Công tác lập dự toán tại công ty TNHH một thành viên cảng Đà Nẵng.

Để thực hiện mục tiêu trên, nhiệm vụ nghiên cứu chủ yếu của luận văn là: - Hệ thống hoá các vấn đề lý luận cơ bản về công tác lập dự toán của doanh nghiệp - Phân tích, đánh giá thực trạn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HOÀNG THY THƠ

CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

CẢNG ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HOÀNG THY THƠ

CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

CẢNG ĐÀ NẴNG

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS TRẦN ĐÌNH KHÔI NGUYÊN

Đà Nẵng - Năm 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các s ố liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công b ố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Hoàng Thy Thơ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Câu hỏi nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Kết cấu của luận văn 3

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN 8

1.1.1 Khái niệm về lập dự toán 8

1.1.2 Chức năng và vai trò của công tác lập dự toán 10

1.1.3 Phân loại dự toán 13

1.2 QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN VÀ MÔ HÌNH DỰ TOÁN 15

1.2.1 Quy trình lập dự toán 15

1.2.2 Các mô hình dự toán 17

1.3 ĐỊNH MỨC LẬP DỰ TOÁN 22

1.3.1 Khái niệm và ý nghĩa định mức chi phí 22

1.3.2 Các loại định mức chi phí 23

1.3.3 Phương pháp xây dựng định mức chi phí 23

1.3.4 Hệ thống định mức chi phí 24

1.4 TRÌNH TỰ VÀ CƠ SỞ LẬP CÁC LOẠI DỰ TOÁN 27

1.4.1 Trình tự lập các loại dự toán 27

1.4.2 Cơ sở lập các loại dự toán hoạt động 29

1.4.3 Cơ sở lập các loại dự toán tài chính 35

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 36

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG ĐÀ NẴNG 37

2.1 ĐẶC ĐIỂM CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG ĐÀ NẴNG 37

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 37

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ 38

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý 39

2.1.4 Đặc điểm công tác quản lý tài chính tại Cảng 43

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 44

2.2 CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG ĐÀ NẴNG 47

2.2.1 Quy định chung và trình tự lập các dự toán (kế hoạch) tại Công ty 47

2.2.2 Các loại kế hoạch và phương pháp lập các loại kế hoạch tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng 49

2.2.3 Đánh giá thực trạng công tác lập dự toán tại Công ty TNHH MTV Cảng Đà Nẵng 58

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 61

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG ĐÀ NẴNG 62

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG ĐÀ NẴNG 62

3.2 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẢNG ĐÀ NẴNG 63

3.2.1 Hoàn thiện mô hình lập dự toán 63

3.2.2 Hoàn thiện quy trình lập dự toán 65

3.3 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN 68

3.3.1 Hoàn thiện các dự toán hoạt động 69

3.3.2 Hoàn thiện các dự toán tài chính 78

3.4 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CÁC CẤP QUẢN LÝ TRONG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN 81

3.4.1 Hoàn thiện hệ thống báo cáo của các cấp quản lý 81

3.4.2 Phương pháp xác định kết quả của các cấp quản lý trong việc lập dự toán 82

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 84

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1 BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

2 BHXH : Bảo hiểm xã hội

3 BHYT : Bảo hiểm y tế

4 KH : Kế hoạch

5 KPCĐ : Kinh phí công đoàn

6 KQKD : Kết quả kinh doanh

DANH MỤC CÁC BẢNG

2.1 Các loại kế hoạch và bộ phận thực hiện 48 2.2 Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2014 50 2.3 Kế hoạch sản xuất kinh doanh của các Xí nghiệp

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu

sơ đồ

1.1 Quy trình lập dự toán của Stepphen Brookson 16 1.2 Mô hình thông tin từ trên xuống 18 1.3 Mô hình thông tin phản hồi 20 1.4 Mô hình thông tin từ dưới lên 21 1.5 Trình tự xây dựng dự toán tổng thể trong doanh

nghiệp

28

2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Cảng Đà Nẵng 40 2.2 Sơ đồ bộ máy kế toán tại Văn phòng Công ty 45 2.3 Bộ máy kế toán tại các Xí nghiệp thành viên 46 2.4 Mô hình lập kế hoạch tại Công ty TNHH MTV

Cảng Đà Nẵng

48

3.1 Mô hình lập dự toán 64 3.2 Mối quan hệ giữa các loại dự toán 69

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời kỳ chuyển sang nền kinh tế thị trường, tình hình cạnh tranh ngày càng khốc liệt thì công tác dự toán rất cần thiết cho các doanh nghiệp

Nó giúp cho nhà quản lý phán đoán trước tình hình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp và chuẩn bị những việc cần phải làm để hướng tới mục tiêu đã định một cách dễ dàng hơn Tuy nhiên, để lập dự toán một cách hợp lý, phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh nghiệp là công việc rất khó thực hiện Hiện nay, một số doanh nghiệp đã lập dự toán nhưng số liệu dự toán thường không phản ánh tiềm năng thực tế của doanh nghiệp nên không phát huy vai trò, công dụng của nó và gây lãng phí cho doanh nghiệp

Lập dự toán đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp nói chung và Cảng Đà Nẵng nói riêng Dự toán lập ra chính là mục tiêu mà doanh nghiệp cần phải phấn đấu đạt được Dự toán được lập ra gắn liền với trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận Qua quá trình nghiên cứu ta thấy công tác lập dự toán rất sơ sài chỉ quan tâm và dừng lại dự báo về sản lượng thông qua Cảng trên cơ sở thu thập thông tin cho khách hàng Trong khi đó kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận vẫn chưa được quan tâm cho nên chưa có

sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong việc lập dự toán cho bộ phận mình để đơn vị để làm cơ sở tổng hợp lên làm dự toán tổng thể Chỉ tiêu về kế hoạch giao cho các đơn vị thành viên chưa đúng và phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm

Ngày nay, khi Việt Nam đã trở thành thành viên 150 của tổ chức thương mại thế giới (WTO) với nền kinh tế đang mở cửa hội nhập thì ngoài những thuận lợi các doanh nghiệp cũng đối mặt với những thách thức Bên cạnh đó,

sự ra đời ngày càng nhiều các Cảng trong nước nói chung và khu vực nói riêng thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp càng trở nên gay gắt Để Cảng

Đà Nẵng trở thành một cảng lớn nhất tại khu vực Miền Trung với sản lượng thông qua Cảng càng tăng và không ngừng tăng hiệu quả sử dụng vốn đầu tư thì yêu cầu cấp thiết đặt ra là phải nâng cao năng lực cạnh tranh mà công cụ quản lý hiệu quả chính là lập dự toán một cách chính xác và khoa học Lập dự toán cung cấp cho nhà quản lý các mục tiêu hoạt động thực tiễn, trên cơ sở đó kết quả thực tế sẽ được so sánh và đánh giá Bên cạnh đó, dự toán còn là cơ

sở để nhà quản lý tổ chức thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu đó, Công ty đã không ngừng hoàn thiện hệ thống quản lý và tiến hành lập dự toán Song công tác lập dự toán tại Công ty vẫn còn nhiều bất cập cần giải quyết về quy trình lập dự toán, mô hình dự toán và hệ thống dự toán còn thiếu sót Do nhận thức tầm quan trong việc lập dự toán nên tôi đã

chọn đề tài: “Công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên

Cảng Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là làm rõ những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác lập dự toán, từ đó tìm ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng

Để thực hiện mục tiêu trên, nhiệm vụ nghiên cứu chủ yếu của luận văn là:

- Hệ thống hoá các vấn đề lý luận cơ bản về công tác lập dự toán của doanh nghiệp

- Phân tích, đánh giá thực trạng việc lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng

- Đề xuất các phương hướng, giải pháp và các điều kiện để lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng

3 Câu hỏi nghiên cứu

- Đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý ảnh hưởng đến công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng như

thế nào?

