Tài liệu 9001:2000: Kiểm soát tài liệu

Tài liệu 9001:2000: Kiểm soát tài liệu

THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 1/ 14 Bản số : Trang số 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Lần phát hành 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 01 Lần sửa đổi 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 02 Trang số 14 Lần phát hành 01 Lần sửa đổi 02 BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU SOÁT XÉT TRANG SỐ NỘI DUNG SỬA ĐỔI NGÀY HIỆU LỰC PHÊ DUYỆT XEM XÉT SOẠN THẢO Tên: Chức vụ: Ngày: Ký tên: Tên: Chức vụ: Ngày: Ký tên: Tên: Thạch Hoàng Vũ Chức vụ: Ngày: Ký tên: THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 2/ 14 Bản số : 1/- MỤC ĐÍCH: - Đưa ra cách thức thực hiện và kiểm soát nhằm đảm bảo mọi tài liệu cần thiết, với những thông tin chính xác được cung cấp, sẵn có cho người cần sử dụng, tránh sử dụng tài liệu lỗi thời sai mục đích. - Nhằm hướng dẫn, phân đònh trách nhiệm để thiết lập, duy trì và kiểm soát có hệ thống việc soạn thảo, thay đổi, xem xét, duyệt, ban hành, phân phối và lưu trữ tài liệu của hệ thống chất lượng. 2/- PHẠM VI ÁP DỤNG: Tất cả các tài liệu trong hệ thống Quản lý chất lượng gồm: Tài liệu do công ty soạn thảo và ban hành, các Luật Đònh Nhà Nước, các tiêu chuẩn sản phẩm, tài liệu khách hàng… 3/- TÀI LIÊU THAM CHIẾU: ISO 9001:2000 điều khoản 4.2.3 4/- TRÁCH NHIỆM: Tất cả các phòng, ban, xí nghiệp, bộ phận và các cán bộ, công nhân trong công ty chòu trách nhiệm thực hiện qui trình này. - Trung tâm kiểm soát chòu trách nhiệm cập nhật, phân phối, đóng dấu và thu hồi tài liệu. 5/- TÀI LIỆU KÈM THEO: - Danh sách tài liệu gốc nội bộ M1QT-QC/HT01 - Danh sách tài liệu bên ngoài M2QT-QC/HT01 - Danh sách phân phối tài liệu M3QT-QC/HT01 - Phiếu yêu cầu tài liệu M4QT-QC/HT01 6/- ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT: - Tính Thõa đáng: Phù hợp với những văn bản đã công bố, các tiêu chuẩn áp dụng và thích hợp trong áp dụng. - Xem xét lại: Hành động nhằm đảm bảo giải quyết các nhu cầu thay đổi, đảm bảo sự tiếp tục thích hợp và nhất quán của tài liệu. - Phê duyệt: Hành động để lại dấu hiệu trên tài liệu, cho phép hoặc bắt buộc áp dụng sau khi đã đảm bảo tính thõa đáng của nó. - Tài liệu kiểm soát: Là tài liệu hiện hành trong hệ thống quản lý chất lượng được đóng dấu “KIỂM SOÁT” bởi trung tâm kiểm soát. THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 3/ 14 Bản số : - Tài liệu không kiểm soát: Là tài liệu thuộc hệ thống chất lượng được sao chép để sử dụng cho mục đích tham khảo và có đóng dấu “KHÔNG KIỂM SOÁT”. Ngoài ra, một số tài liệu không liên quan đến hệ thống chất lượng cũng không cần đóng dấu kiểm soát và các tài liệu này được coi như tài liệu không kiếm soát. - Tài liệu bên ngoài: Gồm các luật đònh nhà nước, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tài liệu khách hàng… có liên quan mà công ty đang áp dụng. 7/- NỘI DUNG: 7.1. Các ký hiệu:  : Mở đầu hoặc kết thúc  : Mô tả một bước công việc, một nhiệm vụ, một quá trình. : Kiểm tra, kiểm soát, ra quyết đònh. : Công đoạn có thể kiểm soát, kiểm tra. ∏ : Chỉ dẫn đường đi từ công đoạn này đến công đoạn khác (đầu ra của công đoạn trước, đầu vào của công đoạn sau). 7.2. Lưu đồ: (Trang tiếp theo) THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 4/ 14 Bản số : GIAI ĐOẠN MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ 1. Các tài liệu mới hoặc các tài liệu có yêu cầu thay đổi 2. Soạn thảo và sửa đổi 3. Xem xét 4. Phê duyệt và ký ban hành 10. Lưu bản gốc tại Đại diện lãnh đạo. 5. Ban hành, phân phối cho các bộ phận liên quan. 6. Lưu trữ và áp dụng. 7. Đònh kỳ xem xét tài liệu. 8. Quyết đònh có đi đến sửa đổi hay không. 9. Loại bỏ những tài liệu lỗi thời. 1. Các bộ phận, đơn vò trong công ty. 2. Người soạn thảo. 3. Đại diện lãnh đạo hay trưởng phòng, đơn vò liên quan. 4. Giám đốc công ty/ ĐDLĐ 10. Đại diện lãnh đạo. 5. Đại diện lãnh đạo. 6. Các phòng, ban, bộ phận, đơn vò, xí nghiệp. 7. Đại diện lãnh đạo và/hoặc các đơn vò. 8. Đại diện lãnh đạo và/hoặc các đơn vò. 9. Đại diện lãnh đạo và/hoặc các đơn vò. M4QT-QC/HT01 M4QT-QC/HT01 M3QT-QC/HT01 M1QT-QC/HT01 M2QT-QC/HT01 M1QT-QC/HT01 M2QT-QC/HT01 M3QT-QC/HT01 M1QT-QC/HT01 M2QT-QC/HT01 M3QT-QC/HT01 M4QT-QC/HT01 M4QT-QC/HT01 M4QT-QC/HT01 1 2 3 4 Không đạt Đạt 10 5 Không duyệt Duyệt 6 7 8 Lưu Sửa đổi Không đổi 9 Loại bỏ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 5/ 14 Bản số : 7.3. Đònh dạng tài liệu: * Các chi tiết để kiểm soát: Tài liệu hiện hành có hiệu lực đang được sử dụng và có kiểm soát gồm có các thông tin sau: - Mỗi trang tài liệu: + Logo công ty + Tên tài liệu + Mã số tài liệu + Lần soát xét/sửa đổi + Ngày hiệu lực + Trang/tổng số trang + Bản số: Số bản được coppy và ghi đúng với số qui đònh (mã hoá) cho từng đơn vò. Ví dụ: Số 01 – là số được qui đònh (mã hoá) cho Giám đốc. - Đối với trang đầu: Có chữ ký của người soạn thảo, người xem xét, người phê duyệt. - Các trang cuối: Không có chữ ký của người soạn thảo, người xem xét, người phê duyệt. * Ngôn ngữ sử dụng: Tất cả các tài liệu của hệ thống đều được soạn thảo bằng tiếng Việt (tuy nhiên có thể dòch sang tiếng Anh theo yêu cầu). * Mã hóa tài liệu: - Sổ tay chất lượng: + Trang bìa và trang kiểm soát : STCL-CTY + Các chương còn lại : STCL-YYY Trong đó, YYY – là các ký tự đầu của chương. Ví dụ: STCL-HĐI là chương hoạch đònh chất lượng của sổ tay chất lượng . - Sáu qui trình (thủ tục) của hệ thống ISO 9001:2000 : QT-XX/HTn Trong đó, XX = Đơn vò chòu trách nhiệm thực hiện chính. HTn = 01, 02, 03, 04, 05, 06 được mã hoá ứng với các điều khoản ISO 9001:2000 như sau: THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 6/ 14 Bản số : CÁC QUI TRÌNH HỆ THỐNG MÃ SỐ ĐIỀU KHOẢN ISO 9001 Kiểm soát tài liệu HT01 4.2.3 Kiểm soát hồ sơ HT02 4.2.4 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp HT03 8.3 Đánh giá nội bộ HT04 8.2.2 Hành động khắc phục HT05 8.5.2 Hành động phòng ngừa HT06 8.5.3 - Các qui trình (thủ tục) của đơn vò : QT-XXa Trong đó, XX – là ký hiệu của đơn vò thực hiện (bảng 01). a = 01, 02, 03 …. Bảng 01: Các đơn vò chòu trách nhiệm thực hiện hoặc chỉ tên một tài liệu đặt biệt được mã hoá như sau: KÝ HIỆU TÊN ĐƠN VỊ/ CHỨC DANH GĐCT Giám Đốc công ty GĐXN Giám Đốc xí nghiệp ĐDLĐ Đại diện lãnh đạo PGĐCT Phó Giám Đốc công ty TC Phòng Tổ Chức – Hành Chánh công ty TCXN Phòng Tổ Chức – Hành Chánh xí nghiệp