Khai quat vé Céng ty cé phan Dét Hoa Khanh-Da Nang
€ Đặc điểm tổ chức bộ may quan lý của công ty
Trang 2Khai quat vé Céng ty cé phan Dét Hoa Khanh-Da Nang
$ Hình thưc ké toan: Chung tu ghi sé
$ Tổ chưc bộ may kế tốn: Theo mơ hình tập trung
Trang 3Hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền tại
Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nẵng
1 Môi trương kiểm soát vả các chính sach liên quan đến bán
hang
Mơi trương kiểm sốt
+ Đặc thủ về quan ly: Ban quản tri của công ty lả những ngươi co kinh nghiệm quản ly, phong cach lảm việc rất tốt, ln đề cao kiểm sốt
Trang 4Hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền tại
Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nang
+ Chính sach nhân sự: Ban lãnh đạo công ty luôn ý thức được rằng thực hiện chính sách nhân sự tốt chính là yếu tố quan trọng để có một mơi
trường kiểm sốt mạnh
+ Công tac lập kế hoạch:
- Kế hoạch tiêu thụ của công ty do phòng sản xuất kinh doanh lập ra
hang nam
- Cuối năm, phòng sản xuất kinh doanh, bộ phận kế toán đối chiếu số
liệu kế hoạch và số liệu thực tế ->
» Các chính sach liên quan đến hoạt động ban hang
+ Quy định về gia ban, chiết khấu, giảm gia hang ban:
- Công ty không có bảng giá áp dụng trong thời gian 1 năm mà bảng giá
Trang 5Hé théng KSNB trong chu trinh ban hang-thu tién tai
Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nang
- Tỷ lệ chiết khấu do TGĐ hoặc pho TGĐ kinh doanh duyệt KH được hương CKTM khi đang trong thoi gian co ap dung CK
- Công ty không co giảm gia hảng ban cho khach hảng Chỉ trử trương hợp khach hảng yêu cầu sau khi nhận hảng
+ Ký kết hợp đồng:
- Công ty thưởng ky kết HĐNT vảo đầu năm vơi các khách hảng truyền thống vả cam kết cung cấp hảng trong thoi gian 1 năm
- Néu la khach hang moi cø yêu cầu mua hảng số lượng lơn thì ký kết hợp đồng kinh tế
Ví dụ: Hợp đồng nguyên tắc được ký boi céng ty ©
Trang 6Hệ thống KSNB trong chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hòa Khánh-Đà Nang
- Gui ban đại lý: Thông qua cac cưa hảng đại lý trên khắp ba miền
- Ban le: Ban trực tiếp tại công ty cho những khach hảng lả các cưa hang kinh doanh vả ngươi dân lân cận
2 Hệ thống thông tin kế toan phục vụ cho chu trình bán hảng-
thu tiền tại công ty
Trang 7Quy trình kiểm soát thực tế chu trình bán hảng-thu tiền
tại Công ty cổ phần Dệt Hoa Khanh-Da Nang
Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ban hang
KSNB
Ngiệp vụ ban hang
Trang 8Kiém soat ndi b6é nghiệp vu ban hang 1 Nhận vả xet duyệt ĐĐH -Âhhian S|
Đơn đặt hàng bạo - Kiểm tra ĐĐH đã có chữ
gồm những yêu cầu ký phê duyệt của người có
vê: a thẩm quyền phía KH Đơn đặt hài
- Loại vải, sợi, mẫu —*Ì -Kiểm tra các yêu cầu trên city) me
me DDH da day du, ro rang
- Số lượng (Kg, mét) chưa
Thi tháng giao ~ Xem xét số lượng, chủng
Trang 9Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang
Ví dụ: ĐĐH cửa khach hảng vả xac nhận đặt hảng cửa công ty > ¡
it Nhận xet:
- Với các thủ tục kiểm soát về xét duyệt ĐĐH, công ty đã thực hiện rất
tốt, giảm thiểu được rủi ro khách hàng giả mạo, rưi ro nhận ĐĐH