- Quy trình và phương pháp lập dự toán hiện nay tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng như thế nào?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về những vấn

đề liên quan đến công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng

Đà Nẵng Cụ thể luận văn chỉ tập trung vào việc lập dự toán hoạt động bốc xếp tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng

Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động xếp dỡ là hoạt động kinh doanh

chính và đóng góp to lớn vào doanh thu của doanh nghiệp Do thời gian

nghiên cứu có hạn nên luận văn chỉ tập trung vào nghiên cứu lý luận lập dự toán và vận dụng việc lập dự toán trong hoạt động bốc xếp tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng

5 Phương pháp nghiên cứu

- Luận văn sử dụng phương pháp tình huống để giải quyết các mục tiêu Theo đó, việc thu thập số liệu và phỏng vấn chuyên sâu sẽ được quan tâm

- Dữ liệu thứ cấp được thu thập qua các bảng lập kế hoạch tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng Tác giả còn tìm hiểu, phỏng vấn quy trình lập kế hoạch hiện nay của Công ty Dựa vào việc thu thập dữ liệu thứ cấp, có thể rút ra kết luận về thực trạng công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được kết cấu thành 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận công tác lập dự toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng

Chương 3: Hoàn thiện công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng

7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Dự toán doanh nghiệp là chức năng không thể thiếu được đối với các nhà quản lý hoạt động trong môi trường cạnh tranh ngày nay Trong kế toán quản trị, dự toán là một nội dung trung tâm quan trọng nhất Nó thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của toàn doanh nghiệp; đồng thời dự toán cũng là cơ sở để kiểm tra kiểm soát cũng như ra quyết định trong doanh nghiệp

Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã tham khảo các luận văn thạc sỹ trước đây viết về công tác dự toán

Nguyễn Thị Cúc (2011), “Hoàn thiện công tác lập dự toán tại viễn

thông Qu ảng Nam” Luận văn thạc sĩ Kinh tế, Đại học Kinh tế Đà Nẵng

Võ Thị Thùy Linh (2011), “Hoàn thiện công tác lập dự toán hoạt động

t ại Công ty Cổ phần Công nghệ phẩm Đà Nẵng” Luận văn thạc sĩ Kinh tế,

Đại học Kinh tế Đà Nẵng

Phan Thị Bảo Giang (2010), “Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại

Các đề tài đều hệ thống hóa những lý luận cơ bản về công tác lập dự toán, xác định đặc điểm và nội dung lập dự toán trong các doanh nghiệp như trình tự lập dự toán, phương pháp lập các loại dự toán Từ đó đánh giá những mặt đạt được và những mặt còn hạn chế trong công tác lập dự toán tại các doanh nghiệp Xây dựng một mô hình dự toán, đánh giá việc thực hiện công tác lập dự toán ở từng bộ phận liên quan và đánh giá trách nhiệm các cấp quản lý trong việc lập dự toán

Đối với luận văn, các tác giả đã tập trung trong ba nội dung chính bao gồm: Cơ sở lý luận về công tác lập dự toán, thực trạng công tác lập dự toán tại doanh nghiệp và các giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán tại mỗi doanh

nghiệp Tuy nhiên, mỗi luận văn đều có phương pháp tiếp cận vấn đề khác nhau, tạo nên sự phong phú trong việc tìm hiểu về công tác lập dự toán trong doanh nghiệp

Trước hết có thể kể đến là nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Cúc (2011), Hoàn thiện công tác lập dự toán tại Viễn thông Quảng Nam, Luận văn thạc sỹ, trường Đại học kinh tế Đà Nẵng Luận văn cũng có bố cục gồm 3 chương, như phần giới thiệu tên của luận văn ta thấy Công ty chuyên về dịch

vụ viễn thông Luận văn đã trình bày khá rõ về thực trạng lập dự toán tại Viễn thông Quảng Nam, bên cạnh đó còn chỉ rõ những quy định chung và trình tự lập dự toán, nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban trong quá trình lập dự toán Trên cơ sở thực tế tại Công ty, tác giả đã nêu ra được những

ưu điểm, nhược điểm của quá trình lập dự toán Qua thực tế nhiều năm công tác tại đơn vị, tác giả đã đưa ra một mô hình hoàn thiện việc lập dự toán mới

là xây dựng quy trình lập dự toán qua 3 giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị dự toán, giai đoạn soạn thảo dự toán và giai đoạn theo dõi dự toán ngân sách Ở mỗi giai đoạn, tác giả lại xác định từng bước cụ thể làm cho dự toán trở thành công cụ hữu ích trong việc truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của nhà quản lý đến các bộ phận trong đơn vị

Nghiên cứu của Võ Thị Thùy Linh (2011), Hoàn thiện công tác lập dự toán hoạt động tại Công ty Cổ phần Công nghệ Đà Nẵng, Luận văn thạc sỹ, trường Đại học kinh tế Đà Nẵng Bố cục của luận văn gồm 3 chương, khác với luận văn của Nguyễn Thị Cúc là dịch vụ viễn thông, luận văn của Võ Thị Thùy Linh nghiên cứu về Công ty kinh doanh thương mại công nghệ phẩm và sản xuất mặt hàng bao bì Chính vì thế tác giả đã xây dựng một mô hình lập

dự toán có phần khác biệt Đối với lĩnh vực thương mại lập lần lượt các bảng

dự toán từ dự toán tiêu thụ, dự toán mua hàng, dự toán trả tiền, dự toán bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh

doanh Bên cạnh đó, đối với lĩnh vực sản xuất thay vì lập dự toán mua hàng

và trả tiền thì sẽ lập dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

và dự toán chi phí sản xuất chung Tác giả đã đưa ra một mô hình dự toán phù hợp với Công ty giúp phối hợp các hoạt động của các bộ phận của tổ chức và tạo thước đo chuẩn cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức

Báo cáo nghiên cứu của tác giả Phan Thị Bảo Giang (2010), Dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cà phê IASAO, Báo cáo nghiên cứu khoa học, Đại học Đà Nẵng Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu về lập dự toán cho các chi phí liên quan đến sản xuất sản phẩm Nhưng báo cáo nghiên cứu cũng

đã đi sâu phân tích và đưa ra được những điểm thuận lợi và hạn chế trong công tác lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại đơn vị Từ đó, tác giả đã đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại đơn vị như: phân loại chi phí sản xuất, xây dựng hệ thống sổ kế toán

để thu thập thông tin về chi phí, sau đó hoàn thiện công tác lập dự toán chi phí

về quy trình, trình tự và các báo cáo dự toán chi phí Ngoài ra, tác giả cũng đưa ra đề xuất cho đơn vị lập dự toán linh hoạt nhằm giúp cho các nhà quản trị có thể so sánh được chi phí thực tế ở các mức độ hoạt động khác nhau, từ

đó giúp đơn vị kiểm soát, cắt giảm chi phí và có những quyết định về giá bán sản phẩm khác nhau

Nhìn chung các đề tài đã đi sâu vào vấn đề lập dự toán trong doanh nghiệp với mục tiêu chung là hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Hầu hết các đề tài đi vào nghiên cứu nhiều trong doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thương mại mà chưa đề cập đến vấn đề lập dự toán tại doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, cụ thể tại các doanh nghiệp Cảng Xuất phát từ thực tế đó, tác giả muốn tập trung nghiên cứu đề tài: “Công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng” nhằm hệ

thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác lập dự toán, đưa ra một cách toàn diện về lĩnh vực lập dự toán trong nghiệp, làm cơ sở để đánh giá thực trạng công tác lập dự toán, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự toán

Đề tài nghiên cứu về hoàn thiện công tác lập dự toán tại Công ty TNHH Một thành viên Cảng Đà Nẵng nhằm khẳng định thêm tính thiết thực của công tác lập dự toán và giúp cho nhà quản trị thực hiện chức năng điều hành,

đo lường, kiểm soát,… nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đề ra

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN

1.1.1 Khái niệm về lập dự toán

Trong các chức năng của quản trị, dự toán là chức năng quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp Dự toán là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra

Dự toán là việc hiện thực hóa kế hoạch trên phương diện tài chính nhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ tài nguyên phải sử dụng, đồng thời tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kỹ thuật dự báo

Theo GS.TS Trương Bá Thanh (2008), dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanh nghiệp trong một thời kỳ để đạt được một mục tiêu nhất định Theo nghĩa rộng dự toán được hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu trong một tổ chức Quá trình dự toán cũng phải đặt ra: ai làm dự toán và ai sẽ thực hiện dự toán theo phân cấp quản lý của Công ty Công việc này sẽ được thực hiện gắn liền với trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân với mục tiêu của Công ty Như vậy, dự toán của Công ty không chỉ gắn với việc tổ chức thực hiện mà còn là cơ sở để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát sau này

Theo tác giả Huỳnh Lợi (2009), dự toán là những tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, tỉ mỉ và toàn diện nguồn lực, cách thức huy động và sử dụng nguồn lực để thực hiện một khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng một hệ thống các chỉ tiêu về

số lượng và giá trị Nó bao gồm các thành phần chủ yếu sau:

- Tính toán dự kiến hay kế hoạch: Thực chất đây là một ước tính hoạt

động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai, chỉ rõ những

khối lượng công việc cần phải thực hiện Sự ước tính này chịu sự tác động của các nhân tố sau:

• Nhóm các nhân tố tác động đến các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp mang tính chất khách quan, tác động từ bên ngoài và vượt khỏi phạm vi kiểm soát của Công ty

• Nhóm các nhân tố tác động đến các hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp mang tính chất chủ quan thuộc phạm vi kiểm soát và tùy thuộc vào doanh nghiệp như trình độ sử dụng lao động, trình độ sử dụng yếu tố vật chất của quá trình sản xuất, trình độ nhận thức và vận dụng các nhân tố khách quan, …

Dự toán là một sự tính toán, dự kiến hoạt động của doanh nghiệp trong

sự tác động của hai nhóm nhân tố trên Dự toán không chỉ để xuất các công việc cần phải thực hiện mà còn chỉ rõ những ảnh hưởng của các nhân tố khách quan đến thực hiện công việc đó

- Sự phối hợp chi tiết và toàn diện: Dự toán phải được phối hợp giữa

các chi tiết một cách toàn diện, nghĩa là mọi hoạt động giao dịch của doanh nghiệp cần phải được xem xét Dự toán được lập cho từng doanh nghiệp, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, căn cứ vào thực trạng của các bộ phận và phải lập một cách hài hòa tương đối với nhau Tổng hợp dự toán từng

bộ phận sẽ hình thành dự toán tổng thể cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp

- Các nguồn lực: Dự toán phải chỉ rõ nguồn lực và cách thức huy động

các nguồn lực cho các hoạt động Nghĩa là phải lập kế hoạch về các nguồn lực, cách thức sử dụng các nguồn lực như nguồn tài nguyên, nguồn vốn, nguồn nhân lực, điều kiện môi trường để phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp Trong hoạt động kinh doanh trước đây các nhà kinh tế thường chỉ tập trung khai thác, sử dụng các nguồn vật chất, lao động Ngày nay, khi

đề cập đến nguồn lực cần phải chú ý đến nguồn lực là điều kiện môi trường Hoạt động của doanh nghiệp được phản ánh qua các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận… Vì vậy phải lường được những nguồn lực từ vật chất, nhân lực và kể cả chi phí điều kiện môi trường để đảm bảo cho các hoạt động tạo ra doanh thu tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ, đảm bảo cho chi phí phát sinh tương xứng trong quá trình thực hiện doanh thu đó, đảm bảo cho mức lợi nhuận cần phải đạt được trong từng thời kỳ

- Thời hạn xác định trong tương lai: Dự toán thường gắn liền với một

thời hạn cụ thể trong tương lai Nếu không có yếu tố thời gian, dự toán trở thành vô nghĩa Mỗi một thời điểm, thời kỳ khác nhau, sự tác động của các nhân tố chủ quan, khách quan, nguồn lực sử dụng đến hoạt động của doanh nghiệp sẽ khác nhau, nên những phương án, những giải pháp, những dự tính của doanh nghiệp cũng sẽ khác nhau

- Hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị: Hệ thống các chỉ tiêu

cho thấy lập dự toán phải theo một trình tự và đảm bảo tính logic Các hoạt động và giao dịch khác nhau được thể hiện bằng các doanh nghiệp đo lường khác nhau, cụ thể như số lượng nguyên vật liệu, số lượng sản phẩm sản xuất,

số lượng lao động… Bên cạnh sử dụng chỉ tiêu về số lượng để đo lường các

số tương đối cần gộp chúng vào một kế hoạch tổng thể, nên phải sử dụng thước đo tiền tệ làm mẫu chung quy đổi các đối tượng Như vậy dự toán sẽ xác định một cách cụ thể các chỉ tiêu về số lượng giá trị

