Hoàn thiện quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH một thành viên cấp nước đà nẵng

LỜI CAM ĐOAN Tơi cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa cơng bố cơng trình khác Tác giả luận văn Lê Thị Ngọc Vân MỤC LỤC Danh mục ký hiệu, chữ viết tắt Danh mục bảng Danh mục hình MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài .1 Mục tiêu nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Kết cấu luận văn Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 1.1 KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA KHOẢN PHẢI THU 1.1.1 Khái niệm khoản phải thu .5 1.1.2 Bản chất khoản phải thu 1.1.3 Vai trò quản trị khoản phải thu 1.1.3.1 Đối với công ty .6 1.1.3.2 Đối với khách hàng 1.2 NỘI DUNG QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 1.2.1 Hoạch định khoản phải thu khách hàng 1.2.1.1 Xây dựng tiêu chuẩn tín dụng 1.2.1.2 Thiết lập điều khoản tín dụng 11 1.2.1.3 Xây dựng sách thu nợ 14 1.2.2 Tổ chức thực quản trị khoản phải thu khách hàng 14 1.2.2.1 Phân tích yêu cầu tín dụng 14 1.2.2.2 Theo dõi khoản phải thu 19 1.2.2.3 Cách thức thu nợ 21 1.2.3 Các phận tham gia quản lý khoản phải thu khách hàng 23 1.2.4 Kiểm sốt đánh giá cơng tác khoản phải thu khách hàng .24 1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG 25 1.3.1 Các nhân tố khách quan 25 1.3.2 Các nhân tố chủ quan 27 1.3.3 Các chi phí ảnh hưởng đến định khoản phải thu 28 1.3.3.1 Chi phí hội vốn 28 1.3.3.2 Chi phí biến đổi biên 29 Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 30 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG 30 2.1.1 Q trình hình thành phát triển cơng ty .30 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ phạm vi hoạt động công ty 31 2.1.3 Cơ cấu máy tổ chức công ty 31 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức 32 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 35 2.1.4 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty 35 2.1.4.1 Tình hình nguồn lực cơng ty .35 2.1.4.2 Tình hình kinh doanh cơng ty thời gian qua 37 2.2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG DÙNG NƯỚC TẠI DAWACO 47 2.2.1 Hoạch định khoản phải thu khách hàng dùng nước 47 2.2.1.1 Tiêu chuẩn tín dụng 47 2.2.1.2 Điều khoản tín dụng .48 2.2.1.3 Chính sách thu nợ 49 2.2.2 Tình hình thực quản trị khoản phải thu khách hàng dùng nước 50 2.2.2.1 Thực trạng khoản phải thu Công ty 50 2.2.2.2 Thực trạng khoản phải thu khách hàng dùng nước Công ty .54 2.2.2.3 Phân tích yêu cầu tín dụng 56 2.2.2.4 Theo dõi khoản phải thu khách hàng dùng nước 57 2.2.2.5 Cách thức thu nợ 60 2.2.3 Các phận tham gia quản lý khoản phải thu khách hàng 62 2.2.4 Kiểm sốt đánh giá cơng tác khoản phải thu khách hàng 64 2.2.4.1 Tình hình áp dụng sách tín dụng 65 2.2.4.2 Kỳ thu tiền bình qn vòng quay khoản phải thu 66 3.2.4.3 Số dư khoản phải thu 67 2.2.4.4 Tuổi khoản phải thu 69 2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG .70 2.3.1 Ưu điểm 70 2.3.2 Nhược điểm 72 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC ĐÀ NẴNG .74 3.1 CÁC CĂN CỨ ĐỂ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 74 3.1.1 Mục tiêu Công ty 74 3.1.2 Tình hình sản xuất kinh doanhcủa Cơng ty 74 3.1.3 Đặc điểm sản phẩm Công ty 75 3.1.4 Khách hàng Công ty 75 3.1.5 Căn vào sách tín dụng Công ty 76 