lêi nãi ®Çu CHƯƠNG I ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DANH KIỆT 1 1 Đặc điểm hoạt động bán hàng của chi nhánh công ty cổ phần Danh Kiệt 1 1 1 Khái quát các[.]
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DANH KIỆT 1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng chi nhánh công ty cổ phần Danh Kiệt 1.1.1 Khái quát hoạt động kinh doanh chi nhánh công ty cổ phần Danh Kiệt Cùng với phát triển đất nước, công ty cổ phần Danh Kiệt từ thành lập có bước phát triển đáng kể lĩnh vực kinh doanh mình: Mua bán văn phịng phẩm, hàng lưu niệm, thủ cơng mỹ nghệ, hàng may mặc, thiết bị văn phòng, thiết bị phục vụ ngành xây dựng đo đạc…Công ty cổ phần Danh Kiệt sở kế hoạch đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số: 4103002415 ngày 17 tháng 06 năm 2001 Trong thời gian cơng ty khơng ngừng lớn mạnh lĩnh vực kinh doanh Để đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty muốn mở rộng thị trường tồn quốc Được trí hội đồng quản trị, ngày 26 tháng 08 năm 2007 sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh số: 011201884, địa chỉ: Số 108 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Chi nhánh hoạt động theo khuôn khổ điều lệ công ty hoạt động độc lâp Tên công ty : Chi nhánh công ty cổ phần Danh Kiệt Mã số thuế : 0303352339-001 Địa điểm trụ sở: Số 108 Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, TP Hà Nội Số điện thoại : 04.37764679 Số fax : 04.37764869 Tài khoản : 110 210 708 24689 Tại ngân hàng : Ngân hàng Techcombank – CN Thăng Long – Hà Nội Theo điều lệ mà công ty cổ phần Danh Kiệt uỷ quyền cho chi nhánh Hà Nội chi nhánh hoạt động số lĩnh vực sau: - Mua, bán thiết bị phục vụ ngành xây dựng trắc địa - Mua, bán văn phòng phẩm, hàng lưu niệm, hàng thủ cơng mỹ nghệ, hàng may mặc, máy móc thiết bị văn phòng - Thiết kế quảng cáo, in bao bì ( khơng in lụa, in gia cơng, in tráng bao bì kim loại, in nhãn sản phẩm trụ sở); - Sửa chữa, bao bì máy đo đạc ( khơng gia cơng khí, tái chế phế thải xi mạ điện trụ sở); - Đo đạc đồ 1.1.2 Danh mục hàng bán chi nhánh công ty cổ phần Danh Kiệt Để đem lại cho cơng trình xây dựng như: tịa nhà, cầu, đường…được hồn thiện nhanh chóng hơn, công ty kịp thời cung cấp máy trắc địa nhằm phục vụ cho cơng trình lớn Với đặc điểm cơng trình địi hỏi độ xác cao nên công ty đáp ứng thiết bị máy móc cho cơng trình Mặt hàng chủ yếu là:Máy thủy bình, máy kinh vỹ, máy tồn đạc, máy định vị GPS…với mặt hàng máy thủy bình chiếm 30%, máy kinh vỹ: 40%, máy toàn đạc 80% máy định vị GPS 50% Tất đáp ứng yêu cầu công việc đặt - Máy thủy bình: loại máy chủ yếu dung để xác định chênh cao điểm, máy sử dụng lĩnh vực trắc địa, khảo sát, xây dựng… - Máy định vị GPS: thiết bị thu nhận tín hiệu kỹ thuật GPS tiên tiến nhất, theo dõi vệ tinh GPS điều kiện khó khăn mơi trường Bao gồm số loại sau: Máy định vị GPS X- 90, GPS X- 20, GPS L1E pochM10… - Máy toàn đạc: dùng để khảo sát góc độ khoảng cách tọa độ, nút giao phía sau, tính tốn diện tích khoảng cách hai điểm, đo lường từ xa độ cao… Bao gồm số loại sau: Foif RTS- 632BL, Topcon Gowin TKS- 202… - Máy kinh vĩ: dùng để đo góc Bao gồm số loại sau: NikonNT- 2CD, Sokkisha TM20ES… Với đặc điểm mặt hàng có tính xác cao, đại ln đổi để đáp ứng kịp thời địi hỏi khách hàng nên trình vận chuyển cận thận để hàng hóa khơng bị va đập, hỏng 1.1.3 Thị trường công ty Tuy thành lập với cố gắng toàn đơn vị, nên công ty đạt thành tựu đáng kể Không đáp ứng cho các cơng trình lớn địa bàn Hà Nội – nơi mà đơn vị đóng trụ sở, cơng ty cịn cung cấp mặt hàng toàn quốc Ngày tạo niềm tin cho khách hàng Trong năm gần đất nuớc ta ngày phát triển, nhiều cơng trình lớn xây dựng, trước tình hình đơn vị đáp ứng yêu cầu mà cơng trình đặt máy phải có