1.1.2 Chức năng và vai trò của công tác lập dự toán

a Chức năng của công tác lập dự toán

- Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định của dự toán thể hiện ở

việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể như hoạch định về sản lượng tiêu thụ, sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng

v.v… Dự toán được xem là công cụ để lượng hóa các kế hoạch của nhà quản trị

- Chức năng điều phối: Chức năng này thể hiện thông qua việc huy

động và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị Nhà quản trị kết hợp giữa hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể và việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh thực tế của từng bộ phận để điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp tới các bộ phận sao cho việc sử dụng đạt hiệu quả cao nhất

- Chức năng thông tin: Chức năng này thể hiện thông qua một hệ thống

các bảng dự toán cụ thể để truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến các thành viên ở các phòng ban Các con số trong báo cáo

dự toán được các nhà quản trị truyền thông điệp hoạt động cho các bộ phận thực hiện cho mọi hoạt động cụ thể

- Chức năng kiểm soát: Chức năng này thể hiện thông qua việc xem dự

toán là cơ sở, là chuẩn để so sánh với kết quả thực tế đạt được tại doanh nghiệp Dự toán đóng vai trò kiểm tra, kiểm soát, dự toán quan sát việc thực hiện các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công và có các phương pháp sửa chữa khắc phục kịp thời khi cần thiết

- Chức năng đo lường, đánh giá: Chức năng này thể hiện thông qua

việc dự toán cung cấp một thước đo, một khuôn khổ chuẩn để đánh giá hiệu quả của nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu đề ra Nhưng do sự tác động từ bên ngoài nên không phải lúc nào việc thực hiện cũng đạt được những tiêu chuẩn mà dự toán đưa ra Do đó để giảm bớt sự khác biệt giữa tiêu chuẩn và thực hiện người ta thường dựa vào tình hình thực tế để dự toán, tính thêm phần trăm mức độ rủi ro khi tính toán các tiêu chuẩn cho việc dự toán Trong các chức năng cơ bản trên của dự toán thì chức năng hoạch định

và kiểm soát được xem là quan trọng nhất của quản lý

b Vai trò của công tác lập dự toán

Vai trò của việc lập dự toán là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Có thể thấy vai trò này qua:

- Cụ thể hóa các mục tiêu kinh doanh để làm căn cứ đánh giá mức độ thực hiện sau này Vai trò này thể hiện ở việc hoạch định cụ thể các mục tiêu

và nhiệm vụ của doanh nghiệp như: hoạch định về sản lượng tiêu thụ, số lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch của doanh nghiệp, tính toán được các nguồn lực và lường trước những khó khăn để có phương án hoạt động thích hợp Vai trò này thể hiện thông qua việc xem dự toán là văn bản cụ thể, súc tích để truyền đạt các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến nhà quản lý các bộ phận, phòng ban Thông qua các chỉ tiêu cụ thể trong dự toán nhà quản trị đã truyền đạt thông điệp hoạt động cho các bộ phận Các bộ phận xem chỉ tiêu này là kim chỉ nam cho các hoạt động của bộ phận mình Tuy nhiên không phải lúc nào việc thực hiện cũng đạt được những tiêu chuẩn mà dự toán đưa ra Cho nên để giảm bớt sự khác biệt giữa dự toán và thực hiện người ta thường dựa vào tình hình thực tế

để dự đoán và tính thêm phần trăm mức độ rủi ro khi tính toán các tiêu chuẩn cho việc dự toán

- Phát hiện các khâu sản xuất kinh doanh bị trì trệ tiềm ẩn để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời, đảm bảo sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các

bộ phận phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.Thể hiện sự cam kết của một bộ phận… đối với mục tiêu đặt ra, tương ứng với ngân sách được giao Các bộ phận xem các chỉ tiêu trong dự toán là kim chỉ nam cho hoạt động của các bộ phận

- Kiểm soát hoạt động theo mục tiêu, thể hiện thông qua việc so sánh dự

toán với kết quả thực tế đạt được tại doanh nghiệp, với các kế hoạch chiến lược, đánh giá mức độ thành công của dự toán Thông qua vai trò kiểm tra, kiểm soát mức độ thành công của dự toán, trong trường hợp cần thiết có thể

đề ra phương án sửa chữa, khắc phục nhược điểm

- Phân bổ nguồn lực của tổ chức có hiệu quả, thông qua việc huy động

và phân phối các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu của nhà quản trị Nhà quản trị kết hợp giữa việc hoạch định các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể với việc đánh giá năng lực sản xuất kinh doanh của từng bộ phận, từ đó điều phối các nguồn lực của doanh nghiệp sao cho các nguồn lực được sử dụng hiệu quả nhất

1.1.3 Phân loại dự toán

a Phân loại theo chức năng của quá trình hoạt động

Dự toán hoạt động: gồm các dự toán liên quan đến hoạt động cụ thể của

doanh nghiệp như: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán sản xuất chung,

dự toán mua hàng, dự toán chi phí mua hàng, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí QLDN, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Trong đó,

dự toán tiêu thụ nhằm dự đoán tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp trong kỳ dự toán, dự toán sản xuất thường được lập trong các doanh nghiệp sản xuất nhằm dự tính số lượng sản phẩm cần sản xuất và từ đó lập các dự toán chi phí sản xuất Dự toán mua hàng thường được lập trong các doanh nghiệp thương mại nhằm dự toán chi phí cho các hoạt động bán hàng và quản

lý Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh là dự toán tổng hợp từ các

dự toán trên nhằm dự đoán tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Dự toán tài chính: là các dự toán liên quan đến tiền tệ như: dự toán tiền,

dự toán vốn đầu tư, dự toán bảng cân đối kế toán Trong đó, dự toán tiền là lên kế hoạch chi tiết việc thu, chi tiền Dự toán vốn đầu tư là Kế hoạch - Đầu

tư thêm các tài sản cần thiết cho hoạt động kinh doanh ở các năm kế tiếp Dự toán bảng cân đối kế toán trình bày tình hình tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp ở thời điểm cố định trong kỳ dự toán

b Phân loại theo phương pháp lập

Phân loại theo tiêu thức này thì có hai loại dự toán là: dự toán cố định và

dự toán linh hoạt

Dự toán cố định: là dự toán tại các số liệu tương ứng với một mức độ

hoạt động cố định, ứng với một mức doanh thu dự kiến cho trước nào đó Dự toán cố định phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định Dự toán

cố định chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ dự toán Nếu dùng dự toán này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luôn biến động thì khó đánh giá được tình hình thực hiện dự toán của doanh nghiệp

