Môn quản trị học chủ đề chức năng tổ chức

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ MÔN QUẢN TRỊ HỌC CHỦ ĐỀ CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Giảng viên Th s Lê Đức Định Sinh viên thực hiện Nhóm 4 Lớp CĐLOGT26CD Thành phố Hồ Ch[.]

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI KHOA THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ - MÔN: QUẢN TRỊ HỌC CHỦ ĐỀ: CHỨC NĂNG TỔ CHỨC Giảng viên: Th.s Lê Đức Định Sinh viên thực hiện: Nhóm Lớp: CĐLOGT26CD Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2022 l KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ NGUYÊN TẮC CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC: Khái niệm chức tổ chức: Chức tổ chức việc lựa chọn công việc, phận giao cho phận người huy với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cần thiết để thực mục tiêu tổ chức vạch Mục tiêu chức tổ chức: Nhằm thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho cá nhân phận phối hợp với cách tốt dể thực mục tiêu tổ chức Các nguyên tắc tổ chức quản trị: Nguyên tắc thủ trưởng hay gọi nguyên tắc thống huy: người thừa hành có người cấp báo cáo, nhận lệnh người mà thơi Điều giúp cho người nhân viên thực thi công việc cách thuận lợi, tránh tình trạng “trống đánh xi kèn thổi ngược” Ngun tắc gắn liền với mục tiêu: máy tổ chức xây dựng có mục tiêu, nhiệm vụ cho tổ chức Nguyên tắc cân đối: phận xây dựng phải cân đối quyền hành trách nhiệm; đồng thời phải cân đối khối lượng công việc phận Nguyên tắc hiệu quả: máy phải có kết hoạt động cao với chi phí thấp Nguyên tắc linh họat: tổ chức phải thích nghi, đáp ứng với biến động mơi trường bên ngồi II MỘT SỐ CƠ SỞ TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC: Tầm hạn quản trị: Tầm hạn quản trị, hay gọi tầm hạn kiểm soát, khái niệm dùng để số lượng nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển cách tốt đẹp Ví dụ: Trong lớp mơn Quản trị học thầy Định nhà quản trị, học sinh lớp nhân viên cấp nói tầm hạn quản trị mà nhà quản trị điều khiển Người ta chia tầm hạn quản trị thành hai loại: tầm hạn quản trị rộng tầm hạn quản trị hẹp Ví dụ: -Tầm quản trị rộng: Thay phải quản trị khoa ngành Trường có phịng ban để quản trị như; Phịng đào tạo, phịng Tổ chưc hành chính, phòng Đầu tư quản trị… -Tầm quản trị hẹp: Thay thầy phải quản trị sinh viên có Lớp trưởng, lớp phó, nhóm trưởng, nhóm phó… quản trị thành viên lớp hay nhóm Về mặt tổ chức, nói tầm hạn quản trị có mối quan hệ mật thiết tới số lượng tầng trung gian doanh nghiệp Với cơng ty có tầm hạn quản trị rộng có tầng nấc trung gian Ngược lại, với doanh nghiệp có tầm hạn quản trị hẹp có nhiều tầng nấc trung gian 1.1 Những đặt trưng doanh nghiệp Tùy thuộc vào đối tượng hướng tới quy mô mà doanh nghiệp có tầm hạn quản trị khác Thơng thường tổ chuyên viên có – 10 người Nhưng với tổ học sinh, sinh viên… thường phân 10 – 15 bạn tổ theo xếp giáo viên Tất phụ thuộc vào độ khó dễ nhiệm vụ giao Nó khơng có quy định chung hay nguyên tắc bắt buộc Nếu sản xuất dây chuyền hay cần áp dụng công nghệ đơn giản tầm hạn tăng lên Cụ thể nhà quản trị giám sát số lượng công nhân viên đông Từ đó, tầm hạn quản trị rộng làm giảm số cấp quản trị tầm quản trị hẹp làm tăng số cấp quản trị Thông thường doanh nghiệp, họ không mong muốn máy tổ chức có nhiều tầng nấc trung gian Bởi lẽ, nhiều tầng lớp trung gian tổ chức dễ làm chậm trễ lệch lạc thông tin tiến trình giải cơng việc Do mà tầm hạn quản trị rộng ưu tiên máy tổ chức đơn giản chất lượng, dễ truyền tải thông tin Tuy nhiên, tầm hạn quản trị rộng thuận lợi nhà quản trị có lực, cấp có