên Ví dụ để đo lường việc thực hiện công việc của nhân viên bán hàng, mẫu phiếu thiết kế sau: Tên nhân viên Chức danh công việc: Tên người bán hàng Bộ phận: Phòng Kinh doanh Ngày đánh giá: Giải Tiêu thức Khối lựơng công việc Thứ hạng thích Số lượng sản phẩm tiêu thụ cao, thường xuyên vượt 150% tiêu chuẩn đề đánh giá qua số lựơng sản phẩm tiêu thụđược ký(thường là01 tháng) 2 Khả thu hồi nợ Số lượng sản phẩm thường đạt mức tiêu chuẩn, vài lĩnh vực vựơt mức tiêu chuẩn (100% - 150%) Số lượng sản phẩm thường đạt mức tiêu chuẩn Số lượng sản phẩm đạt xấp xỉ mức tiêu chuẩn, có khả tăng suất (70% đến 90%) Số lượng sản phẩm không đạt mức tiêu chuẩn, khơng có khả tăng suất Thu hời sau giao hàng Thu hồi vòng 15 ngày sau giao hàng Thu hồi tròng vòng 30 ngày sau giao hàng Thu hồi vòng 60 ngày sau giao hàng Quan hệ khách hàng Thu hồi 60 ngày sau giao hàng Thường xuyên thăm hỏi khách hàng, chủ động tiếp nhận nhu cầu chưa đặt hàng Thường xuyên thăm hỏi khách hàng, đáp ứng nhu cầu khách hàng có đơn đặt hàng Đáp ứng nhu cầu thực hiện xong các thủ tục đặt hàng Thỉnh thoảng thăm hỏi khách hàng, xử lý đơn hàng chậm Không chăm sóc khách hàng Giao hàng chậm trễ, không có thông báo cho khách hàng về sự cỗ chậm giao hàng 18 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L Tùy từng bộ phận cụ thể mà người giám sát xây dựng các tiêu chí phù hợp cho bảng đánh giá công việc của từng nhân viên - Phương pháp đánh giá bằng thang đo hành vi Ví dụ về thang đo quan sát hành vi của một nhân viên kế toán Tên nhân viên: Chức danh công việc: kế toán tổng hợp Phòng Tài chính Bộ phận: kế toán Ngày đánh giá: Tên ngừơi đánh giá: Tính tin cậy: Sử dụng thời gian với hiệu suất cao Không Hoàn thành công việc thời hạn Thường xuyên Không Thường xuyên Giúp đỡ người khác hồn thành cơng việc thời hạn, cần thiết Không Thường xuyên Tự nguyện làm việc cuối tuần cần thiết Không Thường xuyên Ngăn ngừa cố gắng giải vấn đề gây nhầm lẫn nhập số liệu Không Thường xuyên Ngoài ra, công ty cũng có thể kết hợp phương pháp xếp hạng luân phiên để các quyết định về chính sách nhân sự hiêu quả (lương, thưởng, thăng tiến….) , hoàn thiện các tiêu chí đánh giá phòng Kinh doanh thực hiện Phương pháp này nên kết hợp với hai phương pháp và các chính sách khuyến khích người lao động để tạo hiệu quả công việc Thông tin phản hồi người lao động Các kết đánh giá thực công việc người lao động cần người đánh giá đem thảo luận trực tiếp với người lao động cụôc họp giao ban cuối kỳ đánh giá 19 Bài tập Quản trị nhân lực - Nguyễn Duy Thành _CH16L KẾT LUẬN Đánh giá thực công việc trình phức tạp chịu ảnh hưởng tình cảm ngừơi dựa đánh giá chủ quan người đánh giá, kể tổ chức xây dựng sử dụng hệ thống tiêu chuẩn khách quan thực công việc Do đó, vấn đề đặt cơng ty Vạn Lợi xây dựng quản lý hệ thống đánh giá có tác dụng hồn thiện thực người lao động phát triển người lao động Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống ĐGTHCV không hề đơn giản và cần có thời gian để thay đổi tư nhận thức của những người quản lý công ty TNHH Vạn Lợi về lĩnh vực quản trị nhân lực nói chung và hệ thống ĐGTHCV nói riêng Trong trình hoạt động kinh doanh mình, Vạn Lợi chưa xây dựng hệ thống ĐGTHCV ảnh hưởng đến kết kinh doanh Thông qua viết , tác giả muốn kiến nghị lên cơng ty số giải pháp hịan thiện hệ thống ĐGCV nhằm tạo động lực cho người lao động từ đưa sách nhân phù hợp thúc đẩy trình hoạt động hiệu 20