Dự toán linh hoạt: là dự toán cung cấp cho doanh nghiệp khả năng tính

toán ở các mức doanh thu, chi phí khác nhau Dự toán linh hoạt giúp các nhà quản lý giải quyết các vấn đề không chắc chắn bằng cách xem trước kết quả ở các mức doanh thu, chi phí khác nhau Các nhà quản lý thường thích sử dụng

dự toán linh hoạt hơn dự toán cố định vì khi sử dụng dự toán linh hoạt, quản

lý có thể đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên sau khi kiểm soát tác động ảnh hưởng từ doanh số

c Phân loại theo thời gian

Dự toán ngắn hạn: là dự toán phản ánh kế hoạch kinh doanh và kết quả

dự tính của một tổ chức trong một kỳ kế hoạch Kỳ kế hoạch này có thể là một năm hay dưới một năm và kỳ kế hoạch này thường trùng với kỳ kế toán của doanh nghiệp Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến việc mua hàng, bán hàng, mức giá tiêu thụ, các khoản tài chính cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ dự toán Dự toán ngắn hạn được lập hàng năm, trước

khi kết thúc niên độ kế toán nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo

Dự toán dài hạn: là dự toán được lập cho một khảng thời gian dài có thể

là hai năm, mười năm Dự toán dài hạn thường liên quan đến việc mua sắm đất đai, nhà xưởng, thiết lập kênh phân phối, các hoạt động nghiên cứu và pháp triển Đây là việc sắp xếp các nguồn lực để thu được lợi nhuận dự kiến trong một thời gian dài Đặc điểm của loại dự toán này là rủi ro cao, thời gian

từ lúc đưa vốn vào hoạt động đến lúc thu được lợi nhuận tương đối dài

1.2 QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN VÀ MÔ HÌNH DỰ TOÁN

1.2.1 Quy trình lập dự toán

Dự toán là một phần của công tác hoạch định và kiểm soát kinh doanh

Dự thảo chính xác ngay từ đầu sẽ giúp cho doanh nghiệp đảm bảo sự thành công Vì vậy, để có một dự toán tối ưu bộ phận dự toán cần phải hoạch định cho mình một quy trình lập dự toán phù hợp nhất mà dựa vào đó họ có thể làm tốt công việc lập dự toán

Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm cũng như một phong cách quản

lý riêng nên quy trình lập dự toán cũng sẽ khác nhau Dưới đây là một quy trình quản lý dự toán của tác giả Stepphen brookson (2007)

Sơ đồ 1.1: Quy trình lập dự toán của Stepphen Brookson

Theo tác giả thì quy trình lập dự toán được chia làm 3 giai đoạn Trong

đó, giai đoạn đầu tiên là chuẩn bị dự toán, tiếp theo đó là soạn thảo dụ toán và cuối cùng là theo dõi và kiểm tra việc thực hiện dự toán

- Giai đoạn chuẩn bị: Đây là bước khởi đầu và cũng là khâu quan trọng

nhất trong toàn bộ quy trình lập dự toán Trong giai đoạn này cần phải làm rõ mục tiêu cần đạt được của Công ty vì tất cả các dự toán đều được xây dựng dựa vào chiến lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của Công ty trong một giai đoạn nhất định Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu, Công ty sẽ xây dựng

Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai

sót

Dự báo lại, điều chỉnh, xem xét sử dụng những dự toán khác, rút kinh nghiệm

Thu thập thông tin, chuẩn bị dự toán ban

đầu

Kiểm tra các con số

dự toán bằng cách chất vấn và phân tích

Lập dự toán tiền mặt

để theo dõi dòng tiền

Đánh giá quy trình lập dự toán và chuẩn

bị dự toán tổng thể quy định

một mô hình dự toán chuẩn Điều này giúp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán của tất cả các bộ phận Công ty và cho phép so sánh, kết nối nội dung một cách dễ dàng Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán

đã được chuẩn bị đầy đủ, chúng ta phải xem xét lại hệ thống thông tin cho chính xác và phù hợp nhất

- Giai đoạn soạn thảo: Trong giai đoạn này, những bộ phận cá nhân liên

quan đến việc lập dự toán phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực có sẵn, các yếu tố bên trong, bên ngoài có tác động và ảnh hưởng đến công tác

dự toán của Công ty, đồng thời ước tính giá trị thu, chi Trên cơ sở đó, soạn thảo các báo cáo dự toán có liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất,

dự toán chi phí, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán …

- Giai đoạn theo dõi: Dự toán là một công việc quan trọng được thực

hiện từ năm này sang năm khác Vì vậy để dự toán hoàn thiện hơn thì ở mỗi

kỳ dự toán cần phải theo dõi thường xuyên, đánh giá tình hình dự toán để từ

đó xem xét lại các thông tin, cơ sở lập dự toán và có những điều chỉnh cần thiết, đồng thời rút ra kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách tiếp theo Với quy trình lập dự toán này đảm bảo liên kết giữa các dự toán với chiến lược kinh doanh của Công ty, tạo ra sự chuẩn hóa nhằm đơn giản hóa việc hoạch định, thu thập được đầy đủ thông tin, có sự kiểm soát chặt chẽ trước trong và sau quá trình lập dự toán

1.2.2 Các mô hình dự toán

Dựa vào đặc điểm, cơ chế hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà dự toán

có thể được lập theo một trong ba mô hình sau: mô hình thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên

a Mô hình thông tin từ trên xuống

Theo mô hình của tác giả Huỳnh Lợi (2009), các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp và truyền đạt xuống các

cấp quản lý trung gian, trên cơ sở đó cấp trung gian truyền đạt cho các cấp cơ

sở và cấp cơ sở thực hiện theo yêu cầu

Lập dự toán theo mô hình này mang tính chất áp đặt từ ban quản lý cấp trên xuống, đòi hỏi quản lý cấp cao phải có một tầm nhìn tổng quát, toàn diện

và chi tiết về mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp Điều này chỉ có thể thực hiện được với những Công ty có quy mô nhỏ, có ít sự phân cấp về quản lý hoặc được sử dụng trong trường hợp đặc biệt mang tính chất tình thế, nhất thời mà phải tuân theo sự chỉ đạo của cấp quản lý cao hơn

Sơ đồ 1.2: Mô hình thông tin từ trên xuống

Ưu điểm:

Ban lãnh đạo cấp cao có khái niệm rõ ràng về các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, nên việc lập dự toán theo mô hình này có các ích lợi sau:

- Các mục tiêu dự toán đảm bảo chiến lược lớn của doanh nghiệp

- Đề ra các mục tiêu cao hơn, thách thức sự nỗ lực của nhà quản lý

Nhược điểm:

- Nhà quản trị cấp cao có thể đề ra các mục tiêu xa rời công việc kinh doanh thực tế hay quy trình sản xuất của một bộ phận riêng lẻ Kết quả là mục

tiêu họ đưa ra có thể không phù hợp hoặc không thể đạt được

Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp cao

Quản lý cấp cơ sở

Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp cơ sở

Quản lý cấp cơ sở Quản lý

cấp cơ sở

- Những nhà quản lý cấp trung gian có thể bị bỏ rơi khỏi quy trình ra quyết định Không khuyến khích tinh thần làm việc của cấp dưới