3.1.6 Căn vào chiến lược dịch vụ khách hàng Công ty 76 3.1.7 Kế hoạch quản trị khoản phải thu ngành nước năm tới .77 3.1.7.1 Kế hoạch doanh thu 77 3.1.7.2 Kế hoạch quản trị khoản phải thu .77 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG DÙNG NƯỚC 78 3.2.1 Sử dụng tỷ lệ chiết khấu tốn sớm cơng cụ để thúc đẩy việc toán khách hàng .78 3.2.1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng tỷ lệ chiết khấu 78 3.2.1.2 Phân tích khách hàng 81 3.2.1.3 Thiết lập điều khoản tín dụng cho nhóm khách hàng B 84 3.2.2 Hồn thiện sách thu tiền để giảm tồn đọng nợ phải thu .89 3.2.2.1 Đẩy nhanh chu kỳ thu tiền 89 3.2.2.2 Hoàn thiện thủ tục thu tiền 93 3.2.2.3 Chuyển hóa đơn đến khách hàng – thu nợ 94 3.2.2.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên dịch vụ khách hàng 95 3.2.3 Tăng cường hệ thống kiểm soát khoản phải thu 97 KẾT LUẬN 101 TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Các chữ viết tắt Nội dung đầy đủ TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một thành viên QĐ Quyết định UB Ủy ban UBND Ủy ban nhân dân XN Xí nghiệp SX Sản xuất CN Chi nhánh KPT Khoản phải thu ĐLĐ Điểm lưu động DAWACO Công ty TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng KH Khách hàng DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng bảng Trang 1.1 Các biện pháp thu hồi khoản phải thu 23 2.1 Số lượng lao động Cơng ty tính đến năm 2011 36 2.2 Thời hạn làm việc nhân viên DAWACO 36 2.3 Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ 36 2.4 Bảng Báo cáo kết kinh doanh DAWACO 38 2.5 Bảng cân đối kế toán DAWACO 41 2.6 Quy trình thu tiền nước DAWACO 49 2.7 Giá trị khoản phải thu DAWACO 51 2.8 Giái trị khoản phải thu khách hàng DAWACO 54 2.9 Kỳ thu tiền bình quân DAWACO qua năm 57 2.10 2.11 3.1 3.2 Bảng doanh thu chưa thu từ việc cung cấp nước DAWACO cuối năm 2011 Bảng phân tích tuổi khoản phải thu khách hàng dùng nước DAWACO cuối năm 2011 Cơ cấu loại vốn công ty Phân tích định cấp chiết khấu cho khách hàng nhóm B DAWACO 68 69 80 87 DANH MỤC CÁC HÌNH Số hiệu hình Tên bảng Trang 1.1 Sơ đồ tiến trình hoạch định sách bán tín dụng 1.2 Mơ hình tăng tỷ lệ chiết khấu 18 1.3 Mơ hình giảm tỷ lệ chiết khấu 18 2.1 Sơ đồ máy tổ chức DAWACO 32 2.2 Sơ đồ q trình lập hóa đơn thu tiền DAWACO 61 2.1 Biểu đồ kết cấu tài sản DAWACO 42 2.2 Biểu đồ kết cấu nguồn vốn DAWACO 43 2.3 Biểu đồ cấu khoản phải thu khách hàng 54 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Khoản phải thu khoản mà khách hàng (cá nhân hay công ty) phải trả cho doanh nghiệp cho sản phẩm hay dịch vụ chuyển đến hay sử dụng mà chưa trả tiền Hầu hết doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh khoản phải thu Đây loại tài sản doanh nghiệp, tài sản mà doanh nghiệp bị chiếm dụng Mỗi doanh nghiệp khác lại có giá trị khoản phải thu khác nhau, từ mức không đáng kể tới mức khơng thể kiểm sốt được, ảnh hưởng không nhỏ tới kết hoạt động sản xuất kinh doanh Đặc biệt nay, khoản phải thu yếu tố quan trọng để tạo nên uy tín doanh nghiệp đối tác trở thành sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp Trong điều kiện kinh tế thị trường, việc chiếm dụng vốn lẫn hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nét đặc trưng thương mại Thậm chí coi “ sách lược” kinh doanh hữu hiệu doanh nghiệp ngang nhiên hoạt