Đang tải... (xem toàn văn)
Slide 1 1 1 TIN HỌC VĂN PHÒNG PHẦN 2 MICROSOFT WORD (Tài l iệu lưu hành nội bộ) 2 MICROSOFT WORD 1 Tổng quan về Microsft Word 2 Soạn thảo cơ bản 3 Bảng biểu (Table) 4 Đồ họa ( Picture) 5 In[.]
TIN HỌC VĂN PHÒNG PHẦN 2: MICROSOFT WORD ( T ài liệu lưu hành nộ i b ộ ) MICROSOFT WORD Tổng quan Microsft Word Soạn thảo Bảng biểu (Table) Đồ họa ( Picture) In ấn Trộn tài liệu (Mail Merge) TIN HỌC VĂN PHÒNG MỞ ĐẦU TỔNG QUAN MICROSOFT WORD 2003 Cách khởi động MS Word Cách 1: Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Word 2003 Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng phần mềm word nhìn thấy chổ tác vụ (task bar), hình desktop Cách khởi động MS Word Cách 3: Nếu muốn mở nhanh file văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start → Documents → chọn file văn cần mở Các thành phần môi trƣờng làm việc Word Hệ thống bảng chọn Hệ thống công cụ Thước kẻ Thanh trạng thái Các thành phần môi trƣờng làm việc Word (tt) Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Hệ thống chọn (menu): Chứa lệnh để gọi tới chức word Hệ thống công cụ: công cụ chuẩn (Standard), công cụ định dạng (Formating), công cụ vẽ (Drawing) Các thành phần môi trƣờng làm việc Word (tt) Thước kẻ: gồm thước kẻ dọc thước kẻ ngang, dùng để điều chỉnh lề trang văn Thanh trạng thái: Giúp bạn biết vài trạng thái cần thiết làm việc Cách hiển thị thành phần sau: Chọn View → Toolbars → Check chọn hiển thị thành phần Cách tạo tài liệu Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu được cất đĩa với tập tin có phần mở rộng DOC Sau khởi động word, hình trắng xuất Đó tài liệu mà word tạo Cách tạo tài liệu (tt) Cách 1: Chọn File → New Cách 2: Nhấn nút New Standard công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N 10 Cách lƣu tài liệu lên đĩa Cách 1: Chọn File → Save (nếu lưu lần đầu) Cách 2: Nhấn nút Save Standard công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S 11 Cách lƣu tài liệu lên đĩa (tt) Nếu tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất 1.Chọn nơi cần lưu 3.Kết thúc trình lưu 2.Gõ tên file cần lưu 12 Cách lƣu tài liệu lên đĩa (tt) Nếu tài liệu có sẵn, bạn khơng cần đặt tên lại chọn File → Save, chọn Lƣu ý: để tránh liệu gặp cố điện hay máy tính có vấn đề, bạn nên thực thao tác lưu tài liệu thường xuyên soạn tài liệu 13 Cách lƣu tài liệu lên đĩa thành file khác Vào File Save as - Xuất hộp thoại Save as - Đặt tên file cần lưu lại, sau nhấn Save Gõ tên file cần lưu 14 Cách mở tài liệu có sẵn đĩa Cách 1: Chọn File → Open Cách 2: Nhấn nút Open Standard công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O 15 Cách mở tài liệu có sẵn đĩa (tt) Hộp thoại Open xuất 1.Chọn nơi chứa file 2.Chọn file cần mở 3.Mở file 16 Cách mở tài liệu có sẵn đĩa (tt) Cách 4: Vào File → Chọn tên tài liệu sẵn có 1.Vào file 2.Chọn file cần mở 17 Thốt khỏi mơi trƣờng làm việc Cách 1: Vào File → Exit Cách 2: Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 Cách 3: Nhấn vào dấu hình word góc bên phải 18 Microsoft Word 2003 CHƢƠNG SOẠN THẢO CƠ BẢN 19 Thao tác soạn thảo Bộ gõ tiếng Việt: VNI- , VietWare-, ABC, Vietkey, thơng dụng Unicode Khi góc bên phải hình xuất bạn gõ tiếng Việt Khi xuất chữ (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấp chuột lên biểu tượng lần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift để chuyển chế độ gõ tiếng Việt 20 10 Chèn số trang tự động (tt) Mục Position: Chọn vị trí để chèn số trang + Bottom of page: chèn vào tiêu đề cuối trang + Top of page: chèn vào tiêu đề đầu trang Nếu chọn mục Show number on first page: đánh số trang từ trang từ trang đầu tiên, ngược lại đánh số trang từ trang thứ trở Mục Preview: xem kết thiết lập Nhấn OK để hoàn tất công việc 151 Xem tài liệu trƣớc in Cách 1: Chọn File → Print Preview Cách 2: Nhấn nút Print Preview công cụ Standard Màn hình Preview cơng cụ Print Preview xuất 152 76 Các chức “Print Preview” (Print) In tài liệu máy in (Magnifier) Chuyển đổi chế độ xem cho phép xem + sửa trực tiếp nội dung (One Page) hiển thị trang tài liệu hình (Multiple Pages) Hiển thị nhiều trang tài liệu hình … nhiều chức khác 153 In ấn tài liệu