tính xác cao, đại đáp ứng yêu cầu cơng trình Phải kể đến khách hàng lớn ngành xây dựng mà công ty cung cấp hàng hóa như: Tổng cơng ty cổ phần sơng Đà, Tổng cơng ty cổ phần Licogi, Tổng cơng ty dầu khí Việt Nam, Tổng cơng ty cổ phần Hồng Anh Gia Lai…Tuy doanh nghiệp trẻ công ty tạo chỗ đứng thị trường 1.1.4 Phương thức bán hàng chi nhánh công ty cổ phần Danh Kiệt Phương thức bán hàng chủ yếu chi nhánh công ty cổ phần Danh Kiệt là: bán lẻ( hay bán hàng trực tiếp) bán buôn 1.1.4.1 Phương thức bán lẻ Bán lẻ phương thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng kho doanh nghiệp Số hàng hóa giao cho khách hàng thức coi tiêu thụ, người bán quyền sở hữu số hàng người mua chấp nhận tốn tốn số tiền - Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Theo hình thức nhiệm vụ thu tiền người mua giao hàng cho người mua tách rời Mỗi quầy hàng có nhân viên thu tiền mua hàng khách hàng, viết hoá đơn tích kê giao hàng cho khách để khách hàng đến nhận quầy hàng nhân viên bán hàng giao Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng vào hoá đơn kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng hoá bán ca, ngày lập báo cáo bán hàng Nhân viên thu tiền nộp tiền cho thủ quỹ làm giấy nộp tiền - Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng thu tiền trực tiếp khác giao hàng cho khách Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ lấy giấy nộp tiền bán hàng Sau nhân viên bán hàng kiểm kê hàng tồn quầy để xác định số lượng hàng bán ca, ngày lập báo cáo bán hàng 1.1.4.2 Phương thức bán bn * Bán bn qua kho Đây hình thức bán bn mà hàng hố bán xuất từ kho doanh nghiệp Theo phương thức có hình thức bán bn: - Bán bn qua kho cách giao hàng trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp thương mại để nhận hàng Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua toán chập nhận toán, hàng hoá xác nhận tiêu thụ - Bán buôn qua kho cách chuyển thẳng hàng: Theo hình thức này, vào hợp đồng ký kết, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá phương tiện vận tải hay th ngồi chuyển đến giao cho bên mua địa điểm thoả thuận hai bên Hàng hoá chuyển bán thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp thương mại, số hàng xác nhận tiêu thụ nhận tiền bên mua toán hay chấp nhận tốn * Bán bn vận chuyển thẳng Đây hình thức bán bn mà doanh nghiệp thương mại sau mua hàng, nhận hàng mua không nhập kho mà chuyển thẳng cho bên mua Phương thức thực theo hình thức: - Bán bn vận chuyển thẳng khơng tham gia tốn Theo hình thức này, doanh nghiệp khơng tham gia vào việc toán tiền mua hàng bán hàng với người mua, người bán Doanh nghiệp thực việc môi giới: sau tìm nguồn hàng, thoả thuận giá số lượng (dựa sở giá số lượng đơn đặt hàng người mua) doanh nghiệp tiến hành bàn giao hàng ngày kho hay địa điểm giao hàng người bán người mua có trách nhiệm tốn với người bán khơng phải với doanh nghiệp Như vậy, hàng hoá trường hợp không thuộc sở hữu doanh nghiệp, doanh nghiệp hưởng hoa hồng môi giới - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia tốn Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau mua hàng chuyển hàng bán thẳng cho bên mua địa diểm thoả thuận Hàng hoá lúc thuộc sở hữu doanh nghiệp Chỉ bên mua toán doanh nghiệp nhận giấy biên nhận hàng bên mua chấpnhận tốn hàng hố xác nhận tiêu thụ Trong trương hợp này, doanh nghiệp tham gia toán với hai bên: Thu tiền bán hàng người mua trả tiền mua hàng cho người bán 1.1.4.3 Phương thức tốn Hiện nay, cơng ty thường áp dụng phương thức toán: toán trực tiếp toán khơng trực tiếp - Phương thức tốn trực tiếp bẳng tiền mặt: Cơng ty sau bán hàng hóa, vật tư cho bên mua theo hợp đồng kinh tế bên mua tốn trực tiếp tiền mặt cho bên bán theo hóa đơn GTGT Thơng