trình độ làm việc khá, cơng việc biến động…Cụ thể hơn, doanh nghiệp cần phải xác định tầm hạn quản trị phù hợp Rồi từ đưa lựa chọn đắn 1.2 Phân loại hệ thống tầm hạn quản trị a Tổng quan tầm quản trị rộng: Khái niệm: Tầm hạn quản trị rộng tầm hạn quản trị nhà quản trị đảm nhiệm nhiều phịng ban nhiều mãn cơng việc nhiều chức khác Tầm hạn quản trị rộng số lượng công nhân viên mà nhà quản trị đạo cách hữu hiệu cao Nó phản ánh mức độ báo cáo cao với quản trị cấp với số cấp quản trị thấp Điều kiện tầm hạn quản trị rộng nhà quản trị phải có đầy đủ lực Cấp có trình độ làm việc tốt, ổn định Đồng thời, cơng việc ln lập kế hoạch, thay đổi Cuối nhà quản trị cấp nhà quản trị cấp ủy quyền đạo Ví dụ: -Ví dụ doanh nghiệp có 20 nhân viên tầm hạn quản trị 20 doanh nghiệp có quản trị viên Ưu điểm: o Cấp buộc phải phân chia quyền hạn o Cần phải ban hành sách rõ ràng o Cấp lựa chọn cẩn thận Nhược điểm: o định o o Tình trạng tải cấp dẫn đến ách tắc thực Có nguy cấp khơng kiểm sốt Cần nhà quản trị giỏi b Tổng quan tầm hạn quản trị hẹp: Khái niệm: Tầm quản trị hẹp tầm hạn nhà quản trị đảm nhiệm hia nhiệm vụ, không đảm nhận nhiều chức Với cấp quản trị tầm quản trị hẹp phụ thuộc vào số lượng công nhân viên Các nhà quản trị điều khiển cách hữu hiệu thấp với số lượng cụ thể Trái lại với tầm quản trị rộng, quản trị hẹp phản ánh mức độ báo cáo thấp với quản trị cấp nhiều với số lượng cấp quản trị Điểm đặc biệt số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp ít, số lượng cấp quản trị nhiều: -Tầm hạn quản trị tốt nên từ – nhân viên -Đối với hoạt động đơn giản tầm hạn từ 12 – 15 nhân viên -Đối với hoạt động phức tạp, địi hỏi nhiều kỹ tầm hạn nên từ – nhân viên Ví dụ: -Ví dụ doanh nghiệp có 20 nhân viên tầm hạn quản trị 20 doanh nghiệp có quản trị viên Nếu tầm hạn quản trị (tức nhà quản trị quản lí người) doanh nghiệp cần có thêm quản trị viên thêm người để quản lí người này, tức tăng thêm cấp quản trị Ưu điểm: o Giám sát chặt chẽ o Thông tin nhanh cấp với cấp Nhược điểm: o Có nhiều cấp quản lí o Chi phí quản lí cao o Khoảng cách xa cấp cao cấp thấp 1.3 Các cấp quản trị đơn vị, tổ chức a Quản trị viên cấp cao: Đây cấp bậc cao bảng phân cấp tổ chức hay doanh nghiệp Họ chịu trách nhiệm thành cuối Họ đưa định chiến lược cho tổ chức Quản trị viên cao cấp thường thấy sống Họ mang chức danh là: chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, phó chủ tịch, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc… Ví dụ: Trong cơng ty quản trị viên cấp cao Tổng giám đốc công ty, Hiệu trưởng trường học b Quản trị viên cấp hay cấp trung gian: Là nhà quản trị hoạt động cấp quản trị viên lãnh đạo nhà quản trị viên cấp sở Họ có nhiệm vụ đưa định chiến lược Họ phục trách thực kế hoạch sách doanh nghiệp Họ phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung Các quản trị viên cấp thường chức danh trưởng phịng ban, phó phịng, chánh phó quản đốc phân xưởng… Các cấp quản trị tổ chức c Quản trị viên cấp sở: Quản trị viên cấp sở cấp bậc quản lý cuối tổ chức Họ đưa định nhằm đốc thúc, hướng dẫn, đạo đội ngũ lao động Quyết định họ khơng mang tính chiến lược, gần gũi, tác động gần đến công nhân viên Họ theo sát cơng việc thường ngày Thậm chí sinh hoạt, nghỉ ngơi với công nhân vị trí tổ trưởng, trưởng ca, quản đốc… 1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị a Năng lực trình độ chun mơn: Thực tế cho thấy nhà quản trị thường có chun mơn giỏi bồi dưỡng kỹ quản lý Điều khiến họ nhân viên tôn trọng, tin tưởng, Họ lãnh đạo đội ngũ cách dễ dàng đoàn kết Trong đó, nhà quản trị non kinh nghiệm hay chưa có nhiều kinh