Cách 1: Chọn File → Print Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctr + P Hộp thoại Print xuất hiện: cho phép bạn chọn máy in cần in số chức cần thiết khác 154 77 In ấn tài liệu (tt) Chọn máy in In toàn tài liệu Số in Chọn trang in Số trang tài liệu trang giấy 155 CHƢƠNG TRỘN TÀI LIỆU 156 78 Chuẩn bị liệu Phải chắn bạn tạo danh sách khách mời sau: soạn Word, Excel, Access 157 Soạn mẫu tài liệu trộn Soạn thảo giấy mời sau: 158 79 Thực tính Mail Merge Bƣớc 1: Vào Tools → Letters and Mailings → Mail Merge Bƣớc 2: Nhấn Next Bƣớc 3: Nhấn Next (tt) 159 Thực tính Mail Merge (tt) Bƣớc 4: Nhấn Next chọn Browse… Bƣớc 5: Chọn file danh sách khách mời có Sau chọn xong, hiển thị thông tin danh sách sau: 160 80 Thực tính Mail Merge (tt) Kết thúc trình chọn liệu Chọn tất liệu bảng 161 Thực tính Mail Merge (tt) Bƣớc 6: Sau chọn liệu cơng cụ Mail Merge Nếu khơng thấy cơng cụ Mail Merge xuất chọn View → Toolbars → Mail Merge 162 81 Thực tính Mail Merge (tt) Bƣớc 7: Chèn trường tin lên tài liệu * Đặt trỏ vào vị trí cần chèn thơng tin tài liệu (Đặt trỏ lên phần cần chèn tên, lớp ) * Trên công cụ Mail merge nhấn nút Insert Merge Field, chọn trường tin cần chèn lên tài liệu Sau chèn đầy đủ trường tin, bạn chuyển sang bước để tiến hành trộn 163 Thực trộn tài liệu Bƣớc 8: Nhấn nút chọn Merge to New Document (Giấy mời tạo đặt file mới), hộp thoại tùy chọn trộn thư xuất Trộn tất ghi Chỉ trộn từ ghi giới hạn Kết thúc trình 164 82 Thực trộn tài liệu (tt) Nếu nhấn nút chọn Merge to printer: giấy mời tạo xuất trực tiếp máy in Ví dụ: Tạo danh sách điểm học sinh lớp (15 học sinh), bao gồm cột: Họ tên, lớp, Tin học đại cương, Thuật tốn lập trình, Triết học, ĐTB, Xếp loại Tiếp theo sử dụng tính Mail Merge trộn phiếu điểm sau để gửi tới phụ huynh học sinh 165 Thực trộn tài liệu (tt) 166 83 Thực hành Mail Merge Sử dụng chức Mail Merge để đưa thông tin khách hàng từ tập tin Danhsach-khachhang.doc vào giấy thông báo cước phí điện thoại (Thong-Bao.doc) 167 TIN HỌC VĂN PHÒNG MỞ ĐẦU TỔNG QUAN MICROSOFT POWERPOINT 168 84 Cách khởi động MS PowerPoint Cách 1: Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft PowerPoint 2003 Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng phần mềm powerpoint nhìn thấy chổ tác vụ (task bar), hình desktop 169 Cách khởi động MS PowerPoint (tt) Cách 3: Nếu muốn mở nhanh file văn vừa soạn thảo gần máy tính làm việc, chọn Start → Documents → chọn file văn cần mở 170 85 Các thành phần môi trƣờng làm việc PowerPoint Hệ thống bảng chọn Hệ thống công cụ Vùng thiết kế slide 171 Các thành phần môi trƣờng làm việc PowerPoint (tt) Vùng thiết kế slide: Là nơi để bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên tạo slide trình chiếu Hệ thống chọn (menu): Chứa lệnh để gọi tới chức powerpoint Hệ thống công cụ: công cụ chuẩn (Standard), công cụ định dạng (Formating), công cụ vẽ (Drawing) 172 86 Cách tạo file trình chiếu Vào File New… , có cách để tạo mới: + Tạo trang trắng: chọn Blank presentation + Tạo từ mẫu có sẵn: chọn From design template 173 Cách tạo file trình chiếu (tt) Tạo từ From design template: Nhấn trái chuột chọn mẫu phù hợp 174 87 Ví dụ: tạo slide theo mẫu sau 175 Ví dụ 176 88 Ví dụ 177 Ví dụ Vào File New, chọn From design template chọn mẫu phù hợp - Nhập nội dung vào ô cho sẵn - Sử dụng Bullets để thêm ký tự đầu dòng Các thao tác định dạng tương tự Word 178 89 Ví dụ Thực tương tự cho slide cịn lại Nhấn phím F5 để chiếu slide vừa tạo, dùng phím mũi tên để điều khiển qua lại slide 179 - HẾT - 180 90 ... TỔNG QUAN MICROSOFT WORD 2003 Cách khởi động MS Word Cách 1: Start → Programs → Microsoft Office → Microsoft Word 2003 Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng phần mềm word nhìn thấy chổ tác... tài liệu Làm việc với word làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu được cất đĩa với tập tin có phần mở rộng DOC Sau khởi động word, hình trắng xuất Đó tài liệu mà word tạo Cách tạo tài liệu... phần môi trƣờng làm việc Word (tt) Cửa sổ soạn thảo tài liệu: Là nơi để bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Hệ thống chọn (menu): Chứa lệnh để gọi tới chức word Hệ thống công cụ: