Kĩ năng viết Proposal dành cho Marketers

Kĩ năng viết Proposal dành cho Marketers

Kĩ năng viết Proposal dành cho Marketers Tổng quan về Proposal Ý tưởng hay là quan trọng nhưng bán được ý tưởng đó lại là một câu chuyện khác, rất rất khác. Để một người rót tiền vào dự án đầy tâm huyết mà bạn và cả nhóm hàng tháng trời chuẩn bị thì phần thuyết trình của bạn phải hội đủ: 1. Ý TƯỞNG. Vừa nghe, khách hàng có lăn đùng ra xỉu “Giá như ta gặp nhau sớm hơn” không? 2. BẠN. Người thuyết trình có chinh phục được khán giả bằng sự lưu loát, nhiệt huyết và cho họ thấy sức mạnh cũng như tiềm năng ý tưởng một cách thuyết phục không? 3. PROPOSAL. Gói ghém điều muốn nói vào một tài liệu power point tưởng như đơn giản nhưng thật tế rất “khoai”. Đó cũng là điều mà đa phần từ sinh viên đến người đã đi làm ở VN thường không được dạy và trau chuốt. Thế là từ đó mọc lên những slide power point chữ nhiều như quân Nguyên, người thuyết trình hít một hơi thật sâu, mắt dán vào projector đọc từ đầu đến cuối, phối màu chữ và nền cứ như đang được xem thuyết trình 3D mà không đeo kiếng…vân vân và vi vu. Những lỗi “chết vì thiếu hiểu biết” đó đã vô tình làm đứa con tinh thần của bạn yếu đi rất nhiều. Yếu tố 1 và 2 đã có các lớp kỹ năng thuyết trình và sáng tạo hỗ trợ nhưng kỹ năng viết Proposal thì gần như chỉ là người này học kinh nghiệm của người kia hay tự mò mẫm. Nghiệt nỗi, các nhà tuyển dụng lại thích “nắn giò” bằng cách giao cho một đề bài marketing. Sau đó, bạn sẽ quay trở lại với một một proposal và thuyết trình một cách chuyên nghiệp ý tưởng của mình, điều này bạn nào đã ra trường chắc đều trải qua. Sau nhiều lần giúp các bạn sinh viên cũng như các bạn đã đi làm hoàn thiện proposal cho công việc, TYM quyết tâm hệ thống những hiểu biết của mình thành chuyên đề “PROPOSAL WRITING SKILL FOR MARKETIE”. Hi vọng các “nỗi đau quá khứ” và “niềm đau chôn dấu” của ToiyeuMarketing.com sẽ giúp bạn khoác lên những bộ cánh đẹp cho ý tưởng của mình. HAI SUY NGHĨ “HẾT SỨC BẬY BẠ” VỀ PROPOSAL Như một lời cầu hôn, thông điệp của một proposal đơn giản là: Những gì anh sắp nói sau đây sẽ trở thành sự thật, em hãy theo anh đi! Do đó, nhiệm vụ quan trọng nhất của một proposal là phải chiếm được NIỀM TIN của người nghe. Nếu như trong nghệ thuật cưa cẩm, bạn có từ 1 ngày đến hơn 10 năm để gây dựng niềm tin thì trong một buổi thuyết trình chỉ là dưới 30 phút. Trong khoảng thời gian ấy, không tính đến ý tưởng hay dở thế nào nhưng sự thuyết phục sẽ toát ra từ proposal của bạn qua: - Đơn giản: từng slide cô đọng đến mức không thể thêm hay bớt được một chữ nào, hình ảnh minh họa không lòe loẹt và có chủ ý rõ ràng. Một proposal tốt là một bộ phim minh họa ý tưởng một cách dễ hiểu nhất có thể. - Trò chuyện: một proposal tốt như là một cuộc đối thoại giữa bạn và người nghe, với những câu hỏi xoáy vào trọng tâm. Từng câu nói đều liên quan đến việc giải quyết vấn đề như thế nào là tốt nhất với văn phong gần gũi người nghe. Tóm lại là khách hàng khi xem phải CẢM được rằng proposal này làm ra là dành riêng giải quyết vấn đề của chính họ mà thôi. - Hệ thống: Như đang kể một câu chuyện, slide sau phải là câu nói tiếp theo cho slide trước. Người xem luôn biết mình đang ở đâu trên bản đồ dẫn dắt ý tưởng của bạn. Từng bước một, bạn đưa khán giả đến giải pháp của bạn và kết quả cuối cùng. - Độc đáo: Proposal là sản phẩm của sự sáng tạo. Mỗi một người sẽ có cách riêng để trình bày ý tưởng của mình, vì vậy sẽ không bao giờ có 2 proposal giống nhau. Và 2 cách nghĩ sau sẽ làm bạn khó có một proposal tốt: 1. Người làm proposal chỉ là người thiết kế power