nghiệm nghiệp vụ lại gặp nhiều khó khăn Đặc biệt họ phải quản trị số lượng nhân viên đông đảo Sự chênh lệch để lại nhiều hậu nghiêm trọng cho công ty, doanh nghiệp Bởi vậy, doanh nghiệp cần trọng đến việc đề bạt các nhân có đủ yếu tố chun mơn khả quản lý Điều cho phép doanh nghiệp đảm bảo phát triển thống b Tính chất cơng việc: Tầm hạn quản trị cịn phụ thuộc vào tính chất cơng việc nhân viên Nhìn vào doanh nghiệp sản xuất may mặc làm ví dụ Các xưởng sản xuất họ thường có đến hàng trăm nhân cơng Để thuận thiện quản lý phân bổ trang thiết bị, họ chia nhỏ nhóm cơng nhân Thế nhóm có đơng thành viên, tầm quản trị rộng Mặt khác, tính đồng cơng việc mà cao tầm hạn quản trị rộng Ngược lại, doanh nghiệp có nhiều phịng ban chun mơn tầm quản trị hẹp 1.5 Lợi ích tầm hạn quản trị a Cải thiện việc định cấp cao Tầm hạn quản trị tốt đảm bảo khả tiếp cận thơng tin nhanh chóng giao tiếp liên tục bên liên quan Quản trị tốt cho phép thực hành động ưu tiên nhanh chóng xác Theo thời gian, dẫn đến chuyển biến khả qua phát triển chung công ty b Đảm bảo kiểm soát nội bộ: Bằng cách thực tầm hạn quản trị công ty cách xác tồn tổ chức, đội ngũ quản trị dễ dàng kiểm sốt thích hợp hiệu Người đứng đầu trì kết nối tốt tập thể, thúc đẩy hiệu suất dự án Hơn nữa, hội đồng quản trị có vị trí bao qt tốt hơn, kịp thời phát hành động sai lệch c Cho phép lập kế hoạch chiến lược tốt hơn: Với khả tiếp cận thông tin nhanh giao tiếp tốt, tầm hạn quản trị xây dựng chiến lược thành công Điều bao gồm việc phân bổ nguồn lực vốn Đồng thời, khuôn khổ quản trị mạnh mẽ hỗ trợ thêm việc hiểu rõ môi trường pháp lý, điều chỉnh hoạt động kinh doanh; tận dụng công nghệ từ quan điểm sản xuất, phân phối truyền thông; xác định quản lý lợi ích hợp lý tất bên liên quan doanh nghiệp Tất thành phần yếu tố cần thiết kế hoạch chiến lược mạnh mẽ 1.6 Một số cách giúp gia tăng tầm hạn quản trị Người quản lý cần phải rèn luyện nâng cao trình độ chun mơn Chỉ có khẳng định lực thân khiến đội ngũ tin phục theo định hướng bạn đề Thêm vào đó, người quản trị có tầm nhìn, có kiến thức gia tăng tầm hạn quản trị doanh nghiệp Bên cạnh người quản lý, doanh nghiệp cần lưu tâm đến chất lượng nhân Doanh nghiệp đào tạo, nâng cao kiến thức kỹ cho nhân viên Khi đội ngũ có trình độ đồng bộ, việc quản trị trở nên dễ dàng Quyền hạn quản trị: 2.1 Khái niệm chất quyền hạn Khái niệm: Quyền hạn quyền tự chủ q trình định quyền địi hỏi tuân thủ định Quyền hạn gắn liền với vị trí (hay nhiệm vụ) quản trị định cấu tổ chức Bản chất Quyền hạn vị trí quản trị giao phó cho người nắm giữ vị trí khơng liên quan đến phẩm chất cá nhân người cán quản trị Bản chất quyền hạn định quản trị ai, (hay có) quyền ai, đâu, vào lúc có nghĩa phải phục tùng quản lý điều hành Quyền hạn thể khả việc định điều khiển hoạt động người khác Quyền hạn chất kết dính cấu tổ chức, sợi dây liên kết phận với nhau, phương tiện mà nhờ nhóm hoạt động đặt huy nhà quản trị phối hợp đơn vị nâng cấp dần Nó cơng cụ để nhà quản trị thực quyền tự chủ tạo môi trường thuận lợi cho việc thực nhiệm vụ người 2.2 Các loại quyền hạn cấu tổ chức Trong tổ chức quyền hạn chia làm loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn chức quyền hạn tham mưu, phân biệt chủ yếu mối quan hệ với trình định: Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép người quản trị định giám sát trực tiếp cấp Mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền định cho cấp trực tiếp nhận báo cáo từ họ Ví dụ: giám đốc trực tiếp giao việc cho trưởng phòng kinh doanh giám sát trực tiếp việc thực hiên công việc kết công việc người trường