động thương trường mà tay khơng có đồng vốn Do vậy, vấn đề quản lý khoản phải thu đặc biệt trở nên quan trọng doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn với tỷ lệ cao so với vốn kinh doanh Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi lợi nhuận rủi ro Nếu khơng có bán hàng trả chậm hội bán hàng, đó, lợi nhuận Nếu bán chịu hàng hố q nhiều chi phí cho khoản phải thu tăng, có nguy phát sinh chi phí cho khoản phải thu khó đòi, đó, rủi ro khơng thu hồi nợ gia tăng Chính vậy, quản lý khoản phải thu ln mối quan tâm lớn doanh nghiệp Công ty TNHH Một thành viên cấp nước Đà Nẵng Công ty thuộc quyền sở hữu Nhà nước quản lý trực tiếp Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, chuyển đổi từ mơ hình doanh nghiệp nhà nước sang cơng ty TNHH Một thành viên nhằm nâng cao lực hoạt động, chất lượng hiệu quản lý doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh với lĩnh vực sản xuất nước xây lắp, ngồi hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh nước uống tinh khiết đóng chai, kinh doanh vật tư chuyên ngành cấp nước, tư vấn thiết kế xây dựng công trình cấp nước Sản phẩm cơng ty có nhiều nét khác biệt so với sản phẩm dịch vụ khác, hầu hết khách hàng tiêu dùng sản phẩm dịch vụ công ty Công ty chấp nhận cho nợ ( thu tiền sau), sản phẩm thường tiêu dùng ngày cấp thiết khách hàng nên đa số khách hàng tốn hạn, nhiên cơng ty gặp số khó khăn việc thu hồi nợ khách hàng thường hay trì hỗn việc tốn Khoản phải thu có giá trị chiếm tỷ trọng lớn cấu tài sản ngắn hạn Do đó, quản lý khoản phải thu hiệu quả, nâng cao hiệu sử dụng vốn cho công ty vấn đề cấp thiết Xuất phát từ tình hình đó, qua q trình tìm hiểu thực tế công ty, định thực đề tài “Hoàn thiện quản trị khoản phải thu công ty TNHH Một thành viên cấp nước Đà Nẵng” Mục tiêu nghiên cứu Hệ thống nội dung liên quan đến công tác quản trị khoản phải thu doanh nghiệp, sở phân tích thực trạng khoản phải thu Công ty TNHH Một thành viên cấp nước Đà Nẵng, qua tìm mặt đạt mặt hạn chế Từ đó, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác quản trị khoản phải thu, góp phần nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh cơng ty thời gian tới 89 giá vốn đầu tư vào khoản phải thu lúc cao nhiều làm cho lợi nhuận ròng giảm dần nhỏ khơng Hiện tại, tính chung cho doanh số thu năm 2011, công ty đưa chiết khấu chi phí cho việc chiết khấu 419 ttriệu đồng, nhiên giá trị lợi nhuận ròng thu dương 58 triệu đồng với việc cắt giảm số chi phí khác như: chi phí trả lương cho nhân viên thu nợ, công tu nên tiến hành giải pháp Đây giải pháp mang lại nhiều lợi ích cho Cơng ty đánh đổi nhiều rủi ro Nhưng giải pháp thực Cơng ty đưa tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh vào quy cũ, hình thành vị cạnh tranh cho có đối thủ tương lai 3.2.2 Hồn thiện sách thu tiền để giảm tồn đọng nợ phải thu Công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc khoản phải thu thay chờ đến ngày hết hạn hóa đơn liên hệ Điều khơng giúp cho công ty quản lý hiệu khoản phải thu mà trì tốt mối quan hệ với khách hàng Thông qua hành động này, công ty mong muốn thể đối tác kinh doanh thật với khách hàng Chu kỳ thu tiền Công ty bao gồm hoạt động từ phát hành hóa đơn đến nhận tiền từ khách hàng Hiện chu kỳ 51 ngày ( từ in hóa đơn sau đọc đồng hồ phát hành