- ĐĐH sau khi được duyệt chuyển đến phòng kế toán, việc này tạo ra sự
kiểm soát chéo và giúp kế toán theo dõi, đối chiếu
~ Tuy nhiên, việc dat hang qua điện thoại cửa KH dễ dẫn đến rủi ro
2 Phê duyệt bán chiu
it Thư tục kiểm soat:
+ Xet duyệt ban chỉu phái dựa trên chính sách bán hảng cửa công ty
+ KH đã lảm HĐNT, phỏng SX-KD duyệt cho mua chịu theo như trong
Trang 10Kiém soat ndi b6é nghiệp vu ban hang Kiém soat xet duyét ban chiu ———_-_
'Yêu cầu ~ Căn cứ quy định | | -B8i chiếu công
được mua [—*| của công ty nợ khách hàng chịu ~ Xem xét thông tin ~ Số chỉ tiết khoản
từ phòng kế toán và phải thu khách
Trang 11Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang
3 Chuyén giao hang, lap hoa don
Trang 12Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang »_ Nếu chuyển giao hang theo phương thưc gưi hầng:
+ Ngươi nhận hảng kiêm nhiệm vụ gưi hảng, giao cho ngươi vận chuyển
+ Khi giao sẽ có phiếu giao hảng, có mẫu vả STT sẵn, ngươi gưi hảng điền những thông tin về hang gui, ky xac nhan giao nhan hang
+ Phiếu giao hảng lập 2 liên, mỗi bên giữ 1 liên PHIẾU GIAO HÀNG Số: 1046 Ngày 07 tháng 12 năm 2009 Họ tên người gửi hàng: _ Đặng Hà Dũng Chức vụ: Nhân viên Địa chỉ: Bộ phận bán hàng- phòng SX-KD
Họ tên người vận chuyển: Lương Công Ninh
Đơn vị vận chuyển: Công ty vận tải Tân Minh Toàn
Địa chỉ: số 304 đường 2 tháng 9 - TP Đà Nẵng Số hàng giao nhận giữa 2 bên cụ thể như sau:
Stt | Tên quycáchhảng | Bvt SL Don gia | Thanh tién 01 | Mản tuyn mộc 75D 3,08m | Kg | 4.135,8 35.000 | 144.753.000
Tổng cộng 4.135,8 144.753.000
Hang được đóng thành 22 kiện, mỗi kiện có khối lượng 200Kg Địa điểm giao hàng đến: Công ty cổ phần Dệt 10/10
Địa chỉ: 9/253 Minh Khai, phường Trung Trực, quận Ba Đình, Hà Nội
Da Nẵng ngày 7/12/2010 ¬ Người gửi hàng Người vận chuyển Trường phòng SX-KD
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2 (Ký,họtên) „
Trang 13Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang
Trang 14Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang
it Nhận xet:
+Thủ tục khi chuyển giao hàng và lập hóa đơn cho hàng bán, công ty
thực hiện khá tốt
+ Tuy nhiên, hóa đơn do nhân viên bán hàng lập, nhưng không có một
người độc lập kiểm tra hóa đơn
4 Kiểm soát ghi nhận, theo dõi doanh thu tiêu thụ + Thư tục kiểm soat:
+ Việc ghi sổ doanh thu phải được kế toán tiêu thụ thực hiện hằng ngày
Căn cứ ghi sổ là Hóa đơn GTGT, đơn đặt hàng đã được duyệt
Trang 16
Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang
at Nhận xet:
+ Việc ghi nhận doanh thu được kiểm soát chưa được tốt, và không
thường xuyên, bởi vì đối chiếu chỉ thực hiện vào cuối quy
+ Người ghi số doanh thu cũng là người ghi sổ khoản phải thu, đây
chính là hạn chế và dẫn tới xảy ra gian lận
5 Kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu
+ Thư tục kiểm soat
+ Đối với các khoản chiết khâu thương mại, giảm giá hàng bán:
+ CKTM được trư trực tiếp trên HĐ, đã được phỏng SX-KD thoa thuận vơi KH, va phải được TGĐ ky duyệt '> Ì
+ Giảm gia hảng ban thương không xay ra, chỉ trử trương hợp KH yêu
Trang 17Kiểm soát nội bộ nghiệp vu ban hang