- Dự toán từ trên xuống thường không chính xác, những thông tin mà nhà quản trị cấp cao có được thường không đầy đủ

b Mô hình thông tin phản hồi

Theo mô hình của tác giả Huỳnh Lợi (2009) , việc lập dự toán theo trình

tự như sau:

- Các chỉ tiêu dự toán được ước tính từ ban quản lý cấp cao nhất của doanh nghiệp mang tính dự thảo, được phân bổ xuống các đơn vị trung gian Trên cơ sở đó cấp trung gian phân bổ cho các đơn vị cấp cơ sở

- Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào chỉ tiêu dự thảo, khả năng, điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn (bộ phận quản lý cấp trung gian)

- Bộ phận quản lý cấp trung gian, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp cơ sở, kết hợp với một tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận cấp cơ sở, để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện được ở bộ phận mình và bảo vệ trước bộ phận quản lý cấp cao hơn (bộ phận quản lý cấp cao)

- Bộ phận quản lý cấp cao, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát và toàn diện hơn

về toàn bộ hoạt động của Công ty, hướng các bộ phận khác đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận trung gian, trên cơ sở đó bộ phận trung gian xét duyệt thông qua các chỉ tiêu cho các bộ phận cấp cơ sở

Khi dự toán ở các bộ phận được xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự toán chính thức định hướng cho hoạt động kỳ kế hoạch

Lập dự toán theo mô hình này có những thuận lợi là thu hút và tập trung được những trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán, vừa kết hợp tầm nhìn tổng quát và toàn diện của quản lý cấp cao với khả năng cụ thể của các cấp quản lý cấp trung gian và các cấp cơ sở Chính vì vậy mà dự toán có tính khả thi cao Tuy nhiên mô hình dự toán này đòi hỏi hao tốn nhiều thời gian, chi phí cho thông tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua Đồng thời nếu tổ chức quá trình lập dự toán thực hiện không được tốt, sẽ không cũng cấp thông tin không kịp thời cho kỳ kế hoạch

Sơ đồ 1.3: Mô hình thông tin phản hồi

Ưu điểm:

- Dự toán được lập có tính chính xác cao

- Các dự toán lập ra dễ áp dụng vì đã có sự thỏa thuận và tham khảo ý kiến của các phòng ban, bộ phận

- Thể hiện mối liên kết của các cấp quản lý trong quá trình lập dự toán

Nhược điểm:

Nhược điểm của mô hình này là tốn nhiều thời gian, chi phí cho cả quá

trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp thuận

Quản lý

cấp cơ sở

Quản lý cấp cơ sở

Quản lý cấp cơ sở

Quản lý cấp cơ sở Quản lý cấp cao

Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian

c Mô hình thông tin từ dưới lên

Theo mô hình của tác giả Huỳnh Lợi (2009), dự toán được lập từ cấp quản lý cấp thấp nhất đến cấp cao nhất Các bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng điều kiện của mình để lập các chỉ tiêu dự toán và được trình bày lên cấp quản lý cao hơn (bộ phận cấp trung gian) Trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở các cấp cơ sở, cấp trung gian tổng hợp các chỉ tiêu dự toán ở bộ phận mình để trình lên bộ phận quản lý cấp cao Bộ phận quản lý cấp cao tổng hợp các chỉ tiêu dự toán cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của tổ chức và hướng các bộ phận đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua các dự toán cho các cấp trung gian Trên cơ sở đó cấp trung gian xét duyệt thông qua cho các cấp cơ sở

Sơ đồ 1.4: Mô hình thông tin từ dưới lên

Ưu điểm:

- Mọi bộ phận, mọi cấp trong doanh nghiệp đều được tham gia vào quá

trình xây dựng dự toán

- Dự toán được lập có khuynh hướng chính xác và đáng tin cậy hơn

- Các chỉ tiêu được tự đề đạt nên các nhà quản lý sẽ thực hiện công việc một cách chủ động và thoải mái hơn, khả năng thành công sẽ cao hơn vì dự

Quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian

Quản lý cấp cao

Quản lý

cấp cơ sở

Quản lý cấp cơ sở

Quản lý cấp cơ sở

Quản lý cấp cơ sở

toán do chính họ xây dựng nên chứ không phải bị áp đặt từ trên xuống

Nhược điểm:

Trình tự lập dự toán từ dưới lên mất nhiều thời gian vì dự toán được các cấp quản lý dưới lập, sau đó được trình lên cấp trên, nhà quản trị cấp trên xem xét, điều chỉnh hợp lý mới đưa xuống cho các bộ phận cấp dưới thực hiện

Định mức chi phí của một loại sản phẩm, dịch vụ được xây dựng từ hai yếu tố là định mức về lượng và định mức về giá

- Định mức lượng: phản ánh số lượng các đơn vị đầu vào như vật tư, lao động, máy móc thiết bị,… sử dụng để đảm bảo thực hiện một đơn vị sản phẩm dịch vụ đầu ra

- Định mức giá: phản ánh mức giá bình quân để đảm bảo có được một đơn vị lao động, mức giá một đơn vị thời gian máy móc thiết bị

b Ý nghĩa

Định mức chi phí có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quản trị Công ty

- Định mức chi phí là cơ sở để xây dựng dự toán hoạt động hàng năm Vì vậy định mức cũng sẽ góp phần tích cực và phát huy ý nghĩa của dự toán

- Định mức chi phí là cơ sở giúp cho các bộ phận kiểm soát và tiết kiệm chi phí

- Ngoài ra, trong xu hướng phát triển các công cụ tính toán, trình độ quản lý và kế toán, định mức chi phí còn tạo điều kiện đơn giản hơn trong công tác kế toán chi phí

- Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời

1.3.2 Các loại định mức chi phí

Nếu căn cứ vào khả năng ứng dụng trong hoạt động, định mức chi phí được chia thành hai loại là định mức lý tưởng và định mức thực tế

- Định mức lý tưởng (Ideal standard): là định mức được xây dựng dựa

trên điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh hoàn hảo Định mức lý tưởng được đưa ra để làm một tiêu chuẩn phấn đấu, cơ sở xây dựng mức thực hiện

- Định mức thực hiện (Practical standard): là định mức được xây

dựng dựa trên điều kiện sản xuất kinh doanh trung bình tiên tiến Định mức thực hiện sẽ thường khác nhau ở những Công ty có quy mô trình độ và điều kiện khác nhau, là cơ sở xây dựng dự toán, phân tích chi phí, đánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức

Biến động giữa số liệu thực tế với định mức (thực tế) sẽ có nhiều ý nghĩa đối với nhà quản lý trong việc kiểm soát chi phí

1.3.3 Phương pháp xây dựng định mức chi phí

Thiết lập định mức có lẽ là công việc khó khăn nhất trong quá trình xây dựng một hệ thống định mức chi phí Để xây dựng định mức chi phí có thể áp dụng một trong hai phương pháp cơ bản là phương pháp thống kê kinh nghiệm và phương pháp phân tích kinh tế - kỹ thuật

- Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Phương pháp này dựa trên cơ

sở thống kê số liệu sản xuất kinh doanh thực tế ở nhiều kỳ kế toán trước đó

Số liệu này có thể thu nhập từ hoạt động của Công ty hoặc thu nhập ở một Công ty khác Căn cứ số liệu thống kê về số lượng các yếu tố đầu vào bình quân của các kỳ để sản xuất kinh doanh một Công ty sản phẩm đầu ra, kết hợp với các biện pháp quản lý, sử dụng để xây dựng định mức lượng Căn cứ

vào mức giá bình quân thống kê ở những kỳ trước và mức độ biến động của giá, tình hình thị trường, mức tồn kho để xác định mức giá Phương pháp thống kê kinh nghiệm thường chỉ áp dụng để xây dựng định mức chi phí của những sản phẩm đã được sản xuất kinh doanh

- Phương pháp phân tích kinh tế - kỹ thuật: Phương pháp này dựa

trên cơ sở trực tiếp phân tích thiết kế kỹ thuật sản xuất kinh doanh sản phẩm, tình hình máy móc thiết bị, quy trình công nghệ sản xuất, hành vi sản xuất, biện pháp quản lý sản xuất,… và mức giá thị trường để xây dựng định mức chi phí Phương pháp phân tích kinh tế - kỹ thuật thường áp dụng để xây dựng định mức cho những sản phẩm mới đưa vào sản xuất kinh doanh

Trong thực tiễn, các nhà quản lý thường sử dụng phối hợp cả hai phương pháp trên Để xây dựng định mức một cách tiên tiến, đòi hỏi người xây dựng định mức phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm về lĩnh vực hoạt động, có tinh thần có trách nhiệm cao đối với chất lượng và giá cả sản phẩm, đồng thời phải tuân thủ nguyên tắc như sau: trước hết phải tiến hành phân tích một cách chi tiết những kết quả đã đạt được trong quá khứ, xác định các nguyên nhân chủ quan, khách quan tác động đến kết quả đó; tiếp theo là xem xét những thay đổi về điều kiện kinh tế - kỹ thuật quản lý trong tương lai

để điều chỉnh, bổ sung định mức cho phù hợp

1.3.4 Hệ thống định mức chi phí

a Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Định mức chi phí NVL trực tiếp được xây dựng dựa vào định mức về lượng và định mức về giá nguyên vật liệu trực tiếp

- Định mức về lượng NVL trực tiếp: phản ánh số lượng NVL trực tiếp đầu vào để đảm bảo cho sản xuất một đơn vị sản phẩm đầu ra

- Định mức về giá NVL trực tiếp: phản ánh mức giá trung bình để đảm bảo cho một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp đầu vào cho sản xuất

Định mức về lượng và định mức về giá NVL trực tiếp được tổng hợp thành định mức chi phí của một đơn vị sản phẩm và được xác định:

x Định mức giá

NVL j

b Định mức chi phí nhân công trực tiếp

Định mức chi phí nhân công trực tiếp được biểu thị thông qua định mức

về lượng thời gian để đảm bảo cho sản xuất một đơn vị sản phẩm đầu ra và định mức về giá của một đơn vị thời gian lao động trực tiếp

- Định mức về lượng thời gian: là một loại định mức khó xác định nhất,

nó phản ánh lượng thời gian bình quân (giờ, phút) để sản xuất một đơn vị sản phẩm đầu ra hoặc một công đoạn sản xuất sản phẩm

- Định mức giá của một đơn vị thời gian: phản ánh chi phí nhân công của một đơn vị thời gian (giờ)

Trường hợp quy trình sản xuất sản phẩm phức tạp trải qua nhiều giai đoạn, sản phẩm sản xuất có thể gián đoạn về mặt kỹ thuật, yêu cầu quản lý tách riêng cho từng công đoạn tương ứng với các trình độ kỹ thuật phức tạp khác nhau, thì có thể định mức chi phí cho từng công đoạn sản xuất Sau đó, tổng hợp chi phí các công đoạn sản xuất sản phẩm để xác định mức chi phí cho một đơn vị sản phẩm

Định mức chi phí

nhân công trực tiếp =

Định mức lượng thời gian sản xuất một

sản phẩm

x Định mức giá trên một đơn vị thời gian

c Định mức chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung theo mô hình ứng xử chi phí được chia thành định mức biến phí sản xuất chung và định mức định phí sản xuất chung

Định mức biến phí sản xuất chung

Biến phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến phục vụ, quản lý sản xuất ở phạm vi phân xưởng sản xuất và thường biến động tỷ lệ thuận với các mức độ hoạt động như NVL gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, nhiên liệu, năng lượng,… Biến phí SXC có thể liên quan trực tiếp đến một loại sản phẩm hoặc liên quan gián tiếp đến nhiều loại sản phẩm Do vậy, tùy thuộc vào đặc điểm chi phí SXC ở từng Công ty, tỷ trọng biến phí SXC với các loại sản phẩm, có thể sử dụng các phương pháp khác nhau để định mức biến phí SXC Nếu biến phí SXC liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, thì xây dựng định mức về lượng, định mức

về giá cho từng yếu tố biến phí sản xuất chung Nếu biến phí SXC bao gồm nhiều loại, liên quan đến nhiều sản phẩm, chiếm tỷ trọng không lớn trong chi phí sản xuất, định mức biến phí sản xuất chung có thể được lập như sau:

Định mức định phí sản xuất chung

Định phí sản xuất chung thường bao gồm những chi phí liên quan đến phục vụ, tổ chức, quản lý ở các phân xưởng sản xuất Tuy nhiên, nó thường ít hoặc không biến động khi mức độ hoạt động thay đổi như chi phí lương quản

lý, chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng máy móc thiết bị, chi phí bảo hiểm tài sản, chi phí hành chính,… Việc xây dựng định mức định phí SXC

thường tiến hành như sau:

- Xác lập dự toán chi phí sản xuất chung hàng năm

- Xác định tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung

- Xác định tiêu thức làm căn cứ phân bổ định phí SXC

Dự toán định phí sản xuất chung

Tỷ lệ (đơn giá) phân bổ định

phí sản xuất chung = Mức độ hoạt động bình quân

Định mức định phí

sản xuất chung =

Mức độ hoạt động bình quân để sản xuất một đơn vị sản phẩm

x

Tỷ lệ (đơn giá) phân bổ định phí sản xuất chung Căn cứ vào định mức biến phí sản xuất chung và định mức định phí sản xuất chung tổng hợp thành định mức chi phí sản xuất chung như sau:

Định mức chi phí

sản xuất chung =

Định mức biến phí sản xuất chung +

Định mức định phí sản xuất chung

d Định mức chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Định mức chi phí bán hàng, chi phí QLDN được xác định tương tự như chi phí sản xuất chung Tuy nhiên, cần chú ý ở những điểm cơ bản sau:

- Đối với chi phí bán hàng thì mức độ hoạt động thường được chọn lựa chỉ có tính chất liên quan đến phạm vi hoạt động của bộ phận bán hàng như

số lượng sản phẩm tiêu thụ, quy mô bán hàng,…

- Đối với chi phí QLDN thì mức độ hoạt động thường được chọn lựa phải có tính chất liên quan đến cả sản xuất và bán hàng

Sau khi xây dựng các định mức tiêu chuẩn cho từng loại chi phí, ta lập bảng tổng hợp các định mức chi phí Số liệu tổng hợp được là định mức tiêu chuẩn để sản xuất một đơn vị sản phẩm, là cơ sở của việc lập dự toán chi phí

và là căn cứ để kiểm soát, điều hành và phân tích kết quả hoạt động kinh

doanh

1.4 TRÌNH TỰ VÀ CƠ SỞ LẬP CÁC LOẠI DỰ TOÁN

1.4.1 Trình tự lập các loại dự toán

Hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp thường đa dạng và phức tạp,

nó bao gồm những bản dự toán riêng biệt nhưng có quan hệ qua lại lẫn nhau

Sự thành công của mọi dự toán được xác định phần lớn là do trình tự và cách thức lập dự toán Do đó trình tự lập dự toán tổng thể doanh nghiệp có thể được thể hiện qua sơ đồ 1.5

Sơ đồ 1.5: Trình tự xây dựng dự toán tổng thể trong doanh nghiệp

Sơ đồ 1.5 trên đây chưa thể hiện mối quan hệ giữa các loại dự toán và tất

cả chức năng trong doanh nghiệp Trong đó, dự toán doanh thu là dự toán chủ

yếu của toàn hệ thống, tất cả các dự toán khác đều phụ thuộc vào dự toán

doanh thu Do vậy nếu dự toán doanh thu được xây dựng một cách tùy tiện thì

cả quá trình dự toán sẽ chỉ là một việc làm vô ích

Dự toán doanh thu

Dự toán chi phí QLDN

Dự toán sản xuất

Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí

NVL trực tiếp

Dự toán giá thành sản xuất

Dự toán giá vốn hàng bán

Báo cáo kết quả Kinh doanhdự toán

Dự toán Bảng cân đối kế toán

Dự toán vốn bầng tiền

Dự toán hoạt động

1.4.2 Cơ sở lập các loại dự toán hoạt động

a Dự toán doanh thu

Dự toán doanh thu là nền tảng và cơ sở trong hệ thống dự toán sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp dịch vụ Dự toán doanh thu sẽ xác lập mục tiêu của doanh nghiệp so với thị trường, với môi trường, nó chi phối đến các

dự toán khác Do vậy dự toán doanh thu phải được lập một cách chính xác và phù hợp với khả năng, điều kiện của doanh nghiệp Dự toán doanh thu có ý nghĩa rất lớn đến việc định hướng các hoạt động, chỉ đạo điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Để lập dự toán doanh thu phải dựa trên những yếu tố sau:

- Tình hình doanh thu các kỳ kế toán trước

- Dự kiến những biến động kinh tế, xã hội trong và ngoài nước

Dự toán doanh thu = Dự toán sản lượng x Đơn giá

theo dự toán Căn cứ vào dự toán sản lượng để tiến hành xây dựng dự toán chi phí dựa trên doanh thu cung cấp

b Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tất cả chi phí NVL trực tiếp cần thiết để đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ dự toán đã được thể hiện trên dự toán doanh thu Khi tính nhu cầu NVL trực tiếp kế hoạch cần

phải thỏa mãn nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp đáp ứng nhu cầu cung cấp dịch vụ dự toán và nhu cầu nguyên vậy liệu trực tiếp dự trữ

Căn cứ lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

- Dựa vào bảng dự toán doanh thu để lấy sản lượng hàng hóa cần cung cấp

- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để cung cấp 1 sản lượng hàng hóa

- Đơn giá xuất nguyên vật liệu: thông thường đơn giá xuất ít thay đổi Tuy nhiên để có thể phù hợp với thực tế và làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát khi

dự toán đơn giá này cần phải biết Công ty sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho nào: phương pháp LIFO, FIFO, giá đích danh hay đơn giá bình quân

- Mức độ dữ trữ NVL trực tiếp vào cuối kỳ dự toán được tính toán trên

cơ sở lý thuyết quản trị tồn kho

Dự toán lượng NVL

trực tiếp sử dụng =

Định mức tiêu hao nguyên vật liệu x

Số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán

- Và dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng sẽ là:

Dự toán cung cấp nguyên vật liệu

Dự toán cung cấp nguyên vật liệu được lập cho từng loại nguyên vật liệu cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu

dự toán cần thiết sử dụng và chính sách dự trữ tồn kho theo công thức sau:

+

Số lượng nguyên vật liệu tồn cuối kỳ theo

dự toán

-

Số lượng nguyên liệu tồn thực tế đầu kỳ

Số tiền cần thiết phải chuẩn bị để mua nguyên vật liệu được tính toán dựa vào việc dự báo đơn giá mua nguyên vật liệu và dự toán mua nguyên vật

liệu trực tiếp được xây dựng Đơn giá nguyên vật liệu là giá thanh toán với nhà cung cấp

Dự toán tiền mua

NVL trực tiếp =

Dự toán lượng nguyên vật liệu mua vào x

Đơn giá nguyên vật liệu

Dự toán mua nguyên vật liệu còn tính đến thời điểm và mức thanh toán tiền mua nguyên liệu căn cứ vào chính sách bán hàng của nhà cung cấp Đây

là cơ sở để lập dự toán vốn bằng tiền tại Công ty

c Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp là dự kiến tổng số công trực tiếp cần

để cung cấp dịch vụ trong kỳ kế hoạch và tổng chi phí nhân công trực tiếp của

nó

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp xây dựng căn cứ trên dự toán doanh thu và định mức hao phí lao động Dự toán này cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lượng lao động cần thiết cho kỳ dự toán Nhu cầu lao động trực tiếp phải được tính toán sao cho đáp ứng đúng, vừa đủ đối với nhu cầu sản xuất

Mục tiêu cơ bản của dự toán chi phí nhân công trực tiếp là giúp doanh nghiệp chủ động về lao động, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong việc sử dụng lao động, đồng thời sử dụng lao động sao cho hiệu quả nhất Dự toán nhân công trực tiếp còn là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán về đào tạo, tuyển dụng trong quá trình hoạt động sản xuất Chi phí nhân công trực tiếp thường là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất Trong một số ít các trường hợp chi phí nhân công trực tiếp không thay đổi theo mức độ hoạt động, đó là trường hợp ở doanh nghiệp sử dụng công nhân

có trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sản phẩm

Khi lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp ta dựa vào nhu cầu cần sản xuất theo dự toán doanh thu và định mức thời gian hao phí về lao động trực