thường hình thức tốn tiền mặt thường áp dụng hàng hóa tiêu thụ nước, bên có khoảng cách địa lý gần nhau, hợp đồng có giá trị hàng hóa nhỏ mặt hàng bán với số lượng ít, bán lẻ, khoản chi vận chuyển… - Phương thức toán qua ngân hàng: Công ty công nghệ cổ phần công nghệ ASA thường tốn với khách hàng thơng qua ngân hàng điều kiện kinh tế phát triển ngân hàng giữ vai trị quan trọng quan hệ toán tiền hàng người mua người bán Các phương thức toán qua ngân hàng mà công ty áp dụng phong phú đa dạng việc lựa chọn phương thức phụ thuộc vào điều kiện bên thỏa thuận công ty bên mua Các phương thức tốn qua ngân hàng mà cơng ty thực gồm: Thanh tốn sec : Cơng ty áp dụng hình thức tốn qua Séc hai bên tin tưởng lẫn Vì Séc mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện công ty ký phát lệnh cho ngân hàng trích tiền trực tiếp tài khoản tiền gửi công ty để trả cho người bán, theo lệnh người bán ký phát lệnh cho ngân hàng trích tiền trực tiếp từ tài khoản cơng ty trả cho cơng ty nên tính rủi ro Séc cao, khả gian lận lớn Công ty sử dụng hình thức tốn phổ biến Thanh toán ủy nhiệm chi: Khi thánh toán cho khách hàng công ty viết Ủy nhiệm chi theo mẫu in sẵn ngân hàng để trích tiền từ tài khoản tốn cho khách hàng Thanh tốn ủy nhiệm chi công ty áp dụng quan hệ mua bán diễn thường xuyên,đồng thời đơn vị mua khách hàng truyền thống Công ty, mặt khác cơng ty khống chế đơn vị mua thơng qua việc cung cấp hàng hóa Theo hình thức này, độ an tồn việc thu tiền hàng công ty không cao, rủi ro tốn cao Thanh tốn thẻ tốn:Cơng ty dùng thẻ toán phương tiện ngân hàng phát hành cho đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân để toán tiền hàng hóa dịch vụ rút tiền mặt ngân hàng, đại lý hay quầy trả tiền mặt tự động ngân hàng, Thẻ toán gồm ba loại: Thẻ ký quỹ, thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng Cơng ty cổ phần cơng nghệ ASA áp dụng hình thức toán thẻ để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, công ty 1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng chi nhánh công ty cổ phần Danh Kiệt 1.2.1 Đặc điểm tổ chức máy quản lý công ty Sơ đồ 1.1 - Tổ chức máy quản lý Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Giám đốc chi nhánh Phòng tổ chức Phịng kinh doanh Phịng kế tốn Phịng kiểm tra chất lượng Do đặc thù công ty chi nhánh công ty cổ phần nên tổ chức máy quản lý công ty là: Giám đốc chi nhánh: Là người điều hành hoạt động hàng ngày chi nhánh chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị việc thực quyền nhiệm vụ giao Phòng tổ chức: Phụ trách vấn đề tổ chức, quản lý lao động Phịng kế tốn: Trực tiếp làm cơng tác kế tốn tài theo chế độ mà Nhà nước quy định, tham mưu cho giám đốc, ghi chép tính tốn phản ánh xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ tình hình tài sản, lao động, tiền vốn kết hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị quản lý tài cơng ty Phịng kinh doanh: Có trách nhiệm quản lý điều hành việc tiêu thụ sản phẩm - Xây dựng kế hoạch bán hàng phân phối sản phẩm - Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân vien hệ thông phân phối sản phẩm - Xây dựng tổ chức nhân cho nhân viên phụ thuộc phận kinh doanh - Tham mưu cho Giám Đốc chi phí sách bán hàng - Trực tiếp phụ trách phận kinh doanh Phòng kiểm tra chất lượng: Phụ trách kiểm tra chất lượng sản phẩm, xem xét phản hồi khách hàng chất lượng sản phẩm 1.2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý bán hàng - Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Phải hạch toán chi tiết đảm bảo cho phịng kinh doanh nắm đươch tinh hình loại hàng hóa - Về quy cách sản phẩm hàng hóa: Trước nhập kho hàng hóa phận KCS kiểm tra cách nghiêm ngặt chất lượng quy cách - Về giá bán: Để thu hút