point. Khi còn là sinh viên, TYM đã thường nghe Mấy bạn cứ làm phần nội dung đi, mình sẽ lãnh phần thiết kế power point cho. Thế là mọi người gởi cho bạn một power point đầy chữ, bạn thì tìm xem chỗ nào còn trống thì “quăng” hình bừa bãi, đưa vào những hoa văn chả liên quan gì đến hòa bình thế giới. Thế là ý tưởng cả nhóm ấp ủ được mặc một chiếc áo quái dị và đặc biệt gây khó chịu với khán giả. Đôi khi còn là: Mỗi đứa cứ tự làm phần mình, sau đó chúng ta ghép lại là xong! Như chơi đồ hàng, mỗi bạn sau khi xong nội dung thì tự thiết kế, minh họa cho riêng phần nội dung của mình. Thế là người xem được phiêu lưu vào một proposal “thập cẩm” đa phong cách, kiểu dáng, văn phong nhưng cùng nói về một chủ đề . 2. Ý tưởng là quan trọng nhất, proposal chỉ là thứ phụ. Khoi Vinh, art director của New York Times đã từng chia sẻ rằng trong thời đại mới, người làm ra ý tưởng còn phải biết cách bán ý tưởng của mình. Mỗi con người được thụ hưởng một nền văn hóa khác nhau, một lăng kính nhìn nhận có khi khác bạn 180 độ. Điều bạn tưởng tượng trong đầu rất đẹp, hiệu quả, vân vi kì diệu nhưng nếu bạn không thể dùng proposal để visualize (minh họa) cho người xem hiểu thì chỉ có thể mang dự án về ngâm rượu mà thôi. Không ai dành nhiều thời gian cho nhau nữa trong thời buổi nước rút này. Đó là chưa kể khi proposal của bạn tiếp tục được trình lên cấp trên hay gởi sang nước ngoài, bạn sẽ không có cơ hội để giải thích những điểm khó hiểu, mập mờ do proposal chưa tốt của mình gây ra với người ra quyết định chính - duyệt hay không duyệt dự án của bạn. Sứ mệnh của một proposal là rất nặng nề và kỹ năng viết proposal cũng khó không thua kém gì những kỹ năng khác. Bán một sản phẩm vô hình (việc mà các marketer thường phải làm) luôn khó hơn trăm lần một sản phẩm hữu hình, và người nào nắm vững kỹ năng làm khách hàng “thấy” được giá trị vô hình đó qua proposal sẽ là người hùng. Bài viết ngắn này nhằm giúp TYM và bạn đọc gần quan điểm nhau về tầm quan trọng của proposal trước khi đi xa hơn. Ở những bài tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào chi tiết và cùng giúp nhau hoàn thiện từng chút một. Bạn kiên nhẫn nhé! Flow và story của Proposal Dù là tòa nhà cao tầng hay tủ sách, quan trọng nhất là có được một khung sườn thật vững chãi. Như bài tập làm văn, nếu FLOW – mạch chuyện không ổn thì sẽ khiến người đọc không còn muốn theo dõi đến trang cuối cùng. Nếu flow của proposal thiếu logic sẽ làm khách hàng lúng túng khi đang từng bước tìm hiểu ý tưởng của bạn. Không loanh hoanh nữa, chúng ta bắt đầu với BƯỚC 1: PHÁC THẢO CONCEPT MAP Concept map đơn giản là một sơ đồ bạn lập ra để thấy từ điểm khởi đầu A đến điểm kết thúc B phải đi qua bao nhiêu bước. VD 1: Mỗi ý chính đều được liên kết chặt chẽ với nhau, như đang lên dàn ý với đầy đủ mở bài, thân bài, kết luận, từng bước một dẫn người nghe đến kết quả cuối cùng: VD 2: Một dự án TYM đã thực hiện cách đây nửa năm và proposal gần 180 slides đã có concept map đơn giản như sau: 1. Bức tranh toàn cảnh thị trường mạng điện thoại [...]... khi cho tất cả “lên máy”: VD 2: Phủ đầy mặt bàn là các ý tưởng cho dự án, do không thể dán lên tường phòng họp được nên phải để lên bàn và sau đó chụp hình lại (nhưng về sau thì bức tường vẫn bị tấn công!) 15 phút sau thì cả phần ghế sát tường xung quanh cũng không còn chỗ trống: Daryl, một sếp trẻ tài năng, người đã dạy cho TYM những bài học đầu đời trong việc làm proposal: VD 3: Lên board cho 2 proposal. .. bằng tiếng Anh thì nên nhờ một người bản xứ xem qua, việc này không tốn nhiều thời gian đâu Kỹ năng viết đòi hỏi một thời gian dài rèn