KD Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh TV Phòng Kế Toán – Tài Vụ công ty TVXN Phòng Kế Toán – Tài Vụ xí nghiệp QC Phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm công ty QCNL Phòng Quản lý chất lượng và Phát triển sản phẩm XN Nam Long QCXN Phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm xí nghiệp F. 72 CĐ Phòng Cơ điện lạnh và xây dựng cơ bản công ty CĐXN Phòng Cơ điện lạnh và xây dựng cơ bản xí nghiệp SX Ban điều hành sản xuất KNVS Bộ phận Kiểm nghiệm vi sinh - Các hướng dẫn công việc : HDb-GỐC Trong đó, b = 1, 2, 3…. GỐC = mã số của tài liệu hoặc thủ tục của nó. THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 7/ 14 Bản số : Ví dụ: HD1QT-QC/HT01 = Hướng dẫn công việc số 01 của qui trình hệ thống số 01 do phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm thực hiện. - Các biểu mẫu (form) : Mc-GỐC Trong đó, c = 1, 2, 3… GỐC = mã số của tài liệu hoặc thủ tục của nó. Ví dụ: M1HD1QT-QC/HT01 – Là biểu mẫu số 01của Hướng dẫn công việc thuộc qui trình hệ thống số 01 do phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm thực hiện, M1QT-QC/HT01 – Là biểu mẫu số 01 của qui trình hệ thống số 01 do Phòng Quản lý chất lượng và Phát triển sản phẩm thực hiện. - Các mô tả công việc : MTCV-XX-d Trong đó, d = 1, 2, 3…. XX = Tên viết tắt của Đơn vò. - Việc kiểm soát hồ sơ chất lượng không nằm trong phạm vi kiểm soát của thủ tục này. 7.4. Soạn thảo tài liệu: Khi có nhu cầu ban hành tài liệu mới ở các đơn vò trong công ty. Đại diện lãnh đạo phân công người soạn thảo. Thông thường tài liệu liên quan trực tiếp đến đơn vò nào thì đơn vò đó được phân công soạn thảo. 7.5. Xem xét và phê duyệt tài liệu: - Tất cả các tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng đều được xem xét và phê duyệt trước khi ban hành theo bảng sau: CẤP TÀI LIỆU CẤP XEM XÉT CẤP PHÊ DUYỆT TRÁCH NHIỆM KIỂM SOÁT Sổ tay chất lượng ĐDLĐ TGĐ/ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Các quy trình hệ thống ĐDLĐ TGĐ/ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Phân công Chức năng, q hạn ĐDLĐ TGĐ/ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Thủ tục của các đơn vò Trưởng Đơn vò ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Các kế hoạch chất lượng Trưởng, phó QLCL ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Các hướng dẫn công việc Trưởng Đơn vò ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Các mô tả công việc Cấp thẩm quyền trực tiếp ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Các biểu mẫu Cấp thẩm quyền trực tiếp ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Các tiêu chuẩn sản phẩm Trưởng QLCL ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Các quy trình sản xuất Trưởng QLCL ĐDLĐ Trung tâm kiểm soát Tài liệu liên quan khách hàng Trưởng KH-KD ĐDLĐ Phòng KH-KD THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 8/ 14 Bản số : - Việc xem xét và phê duyệt Sổ tay chất lượng, các qui trình hệ thống cũng như tất cả các Hướng dẫn công việc được qui đònh như sau: • Người xem xét: Đại diện lãnh đạo hay người được Giám Đốc Công ty giao trách nhiệm bằng văn bản (có thể là Trưởng các Phòng ban, đơn vò, hay Giám Đốc xí nghiệp). • Người