phòng Gọi quyền hạn trực tuyến Quyền hạn tham mưu: chất mối quan hệ tham mưu cố vấn Chức tham mưu điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho người quản trị trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động cán hay phận tham mưu lời khuyên định cuối x Quyền hạn chức năng: quyền trao cho cá nhân định kiểm soát hoạt động định phận khác Do hạn chế kiến thức chuyên môn, thiếu khả giám sát trình, người phụ trách trực tuyến giao phần quyền hạn cho cán tham mưu quản trị phận khác Phạm vi quyền hạn chức cần hạn chế để trì tính tồn vẹn cương vị quản trị nên giới hạn phạm vi câu hỏi nào, câu hỏi nào- gắn liền với trình quản trị sách, bao hàm nghĩa "ở đâu", "Cái gì", hay "ai"gắn liền với trình quản trị tác nghiệp Lý hạn chế để trì tính qn mệnh lệnh ủy viên quản trị trực tuyến Để thu kết tốt việc giao phó quyền hạn chức người 10 lãnh đạo tổ chức cần đảm bảo phạm vi quyền hạn rõ cho người ủy quyền người chịu tác động quyền hạn Ví dụ: Đối với nội dung hóa đơn chứng từ phận kinh doanh q trình thực cơng việc mà sử dụng hóa đơn thu thập hóa đơn chứng từ khơng hợp lệ, trưởng phịng tài kế tốn có quyền u cầu phận điều chỉnh 2.3 Tập quyền, phân quyền ủy quyền quản trị Khái niệm: Quyền hạn cá nhân tổ chức mức độ độc lập cá nhân thông qua việc trao cho họ quyền định Sự phân quyền quản trị việc phân chia quyền hạn cho cấp quản trị thấp tỏng tổ chức Tập quyền tình trạng mà quyền lực tập trung vào người đứng đầu tổ chức hay phận Phân quyền xu hướng phân tán quyền định cho cấp quản trị thấp hệ thống thứ bậc Ủy quyền trình người quản trị cấp trao quyền dịnh điều hành hoạt động cho cấp phạm vi Ví dụ: anh B giám đốc công ty M, đòng thời người đại diện thay mặt hợp pháp công ty Anh B ủy quyền cho nhân viên cấp anh C thực thi kí kết hợp đồng kinh doanh thương mại công ty Do đó, anh C người đại diên thay mặt ủy quyền pháp nhân công ty M Sự cần thiết phải phân quyền, ủy quyền Để đạt tính hiệu cao, phát huy tình chủ động sáng tạo cấp, xu hoạt động quản trị thường theo hướng phân quyền, xu hướng tập quyền ngày bị thu hẹp lại Tuy nhiên khơng có phân quyền tuyệt đối mà nhà quản trị phân cho cấp số quyền định mà có Sự phân quyền ủy quyền giúp cho công việc diễn nhanh chóng, thuận lợi hơn, đặc biết tổ chức có địa bàn hoạt động rộng Thực phân quyền, ủy quyền cịn có ý nghĩa giúp cho hoạt động kiểm tra, giám sát sát hơn; ngăn chặn tượng quan liêu, xa rời thực tế Tuy nhiên cần phải tăng cường hoạt động kiểm tra phân quyền ủy quyền, thực tế có nhiều tổ chức, nhiều địa phương thiếu kiểm tra phân quyền, ủy quyền dẫn 18 e Quyền hạn trách nhiệm tổ chức đây: -Quyền hạn quyền tự chủ hành động, trình định đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lí định tổ chức -Khi nhà quản lí trao quyền hạn, họ chịu trách nhiệm -Tùy theo chất mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm có kiểu cấu tổ chức khác nhau, cụ thể là: + Cơ cấu trực tuyến + Cơ cấu trực tuyến-tham mưu + Cơ cấu trực tuyến-chức f Tập trung phân tán quyền quản trị: -Tập trung: Phương thức tổ chức phần lớn quyền định tập trung vào cấp quản lí cao tổ chức -Phân quyền giúp mở rộng quy mô tổ chức mà đảm bảo kiểm soát hiệu Cốt lõi phân quyền hiệu đảm bảo cân thích đáng tập trung phân quyền g Sự phối hợp phận tổ chức -Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có hiệu lực hiệu mục tiêu chung tổ chức -Mục tiêu: đạt thống hoạt động phận bên bên tổ chức -Những tổ chức đặt cho mục tiêu lớn, đòi hỏi mức độ phối hợp cao a Những yêu cầu cấu tổ chức máy doanh nghiệp: Đảm bảo tính tối ưu: Giữa khâu cấp quản trị thiết lập mối quan