+ Đối vơi hang ban bị tra lại:
+ Việc xét duyệt hang bị trả lại phải do TGĐ cửa công ty duyệt
+ Khi khách hàng trả lại hàng, phòng SX-KD sẽ có nhiệm vụ nhận lại
hàng, kèm theo các chứng từ có liên quan
+ Những KH ban theo HĐ phải lảm BB đề nghị tra lại hảng, nếu được ký duyệt thì sẽ giao nhan hang tra lại >
3 Nhận xet:
+ Công ty đã xây dựng thủ tục kiểm soát các khoản giảm trừ doanh thu
khá tốt
+ Cuối kỳ kế toán tổng hợp kết chuyển các khoản này và xác định
Trang 18Quy trình kiểm soát thực tế chu trinh ban hang thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hoa Khanh-Da Nang
Kiểm soát các khoản phải thu KH
Trang 19Kiém soat cac khoan phai thu KH
1 Theo doi, quần lý khoản nợ phải thu KH
3} Thư tục kiểm soat:
+ Để theo dõi kế toán tiêu thụ ghi sổ theo dõi chỉ tiết công nợ ngay khi
nhận được chưng tư ( Hoa đơn GTGT, phiếu thu, GBC)
+ Hang thang, kế tốn cơng nợ báo cáo tình hình công nợ KH, những
KH nào đã đến hạn trả nợ, KH nào đã quá hạn trả nợ
SO THEO DOI CHI TIET CONG NO’
Tài khoản: 131- Phải thu khách hàng Khách hàng: Công ty cổ phần Dệt 10/10 Địa chỉ 9/253 Minh Khai - P.Trung Trực - Q.Ba Đình - TP.Hà Nội Điện thoại MST: 01 001005 90
Công nợ từ ngày 1/12/2009 đến ngày: _31/ 12/2009
Sư | Ngảy | SHCT | Hạn Diễn giải TK đư | Số tiền nợ | Số tiền có
nợ
Số dư đầu kỷ 35.548.650
_
Trang 20Kiém soat cac khoan phai thu KH
+ Khi KH trả nợ kế toán tiêu thụ ghi giảm khoản phải thu
+ Trưởng hợp giảm gia phát sinh ngoải HĐ, hảng tra lại, kế toan căn cư BB giao nhận, HĐGTGT ghi giảm khoan phải thu
it Nhận xet:
+ Các thủ tục kiểm soát của công ty trước khi ghi nhận khoản phải thu
KH khá tốt, đảm bảo được tính xác thực của thông tin, đạt được mục tiêu
kiểm soát
+ Tuy nhiên, công việc quản lý nợ còn mang tính tự phát
Trang 21Kiém soat cac khoan phai thu KH
2 Tổ chưc công tác thu hồi nợ
3} Thư tục kiểm soat:
+ Hẳng thang, kế toan công nợ bao cao KH nợ đến hạn, qua hạn
+ Gui giấy đề nghị thanh toan đến KH
+ Sau thoi han gui giấy 1 tuần, KH không trả nợ, TGĐ hoặc KT trương cử 2 nhân viên đi thu nợ
+ Sau khi đi thu về, bao cao tình hÌnh thu nợ để co biện phap
at Nhận xet:
+ Tổ chức công tac thu hồi nợ của công ty tốt
+ Nhân viên thu nợ chỉ được đi thu khi cơ sự chỉ định cửa TGĐ, KTT
+ Tuy nhiên, chưa thành lập tổ đi thu nợ bang văn bản, chưa có người
is trưởng chịu trách nhiệm 4
Trang 22Kiém soat cac khoan phai thu KH 3 Lập dự phòng và xóa sổ các khoản nợ: phải thu
3} Thư tục kiểm soat:
+ Công ty thực hiện theo Thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006
của Bộ Tài chính
+ Cuối năm KT công nợ, KT tổng hợp lập bảng tổng hợp chỉ tiết các
khoản phải thu đã quá hạn (thời gian quá hạn)
+ Sau đo, đưa ra cuộc họp với BGĐ vào cuối năm, và căn cứ BB họp
đã có sự thống nhất của BGĐ kế toán tổng hợp trích lập dự phòng
+ Khi xoa sổ phải dựa vảo bao cao cửa KT tổng hợp, lập hội đồng thẩm định, dựa vảo bảng chưng xác thực mơi cho xoa sổ
Trang 23Quy trình kiểm soát thực tế chu trình ban hảng thu tiền tại Công ty cổ phần Dệt Hoa Khanh-Da Nang
Trang 24Kiểm soat ndi bé nghiép vu thu tién