hóa đơn, thu tiền thu hồi khoản nợ ) Để đẩy nhanh chu kỳ này, Công ty cần đẩy nhanh việc biên đọc đồng hồ để đẩy nhanh việc in hóa 90 đơn Mục tiêu cơng tác phải đưa chu kỳ thu tiền hiệu mà không mang lại rủi ro uy tín khách hàng tương lai 3.2.2.1 Đẩy nhanh chu kỳ thu tiền Theo phân tích Chương 2, việc biên đọc đồng hồ Cơng ty thực cách thủ công : " đọc mắt ghi tay " Việc mang lại ưu điểm lớn số liệu thường xác, nhiên để thực quy trình Công ty phải nhiều thời gian Trong số trường hợp, nhân viên biên đọc đồng hồ không tiếp cận trực tiếp đồng hồ theo quy định, nhân viên phải quay lại vào dịp khác để biên đọc đồng hồ Điều làm nhiều thời gian, không gặp khách hàng, nhân viên đưa số liệu chủ quan, khơng xác thực tế Vì vậy, nhìn cách tổng quan cách thức biên đọc đồng hồ mang lại nhiều nhược điểm so với ưu điểm mang lại Giải pháp cho cơng tác Công ty đưa vào thiết bị ghi đọc đồng hồ tay Đây thiết bị đại Handheld, PDA, Tuy nhiên, theo báo cáo công ty cấp nước Khu vực: Huế, Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng áp dụng thiết bị cho biết: việc áp dụng thiết bị đòi hỏi Cơng ty phải đầu tư chi phí lớn, không giải vấn đề ghi số đồng hồ tay, mà máy móc đọc mã khách hàng sau nhân viên nhập số vào máy Các máy móc mang lại nhiều hữu ích cho cơng ty điều kiện cơng ty có nguồn vốn đầu tư lớn Do việc áp dụng thiết bị không mang lại hiệu cao 91 Để giải vấn đề này, công ty nên áp dụng biện pháp với chi phí nhỏ kết hợp tin nhắn SMS kết hợp với công nghệ 3G Giải pháp công ty cấp nước Huế áp dụng thành công vào năm 2011 Nội dung biện pháp kết hợp yếu tố: - Ghi sổ biên đọc truyền thống, máy tính bảng cầm tay Hệ thống tin nhắn báo nợ SMS Giải pháp độc đáo nầy đáp ứng hai mục tiêu: ghi số đồng hồ in giấy thông báo nợ trực tiếp mà xa Khách hàng tự đọc số đồng hồ - tự toán công nợ - Điều hành tác nghiệp công ty qua hệ thống SMS - Về máy cầm tay Công ty đề xuất dùng máy tính bảng iPAD sản phẩm tương tự, có kết nối 3G a) Nhược điểm - Không in giấy thông báo nợ tiền nước cho khách hàng ( muốn in phải sắm thêm máy in ) - Phải ghi số đồng hồ vào sổ biên đọc truyền thống máy PDA ( khơng có chức in ) tay b) Ưu điểm: - Chi phí đầu tư máy tính bảng ( có ) khơng Nhân viên ghi thu theo sổ truyền thống giấy - Chi phí đầu tư cho hệ thống tin nhắn SMS đại không đáng kể Thuê bao tổng đài nhắn tin chuyên dụng theo chế trả trước ( không ký quỹ, dùng trả nhiêu tính theo đơn vị tin nhắn) - Hệ thống tự động gửi tin nhắn SMS “Thông báo nợ tiền nước hàng loạt đến khách hàng thay cho việc dùng PDA in giấy báo nợ 92 - Chủ động gửi tin nhắn dịch vụ chăm sóc khách hàng đến đối tượng - Đặc biệt Khách hàng thông qua SMS đọc giúp số đồng hồ nước cho công ty, làm giảm nhân lực ghi thu, giảm chi phí tiền lương - Khơng phải nhập liệu lại số m3 tiêu thụ ghi việc phát hành hóa đơn - Biết lý không ghi số đồng hồ nước để cơng ty có đối sách xử lý kịp thời q trình phát hành hóa đơn - Đặc biệt Nhân viên biên đọc dùng iPAD để chấm nợ, đối chiếu cơng nợ thu - Vì iPAD có tích hợp định vị GPS tồn cầu nên cơng ty quản lý Nhân viên ghi thu thực tế ( đề phòng ghi ảo ) - Thơng qua GPS xác định địa khách hàng thay cho cách nhận diện nhập thủ công, từ đọc số đồng hồ ghi vào máy c) Cơ sở để áp dụng giải pháp này: - Không thiết phải xây dựng hệ tổng đài nhắn tin SMS tốn kém, bị rào cản hạ tầng công nghệ…, giải pháp đơn giản thuê dịch vụ 3GS trả trước đề cập , dùng trả nhiêu, tin nhắn khoảng 350 đến 500 vnđ - Mỗi Nhân viên Ghi thu , trang bị iPAD có hổ trợ 3G chi phí th bao trả sau 3G dung lượng 300MB 50.000 vnđ / tháng – Chi phí qúa rẽ để ứng dụng dịch vụ SMS vào hệ thống hội lớn - Hiện tại, gần 100% khách hàng đứng tên hóa đơn dùng điện thoại di động 93 - Cơng ty cần có giải pháp Gửi thư để khách hàng tham gia dịch vụ, hướng dẫn khách hàng đăng ký số điện thoại qua Internet đơn giản nhắn tin theo cú pháp CS [MÃ KHÁCH HÀNG TRÊN HÓA ĐƠN]_[CHỈ SỐ ĐỒNG HỒ NƯỚC] gửi đến số điện thoại 09xxxxx Để khắc phục việc khách hàng tự đọc số đồng hồ có sai số với thực tế, Cơng ty cấp nước có đội kiểm tra định kỳ để điều chỉnh lại số đồng hồ đúng, số m3 nước tiêu thụ phải tính định mức ( cần ) - Khi khách hàng gửi Chỉ số đồng hồ nước qua tin nhắn SMS đến cơng ty cấp nước , có nghĩa khách hàng đóng vai trò người Biên đọc đồng hồ tin nhắn gửi khách hàng phải trả cho hãng di động khoản 300 vnđ (tùy hãng di động ) , Công ty nên có sách cấn trừ vào tiền Hóa đơn cho khách hàng – Đó cơng – Sự công xác lập huy động sức mạnh toàn dân ! - Tâm lý Nhân viên ghi thu thích thú mang theo iPAD Điều tạo hứng khởi đồng thuận cao Với ưu điểm biện pháp mang lại, với việc xét thấy điều kiện Công ty có đủ sở để áp dụng biện pháp Vì Cơng ty nên áp dụng rút ngắn thời gian Biên đọc đồng hồ đẩy nhanh qui trình thu nợ, số đồng hồ xác giảm chi phí đáng kể tiền lương choi người lao động 3.2.2.2 Hoàn thiện thủ tục thu tiền Bên cạnh việc đẩy nhanh chu kỳ thu tiền, công ty cần kết hợp với việc sử dụng biện pháp hợp lý để hoàn thiện thủ tục thu tiền Trong giới hạn định, số tiền chi tiêu tương đối cho hoạt động thu nợ cao, tỷ lệ mát thấp kỳ thu tiền ngắn Song mối quan hệ chi phí thu nợ mát kỳ thu tiền 94 khơng phải quan hệ tuyến tính Ban đầu, gia tăng chi phí thu nợ giảm đáng kể mát thời hạn thu tiền, sau việc gia tăng chi phí thu nợ khơng tác dụng tích cực Một khoản phải thu tốt mong muốn tốn hạn Cơng ty khơng thể chờ lâu hóa đơn hạn trước khởi thủ tục thu tiền Hiện tại, Công ty chưa trọng tới công tác này, để tránh tình trạng thu hồi hóa đơn q hạn Cơng ty khơng nên chờ cho hóa đơn hạn mà nên áp dụng biện pháp thu hồi khoản phải thu tuần cuối thời hạn tín dụng như: điện thoại, thư tín, tiếp xúc với khách hàng để nhắc nhở Cùng với việc áp dụng giải pháp kết hợp tin nhắn SMS kết hợp với công nghệ 3G, Công ty gởi thơng báo việc cắt dịch vụ khách hàng khơng tốn hóa đơn thơng qua hệ thống SMS Điều vừa tiết kiệm chi phí như: gọi điện thoại hay phải gởi thơng báo tới khách hàng Việc nhắc nhở khách hàng trước cắt dịch vụ việc làm cần thiết mà công ty không trọng Bởi vì, cơng ty thực cơng tác mang lại cho khách hàng nhận tôn trọng chu đáo, tránh trường hợp mang lại hình ảnh khơng tốt Cơng ty khách hàng, tránh trường hợp trì hỗn tốn khách hàng hóa đơn tương lai, tối thiểu hóa khoản phải thu, giảm chi phí thu hồi nợ Hơn nữa, thông qua giải pháp này, công ty thực với quy định việc cắt dịch vụ khách hàng hạn khoản điều 45 Nghị định 117/2007/NĐ-CP là: “Đối với khách hàng sử dụng nước hộ gia đình, đơn vị cấp nước ngừng dịch vụ cấp nước từ điểm đấu nối 95 khách hàng sử dụng nước khơng thực nghĩa vụ tốn tiền nước, vi phạm quy định Hợp đồng dịch vụ cấp nước sau tuần kể từ có thơng báo đến khách hàng sử dụng nước việc ngừng dịch vụ cấp nước” ”Và khách hàng khác thì: Đơn vị cấp nước ngừng dịch vụ cấp nước từ điểm đấu nối khách hàng sử dụng nước khơng thực nghĩa vụ tốn tiền nước, vi phạm quy định Hợp đồng dịch vụ cấp nước sau 15 ngày làm việc kể từ có thơng báo đến khách hàng sử dụng nước việc ngừng dịch vụ cấp nước” 3.2.2.3 Giải pháp chuyển hóa đơn đến khách hàng - thu nợ Do chế quản lý hạch tốn kinh tế, nên Hóa đơn gốc bắt buộc phải trao tận tay khách hàng, ngồi cách làm truyền thống chúng tơi đề xuất kết hợp giải pháp 3GS Thu nợ qua Kênh “Điểm Lưu Động – ĐLĐ”, giải pháp sau: - Điểm lưu động địa điểm cố định mà Công ty cấp nước bố trí Nhân viên Thu Nợ có nhiệm vụ đem theo Hóa đơn gốc + Danh sách cần thu nợ máy tính in để tiến hành Thu Nợ chuyển Hóa đơn gốc cho khách hàng Tại trang bị máy tính xách tay ( Laptop ) máy đọc mã vạch cầm tay dễ dàng mang theo ( Nhân viên ghi thu mang theo đến nhiều ĐLĐ vào thời gian khác) Địa điểm nầy khuyến cáo chọn nhà dân gần khu dân cư tổ trưởng dân phố - Sau phát hành hóa đơn, hệ thống 3GS tự động gửi tin nhắn thông báo nợ thời gian toán đến khách hàng ( tin nhắn khách hàng nhận ) đề nghị khách hàng đến địa điểm ĐLĐ để toán - Nhân viên Ghi thu dùng máy đọc mã vạch Ghi sổ, tiến hành quy trình thu nợ trả hóa đơn cho khách hàng 96 Giải pháp Thu nợ ĐLĐ mang lại ưu điểm: Chấm nợ nhanh, số lượng lớn tập trung giao Hóa đơn gốc cho khách hàng, khắc phục hạn chế việc giao Hóa đơn tận nhà khắc phục việc khách hàng trả nợ qua hệ thống tin nhắn SMS ( Có nghĩa Cơng ty thu tiền khơng đưa Hóa đơn đến tay khách hàng ) 3.2.2.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên dịch vụ khách hàng Căn vào mục tiêu chiến lược dịch vụ khách hàng Công ty thời điểm tại, Công ty cần cải tiến dịch vụ khách hàng, kiểm soát chất lượng dịch vụ, tăng cường mối quan hệ, trao đổi thông tin với khách hàng thơng qua hoạt động tích cực như: Hội nghị khách hàng, tổ chức khóa đào tạo giao dịch với khách hàng cho nhân viên thu ngân, biên đọc với mục tiêu: “Nâng cao chất lượng dịch vụ, lấy Khách hàng làm trung tâm cho hoạt động” Để thực điều này, Công ty cần trọng vào công tác sau: - Nâng cao chất lượng dịch vụ: + Chất lượng dịch vụ thể nơi nhân viên tiếp xúc với khách hàng Do cơng ty cần có khóa đào tạo để nâng cao trình độ nhân viên Đa số nhân viên cơng ty thường tốt nghiệp trái với lĩnh vực nên việc đào tạo, nâng cao kỷ điều cần thiết thường xuyên Những nhân viên nhân viên thu ngân, biên đọc mà nhân viên lắp đạt đồng hồ, nhân viên tiếp tân, Họ khơng cần có trình độ chun mơn mà cần phải có thái độ lịch sự, cởi mở, chân tình, tận tụy với khách hàng sẵn sàng giải đáp thắc mắc khách hàng 97 + “Khơng có khách hàng khơng có công ty tồn tại” nhận định nhà kinh tế tiếng Erwin Frand cho thấy vai trò khách hàng hoạt động kinh doanh Vì nhân viên phải nhận định rõ vai trò quan trọng khách hàng Cơng ty Hơn nữa, cạnh tranh thị trường ngày gay gắt, mà thái độ nhân viên Công ty khách hàng ảnh hưởng nhiều đến việc thu hút giữ chân khách hàng, tạo niềm tin cho khách hàng sử dụng sản phẩm Có nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh công ty + Chất lượng dịch vụ thể qua chất lượng phục vụ sản