Phân tích chương trình quản lý bán hàng

Báo cáo tốt nghiệp: Phân tích chương trình quản lý bán hàng

LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và các lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội. Sự phát triển của các quan hệ kinh tế, sự mở rộng mạng lưới nghiệp vụ và sự tăng cường quy mô của nó, nhất là mạng Internet ra đời đã làm tăng cường vượt bậc khối lượng các luồng thông tin. Các sự kiện đó đang làm cho công việc quản lý trở nên phức tạp. Cách quản lý dựa trên kinh nghiệm trực giác không còn đem lại hiệu quả như mong muốn. Do đó phải thiết lập một phương thức quản lý hiện đại hơn. Tin học hoá công tác quản lý các đơn vị kinh tế, hành chính, trường học… là một trong những lĩnh vực quan trọng của tin học. Việc áp dụng tin học vào quản lý không những làm tăng đáng kể về năng suất và chất lượng lao động mà còn tạo điều kiện cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoa học và chính xác. Là những sinh viên đang học CNTT, việc học tập, trang bị và tiếp thu các kiến thức về tin học từ thực tế cũng như công tác quản lý là cần thiết. Chính vì vậy mà dưới sự hướng dẫn của Thầy giáo Đào Phan Vũ, em đã bước đầu làm quen với việc tìm hiểu, phân tích và vận dụng những kiến thức đó vào thực tế. Đề tài của em là tìm hiểu, phân tích là bài toán quản lý bán hàng trong thời gian qua em đã cố gắng tìm hiểu nhưng với kiến thức còn hạn chế nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của Thầy giáo và bạn bè để đề tài của em được hoàn thiện hơn mà thực tế đòi hỏi. 1 A.phân tích tổng quát về bài toán quản lý bán hàng Các hình thức kinh doanh phổ biến thường thấy ở các doanh nghiệp nhỏ và - .thật nhỏ là: Các tiệm tạp hóa, các sạp hàng nhu yếu phẩm, các cửa hiệu bán sách, văn phòng phẩm, các đại lý phân phối sản phẩm của đủ mọi ngành hàng. Hoạt động chủ yếu là mua sỉ bán lẻ. Nhà hàng, quán ăn, tiệm giải khát Hoạt động chủ yếu là mua-bán hoặc mua-chế biến-bán.Phương thức quản lý được áp dụng cho các hình thức kinh doanh nêu trên khá đơn giản: Tuân thủ theo nguyên tắc giá bán cao hơn giá mua. Ghi chép theo "toa", phiếu, sổ với cách tổ chức "đặc biệt" theo từng nơi. Vào sổ cuối ngày, tổng kết tùy theo yêu cầu quản lý của từng nghiệp chủ. Ước lượng và dựa theo . trí nhớ là điều thường xuyên phải làm. Với quy mô nhỏ cỡ một tiệm tạp hóa trong xóm nhỏ thì chỉ cần như vậy là đủ rồi. Nhưng khi tiệm tạp hóa đó bắt đầu lớn dần lên trở thành một đại lý phân phối hàng hóa cỡ trung bình thì bắt đầu nẩy sinh nhiều vấn đề cho nghiệp chủ: Đặt hàng và giao hàng, dự trù hàng hóa Công nợ với nhà cung cấp và các bạn hàng Theo dõi chi phí hoạt động Lúc này, ghi chép của các cuốn sổ làm bằng tập vở học trò cũng như trí nhớ của người điều hành không còn kham nổi với số giao dịch ngày càng tăng. Nhu cầu về một phương thức quản lý chuyên nghiệp hơn bắt đầu xuất hiện. Theo quan niệm của khá nhiều người hiện nay, giải pháp hữu hiệu nhất là dùng máy vi tính. Họ đi mua máy vi tính để rồi sau đó thất vọng về mức độ đóng góp của cái máy vạn năng này. 2 Thực ra máy vi tính chỉ là một công cụ cần thiết nhưng không phải là yếu tố quyết định trong quy trình quản lý mà họ mong đợi. Phương thức quản lý được thể hiện trong cách thức thu thập và lưu trữ thông tin cũng như cách thức khai thác các thông tin ấy. Để có thể đưa máy vi tính vào một quy trình quản lý một cách có hiệu quả cần phải có các phần mềm chuyên dụng phù hợp với quy trình ấy. Quản lý bán hàng: Bao gồm 2 mảng chính là Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa và quản lý bán hàng - công nợ. I/ Quản lý nhập xuất tồn hàng hóa: Để quản lý nhập xuất tồn, đầu tiên bạn phải có các phần sau: Quản lý danh mục hàng hóa, - Nhập, - Xuất. - Xây dựng phương pháp tính giá thành(LIFO,FIFO,bình quân gia quyền) - Xây dựng các trường hợp đặt biệt hàng hóa bị hư hỏng phải thanh lý… II/ Quản lý bán hàng - Quản lý các khoản thu( thu tiền hàng và thu khác) - Quản lý các khoản chi - Quản lý danh mục khách hàng - Quản lý công nợ - Xây dựng Module báo nợ đến hạn cần phải thu III/ Hệ thống các báo cáo: 3 1/ Báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho 2/ Báo cáo doanh số, thu nhập 3/ Báo cáo công nợ tổng hợp 4/ Báo cáo công nợ chi tiết 4 B.Phân tích chương trình quản lý bán hàng I. Mô tả yêu cầu chương trình - Yêu cầu xây dựng một hệ thống quản lý việc mua bán hàng của đại lý bán - Người quản lý nắm được tình hình mua bán, doanh thu của đại lý, việc thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quí cũng có khi đột xuất theo yêu cầu. - Thủ kho quản lý số lượng hàng trong kho theo mã số hàng hoá, kiểm kê hàng hoá trong kho. - Nhân viên bán hàng sẽ tính tiền những mặt hàng mà khách mua và lập hoá đơn cho khách. - Khách hàng là người mua hàng từ đại lý. Có 2 dạng khách hàng: khách hàng bình thường và khách hàng là đại lý nhỏ. Nếu khách hàng là khách hàng thân thiện thì mã số khách hàng sẽ được lưu trong hệ thống và được hưởng quyền lợi từ chương trình này. - Việc quản lý mua bán hàng ở đại lý được thực hiện như sau: Người quản lý trực tiếp liên hệ với nhà sản xuất để nhập hàng vào đại lý, cũng như quan hệ với đối tác để bán hàng ra ngoài. Người quản lý sẽ quản lý thông tin khách hàng thân thiện, thống kê doanh thu của đại lý hàng tháng, hàng quí. - Khi hàng hoá được nhập vào thì Thủ Kho sẽ Tạo Phiếu Nhập Hàng ghi đầy đủ thông 5 tin về việc nhập hàng đó. Khi hàng được bán trực tiếp cho đối tác lớn hay hàng hoá được đưa lên quầy thì Thủ Kho sẽ Tạo Phiếu Xuất Hàng. Thủ Kho kiểm kê hàng hoá trên kho, khi có mặt hàng nào hết hạn sử dụng thì Tạo Phiếu Trả Hàng cho nhà sản xuất. - Nhân viên bán hàng làm việc theo ca, khi đến ca làm việc của mình, nhân viên phải đăng nhập vào hệ thống. Khi khách hàng lựa chọn hàng hoá mua và yêu cầu tính tiền, nhânviên sẽ tính tiền và lập hoá đơn cho khách. II.Xác định các người dùng 1. Nhân viên bán hàng: Là nhân viên làm việc trong đại lý. Nhân viên bán hàng, đứng ở quầy thu tiền và tính tiền cho khách hàng. Thông qua các mã vạch quản lý trên từng mặt hàng được nhân viên bán hàng nhập vào hệ thống thông qua một đầu đọc mã vạch 2. Thủ kho: Là người chịu tráh nhiệm Tạo Phiếu Nhập Hàng khi hàng hoá được nhập về, tạo Phiếu Xuất Hàng khi xuất hàng lên quầy, kiểm kê hàng trong kho, Tạo Phiếu Trả Hàng nếu mặt hàng đó hết hạn sử dụng hay có lỗi. 3. Người quản lý: Là người nắm được tình hình mua bán, doanh thu của đại lý, quản lý nhân viên.Việc thống kê được thực hiện hàng tháng, hàng quí hoặc cũng có khi thống kê đột xuất 6 III. xác định các quyền của người sử dụng 1. Nhân viên bán hàng: - Lập hoá đơn. - Đăng nhập. 2. Thủ kho: - Tạo phiếu nhập hàng. - Tạo phiếu xuất hàng. - Kiểm kê hàng hoá. - Tạo phiếu trả hàng. 3. Người quản lý: - Quản lý nhập hàng. - Quản lý xuất hàng. - Quản lý khách hàng thân thiện. - Thống kê. 7 IV.Xây dựng biểu đồ công việc 8 NV bán hàng Đăng nhập Tạo phiếu xuất hàng Thủ kho Kiểm kê hàng hóa Tạo phiếu nhập hàng Lập hóa đơn Người quản lý Quản lý khách hàng Quản lý nhập hàng Quản lý xuất hàng Tạo phiếu kiểm tra hàng Thống kê V.Mô tả chi tiết công việc của người sử dụng Đăng nhập Tiêu đề: Đăng nhập vào hệ thống. Tóm tắt: Chức năngnày cho phép nhân viên bán hàng đăng nhập vào hệ thống, do nhân viên làm việc theo ca nên cần đăng nhập để tiện việc quản lý. Người sử dụng: Nhân viên bán hàng. Mô tả a) Điều kiện tiên quyết: - Nhân viên phải có tên truy nhập và mật khẩu - Hồ sơ nhân viên đã được cập nhật trong hệ thống. b) cách đăng nhập: 1. Nhân viên bán hàng nhập tên truy nhập và mật khẩu của mình. 2. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ hợp lệ của tên truy nhập và mật khẩu nếu đúng thì đăng nhập thành công nếu sai thi phải đăng nhập lại. Lập hóa đơn Tiêu đề: Lập hoá đơn. Tóm tắt: Chức năngnày bắt đầu khi nhân viên chọn chức năng lập hoá đơn để tính tiền và xuất hoá đơn cho khách hàng. Người sủ dụng: Nhân viên bán hàng. Mô tả 9 a) Điều kiện tiên quyết: - Khách hàng có mua hàng trong đại lý và có nhu cầu tính tiền. - Các mã hàng, đơn giá đã được cập nhật trong hệ thống. b) Cách sử dụng: 1) Nhân viên quét mã của từng mặt hàng. 2) Hệ thống tự động tính tổng số tiền khách phải trả dựa trên đơn giá của mặt hàng, số lượng hàng mà khách mua, thuế giá trị gia tăng đã được lưu trong hệ thống. 3) Nhân viên bán hàng in hoá đơn cho khách hàng. Quản lý nhập hàng Tiêu đề: Quản lý nhập hàng. Tóm tắt: Chức năngnày cho phép người quản lý nhập hàng vào đại lý. Khi hàng hoá hết hay có nhu cầu thêm hàng, người quản lý sẽ nhập thông tin hàng cần nhập, thông tin này làm cơ sở cho Thủ kho nhập hàng vào kho. Người sử dụng: Người quản lý. Mô tả scenario a) Điều kiện tiên quyết: - Mã hàng và thông tin nhà sản xuất đã được cập nhật trong hệ thống. b) Cách sử dụng: 1) Người quản lý chọn chức năng Quản lý nhập hàng của hệ thống. 10 [...]... Người quản lý nhập mã hàng không hợp lệ: Bắt đầu từ bước 4 của cách sử dụng 5) Hệ thống hỏi người quản lý có muốn thêm mặt hàng này vào hệ thống không 6) Người quản lý chọn thêm hàng 7) Hệ thống yêu cầu nhập tên mặt hàng 8) Người quản lý nhập tên hàng 9) Hệ thống lưu mã hàng và tên hàng Trở lại bước 5 của cách sử dụng A1.1 – Người quản lý không chọn thêm hàng Bắt đầu từ bước 5 của A1 6) Người quản lý. .. cách sử dụng A2.1 – Người quản lý không chọn thêm hàng Chuỗi A2.1 bắt đầu từ bước 11 của chuỗi A2 12) Người quản lý không chọn thêm mã nhà sản xuất Trở lại bước 8 của cách sử dụng Quản lý xuất hàng Tiêu đề: Quản lý xuất hàng Tóm tắt: chức năng này cho phép người quản lý quản lý việc xuất hàng từ kho lên quầy Khi hàng hoá trên quầy hết, người quản lý cho biết thông tin của mặt hàng cần xuất lên quầy,... số lượng hàng hiện có trong kho Trở lại bước 5 của cách sử dụng Quản lý khách hàng Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Quản lý khách hàng Tóm tắt: Chức năng này cho phép người quản lý thêm thông tin Khách hàng là các đại lý nhỏ 13 Người sử dụng: Người quản lý Mô tả: a.Điều kiện tiên quyết: - Là các đại lý, cửa hàng nhỏ thường xuyên lấy hàng b.Cách sử dụng: 1 Người quản lý chọn chức năng thêm Khách Hàng của... đầu………………………………………………………… 1 A .phân tích tổng quát về bài toán quản lý bán hàng ……… 2 B .Phân tích chương trình quản lý bán hàng ……… 5 I.Mô tả yêu cầu chương trình ………………….5 II.Xác định các người dung…………………… 6 III.Xác định quyền các người dung…………………………7 IV.Xây dựng biểu đồ công việc………………………… 8 V.Mô tả chi tiết công việc người sủ dụng………………….9 Đăng nhập………………………………………………9 Lập hóa đơn…………………………………………….9 Quản lý nhập hàng …………………………………10... xuất hàng lên quầy Người sủ dụng: Người quản lý Mô tả a Điều kiện tiên quyết: - Hàng hoá muốn xuất lên quầy đã có trong kho b Cách sử dụng: 12 1) Người quản lý chọn chức năng Quản lý xuất hàng của hệ thống 2) Hệ thống yêu cầu nhập mã hàng cần xuất lên quầy 3) Người quản lý nhập mã hàng 4) Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của mã hàng 5) Hệ thống yêu cầu nhập số lượng 6) Người quản lý nhập số lượng hàng. .. Người quản lý chọn chức năng Thống Kê 2 Hệ thống yêu cầu chọn hình thức thống kê 3 Người quản lý chọn hình thức thống kê (tháng, quí, thời điểm hiện tại) 4 Hệ thống hiển thị bảng thống kê, doanh thu… 5 Hệ thống hỏi người quản lý có muốn in bảng thống kê hay không 6 Người quản lý yêu cầu in bảng thống kê 7 Hệ thống in bảng thống kê cho người quản lý c Các trường hợp không hợp lệ: A1 - Người quản lý không... dụng 15 6) Người quản lý không yêu cầu in bảng thống kê 7) Chức năng kết thúc Tạo Phiếu Nhập Hàng Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Tạo phiếu nhập hàng Tóm tắt: Chức năngnày cho phép thủ kho tạo phiếu nhập hàng vào kho Người sử dụng: Thủ kho Mô tả a) Điều kiện tiên quyết: - Có hàng nhập về - Có thông tin Quản lý nhập hàng từ người quản lý b) Cách sử dụng: 1 Thủ kho chọn chức năng Tạo Phiếu Nhập Hàng của hệ thống... thống 2 Hệ thống yêu cầu người quản lý nhập tên khách hàng 3 Người quản lý nhập tên khách hàng vào 4 Hệ thống yêu cầu nhập ngày sinh khách hàng 5 Người quản lý nhập ngày sinh 6 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của ngày sinh và yêu cầu nhập địa chỉ 7 Người quản lý nhập địa chỉ 8 Hệ thống kiểm tra toàn bộ thông tin vừa nhập 9 Hệ thống tự động cập nhật ngày tạo thẻ, cấp mã số khách hàng và lưu thông tin c.Các... trả hàng (hàng lỗi, hàng hết hạn sử dụng) 6 Thủ kho chọn lý do trả hàng 7 Hệ thống tự cấp số thứ tự Phiếu Tạo Hàng, lưu thông tin 8 Hệ thống hỏi thủ kho có in Phiếu Trả Hàng không 9 Thủ kho chọn in Phiếu Trả Hàng 10 Hệ thống in Phiếu Trả Hàng cho thủ kho c) Các Các trường hợp không hợp lệ: 19 A1 - Thủ kho nhập sai mã hàng cần trả: Chuỗi A1 bắt đầu từ bước 4 của Cách sử dụng 5) Hệ thống thông báo mã hàng. .. Nhập Hàng 7) Chức năng kết thúc Tạo Phiếu Xuất Hàng Tóm tắt định danh: Tiêu đề: Tạo phiếu nhập hàng Tóm tắt: Chức năng này cho phép thủ kho tạo phiếu xuất hàng ra khỏi kho Người sử dụng: Thủ kho Mô tả scenario a) Điều kiện tiên quyết: - Có thông tin Quản lý xuất hàng từ người quản lý b) Cách sử dụng: 1 Thủ kho chọn chức năng Tạo Phiếu Xuất Hàng của hệ thống 2 Hệ thống yêu cầu thủ kho điền thông tin hàng . B .Phân tích chương trình quản lý bán hàng I. Mô tả yêu cầu chương trình - Yêu cầu xây dựng một hệ thống quản lý việc mua bán hàng của đại lý bán -. thanh lý II/ Quản lý bán hàng - Quản lý các khoản thu( thu tiền hàng và thu khác) - Quản lý các khoản chi - Quản lý danh mục khách hàng - Quản lý công