1 Kiém soat nghiép vu thu tién mat
Khach hang KT thanh toán TGĐ, KT trường Kế toán tiêu | [ Thù quỹ _thụ
Trang 25Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền
+ Thử quỹ vả KT thanh toan cuối ngảy đối chiếu sổ quỹ vả sổ kế toan
tién mặt
+ Cuối tuần đối chiếu, kiểm kê quỹ co sự chưng kiến cưa KT trương »
3 Nhận xet:
+ Công ty đã thiết kế các thủ tục kiểm soát thu tiền mặt khá tốt, có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, bất kiêm nhiệm đối với người giữ tiền và người ghi sổ
+ Tuy nhiên, không co ngươi kiểm tra việc đối chiếu hẳng ngay
2 Kiểm soat nghiệp vụ thu tiền qua Ngân hang
3} Thư tục kiểm soat:
+ Căn cư GBC do NH gưi đến, KT thanh toan ghi sổ, chuyển KT tiêu
thụ ghi giảm khoản phải thu
+ KT thanh toán phai đối chiết
Trang 26Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền SO TIEN GỬI NGÂN HÀNG
Ngày Chưng tử Diễn giải TK Số tiền
ghỉ Số Ngày đư Gưi Rut Con 28/12 |0128 | 28/12 | CtyDét 10/10 tra [131 | 159.228.300 ng tién hang Céng SPS Số dư cuối kỷ Ngươi ghi sổ Kế toán trương Tổng giam đốc 3 Nhận xet:
+ Việc thu tiền qua NH đảm bảo cho cơng ty khơng bị thất thốt số tiền,
tiền duc bao, Vệ an toàn hơn De va ein oat o phần đại hiệu
Trang 27Mét so danh gia vé KSNB chu trinh ban hang-thu tién tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nang
»- Đánh gia tổng hợp về KSNB chu trình bán hảng-thu tiền tại công ty
Ưu điểm Nhược điểm
- Bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán, bộ phận lãnh đạo đều tập trung tại văn phòng công ty, giúp
công ty có thể kiểm soát hiệu quả, phản ánh nhanh chóng tất cả các hoạt động tiêu thụ - Công ty không có bộ phận tín dụng khách hàng phân tích tình hình tài chính khách hàng, để đưa ra CS ban chiu phu hop - Công việc được phân công cho các bộ phận trong chu trình rất rõ ràng, chặt chẽ, không có sự chồng
chéo cơng việc
- Kế tốn tiêu thụ và kế toán công
nợ khách hàng là một người, vì vậy mà có thể xảy ra tình trạng gian lận
- Công tác lập kế hoạch tiêu thụ
hang năm, do đo kiểm soát được
những mục tiêu đạt được so với kế hoạch
- Công ty chưa có một chính sách
bán “chịu, CKTM, giảm gia rõ ràng,
do do kho kiểm soat
Trang 28Mét so danh gia vé KSNB chu trinh ban hang-thu tién tai Công ty CP Dét Hoa Khanh-Da Nẵng
> Danh gia téng hop vé KSNB chu trinh ban hang-thu tién tai céng ty Uu diém Nhược điểm - Công ty đã sử dụng hệ thống chứng từ đầy đủ, rõ ràng, các số chỉ tiết, số tổng hợp đầy đủ đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán, cung cấp thông tin
- Không co ĐĐH theo mẫu sẵn cửa công ty, mả do KH tự viết theo mẫu
riêng
- Cuối kỳ, luôn có sự kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận với nhau,
bộ phận kế toán với bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán với bộ
phận kho, nhân viên kế toan vơi nhau
- Công việc đối chiếu hẳng ngảy it
Trang 29Một số ý kiến nhằm hoan thiện KSNB chu trinh ban hang va thu tiền tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nang
Nhận vả xet duyệt ĐĐH
- Công ty nên co một ĐĐH chuẩn cho tất cả KH
- Cơ thể mẫu ĐĐH như sau _*