luyện, người nào dành nhiều thời gian cho nó thì sẽ có được tốc độ và hình thành phong cách riêng cho mình Vì vậy bạn hãy “giành” cơ hội viết cũng như xem đi xem lại các proposal mà bạn sưu tầm được khi có dịp Bạn cũng nên tìm đọc “A writer’s coach – Jack Hart” và “The... do đã quá quen với proposal nên không nhận ra Giang hồ gọi là “người ngoài cuộc thì luôn tỉnh táo hơn” Sau khi xong, bạn chỉ việc trở lại màn hình power point để sửa từng lỗi Sau 1 đến 2 lần “sửa bài” thì bạn xem như đã hoàn thành xương sườn cho bài proposal, YEAH!! Thật hên là chỉ có 5 bước, hì hì… Với sự kĩ lưỡng cùng với phối hợp nhóm tốt, TYM chắc chắc bạn sẽ soạn cho mình một proposal thật vững... trong quá trình gian nan làm proposal, mọi người sẽ tha hồ bình phẩm các “kiệt tác” của nhau, hehe… Làm board sẽ truyền cảm hứng sáng tạo cho cả nhóm và tính luôn đến việc chọn hình để minh họa cho từng ý Chỉ cần đứng xem 1 vòng, các bạn sẽ có thể góp ý cho nhau về cách trình bày, câu chữ và hình ảnh ví dụ Tóm lại, một board tốt là khi nhìn lên tường bạn “thấy” ngay được 50% proposal của mình đã hoàn... có kĩ thuật giúp che đi một ý tưởng tồi Phew, giờ thì bạn có thể sờ vào chú chuột vi tính được rồi BƯỚC 3: SOẠN OUTLINE Sau đây là thao tác làm proposal trên power point mà TYM hay thấy: Đứng ở cửa sổ slide, gõ nội dung vào, chèn hình, kéo hình to ra nhỏ lại, tô màu cho chữ, in đậm, nghiêng sau đó thấy màu không đẹp lắm nên đổi, chèn vào thêm một hình tam giác, tô màu cho tam giác đó 2,3 lần sau cho. .. hì hì… Với sự kĩ lưỡng cùng với phối hợp nhóm tốt, TYM chắc chắc bạn sẽ soạn cho mình một proposal thật vững vàng về cấu trúc Kĩ thuật trình bày proposal Sau bài 5 bước để có flow proposal tốt, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm một vài tip (thủ thuật) giúp bạn củng cố thêm cho bố cục proposal của mình Lưu ý rằng 5 tips này hoàn toàn dựa trên kinh nghiệm cá nhân của TYM vì vậy trước khi xài các bạn nên gác chân... từng sticker sẽ là lúc bạn phát hiện nhiều slide thừa và “vèo” vào thùng rác Để proposal thật sắc bén, bạn phải tỉnh táo lấy ra những gì không hỗ trợ cho thông điệp chính của Proposal Càng ít slide thì bài thuyết trình càng cô đọng và giúp thông điệp truyền đi sâu hơn, “tầm sát thương” cao hơn Như một nguyên tắc trong viết kịch bản mà TYM thường hay áp dụng là: Nếu đầu phim ta thấy một khẩu súng thì... cách dẫn dắt riêng tùy vào nội dung và qua việc phác thảo concept map, bạn và cả nhóm sẽ dễ bàn luận và thống nhất thứ tự từng bước dẫn dắt của proposal sao cho dễ hiểu Tất cả slide đều nằm gọn trên tờ A4 nên dễ phát hiện ra các lỗi về bố cục: dành nhiều “đất” cho một vấn đề không quan trọng, ý tưởng chính trình bày vẫn còn chưa “đã”, kết thúc vội vàng quá so với mở đầu – “đầu voi đuôi chuột”, vài ý... gì viết sai đâu nhưng đa phần chúng ta bị lỗi này vì bộ gõ tiếng Việt có vấn đề Hiện tại TYM đang xài Mac và khi cách ra một chữ thì bỗng nhiên dấu câu lại biến mất! - Hạn chế dùng dấu cảm thán Nếu ý của bạn không đủ sức làm người đọc giật mình thì thêm vào dấu đó cũng không khá gì hơn - Nếu proposal viết bằng tiếng Anh thì nên nhờ một người bản xứ xem qua, việc này không tốn nhiều thời gian đâu Kỹ năng. .. để chuyển yếu điểm thành lợi điểm 8 Câu trả lời – Ý tưởng truyền thông cho năm 2010: 3 options ý tưởng được trình bày trong khoảng 80 slides Dưới là hình TYM chụp lại được khi nhóm đang phân chia số slide từng phần cho ý tưởng đầu tiên 9 Kết quả trong ngắn hạn 10 Kết quả dài hạn 11 Kế hoạch dự phòng 12 Ngân sách và timeline Mỗi proposal sẽ có cách dẫn dắt riêng tùy vào nội dung và qua việc phác thảo