khách hàng cơng ty sử dụng sách giá linh hoạt giựa vào chi phí, giá thị trường mối quan hệ với khách hàng - Phương thức toán: Đa dạng phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế ký kết, trả tiền trả chậm từ 10- 15 ngày sau - Việc chiết khâu, giảm giá cho khách hàng cơng ty tính tốn hợp lý cho khách hàng chấp nhân mua đơi bên có lợi CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN DANH KIỆT 2.1 Kế toán doanh thu Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu kỳ kế toán phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thơng thường doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Cách xác định doanh thu doanh thu thuần: + Doanh thu toàn số phát sinh bên Có tài khoản 511: Chính dòng cộng pháp sinh cột thành tiền Sổ chi tiết doanh thu (nếu tính riêng cho loại hàng hóa), dịng tổng cộng cột Doanh thu Bảng tổng hợp Doanh thu (nếu tính chung cho hàng hóa tồn Cơng ty) + Doanh thu doanh thu sau trừ khoản giảm trừ doanh thu Chính dịng Cộng số phát sinh cột tổng cộng Sổ chi tiết doanh thu (nếu tính riêng cho loại hàng hóa) dòng tổng cộng cột Doanh thu Bảng tổng hợp Doanh thu(nếu tính chung cho hàng hóa tồn Công ty) Doanh thu = Doanh thu - Các khoản giảm trừ doanh thu Tài khoản sử dụng: Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Tài khoản phản ánh tổng số doanh thu bán sản phẩm hàng hóa cung cấp dịch vụ doanh nghiệp kỳ kế toán, khoản nhận từ nhà nước trợ cấp, trợ giá thực cung cấp sản phẩm, hàng hóa theo yêu cầu nhà nước Tài khoản 511 có tài khoản cấp sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư 2.1.1 Chứng từ thủ tục kế toán Chứng từ kế toán sử dụng Kế toán sử dụng chủ yếu loại chứng từ sau: - Phiếu xuất kho, nhập kho hàng hoá - Hoá đơn GTGT đầu vào, đầu ra, hoá đơn hàng bán bị trả lại người mua, hóa đơn thơng thường người mua - Biên xác nhận hàng hoá phẩm chất người bán người mua - Bảng kê hàng hóa - Các hố đơn, tem vé đặc thù loại dịch vụ sử dụng cho hoạt động chi phí bán hàng, chi phí quản lý vv - Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có ngân hàng Trình tự luân chuyển chứng từ - Đối với nghiệp vụ bán bn: Khi có đơn đặt hàng khách hàng gửi tới phận kinh doanh xem xét điều kiện khách hàng, sau đưa giám đốc duyệt Nếu chấp nhận bán hàng công ty đơn vị mua hàng ký kết hợp đồng kinh tế mua bán hàng hóa, hợp đồng chuyển cho phận nhập liệu hàng hóa, để viết phiếu xuất hàng hóa, hàng hóa xuất kho chuyển đến cho khách hàng kèm theo hóa đơn GTGT Khi khách hàng nhận hàng ký vào biên giao nhận hàng hóa, sau hai bên tiến hành lý hợp đồng Toàn hợp đồng, biên giao nhận hàng hóa, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho chuyển lên phận kế toán để toán - Đối với nghệp vụ bán lẻ: Bán lẻ thường diễn cửa hàng cơng ty Khách hàng mua hàng quầy sau mang hang hóa tốn quầy thu ngân Nhân viên thu ngân thực toán viết hóa đơn GTGT cho khách hàng Cuối ngày nhân viên bán hàng mang báo cáo bán hàng hàng ngày, nhân viên thu ngân mang bảng kê thu tiền, hóa đơn GTGT sang phịng kế tốn Nhân viên nhập liệu lập phiếu thu, sau chuyển phiếu thu cho thủ quỹ Thủ quỹ kiểm tra số tiền thực nộp đối chiếu với phiếu thu thấy khớp ký vào phiếu thu nhập quỹ tiền mặt Sau chứng từ phiếu thu chuyển cho kế toán để hạch tốn Sơ đồ 2.1: Quy trình ghi sổ kế tốn với nghiệp vụ bán hàng theo hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ quỹ Sổ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Báo cáo tài Ghi ngày (định kỳ) Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu, kiểm tra Cách ghi: Hàng ngày vào chứng từ gốc phát sinh, kế tốn ghi vào sổ nhật ký chung Sau sổ nhật ký chung để ghi lần vào sổ tài khoản phù hợp Cuối tháng tổng hợp số liệu số để ghi vào bảng cân đối kế toán 10