hệ hợp lý thiết kế cho số lượng cấp quản lý không thừa, thiếu phận nào,không chồng chéo nhiệm vụ phòng ban cho nhiệm vụ quyền hạn phải tương ứng Cấp quản trị xử lý nhiều, thông tin bị sai lệch cồng kềnh nên yêu cầu máy quản lý phải linh hoạt, có khả thích ứng với thị trường với doanh nghiệp.Trong kinh doanh trước thắng Khi thị trường biến động nhiệm vụ doanh nghiệp thay đổi theo Nếu người quản lý không linh hoạt, cầu vượt cung mà doanh nghiệp sản xuất tất yếu thua lỗ b Đảm bảo linh hoạt: 19 Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính xác tất thơng tin sử dụng doanh nghiệp nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận doanh nghiệp c Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác thơng tin xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp d Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải tổ chức cho chi phí bỏ q trình xây dựng sử dụng thấp phải đạt hiệu cao e Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát hệ thống thơng tin, thơng tin khơng rị rỉ ngồi hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp -Những quy định Nhà nước hệ thống tổ chức phân cấp -Khối lượng cơng việc giao - Trình độ công nghệ, kỹ thuật mức độ trang bị lao động - Địa bàn hoạt động tổ chức -Môi trường hoạt động tổ chức Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức: Nguyên tắc thủ trưởng hay gọi nguyên tắc thống huy Theo nguyên tắc này, người thực nhận mệnh lệnh từ người lãnh đạo Điều giúp cho người nhân viên thực thi công việc cách thuận lợi, tránh tình trạng “trống đánh xi kèn thổi ngược" Nguyên tắc gắn với mục tiêu: Bộ máy doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu Mục tiêu sở để xây dựng máy tổ chức doanh nghiệp Nguyên tắc cân đối: Cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc đơn vị với Sự cân đối tạo ổn định doanh nghiệp phải có cân đối mơ hình tổ chức doanh nghiệp nói chung Nguyên tắc hiệu quả: Bộ máy tổ chức phải xây dựng nguyên tắc tính gọn mang lại hiệu cao hoạt động tổ chức 20 Nguyên tắc linh hoạt: Bộ máy quản trị phải linh hoạt để đối phó kịp thời với thay đổi mơi trường bên ngồi nhà quan trị phải linh hoạt hoạt động để có định đáp ứng với thay đổi tổ chức Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức: Khi xây dựng cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp, cần tính đến nhân tố ảnh hưởng sau: Những yếu tố khách quan: Các yếu tố chủ quan : -Trình độ người lao động quản lý - Ảnh hưởng cấu tổ chức cũ -Trình độ, lực cán phận tham mưu tổ chức - Quan hệ bên tổ chức - Mục tiêu, phương hướng tổ chức IV Các kiểu cấu tổ chức quản trị Theo phương thức hình thành phận a Cơ cấu đơn giản: Là phương thức tổ chức đơn giản Trong tổ chức khơng hình thành nên phận Người lãnh đạo trực tiếp quản trị tất thành viên tổ chức Người lao động tuyển để thực nhiệm vụ cụ thể Các tổ chức nhỏ hộ kinh doanh cá thể, trang trại thường có cấu trúc loại b.Kiểu cấu quản lí chức Là cấu tổ chức dựa chun mơn hóa theo chức cơng việc Những nhiệm vụ quản trị doanh nghiệp phân chia cho đơn vị riêng biệt, từ mà hình thành người lãnh đạo đảm nhận thực chức định Trong kiểu cấu này, đơn vị chức có quyền đạo đơn vị trực tuyến, người cấp có nhiều cấp trực tiếp Ví dụ: Trong cấu theo chức năng, nhân viên báo cáo trực tiếp cho quản lí; quản lí sau báo cáo lên giám đốc Hoạt động quản lí cơng việc từ xuống phải có phối hợp tập trung phận Ưu điểm: o Sử dụng chuyên gia giỏi lĩnh vực chuyên môn cụ thể chất lượng định nâng cao o Không đỏi hỏi nhà quản lí cần có kiến thức tồn diện Nhược điểm o Bộ phận thừa hành nhận mệnh lệnh từ nhiều phòng, ban khác