phẩm, dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng Khách hàng Cơng ty chiếm số lượng đơng, nhu cầu khách hàng đa dạng, đòi hỏi chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp phải cao, sản phẩm mang tính nhạy cảm, ảnh hưởng nhiều đến sống ngày sức khỏe khách hàng mà chất lượng sản phẩm, dịch vụ Công ty phải luôn trọng để ngày nâng cao, mang lại an tâm cho khách hàng sử dụng + Cử cán cơng nhân viên tham gia khóa học đào tạo chuyên môn hay tổ chức chuyên đề mời giảng viên có trình độ giảng dạy + Hồn thiện cải tiến mơ hình nhóm nhân viên chăm sóc cho hợp lý nhằm kết hợp Nhóm chăm sóc - Biên đọc- Bộ phận theo dõi Hợp đồng –Thu ngân để làm tốt công tác chăm sóc khách hàng 3.2.3 Tăng cường hệ thống kiểm soát khoản phải thu Ở chương 2, ta thấy thực trạng khoản phải thu Công ty Với tuổi khoản phải thu tại, Công ty tồn đọng 98 khoản nợ hạn có kéo dài đến cuối năm Để tránh tồn đọng nợ hạn này, Công ty cần tăng cường kiểm soát khoản phải thu Dưới giải pháp giúp Cơng ty kiểm sốt tốt khoản phải thu mình: - Xây dựng hệ thống kiểm sốt khoản phải thu với kỹ thuật chuyên nghiệp, mẫu biểu thống điều mà Giám đốc ban quản lý công ty cần trọng Công ty áp dụng kỹ thuật phân loại khách hàng xếp hạng tín dụng, theo khách hàng xếp hạng theo mức độ tín dụng dựa tiêu chí số khả tốn hành, số khả toán nhanh, số nợ, lợi nhuận… Căn vào kết xếp hạng, phận tín dụng xây dựng sách bán chịu, xác định hạn mức tín dụng điều khoản toán tương ứng với khách hàng Đề nghị mẫu phiếu theo dõi khách hàng sau: PHIẾU THEO DÕI TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH KHÁCH HÀNG I Thơng tin khách hàng: - Tên khách hàng: - Địa chỉ: - Điện thoại: - Ngành nghề kinh doanh - Vốn kinh doanh - Số lượng nhân viên - Doanh thu bình quân năm II Ý kiến phận tín dụng: - Tình hình tốn khách hàng: + Tốt + Trung bình + Xấu - Xếp hạng khách hàng - Hạn mức tín dụng: - Hạn tốn: Người theo dõi Ngày tháng năm Xét duyệt 99 - Bộ phận tín dụng doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, đơn đốc thu hồi nợ đánh giá tình hình tốn khách hàng hàng tháng theo mẫu biểu sau: Tên khách hàng I Khách hàng nhóm A … … II Khách hàng nhóm B Tổng số nợ Số tiền hóa đơn Hạn toán Số tiền hạn Từ 1,5 đến tháng Từ Từ đến đến tháng tháng Trên tháng 100 Cơng ty thành lập phận tín dụng cách sử dụng nhân viên từ phận kinh doanh, kế tốn tài chính, phận kỹ thuật quản trị, để đảm bảo thu hồi khoản phải thu hạn tiết kiệm chi phí - Bộ phận kế tốn có trách nhiệm theo dõi nợ phải thu theo khách hàng, hối thúc nhân viên phòng Thương vụ đòi nợ Trong trường hợp phận kinh doanh khơng thể đòi nợ phận kế toán áp dụng biện pháp nghiệp vụ cần thiết làm cơng văn nhắc nhở nợ có tính lãi, nhắc nhở cho khách hàng biết việc cắt dịch vụ vĩnh viễn - Bộ phận thu ngân phòng Thương Vụ có trách nhiệm tiếp xúc trực tiếp với khách hàng cung cấp thơng tin khách hàng phân tích đánh giá khách hàng cho phận kế toán, đàm phán với khách hàng đề xuất hạn mức tín dụng hạn toán cho khách hàng cho kế toán quản trị ban giám đốc để xét duyệt Bộ phận có nhiệm vụ đòi nợ khách hàng theo kế hoạch từ phận kế toán - Bộ phận kỹ thuật phải lên kế hoạch việc cắt dịch vụ khách hàng, xem xét phối hợp với phận khác để thu thập thông tin cắt dịch vụ đối tượng khách hàng, tránh nhầm lẫn Ban giám đốc vào hồ sơ đệ trình từ phận kế tốn để xét duyệt hạn mức tín dụng, hạn tốn cho khách hàng Đề biện pháp động viên nhân viên thích hợp để đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ Một giải pháp mang lại hiệu tốt sách trả lương theo phần trăm số tiền thu từ khách hàng với điều kiện khơng trễ hạn tốn 101 KẾT LUẬN Với thời gian nghiên cứu thực tế Công ty TNHH thành viên cấp nước Đà Nẵng, đề tài tập trung phân tích làm rõ nội dung sau: Thứ nhất: Khẳng định vấn đề quản lý khoản phải thu đơn vị kinh doanh yêu cầu tất yếu, có ý nghĩa to lớn góp phần nâng cao hiệu sử dụng vốn kinh doanh doanh nghiệp Chính vậy, đề tài nghiên cứu cách toàn diện có hệ thống vấn đề lý luận khoản phải thu quản lý nợ phải thu doanh nghiệp Đây sở lý luận quan trọng cho việc xây dựng hồn thiện giải pháp góp phần nâng cao hiệu quản lý nợ phải thu đơn vị kinh doanh 102 Thứ hai: Thông qua khảo sát tranh thực trạng khoản phải thu công tác quản trị khoản phải thu Công ty TNHH thành viên cấp nước Đà Nẵng, đề tài nghiên cứu, xem xét cụ thể đánh giá chi tiết thực trạng hiệu quản trị khoản phải thu Công ty thời gian qua Từ đó, có đánh giá quan trọng mặt đạt được, mặt tồn công tác quản lý nợ phải thu Đây sở thực tiễn cho việc hoàn thiện giải pháp quản lý nợ phải thu thời gian tới Công ty phù hợp với điều kiện thực tế Thứ ba: Trên sở quan điểm cần quán triệt việc quản trị khoản phải thu Công ty, đề tài đề xuất giải pháp thực tế Công ty trình hồn thiện cơng tác quản trị khoản phải thu Với nội dung trên, tác giả dựa việc nghiên cứu tài liệu nhiều tác tiếp xúc tìm hiểu thu thập thơng tin thực tế Công ty, đề tài hưởng dẫn nhiệt tình giáo viên hướng dẫn nên Tác giả hy vọng nhận nhiều ủng hộ quý hội đồng khoa học quý Công ty thực tập TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Tấn Bình (2007), Quản trị tài ngắn hạn, NXB Thống kê [2] PGS.TS Nguyễn Văn Công (2010 ), Giáo trình phân tích báo cáo tài chính, NXB Giáo dục Việt Nam [3] TS Đoàn Gia Dũng (2010 ), Bài giảng cao học, Đại học Đà Nẵng [4] Dương Hữu Hạnh ( 2009 ), Quản trị tài doanh nghiệp đại, NXB Thống Kê 103 [5] PGS.TS Lưu Thị Hương, PGS.TS Vũ Duy Hào (2010), Giáo trình quản trị tài chính, NXB Đại học kinh tế quốc dân [6] TS Nguyễn Minh Kiều ( 2008 ), Tài doanh nghiệp, NXB Thống kê [7] TS Nguyễn Thanh Liêm, ThS Nguyễn Thị Mỹ Hương (2010) – Quản trị tài – NXB Thống kê [8] TS Nguyễn Năng Phúc (2009 ), Phân tích kinh tế doanh nghiệp, NXB tài [9] Từ điển thuật ngữ kinh tế học ( 2011 ), NXB từ điển Bách khoa Hà Nội [10] Chương trình giảng dạy kinh tế Fullbright, Phân tích tài chính, trường Fullbright, http://www.kienthuctaichinh.info [11] http://www.tapchitaichinh.vn [12] Saga.vn [13] vi.wikipedia.org [14] www.wedketoan.vn ... doanhcủa Cơng ty 74 3.1.3 Đặc điểm sản phẩm Công ty 75 3.1.4 Khách hàng Công ty 75 3.1.5 Căn vào sách tín dụng Công ty 76 3.1.6 Căn vào chiến lược dịch vụ khách hàng Công ty 76 3.1.7... cơng tác quản trị khoản phải thu Công ty TNHH Một thành viên cấp nước Đà Nẵng Qua đó, đề xuất số giải pháp giúp công ty nâng cao hiệu công tác quản trị khoản phải thu thời gian tới 4 Kết cấu... dụng vốn cho công ty vấn đề cấp thiết Xuất phát từ tình hình đó, qua q trình tìm hiểu thực tế cơng ty, tơi định thực đề tài “Hoàn thiện quản trị khoản phải thu công ty TNHH Một thành viên cấp nước