Tài liệu ISO 9001: 2000: Thủ tục truy vét
THỦ TỤC TRUY VẾT Mã số : QT-QC/HT07 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 16/08/08 Trang số : 1/5 Bản số : Trang số 1 2 3 4 5 Lần phát hành 01 01 01 01 01 Lần sửa đổi 02 02 02 02 02 BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU SOÁT XÉT TRANG SỐ NỘI DUNG SỬA ĐỔI NGÀY HIỆU LỰC PHÊ DUYỆT XEM XÉT SOẠN THẢO Tên: Chức vụ: Ngày: Ký tên: Tên: Chức vụ: Ngày: Ký tên: Tên: Chức vụ: Ngày: Ký tên: THỦ TỤC TRUY VẾT Mã số : QT-QC/HT07 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 16/08/08 Trang số : 2/5 Bản số : 1. MỤC ĐÍCH: Nhằm hướng dẫn, phân đònh trách nhiệm cho hành động truy vết, phục vụ điều tra nguyên nhân của sản phẩm, từ đó xác đònh hành động truy vết một cách có hiệu quả trong hệ thống chất lượng. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG: - p dụng cho tất cả các điểm, các giai đoạn, các quá trình nằm trong hệ thống chất lượng hoặc có liên quan đến hệ thống Quản lý chất lượng của công ty. 3. TÀI LIỆU THAM CHIẾU: BRC : 5 điều khoản 3.9 4. TRÁCH NHIỆM: Tất cả các phòng, ban trong hệ thống phải xác đònh tầm quan trọng của hoạt động truy vết và có trách nhiệm thực hiện hoạt động truy vết sản phẩm một cách có hiệu quả. Các trưởng phòng ban, đơn vò có trách nhiệm hướng dẫn cho nhân viên phòng ban, đơn vò mình thấu hiểu và thực hiện các biện pháp truy vết. 5. TÀI LIỆU KÈM THEO: - Bảng qui đònh ghi mã số truy xuất nguồn gốc sản phẩm: M1QT-QC/07 - Danh sách chủ đầm nuôi : M2QT-QC/HT07. - Phiếu yêu cầu truy vết : M3QT-QC/HT07. - Phiếu báo cáo kết quả truy vết : M4QT-QC/HT07. - Tờ khai xuất xứ thủy sản : M1QT-QC01 - Báo cáo giám sát tiếp nhận nguyên liệu: M1QT-QC02 - Báo cáo giám sát chế biến: M1QT-QC03 - Báo cáo giám sát phân cỡ : M1QT-QC04 - Báo cáo công đoạn xử lý hóa chất : M2QT-QC04 ( có ghi mã số lô từng loại hóa chất ) - Báo cáo xuất nhập hóa chất: M2QT-QC26 - Báo cáo giám sát xếp hộp : M1QT-QC05 - Báo cáo giám sát chờ đông, cấp đông bao gói : M1QT-QC06 - Báo cáo giám sát rà kim loại : M1QT-QC07 THỦ TỤC TRUY VẾT Mã số : QT-QC/HT07 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 16/08/08 Trang số : 3/5 Bản số : 6. ĐỊNH NGHĨA /CÁC TỪ VIẾT TẮT: - Nhân viên KCS: Nhân viên Phòng quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm. - Hoạt động truy vết: Là hành động được thực hiện để truy tìm về lòch sử, sự ứng dụng hay vò trí của một sản phẩm, vật phẩm thông qua đặc điểm nhận diện được ghi lại. 7. NỘI DUNG: 7.1. Lưu đồ: GIAI ĐOẠN MÔ TẢ TRÁCH NHIỆM HỒ SƠ 1. Thu thập thông tin về tình trạng cần truy vết. 2. Phát hiện những dấu hiệu có thể dẫn đến sự truy vết. 3. Lập phiếu yêu cầu truy vết 4. Phân tích, điều tra nguyên nhân chính có thể gây ra sự truy vết 5. Đưa ra biện pháp, phương pháp truy vết . 6. Xem xét và phê duyệt. 7. Tổ chức thực hiện hoạt động truy vết. 8. Kiểm tra việc thực hiện. 1. Các đơn vò, bộ phận liên quan. 2. Các đơn vò, bộ phận liên quan. 3. Các đơn vò, bộ phận liên quan. 4. Các bộ phận, đơn vò được Đại Diện Lãnh Đạo phân công. 5. Các bộ phận, đơn vò được Đại Diện Lãnh Đạo phân công. 6. Đại Diện Lãnh Đạo. 7. Đơn vò, bộ phận được chỉ đònh. 8. Đại Diện Lãnh Đạo Các hồ sơ báo cáo từ việc kiểm soát quá trình. M3QT-QC/HT07 Các hồ sơ, tài liệu có liên quan đến hệ thống chất lượng. M1QT-QC/HT07 1 2 9 5 6 8 Khônt đồng ý Đồng ý Đạt Khônt đạt 3 4 7 THỦ TỤC TRUY VẾT Mã số : QT-QC/HT07 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 16/08/08 Trang số : 4/5 Bản số : 9. Kết thúc và lưu hồ sơ . 9. Các đơn vò, bộ phận liên quan. M4QT-QC/HT07 7.2. Thu thập thông tin: Các thông tin tối thiểu cần được thu thập, và xem xét là: - Những hồ sơ và báo cáo dòch vụ;ï - Những khiếu nại khách hàng ; và - Những hồ sơ đánh giá hệ thống chất lượng. 7.3. Phát hiện dấu hiệu có thể thực hiện hành động truy vết : - Tất cả các thành viên đều phải có trách nhiệm thực hiện hành động truy vết trong đơn vò, bộ phận mình. - Ban giám đốc công ty, trưởng các đơn vò, bộ phận phải tiến hành xem xét sự cần thiết của hoạt động truy vết trong khoảng thời gian ngắn nhất (không quá 02 ngày). Nếu xét thấy cần thiết phải viết phiếu M1QT-QC/HT07 chuyển cho Phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm, sau đó trưởng Phòng Quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm trình lên Đại Diện Lãnh Đạo/Ban Giám Đốc Công ty xem xét, phê duyệt. 7.4. Phân tích, điều tra nguyên nhân thực hiện hành động truy vết: - Hành động truy vết được thực hiện khi có một rũi ro từ những thông tin liên quan đến sản phẩm, phản hồi từ dòch vụ và người sử dụng, những khiếu nại của khách hàng… - Ngoài ra hành động truy vết còn được đònh kỳ chạy thử 4lần/năm, nhằm đảm bảo có thể truy vết từ nguyên liệu ( kể cả phụ gia ) đến thành phẩm và ngược lại. - Đại Diện Lãnh Đạo phân công các bộ phận liên quan điều tra nguyên nhân cần truy vết. Nguyên nhân truy vết có thể là do: • Nguyên, phụ liệu, phụ gia, bao bì, nhãn.… • Máy móc. THỦ TỤC TRUY VẾT Mã số : QT-QC/HT07 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 16/08/08 Trang số : 5/5 Bản số : • Phương pháp: + Vận hành máy + Quá trình + Kiểm tra + Các thủ tục • Con người. - Mọi biện pháp truy vết dựa trên các nguyên nhân đã được xác đònh, xem xét, và được thông qua bởi Đại diện lãnh đạo. 7.5. Tổ chức thực hiện hoạt động truy vết: - Trưởng các đơn vò, bộ phận chòu trách nhiệm tổ chức thực hiện hoạt động truy vết. • Phân công bộ phận và người thực hiện hoạt động truy vết. • Phê duyệt biện pháp và thời gian thực hiện • Phê duyệt báo cáo kết quả sau khi thực hiện, đồng thời báo cáo cho Ban Giám Đốc công ty khi cần thiết. - Các bộ phận được chỉ đònh phải thực hiện hoạt động truy vết và sau đó lập báo cáo theo mẫu M4QT-QC/HT07. 7.6. Thẩm tra: - Căn cứ vào thời gian qui đònh, Đại Diện Lãnh Đạo hay người được ủy quyền bởi Đại Diện Lãnh Đạo trực tiếp tổ chức kiểm tra xác đònh lại. • Kết quả thực hiện: + Nếu đạt thì các bộ phận liên quan đến sản phẩm không phù hợp lưu hồ sơ chất lượng + Nếu không đạt thì cho tiến hành lại bắt đầu từ bước 7.3. 8. HỒ SƠ/LƯU HỒ SƠ: - Bảng qui đònh ghi mã số truy xuất : M1QT-QC/07: Khi có thay đổi - Danh sách chủ đầm nuôi : M2QT-QC/HT07: Khi có thay đổi - Phiếu yêu cầu truy vết M3QT-QC/HT07: Lưu 02 năm. - Phiếu báo cáo kết quả truy vết M4QT-QC/HT07: Lưu 02 năm. THỦ TỤC TRUY VẾT Mã số : QT-QC/HT07 Lần phát hành : 01 Soát xét/sửa đổi : 02 Ngày hiệu lực : 16/08/08 Trang số : 6/5 Bản số : . truy xuất : M 1QT- QC/ 07: Khi có thay đổi - Danh sách chủ đầm nuôi : M 2QT- QC/ HT0 7: Khi có thay đổi - Phiếu yêu cầu truy vết M 3QT- QC/ HT0 7: Lưu 02 năm. - Phiếu báo cáo kết quả truy vết M 4QT- QC/ HT0 7:. biện pháp truy vết. 5. TÀI LIỆU KÈM THEO: - Bảng qui đònh ghi mã số truy xuất nguồn gốc sản phẩm: M 1QT- QC/ 07 - Danh sách chủ đầm nuôi : M 2QT- QC/ HT0 7. - Phiếu yêu cầu truy vết : M 3QT- QC/ HT0 7. - Phiếu. quá trình. M 3QT- QC/ HT0 7 Các hồ sơ, tài liệu có liên quan đến hệ thống chất lượng. M 1QT- QC/ HT0 7 1 2 9 5 6 8 Khônt đồng ý Đồng ý Đạt Khônt đạt 3 4 7 THỦ TỤC TRUY VẾT Mã số : QT- QC/ HT0 7 Lần phát