phê duyệt: Là Giám Đốc Công ty hay người được Giám Đốc công ty ủy quyền bằng văn bản. 7.6. Ban hành tài liệu: - Tài liệu sau khi được phê duyệt sẽ được ban hành. Các tài liệu ban hành trong hệ thống quản lý chất lượng được đóng dấu “ KIỂM SOÁT “ bằng mực xanh lên đầu các trang của tài liệu trước khi phát hành. Bản gốc được đóng dấu “BẢN GỐC” bằng mực xanh sau lưng mỗi tài liệu được lưu tại Đại Diện Lãnh Đạo. - Đối với các tài liệu được sao chép (photocoppy) sử dụng cho các mục đích khác nhằm cung cấp thông tin tham khảo thì được đóng dấu “KHÔNG KIỂM SOÁT” bằng mực xanh lên trang đầu. - Các tài liệu kiểm soát sẽ được phân phối theo đòa chỉ được thể hiện bằng số “Bản số” trên mỗi tài liệu như sau: BẢN SỐ TÊN ĐƠN VỊ/ CHỨC DANH Gốc Đại diện lãnh đạo 01 Giám Đốc công ty 02 Giám Đốc Xí nghiệp F.72 03 Giám đốc xí nghiệp Nam Long 04 Phó Giám Đốc xí nghiệp Nam Long 05 Phòng Tổ Chức – Hành Chánh công ty 06 Phòng Tổ Chức – Hành Chánh xí nghiệp 07 Phòng Kế Hoạch – Kinh Doanh 08 Phòng Kế Toán – Tài Vụ công ty 09 Phòng Kế Toán – Tài Vụ xí nghiệp 10 Phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm công ty 11 Phòng Quản lý chất lượng và Phát triển sản phẩm XN Nam Long 12 Phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm xí nghiệp F. 72 13 Phòng Cơ điện lạnh và xây dựng cơ bản công ty 14 Phòng Cơ điện lạnh và xây dựng cơ bản xí nghiệp 15 Ban điều hành sản xuất xí nghiệp F.72 16 Ban điều hành sản xuất xí nghiệp Nam Long THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 9/ 14 Bản số : 17 Bộ phận Kiểm nghiệm vi sinh Khi nhận tài liệu cập nhật, bộ phận sử dụng tài liệu cập nhật tài liệu mới và loại bỏ các tài liệu lỗi thời ra khỏi tài liệu hiện hành để tránh sử dụng nhầm lẫn. 7.7. Danh sách tài liệu: - Khi bổ sung tài liệu của hệ thống chất lượng hoặc tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, thì Đại Diện Lãnh Đạo ghi thêm vào cuối danh sách tài liệu (mẫu biểu M1QT-QC/HT01) hay cuối danh sách tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài (mẫu biểu M2QT-QC/HT01). - Khi nhận được tài liệu mới các bộ phận cũng thêm vào cuối mỗi danh sách mà bộ phận mình đang lưu giữ hoặc thay đổi danh sách mới. - Khi thay đổi hay thay đổi quá 05 lần thì nhất thiết phải in lại danh sách đã được cập nhật. 7.8. Phân phối tài liệu và dữ liệu: - Phân phối: Sau khi tài liệu đã được xét duyệt, Đại Diện Lãnh Đạo có trách nhiệm phân phối tài liệu đến các bộ phận liên quan theo danh sách phân phối tài liệu ký hiệu M3QT-QC/HT01. - Trung tâm kiểm soát chòu trách nhiệm cập nhật, phân phối, đóng dấu và thu hồi tài liệu. - Đại diện lãnh đạo sẽ nhận diện nơi cần phân phối, các trưởng đơn vò tiếp tục nhận diện và phân phối đến các bộ phận tiếp theo và lập danh sách phân phối tài liệu theo mẫu M3QT- QC/HT01. - Lưu trữ: * Người hoặc đơn vò nhận tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng hoặc tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài có nhiệm vụ lưu giữ tài liệu trong điều kiện bảo đảm, tránh hư hỏng, thất thoát, không sử dụng tài liệu đã lỗi thời. Phải có sẵn ở nơi cần thiết để dễ dàng truy cập khi cần. * Đối với tài liệu có nguồn gốc bên ngoài liên quan đến đơn vò nào thì đơn vò đó lưu giữ để phục vụ cho hoạt động ở đơn vò mình và cũng có trách nhiệm liên hệ với các bên liên quan như: Cục Kiểm Tra Chất Lượng, An Toàn Vệ Sinh, và Thú Y Thủy Sản – NAFIQAVED, Bộ Thủy Sản, Vụ Thủy Sản, Sở Khoa Học Công Nghệ Môi Trường, Cục Đo Lường Chất Lượng, Trung Tâm Y Học Dự Phòng, Sở Thủy Sản Cà Mau, Chi Cục Nguồn Lợi Thủy Sản, ….) để đảm bảo các tài liệu hiện có là các tài liệu được cập nhật mới nhất. 7.9. Thay đổi tài liệu: THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 10/ 14 Bản số : - Khi yêu cần thiết phải thay đổi tài liệu, người đề nghò phải gửi phiếu yêu cầu thay đổi tài liệu mẫu M4QT-QC/HT01 cùng với các nội dung cần thay đổi đính kèm tới Đại Diện Lãnh Đạo. - Phiếu yêu cầu thay đổi tài liệu được chuyển đến Đại Diện Lãnh Đạo để xem xét. Nếu thấy yêu cầu thay đổi trên là: • Phù hợp: Đại Diện Lãnh Đạo phân công người soạn thảo và sửa đổi lại. • Không phù hợp: Đại Diện Lãnh Đạo phản hồi trực tiếp đến bộ phận đề nghò bằng văn bản hay bằng điện thoại. 7.10. Cập nhật tài liệu: - Khi yêu cầu thay đổi tài liệu được phê duyệt, các thay đổi sẽ được cập nhật theo từng trang theo nguyên tắc sau: • Trang nào có nội dung thay đổi được thay lần sửa đổi và giữ nguyên lần phát hành. • Nội dung, số trang thay đổi sẽ được ghi tóm tắt ở bảng theo yêu dõi sửa đổi được đính kèm ở trang đầu mỗi thủ tục. - Sau khi sửa chữa 05 lần thì phải phát hành lại với số lần phát hành tăng lên 1 và số lần sửa chữa trở về 0. - Trang bìa sẽ được thay lại với chữ ký và phê duyệt mới với lần sửa đổi có thay đổi. 7.11. Đònh kỳ xem xét: - Qua các đợt đánh giá nội bộ hoặc đánh giá bên thứ ba, tài liệu có thể được xem xét lại. Nếu cần thay đổi thì áp dụng tiến trình thay đổi tài liệu. Nếu không cần dùng nữa thì loại bỏ. 7.11. Loại bỏ tài liệu lỗi thời: Các tài liệu lỗi thời được loại bỏ khỏi nơi làm việc và được hủy bỏ để tránh sử dụng nhầm lẫn. - Tài liệu của hệ thống chất lượng có nguồn gốc từ bên trong: • Đại Diện Lãnh Đạo có trách nhiệm quyết đònh và tổ chức thực hiện việc thu hồi, loại bỏ tài liệu. • Khi có sự phân phối bản phát hành mới thì bản phát hành củ phải được thu hồi và phải được hủy bỏ để tránh lẫn lộn. [...]... Duyệt Người kiểm soát tài liệu Cho số tài iiệu, Đăng ký vào danh mục gốc Copy & phát hành TL cùng với thông báo Phúc đáp rằng đã nhận được tài liệu Các bộ phận/ Người liên quan Nhận TL & kiểm soát theo qui đònh Phúc đáp cho người kiểm soát TL biết rằng mình đã nhận được TL * Ghi chú: ĐDLĐ ĐPV : Đại diện lãnh đạo : Điều phối viên THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa... Duyệt Duyệt Người kiểm soát tài liệu Đăng ký vào danh mục gốc Copy & phát hành TL cùng với thông báo Phúc đáp rằng đã nhận được tài liệu * Ghi chú: ĐDLĐ ĐPV Các bộ phận/ Người liên quan Nhận TL & kiểm soát theo qui đònh Phúc đáp cho người kiểm soát TL biết rằng mình đã nhận được TL : Đại diện lãnh đạo : Điều phối viên THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi... ngoài: • Đơn vò nào lưu trữ tài liệu bên ngoài thì Trưởng đơn vò đó phải có trách nhiệm quyết đònh việc loại bỏ tài liệu khi đã lỗi thời • Khi quyết đònh loại bỏ tài liệu lỗi thời thì đóng dấu”HỦY BỎ” bằng mực xanh lên tài liệu được loại bỏ, đồng thời ghi bằng tay chữ “HỦY BỎ” vào danh sách tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài ngay dòng tên của tài liệu bò lỗi thời • Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài... tài liệu kiểm soát, vì thế các bộ phận tùy nghi lưu, sử dụng hoặc loại bỏ 8 HỒ SƠ: - Danh sách tài liệu gốc nội bộ M1QT-QC/HT-01: Lưu trữ cho đến khi có thay đổi Danh sách tài liệu bên ngoài M2QT-QC/HT-01: Lưu trữ cho đến khi có thay đổi Danh sách phân phối tài liệu M3QT-QC/HT-01: Lưu trữ cho đến khi có thay đổi Phiếu yêu cầu tài liệu M4QT-QC/HT-01: Lưu trữ 03 năm 9 PHỤ LỤC KÈM THEO: THỦ TỤC KIỂM SOÁT... TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU • - Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 11/ 14 Bản số : Đại Diện Lãnh Đạo có thể quyết đònh giữ lại một số tài liệu đã lỗi thời nhưng để phân biệt thì phải ghi chữ “ TÀI LIỆU LỖI THỜI” và để tách riêng ra một nơi khác Đại Diện Lãnh Đạo tự quản lý tài liệu lỗi thời và có thể làm danh sách để theo dõi hoặc không Tài liệu. .. hồi tài liệu Cancellation/ Withdrawal (C/W) of Controlled Documents Flow Chart Người đề nghò Đề nghò Hũy/ Thu hồi bằng thông báo/ điện thoại Trả về cùng lý do không duyệt Không duyệt Điều phối viên Phối hợp với người/ bộ phận chủ quản tài liệu Trưởng phòng/ĐPV Xem xét Duyệt Người kiểm soát tài liệu Phát hành thông báo thu hồi TL lỗi thời Cập nhật vào danh mục gốc Trả tài liệu lỗi thời về cho người kiểm. .. THEO: THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 12/ 14 Bản số : Lưu đồ tạo tài liệu mới Implementation of New Documents Flow Chart Người đề nghò Đề nghò tài liệu mới bằng thông báo/ điện thoại Trả về cùng lý do không duyệt Không duyệt ĐDLĐ Duyệt và chỉ đònh người ST Duyệt Người soạn thảo Soạn thảo tài liệu mới Trả về cùng... lực : 01/01/08 Trang số : 13/ 14 Bản số : Lưu đồ sửa đổi tài liệu hiện hành Revision of Existing Documents Flow Chart Người đề nghò Đề nghò thay đổi bằng thông báo/ điện thoại Trả về cùng lý do không duyệt Không duyệt Điều phối viên Phối hợp với người/ bộ phận chủ quản TL Điều phối viên, Chủ quản Xem xét & phê duyệt Duyệt Chủ quản Sửa đổi tài liệu theo đề nghò Trả về cùng các đề nghò sửa đổi Không duyệt... với người/ bộ phận chủ quản tài liệu Trưởng phòng/ĐPV Xem xét Duyệt Người kiểm soát tài liệu Phát hành thông báo thu hồi TL lỗi thời Cập nhật vào danh mục gốc Trả tài liệu lỗi thời về cho người kiểm soát tài liệu Các bộ phận/ Người liên quan Nhận & thực hiện theo thông báo * Ghi chú: ĐDLĐ ĐPV : Đại diện lãnh đạo : Điều phối viên . bộ phận sử dụng tài liệu cập nhật tài liệu mới và loại bỏ các tài liệu lỗi thời ra khỏi tài liệu hiện hành để tránh sử dụng nhầm lẫn. 7.7. Danh sách tài liệu: - Khi bổ sung tài liệu của hệ thống. cần đóng dấu kiểm soát và các tài liệu này được coi như tài liệu không kiếm soát. - Tài liệu bên ngoài: Gồm các luật đònh nhà nước, tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế, tài liệu khách hàng…. KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số : QT-QC/HT01 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 01/01/08 Trang số : 5/ 14 Bản số : 7.3. Đònh dạng tài liệu: * Các chi tiết để kiểm soát: Tài liệu