- Nhu vay thì khi nhận và xử ly ĐĐH sẽ thực hiện trên 1 ĐĐH duy nhất
của công ty, đảm bảo được tính chính xác, giúp cơng ty kiểm sốt tốt hơn
> Xet duyét ban chiu
~ Công ty nên xây dựng một bộ phận tín dụng khách hàng, bộ phận này chịu sự quản lý và điều hành Ban GĐ công ty Bộ phận này phải độc lập
với bộ phận kế toán
- Nên cø chính sách ban fh rõ pena hon, v hạn mu‘
Trang 30Mét sé y kién nham hoan thién KSNB chu trinh ban hang va thu tiền tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nẵng
> Chuyén giao hang, lap hoa don
- Công ty nên quy định có một người độc lập kiểm tra việc lập phiếu xuất kho, co thể la trưởng phòng SX-KD
- Cần tách biệt ngươi gưi hảng vả ngươi nhận hảng
- Cần có một người độc lập kiểm tra việc lập hóa đơn
- Bộ phận kế toán nên lập một bẩng kê tiếp nhận hóa đơn do bộ phận
bán hàng chuyển đến, để đối chiếu
BANG KE TIEP NHẬN HƠA ĐƠN
Trang 31
Mét sé y kién nham hoản thiện KSNB chu trinh ban hang va thu tién tai Cong ty CP Dét Hoa Khanh-Da Nang
> Ghi nhan, theo doi doanh thu
- Céng ty nén tach biét ké toán tiêu thụ và kế tốn cơng nợ là hai người khác nhau
- Cuối quý, công ty nên yêu cầu lập bảng đối chiếu số lượng hàng tiêu
thụ trong quý giữa kế toán tiêu thụ, phòng SX-KD
Trang 32Một số ý kiến nhằm hoan thiện KSNB chu trinh ban hang va thu tiền tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nang
> KS cac khoan giam trư doanh thu
- Công ty nên mở sổ chỉ tiết tài khoản giảm trư DT như vậy sẽ theo dõi
dễ dàng hơn
- Kế toan va phỏng SX-KD nên lập bảng tổng hợp hảng ban bị trả lại va vảo cuối quý đối chiếu, co sự kiểm tra cửa KT trương
BANG TONG HQP HANG BAN BI TRA LAI
Quý năm
ST | Tên, quy cách |_ Ngảy Hóa | Hoađơn | Số | Bongia | Thanh
Trang 33Một số ÿ kiến nhằm hoan thién KSNB chu trinh ban hang va thu tiền tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nẵng
Theo dõi, quan lý nợ phai thu KH
- Phong SX-KD nên lập sổ theo dõi nợ phai thu KH để đối chiếu vơi KT - Kế toán công nợ nên lập báo cáo tình hình công nợ KH hằng tuần để
kiểm soát tốt hơn
- Nên thực hiện đối chiếu công nợ KH hẳng thang
Tổ chưc thu hồi nợ
~ Nên lập phân tích tình hình nợ phải thu theo tuổi nợ hẳng thang, để co
thể tìm nguyên nhân, tổ chưc đi thu nợ
- Lập tổ đi thu ng’ bang van ban ro rang, co té trương
> Ngiép vu thu tién mat
Trang 34
Một số ÿ kiến nhằm hoan thién KSNB chu trinh ban hang va thu tiền tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nẵng
> Nghiép vu thu tién qua Ngan hang
- Co nguoi kiém tra độc lập việc đối chiếu số dư TGNH hẳng ngảy
- Việc đối chiếu số dư hằng tháng với ngân hàng nên thực hiện bài bản
hơn, lập biên bản đối chiếu số dư và lưu lại tại phòng kế toán
Trang 35Mét sé y kién nham hoan thién KSNB chu trinh ban hang va thu tiền tại Công ty CP Dệt Hoa Khanh-Da Nẵng
- Ngoai ra, co thể quy định 1 ngươi độc lập lap bang theo doi hang thang
tiền KH thanh toan, gui cho KH dé déi chiéu BANG THEO DOI THANH TOAN TIEN HANG Ngjy thaing nm Tên khách hàng: STT | Ngảy Tổng số
tiền nợ Chung tu’ Số tiền đã thu được Số tiền con
Trang 36Em xin chan thanh cam ơn thầy èô